GUIDE D ORGANISATION DES COMPÉTITIONS RÉGIONALES 2014 LES OLYMPIADES DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE Édition 2014 RÉGION ÎLE DE MONTRÉAL Version du 20 décembre 2013
INFORMATIONS GÉNÉRALES Voici quelques informations essentielles qui permettront à tous les membres des comités de métiers de bien planifier et préparer la compétition régionale dans les programmes les concernant (épreuve, planification de la journée, etc.). Une bonne compréhension de ces procédures facilitera le travail de tous. Il est fortement suggéré de constituer des sous-comités qui vous appuieront dans l organisation. LE MANDAT DU RESPONSABLE DU COMITÉ DE MÉTIER EST DE : Prévoir, en accord avec la direction du centre hôte, la date de la tenue de la compétition régionale ainsi que le nombre de postes de travail disponibles; Inviter les membres du comité de métier à participer aux réunions (date, heure, adresse, local, proposition de l ordre du jour); Note : S assurer que chaque membre du comité de métier soit présent pour toute la durée de la rencontre. Comme celle-ci est importante, nous vous suggérons de prévoir 1/2 à 1 journée. Une ou plusieurs autres rencontres pourraient être nécessaires à l organisation de la compétition. Informer le responsable du comité régional de la tenue de la réunion (heure, date, etc.). Au moment de la rencontre : Informer les membres de votre comité que toute personne absente ne pourra remettre en question les décisions prises lors des réunions. Distribuer une copie de la «fiche concours» provinciale de votre programme aux membres du comité de métier. Cette fiche est disponible sur le site de Compétences Québec (www.competencesquebec.com/olympiades/). Cette fiche vous servira de guide afin de bien préparer votre épreuve régionale. Prendre connaissance du cahier «informations et procédures» et s assurer de la compréhension commune de tous. Vérifier les coordonnées des membres de votre comité de métier et informer votre représentant régional de tous changements, s il y a lieu. Lors de la journée de compétition : Accueillir les membres du jury au moins 30 minutes avant le début de la compétition pour convenir, avec eux, des procédures. Note 1 description du comité de métier : voir article 1.3 du cahier «Informations et procédures» Dans le présent document, le masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d alléger le texte Version 20 décembre 2013 Page 1
LE MANDAT DES MEMBRES DU COMITÉ DE MÉTIER EST DE : PLANIFIER, PRÉPARER ET RÉDIGER L ÉPREUVE POUR LA COMPÉTITION RÉGIONALE Planifier l épreuve selon l équipement disponible dans le centre hôte; Utiliser la «fiche concours» du site de Compétences Québec, comme guide, pour rédiger l épreuve régionale; Note : Consulter régulièrement le site de Compétences Québec afin d obtenir la mise à jour continuelle du développement des outils et documents nécessaires à la préparation de l épreuve (www.competencesquebec.com/olympiades/) Utiliser le canevas officiel pour la conception et la rédaction de l épreuve que vous trouverez sur le site internet CLICFP; Déposer l épreuve (format électronique) au comité régional au plus tard le 13 décembre 2013; Développer les grilles d évaluation, selon le canevas officiel, et les déposer au comité régional au plus tard le 10 janvier 2014; Assurer la traduction de l examen (français/anglais), s il y a lieu. La qualité de la traduction devra cependant être vérifiée par le comité régional. Les frais encourus pour ce service de traduction sont imputés au budget régional sur présentation de la facture. Un montant fixe de 200$ par épreuve sera accordé. JUGE EN CHEF Proposer un juge en chef qui acceptera les responsabilités décrites aux articles 3.2 (Jury), 3.3 (juge en chef), 3.6 (Évaluation), 3.7 (Notation) et 3.8 (traitement de litige et grief) du cahier «Informations et procédures». Dans la mesure du possible et afin d assurer éthique, intégrité et équité à la compétition, le juge en chef sera une personne extérieure au centre hôte ou aux commissions scolaires en compétition. Il aura la responsabilité de faire respecter les consignes rédigées par les membres du comité de métier (annexe 1). Tenir une rencontre avec le juge en chef pour établir les paramètres, les procédures et les conditions d évaluation de la compétition au moins 3 à 4 semaines avant la tenue de la compétition. Note : Le responsable régional fera parvenir, par courriel, les documents nécessaires au juge en chef afin d assurer le bon déroulement du mandat qui lui est confié. Un suivi téléphonique sera également effectué auprès de celui-ci, par votre responsable régional. FORMER UN JURY Établir le nombre requis de personnes qui formera le jury, leur statut et leur provenance (travailleurs, retraités, enseignants, professionnels du domaine); Choisir les membres du jury; Expliquer aux membres du jury et au juge en chef leurs rôles et responsabilités; Faire parvenir une lettre d invitation aux personnes retenues pour faire partie du jury; Version 20 décembre 2013 Page 2
Communiquer à votre responsable régional les coordonnées (incluant adresses courriel) des membres du jury et du juge en chef; Informer les membres du jury et le juge en chef, provenant de l extérieur des commissions scolaires, qu aucune rémunération ne leur sera versée par le centre hôte en échange de leur collaboration. RECHERCHER DES COMMANDITAIRES Identifier et contacter les commanditaires potentiels pour collaboration de prêt d équipement, de matières premières et/ou de prix en lien avec le programme en compétition. Identifier, de façon concertée, les commanditaires qui offriront des prix aux élèves, en argent ou en produit lors de la journée de la compétition. Informer les commanditaires : Que chaque prix doit être identifié «1ere, 2 e 3 e position» et le nom du fournisseur clairement indiqué de même que le nom de la compétition commanditée. Qu un commanditaire peut être choisi pour remettre les résultats à la fin de la compétition qu il a soutenue. PLANIFIER LES RÉUNIONS SUBSÉQUENTES Établir les dates et en informer votre représentant régional LE MANDAT D UN MEMBRE DU JURY EST DE : ACTIVITÉS ET TÂCHES Confirmer votre acceptation à participer au jury par téléphone, courriel ou télécopieur à la personne qui vous a fait parvenir l invitation. Confirmer également votre présence à la réunion préparatoire, s il y a lieu. Le jour de la compétition, vous devez vous présenter 30 ou 40 minutes avant la tenue de la compétition afin de bien vous entendre sur les procédures et règles à suivre au cours de la journée. Remettre votre feuillet de pointage au juge en chef avant votre départ. Signer tous les documents requis avant votre départ. Rester jusqu à la fin de la compilation des résultats par le juge en chef. LES RÉSULTATS SONT STRICTEMENT CONFIDENTIELS ET NE SERONT DÉVOILÉS QU À LA FIN DE LA JOURNÉE. Version 20 décembre 2013 Page 3
COMITÉS DE MÉTIERS DÉROULEMENT SUGGÉRÉ DE LA PREMIÈRE RENCONTRE Souhaiter la bienvenue et présenter les membres. Informer les membres de la date, l heure et le lieu de la compétition. Confirmer le nombre de compétiteurs par commission scolaire selon le nombre de postes de travail disponibles lors de la journée de la compétition. Déterminer la durée (6 heures maximum sur une seule journée) et l horaire de la compétition. Planifier la journée (exemple) Accueil : direction, professeurs, élèves, membres du jury (heure de début et fin) Période de compétition (heure de début) Pause Période de compétition Dîner Période de compétition Pause Période de compétition (heure de fin) Mot de remerciement Remise des certificats de participation à chaque élève Compilation des résultats confidentiels et remise de ceux-ci au responsable du comité régional Divulgation des résultats à la fin de la journée (au plus tard 90 minutes après la fin de la compétition) Répartir les tâches de l organisation de la compétition entre les membres du comité Recherche des commanditaires (identifier et contacter les commanditaires potentiels pour collaboration de prêt d équipement, de matières premières et/ou de prix.) Planification et rédaction de l épreuve, des critères et de la grille d évaluation Vérifier l intérêt et la disponibilité des personnes suggérées comme juge en chef et des membres du jury Organisation des postes de travail Bonne chance à tous! Version 20 décembre 2013 Page 4
LETTRE D INVITATION (exemple) Date Destinataire Adresse Ville, province Code postal Objet : Invitation Membre du jury Olympiades régionales de la formation professionnelle Île de Montréal Madame, Monsieur, Nous venons, par la présente, solliciter votre participation à titre de membre du jury de la compétition qui aura lieu le (jour, date) à compter de hres, et ce, jusqu à hres au Centre (nom du centre et adresse complète). À cette occasion, vous aurez à juger avec autres membres du jury les meilleurs élèves des centres de formation professionnelle de l Île de Montréal dans la compétition désignée. Nous sommes persuadés que vos compétences et votre expérience feront de vous un membre important de notre jury. Nous espérons que vous accepterez cette invitation et nous vous demandons de confirmer votre présence d ici le (date à confirmer par le comité des métiers). Veuillez accepter nos plus sincères salutations. Signature p.j. : Activités et tâches d un membre du jury Version 20 décembre 2013 Page 5