Valoriser ses publications avec Hal

Hal Nathalie REYMONET Manager de l information scientifique Direction d Appui à la Recherche et à l Innovation -DARI- Université Paris Diderot

«archive ouverte», «open access» : définitions et éléments de contexte l open access dans la recherche publique l archive ouverte Hal en France droit de diffusion en archive ouverte TP : l archive ouverte Hal / Hal-Diderot, pas à pas s inscrire déposer une publication exporter une liste de publication regrouper ses publications en collection les fonctionnalités apportées par la v3 le CV de chercheur Sommaire Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 2

open access = libre accès à l information scientifique et technique : Open Access : de quoi parle-t-on? en ligne, gratuit, immédiat, permanent. revues open access : gold OA publient les résultats originaux validés archives ouvertes : green OA, réservoir de doc recueillent et diffusent les résultats publics Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 3

Open Access : enjeux diffusion des savoirs valorisation / émergence connaissances circulation des idées nourrir l'innovation améliorer le développement économique et social besoin de la communauté recherche demande de la société numérique conservation des résultats de la recherche et réutilisation des données chercheurs : auteurs de leur publication, reviewer de celle des autres, lecteurs des revues acteurs principaux du processus de publication Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 4

Open Access : quel contexte? CE : Horizon 2020 faire des publications en open access le principe général obligation de publier en OA ESR 2013, Code de la recherche, L.112-1 «La recherche publique a pour objectifs ( ) c) Le partage et la diffusion des connaissances scientifiques en donnant priorité aux formats libres d'accès ; e) L'organisation de l'accès libre aux données scientifiques.» Loi «pour une République numérique» art.17 : un auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert à l expiration d un délai de 6 mois en sciences et santé et 12 mois en SHS Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 5

Comment? les archives ouvertes serveur de dépôt de documents recherche contenu accessible librement et gratuitement Hal : CNRS, INSERM, 80 EP-ESR Hal-SHS / Hal-Diderot / Hal-Descartes... Hal interopérable avec d autres systèmes ArXiv, PubMed, OpenAIRE moissonné par GoogleScholar, Isidore Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 6

Droit et dépôt : comment savoir? droits auteur : auto-archivage par les auteurs ne pas déposer un texte avant de le publier! droits éditeur/publisher : droit de diffuser Loi pour une République Numérique : un auteur dispose, même après avoir accordé des droits exclusifs à un éditeur, du droit de mettre à disposition gratuitement dans un format ouvert à l expiration d un délai de 6 mois en sciences et santé et 12 mois en SHS respect de l embargo sur la diffusion gestion de l embargo dans Hal si doute : saisir les références bibliographiques Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 7

Open Access - N.Reymonet (DARI) 8

Hal : quel intérêt pour moi / nous? pour les auteurs : diffusion des publications abonnements lectorat bibliographie : listes de publications, CV pérennité de l'accès et du texte antériorité publique pour le labo / entité / projet : mettre en valeur par regroupement de publications en "collection" de l entité : mini-site web récolte facilitée pour les rapports d activité pour l université : diffusion de sa production scientifique conservation de son patrimoine scientifique Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 9

Pourquoi Hal «en plus» de PubMed? dans PubMed le texte accessible : 1) via PubMedCentral : gratuit pour tous, ouvert 2) via l'éditeur/publisher : gratuit pour tous, ouvert 3) via l'université : inaccessible à l'extérieur, fermé PubMed ne référence ni thèse, ni livre, ni congrès regrouper ses publications derrière une URL stable chargement des métadonnées par le PMID Open Access - N.Reymonet (DARI) 10

Hal-Diderot : quelle consultation? 1 612 525 en 2015 http://repositories.webometrics.info/en/top_portals (02/09/2015) Open Access - N.Reymonet (DARI) 11

Hal-Diderot : contenus, par domaines Hal-Diderot 03/06/2016 14 573 documents avec texte intégral 31 831 références bib Hal «national» 391 051 documents avec texte intégral Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 12

Open access et production de connaissances par la recherche c) brevet b) résultats de recherche société civile d) manuscrit de publication f) connaissances d1) éditeur d1) comité de lecture a) communauté scientifique brevet d4) archive ouverte d3) revue open access d2) revue abonnement payant e2) acces direct e1) bases bibliographiques et moteurs de recherche N.Reymonet, DARI Université Paris Diderot (2015).

Apports de la v3 de Hal ergonomie (une documentation en ligne) regrouper ses identifiants auteurs de différentes formes : «IdHal» créer un CV chercheur avec ses publications relier des documents entre eux attribuer une licence Creative Commons à ses publications Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 14

TP : étapes d un dépôt dans Hal transfert du fichier à publier saisie ou récupération des métadonnées / description bibliographique saisie du/des auteurs & affiliations récapitulatif possibilité de dissocier référence / texte possibilité de différer la diffusion du texte (embargo) Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 15

Création du compte dans Hal / Hal-Diderot Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 16

choisir librement son login et son mot de passe de contributeur à Hal dans cette étape, il est important d être précis sur son nom et son/ses prénoms de façon à éviter la confusion avec des homonymes : la graphie choisie ici sera celle du nom d auteur dans Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 17

Validation de la création du compte dans Hal Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 18

Mél de validation : quelques minutes Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 19

Se connecter Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 20

dans cette étape, on peut définir : - son nom d appellation - son domaine disciplinaire par défaut - sa qualité d auteur par défaut - sa langue de dépôt (FR/ENG) Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 21

choisir un/des domaine(s) scientifique(s) préférentiel(s) qui sera renseigné par défaut lors des dépôts il sera modifiable par la suite Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 22

Dépôt de publication Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 23

Choisir le type de production scientifique à déposer Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 24

Choisir de déposer le texte ou seulement une description bibliographique ici pour saisir seulement la description sans le texte les métadonnées (référence bibliographique) Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) ici pour déposer le contenu de sa production : texte, image, son 25

Embargo et métadonnées Durée d embargo : délai de rétention avant diffusion du document déposé et visibilité complète : - par défaut : visibilité immédiate - ou choisir la durée Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) Par défaut, Hal récupère certaines métadonnées du PDF 26

Dépôt et droit de déposer l auteur s engage ici à déposer des fichiers pour lesquels il a le droit de le faire Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 27

Renseigner les métadonnées champs obligatoires * Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) en ayant coché la case «récupération des métadonnées à partir du fichier PDF» de l étape «Fichiers», certains champs de métadonnées sont pré-renseignés 28

Un lien avec une base externe peut être proposé via l'identifiant de la publication : identifiant Arxiv, PubMedID, BibCode ADS. Il déclenche le chargement de métadonnées de la publication. Ce n est pas un champ obligatoire. Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 29

En cas de récupération des métadonnées : valider les auteurs issus de la récupération Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 30

Hors récupération des métadonnées : saisir les métadonnées / la description Renseigner les champs (saisie ou copier-coller) dans les zones de texte libre Hal vérifie dynamiquement que le titre saisi n est pas déjà présent dans la base afin d éviter les doublons Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 31

Saisir ou choisir des valeurs Liste de valeurs à choisir au lieu de saisir, chaque fois que possible : titre revue, nom de projet, nom d auteur, de labo pour certaines revues, Hal est connecté à Sherpa/RoMEO qui renseigne sur la politique des éditeurs en matière d archives Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) ouvertes 32

les dates il existe plusieurs dates les requêtes peuvent porter sur plusieurs dates Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 33

Lien avec un financement sur appel à projets Liste de valeurs à choisir au lieu de saisir : les projets connus de Hal Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 34

si la phase d identification a été précisément renseignée (lors de l inscription), l auteur s inscrit par défaut Rattachement du/des auteurs on peut ajouter un/des autre(s) auteur(s) on peut renseigner plusieurs auteurs à la fois Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 35

Rattachement du/des auteurs si mon identification initiale n a pas été précise et que mon patronyme a des homonymes, un auteur homonyme peut être proposé ne pas cliquer sur Annuler, car cela écrase toute la saisie et revient à l accueil mais passer la souris sur le nom d auteur erroné et cliquer sur l icône poubelle Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 36

saisie des valeurs Saisir début du patronyme ou choisir un auteur existant dans Hal si l auteur n est pas dans Hal saisir un nouvel auteur en cliquant sur la barre bleue et son établissement de rattachement Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 37

Saisie de l affiliation auteur Avant de passer à l étape suivante, donner une affiliation à l auteur : passer la souris sur le nom d auteur et cliquer sur l icône «maison» saisir le début ou le sigle du nom du labo recherché puis cliquer dessus pour y affilier l auteur un labo peut avoir connu des évolutions : choisir la forme qui Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) correspond à la date de la publication 38

Affiliation(s) auteur Hal connait aussi des laboratoires de recherche à l étranger (situation de post-doc) possibilité d ajouter plusieurs affiliations à un auteur Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 39

Récapitulatif de la saisie Si nécessaire, il est possible de revenir en arrière pour faire une modification avant le dépôt réel final (ne pas cliquer sur Annuler) Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 40

et dépôt final il est possible de relier des dépôts entre eux (annexes, texte d accompagnement ) cocher pour poursuivre : - fera l objet de diffusion - dépôt définitif - modération de Hal dépôt réel final Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 41

en attente de vérification par Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 42

déjà acceptés ou en attente de vérification par Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 43

sera définitif une fois accepté par Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 44

Déconnexion Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 45

Suivi du dépôt tout dépôt est définitif et daté à chaque dépôt, Hal envoie un mél au contributeur pour confirmer la réception du dépôt, en attente de son acceptation modération : dès que le dépôt est accepté par Hal, le déposant reçoit un mél de confirmation (24h/48h) Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 46

Identification d un dépôt : une page de garde Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 47

Ajout d un texte postérieurement à la référence bibliographique Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 48

Dépôt de ppt Les présentations Powerpoint doivent être déposées en tant qu'annexe à un texte. Choisir "Données supplémentaires" à l'étape "Fichier(s)" du dépôt. Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 49

Consultation et recherche consultation par liste par laboratoire par auteur recherche simple ou avancée : mots du titre, du résumé, nom d'auteur, combinaison de critères (ET) et de filtres statistiques de consultation Hal est moissonné par GoogleScholar Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 50

Export des résultats 51

Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 52

Export des résultats Recherche avancée Choisir "Structure (multicritère)" Indiquer le sigle du laboratoire ou des mots de son libellé Choisir "Date de publication : année" 2012 OR 2013 OR 2014 OR 2015 OR 2016 OR 2017 Deuxième vie publications dans Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 53

Export des résultats Choisir l option «Export avancé» Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) Attention, il existe une limite maximum à 2000 publications, dans ce cas, restreindre les années de publication sélectionnées et renouveler l opération d export 54

Export «avancé» Choisir les champs désirés 1 2 3 Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 55

Les champs nécessaires de façon standard peuvent être : Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 56

Le passage par Excel permet de choisir l ordre de présentation des références. Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 57

Ici la présentation des références est : par type de document, puis par année dans chaque type de Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) document, puis par auteurs dans chaque année. 60

Effectuer une modification de masse : - Sélectionner le contenu du fichier Excel - Copier ce contenu - Coller dans WordPad ou TextEdit afin d éliminer le formatage en tableau (éviter un plantage) - Copier ce contenu déformaté - Le coller dans Word pour la mise en page - Enlever les tabulations par modification globale : Edition/Remplacer ou <Ctrl>+<H> - Rechercher «^t» (signe de tabulation qui provient de Excel) - Remplacer par «.» (un point suivi d un espace) - Remplacer les «.» multiples par un «.» unique : répéter successivement le même remplacement jusqu à épuisement des «.» multiples. Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 61

La liste de références bibliographiques obtenue est prête pour une éventuelle mise en page plus poussée. Remarques méthodologiques : - S il apparaît des modifications à réaliser dans le contenu de ces références, il est de beaucoup préférable de les faire à la source, dans Hal-Diderot, pour les futures réutilisations. - Les caractères spéciaux sont le résultat de l export et ne nécessitent pas de correction dans Hal. Ils peuvent en revanche faire l objet d une modification globale : Remplacer «Ã» par «é», etc. Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 62

Pour plus de fonctions d export http://www.bibliopedia.fr/wiki/développements_hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 63

Regroupements de publications en «collections» 64

Regrouper des publications en «collection» mise en valeur de la production d une entité par regroupement de ses publications dans un mini-site web : actes, revue, projet, équipe, labo une collection a une URL courte et stable de type : http://hal-univ-diderot.archives-ouvertes.fr/nom_collection les documents sont sélectionnés automatiquement ou manuellement chaque publication peut être affectée à plusieurs collections différentes pour une création de collection : Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) oa-ist.recherche@univ-paris-diderot.fr 65

Exemple de collection https://hal.archives-ouvertes.fr/encyclo_1 Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 66

IdHAL, CV : apports de la v3 Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 67

Identifiant numérique unique Identifiant numérique unique : permet de limiter la fragmentation des identités à travers le paysage numérique et les différentes disciplines connexes dans lesquelles un auteur peut intervenir JP ou J.P. ou Jean-Pierre Le problème est exacerbé par la variété croissante de résultats scientifiques et les grandes collaborations et des équipes interdisciplinaires Exemple : ORCID (Open Researcher and Contributor id) qui est indépendant de tout éditeur ou fournisseur de base de donnée Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 68

IdHAL L idhal est un identifiant unique géré dans HAL L idhal permet à un utilisateur de regrouper les différentes formes de nom d auteur sous lesquelles son nom a pu être saisi lors de divers dépôts L IdHAL permet de relier les autres identifiants L idhal est utilisé pour créer son CV dans Hal : c est l IdHal qui figurera dans l adresse URL du CV Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 69

IdHAL Auteur rattaché à des publications dans Hal avoir au moins 1 dépôt Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 70

voir les documents liés à cette forme auteur Possibilité de modifier son IdHal à chaque instant pour ajouter ou enlever des formes Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) mais une fois créé, l IdHal ne peut pas exister sans aucune forme d auteur avoir déjà au moins une publication dans Hal ajouter cette forme auteur à mon idhal 71

CV de chercheur.e dans Hal Le CV est doté d une url de format http://cv.archives-ouvertes.fr/votre_idhal et est consultable par tout internaute Le CV est composé de 3 parties : - un titre et du texte, - la liste des publications déposées dans HAL, - des métadonnées extraites de HAL ou d autres appli. L idhal doit être créé préalablement au CV Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 72

Les publications sont renseignées automatiquement avec celles qui sont dans Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 75

CV dans Hal : une URL courte et pérenne Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 79

Licence d utilisation Creative Commons initiative internationale bénévole : licences de droit national régit les conditions de réutilisation et/ou de distribution d œuvres : assurer la paternité des documents utiliser en signalant les auteurs licences BY : attribution, paternité ND : no derivative works : utiliser sans modifier NC : noncommercial : pas d usage commercial SA : share alike : utiliser sous licence CC OA / CC : mise à disposition du contenu / régime de propriété intellectuelle des contenus Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 80

Creative Commons dans Hal au moment du dépôt du fichier, choisir la licence CC à appliquer Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 81

Embargo dans Hal Hal (TP) - N.Reymonet (DARI) 82

Open Access - N.Reymonet (DARI) Réseaux sociaux scientifiques De la même manière qu AirBnB et Uber se développent en utilisant -sans contribuer à les financer- des infrastructures et des investissements publics qui ont été faits par les villes ( ), Academia.edu a une relation parasitaire au système d enseignement supérieur public : les chercheurs donnent gratuitement de leur temps pour aider à construire une plateforme privée, à but commercial, en fournissant gracieusement des contenus, des données et de l attention. ( ) il est donc clair que publier sur academia.edu n est ni éthiquement, ni politiquement la même chose que de rendre ses recherches disponibles en les diffusant par le biais d une archive ouverte institutionnelle comme Hal 83 https://rachelgliese.wordpress.com/2015/11/03/des-milliards-de-donnees-et-moi-et-moi-et-moi/

Références pour l open access Budapest Open Access Initiative (2001) http://www.opensocietyfoundations.org/openaccess OpenDOAR, Directory of Open Access Repositories http://www.opendoar.org/ Hal, archive pluridisciplinaire de publications de recherche http://hal.archives-ouvertes.fr/ hal-univ-diderot.archives-ouvertes.fr SHERPA/RoMEO : politique de diffusion des éditeurs en archives http://www.sherpa.ac.uk/romeo/ DOAJ, Directory of Open Access Journals http://www.doaj.org/ Jeffrey Beall s list of probable predatory scholarly open-access publishers http://scholarlyoa.com/publishers/ France Europe 2020, un agenda stratégique pour la recherche, le transfert et l'innovation (2013) http://cache.media.enseignementsup-recherche.gouv.fr/file/france- Europe_2020/21/7/AgendaStategique_252217.pdf Loi Lemaire "pour une République numérique" http://www.senat.fr/leg/pjl15-744.html CNRS, missions : Décret n 2015-1151 du 16 septembre 2015 CNRS, COMETS. Promouvoir une recherche intègre et responsable (2013) CNRS. Je publie, quels sont mes droits? http://www.cnrs.fr/dist/presentation/docs/droit_auteur_impression_vf.pdf Hal-v3 (TP) - N.Reymonet (DARI) 84

Direction d appui à la recherche et à l innovation - DARI oa-ist.recherche@univ-paris-diderot.fr 85