LotusLive inotes LotusLive inotes Guide d'utilisation
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Important Avant d'utiliser le présent document et le produit associé, prenez connaissance des informations générales figurant à la section «Remarques», à la page 61. janvier 2012 LE PRESENT DOCUMENT EST LIVRE EN L'ETAT SANS AUCUNE GARANTIE EXPLICITE OU IMPLICITE. IBM DECLINE NOTAMMENT TOUTE RESPONSABILITE RELATIVE A CES INFORMATIONS EN CAS DE CONTREFACON AINSI QU'EN CAS DE DEFAUT D'APTITUDE A L'EXECUTION D'UN TRAVAIL DONNE. Ce document est mis à jour périodiquement. Chaque nouvelle édition inclut les mises à jour. Les informations qui y sont fournies sont susceptibles d'être modifiées avant que les produits décrits ne deviennent eux-mêmes disponibles. En outre, il peut contenir des informations ou des références concernant certains produits, logiciels ou services non annoncés dans ce pays. Cela ne signifie cependant pas qu'ils y seront annoncés. Pour plus de détails, pour toute demande d'ordre technique, ou pour obtenir des exemplaires de documents IBM, référez-vous aux documents d'annonce disponibles dans votre pays, ou adressez-vous à votre partenaire commercial. Vous pouvez également consulter les serveurs Internet suivants : v http://www.fr.ibm.com (serveur IBM en France) v http://www.can.ibm.com (serveur IBM au Canada) v http://www.ibm.com (serveur IBM aux Etats-Unis) Compagnie IBM France Direction Qualité 17, avenue de l'europe 92275 Bois-Colombes Cedex Copyright IBM France 2011. Tous droits réservés Copyright IBM Corporation 2010, 2011.
Avis aux lecteurs canadiens Le présent document a été traduit en France. Voici les principales différences et particularités dont vous devez tenir compte. Illustrations Les illustrations sont fournies à titre d'exemple. Certaines peuvent contenir des données propres à la France. Terminologie La terminologie des titres IBM peut différer d'un pays à l'autre. Reportez-vous au tableau ci-dessous, au besoin. IBM France ingénieur commercial agence commerciale ingénieur technico-commercial inspecteur IBM Canada représentant succursale informaticien technicien du matériel Claviers Les lettres sont disposées différemment : le clavier français est de type AZERTY, et le clavier français-canadien de type QWERTY. OS/2 et Windows - Paramètres canadiens Au Canada, on utilise : v les pages de codes 850 (multilingue) et 863 (français-canadien), v le code pays 002, v le code clavier CF. Nomenclature Les touches présentées dans le tableau d'équivalence suivant sont libellées différemment selon qu'il s'agit du clavier de la France, du clavier du Canada ou du clavier des États-Unis. Reportez-vous à ce tableau pour faire correspondre les touches françaises figurant dans le présent document aux Copyright IBM Corp. 2010, 2011 iii
touches de votre clavier. Brevets Il est possible qu'ibm détienne des brevets ou qu'elle ait déposé des demandes de brevets portant sur certains sujets abordés dans ce document. Le fait qu'ibm vous fournisse le présent document ne signifie pas qu'elle vous accorde un permis d'utilisation de ces brevets. Vous pouvez envoyer, par écrit, vos demandes de renseignements relatives aux permis d'utilisation au directeur général des relations commerciales d'ibm, 3600 Steeles Avenue East, Markham, Ontario, L3R 9Z7. Assistance téléphonique Si vous avez besoin d'assistance ou si vous voulez commander du matériel, des logiciels et des publications IBM, contactez IBM direct au 1 800 465-1234. iv LotusLive inotes - Guide d'utilisation
inotes Apprenez à gérer les paramètres de votre compte, à gérer votre courrier et à utiliser votre agenda. Nouveautés d'inotes? Regardez cette vidéo pour apprendre comment importer les informations de vos contacts dans inotes. Regardez cette vidéo pour apprendre comment importer des événements dans inotes. Mises à jour récentes Découvrez les fonctions ayant été ajoutées depuis la dernière mise à jour. Utilisation d'inotes Vos paramètres de compte Votre compte est configuré par un administrateur de compte avec votre adresse électronique et votre rôle utilisateur, que vous ne pouvez pas modifier. Il vous est possible par contre de changer votre nom, votre mot de passe et la langue utilisée. Paramètres personnels Vos paramètres de compte sont décrits ci-dessous : Nom Nom d'utilisateur affiché dans IBM LotusLive inotes. Adresse e-mail Adresse électronique associée à votre compte. Vous ne pouvez pas changer ce paramètre. Rôle Niveau d'accès pour votre compte. Vous ne pouvez pas changer ce paramètre. Mot de passe Mot de passe pour votre compte IBM LotusLive inotes. Localisation Sélection de langue pour votre compte. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010, 2011 1
La langue que vous sélectionnez pour Localisation détermine le type d'heure affiché dans votre agenda (sur 12 heures ou sur 24 heures). Ainsi, si vous choisissez Anglais, le format sur 12 heures est utilisé. Si vous sélectionnez Japonais, l'heure s'affiche au format 24 heures. Modification de vos paramètres de compte Pour changer vos paramètres Nom, Mot de passe ou Localisation : 1. Dans la barre de navigation supérieure, sélectionnez votre nom, puis sélectionnez Paramètres de mon compte. 2. A droite du paramètre que vous voulez changer, sélectionnez modifier. 3. Entrez ou sélectionnez la valeur correcte puis sélectionnez Enregistrer les changements. Sélectionnez Contacter l'administrateur de compte pour obtenir de l'aide sur votre compte. Garantie de la sécurité et de la confidentialité Protégez les informations relatives à votre mot de passe et aux questions-réponses de sécurité. 1. Déconnectez-vous quand vous avez fini de lire votre courrier. 2. Une fois déconnecté, fermez la fenêtre du navigateur. En fermant la fenêtre du navigateur ou en effaçant manuellement le cache, vous effacez du cache du navigateur toutes les informations spécifiques à votre session. 3. Ne conservez pas votre mot de passe par écrit et ne le communiquez à personne. Configuration de votre périphérique mobile Utilisez le profil LotusLive inotes pour configurer IMAP, CardDAV et CalDAV en n'effectuant qu'une seule opération sur votre iphone. Si vous ne souhaitez pas configurer les trois fonctions simultanément sur votre iphone, vous pouvez configurer la messagerie, les contacts ou l'agenda individuellement. Reportez-vous aux informations d'aide contenues dans les rubriques suivantes : Configuration d'un accès IMAP ou POP, Configuration d'un compte CardDAV et Configuration d'un compte CalDAV. 1. Accédez au lien https://mail-usw.lotuslive.com/mobile/dav. Si vous ne vous êtes pas connecté précédemment, vous devez renseigner votre ID et votre mot de passe LotusLive. Cet ID et ce mot de passe peuvent être différents de vos identifiants LotusLive inotes. 2 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
2. Sélectionnez Se connecter. La page Configuration du périphérique Apple ios LotusLive inotes - Configurer votre messagerie, vos contacts et votre agenda sur votre périphérique Apple ios s'affiche. Cette page vous permet d'installer un profil sur le périphérique ios et vous donne l'accès à: v votre messagerie via IMAP v vos contacts via CardDAV v votre agenda via CalDAV 3. Sélectionnez Démarrer. Le profil n'étant pas signé, vous êtes invité à confirmer l'installation en sélectionnant Installer > Installer maintenant. Si vous disposez d'un mot de passe sur votre iphone, entrez-le pour pouvoir continuer. 4. Renseignez votre mot de passe inotes à trois reprises pour valider l'accès aux comptes IMAP, CardDAV et CalDAV dans le système inotes. Sélectionnez Suivant dans le coin supérieur pour continuer. 5. Une fois l'installation terminée, sélectionnez Terminé. La page de configuration du périphérique s'affiche à nouveau. Revenez au menu ios principal pour commencer l'utilisation des fonctions de messagerie, de contacts et d'agenda LotusLive inotes sur votre iphone. Que faire ensuite Le nom du profil est LotusLive inotes Profile. Vous pouvez le trouver sur votre iphone en sélectionnant Réglages > Général > Profil. Sélectionnez Plus de détails pour voir le nom de vos comptes sur votre iphone. Guide d'initiation aux contacts Vous pouvez ajouter des contacts personnels à votre liste de contacts. Pour ce faire, vous devez disposez de droits d'accès d'administrateur aux comptes. Vous pouvez stocker jusqu'à 2000 contacts personnels. Différentes actions sont possibles sur votre liste de contacts. Vous pouvez, par exemple : v Rechercher des contacts par leur nom en entrant le texte à rechercher dans la zone Rechercher un contact. v Afficher tous les contacts en sélectionnant Tous les contacts. v Ajouter, supprimer ou éditer des contacts personnels. v Envoyer du courrier à un ou plusieurs contacts en cochant les cases associées aux destinataires voulus puis en sélectionnant Envoyer un message. inotes 3
Contacts d'entreprise Votre annuaire d'entreprise est le carnet d'adresses de la société qui contient toutes les informations de contacts sur les personnes travaillant au sein de l'organisation. C'est l'administrateur de compte qui le rend disponible et le gère. Lorsque vous sélectionnez l'annuaire de votre entreprise, vous voyez le nom de toutes les personnes qui y sont employées, si les fonctionnalités d'annuaire d'entreprise sont disponibles dans votre organisation. Pour envoyer un message à un ou plusieurs membres de l'annuaire d'entreprise, cochez la case associée à chaque employé concerné et sélectionnez Envoyer un message. Le nombre de contacts d'entreprise que vous pouvez stocker est variable. Pour plus d'informations sur le nombre de contacts d'entreprise que vous pouvez stocker, contactez votre administrateur de compte. Définition des préférences de contacts La définition des préférences de contacts vous permet d'organiser les informations relatives à vos contacts. 1. Accédez à Préférences. 2. Sélectionnez Affichage sous Contacts. 3. Dans la zone Contacts par page, sélectionnez le nombre de contacts que vous voulez afficher sur une même page. 4. Dans la zone Ordre d'affichage des noms, spécifiez comment vous voulez afficher les informations relatives aux noms des contacts. 5. Sélectionnez Enregistrer. Création et édition des informations de contact Vous pouvez ajouter, éditer et supprimer des informations de contact personnel. Vous pouvez avoir un maximum de 2000 contacts personnels. En revanche, l'ajout de contacts d'entreprise nécessite des droits d'accès d'administrateur. Avant de commencer Lorsque vous ajoutez des informations de contact, prenez soin d'accéder à l'onglet Contacts puis sélectionnez Mes contacts. Sur certains périphériques, quand vous ajoutez des informations de contact provenant d'une autre application, la destination par défaut de ces nouvelles informations est votre annuaire d'entreprise. Seul votre administrateur peut ajouter des informations d'annuaire d'entreprise. Dans ce cas, les nouvelles informations de contact ne sont donc pas enregistrées. 4 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
1. Pour ajouter un contact : a. Accédez à Contacts. b. Sélectionnez Nouveau contact. c. Entrez un maximum de 255 caractères dans chacune des zones suivantes : Prénom, Nom, Fonction, Service, Société, Rue, Ville, Département/région, Code postal et Pays. Certains périphériques vous laissent entrer plus de 255 caractères dans ces zones. Si vous entrez plus de 255 caractères dans l'une de ces zones, aucun message d'erreur ne s'affiche, mais les informations de contact ne sont pas enregistrées. d. Entrez des valeurs valides dans les zones Adresse e-mail et Téléphone. Des valeurs sont requises dans les zones Nom et Adresse e-mail pour fournir les informations utilisateur nécessaires à l'utilisation de la frappe anticipée pendant une recherche. e. Facultatif : Les informations ajoutées dans la zone Notes ne doivent pas dépasser 65535 caractères. f. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer le nouveau contact. Vous êtes invité à envoyer un message et à éditer ou supprimer les informations de contact que vous venez d'ajouter. 2. Facultatif : Pour éditer des informations de contact : a. Accédez à Contacts. b. Sélectionnez le nom ou l'adresse du contact que vous voulez modifier. c. Sélectionnez Modifier et entrez vos changements. d. Sélectionnez Enregistrer. 3. Facultatif : pour supprimer des informations de contact : a. Accédez à Contacts. b. Cochez la ou les cases associée(s) au(x) contact(s) que vous voulez supprimer. c. Sélectionnez Supprimer. d. Sélectionnez OK. Les contacts sont supprimés définitivement de votre liste de contacts. Importation de contacts personnels Vous pouvez importer des contacts personnels à partir d'un fichier csv (comma-separated value), VCF (vcard) ou tout autre fichier sans extension, comme fichiertest. Le processus d'importation accepte des fichiers jusqu'à 10 Mo. La mise à jour des contacts figurant dans un annuaire d'entreprise est impossible. inotes 5
Avant de commencer Pour pouvoir importer des contacts depuis un autre programme de messagerie, comme Outlook Express, utilisez ce programme pour exporter vos informations de contact dans un fichier de type.csv ou.vcf (). Avant l'importation, assurez-vous que le jeu de caractères est bien défini à UTF-8 ou ANSI. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Vous pouvez compter jusqu'à 2000 contacts. Si le fichier.csv ou.vcf que vous importez contient plus 2000 contacts ou si le nombre de contacts IBM LotusLive inotes existants ajouté au nombre de contacts du fichier.csv ou.vcf excède 2000, les contacts en plus ne sont pas importés. Vérifiez que vous connaissez le chemin de répertoire de tous les fichiers contenant les informations que vous voulez importer. Vous devez spécifiez ces informations avant l'importation. Si vous avez plusieurs fichiers.vcf, vous pouvez les fusionner dans un seul fichier.vcf pour importation. Les données incorrectement formatées dans le fichier.csv ou.vcf sont ignorées. Les contacts que vous importez sont ajoutés à Mes contacts. Vous pouvez également afficher ces contacts à partir de Tous les contacts. 1. Accédez à Contacts > Mes contacts. 2. Sélectionnez Importer des contacts dans votre carnet d'adresses. 3. Sélectionnez Parcourir pour naviguer jusqu'au fichier.csv ou.vcf que vous avez utilisé pour stocker vos contacts. 4. Après avoir sélectionné le fichier, choisissez Importer. Résultats Un message d'état indique que l'importation des contacts est en cours. Le processus d'importation peut durer un certain temps. Pendant le processus d'importation, vous pouvez utiliser d'autres fonctions IBM LotusLive inotes. 6 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
Tâches associées: «Fusion de plusieurs fichiers vcard (VCF)», à la page 8 Si vous souhaitez utiliser plusieurs fichiers vcard pour importer des informations de contact, vous pouvez les fusionner en un seul fichier.vcf. Configuration d'un compte CardDAV La configuration d'un compte de serveur CardDAV vous permet de lire et de partager des informations de contact avec d'autres applications d'agenda. Vous pouvez ensuite synchroniser vos informations de contact avec d'autres utilisateurs et entre plusieurs périphériques différents. Avant de commencer Vérifiez que vous disposez de votre adresse électronique IBM LotusLive inotes, qui est l'adresse attribuée à votre compte. Si vous disposez de plusieurs adresses électroniques LotusLive, vous êtes dans l'une des situations suivantes : v Si vous sélectionnez le lien Utiliser la connexion Mon organisation dans la page de connexion LotusLive pour vous connecter, il se peut que l'adresse électronique entrée dans cette page soit différente de votre adresse électronique IBM LotusLive inotes. v Si votre entreprise comporte plusieurs abonnements LotusLive, vous devez avoir une adresse électronique pour chacun d'eux. Votre entreprise peut par exemple utiliser LotusLive Engage et IBM LotusLive inotes. Votre adresse électronique IBM LotusLive inotes est incluse dans le guide de démarrage rapide qui vous a été envoyé la première fois que vous vous êtes connecté. Vous pouvez également vérifier votre adresse électronique IBM LotusLive inotes en sélectionnant Préférences > Fonctions de base et en vérifiant le Nom du compte sous Paramètres du serveur de messagerie. Si vous définissez un compte CardDAV en vous servant d'un iphone ou d'un ipad, vérifiez que vous exécutez ios4 ou une version ultérieure. Si vous exécutez une version antérieure à ios4, vous devez procédez à une mise à niveau vers ios4 ou version suivante. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Pour configurer un compte CardDAV, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Paramètres > Courrier, Contacts, Agendas > Ajouter un compte... > Autre > Ajouter un compte CardDAV. 2. Entrez les informations suivantes : a. Serveur carddav-usw.mail.lotuslive.com inotes 7
b. Nom d'utilisateur Votre adresse électronique LotusLive inotes Par exemple : ibm@ocsmail.lotuslive.com c. Mot de passe Votre mot de passe d. Description Description de votre compte 3. Sélectionnez Suivant. Lorsque la connexion avec le serveur est établie, un nouvel onglet, Paramètres avancés, s'affiche. 4. Dans l'onglet Paramètres avancés, entrez les informations suivantes : a. Utiliser SSL Sélectionnez ACTIVER. b. Port : 443 5. Sélectionnez Terminé. Aucun message ne s'affiche en cas de réussite de la connexion. Que faire ensuite Votre mot de passe LotusLive expire en fonction des paramètres indiqués par l'administrateur de votre compte. Si vous ne parvenez pas à vous connecter à IBM LotusLive inotes, tentez de vous connecter à partir du Web pour vérifier si votre mot de passe a expiré. Fusion de plusieurs fichiers vcard (VCF) Si vous souhaitez utiliser plusieurs fichiers vcard pour importer des informations de contact, vous pouvez les fusionner en un seul fichier.vcf. 1. Copiez dans le même répertoire tous les fichiers.vcf que vous prévoyez de fusionner. 2. Naviguez jusqu'au répertoire dans lequel vous avez stocké les fichiers.vcf. 3. Entrez la commande suivante : COPY *.vcf onefile.vcf. Importez les informations de contacts fusionnés dans onefile.vcf. Tâches associées: «Importation de contacts personnels», à la page 5 Vous pouvez importer des contacts personnels à partir d'un fichier csv (comma-separated value), VCF (vcard) ou tout autre fichier sans extension, comme fichiertest. Le processus d'importation accepte des fichiers jusqu'à 10 Mo. La mise à jour des contacts figurant dans un annuaire d'entreprise est impossible. Utilisation de groupes personnels Les groupes personnels permettent de créer des listes de distribution pour les invitations d'agenda et les courriers électroniques. Le nombre maximal de groupes personnels pour votre compte est 200. Le nombre maximal de membres dans un groupe personnel est 50. 8 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
Pourquoi et quand exécuter cette tâche Le nom de groupe ne doit pas comprendre plus de 255 caractères à un octet. Pour les caractères multi-octet, la longueur maximale du nom de groupe doit être inférieure à 255 caractères. Si un membre de groupe qui vient d'être ajouté ne figure pas dans votre liste de contacts personnels, il est enregistré en tant que nouveau contact personnel. Si le nombre maximal de contacts est atteint et que vous essayez d'ajouter une nouvelle adresse électronique, un message d'erreur s'affiche. Le nouveau groupe n'est pas créé. Les adresses électroniques en double sont ignorées. Si vous spécifiez une adresse électronique déjà incluse dans la liste des membres d'un groupe, elle n'est pas prise en compte. Vous pouvez entrer plusieurs adresses électroniques dans la zone Ajouter un membre ici en utilisant des virgules pour séparer les différentes adresses individuelles. Ainsi, si vous entrez a@exemple.com, b@exemple.com, c@exemple.com, trois adresses électroniques sont ajoutées à la liste des membres du groupe. Pour les adresses électroniques, vous pouvez taper les tous premiers caractères puis choisir les éléments correspondants dans la liste des suggestions automatiques. 1. Accédez à Contacts. 2. Sélectionnez Groupes > Nouveau groupe. 3. Entrez un nom de groupe. 4. Pour ajouter un membre à un groupe, entrez une adresse électronique dans la zone Ajouter un membre ici et sélectionnez Ajouter un membre. 5. Facultatif : Pour supprimer un membre de groupe, cliquez sur l'icône X figurant sur la même ligne que ce membre. 6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les changements apportés au groupe. Si vous essayez de naviguer sur une autre page sans sauvegarder vos changements, un message vous invite à procéder à cette opération. Que faire ensuite Pour éditer ou supprimer un groupe personnel : 1. Accédez à Contacts. 2. Sélectionnez Groupes. 3. Sélectionnez le nom du groupe. inotes 9
4. Sélectionnez Modifier. La page de détails du groupe s'affiche. Vous pouvez éditer ou supprimer le groupe en procédant comme suit : v v Pour éditer les détails du groupe personnel, entrez vos modifications puis sélectionnez Enregistrer. Pour supprimer le groupe personnel, sélectionnez Supprimer le groupe puis sélectionnez OK pour confirmer l'action de suppression. Recherche de contacts Vous pouvez rechercher des informations de contact dans Mes contacts, Annuaire entreprise ou Tous les contacts. Pourquoi et quand exécuter cette tâche v Les espaces de début et de fin sont supprimés de votre critère de recherche. v La recherche s'exécute sur les zones Prénom et Nom et sur les zones d'adresse électroniques et de nom de société. v La recherche n'est pas sensible à la casse. v Les correspondances sont affichées dès qu'elles sont trouvées, ce qui peut se produire avant que vous n'ayez complètement entré votre critère de recherche. v Les recherches génériques ne sont pas prises en charge. 1. Accédez à Contacts. 2. Sélectionnez l'ensemble de contacts que vous voulez rechercher. 3. Entrez votre critère de recherche dans la zone de recherche. Avant que vous ne procédiez à cette opération, Rechercher un contact s'affiche dans la zone de recherche. Résultats La fonction de recherche affiche la liste de tous les contacts correspondant à vos critères de recherche. Si aucune correspondance n'est trouvée, le message Aucun contact ne correspond à votre recherche s'affiche. Configuration d'une connexion LDAP La configuration d'une connexion d'annuaire LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) permet d'interroger des services d'annuaire et de trouver des informations de contact pour d'autres utilisateurs sur Internet ou sur votre Intranet d'entreprise. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Les étapes de configuration d'une connexion LDAP diffèrent selon les clients de messagerie et les périphériques mobiles utilisés. Si vous rencontrez des 10 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
problèmes ou si vous avez besoin d'informations sur un programme de messagerie spécifique, contactez l'équipe de support clientèle responsable de ce programme. Pour configurer une connexion d'annuaire LDAP pour tout périphérique ou programme de messagerie, vous devez disposer des informations ci-dessous : v Nom distinctif de base : ou=contact v Port (avec SSL) : 636 v Votre IBM LotusLive inotes adresse électronique. Si vous disposez de plusieurs adresses électroniques LotusLive, vous êtes dans l'une des situations suivantes : Si vous sélectionnez le lien Utiliser la connexion Mon organisation dans la page de connexion LotusLive pour vous connecter, il se peut que l'adresse électronique entrée dans cette page soit différente de votre adresse électronique IBM LotusLive inotes. Si votre entreprise comporte plusieurs abonnements LotusLive, vous devez avoir une adresse électronique pour chacun d'eux. Votre entreprise peut par exemple utiliser LotusLive Engage et IBM LotusLive inotes. Votre adresse électronique IBM LotusLive inotes est incluse dans le guide de démarrage rapide qui vous a été envoyé la première fois que vous vous êtes connecté. Vous pouvez également vérifier votre adresse électronique IBM LotusLive inotes en sélectionnant Préférences > Fonctions de base et en vérifiant le Nom du compte sous Paramètres du serveur de messagerie. v Nom distinctif de liaison/nom de compte : uid=votre adresse électronique déterminée ci-dessus,ou=contact. Exemple : uid=user@llin.mail.lotuslive.com,ou=contact v Votre mot de passe de messagerie. Quand votre administrateur de compte définit pour vous un mot de passe à utilisation unique, vous devez le changer après vous être connecté à votre compte IBM LotusLive inotes depuis le Web. v Serveur : ldap-usw.mail.lotuslive.com v Filtre de recherche : ou=contact 1. Les étapes requises pour définir une connexion d'annuaire LDAP varient selon le programme de messagerie que vous utilisez. Contactez l'équipe de support clientèle responsable de ce programme pour assistance. 2. Quand vous recherchez des informations de contact en utilisant une connexion d'annuaire LDAP, les zones de prénom et de nom ne doivent pas être vides sinon des erreurs risquent de subvenir. Ajoutez au moins un caractère vide dans ces zones, si nécessaire. inotes 11
Guide d'initiation à la messagerie Le courrier électronique est stocké dans des dossiers. Vous avez la possibilité de créer des dossiers pour organiser votre courrier. Cinq dossiers par défaut ne peuvent pas être supprimés. Il vous est aussi possible de marquer votre courrier et de définir des préférences pour son affichage. En ce qui concerne les dossiers de courrier par défaut, vous n'êtes pas autorisé à changer leur nom ou à supprimer un dossier, mais vous pouvez supprimer tous les courriers électroniques qui s'y trouvent. Les dossiers par défaut sont les suivants : Boîte de réception L'ensemble de votre courrier entrant. Brouillons Tous les courriers électroniques enregistrés mais non encore été envoyés. Les éléments figurant dans le dossier Brouillons peuvent être édités à tout moment et envoyés. Envoyés Tous les courriers électroniques que vous avez envoyés, à condition que vos préférences soient définies de sorte à les enregistrer au moment de leur envoi. Il s'agit du paramètre de préférences par défaut. Courrier indésirable Tous les courriers électroniques qui ont été identifiés comme étant des courriers indésirables. Corbeille Tous les courriers électroniques supprimés. Vous devez vider votre dossier Corbeille pour supprimer son contenu de façon permanente. La fenêtre Gérer les dossiers vous permet de renommer ou de supprimer un dossier. Quand vous supprimez un dossier, tout son contenu est aussi définitivement supprimé. L'indicateur Utilisation du quota affiche l'espace de stockage actuellement utilisé par les courriers électroniques et les pièces jointes se trouvant dans votre compte de messagerie, y compris les courriers figurant dans les dossiers Courrier indésirable et Corbeille. Cette valeur ne peut dépasser 25 Go. En cas de dépassement de la capacité de stockage, vous ne pouvez plus recevoir de courrier. Tous les messages entrants sont renvoyés à leur expéditeur avec un message indiquant que votre boîte aux lettres est saturée et qu'elle ne peut plus réceptionner de nouveaux messages électroniques. 12 LotusLive inotes - Guide d'utilisation
Conseil : Les courriers électroniques que vous supprimez sont automatiquement transférés dans le dossier Corbeille. Afin de récupérer de l'espace, videz régulièrement le dossier Corbeille. Remarque : v Pour protéger votre compte contre les abus, seuls 5000 nouveaux courriers électroniques peuvent être reçus lorsque vous n'êtes pas connecté à votre compte. Au-delà, les courriers sont renvoyés à leur expéditeur jusqu'à ce que vous vous reconnectiez à votre compte. v Pour plus d'informations sur les problèmes connus liés à l'affichage des courriers électroniques dans différentes langues, consultez le document http://www.lotus.com/ldd/bhwiki.nsf/dx/lotuslive_known_issues#mail dans le wiki. v Un message à priorité élevée est signalé par un point d'exclamation affiché à gauche de son objet. v La taille d'un courrier électronique entrant ne peut dépasser 40 Mo. Pour mieux gérer vos courriers électroniques, vous pouvez : v Sélectionner Courrier dans la barre de menus supérieure pour actualiser manuellement votre Boîte de réception. v Afficher une liste des courriers électroniques que vous avez transférés ou auxquels vous avez répondu en cliquant sur l'icône en regard d'expéditeur. v Trier vos courriers électroniques par nom d'expéditeur, objet ou date. Par défaut, vos courriers sont triés par date. Définition des préférences de courrier La définition des préférences de courrier vous permet d'organiser, de filtrer et de transférer votre courrier. Pourquoi et quand exécuter cette tâche Un seul compte de messagerie peut être indiqué. Un message électronique de confirmation est envoyé à votre adresse électronique IBM LotusLive inotes et à celle indiquée dans la section relative au transfert des courriers. Pour lancer le processus de transfert de messages électroniques, suivez les instructions fournies dans le courrier électronique de confirmation. Pour désactiver le transfert de courrier, sélectionnez Pas de transfert dans la fenêtre Transfert. Toutes les étapes suivantes sont facultatives. Vous pouvez modifier ces paramètres de préférence comme vous le souhaitez. 1. Accédez à Préférences. 2. Sélectionnez Fonctions de base. inotes 13
a. Sélectionnez Affichage des messages pour spécifier le nombre de messages électroniques à afficher sur chaque page et définir l'option de tri à appliquer à votre courrier : Le plus récent en bas ou Le plus récent en haut. b. Sélectionnez Lecture pour spécifier ce qui se produit quand vous déplacez ou supprimez un message électronique : Passer au message suivant ou Revenir au dossier d'origine. L'option Blocage d'image bloque toutes les images de votre courrier entrant. c. Sélectionnez Envoi pour enregistrer une copie de tout le courrier électronique envoyé. Si vous ne voulez pas enregistrer tout le courrier envoyé mais conserver une copie de certains messages, utilisez la zone Ccc pour vous envoyer cette copie. Vous pouvez également indiquer que l'historique d'un message électronique sera inclus dans votre réponse à ce message. d. Utilisez les informations relatives au serveur de messagerie affichées dans la section Paramètres du serveur de messagerie pour configurer l'authentification IMAP, POP ou SMTP. Consultez la rubrique Configuration d'un accès IMAP ou POP pour plus d'informations. e. Sélectionnez Enregistrer. 3. Sélectionnez Ajouter une adresse pour spécifier une adresse électronique secondaire à utiliser pour l'envoi du courrier électronique. 4. Sélectionnez Paramètres de spam pour spécifier les paramètres de gestion du courrier et des adresses électroniques indésirables. 5. Sélectionnez Absent pour spécifier une réponse automatique aux messages entrants pendant votre absence. Consultez la rubrique relative à l'envoi d'une notification d'absence pour plus d'informations. 6. Sélectionnez Signature pour demander l'ajout automatique d'informations à la fin de chaque message électronique envoyé. Le nombre maximal de caractères est 1000. 7. Sélectionnez Transfert pour spécifier un transfert automatique du courrier électronique entrant vers un autre compte de messagerie. 8. Sélectionnez Règles pour spécifier des règles de filtrage afin de gérer votre courrier plus efficacement. Consultez la rubrique Création de règles de filtrage de courrier entrant pour plus d'informations. 9. Cliquez sur Enregistrer. Création d'un dossier Pour mieux organiser votre courrier électronique, vous pouvez ajouter, renommer et supprimer des dossiers ou faire glisser un message individuel dans un dossier différent. 14 LotusLive inotes - Guide d'utilisation