Livre blanc de la méthode KEL Organiser - Partager - Communiquer
Pour qui et pourquoi un livre blanc? - 02 - Vous êtes responsable d une entreprise, d une équipe, d une association, d une collectivité? Vous souhaitez améliorer votre organisation et le fonctionnement de votre structure? Ce livre Blanc est pour vous. Ce livre blanc est destiné aux professionnels désireux d obtenir des réponses concrètes pour améliorer leur organisation. Aujourd hui, pour assurer la pérennité d une activité, il faut être organisé, réactif et efficace. Chaque jour, votre activité vous amène à réaliser diverses tâches : consultation de votre agenda, planification de votre travail, traitement de votre communication entrante et sortante (appels téléphoniques, mails, fax, courriers, SMS) avec vos clients, prospects, fournisseurs, collègues, partenaires. De plus, vous devez classer et archiver un nombre important de documents et informations. Quelque soit le cœur de votre métier, toutes ces activités, indispensables au développement et à la bonne marche de votre entreprise, vous prennent de l énergie et un temps précieux. Se lancer dans une meilleure organisation apporte un réel avantage compétitif à l entreprise, mais peut aussi susciter des questions, voire des craintes. Afin d apporter des réponses claires, l équipe du Groupe KEL a conçu et rédigé ce livre blanc. Nous espérons qu il vous permettra d aborder en confiance l évolution de votre entreprise vers une organisation plus agile et plus efficace. 01 02 03 04 05 06 La démarche vers une meilleure organisation Un constat qui pousse à réagir Une expérience à partager Créer un contexte favorable à une meilleure organisation Mobilisez et impliquez votre équipe Pensez à communiquer Qu est ce que la méthode d organisation KEL Organiser Partager Communiquer La Méthode d organisation KEL au quotidien Planifier avant de commencer Une journée classique avec la méthode d organisation KEL Un moyen adapté à la méthode Les avantages du mode Saas Qu est ce que le SaaS? Pourquoi ce mode de travail est-il avantageux? La peur de la perte de données Le souci de la confidentialité Comment choisir un bon outil de travail collaboratif? Les bénéfices de la méthode KEL en mode Saas Un quotidien simplifié Une rentabilité supérieure à 300% Pourquoi travailler avec le Bureau Virtuel KEL? 03 03 03 04 04 04 05 05 06 07 08 08 08 10 10 10 10 11 11 11 12 12 14 14 Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
La démarche vers une meilleure organisation 01 Un constat qui pousse à réagir D après une étude américaine, un responsable perd environ 6 semaines par an à rechercher des informations qu on lui a déjà remises. 5 minutes par-ci, 10 minutes par-là. Ce n est pas grand-chose mais si on additionne tout, que de temps perdu! En plus d une volonté d optimiser son temps de travail, les raisons qui motivent un entrepreneur ou un chef de service à se pencher sur l amélioration de son organisation peuvent être multiples : La décision d éliminer le stress au travail ; Le besoin d accroître sa productivité, sa réactivité et de réduire ses coûts... Le besoin de classer et sécuriser ses informations, dossiers ; L embauche ou le départ d un collaborateur ; La sortie d un nouveau produit ou service ; Améliorer sa compétitivité et lutter contre une concurrence de plus en plus forte ; Etc... Quelque soit ce qui vous pousse à améliorer votre mode de fonctionnement habituel, l important c est que vous ayez pris conscience que vous pouvez gagner en efficacité et réduire votre stress. Une expérience à partager La méthode KEL est née d un besoin d organisation suite au développement de notre Groupe, aussi bien en termes de charges de travail, de nombres de services que de collaborateurs. En effet, le Groupe KEL présent, depuis 1988, sur le marché de l informatique a beaucoup évolué et a du se structurer. Nous avons donc étudié et testé plusieurs méthodes d organisation, de gestion de l information et de communication. Chacune avait ses bienfaits mais n étaient «pas vraiment applicables» par tous nos collaborateurs aux fonctions si différentes, ou alors cela nécessitait plusieurs outils indépendants et d importants investissements. Riches des connaissances acquises grâce à diverses méthodes, nous avons décidé d utiliser nos ressources internes pour développer notre propre méthode d organisation et les outils nécessaires. Notre démarche a intéressé beaucoup de professionnels qui rencontraient les mêmes besoins d organisation. A travers leurs divers corps de métiers et structures d entreprises, nous nous sommes aperçus que la méthode KEL est universelle et s adapte à tout type d organisation. C est pourquoi aujourd hui, nous la partageons avec vous et proposons de vous guider dans sa mise en place. GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 04 - Créer un contexte favorable à une meilleure organisation 02 D une manière générale, la démarche d accompagnement du changement de votre organisation peut s articuler autour de 6 étapes : OBSERVER 1. Analyser l existant COMPRENDRE 2. Critiquer l existant 3. Réaliser l étude pour une amélioration AGIR 4. Choisir des solutions 5. Mettre en oeuvre 6. Suivre et ajuster Un changement en profondeur peut faire peur et générer du stress. C est pour cela qu il est important de rassurer en s appuyant sur une méthode validée. Avec la méthode KEL, il suffit d appliquer quelques principes simples, sans bouleverser totalement votre mode de pensée. Vous pouvez conserver le même mode de fonctionnement tout en améliorant l organisation de vos tâches au quotidien. Mobilisez et impliquez votre équipe IMAGINER CLAIREMENT L AVENIR: Avoir une vision claire du futur et la communiquer dès le départ à vos collaborateurs afin de faciliter leur implication. Il faut montrer ce qu il y a à gagner à s engager dans ce processus. ENTREZ DANS L ACTION: Mobilisez les acteurs et les faire adhérer à un «projet». Définissez un objectif, une date de début et une date de fin. Vous devez convaincre de la nécessité à s engager dans ce projet. Rappeler, si besoin, ce qu il y a aussi à perdre à rester immobile et attentiste. Qui n avance pas, recule. SOYEZ A L ÉCOUTE: Il s agit dans les faits d offrir aux acteurs la possibilité d apporter leurs idées, de faire part de leurs craintes. Pensez à communiquer Face au changement qu une nouvelle organisation va provoquer, il ne faut pas négliger votre communication avec vos collaborateurs. Elle doit remplir 4 objectifs : 1. Partager la vision à tous vos collaborateurs 2. Accompagner vos collaborateurs dans le déroulement et les changements qu implique une meilleure organisation. 3. Rassurer sur le bien fondé du changement et sur la cohérence de la démarche adoptée (mettre tout particulièrement l accent sur les bénéfices et les améliorations attendus) 4. Diffuser les nouvelles règles. Pour cela il faut former et coacher. Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
- 05 - Qu est ce que la méthode d organisation KEL 03 Comme vous avez pu le lire plus haut, la méthode d organisation KEL est inspirée de multiples méthodes, d une étude des rôles et fonctions de chaque maillon et d une réelle expérience d application dans plusieurs entreprises. 3 Notions essentielles à retenir : ORGANISER PARTAGER - COMMUNIQUER ORGANISER Souvent, une bonne organisation se traduit directement par un gain de temps et une productivité accrue. Par conséquent, cela devrait être une de vos priorités si vous voulez réduire votre niveau de stress quotidien. Planifiez vos tâches et rendez-vous La planification des tâches est un des points importants dans tout système d organisation. Nous vous recommandons, donc, de programmer vos actions afin de pouvoir vous concentrer sur l activité du moment sans craindre d oublier quelque chose. Il faut avoir confiance en votre organisation pour avoir l esprit plus libre et donc plus productif/ attentif. L idéal, c est d avoir un outil comme celui de la méthode KEL qui vous rappelle les tâches et les rendez-vous au bon moment sans avoir à y penser. Comme pour tout, il y aura toujours une source d interruption ou un imprévu. Raison de plus pour que le reste de votre journée n en soit pas affecté. Apprenez à faire face à ces interruptions de manière efficace pour gagner du temps et vite revenir à vos tâches. Déléguez et travaillez en équipe Si vous travaillez avec des collaborateurs sur un projet : déléguez. Il s agit de votre capacité à partager votre charge de travail avec les autres. Mais plus qu un simple partage, cela implique aussi de déterminer quelles personnes sont les mieux adaptées pour effectuer ces tâches pour une meilleure efficacité. De plus, le travail collaboratif apporte une véritable dynamique et renforce l esprit d équipe. Optimisez votre réactivité et gagnez du temps De nos jours, on veut tout, tout de suite. Pour être compétitif et satisfaire au maximum ses clients, il faut optimiser sa réactivité. Concrètement, pour pouvoir traiter rapidement les demandes et se tenir informé des dernières communications reçues, nous conseillons d utiliser une plate forme sécurisée de travail collaboratif en ligne (mode SaaS). Inspirez-vous de la méthode GTD La méthode GTD (getting things done) de David Allen est connue dans le monde entier : «Pour bien choisir sa priorité et s y consacrer pleinement, il faut pouvoir s appuyer en permanence sur un système que l on sait fiable. Au moment de choisir ce à quoi se consacrer maintenant, ce système doit présenter toutes les actions immédiatement exécutables là où l on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi : - on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l on fait, - on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant, - on est tranquille sur ce que l on ne fait pas : soit que l on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n était tout simplement pas faisable maintenant. Toute l attention, la créativité et l énergie étant mobilisées sur la seule action qu on a délibérément choisie de faire, on s approche mieux que jamais de l état de productivité sans stress annoncé.» Source : Wikipédia La méthode GTD vous permet de traiter toute l information que vous avez à assimiler. C est la certitude de ne plus oublier de faire les choses importantes. GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 06 - PARTAGER Privilégiez le travail collaboratif et la gestion des connaissances Le travail collaboratif et la gestion des connaissances sont très importants et ont pour enjeux les points suivants : - La performance de l entreprise : les employés se sentent investis dans les résultats de la société et cela a un effet positif sur leur motivation. - L augmentation de la valeur de l entreprise qui est directement liée à l augmentation de son capital de connaissances. - L augmentation de la rapidité des réponses apportées aux demandes des clients. - La sauvegarde des connaissances de l entreprise. Ainsi, votre activité sera moins sensible au départ ou à l absence d une personne ayant acquis un savoir-faire important. Un exemple concret Apple est l une des organisations les plus admirées. Ce n est pas l utilisation d une technologie en particulier qui lui a valu ce titre, mais bien l ensemble des pratiques organisationnelles qui soutiennent la stratégie de la gestion de connaissances: le soutien de la haute direction, le développement et la valorisation du capital intellectuel, la création d une culture axée sur la réutilisation de la connaissance organisationnelle et la création d une infrastructure technologique facilitant la collaboration et le travail collaboratif. Source : Alina Maria Dulipovici, membre du service de l enseignement des technologies de l information de HEC Montréal. Partager vos informations et alimenter la mémoire de votre entreprise sont des éléments clés pour une meilleure organisation. Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
COMMUNIQUER - 07 - EN INTERNE Communiquez «mieux» les informations Dans toute entreprise, association, collectivité ou même plus généralement dans la vie, une des choses essentielles au fonctionnement c est la COMMUNICATION. Le fait de communiquer est une bonne chose mais il faut aussi «structurer» la façon et le contenu de ce que l on communique. Concrètement : Appliquez le «QQOQCP» Dans votre entreprise, vous êtes confronté quotidiennement à une multitude de tâches à réaliser, de problèmes, d imprévus,... à gérer. Si certains se résolvent rapidement et de manière évidente. D autres vous demandent plus de temps, d analyse et de réflexion. Basé sur la méthode QQOQCP (Qui? Quoi? Où? Quand? Comment? Et Pourquoi?), la méthode KEL vous permet de conserver vos informations de manière exhaustive et rigoureuse. Pour chaque action, elle vous propose de répondre à un minimum de questions pour analyser clairement l information. Cette méthode adopte une démarche d analyse critique constructive basée sur le questionnement systématique. Il s agit de poser les questions afin de n oublier aucune information connue : - Qui? De qui s agit-il? A qui est destiné le message? Qui a transmis le message? - Quoi? Action, tâche, prestation, objet, opération, ou problème - Où? Service, chantier, - Quand? Date de saisie et planification - Comment? Mode de communication d entrée et de sortie (courrier, mail, fax, téléphone...) - Pourquoi? Explicatifs Bien sûr, il se peut que vous n ayez pas les réponses à toutes les questions à chaque fois mais le fait d avoir la possibilité d y répondre permet de ne perdre aucun élément. ET AVEC VOTRE RÉSEAU RELATIONNEL Nous n allons pas vous expliquer comment communiquer avec vos contacts, c est plutôt votre métier. Nous soulignons juste ici l importance de conserver tout échange que vous pouvez avoir avec eux. Archivez, classez, historisez, chaque mail, fax, courrier, et conversation téléphonique. Ce sont ces éléments qui vont vous permettre d assurer un bon suivi de dossiers et par la suite d analyser l énergie dépensée pour une affaire. GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 08 - La méthode d organisation KEL au quotidien 04 Prenez Planifier avant de commencer l habitude de vous organiser un planning journalier ainsi qu un planning de la semaine, voire du mois. Prenez un instant, au quotidien, pour consulter tout ce qui doit être fait dans la journée. Pensez à anticiper certaines tâches qui ont une date à respecter : facturations, relances, TVA, réunions... Une journée classique avec la méthode d organisation KEL Démarrage : une vision de la journée Pour démarrer une journée productive, mieux vaut ne pas perdre de temps à se demander par où commencer. - Consulter vos actions à faire dans la journée dans l ordre chronologique. - Relever vos messages reçus (mails, fax, courriers), décider de les supprimer ou de les conserver et de les lier à une affaire. Ces 2 actions qui vous permettent d avoir une vision globale du déroulement de votre journée doivent devenir des réflexes quotidiens. Vous pouvez donc vous consacrer à vos tâches planifiées et/ou rendez-vous de la journée. Abordez le travail à accomplir Lorsque vous commencez un travail sur un dossier, consultez son historique et les documents qui s y rattachent. Tous ces documents et toutes ces informations sont classés et disponibles au même endroit, cela vous fait gagner un temps précieux. Ne vous laisser pas distraire Lorsque que vous êtes concentré sur une tâche à réaliser, ne vous éparpillez pas! Un collaborateur prend vos messages téléphoniques, vous les verrez apparaître dans votre liste des tâches et messages. Si vous êtes auto-entrepreneur, ou ne pouvez pas vous faire assister pour noter les messages, prenez rapidement les informations des appels reçus. Ils vous seront rappelés. Vous pouvez vous consacrer à votre activité de départ sans craindre d oublier quelque chose. Notez l avancement de votre travail Dès que vous avez fini ou bien avancé sur une tâche, notez l état de son avancement. Si celle-ci n est pas terminée, re-planifiez la à un moment propice. Et ainsi de suite... L application de cette méthode et l utilisation du Bureau Virtuel KEL apporte une véritable structure au travail quotidien. Il vous permet de visualiser rapidement ce qu il y a à faire et ce qui a été accompli. Avec ces simples conseils, le travail est optimisé et surtout, vous et vos collaborateurs serez plus sereins. Un moyen adapté à la méthode Vous vous dîtes peut être que la méthode KEL relève simplement du bon sens et qu il suffit de penser aux 3 notions essentielles lors de chacun de vos actes. Vous vous attaqueriez là, à un gros challenge... S organiser n est déjà pas une chose facile, si en plus, à chaque instant, vous devez penser à partager certaines informations, à bien communiquer en interne, sauvegarder et suivre toutes les communications... vous vous sentirez vite surchargé de travail, l inverse du but recherché ici. Donc pour ne pas se compliquer la vie, il existe un outil pour vous assister dans votre organisation : Le bureau virtuel KEL. Un outil intelligent pour vous assister Le Bureau Virtuel KEL vous rappelle, au bon moment, les actions à réaliser et les rendezvous à ne pas manquer. Cela vous permet de vous concentrer sur votre activité du moment et d accéder rapidement aux informations nécessaires. Vos tâches et actions peuvent se décliner sur 3 niveaux de classement. Le travail collaboratif Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
- 09 - est facilité grâce à la distribution des tâches et actions et au partage des informations sur un même dossier. Planifiez facilement vos réunions et les rendez-vous de vos collaborateurs grâce à l agenda partagé. Avec cet outil, les mails, les fax et tout autre document pourront être rattachés directement à une affaire et donc visibles par l ensemble des collaborateurs qui s occuperont de ce dossier. En conclusion, le Bureau Virtuel KEL est une véritable main courante où tout est noté, classé et stocké. L histoire et la mémoire de votre entreprise. L outil vous permet d accéder à vos données à partir de n importe quel navigateur Web au bureau, en clientèle, à la maison etc... et à tout moment avec votre ordinateur, IPad ou votre Iphone connecté à Internet. Votre entreprise vous accompagne dans vos déplacements. Le temps gagné vous permet de vous consacrer pleinement à des activités plus lucratives! Assurez-vous de ne perdre aucun document Ne prenez plus le risque de perdre un document important. Sécurisez au maximum le stockage de vos documents. Aujourd hui, il est recommandé de conserver électroniquement vos documents. Le papier se perd, se dégrade et coûte plus cher qu une gestion électronique. Bien sûr, vos données doivent également être protégées, sauvegardées. Si vos documents sont en sécurité, vous serez plus serein. Avec le bureau virtuel KEL, vous pouvez stocker, consulter et partager vos documents qui bénéficient de la sécurité de nos serveurs. Un moteur de recherche vous aide à les retrouver très rapidement et cela même si le document a été traité il y a des années. GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 10 - Les avantages du mode SaaS 05 Le cabinet d études Markess affirme, qu en 2012, une entreprise française sur trois utilisera des solutions de Cloud Computing, essentiellement le mode SaaS (Software as a Service). Ce pourcentage devrait continuer de croître au cours des années qui viennent, porté par les fortes demandes des entreprises en termes de flexibilité et de réduction des coûts. Qu est ce que le Saas? La traduction du terme «Software as a service» signifie «logiciel en tant que service». Le travail en mode SaaS est possible via le Web. Il n y a alors plus besoin d installer une application de bureau sur votre ordinateur. Vous accédez à votre service/logiciel directement avec une connexion Internet où que vous soyez. Le SaaS est aussi un concept qui consiste à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l achat d une licence. Les clients ne paient pas pour posséder le logiciel en lui-même mais plutôt pour l utiliser. Pourquoi ce mode de travail est-il avantageux? Voici les principaux avantages qu apporte l utilisation d un service en mode Saas : Amélioration de l agilité et de la réactivité Optimisation des coûts d exploitation Accélération des déploiements et réductions du temps d implémentation Accès distant possible (collaborateurs nomades, mobiles ou en télé-travail) Facilité d accès et souplesse d utilisation (notamment via un navigateur web) Pas d investissement dans des infrastructures (serveurs, bales...) Pas d investissement en licences logiciels Source : MARKESS International Nous pouvons les regrouper en 3 thèmes principaux : Un gain du temps et réactivité En effet, il n y a plus de contraintes «géographiques», on peut travailler de n importe où. Pour les professionnels souvent en déplacement, c est un outil révolutionnaire! Et pour les sédentaires, c est également pratique de savoir que l on peut consulter les tâches à réaliser ou suivre des dossiers ailleurs que sur son poste. Le partage des informations en instantané Dès qu une information entre dans l entreprise, elle peut être enregistrée, mise à disposition des collaborateurs concernés et/ou transmise à son destinataire. Elle est partagée immédiatement. Le tarif très avantageux Une plateforme de travail collaboratif en mode SaaS est la plupart du temps facturée sous forme d abonnement mensuel. Grâce aux économies d échelles, les coûts sont largement moindres que si une entreprise devait mettre en place son propre système d organisation et de communication. Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
- 11 - La peur de la perte de données C est probablement le principal frein à l adoption d un nouveau modèle d organisation qui permet de travailler en ligne sur Internet (mode SaaS). Mais ce qu il faut également prendre en compte, c est que vos données ont une valeur inestimable. C est pourquoi toutes les précautions pour assurer la meilleure sécurité possible à vos données ont été prises. Concrètement, celles-ci sont placées sur des serveurs dédiés haute performance en data center chez l hébergeur n 1 en France avec un système de sauvegarde automatique. En fait, en utilisant une solution SaaS comme l outil de la méthode KEL, vos données sont bien plus en sécurité qu elles ne pourraient l être au sein même de votre entreprise! Le souci de la confidentialité En stockant ses données sur Internet, l entreprise peut légitimement se demander de quel niveau de confidentialité elles vont bénéficier. Encore une fois, toutes les précautions à ce sujet ont été prises pour vous garantir un haut niveau de confidentialité. Le site de l outil de la méthode KEL est en version «https». C està-dire autant sécurisé que vos comptes bancaires par exemple. Ensuite pour pouvoir vous connecter, il faut saisir 2 identifiants et un mot de passe personnel. De plus, vos données sont cryptées à 100% et donc tout à fait illisibles par quelqu un extérieur à votre entreprise. Comme vous avez pu le lire plus haut, les outils de travail en mode Saas présentent de nombreux avantages. Il ne s agit pas simplement d un effet de mode mais d une véritable révolution dans le monde du travail. Attendre plus longtemps avant de s y intéresser, c est continuer à perdre du temps mais aussi laisser de l avantage à la concurrence. Comment choisir un bon outil de travail collaboratif? Voici quelques conseils pour vous aider à choisir l outil de travail qui vous conviendra : Misez sur la sécurité : Choisissez un fournisseur qui vous assure la sécurité de vos données aussi bien en termes d accès que de sauvegarde. Avec le bureau Virtuel KEL, vos données sont cryptées et stockées sur des serveurs dédiés hautes performances, alloués par OVH, l hébergeur le plus important de d Europe. Les meilleures technologies sont utilisées afin de vous procurer un niveau de sécurité et fiabilité maximal! Optez pour un outil complet : Un seul outil pour toutes vos activités! Le Bureau Virtuel KEL vous permet de vous organiser et traiter vos communications entrantes, sortantes et internes. De plus, tout est enregistré, c est une mémoire sans faille de l entreprise que vous partagez avec vos collaborateurs. Laissez-vous guider : Il faut que l outil choisi vous permette de vous libérer l esprit. Véritable aide à l organisation avec une planification et un rappel des tâches et rendez-vous, vous pouvez faire confiance au Bureau Virtuel KEL pour ne rien oublier. GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 12 - Les bénéfices de la méthode KEL en mode Saas 06 La Un quotidien simplifiée méthode KEL, couplée à son outil en mode Saas, prend une dimension supplémentaire et permet de disposer d un véritable assistant virtuel pour l organisation du travail quotidien. Le bureau virtuel KEL est un service en ligne unique pour le suivi de vos contacts, l organisation et la planification du travail, le partage d informations de l entreprise et la communication avec votre réseau relationnel. Organisation et planification du travail Communication avec votre réseau Partage des informations et des documents MEMOIRE DE L ENTREPRISE Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
- 13 - Concrètement, voici en 7 points comment cette solution vous permettra de gagner du temps et vous libérer l esprit : Trouvez facilement vos contacts et leur historique Retrouvez simplement et rapidement toutes les données et l historique de vos relations avec vos clients, fournisseurs, prospects... en quelques secondes. Un nom, un numéro, une ville, un mail le bureau virtuel retrouve qui est votre contact. Planifiez votre travail et laissez vous guider! Organiser votre travail, gérez votre agenda, le bureau virtuel KEL vous rappelle au bon moment les tâches à réaliser et les rendez vous à ne pas manquer. Concentrez-vous sur l activité du moment et accéder rapidement aux informations nécessaires. Alimentez la mémoire de votre entreprise Une seule application pour toutes vos activités, c est une mémoire sans faille de l entreprise que vous partagez avec vos collaborateurs. Communiquez comme bon vous semble! Une boîte de réception unique pour vos mails et fax. Ces derniers sont automatiquement dématérialisés, pas besoin de les imprimer. Envoyez depuis votre Bureau Virtuel KEL des courriers postaux avec le service KEL doc, des fax, des SMS, des mails. Chaque envoi est noté et archivé au bon endroit pour assurer un suivi minutieux. Le travail collaboratif est simplifié avec le Bureau Virtuel KEL. Vous communiquez facilement, en interne, au sein de votre entreprise, ainsi qu en externe, avec l ensemble de votre réseau relationnel (prospects, clients, fournisseurs, ). Libérez-vous des contraintes de papier avec la GED! Ne prenez plus le risque de perdre un document important. Dans un espace privé, vous pouvez stocker, consulter et partager vos documents qui bénéficient de la sécurité de nos serveurs. Vous pouvez rattacher à chaque contact et / ou tâches les documents qui s y rapportent. Fini les dossiers papier qui encombrent votre bureau! Votre entreprise vous accompagne dans vos déplacements! Le Bureau Virtuel KEL est une plate forme sécurisée de travail collaboratif entièrement en ligne (mode Saas). Vous pouvez accéder à vos données à partir de n importe quel navigateur Web au bureau, en clientèle, à la maison etc... et à tout moment avec votre ordinateur ou votre Iphone connecté à Internet! Le choix des meilleures technologies pour vos données Vos données sont stockées sur nos serveurs dédiés hautes performances, alloués par l hébergeur le plus important de France. Les meilleures technologies sont utilisées afin de vous procurer un niveau de sécurité et fiabilité maximal! GROUPE KEL - Logiciel internet réseaux, le partenaire de votre avenir www.groupekel.fr
- 14 - Une rentabilité supérieure à 300% Les personnes qui nous contactent ne sont pas forcément désorganisées, leur système fonctionne mais simplement, il a atteint ses limites. Les collaborateurs sont fatigués, préoccupés, ou, ils ont la sensation de travailler que dans l urgence. D un autre côté, la concurrence s accroît, il faut sans cesse être plus performant. Mais comment faire quand on manque de temps? Et bien, il faut en gagner partout où cela est possible. La méthode KEL et son outil permettent de gagner en moyenne 11 heures par mois et par utilisateur! Comment gagner 11 heures par mois? Simplement, en réduisant le temps passé à rechercher des informations, à planifier son travail, à envoyer des courriers... Toutes ces petites actions quotidiennes qui mises bout à bout prennent un temps considérable. Alors, faisons un rapide calcul pour savoir combien le Bureau Virtuel KEL peut vous faire gagner (pour un taux horaire de 35 ) : 11h X 35 = 385 / mois / collaborateur. Et ceci, sans avoir du matériel ou logiciel à acheter. Totalement en mode Saas, vous y accéder avec une simple connexion Internet. Pourquoi travailler avec le Bureau Virtuel KEL? GAIN DE TEMPS ET D ARGENT SIMPLICITÉ D UTILISATION Ne cherchez plus et profitez du temps gagné pour vous consacrer à votre cœur de métier. Déploiement, prise en main, utilisation et maintenance simple et rapide. ACCESSIBILITÉ ET MOBILITÉ SÉCURISATION DE L INFORMATION EXPERTISE MÉTIER Accès via le web à partir de n importe quel ordinateur, tablette, i-phone La mémoire de l entreprise et l ensemble des documents. Éditeur de solution logiciel depuis 1988, le Groupe KEL aide les entreprises à augmenter leur productivité et gagner en confort de travail. Le Bureau Virtuel KEL regroupe les services et applications nécessaires à votre bon fonctionnement quelque soit votre taille et votre activité. Que vous l utilisiez seul ou en multi-utilisateurs, il deviendra votre assistant complet et facilitera votre quotidien! Livre blanc de la méthode KEL - Organiser, partager, communiquer
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