LE PUBLIC SYSTÈME PCO 38 rue Anatole France, 92594 Levallois-Perret Cedex France www.lepublicsystemepco.com CONTACTS SECRÉTARIAT D ORGANISATION CHEF DE PROJET SPONSORING Daniel CHÉTRIT +33 (0)1 70 94 65 08 dchetrit@lepublicsysteme.fr CHEF DE PROJET Virginie LEQUENNE +33 (0)1 70 94 65 03 vlequenne@lepublicsysteme.fr INSCRIPTIONS Anne-Sophie CLAUDE +33 (0)1 70 94 65 22/24 inscription@lepublicsysteme.fr CONTACT HÉBERGEMENT DISNEY BUSINESS SOLUTIONS Tél. : 01 60 45 73 99 Fax : 01 60 45 73 98 À PROPOS DU CONGRÈS SOCIÉTÉ FRANÇAISE DE CHIRURGIE DIGESTIVE Comité scientifique Diane GOÉRÉ (Présidente) Arnaud ALVÈS - Mehdi KAROUI - Vincent MOUTARDIER - Jean-Pierre TRIBOULET Comité d organisation Cécile BRIGAND - Yann PARC - Frédérique PESCHAUD - Guillaume PIESSEN ASSOCIATION FRANÇAISE DE CHIRURGIE HÉPATO-BILIAIRE ET TRANSPLANTATION HÉPATIQUE Comité scientifique Pr Jean-Yves MABRUT (Président) David FUKS - Laurent SULPICE - Stéphanie TRUANT - Alain SAUVANET Comité d organisation François-René PRUVOT - Olivier FARGES LE CONGRÈS DE LA SFCD-ACHBT C EST : UNE FRÉQUENTATION EN HAUSSE D ANNÉE EN ANNÉE : 622 congressistes en 2010 732 congressistes en 2011 805 congressistes en 2014 752 congressistes en 2012 800 congressistes en 2013 85% DE CONGRESSISTES FRANÇAIS ET 15% DE PAYS FRANCOPHONES (Algérie, Tunisie, Belgique, Maroc) Un programme qui s adresse aux CHIRURGIENS DE TOUS MODES D EXERCICE, LIBÉRAL OU PUBLIC, de toutes expériences (87% d hospitaliers 16% de libéraux 4% mixtes) Un programme associant CHIRURGIE DE HAUTE TECHNICITÉ ET CHIRURGIE QUOTIDIENNE, ONCOLOGIE ET PATHOLOGIE BÉNIGNE, faisant une large place aux DOSSIERS CLINIQUES ET AUX COMMUNICATIONS ORALES ORIGINALES Des sessions CHECK LIST, TAKE HOME MESSAGE et des sessions de QUESTIONS PRATIQUES Des SESSIONS DPC 26 PARTENAIRES DE L INDUSTRIE avec + DE 250 M² D EXPOSITION et 5 SYMPOSIA : 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 2
LE PACK «PROGRAMME» PACKAGES COMMUNICATION Éléments visuels PDF à nous transmettre avant le 15 juin 2015 5 000 HT MIS EN LIGNE ET TÉLÉCHARGEABLE SUR LE SITE INTERNET DU CONGRÈS REMIS SUR PLACE ET MIS À DISPOSITION À L ACCUEIL DU CONGRÈS Parrainage exclusif du programme en ligne Insertion d une page publicitaire, d une image ou d un texte avec ou sans lien face à la 1 e page de couverture Répétition de votre logo en fond d écran Accès direct à partir des newsletters Mais également +++ Insertion publicitaire quadri A5 en 2 e de couverture du programme définitif (distribution sur le congrès) LE PACK «APPLICATION MOBILE» Éléments visuels PDF à nous transmettre avant le 15 juin 2015 7 500 HT 1 Splash Screen de 3 secondes : logo ou pub à chaque lancement de l appli smartphone 1 notification Push pendant le congrès avec un message au choix Mise en avant de votre société en tête de gondole de la liste des partenaires mentionnés dans l appli Appli compatible avec la majeure partie des appareils Smartphone et tablettes Mais également +++ Promotion de l Appli en page d accueil du site sfcd-achbt.fr avec votre logo 1 Insertion publicitaire quadri A5 en page intérieure du programme définitif (distribution sur congrès) En 2014 400 utilisateurs + d 1 congressiste sur 2 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 3
PACKAGES COMMUNICATION LE PACK «LES INDISPENSABLES» : BLOCS STYLOS - CORDONS Éléments visuels PDF à nous transmettre avant le 15 juin 2015 3 500 HT FABRICATION DE 1000 BLOCS NOTES A4 avec : 1 insertion publicitaire quadri A4 en 4e de couverture Insertion de votre logo en 1 couleur (noir) sur chaque page du bloc Daniel CHÉTRIT Paris 1000 STYLOS PERSONNALISÉS AVEC VOTRE LOGO EN 1 COULEUR PERSONNALISATION DU TOUR DE COU AVEC VOTRE LOGO EN 1 COULEUR (blanc) PERSONNALISATION DU BADGE AVEC VOTRE LOGO EN QUADRI Photos non contractuelles INSERTIONS PUBLICITAIRES INSERTION > PROGRAMME DÉFINITIF PDF HAUTE DÉFINITION TRAITS DE COUPE ET FOND PERDU FORMAT A5 QUADRICHROMIE À NOUS TRANSMETTRE AVANT LE 15 JUIN 2014 PAGE INTÉRIEURE 3 e DE COUVERTURE 4 e DE COUVERTURE 1 500 HT 2 000 HT 2 500 HT MISE À DISPOSITION EN ENTRÉE DE SALLE 500 HT 900 DOCUMENTS FORMAT A4 MAXIMUM À NOUS TRANSMETTRE (La date et le lieu de livraison vous seront indiqués dans le guide technique) EMPLACEMENT PRIX DE VENTE N INCLUANT AUCUN ÉQUIPEMENT. CLOISONS, MOQUETTE, MOBILIER, BOÎTIER ÉLECTRIQUE EN SUS, À VOTRE CHARGE. LE «GUIDE TECHNIQUE» ENVOYÉ ULTÉRIEUREMENT VOUS PERMETTRA DE PASSER COMMANDE DE CES ÉQUIPEMENTS VIA L INSTALLATEUR GÉNÉRAL DU CONGRÈS. LES EMPLACEMENTS SERONT ATTRIBUÉS EN PRIORITÉ AUX ORGANISATEURS DE COMMUNICATION ET PAR ORDRE D ARRIVÉE DES BONS DE RÉSERVATION 9 m²... 5 100 HT 12 m²... 6 100 HT 15 m²... 7 100 HT 18 m²... 7 600 HT 21 m²... 8 600 HT Au-delà... Nous consulter 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 4
PACKAGE MAJOR SPONSOR > SYMPOSIUM 40 000 HT LES PARTENAIRES DÉSIREUX D ORGANISER UNE COMMUNICATION PENDANT LE CONGRÈS DEVRONT ENVOYER LEUR PROPOSITION EN PRÉCISANT LE THÈME SOUHAITÉ VIA LE BON DE RÉSERVATION CI-JOINT. LE COMITÉ D ORGANISATION ET LE COMITÉ SCIENTIFIQUES ÉTUDIERONT LES DEMANDES ET ORGANISERONT LE CAS ÉCHÉANT UNE RÉUNION AVEC LES PARTENAIRES ACCEPTÉS AFIN D ÉLABORER CONJOINTEMENT UN PROGRAMME SCIENTIFIQUE. UN CONTRAT DE PARTENARIAT SERA ENSUITE ENVOYÉ AFIN DE PRÉCISER LE CONTENU DE LA PARTICIPATION ET LES OBLIGATIONS DES PARTIES. DESCRIPTIF DU PACK Mise à disposition de la salle plénière pour l organisation d un symposium de 60 minutes Mise à disposition du matériel technique audio-visuel, Mise à disposition de plusieurs hôtesses à l entrée de la salle et lors du passage de micro Distribution de boitiers de vote électroniques et traitement des réponses pour le symposium sur la base maximum de 10 questions posées Mise à disposition d une surface nue de 18 m² Priorité dans le choix de l emplacement (attribution selon le principe 1er arrivé 1er servi) Insertion du programme du symposium dans le programme final, Insertion du Flyer du symposium ou d une brochure dans les sacoches du congrès (850 ex), Insertion d une page de publicité dans le programme (format A5 quadri) en 2e, 3e ou 4e de couverture attribution selon la date d arrivée du contrat/ Mention «Major Sponsor» sur l ensemble des documents du congrès, Mention «Major Sponsor» sur le site internet du congrès. LES CRÉNEAUX DES SYMPOSIA SERONT ATTRIBUÉS PAR LE COMITÉ D ORGANISATION ET DU COMITÉ SCIENTIFIQUE EN TENANT COMPTE DE LA DATE DE RÉCEPTION DU BON DE RÉSERVATION CI-JOINT (LES 1ERS ARRIVÉS SERONT LES 1ERS SERVIS), DU THÈME DE LA COMMUNICATION ET DE LA COMPATIBILITÉ AVEC LE PROGRAMME SCIENTIFIQUE DU CONGRÈS. ATELIERS PRATIQUES + STAND 12 500 HT LES PARTENAIRES POURRONT CETTE ANNÉE ORGANISER SUR DEMANDE DES ATELIERS PRATIQUES POUR L UTILISATION / MANIPULATION D UN DISPOSITIF, FAIRE LA DÉMONSTRATION D UNE TECHNIQUE CHIRURGICALE OU DE L EFFICACITÉ D UN TRAITEMENT PARTICULIER. JUSQU À 6 PARTENAIRES SUR LE MÊME CRÉNEAU POURRONT DONC ORGANISER 2 ATELIERS QUI S ENCHAINENT, DE 30 MINUTES CHACUN, PERMETTANT AINSI UNE ROTATION ENTRE LES SALLES. LES ATELIERS SONT ORGANISÉS SUR UN CRÉNEAU SPÉCIFIQUES EN DEHORS DES SESSIONS DE COMMUNICATION SCIENTIFIQUE. DESCRIPTIF DU PACK Mise à disposition d une surface nue d exposition de 9 m² Mise à disposition d une salle pour l atelier Mise à disposition du matériel technique audio-visuel Promotion et publicité de l atelier via les newsletters du congrès, le site internet, le programme, l application smartphone, les annonces sur site Distribution de vos documents en entrée de salle 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 5
BON DE RÉSERVATION RECTO/VERSO À RETOURNER COMPLÉTÉS ET SIGNÉS PAR EMAIL À dchetrit@lepublicsysteme.fr SOCIÉTÉ :... FONCTION... SIGNATAIRE :... TÉL :... MOB :... EMAIL :... N DE COMMANDE :... ADRESSE DE FACTURATION :......... Si un Numéro de Bon de Commande (PO ou DA) interne doit être reporté sur la facturation, il est IMPERATIF qu il soit communiqué sur ce document. En effet, une facture d acompte ou de la totalité (dépendant du montant de votre participation- Cf Art 3. Conditions de vente) sera émise dès réception de votre Bulletin de participation et envoyée à l adresse que vous aurez mentionnée ci-dessus. PRESTATION PRIX HT PACKAGES COMMUNICATION PACK PROGRAMME 5 000 PACK MOBILE 7 500 PACK «LES INDISPENSABLES» 3 500 INSERTIONS PUBLICITAIRES INSERTION PROGRAMME DÉFINITIF PAGE INTÉRIEURE 1 500 3 e DE COUVERTURE 2 000 4 e DE COUVERTURE 2 500 MISE À DISPOSITION DE DOCUMENTS 500 EMPLACEMENT 9 m² 5 100 12 m² 6 100 15 m² 7 100 18 m² 7 600 21 m² 8 600 Au-delà Nous consulter PACKAGE SPONSOR PACK SYMPOSIUM + STAND 40 000 PACK ATELIER PRATIQUE + STAND 12 500 THÈME SOUHAITÉ : TOTAL HT TVA 20% TOTAL TTC DATE :... Je déclare avoir pris connaissance des Conditions Générales de vente (en page 7) et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses. SIGNATURE NOM DU SIGNATAIRE :... 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 6
CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE ART. 1 - CONDITIONS GÉNÉRALES : Les organismes désireux d exposer acceptent sans réserve les dispositions du présent règlement intérieur, la réglementation du lieu du congrès et les prescriptions de droit public applicables aux manifestations organisées en France. Ils acceptent toutes dispositions nouvelles imposées par les circonstances ou dans l intérêt de la manifestation que l organisateur se réserve le droit de signifier, même verbalement. ART. 2 - ADMISSIONS : Les demandes de réservation, signées par l exposant, ne seront valables que si elles sont formulées sur les Bons de réservation officiels fournis par Le Public Système PCO. Les bons de réservation sont à adresser à : Le Public Système PCO Daniel CHETRIT - 38 rue Anatole France, 92594 Levallois Perret Cedex. (Règlement à l ordre de Le Public Système PCO). La réservation ne deviendra définitive qu à réception d un numéro de bon de commande propre à l organisme, permettant au Public Système PCO de facturer. La commande ne sera donc définitive qu à réception de ces informations. Aucun emplacement ne pourra lui être attribué sans ces informations. À moins de 15 jours de la manifestation la commande deviendra caduque et ne sera pas pris en compte par le comité d organisation. Les candidatures seront soumises au Comité d Organisation qui, après examen des dossiers, statuera sur les admissions. En cas de refus, le Comité d Organisation n aura pas à motiver la décision qui sera notifiée au candidat. En aucun cas, le postulant refusé ne pourra prétendre à une indemnité quelconque en se prévalant du fait que son adhésion a été sollicitée par le Comité d Organisation. ART. 3 - PAIEMENT : Toute réservation faite avant le 30/06/2015 doit être accompagnée d un acompte représentant 50% du coût total T.T.C. de la réservation. Le solde sera à verser au plus tard le 01/09/2015. Pour toute réservation faite à partir du 01/09/2015, l intégralité du montant est due à la réservation. Conformément aux échéances de règlement ci-dessus et suivant la loi des délais de paiement, tout retard de paiement entraîne l application automatique de pénalités de retard dont le taux est égal à 1,5 fois le taux d intérêts légal. Si l intégralité de la réservation n a pas été réglée au minimum 30 jours avant la date de la manifestation, le partenaire perd la possibilité de choisir l emplacement de son stand. De même, si l intégralité de la réservation n a pas été réglée au minimum 15 jours avant la date de la manifestation, Le Public Système PCO se réserve le droit de refuser au partenaire l accès à la manifestation et à son stand. ART. 4 - ANNULATION : Au cas où le stand et/ou le symposium ne seraient pas entièrement réglés à l ouverture du congrès, le Comité d Organisation, qui se réserve le droit de disposer de l emplacement et du créneau horaire, ne sera pas dans l obligation de rembourser les sommes déjà versées. En cas d annulation par un partenaire avant le 01/07/2015, l organisateur conserve à titre d indemnité 60% du montant de la facture globale. Pour toute demande d annulation intervenant à partir du 02/07/2015, la totalité des sommes dues reste exigible et sera conservée à titre d indemnité de rupture. ART. 5 - SOUS LOCATION : Le certificat d admission est nominatif, incessible et inaliénable. Il est formellement interdit aux exposants, sauf accord écrit, de céder, sous-louer ou partager à titre onéreux ou gratuit tout ou partie de leur emplacement. ART. 6 - OCCUPATION DES SURFACES D EXPOSITION : Le plan de l exposition est établi par le Comité d Organisation. L attribution des emplacements est faite par Le Public Système PCO en collaboration avec le Comité d Organisation, en tenant compte des réservations. Après attribution, aucune modification d emplacement ne pourra être faite sans l accord écrit du Public Système PCO qui se réserve le droit de modifier toutes les fois qu elle le jugera utile, l emplacement, l importance et la disposition des surfaces demandées par l exposant. Si le Comité d Organisation se trouve dans l obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s engagent à se conformer aux décisions prises. Les emplacements attribués devront être occupés par l exposant aux jours et heures d ouverture du congrès, sinon, ils seront considérés comme disponibles et pourront recevoir une nouvelle affectation sans que l exposant défaillant puisse prétendre à une indemnité ou à un remboursement quelconque. ART. 7 - RÈGLEMENTS ET CONSIGNES DE SÉCURITÉ : Un dossier technique de l exposant sera envoyé ultérieurement à chaque société ayant réservé un stand. Ce dossier comprendra toutes les modalités d aménagement de stand et de location de mobilier, ainsi que les règlements de sécurité et les informations sur les différents services qui vous seraient nécessaires (téléphone, manutention, stockage, dédouanement...). Les exposants s engagent à respecter et à faire respecter par leurs salariés et sous-traitants la réglementation du lieu du congrès et les consignes précisées dans le dossier technique. D une façon plus générale, les exposants sont tenus de respecter les lois et les règlements s appliquant aux salons ainsi que les mesures de sécurité édictées par la Préfecture. À titre particulier, ils doivent se conformer aux règlements et consignes de sécurité du lieu du congrès. Les exposants sont responsables tant du matériel qu ils exposent que de celui qu ils ont loué ou installé sur leur stand. ART. 8 - EXCLUSIVITÉ : La réservation, puis la location d un stand ou d un espace publicitaire, imposent à l exposant de ne pas organiser, ni favoriser, pendant sa durée, de réunions ou rassemblements sur les thèmes du Congrès, qui n auraient pas été déclarés et autorisés par le Comité d organisation. ART. 9 - DISTRIBUTION DE DOCUMENTS : Toute distribution de publicité et tracts ne pourra être effectuée que sur le stand attribué à l exposant. ART. 10 - DROIT ET RESPONSABILITÉS DE L ORGANISATEUR : L organisateur aura le droit de statuer sur tous les cas non prévus au présent règlement. Toutes ses décisions seront prises sans recours possible et immédiatement exécutables. Toute infraction à une quelconque clause des présentes conditions générales de location des surfaces d exposition pourra entraîner l exclusion immédiate, temporaire ou définitive du contrevenant sans que ce dernier puisse prétendre à aucun remboursement ou compensation. L organisateur pourra disposer librement des réservations ainsi laissées libres. Il en est ainsi en cas de non-respect des conditions de règlement dans l article 3 : l organisateur adressera au débiteur une MED avec AR. A défaut de règlement dans les 15 jours par le débiteur, le contrat sera résolu de plein droit. L organisateur ne pourra être tenu responsable d un trop faible nombre de congressistes inscrits ou d un quelconque manque d intérêt pour l ensemble de la manifestation. ART. 11 - ANNULATION DE LA MANIFESTATION : En cas de force majeure, les dates du congrès et de l exposition pourront être modifiées ou purement et simplement annulées. Dans cette dernière hypothèse, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements sans que des recours soient possibles à l encontre de l organisateur. ART.12 - LITIGES : En cas de litige, seuls les tribunaux de Paris sont compétents. 25-26-27 NOVEMBRE 2015 CENTRE DE CONGRÈS DISNEY S HOTEL NEW-YORK 7