Les Fiches thématiques Jur@tic courriel L outil informatique indispensable des professionnels @
Les Fiches thématiques Jur@TIC 1. Courriel? Quésako? Le «Courriel» (Courrier Electronique) ou «e-mail» en anglais, est l outil informatique qui permet de transmettre des messages écrits à travers l internet. Cet envoi s effectue depuis une boîte à lettre électronique vers une autre boîte aux lettres électronique, via les réseaux informatiques et les serveurs d envoi (SMTP) et de réception (POP ou IMAP). Aujourd hui indispensable à toute activité professionnelle, d une mise en place basique très simple, il apparaît que certains choix techniques et l accès à certaines fonctions avancées font la différence au quotidien et permettent de véritable gains de qualité et de productivité. 2. Les indispensables Outre un terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette ), une adresse électronique est indispensable. Il faut ensuite choisir le type d accès à cette adresse et enfin connaître l adresse électronique du correspondant. Une fois le message rédigé et envoyé, les réseaux informatiques se chargent de le transmettre au correspondant, avec un délai moyen de l ordre de la seconde. Naturellement, un certain nombre de bonnes pratiques sont à respecter. 3. Choisir une adresse de courriel Une adresse de courriel se présente toujours sous la forme suivante : nom de l utilisateur @nom de domaine. extension exemples : andre.martin@orange.fr andre.martin@laposte.net andre.martin@martin-sa.fr L utilisateur a le choix entre trois formes d adresses électroniques : a. Une adresse fournie par son Fournisseur d Accès Internet Tout abonnement à l internet est accompagné d une adresse au nom de l abonné, typiquement : andre.martin@orange.fr. Elle est gratuite Aucune démarche pour l obtenir hors de l abonnement à l internet. L utilisateur n en est pas propriétaire. S il change de fournisseur, il ne peut plus utiliser cette adresse. Utiliser professionnellement ce type d adresse donne une impression d amateurisme. Il est nettement préférable d utiliser cette adresse dans le strict cadre des relations commerciales et techniques avec le FAI. b. Une adresse obtenue auprès d un prestataire de messagerie électronique Typiquement andre.martin@laposte.net. Elle est gratuite la plupart du temps. Elle est indépendante d un Fournisseur d Accès Internet. L utilisateur n en est pas propriétaire. Elle ne présente pas plus de sérieux quant à une activité commerciale. Elle n est pas toujours accessible aisément. Rien ne garantit l identité de l utilisateur d une telle adresse, car n importe qui peut créer une adresse postiche chez n importe quel prestataire L usage d une telle adresse est à réserver au cadre personnel et non pas professionnel. c. Une adresse liée à un nom de domaine réservé par l utilisateur Typiquement andre.martin@martin-sa.fr L utilisateur est propriétaire de son adresse car il réserve le nom de domaine à son usage exclusif. Il s agit du même nom de domaine qui sert au site internet. L utilisateur peut créer et utiliser autant d adresses qu il souhaite sur ce domaine. Elle est une véritable enseigne et contribue à la stratégie de communication. La réservation des noms de domaines est règlementée.
Nécessite des démarches techniques. Présente des coûts annuels variables selon les choix techniques de gestion des courriels. L usage d une adresse avec un nom de domaine réservé est recommandé à tout professionnel soucieux de son image et de la maîtrise de ses outils informatiques. Pas convaincu? Alors, à qui feriez-vous le plus confiance? > contact.impôts@laposte.net > ou à contact@impots.gouv.fr? 4. Les accès Pour utiliser son courriel,l utilisateur a le choix entre deux types d accès à sa boite aux lettres électroniques. Par WEBMAIL L utilisateur accède à distance à ses messages, à travers un navigateur web sur le portail du fournisseur de courriel. Pas de configuration nécessaire Les messages restent archivés chez le prestataire. Les messages restent disponibles depuis n importe quel ordinateur connecté au web. Obligation de passer par un navigateur web qui n est pas fait pour gérer de la messagerie. Nécessite d utiliser une connexion internet hautdébit et de travailler en ligne. Passage obligé par le portail web : lenteur d accès, présence de publicité, peu de fonctions. Impossibilité de consulter, rédiger, classer les messages hors connexion. Par CLIENT MAIL L utilisateur importe ses messages sur son ordinateur grâce à un logiciel rapide et prévu à cet usage. Nul besoin d être connecté en permanence, mais seulement lors de la réception et de l envoi des messages. @ Il est possible de travailler, consulter, rédiger, archiver ses messages même sans connexion à l internet. Les clients mail (Outlook Express, Thunderbird ) proposent quantité de fonctions avancées : carnet d adresses, tri automatique, filtrage, archivage, gestion de liste de diffusion Un seul client mail permet de gérer plusieurs adresses courriel automatiquement et en même temps. Possibilité d associer le client de messagerie à des d autres progiciels (agenda, réservation, statistiques, gestion commerciale ) Nécessite une simple configuration, spécifique à chaque adresse courriel. Par défaut, il n y a qu une seule copie des messages sur l ordinateur de l utilisateur. Néanmoins, une simple case à cocher dans le client de messagerie permet de laisser une copie des messages chez le fournisseur. Utiliser un client de messagerie électronique est fortement recommandé pour les usages professionnels. Avec une configuration adéquate, cela ne présente que des avantages : rapide, simple, efficace, sécurisé et disposant de fonctions avantageuses. 5. Fonctions spécifiques Outre les fonctions de bases, telles que «envoyer et recevoir» les messages, rédiger et mettre en page, classer et effacer ses messages, il est possible d enrichir l usage quotidien des messages électroniques d un certain nombre de fonctions spécifiques Pièces jointes : il est possible de joindre un fichier informatique à un message électronique. Cela permet de joindre un ou plusieurs documents à l intention du destinataire, tel qu un document texte, une image, un message audio ou une séquence vidéo. Un répondeur automatique de téléphonie sur IP (voir fiche VOIP/ TOIP) peut vous envoyer par e-mail les messages audio laissés en votre absence. La seule limite à cet usage est la taille de fichier autorisée par le fournisseur de votre adresse courriel. CC (Copie Carbone) : grâce à cette fonction, il Les Fiches thématiques Jur@TIC
est possible d envoyer en une seule manipulation le même message à d autres destinataires, pour information. Tous sauront à qui d autre le message a été envoyé. CCI (Copie Carbone Invisible ou BCC en anglais) : Cette fonction est recommandée pour préserver l intimité des destinataires lors d un envoi de masse. Confirmation de lecture : lorsque le correspondant affiche le message, un avis de réception est envoyé automatiquement à l émetteur. Mais le correspondant peut choisir de bloquer cette confirmation de lecture. Cette fonction n est pas une garantie de lecture. Filtre : cette fonction permet de trier automatiquement les messages dès leur réception. Cela facilite la classification et permet d évacuer les courriers indésirables, selon des paramètres de filtrage que l utilisateur peut facilement configurer. Mise en forme HTML : permet une mise en page complexe du contenu du message. On passe d un simple texte noir sur fond blanc à la création et l envoi d un document digne d une page web ou d un magazine. 6. Les bons usages au quotidien Ne pas tout imprimer Utiliser le courriel, c est choisir l instantanéité des envois, la vitesse de réponse, la possibilité de classer et surtout d économiser du papier. Il est absolument inutile, d imprimer tous ses messages, sauf les plus importants. Ne pas écrire en majuscules Bien que récent, le monde de l internet possède ses codes, pas très éloignés du monde traditionnel. Ecrire un message en majuscule, à fortiori en grande taille et en rouge est très mal perçu. Cela équivaut à agresser verbalement le destinataire du message. Utiliser plusieurs adresses Il est recommandé de séparer les usages. Ainsi, utilisez une adresse différente selon que vous vous adressez à vos amis, vos parents, vos clients, vos fournisseurs, les administrations ou que vous laissez vos coordonnées sur un formulaire quelconque sur le web. Restez vigilant quant au contenu des messages que vous recevez, car rien ne garantit la probité des expéditeurs. Pour plus de précisions à ce sujet et pour vous poser les bonnes questions, demandez et consultez la fiche JURATIC consacrée au «SPAM». Installer un antivirus La messagerie électronique est l un des principaux vecteurs de transmission des virus informatiques. Il est indispensable d installer un antivirus sur l ordinateur servant à gérer le courrier. Cet antivirus protège l intégralité de votre ordinateur, votre courriel y compris. Attention à la confusion avec les anti-virus de messagerie, qui ne protègent que vos messages en amont de la réception, mais pas votre ordinateur. Pour plus de précisions à ce sujet, et pour vous poser les bonnes questions, demandez et consultez la fiche JURATIC consacrée à la «SECURITE INFORMATIQUE». Utiliser des sujets judicieux Le sujet d un courriel est en quelque sorte son titre. Indiquer un sujet adéquat est le meilleur moyen pour introduire votre message auprès de votre correspondant et vous assurer également qu il pourra le retrouver facilement en cas de besoin. De plus, le filtrage s effectue entre autre sur le sujet : choisissez bien vos mots, au risque de voir Les Fiches thématiques Jur@TIC
vos courriers finir automatiquement dans la corbeille de votre correspondant. Signature et réponse automatique Simple à mettre en place, ces fonctions automatisent l envoi d un certain nombre d information. La signature permet d adjoindre à tous vos messages un paragraphe supplémentaire, rédigé sur mesure par vos soins au préalable. Il s agit par exemple d une signature contenant votre identité accompagnée de vos coordonnées ou d un message d ordre général concernant votre actualité professionnelle. La réponse automatique permet de renvoyer un message standard dès que vous recevez un message. Il s agit par exemple d un avis d absence momentané ou d un accusé de réception indiquant le temps de traitement du message reçu. Ainsi, même en votre absence, vos correspondants sont assurés que leur message a été reçu et sera traité. Juin 2011 Pour aller plus loin Consultez l ensemble des fiches thématiques et l annuaire des prestataires TIC sur www.juratic.com Jur@TIC soutient le développement des technologies de l information et de la communication dans le Jura, dans une démarche de service public. Nos financeurs Pour tous renseignements complémentaires Jur@TIC 8, rue Rouget de Lisle 39000 Lons-Le-Saunier 09 50 35 34 71 (tarif local) contact@juratic.com www.juratic.com