Rapports d activités et financiers par Internet Manuel Utilisateur
Table des matières 1. Introduction... 3 2. Pré requis... 3 3. Principe de fonctionnement... 3 4. Connexion au site Internet... 4 5. Remplir un rapport... 6 6. Terminer un rapport... 8 Page 2 sur 8
1. Introduction Le service de la Lecture Publique a mis en place sur son site Internet la possibilité de remplir des rapports d activités et rapports financiers pour les bibliothèques en Communauté Française. 2. Pré requis Pour pouvoir utiliser ce nouveau service, vous devez être en possession : -D un ordinateur, de préférence de type PC. -D une connexion Internet, de préférence haut débit. -D un navigateur Internet, de préférence Internet Explorer version 5 ou supérieure. -D un accès professionnel au site bibliotheques.be (email / mot de passe) 3. Principe de fonctionnement Quel que soit le type de rapport que vous désirez remplir par Internet (Rapport d activités ou rapport financier), le principe est le même : Chaque rapport a été découpé en plusieurs pages pour faciliter l encodage des données. Vous n êtes pas obligé de remplir tout le rapport en une seule fois, car chaque page que vous compléterez sera automatiquement sauvegardée sur le serveur Internet. En effet, à chaque fois que vous cliquerez sur un bouton «Page Suivante» ou «Page précédente», les données que vous aurez remplies seront stockées dans notre base de données. Ainsi, si vous ne pouvez pas terminer un rapport, lors de votre prochaine connexion au site, les chiffres et autres informations que vous aurez déjà indiqués seront automatiquement remplis dans votre formulaire. Important : Même si vous n avez pas terminé d encoder la page sur laquelle vous travaillez, veuillez toujours cliquer sur «Page Suivante» pour sauvegarder avant de quitter le programme. Lorsque vous aurez rempli la dernière page de votre rapport, il vous sera alors possible de : -le visualiser -l imprimer -l enregistrer sur votre disque dur au format HTML -le modifier à nouveau -le clôturer et l envoyer à l administration centrale. Lorsque vous aurez clôturé et envoyé électroniquement votre rapport, il ne sera plus possible de le modifier, mais vous pourrez toujours le voir, l imprimer ou le sauvegarder. Page 3 sur 8
4. Connexion au site Internet Veuillez vous connecter au site http://www.bibliotheques.be Cliquez alors sur l onglet intitulé «Zone Professionnelle» : Une invite vous demande alors votre nom d utilisateur et votre mot de passe : Veuillez alors entrer les informations qui vous ont été communiquées pour accéder à la zone professionnelle (utilisateur = en règle générale, votre adresse email.) Si vous avez perdu votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, ou si vous ne parvenez pas à vous connecter, merci d envoyer un email à slp@cfwb.be Page 4 sur 8
Une fois votre nom d utilisateur (email) et votre mot de passe acceptés, vous arriverez sur la page suivante : Dans le menu de gauche, sélectionnez alors le type de rapport que vous désirez remplir (Rapport Annuel ou Rapport Financier) : Votre compte utilisateur est associé à une ou plusieurs bibliothèques ou un ou plusieurs réseaux. Si vous obtenez un message vous indiquant que vous n avez pas accès aux rapports d activités ou financiers, merci d envoyer un email à slp@cfwb.be en précisant votre nom d utilisateur et la ou les bibliothèques ou réseaux pour lesquelles vous devez pouvoir remplir un rapport. Pour les rapports financiers, si votre compte utilisateur est associé à plusieurs bibliothèques, une liste déroulante apparaîtra alors pour que vous puissiez choisir la bibliothèque pour laquelle vous désirez remplir le rapport : Cliquez ensuite sur le bouton «Remplir le rapport d activités/financier» pour démarrer. Page 5 sur 8
5. Remplir un rapport Tous les écrans pour remplir votre rapport seront du même type que cet exemple : En voici les points principaux : Le type du rapport que vous êtes en train de remplir, suivit du nom du réseau ou de la bibliothèque. Indique la page sur laquelle vous êtes, et le nombre de pages au total. (13 pour un rapport d activité 2005, 7 pour un rapport financier) En pourcentage, votre progression dans le rapport. Ce pourcentage est calculé sur le nombre de champs remplis par rapport au nombre de champs à remplir. Page 6 sur 8
La liste déroulante située en haut, à droite, vous permettra de vous rendre directement à une page du rapport (Utile dans le cas où vous remplissez le rapport en plusieurs fois). Les bulles d aide sont utiles pour obtenir des informations détaillées sur la façon de remplir le formulaire. Cliquez sur l icône «?» pour obtenir une aide contextuelle. Les boutons «Page Suivante» et «Page Précédente» vous permettront de parcourir le rapport. A chaque fois que vous cliquerez sur l un de ces boutons, les données que vous aurez entrées seront automatiquement sauvegardées. Pour entrer une donnée dans un champ, cliquez simplement sur ce dernier pour le sélectionnez, et entrez la valeur. Ne pressez pas la touche entrée après avoir entré une valeur. Cliquez simplement sur un autre champ pour remplir toutes les données. Ou utilisez la touche «tabulation» pour passer au champ suivant dans le tableau. Possible message d alerte : Vous ne pourrez rentrer dans la plupart des champs que des chiffres (0 à 9, et virgule). En effet, les données que vous allez remplir vont être ensuite traitées dans une base de données pour des calculs et autres traitements statistiques. Il est donc indispensable que les champs nécessitants des chiffres ne contiennent que des chiffres.. Page 7 sur 8
6. Terminer un rapport Lorsque vous arriverez à la dernière page de votre rapport, le bouton «Page Suivante» sera alors remplacé par un bouton «Terminer» : En cliquant sur ce bouton, votre dernière page sera alors sauvegardée, et vous obtiendrez l écran suivant : Cet écran apparaîtra également lors de votre prochaines connexions sur ce même rapport. Vous pouvez suivre les liens que vous désirez (voir, imprimer, enregistrer, modifier). Les fonctions «voir» et «imprimer» afficheront votre rapport avec certaines cellules supplémentaires (totaux, pourcentages, tableaux de calculs) ayant été calculées sur base de vos valeurs remplies dans le formulaire. Lorsque votre rapport sera complet et prêt à être envoyé à l administration centrale, vous pourrez alors suivre le dernier lien «Clôturer le rapport». Un message de confirmation apparaîtra : Cliquez alors sur «OK» pour valider. Vous ne pourrez plus modifier votre rapport, mais vous pourrez toujours le consulter, l imprimer, ou l enregistrer sur votre disque dur. Page 8 sur 8