Annexe n 2 à l accord cadre CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Lot 2 - Réalisation des imprimés à plat ACCORD-CADRE N 13/AC/20 Relatif à l impression, au stockage et à la livraison de différents types d imprimés Le présent accord-cadre est soumis aux dispositions de l arrêté du 16 juin 2008 modifié par l arrêté du 21 octobre 2011 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité Sociale et conclu conformément à l article 76 du code des marchés publics issu du décret 2006-975 du 1er août 2006 modifié. La présente annexe comporte 14 pages numérotées.
LISTE DES MARCHES À PASSER EN 2014 1 er marché subséquent 3 références Référence S 6202I : «Attestation de salaire Accident du travail ou maladie professionnelle», Référence GDP A4 : «Bulletin de salaire», Référence S 7314B : «Carte nationale de priorité de la famille». 2 ème marché subséquent 2 références Référence S 3800 A : «Bordereau de facturation services et établissements médicosociaux recevant des enfants et adultes handicapés», Référence S 6201C : «Feuille d accident du travail ou de maladie professionnelle». 3 ème marché subséquent 1 référence Référence S 3131E : «Feuille d honoraires d actes de biologie médicale». 4 ème marché subséquent 1 référence Référence 3704A : «Déclaration de choix du médecin traitant». 5 ème marché subséquent 10 références Référence S 7152A : «Demande d allocation journalière de présence parentale», Référence S 7154D : «Demande de versement direct», Référence S 7156B : «Demande d aide au logement», Référence S 7157C : «Attestation de loyer et de résidence», Référence Déclaration de situation, Référence Certificat de prêt, Référence Demande de prime de déménagement, Référence Demande d allocation de parent isolé, Référence Demande d allocation de soutien familial, Référence Chemise A.F. Demande de prestations. Marchés subséquents éventuels Dans le cadre de cet accord, l Ucanss pourra consulter les titulaires de l accord-cadre pour la réalisation de formulaires non initialement prévus mais dont la création est devenue nécessaire pour l Ucanss. 2
PARTIE 1 : CLAUSES TECHNIQUES Article 1 : OBJET DES MARCHES SUBSEQUENTS Les marchés subséquents relatifs au lot 2 de l accord-cadre ont pour objet l impression, le stockage et la livraison d imprimés à plat. Article 2 : GESTION DES ACHATS 2.1 Composition L Ucanss fournit pour l impression le(s) fichier(s) pdf. Le support fourni dépend de la date de mise en place du modèle. - Utilisation de fichiers informatisés Dans l hypothèse où le fichier pdf remis au titulaire du marché ne peut être utilisé en l état et nécessite d être recomposé, l Ucanss peut demander au titulaire du marché d apporter des modifications ou des corrections sur la forme (râteaux, peignes ) ou sur le contenu du fichier. - Garanties juridiques La Caisse Nationale d Assurance Maladie est propriétaire du fichier malgré les corrections ou modifications apportées par le titulaire du marché en accord avec l Ucanss. Le titulaire du marché doit restituer le fichier de composition avec les corrections ou modifications apportées en fin de contrat sur demande de l Ucanss. La réalisation du "bon à tirer" incombe au titulaire. L Ucanss valide et signe le bon à tirer produit par le titulaire. En cas de correction ou modification du formulaire en cours d exécution du marché, le fournisseur sera tenu de réaliser à ses frais un nouveau support de composition. 2.2 Modalités d exécution des ordres de fabrication Les délais de fabrication et de mise à disposition seront déterminés dans chaque marché subséquent. 2.2.1 Établissement du bon à tirer Au préalable de toute impression, le titulaire du marché s engage à fournir à l Ucanss, un BAT (bon à tirer) avant tirage, sous forme d épreuve couleur, type cromalin, ou imprimante couleur selon les techniques utilisées. L Ucanss validera le «bon à tirer» ou effectuera les corrections avant l impression. A la validation des bons à tirer, l impression (fabrication et mise à disposition) des imprimés doit être finalisés dans le délai contractuel indiqué par le titulaire lors de la remise des offres des marchés subséquents dans l annexe II «modalité d exécution des prestations», et ce, quel que soit le volume. Dans le cadre d une mise en production pour un formulaire dédié à un traitement par numérisation (Partie 3 du présent CCTP), le titulaire du marché s engage à fournir à l organisme lors de la passation du bon de commande un échantillon pour vérification avant tirage des normes et descriptif techniques de l imprimé par Reconnaissance Automatique (RAD) ou Lecture Automatique (LAD). 3
2.2.2 Établissement d échantillons Suite à des modifications réglementaires, la Caisse Nationale d Assurance Maladie peut réclamer des lots d échantillons d imprimés (de 100 à 500 exemplaires maximum), ceux-ci seront à la charge du titulaire. 2.2.3 Établissement des ordres de fabrication Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des ordres de fabrication qui déclenchent une demande d impression de l imprimé. Les ordres de fabrication peuvent être émis jusqu au dernier jour de validité du marché. Article 3 : GESTION DES COMMANDES CLIENTS 3.1 Modalités d exécution des bons de commande L Ucanss a mis en place un système de vente en ligne des imprimés. Les clients passent donc leurs commandes à l Ucanss via son site internet. Ce nouveau système pourrait comprendre dans un deuxième temps un module permettant la réception par les fournisseurs des avis d expédition et des confirmations d expédition. Cette modification pourra intervenir pendant la durée du marché et le titulaire devra mettre en place un outil permettant l échange de ces données. 3.2 Modalité d exécution des livraisons «Etablissement des bons de livraison» Pendant l exécution du marché, l Ucanss transmet au titulaire du marché des bons de livraison qui déclenchent une demande d expédition de l imprimé. L acceptation du bon de livraison fait courir le délai d expédition. Les expéditions devront être effectuées au plus tard dans les 48 heures suivant la réception du bon de livraison. Ces délais sont impératifs et pourront être prolongés conformément aux dispositions de l article 13.3 du CCAG/FCS. En particulier, aucune période de congés ni aucun délai d approvisionnement en papier ne seront prises en compte pour différer les délais contractuels. Les délais d expédition du présent CCTP ont un caractère impératif, chaque jour de retard entraînant le paiement par le titulaire d intérêts de retard conformément à l article 8.2 du cahier des clauses administratives particulières. Toute modification faite par le titulaire sur le bon de livraison sera réputée non écrite. 3.3 Routage «conditionnement» Les conditionnements prévus au présent CCTP sont susceptibles d être modifiés dans les marchés subséquents. 4
Article 4 : STOCKAGE Le titulaire doit prévoir des aires ou des locaux de stockage sécurisés des imprimés afin d empêcher l endommagement, la détérioration ou le vol des produits, avant la livraison. Il appartient au titulaire de prendre toutes les dispositions permettant d éviter les risques sus visés et de souscrire les assurances correspondantes. En cas de destruction due à un facteur extérieur tel que* incendie, dégâts des eaux, vol, vandalisme, les imprimés devront être remplacés dans les 5 à 25 jours. Le titulaire informe l Ucanss du lieu où les imprimés sont fabriqués et stockés. Le titulaire conserve le stock d imprimés réalisé jusqu à son écoulement, et ce même après l expiration du marché. L Ucanss se réserve le droit pendant toute la durée du marché de contrôler les stocks conservés par le titulaire. La fourniture stockée chez le fournisseur fait l'objet de livraison ou d'expédition dont les cadences et quantités sont variables. Article 5 : STATISTIQUES Le titulaire devra communiquer à l Ucanss, chaque trimestre, des statistiques sur les frais d envois (destinations, quantités expédiées, mode d expédition, montant des frais de port). Article 6 : SEUIL D ALERTE La notion de seuil d alerte indiqué dans chaque marché subséquent correspond au stock minimum en deçà duquel le titulaire doit avertir l Ucanss de l éventuelle nécessité de réaliser un nouveau tirage. * Cette liste d évènements est non exhaustive et donnée à titre indicatif. 5
PARTIE 2 : DESCRIPTIFS TECHNIQUES 1 er marché subséquent 3 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence S 6202I «Attestation de salaire accident du travail ou maladie professionnelle» - Présentation générale : présentation à française, feuillet simple - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 210 mm x 297 mm - Nature papier : offset blanc - Grammage : récepteur CF 57gr - Référence encre : Impression pantone 298 U recto verso - Trame : oui - Zones désensibilisée : en pied de page au format 210 x 165 mm - Cet imprimé complète éventuellement la liasse S 6200G Référence GDP A4 «Bulletin de salaire» - Présentation générale : présentation à la française, feuillet simple - Mode de remplissage : informatique - Format A4 : 210 mm x 297 mm - Nature papier : offset blanc - Grammage : 80 gr - Référence encre : Impression recto bleu pantone 299 U à fond perdu - Trame : oui - Perforation : 2 perforants de pliage à 4 et 8 pouces en partant du haut de l imprimé permettant le pliage en 3 de l imprimé pour l insertion dans une enveloppe. Référence S 7314B «Carte nationale de priorité de la famille» - Présentation générale : carte - Mode de remplissage : manuel - Format : 100 x 210 mm (soit 3 cartes sur une planche de 210 x 297 mm) - Nature papier : papier couché mat verni - Grammage : 250 gr - Couleur : papier blanc - Référence encre : quadri - Impression : recto-verso - Autres spécificités : points de découpes horizontaux sur largeur à 10 cm et 20 cm et un filet vertical est imprimé (sans point de découpe) sur chaque carte b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 6202I : 600 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence GDP A4 : 10 000 exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 7314B : 1 000 exemplaires à réaliser en 1 commande Ces estimations sont basées sur les réalisations 2012 et n engagent pas l Ucanss. 6
c) Seuils d alerte : Pour le présent marché, les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 6202I : 120 000 exemplaires Pour la référence GDP A4 : 2 000 exemplaires Pour la référence S 7314B : 00 exemplaire Le prestataire informera l Ucanss par mail quand ceux-ci seront atteints. d) Conditionnement : Pour les références S 6202I et GDP A4 les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. Pour la référence S 7314B, les cartes doivent être mises sous bandes kraft par 10 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer 2 ème marché subséquent 2 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence S 3800A «Bordereau de facturation - Services et établissements médico-sociaux recevant des enfants et adultes handicapés» - Présentation générale : feuillet simple à l italienne - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 21 x 29,7 cm - Nature papier : offset sans bois - Grammage : papier blanc 80gr - Référence encre : impression recto pantone 336 U - Trame : zones tramées sur l ensemble du formulaire : 10 %, 30 % et 100 % Référence S 6201C «Feuille d accident du travail ou de maladie professionnelle» - Présentation générale : feuillet simple à la française - Mode de remplissage : manuel et informatique - Format : 21 x 29,7 cm - Nature papier : offset sans bois - Grammage : papier blanc 80gr - Référence encre : impression recto verso pantone 293 C - Trame : 50 % pour les titres, 20 % pour les entourages de lignes, 15 % pour les râteaux des peignes en zones chiffrées et 100 % pour les à plats b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 3800A : 400 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence S 6201C : 1 200 000 exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes Ces estimations sont basées sur les réalisations 2012 et n engagent pas l Ucanss. 7
c) Seuils d alerte : Pour le présent marché, les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 3800A : 80 000 exemplaires Pour la référence S 6201C : 240 000 exemplaires Le prestataire informera l Ucanss par mail quand celui-ci est atteint. d) Conditionnement : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 3 ème marché subséquent 1 référence a) Présentation et composition de l imprimé : Référence 3131E «Feuille d honoraires d actes de biologie médicale» - Présentation générale : feuillet simple, présentation à la française et informatique - Format : 21 x 29,7 cm - Référence encre : impression recto 1 couleur 126 U - Façonnage : Feuille à feuille - Perforation : perforant de découpe horizontale sur toute la largeur à 6 cm du bas de l imprimé b) Quantité prévisionnelle : La quantité prévisionnelle annuelle est estimée à 9 000 000 exemplaires à réaliser en 3 à 6 commandes Cette estimations est basée sur les réalisations 2012 et n engagent pas l Ucanss. c) Seuil d alerte : Pour le présent marché le seuil d alerte est de 1 800 000 exemplaires. Le prestataire informera l Ucanss par mail quand celui-ci sera atteint. d) Conditionnement : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 1 000 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 8
4 ème marché subséquent 1 référence a) Présentation et composition de l imprimé : Référence S 3704A «Déclaration de choix du médecin traitant» scannérisable - Présentation générale : feuillet simple, présentation à la française - Format : 21 x 29,7 cm - Référence encre : Impression recto verso bleu 293 C - Façonnage : Feuille à feuille - Trame : 10% pour l ensemble du document, 50 % pour le titre, 100% sur les bandeaux et les titres «identifications de l assuré et du bénéficiaire», «identification du médecin traitant» et «déclaration conjointe», 100% ensemble du texte. Ce document est destiné à être exploité par scanner. Normes à respecter : Mesures précises du formulaire : Leur respect est indispensable à l'exploitation par scanner (tolérance : + ou - 2 mm). - du haut de la page au haut du logo Cerfa et du titre "déclaration..." : 15 mm, - du bas du titre "déclaration..." au haut de la première barre de repère : 19 mm, - du bas de la première barre de repère au haut du pavé "numéro d'immatriculation" : 20 mm, l'épaisseur de la barre est de 4 mm. NB : la barre de repère à gauche du texte "identification de l'assuré..." mesure 43 mm de long. Elle est située à 15 mm du bord de la feuille (comme tout ce qui suit). La largeur totale des cadres est de 180 mm. - du bord gauche de la page aux bords gauches des pavés numéro d'immatriculation et date de naissance : 57 mm, - du bas du pavé " numéro d'immatriculation" au haut du pavé "date de naissance" : 20 mm, - du bas du pavé "date de naissance" au haut de la deuxième barre de repère : 29 mm, - du bas de la deuxième barre de repère au haut du pavé " numéro d'identification..." : 38 mm, - du bord gauche de la page au bord gauche du pavé " numéro d'identification..." : 128 mm, - du bas de la deuxième barre de repère au haut de la troisième barre de repère : 57 mm, - du bas du pavé " numéro d'identification..." au haut la troisième barre de repère : 11 mm, - du bas de la troisième barre de repère au bas du mot "signature" : 40 mm, - du bas du mot "signature" au bas du cadre "signature" : 19 mm, - du bas de la troisième barre de repère au haut du pavé date ("déclaration signée le..") : 65 mm, - du bord gauche de la page au bord gauche de ce pavé date : 48 mm. b) Quantité prévisionnelle : La quantité prévisionnelle annuelle est estimée à 4 000 000 exemplaires à réaliser en 3 à 5 commandes. Elle est basée sur les réalisations 2012 et n engage pas l Ucanss. 9
c) Seuil d alerte : Pour le présent marché le seuil d alerte est de 800 000 exemplaires. Le prestataire informera l Ucanss par mail quand celui-ci est atteint. d) Conditionnement : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer. 5 ème marché subséquent 10 références a) Présentation et composition des imprimés : Référence S 3152A «Demande d allocation journalière de présence parentale» - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : 42 x 29,7cm livré plié en A4 - Nature papier : Papier offset - Couleur : Blanc - Référence encre : Impression recto verso 4 pages, 2 couleurs - Façonnage : Feuille à feuille, ligne de pointillés verticale de haut en bas de l imprimé à 7mm de la pliure Référence S 7154D «Demande de versement direct» - Présentation générale : Feuillet simple, présentation à la française - Format : Format 21 x 29,7cm - Référence encre : Impression recto, 2 couleurs Référence S 7156B «Demande d aide au logement» - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : Format 42 x 29,7cm livré plié au format A4 - Référence encre : impression recto verso pour le feuillet 1 et recto pour le feuillet 2, 2 couleurs - Façonnage : Feuille à feuille 10
Référence S 7157C «Attestation de loyer et de résidence» - Présentation générale : Feuillet simple, présentation à la française - Format : 21 x 29,7cm - Référence encre : Impression recto verso, 2 couleurs Déclaration de situation - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : 42 x 29,7cm livré plié au format A4 - Référence encre : impression recto verso des 4 pages, 2 couleurs - Façonnage : Feuille à feuille Certificat de prêt - Présentation générale : Feuillet simple, présentation à la française - Format : 21 x 29,7cm - Référence encre : Impression recto verso, 2 couleurs Demande de prime de déménagement - Présentation générale : Feuillet simple, présentation à la française - Format : 21 x 29,7cm - Référence encre : Impression recto, 2 couleurs Demande d allocation de parent isolé - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : 42 x 29,7cm livré plié en A4 - Référence encre : Impression recto verso 4 pages, 2 couleurs 11
Demande d allocation de soutien familial - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : 42 x 29,7cm livré plié en A4 - Référence encre : Impression recto verso 4 pages, 2 couleurs - Façonnage : Feuille à feuille Chemise A.F. Demande de prestations - Présentation générale : Cahier de 4 pages, présentation à la française - Format : 42 x 29,7 cm livré plié au format 21 x 29,7 cm - Grammage : 110gr - Référence encre : Impression recto verso 3 couleurs : rouge, bleu et noir, (fond perdu) - Façonnage : Feuille à feuille b) Quantités prévisionnelles : Les quantités prévisionnelles annuelles sont estimées à : Pour la référence S 7152A : 15 000 exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 7154D : 17 000 exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence S 7156B : 500 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence S 7157C : 400 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence Déclaration de situation : 700 000 exemplaires à réaliser en 3 à 4 commandes Pour la référence Certificat de prêt : 40 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence Demande de prime de déménagement : 8 500 exemplaires à réaliser en 1 à 2 commandes Pour la référence Demande d allocation de parent isolé : 1 000 exemplaires à réaliser en 1 commande Pour la référence Demande d allocation de soutien familial : 40 000 exemplaires à réaliser en 2 à 3 commandes Pour la référence Chemise A.F. Demande de prestation : 500 exemplaires à réaliser en 1 commande Elles sont basées sur les réalisations 2012 et n engage pas l Ucanss. 12
c) Seuils d alerte : Pour le présent marché les seuils d alerte sont les suivants : Pour la référence S 7152A : 3 000 exemplaires Pour la référence S 7154D : 3 500 exemplaires Pour la référence S 7156B : 100 000 exemplaires Pour la référence S 7157C : 80 000 exemplaires Pour la référence Déclaration de situation : 140 000 exemplaires Pour la référence Certificat de prêt : 8 000 exemplaires Pour la référence Demande de prime de déménagement : 1 500 exemplaires Pour la référence Demande d allocation de parent isolé : 500 exemplaires Pour la référence Demande d allocation de soutien familial : 8 000 exemplaires Pour la référence Chemise A.F. Demande de prestation : 00 exemplaires Le prestataire informera l Ucanss par mail quand ceux-ci seront atteints. d) Conditionnements : Les imprimés doivent être mis sous bandes kraft par 500 exemplaires puis conditionnés sous boite carton en fonction des livraisons à effectuer pour toutes les références sauf la référence S 7157C conditionnées par 100 exemplaires. PARTIE 3 : MODALITES PARTICULIERES Article 1 : Mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé "RPPS" Dans le cadre de la mise en place du Répertoire partagé des Professionnels de Santé, le contenu des documents est susceptible d être modifié dans le courant du marché. A ce titre, l UCANSS se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. Article 2 : Mise en place du traitement par numérisation des formulaires La mise en place du traitement par numérisation des formulaires papier adressés à l Assurance Maladie induit un renforcement du respect des normes techniques de fabrication des imprimés. La numérisation met en œuvre deux techniques qui sont la Reconnaissance Automatique (RAD) et la Lecture Automatique (LAD). La qualité des formulaires issus des impressions réalisées lors de l exécution des marchés subséquents devra être en conformité avec les normes et descriptifs techniques contenues dans le Cahier des Clauses Particulières notamment sur les points suivants : - Les références de cerfa et le numéro d enregistrement du formulaire devront être rigoureusement calés pour permettre une RAD performante, - Les précasages destinés à l aide au remplissage et les cases à cocher doivent être parfaitement matérialisés selon les normes prescrites pour permettre une LAD optimisée, - La couleur (pantone) doit être respectée pour assurer à l utilisateur un confort de lecture des informations lors de la consultation des images des formulaires. La mise en place du traitement par numérisation d un imprimé se fera en cours d exécution du marché subséquent. L Ucanss pourra alors solliciter le prestataire pour la création d un nouveau formulaire ou la modification d un formulaire existant et demander la réalisation d un ou plusieurs échantillonnages dont la quantité pourra varier de 300 à 500 exemplaires. Au stade de cette demande, le document présenté 13
sera complètement stabilisé et en conséquence le prestataire pourra capitaliser les «réglages machines» dans le cadre de la mise en production de l imprimé. Les modalités de mise en œuvre de ces mesures seront déterminées dans chaque marché subséquent. L Ucanss se réserve le droit de ne pas reconduire le marché à sa date anniversaire si ces modifications devaient avoir pour effet de porter atteinte à l économie du marché. 14