Centre Régional d'etudes d'actions et d'informations Centre Régional d'etudes d'actions et d'informations Observatoire Régional de la Santé du Languedoc Roussillon 135 Allée Sacha Guitry - ZAC Tournezy BT A5 BP 35567 34072 Montpellier cedex 03 Conseil général des Pyrénées-Orientales 24 quai Sadi Carnot 66000 PERPIGNAN CONVENTION «Etude épidémiologique sur la santé des mineurs et jeunes majeurs confiés à l Aide Sociale à l Enfance en Languedoc-Roussillon» Entre Centre Régional d'etudes d'actions et d'informations en faveur des personnes en situation de vulnérabilité - Observatoire Régional de la Santé Languedoc-Roussillon., situé au 135 allée Sacha Guitry Zac Tournezy à Montpellier, représentée par Monsieur François CLERGET, Directeur Général du CREAI-ORS LR, ci-après dénommée «CREAI-ORS» et d une part, Le Conseil Général des Pyrénées-Orientales, représenté par Madame Hermeline MALHERBE, sa présidente» d autre part, il a été convenu ce qui suit : 1 84
Préambule et contexte Le CREAI-ORS et le Conseil Général des Pyrénées-Orientales ont décidé d engager une démarche partenariale pour un travail commun afin de réaliser une étude épidémiologique régionale sur la santé des mineurs et jeunes majeurs confiés à l Aide Sociale à l Enfance des Départements. Au titre des missions d Aide Sociale à l Enfance (ASE), le Président du Conseil général a l obligation de garantir la prise en charge des mineurs confiés, en proposant une prise en charge globale de l enfant favorisant le bien-être et son développement optimal. Au 31 décembre 2013, 755 enfants ont été confiés au Conseil Général des Pyrénées-Orientales. Actuellement, aucun des départements de la région Languedoc-Roussillon ne dispose de données objectives sur la santé des mineurs et des jeunes majeurs pris en charge physiquement, ou de données structurées sur les situations de handicap, faisant l objet d une orientation vers la Maison des Personnes Handicapées. L analyse des données médicales réalisées dans d autres départements équivalents en population, au regard de l état de la population générale, attire très nettement l attention sur plusieurs aspects : le manque d informations sur les antécédents familiaux, des facteurs de risque (prématurité, retard de croissance néonatal, transfert en pédiatrie) nettement présents, un parcours médical souvent marqué de pathologies médicales et de traumatismes ou d hospitalisations, la fréquence notable d insuffisances pondérales et de surpoids, une prise en charge psychologique pour au moins un tiers des jeunes placés, la prise de neuroleptiques par un nombre significatif de jeunes. Article 1 : objet de la Convention La présente convention définit les conditions techniques et financières du partenariat entre le Centre Régional d Etudes d Actions et d Informations Observatoire Régional de la Santé et le Conseil général des Pyrénées-Orientales, en vue de la réalisation conjointe de cette étude : Etude régionale avec une comparaison entre départements du Languedoc Roussillon ; Les objectifs sont de plusieurs ordres : Connaître l état de santé des mineurs / jeunes majeurs pris en charge (0-21 ans) durant une année dans chaque département du Languedoc-Roussillon. Repérer les principales problématiques de santé, afin d ajuster les interventions dans le cadre de la prise en charge globale, définies dans le cadre du Projet Pour l Enfant (PPE). Proposer des pistes d amélioration propres à chaque département. Pouvoir comparer ces enfants à une population dite de référence, hors ASE. Article 2 : condition d exécution - réalisation Cette étude est dépendante de la mise en œuvre du questionnaire établi à cet effet (Voir en annexe). L analyse demandée sera réalisée à partir du mois de Septembre 2015. Compte tenu de la spécificité de la commande et des contraintes techniques, ces travaux ne peuvent être effectués que par le CREAI-ORS, spécialisé dans l analyse et le traitement des données épidémiologiques, conscient du caractère «sensible» des données médicales et personnelles ; ce qui justifie le recours à la procédure décrite à l article 35.II.8 du code des marchés publics. La méthodologie employée permet à chacune des parties de s investir concrètement dans l étude. 3 phases simultanées : Examen médical des enfants et des jeunes concernés via un bilan/questionnaire de santé instruit par un médecin. Administration et gestion des questionnaires via le logiciel SPHINX réalisé par le Conseil Général des Pyrénées-Orientales. Analyse, propositions de préconisations pour une meilleure prise en charge, réalisées par le CREAI- ORS. 2 85
L étude sera réalisée avec la collaboration des lieux d accueil, des équipes pluridisciplinaires et des partenaires libéraux selon l orientation définie par l exécutif départemental. Article 3 : calendrier et suivi des travaux 2 3 e trimestres 2014 : - Elaboration de la fiche projet ainsi que sa validation par les exécutifs départementaux. - Elaboration du questionnaire et des documents supports de méthodologie : note de procédure pour les contributeurs internes ou externes, outils de saisie et d analyse, autorisation CNIL, autorisation des parents. - Présentation du projet d étude aux équipes pluridisciplinaires. Septembre 2014 à août 2015 : l enquête se déroulera pendant cette période. 2 ème semestre 2015 : analyse des résultats globaux et par territoire, rendu des conclusions et des préconisations. Début 2016 : pistes d amélioration des pratiques et des prises en charge propres à chaque département. Article 4 : diffusion-promotion En cas de diffusion externe cette étude sera publiée, sous double timbre cosigné, Conseil Général des Pyrénées-Orientales CREAI-ORS LR. La publication électronique sera revêtue des logos des partenaires. Le copyright sera celui du Conseil Général des Pyrénées-Orientalees. En tant que publication électronique, elle pourra figurer par ailleurs sur le site Internet de l un ou l autre des partenaires. Article 5 : coût des travaux et financement La participation financiére du Conseil Général des Pyrénées-orientalees à cette étude se décline comme suit : 1644 euros concernant l'analyse des questionnaires, les propositions de préconisations, la rédaction du rapport et la réalisation de l'ensemble des taches administratives nécessitées par l'étude ( déclaration CNIL..) réalisées par le CREAI-ORS LR pour un coût de. 12,50 par questionnaire envoyé et traité par le CREAI ORS LR ( codage, traitement des données. ). En tout état de cause le nombre de questionnaire traité ne pourra être supérieur à 660.. Article 7 : modalités de règlement Le Conseil général des Pyrénées-Orientalees réglera la somme de 1644 euros dans le mois suivant la signature de la convention et le reste à la fin des travaux sur production par le CREAI-ORS LR d une facture détaillant le nombre de questionnaire traité pour un coût de 12;50 euros par questionnaire. Le paiement au CREAI ORS LR peut s'effectuer soit par chèque bancaire ou postal libellé à son ordre et adressé à son siège 135 Allée Sacha Guitry ZAC Tournezy BT A5, BP 35567-34072 Montpellier cedex 3, soit par virement à son compte bancaire «SOCIETE GENERALE» correspondant au RIB : 3 86
Code banque: 30003 code guichet : 01422 N de compte: 00037283526 clé RIB : 81 Article 8 : conditions d exécution des travaux Le CREAI-ORS LR effectuera l ensemble des opérations liées au traitement et à l analyse des données recueillies par questionnaire. Article 9 : durée de la convention La présente convention est conclue pour la durée de l ensemble des opérations. La présente convention prend effet à la date où elle sera revêtue des signatures des différents partenaires. Article 10 : modification et litiges Toute modification aux dispositions de la présente convention fera l objet d un avenant. Au cas où l interprétation ou l exécution de la présente convention soulèverait un différend qui ne pourrait être résolu à l amiable, les parties conviennent de rechercher une conciliation par un tiers choisi d un commun accord, avant de porter éventuellement le différend devant les instances compétentes. Article 11 : conditions de dénonciation La présente convention peut être dénoncée par l une ou l autre des parties au moyen d une lettre recommandée avec accusé de réception. La dénonciation prendra effet un mois après la date de réception de cette lettre. En cas de dénonciation par le partenaire, toute dépense engagée par le CREAI-ORS LR au titre de la présente convention reste due. En cas de dénonciation par le CREAI- ORS LR, les sommes dépensées préalablement lui seraient remboursées au prorata du travail déjà fait. La résiliation de la présente convention peut intervenir sans délai et sans recours du partenaire si une décision administrative plaçait le CREAI-ORS LR ou le conseil général des Pyrénées Orientales dans l impossibilité de continuer les travaux prévus. Article 12 : clause exécutoire La présente convention est dispensée de droit de timbre et de la formalité de l enregistrement. Elle deviendra exécutoire après avoir été revêtue de la signature des parties concernées. Fait en quatre exemplaires originaux. 4 87
A Perpignan le La Présidente du Conseil général des Pyrénées- Orientales Le Directeur général du CREAI-ORS LR Hermeline MALHERBE François CLERGET 5 88
Annexe technique Convention«Analyse d une étude interdépartementale de l état de la santé globale des mineurs et jeunes majeurs pris en charge par les départements au titre de l Aide Sociale à l Enfance.» Partenaires de la convention : CREAI-ORS LR, Conseil Général des Pyrénées-Orientalees 1 - Contenu de l étude : Connaître l état de santé des mineurs / jeunes majeurs pris en charge (0-21 ans) durant une année dans le département de l Hérault. Pouvoir se comparer avec les autres départements de la Région Languedoc Roussillon Repérer les principales problématiques de santé, afin d ajuster les interventions dans le cadre de la prise en charge globale, définies dans le cadre du Projet Pour l Enfant (PPE) Proposer des pistes d amélioration propres à chaque département. Pouvoir comparer ces enfants à une population dite de référence, hors ASE. Population analysée : Critères d inclusion : Les mineurs / jeunes majeurs (0-21 ans) pris en charge physiquement au titre d une mesure d aide sociale à l enfance administrative (A.P.) ou judiciaire (JAE, Tutelle, DAP,Pupilles) Les mesures peuvent également recouvrir des mesures type AFD (placement à domicile). Ces mineurs sont accueillis tant au Foyer de l Enfance qu en famille d accueil, en MECS, voire en Lieux de Vie et d Accueil. Critères de non inclusion : Les mineurs accueillis par les services départementaux pour une durée 8 jours ne sont pas inclus dans l étude. Les mineurs faisant l objet de suivi éducatif administratif de type AED (action éducative à domicile) en sont exclus. 2 - Méthodologie Le conseil général des Pyrénées-Orientales instaure une procédure interne de réalisation de l'étude déclinant les différents niveaux d'action et les processus décisionnel. En synthèse : Les questionnaires seront envoyés par voie postale ou déposés aux médecins PMI, médecins traitant et médecins du centre de santé de la CPAM qui suivent les enfants. Ce sont eux qui réaliseront et rempliront le questionnaire papier. Le retour se fera de manière confidentielle au sein de la Direction Enfance Famille du Conseil Général des Pyrénées-orientales. Le département définira une personne responsable de la réception et de l administration du questionnaire. Les questionnaires seront ensuite anonymisés pour être envoyés par voie postale au CREAI ORS LR par paquet de 30 questionnaires au fur et à mesure de leur réception. 3 Modalités de réalisation Les rendus attendus sont à différentes échelles et portent sur un croisement des données issues des résultats des questionnaires. Une analyse régionale avec une comparaison interdépartementale est attendue. 6 89
Les productions finales devront comportées des graphiques explicatifs ainsi que des analyses textuelles de données statistiques. 4 - Calendrier indicatif Début de l étude : Septembre /Octobre 2014 Fin de l étude : Mars 2016 7 90