ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL SÉCURITÉ SOCIALE DIRECTION GÉNÉRALE INDÉPENDANTS DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 33 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL SÉCURITÉ SOCIALE DIRECTION GÉNÉRALE INDÉPENDANTS DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par François ANTOINE Bruxelles 2009

ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL SÉCURITÉ SOCIALE DIRECTION GÉNÉRALE INDÉPENDANTS DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par François ANTOINE Bruxelles 2009

REMERCIEMENTS Nous tenons à remercier tout particulièrement à Madame Rolande Depoortere, chef de la section «Surveillance archivistique, avis, et coordination de la collecte et de la sélection» aux Archives générales du Royaume et les Archives de l État dans les Provinces, pour ses conseils et sa disponibilité. Mes remerciements s adressent également à Monsieur Marcel Crop, directeur général de la DG Indépendants et Madame Sophie Vandeponseele, Project Manager NoVoRecord avec lesquels nous avons pu travailler en bonne collaboration. Nous remercions bien sûr tous les membres du personnel de la DG Indépendants et plus particulièrement Monsieur Éric Vanbrabant, responsable de la cellule administrative et chef de projet NovoRecord au sein de la DG Indépendants. 5

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TABLE DES MATIÈRES LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE...9 PUBLICATIONS OFFICIELLES...9 SITES WEB...9 BIBLIOGRAPHIE...11 LISTE DES ABRÉVIATIONS...13 INTRODUCTION...15 A. TABLEAU DE TRI...15 B. UN OUTIL DE MANAGEMENT / LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION...16 1. Le projet NoVo : Un nouveau management...16 2. Les différents volets de NoVo...16 3. Une synergie entre les Archives de l État et le SPF Sécurité sociale...18 CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL...21 A. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D ARCHIVES...21 1. SPF Sécurité sociale...21 DG Indépendants...27 B. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR...29 C. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR...29 1. SPF Sécurité sociale...29 2. DG Indépendants...30 ORGANIGRAMMES...33 PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES...75 A. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L ARCHIVISTIQUE...75 1. Les séries d archives...75 2. Le producteur d archives...75 B. ANALYSE DE LA PRODUCTION D ARCHIVES...75 1. SPF Sécurité sociale...75 2. DG Indépendants...77 C. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D ARCHIVES ET PRINCIPE DE SÉLECTION...78 1. Archives relatives à l organisation et à la gestion du service...78 2. Dossiers d étude, d expertise et de réglementation...78 3. Questions parlementaires...78 4. Parastataux et caisses d assurances sociales...78 5. Dossiers individuels...79 6. Contentieux...80 7. International...80 8. Documentation / publication...80 7

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LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE PUBLICATIONS OFFICIELLES Annuaire administratif et judiciaire de Belgique, Bruxelles 1869-. Guide des Ministères : Revue des ministères belge, Bruxelles, 1951-. Moniteur belge, Bruxelles, 1845- Plan intégré de management et opérationnel, SPF Sécurité sociale, 2004. SITES WEB Association des Caisses d'assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants (ACASTI) : http://www.synergie4.be Banque carrefour de la Sécurité sociale (BCSS) : http://www.bcss.fgov.be Caisse auxiliaire d assurance maladie - invalidité (CAAMI) : http://www.caami-hziv.fgov.be Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage (CAPAC) : http://www.capac.fgov.be Caisse de secours et de prévoyance en faveur des marins (CSPM) : http://www.hvkz-cspm.fgov.be Fonds des accidents du travail (FAT) : http://www.faofat.fgov.be Fonds des maladies professionnelles(fmp) : http://www.fmp.fgov.be Institut national d assurance maladie invalidité (INAMI) : http://www.inami.fgov.be Institut national d assurances sociales pour travailleurs indépendants (INASTI) : http://www.inasti.be Office national des allocations familiales pour travailleurs salariés (ONAFTS) : http://www.onafts.fgov.be Office national de l emploi (ONEM) : http://www.onem.fgov.be Office national des pensions (ONP) : http://www.onprvp.fgov.be Office national de Sécurité sociale (ONSS) : http://www.onssrszlss.fgov.be 9

Office national de Sécurité sociale des administrations provinciales et locales (ONSSAPL) : http://www.onssapl.fgov.be Office national des vacances annuelles (ONVA) : http://www.onva-rjv.fgov.be Office de sécurité social d Outre Mer (OSSOM) : http://www.ossom.fgov.be SPF Sécurité Sociale : http://socialsecurity.fgov.be 10

BIBLIOGRAPHIE PH. ANNAERT et M. GUINAND, Le ministère des Affaires économiques (1934-1992), t. 1, Étude de l organisation et répertoire des commissions et parastataux, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1994, 204 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 62). Aperçu de la sécurité sociale en Belgique, Bruxelles, 1999, 497 p. [Les versions actualisées de ce travail sont disponibles sur le site internet suivant : http://socialsecurity.fgov.be]. É. ARCQ et P. BLAISE, «Histoire politique de la sécurité sociale en Belgique», dans Revue belge de sécurité sociale, 1998, n 3, pp. 481-710. T. AUWERS, A. LEGRAIN, H. LARMUSEAU et W. ULENS, «Rapport de synthèse global sur l exécution des contrats d administration 2002-2004», dans Working paper DGSOC, avril 2005, n 2, 45 p. [publication de la Direction générale Politique sociale, SPF Sécurité sociale, disponible sur le site : http://socialsecurity.fgov.be]. M. BEUMIER, «Répercussions sur les structures paraétatiques des lois de régionalisation et de communautarisation. Évolutions et tendances récentes en Région wallonne, en Communauté française et à Bruxelles», dans Les parastataux en Belgique au 20 e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20 ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 119-161 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). P. BOURGEOIS, Le ministère des Victimes de la guerre (1945-1946). Le ministère de la Reconstruction (1946-1952). Organisation et compétences, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1993, 89 p. (Miscellanea Archivistica. Studia, 42). P. BOURGEOIS, C. DEVOLDER, M. GUINAND, S. SUETENS, R. TERRIZZI, Ch. VAN DER CRUYSSEN et L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Landbouw (1884-1990), t. 1, Organisatiestructuur van de centrale administratie en adviesorganen, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1993, 264 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 50). C. CHLEPNER, Cent ans d histoire sociale en Belgique, Bruxelles, 1956. G. COPPIETERS, Van laisser faire tot interventionisme. Synthese over de rol van de parastatalen als wapen tegen de economische crisis, dans Les parastataux en Belgique au 20 e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20 ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE et P.-A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 57-99 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). A. CORDY, «Les grandes étapes du développement de la législation sociale (1866-1966)», dans Revue belge de la sécurité sociale, juin-juillet 1967, pp. 902 et sv. M. DAMAR et P. DELAUNOIS, Les organismes d intérêt public en Belgique, Bruxelles, 1988, 54 p. (CRISP. Courrier hebdomadaire, n o 1191-1192). D. DÉOM, «Évolutions et tendances récentes en matière d entreprises publiques», dans Les parastataux en Belgique au 20 e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20 ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.-M. YANTE & P.- A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 101-118 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). 11

PH. DEVRIES et N. MIRKOVIC, «Les contrats d administration des institutions publiques de sécurité sociale. Un outil de gestion pour l État», dans Revue belge de sécurité sociale, 2005, n 3, pp. 445-458. X. MABILLE, Histoire politique de la Belgique : facteurs et acteurs de changement, 4 e éd., Bruxelles, 2000, 505 p. R. PETIT, D. VAN OVERSTRAETEN, H. COPPENS et J. NAZET, Terminologie archivistique en usage aux Archives de l État en Belgique. I. Gestion des archives, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1994. Rapport annuel 1997, Ministère des Affaires Sociales, de la Santé Publique et de l'environnement, Bruxelles, 1997. Revue belge de sécurité sociale, Bruxelles, 1959- V. PIRLOT et F. PLISNIER, Le phénomène parastatal en Belgique, 19 e -20 e siècles. Parastatalen in België, 19de-20ste eeuwen, tome I de Guide des organismes d intérêt public en Belgique. Gids van de instellingen van openbare nut in België, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2007. I. SIRJACOBS et H. VANDEN BOSCH, Les juridictions administratives en Belgique depuis 1795 = De administratieve rechtscolleges in België sinds 1795, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2006. R. TERRIZZI, Les ministères de l Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990), t. 1, Étude structurelle de l administration centrale et répertoire des organes y attachés, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1993, 435 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 28). R. TERRIZZI, Le ministère de l Intérieur (1830-1994), t. 1, Étude de l administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 1995, 339 p. (Miscellanea archivistica. Studia, 74). P. VAN DER VORST, «Les institutions publiques de sécurité sociale (parastataux sociaux) et la réforme de la Fonction publique belge. Modernisation Responsabilisation. De Nora à Copernic», dans Les parastataux en Belgique au 20 e siècle. Législations. Évolutions récentes / De parastatalen in België tijdens de 20 ste eeuw. Wetgeving. Recente evoluties, s. la dir. de J.- M. YANTE et P.-A. TALLIER, Archives générales du Royaume, Bruxelles, 2003, pp. 201-241 (Archivistica Miscellanea. Studia, 153). [K. VELLE, coordinateur], Directive relative aux archives du pouvoir judiciaire : tableaux de tri et délais de conservation, circulaire du ministre de la Justice, 8 février 2002. Zoom, juin 2007 (journal interne du SPF Sécurité sociale). 12

LISTE DES ABRÉVIATIONS abrév. : A.G.R. : A.R. : art. : BCSS : CAAMI : CAPAC : CSPM : DG : FAT : FMP : INAMI : INASTI : INS : M.B. : Nl : ONAFTS : ONEM : ONP : ONSS : ONVA : OSSOM : SPF: Abréviation ACASTI : Association des Caisses d'assurances Sociales pour Travailleurs Indépendants Archives générales du Royaume Arrêté royal article Banque carrefour de la Sécurité sociale Caisse auxiliaire d assurance maladie - invalidité Caisse auxiliaire de paiement des allocations de chômage Caisse de secours et de prévoyance en faveur des marins Direction générale Fonds des accidents du travail Fonds des maladies professionnelles Institut national d assurance maladie invalidité Institut national d assurances sociales pour travailleurs indépendants Institut national de statistique Moniteur belge Néerlandais Office national des allocations familiales pour travailleurs salariés Office national de l emploi Office national des pensions Office national de sécurité sociale ONSSAPL : Office national de sécurité sociale des administrations provinciales et locales Office national des vacances annuelles Office de sécurité sociale d Outre-Mer Service public fédéral 13

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INTRODUCTION A. TABLEAU DE TRI L art. 5 de la loi relative aux archives du 24 juin 1955 1 stipule que les administrations de l État ne peuvent détruire aucun document sans l autorisation de l Archiviste général du Royaume. L Archiviste général du Royaume ou son délégué doit s assurer que les administrations de l État conservent les documents en bon état, bien classés afin de permettre un accès facile à l information. Les documents d archives datant de plus de cent ans doivent être déposés aux Archives Générales du Royaume sauf dispense régulière. Après accord mutuel, cette échéance peut être ramenée à 30 ans 2. La destruction de documents d archives, sans autorisation de l Archiviste général du Royaume, peut être sanctionnée par les peines définies aux art. 241 à 244 du Code pénal. Dès lors, procéder à un archivage est une obligation de nature interne et externe pour une organisation afin de pouvoir rendre des comptes et garantir la consistance de sa politique. Les besoins de l organisation occupent d ailleurs une place centrale car une bonne gestion des archives est la condition fondamentale d une saine gestion de l information et d un bon management du savoir au sein de l organisation. À cette fin, le tableau de tri constitue un instrument essentiel pour la gestion des archives permettant un traitement efficace et financièrement rentable. Un tableau de tri est une énumération systématique de toutes les catégories de documents d archives, indépendamment de leur forme, de leur contenu ou de leur structure, qui sont produits ou reçus par une institution ou une organisation. Elle mentionne premièrement leur destination définitive («conserver» [éventuellement après un tri supplémentaire] ou «éliminer») et deuxièmement le délai de conservation administratif minimum. Ce dernier est fixé soit par des textes législatifs ou réglementaires, soit par la coutume ou la tradition administrative. Si dans un tableau de tri une catégorie de documents d archives est assortie de la mention «éliminer» et si le délai de conservation administratif minimum a expiré, l administration concernée ne peut procéder à la destruction effective qu après en avoir avisé au préalable, par écrit, les Archives de l État (en indiquant la nature des documents et la date ultime de conservation). Les instances précitées doivent être informées au moins trente jours ouvrables avant la destruction effective des archives. Les Archives de l État marquent tacitement leur accord sur la destruction si elles ne réagissent pas à la notification dans un délai de dix jours ouvrables. 1 M.B. 12-08-1955. 2 Cf. AR du 12 décembre 1957 concernant l exécution de la loi du 24-06-1955 relative aux archives M.B., 20-12- 1957. 15

B. UN OUTIL DE MANAGEMENT / LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION 1. LE PROJET NOVO : UN NOUVEAU MANAGEMENT Le projet NoVo, en étude depuis deux ans et en développement depuis un an, vise au changement de la culture d entreprise au sein du SPF Sécurité sociale d abord, dans l ensemble de la fonction publique fédérale ensuite. Le projet NoVo a pour objectif de regrouper les collaborateurs des différents services du SPF dans un espace de travail aménagé selon le principe du dynamic office. L approche de travail est «orientée usagers» et la réalisation des missions est «orientée résultats». Le tout dans un environnement à l informatisation étendue (digitalisation maximale des activités). 2. LES DIFFÉRENTS VOLETS DE NOVO 3 a) NoVo Results Une manière de travailler orientée vers les résultats, une nouvelle culture d entreprise. On ne réfléchit plus en terme de temps de travail à prester, mais en terme de tâches à accomplir. Les horaires sont plus souples, le home working est rendu possible et les agents ne sont plus obligés de pointer (mais restent malgré tout soumis à un contrôle social évident). b) NoVo do L environnement de travail est complètement repensé. Les pratiques du clean desk et du dynamic office sont d application : fini les bureaux «privatifs», les agents travaillent sur des plateaux sans qu aucune zone ne soit attribuée. Cela permet de réduire de 20% la surface réservée aux bureaux (puisque tous les bureaux n étaient pas occupés en permanence, on prévoit moins de tables de travail). Tout est fait pour renforcer la collaboration horizontale entre les agents. Les rapports hiérarchiques sont repensés et atténués. Ergonomie et convivialité sont les maîtres mots. Des espaces Cocoon sont aménagés pour permettre les réunions, les éventuels apartés. Une phase de test est en cours pour le personnel de trois DG (Direction générale Personnes handicapées, Budget et contrôle de gestion, Service Personnel et Organisation) sur le plateau DOMINO du 6 ème étage du bâtiment Eurostation. c) NoVo Client Le fonctionnement du SPF est également orienté client. On tend à un service de plus en plus performant, à l écoute du client qui est remis au centre du travail (mise en place d un call center). d) NoVo Com Un pan important du projet NoVo est axé sur la communication interne afin de préparer les collaborateurs à leur nouvel environnement de travail et à diffuser les informations indispensables pour opérer les changements prévus par le management du SPF Sécurité sociale. e) NoVo Dig Les archives du SPF Sécurité sociale font ou feront l objet d un archivage numérique rétroactif. Toutes les archives courantes, semi-courantes et statiques seront, selon le planning, 3 Nous tenons à remercier chaleureusement Marie Van Eeckenrode de nous avoir permis de placer intégralement un passage de son rapport d inspection de la visite collective au SPF Sécurité sociale en date du 25 septembre 2007 (Intranet des Archives générales du Royaume, pp. 5 et 6). 16

digitalisées avant 2012. On comprend l importance du défi lorsque l on sait que la DG Personnes handicapées représente pas moins de 750.000 dossiers, dont 400.000 sont ouverts 4. La numérisation de ces documents permettra, à terme, de les intégrer dans le workflow et d obtenir un accès rapide et efficace à l information. Des règles de numérisation devront être définies. Un choix devra être opéré car tout numériser serait inutile et trop coûteux. f) NoVo Record Un système complexe de records management est en train de se mettre sur pied. Le projet NoVo entraîne le besoin d une informatisation extrême et d une maximisation de la numérisation de l information. Cette dernière doit être disponible rapidement et partout, de manière structurée. NoVo Record veut développer un système informatisé de gestion documentaire efficace et résoudre les problèmes légaux qui y sont inhérents. Un souci majeur est la sécurisation de l information qui doit garder une valeur probante, rester confidentielle, traçable, pérenne et intègre. La gestion des accès fait également l objet de toutes les attentions (on peut avoir accès à l information depuis chez soi, mais on ne peut par exemple pas imprimer). Une diminution considérable du volume papier est également un des objectifs visés (même s il n est ni possible ni utile de tout numériser). Les concepteurs de NoVo Record entendent se placer dans la mouvance des normes existantes (ISO, AFNOR, etc.) en espérant, à terme, une reconnaissance de leur travail, une légitimation. Un plan de classement efficace pour tout le SPF sera mis sur pied. Un des grands défis est de nommer les documents numériques de manière uniforme, en lien direct avec le plan de classement, le cycle de vie du document et son accessibilité. Un groupe de travail a défini une série de bonnes pratiques afin d uniformiser et d optimiser le travail : ne plus envoyer des documents en pièce jointe mais relayer l information via le lien Intranet ou encore nommer les dossiers de la manière adéquate font partie des recommandations Dans les grandes lignes, la partie NoVoRecord du projet NoVo est basée sur une nouvelle philosophie de travail du fonctionnaire centrée sur le dynamic office et le clean desk en un mot la mobilité dans le travail. Le concept de dynamic office se traduit concrètement par la conservation dans les bureaux ou sur le plateau de bureaux des documents dont les agents ont un besoin constant (documents datant de maximum 1 ou 2 mois) et dans un espace de stockage situé au sein du SPF, par exemple la cave, des documents plus anciens qui ne peuvent pas encore être éliminés ou transférés aux Archives de l État 5. Ce changement radical des comportements au travail passera par l installation d un système intégré et global de records management pour l ensemble des services du SPF Sécurité sociale, avec comme corollaires : 1. la mise en œuvre d une gestion dynamique des documents en élaborant une structure de classement ; 2. la réduction du volume de papier en distinguant ce qui devra être numérisé de ce qui sera éliminé ; et l intégration des documents électroniques (digital born) et documents numérisés dans une solution de gestion documentaire (une partie du système de records management). 4 Nous ne disposons pas d autres chiffres pour le reste du SPF. 5 Archives de l État, Section I, Dossier Sécurité sociale, R. DEPOORTERE, Rapport de la réunion du 30 mars 2007 relative au projet NoVo, s.d. 17

3. UNE SYNERGIE ENTRE LES ARCHIVES DE L ÉTAT ET LE SPF SÉCURITÉ SOCIALE Dès la fin 2006, les Archives de l État, en la personne de son Archiviste général, Monsieur Karel Velle, s impliquent activement en matière de records management dans l organisation du projet NoVo initié par le Président du SPF Sécurité sociale, Monsieur Frank Van Massenhove. Au cours de la réunion du 30 mars 2007, les deux partenaires définissent les besoins du SPF en matière de conseils et directives pour la réussite du projet NoVo qui comprend trois volets «gestion des archives et de l information» : 1. organisation du déménagement des services installés actuellement sur divers sites afin de les centraliser sur un seul site ; 2. conception, organisation et implémentation d un système de gestion documentaire (ou records management) et d une politique d archivage intégrant le concept de dynamic office. 3. développement de paperless office impliquant la numérisation éventuelle de l arriéré papier ou d une partie de cet arriéré, et le passage au e-business. Les Archives de l État entament un partenariat avec le SPF Sécurité sociale qui souhaite faire du projet NoVo un projet pilote au sein de l administration fédérale. Pour les Archives de l État, le volet «record» du projet NoVo constitue un test grandeur nature de son expertise de consultance en records management et de l applicabilité des brochures de conseils produites par ses soins. L expertise et les produits réalisés et éprouvés seraient applicable à d autres administrations. À cette fin, nous avons été désigné par notre institution à partir du mois de juillet 2007 en tant que consultant en collaboration avec le chef de projet, Madame Sophie Vandepontseele 6 afin d encadrer et de conseiller le SPF : dans la conception, l organisation et l implémentation d un système de gestion documentaire ; dans la réalisation d un tableau de tri pour l ensemble des services du SPF ; en matière de conseil dans l organisation du déménagement des archives ; en matière de formation du personnel chargé de la gestion des archives. Ce projet a débuté par une phase de concertation durant la première moitié de l année entre le SPF Sécurité sociale et les Archives de l État visant à la mise en place d un plan d action devant à la fois préparer le déménagement des différents services du SPF Sécurité sociale des bâtiments «Eurostation», de la rue de la Vierge noire et de la rue Stevens vers la Tour des Finances et accomplir les devoirs des institutions publiques inscrits dans la loi de 1955 sur les archives par la rédaction de tableaux de tri dans lesquels sont indiquées les séries de documents autorisées à être éliminées et celles devant être conservées 7. Par ailleurs, l accomplissement de cette obligation légale sert de premier jalon à la mise en place d un même système de records management pour l ensemble du SPF Sécurité sociale. Nous avons ensuite très concrètement entrepris une action à la fois d information vers les services et de récolte des données utiles à l implémentation d un système centralisé de la gestion de l information au sein du SPF Sécurité sociale et à l analyse des différentes missions de ce SPF et de sa production d archives. Les chefs de projet représentant l ensemble des DG et services du SPF Sécurité sociale servirent dans ce cadre de très précieux relais en offrant leur expertise et en diffusant dans leurs entités administratives les informations et consignes venant du management du SPF Sécurité sociale et des Archives de 6 Archives de l État, Section I, Dossier Sécurité sociale, No Vo/Workgroup_Archives/ 20070521/01, Procès-verbal du groupe de travail «archives» avec les Archives générales du Royaume réuni le 21 mai 2007. 7 Suite à la réunion du 5 décembre 2006 avec le Président du SPF Sécurité sociale, Frank Van Massenhove et l Archiviste général du Royaume, Karel Velle, une réunion s est tenue le 30 mars 2007 aux Archives générales du Royaume avec Tom Auwers, Directeur général de la DG Appui stratégique du SPF Sécurité sociale, Hendrik Deroo, manager logistiek (Novo), Alain Wey, program manager (Novo) et Rolande Depoortere, chef de la section 1 des Archives de l État afin de définir les besoins du SPF Sécurité sociale en matière de conseil et de directives pour la réussite de son projet Novo. 18

l État. Avec l aide de nombreux collaborateurs de la DG Indépendants, nous avons passé au crible les différentes séries de documents produites afin de juger de leur valeur archivistique pour l élaboration du tableau de tri indiquant les séries d archives à conserver et celles pouvant être éliminées. 19

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CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL A. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D ARCHIVES 1. SPF SÉCURITÉ SOCIALE Depuis la période française, les affaires industrielles sont traitées par le ministère de l Intérieur qui partage avec les Affaires étrangères, la Justice, la Guerre et les Finances les fonctions traditionnelles de l État. De l indépendance de la Belgique à nos jours, le ministère de l Intérieur ne cesse d être un département essentiel de l administration centrale dont l importance initiale lui permet de donner naissance à de multiples départements au fur et à mesure que se développent et se précisent les nécessités administratives et politiques de l État. L augmentation du nombre des ministères, processus qui s accélére à partir du dernier quart du XIX ème siècle, s effectue essentiellement par le détachement d administrations du ministère de l Intérieur. Dans ce cadre, est créé en 1884 le ministère de l Agriculture, de l Industrie et des Travaux publics 8. Tout au long du XIX ème, l action sociale de l État reste limitée et se manifeste essentiellement par la création de commissions permanentes ou temporaires se plaçant en dehors du cadre administratif et dont la nature de la mission n est que consultative. Résultant de la spécialisation et de l accroissement du domaine d intervention des autorités publiques, l Office du Travail est institué au sein du ministère de l Industrie et des Travaux publics par l arrêté royal du 12 novembre 1894, avec comme mission de recueillir les renseignements pouvant contribuer à la situation matérielle, intellectuelle et morale du travail industriel et agricole ; d étudier la législation concernant le travail et les ouvriers à l étranger et de veiller à l exécution des lois et règlements en ce qui concerne le paiement des salaires, les règlements d ateliers, le contrat de travail, l apprentissage, l assurance ouvrière, les unions professionnelles, les sociétés mutualistes et la police du travail. Cet Office est également chargé de la publication officielle de la Revue du Travail et disposera de services compétents en matière d habitation ouvrières, de pensions de vieillesse et d assurances contre les accidents du travail. L année suivante, le ministère de l Industrie et du Travail est créé par l arrêté royal du 25 mai 1895 9. Le cadre du ministère est complété par l arrêté royal du 31 octobre 1913 créant l Office de l Assurance et de la Prévoyance sociale qui a pour objet de sauvegarder contre les risques économiques et sociaux les personnes que l on peut qualifier d «économiquement faibles» et dont la compétence couvre notamment l assurance contre les accidents du travail, les organismes de prévoyance, les caisses de chômage, etc. 10 Le terme de «Prévoyance sociale» apparaît pour la première fois en 1924 dans l installation par l arrêté royal du 6 septembre 1924 du ministère de l Industrie, du Travail et de la Prévoyance sociale. Cette période coïncide avec l adoption d une série de réformes sociales telles que la création de commissions paritaires, un large encouragement à l assurance chômage et à l assurance maladie, la limitation de la durée du travail à huit heures par jour, la création de pensions de vieillesse, etc. Afin de gérer ces initiatives, le ministère délègue une 8 R. TERRIZZI, Le ministère de l Intérieur (1830-1994) I : Étude de l administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Bruxelles, 1995, pp. 23 et 27. 9 R. TERRIZZI, Les ministères de l Emploi et du Travail et de la Prévoyance sociale (1895-1990), t. 1, Étude structurelle de l administration centrale et répertoire des organes y attachés, Bruxelles, 1993 (Miscellanea archivistica. Studia, 28), pp. 49-51. 10 Ibid, p.53. 21

partie de son autorité à des organismes jouissant d une certaine autonomie. Ces parastataux interviendront de manière croissante dans le domaine de la prévoyance sociale 11. Par l arrêté du 31 mai 1929 est créé le Service des allocations familiales chargé de la législation relative aux allocations familiales et de l organisation d une inspection en vue de contrôler l observation de la loi 12. Le ministère de l Industrie, des Classes moyennes et du Commerce, futur ministère des Affaires économiques est créé en 1934, mais le volet social des mines reste dans les attributions du ministère du Travail et de la Prévoyance sociale 13. Au sein du Secrétariat général du ministère apparaît en 1938 un Service juridique dont la mission est d assurer une meilleure coordination et plus d unité dans l interprétation de la législation. À la veille du conflit, une structure plus large, le Service des Études est mise en place afin de centraliser et de coordonner les études et la documentation des différentes administrations du ministère. Au sortir de la Deuxième Guerre mondiale, le ministère du Travail et de la Prévoyance sociale est placé devant le défi de structurer la naissance et l organisation de la Sécurité sociale basée sur un régime d assurance sociale générale et obligatoire. Dans le cadre du recentrage des compétences de la Sécurité sociale, les services en charge de la Sécurité sociale des marins sont transférés par l arrêté royal du 24 février 1953 du ministère des Communications au ministère du Travail et de la Prévoyance sociale 14 Après un éphémère dédoublement durant les années trente, les arrêtés royaux du 8 décembre 1958 et du 27 janvier 1959 scindent les compétences du ministère du Travail et de la Prévoyance sociale en deux ministères : un ministère de la Prévoyance sociale et un ministère du Travail. La répartition des tâches entre les deux ministères implique, de manière générale, que la Sécurité sociale et l assistance sociale sont les domaines d activité du ministère de la Prévoyance sociale, alors que l assurance chômage reste la compétence du ministère du Travail. Les arrêtés royaux du 12 décembre 1994 et du 7 avril 1995 organisent la fusion des ministères de la Santé publique et de l Environnement et du ministère de la Prévoyance sociale qui deviennent le ministère des Affaires sociales, de la Santé publique et de l Environnement. Dans le cadre de la mise en place des services publics fédéraux et des services publics fédéraux de programmation, ce ministère est défusionné par l arrêté royal du 19 juillet 2001 en un SPF Sécurité sociale et en un SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement 15. À cette occasion, l Administration des Victimes de la Guerre, qui avait été transférée après la Seconde Guerre mondiale du ministère de la Reconstruction au ministère de la Santé publique, passe au SPF Sécurité sociale 16. Suite à la fédéralisation des compétences en matière d agriculture, le ministère des Classes moyennes et de l Agriculture est supprimé le 1 er octobre 2002 et, par conséquent, l Administration du Statut social des Indépendants devient la Direction générale des Indépendants et est intégrée dans le SPF Sécurité sociale 17. Dès le XIX ème siècle et spécialement au XX ème siècle, des services décentralisés, appelés «parastataux», normalement dotés de la personnalité juridique, ont été constitués à différents niveaux de pouvoir afin de gérer un ou plusieurs intérêt(s) public(s) déterminé(s). Jouissant tantôt de l autonomie financière et technique, tantôt en sus- de l autonomie organique, ces structures se justifient aux yeux de leurs promoteurs par une gestion plus souple, par leur capacité d associer plus directement les interlocuteurs sociaux ou autres, par une indépendance accrue vis-à-vis des organes de contrôle, par la maîtrise du processus de 11 R. TERRIZZI, op. cit., p. 58. 12 Ibid, p. 59. 13 Ibid,. p. 61. 14 Ibid, p. 62. 15 M.B. 28-07-2001. 16 M.B.29-05-2001. 17 M.B. 22-06-2002. 22