Guide de l utilisateur Notions élémentaires Septembre 2007
Table des matières 1. Introduction page 4. 2. Survol du système Fusion 2.1. Le système Fusion page 5 2.2. Le portail page 6 2.3. Le système Banner page 6 2.4. Le système Fast page 8 3. Le plan comptable - FOAP uottawa 3.1. Introduction page10 3.2. Les éléments du plan comptable page10 3.2.1. Les fonds à l uottawa page10 3.2.2. Organisation page12 3.2.3. Compte page12 3.2.4. Programme page 12 3.3. Exemples page 13 3.3.1. Fonds de fonctionnement page 13 3.3.2. Fonds de fonctionnement service à revenu page 13 3.3.3. Fonds de recherche page 14 3.3.4. Fonds en fiducie page 14 3.3.5. Fonds dotés page 15 3.3.6. Fonds d immobilisations page 15 4. Structure des Ressources humaines 4.1. Structure pyramidale page 16 4.2. Les éléments de la structure pyramidale page 17 5. Outil de référence 5.1. Tables de concordance page 18 5.1.1. Informations additionnelles page 19 5.1.2. Télécharger en format Excel page 20 5.2. Arborescence page 22 5.2.1. Informations additionnelles 5.2.2. Imprimer l arborescence d un élément du FOAP Guide de l utilisateur Page 2 de 37
6. Accès au système 6.1. Comment obtenir un compte d accès au système Fusion page 22 6.2. Rôles d un utilisateur et cours de formation pour le système page 22 6.3. Comment ouvrir et fermer une session Banner page 23 6.3.1. Comment ouvrir une session du système Banner 6.3.2. Comment fermer une session du système Banner 6.4. Comment ouvrir et fermer une session Fast page24 6.4.1. Comment ouvrir une session du système Fast 6.4.2. Comment fermer une session du système Fast 6.5. Mot de passe page 25 7. Banner (Internet Native Banner) 7.1. Menu principal page 26 7.1.1. Éléments du menu principal page 26 7.2. Formulaire page 27 7.2.1. Éléments d un formulaire page 27 7.2.2. Types de formulaires page 28 7.2.3. Règles d affectation des noms des formulaires page 28 7.2.4. Préférence - affichage nom abrégé page 29 7.2.5. Menu hiérarchique page 30 7.2.6. Accès aux formulaires page 31 7.2.7. Boîtes de dialogue page 32 7.2.8. Messages d alerte page 32 7.3. Barre de menus 7.3.1. Barre de menus page 33 7.3.2. Menus déroulants page 33 7.4. Barre d outils 7.4.1. Barre d outils page 34 7.5. Aide pour interroger les données 7.5.1. Caractères de remplacement (wildcards) page 36 7.5.2. Interrogation des données page 37 Guide de l utilisateur Page 3 de 37
1. Introduction Ce manuel a pour but d introduire aux utilisateurs les notions de base du système Fusion. Vous retrouverez de l information sur l infrastructure et les composantes du système Fusion, le plan comptable, la structure des Ressources humaines et l outil de référence. Vous avez aussi une introduction aux applications de Fast et à la navigation de Banner. Veuillez noter que le masculin est utilisé dans le texte pour en alléger le style et doit être interprété comme s il inférait les deux genres. Une version à jour du manuel est maintenue sur notre site web en format Adobe Acrobat (pdf) et vous pourrez toujours en télécharger une copie en pointant votre fureteur à l adresse : http://www.uottawa.ca/ à déterminer Vous êtes invités à nous faire part de vos commentaires et questions par voie de courrier électronique. Veuillez adresser vos messages à: sfst@uottawa.ca Attention!!! Tous les employés de l Université d Ottawa responsables de fonctions administratives doivent respecter les règles suivantes : 1. Il respecterait la confidentialité des renseignements reçus dans l exercice de ses fonctions et ne les utiliserait pas à des fins personnelles. 2. Il est responsable de préserver la confidentialité de ses mots de passe informatiques et il ne les transmettrait pas à personne sous aucun prétexte. 3. Il accéderait uniquement le compte que l Université lui a attribué et il respecterait toutes les restrictions s y rapportant. L uottawa détient les droits d auteur sur le matériel inclus dans ce manuel. La reproduction pour des fins non commerciales est autorisée à condition d indiquer la source et de déclarer les droits d auteur de l Université d Ottawa. Guide de l utilisateur Page 4 de 37
2. Survol du système Fusion 2.1 Le système Fusion Le nouveau système de planification des ressources de l entreprise (PRE), baptisé Fusion se compose de multiples applications associées au système Banner de la compagnie Sungard Higher Education, aux outils Fast de la compagnie Millennium et à plusieurs autres produits de types administratifs tels que Appworx, Web Focus, Intellecheck et Oracle. À l Université, ces applications seront en interaction les unes avec les autres. Le diagramme (fig. 2.1) montre les composantes du système Fusion. INB (Internet Native Banner AppWorx Banner Self-Serv Fast Reporting & Fast Applications Oracle Database Server Portail Intellecheck XtenderSolutions Web FOCUS Workflow Fig. 2.1 Composantes du système Fusion Guide de l utilisateur Page 5 de 37
2.2. Le portail Le portail regroupe dans une même page d accueil de l information et des services. Le système Fusion est intégré au portail. L utilisateur a un point d accès contrôlé unique qui le conduit aux applications pour lesquels il a l autorisation voulue. Le diagramme (fig 2.2) démontre un exemple typique d un portail. Fig. 2.2 Un portail 2.3 Le système Banner Le système Banner a deux composantes : INB Internet Native Banner et Banner Self-service où nous retrouvons les deux modules: ressources humaines et finances. Les modules de Banner comportent différentes applications comme le démontre les deux diagrammes suivant: INB Internet Native Banner Finance Ledger, journals Accounts Payable (invoices, payments) Human Resources Payroll Benefits Position Control Departmental Time Entry Faculty Administration Banner Self-Service Human Resources Approvals Employee Self-service o Personnal Information o Pay Information o Tax Forms o Benefits Information Guide de l utilisateur Page 6 de 37
Le diagramme (fig 2.3) démontre un exemple d un formulaire du système Banner INB Internet Native Banner. Fig. 2.3 Formulaire INB Internet Native Banner Le diagramme (fig 2.4) démontre un exemple du libre- service du système Banner. Fig. 2.4 exemple libre-service Guide de l utilisateur Page 7 de 37
2.4 Les applications Fast Fast Administration Support Tool Les outils Fast ont deux composantes, Fast Reporting et Fast Applications. Fast Reporting est un outil web de rapports qui est intégré avec des systèmes de bases de données et Fast Applications sont des outils complémentaires de gestions tels qu un système de gestion de congés pour les employés (Leave Management System), un outil de développement budgétaire (Fast Budget) et plusieurs autres. Le système des ressources humaine/paye utilise les outils suivants: Fast Human Resource Reporting o interrogations des données HR Leave Management System o système de congés Le système financier utilise les outils suivants: Fast Finance Reporting o interrogation des données financières Fast Budget o développement de l intant budgétaire o virements budgétaires Fast WebReq o réquisitions pour achats > 5000$ Fast Pcard o conciliation des transactions des cartes d achats Fast Research o gestion financière des fonds de recherche, fonds de fiducie et fonds de dotation Fast AR comptes à recevoir recherche facturation recherche Veuillez vous référez aux guides d utilisateur de chaque module pour obtenir des informations supplémentaires. Guide de l utilisateur Page 8 de 37
Le diagramme (fig. 2.5) illustre une fenêtre de l outil Fast Finance Reporting. Fig. 2.5 - Fast Finance Reporting. Le diagramme (fig. 2.6) illustre une fenêtre de l outil Fast WebReq. Fig. 2.6 - Fast WebReq Guide de l utilisateur Page 9 de 37
3. Le plan comptable - FOAP uottawa 3.1 Introduction Le plan comptable représente la structure financière d une organisation et le type d informations monétaires nécessaires pour mener à bien les activités et produire l information financière requise. Dans le système Fusion nous utilisons le terme FOAPAL pour faire référence à ce plan. Le but de ce chapitre est d expliquer les éléments du plan tel qu ils ont été conçus pour l Université d Ottawa. 3.2 Les éléments du plan comptable Il y a six éléments dans le plan comptable soit le fonds, l organisation, le compte, le programme, l activité et la location. F O A P A L Fund Organization Account Program Activity Location fonds organisation compte programme activité location Certains éléments peuvent être groupés pour former un centre de coûts, soit le fond, l organisation et le programme. Les deux derniers éléments l activité et la location seront pour utilisation future. 3.2.1 Les fonds à l uottawa Le fonds est un champ obligatoire qui représente la source de financement. Un fonds est égal à un fonds autonome qui est un ensemble de comptes qui doivent s auto-balancer. Nous avons cinq grands regroupements de fonds soient le: fonds de fonctionnement fonds de recherche fonds de dotation fonds en fiducie fonds d immobilisation Fonds de fonctionnement Le fonds de fonctionnement est divisé en trois sous-fonds selon les différents types de budget soit : Budget global et régulier : Guide de l utilisateur Page 10 de 37
Fonds = 1000 : fonds de fonctionnement général Fonds = 1001 : fonds de fonctionnement - subvention Services à revenus : Fonds = 1xx0 où xx = 2 premiers chiffres du ORG (par exemple : 1150 = Services animaliers, Faculté de médecine) Services auxiliaires: Fonds = 1xx0 où xx = 2 premiers chiffres du ORG (par exemple : 1530 = Service de logement) Les fonds de fonctionnement ont une longueur de 4 caractères numériques. Cet élément est automatiquement inféré lorsque l élément organisation est entré. Fonds de recherche D une longueur de six caractères numériques, le premier chiffre est entre 2 et 6; les deux premiers chiffres du numéro de fond représentent la source de financement du projet; la description du fond commencera par le nom du chercheur principal suivi du nom abrégé de l agence suivi du numéro de formulaire RE (référence interne de la base de donnée de recherche RTIS (Research and Trust Information System)). Fonds en fiducie D une longueur de cinq caractères numériques, le premier chiffre est 2, 4, 6 ou 8; les deux premiers chiffres du numéro de fonds représentent la source de financement du projet; la description du fond sera la description du projet. Fonds dotés D une longueur de cinq caractères numériques, chaque fonds doté est représenté par trois fonds individuels soit un fonds pour le capital (commençant par un 3), un fonds pour les intérêts accumulés sur le capital (commençant par un 5) et le dernier pour les fonds utilisables (commençant par un 7); les quatre chiffres subséquents sont identiques pour chaque fonds doté. Par exemple; 31001- fonds doté M. Tout Lemonde 51001- intérêts fonds doté M. Tout Lemonde et 71001- fonds utilisables du fonds doté M. Tout Lemonde. Fonds d immobilisations D une longueur de six caractères numériques dont le premier chiffre est 9. Le fonds d immobilisations est divisé en trois sous-fonds soit: projets 100 000 $ et plus projets moins de 100 000 $ projets d immobilisations incorporelles Guide de l utilisateur Page 11 de 37
3.2.2 Organisation L organisation représente l unité administrative. D une longueur de 6 chiffres dont les deux premiers chiffres représentent la faculté/service, le troisième et le quatrième chiffre représentent le département et le cinquième et le sixième chiffre pour le fonds de fonctionnement représente le numéro de projet tandis que pour les fonds de recherche, en fiducie et utilisables des fonds dotés, l organisation se termine toujours par 99. Par exemple ; Faculté de génie département de génie chimique 180201 - Génie chimique - administration 180202 - Projets spéciaux 180205 - COOP 180299 - Génie chimique recherche Une série de code d organisation bien spécifique est utilisée pour identifier les fonds dotés, capital et intérêts. Les quatre premiers chiffres, uniques aux fonds dotés (9750), sont suivis des deux premiers chiffres du code d organisation de la faculté ou du service. Par exemple, les fonds dotés de la faculté des arts se retrouvent sous le code 975012. L élément organisation est automatiquement inféré lorsque le fonds de recherche est entré. 3.2.3 Compte Le compte est l élément qui identifie la transaction comptable effectuée. Il est composé de cinq chiffres. Il existe huit types de comptes : les actifs, les passifs, les comptes contrôles système, les actifs nets, les revenus, les salaires et avantages sociaux, les autres dépenses et les transferts. Nous pouvons identifier les types de comptes par le premier caractère du compte. Par exemple, le premier caractère des comptes débute comme suit : 1= actifs 2= passifs 3= comptes contrôles système 4= actifs nets 5= revenus 6= salaires et avantages sociaux 7= dépenses 8= transferts 3.2.4 Programme Cet élément d une longueur de quatre caractères est un champ obligatoire qui permet de classifier les transactions pour effectuer les rapports financiers de l uottawa. Cet élément est automatiquement inféré lorsque les autres éléments sont entrés. Guide de l utilisateur Page 12 de 37
3.3 Exemples Un outil de référence est disponible pour vous aider dans la gestion du plan comptable et une liste de correspondance avec le système SMARTStream. (voir le chapitre 5 Outil de référence) 3.3.1 Fonds de fonctionnement FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 4 6 5 4 19 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (4) (valeur inférée) Organization (6) Account (5) Program (4) (valeur inférée) 1000 170702 70751 1001 Faculté des sciences Physique compte dépense 3.3.2 Fonds de fonctionnement service à revenus FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 4 6 5 4 1150 150701 63101 1002 Faculté de médecine Services animaliers compte salaire 19 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (4) (valeur inférée) Organization (6) Account (5) Program (4) (valeur inférée) Guide de l utilisateur Page 13 de 37
3.3.3 Fonds de recherche FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 6 6 5 4 21 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (6) Organization (6) (valeur inférée) Account (5) Program (4) (valeur inférée) 210001 110199 50152 2001 École de gestionrecherche compte revenu 3.3.4 Fonds en fiducie FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 5 6 5 4 20 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (5) Organization (6) (valeur inférée) Account (5) Program (4) (valeur inférée) 81050 310999 73121 4530 Aide financière fiducie compte dépense Guide de l utilisateur Page 14 de 37
3.3.5 Fonds dotés FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 5 6 5 4 31032 975022 50502 6001 Fonds dotés Common Law compte revenu 20 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (5) Organization (6) (valeur inférée) Account (5) Program (4) (valeur inférée) 3.3.6 Fonds d immobilisations FOAP uottawa F O A P Élément Fund Organization Account Program Nombre de caractères 6 6 5 4 21 caractères utilisateur entre 11 caractères Fund (6) Organization (6) (valeur inférée) Account (5) Program (4) (valeur inférée) 910011 409990 70902 7101 Service des immeubles compte dépense Guide de l utilisateur Page 15 de 37
4. Structures des Ressources humaines 4.1 Structure pyramidale Dans Banner, la structure des employés est bâtie basée sur une hiérarchie pyramidale tel que démontré à la figure 4.1. Les éléments définis dans le palier du haut vont retomber dans les paliers du bas et automatiquement aller remplir les champs appropriés dans les paliers inférieurs. NI Salaire (Pay ID) Classe d employé (employee class) Classe de poste (position class) Poste (position) Fonction (job) Répartition du travail (labour distribution) Figure 4.1 Structure des ressources humaines dans le système Fusion Ceci signifie que lorsqu un employé est mis dans un poste dans le système, celui-ci hérite automatiquement de tous les attributs de la classe de poste à laquelle le poste appartient, ainsi que de tous les attributs de la classe d employé à laquelle la classe de poste appartient, et des attributs du NI salaire auquel la classe d employé appartient. Les champs reliés à la fonction de l employé seront automatiquement remplis avec tous ces attributs (il y a des exceptions à ceci, qui seront décrites dans la documentation détaillée). Il sera tout de même nécessaire de faire de l entrée de données pour les attributs qui sont spécifiques à l employé. Guide de l utilisateur Page 16 de 37
4.2 Les éléments de la structure pyramidale NI salaire (Pay ID) Contrôle quand l employé est payé. Nous avons deux NI salaire: une paye bi-mensuelle pour les employés réguliers et à terme, et une paye aux deux semaines pour les employés occasionnels. Classe d employé (Employee Class) Regroupement d employés avec des attributs similaires tels que catégorie d avantages sociaux (ensemble de déductions, e.g. pleins avantages sociaux, pas d avantages sociaux, etc.), catégorie de congé (c est ici que l accumulation de congé annuel est définie), salaire annuel/taux horaire, affiliation syndicale, heures de travail, etc. Nous avons environ 45 classes d employés définies dans le système. Ex.: Académique régulier APUO APTPUO Bibliothécaires APUO (terme) Soutien administratif FEESO (reg) 1885 Soutien administratif IPFPC (reg) 1820 Étudiant SCFP Classe de poste (Position Class) Regroupement de postes pour fins d interrogation et d établissement de rapports. Les classes de postes sont semblables aux «job class» que nous avons utilisés jusqu ici. Nous avons environ 180 classes de postes dans le système. Ex.: Professeur APUO Professeur APTPUO Bibliothécaire terme APUO Gestionnaires et professionnels OSSTF 1885 Gestionnaires et professionnels PIPS 1820 Surveillant d examen - Maîtrise SCFP Poste (Position) Entité budgétaire attribuée à un département ou un service. Il existe deux types de postes : des postes simples pour tous les postes réguliers (i.e. un poste pour un employé), et des postes regroupés pour les postes à terme et occasionnels (un poste pour un ou plusieurs employés). Les postes regroupés n ont pas d entité budgétaire ou de ETC. Ex.: Professeur Doyen faculté des arts Adjoint administratif Agent d information Fonction (Job) C est ici que l employé est associé au poste, i.e. employé + poste = fonction. Répartition du travail (Labour Distribution) Provenance des fonds la répartition du travail peut être attribuée à plusieurs unités. La structure du FOAPAL du système financier est utilisée ici. Guide de l utilisateur Page 17 de 37
5. Outil de référence Cet outil de référence nous donne de l information sur le plan comptable du module financier et des données du module ressources humaines/paye. Nous retrouvons deux volets, des tables de concordance et des arborescences. Dans les tables de concordance nous retrouvons les correspondances du plan comptable du système SMARTStream au nouveau plan comptable du système Fusion et les classes d emplois et les numéros de postes du système actuel au système Fusion. Les arborescences permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les éléments du plan comptable du système Fusion. Le diagramme (fig. 5.1) démontre la page d accueil de l outil de référence. Fig. 5.1 Page d accueil - Outil de référence Hyperlien de la page d accueil - Outils de référence https://web30.uottawa.ca/services/finance/default_fr.aspx 5.1 Tables de concordance Vous pouvez interroger les éléments suivants dans les tables de concordance (fig. 5.2): Comptes de bilan Comptes de l état des résultats Centres de coûts Classes d emplois Positions Guide de l utilisateur Page 18 de 37
Fig. 5.2 Tables de correspondances 5.1.1 Informations additionnelles Comptes de bilan: comptes d actifs comptes de passifs ** L interrogation peut s effectuer de SMARTStream à Banner et de Banner à SMARTStream. Vous n avez qu à cliquer sur l option pour aller d une interrogation à l autre. (Ex. bloc d options fig. 5.3). fig. 5.3 - Bloc d options Comptes de l état des résultats : comptes de revenus comptes de salaires et avantages sociaux comptes autres dépenses ** L interrogation peut s effectuer de SMARTStream à Banner et de Banner à SMARTStream. Guide de l utilisateur Page 19 de 37
Centres de coûts: système SMARTStream; entité, unité et projet système Fusion; type de fonds : o fonds de fonctionnement o fonds de recherche o fonds en fiducie o fonds dotés o fonds d immobilisations ** L interrogation peut s effectuer de SMARTStream à Banner et de Banner à SMARTStream. Classes d emplois : E-Class P-Class Compte ** L interrogation peut s effectuer d ISI à Banner et de Banner à ISI. Positions : Numéro de position ** L interrogation peut s effectuer d ISI à Banner et de Banner à ISI. 5.1.2 Télécharger en format MS Excel Vous pouvez télécharger toutes les tables en format MS Excel. Vous n avez qu à faire la sélection d une table et cliquer sur l option Télécharger la liste complète en format MS Excel. (voir fig. 5.3). Le diagramme (fig 5.4) démontre un exemple d un téléchargement des certains comptes de salaires et des comptes de d autres dépenses de SMARTStream à Banner. Fig. 5.4 Exemple d un fichier télécharger en MS Excel. Guide de l utilisateur Page 20 de 37
5.2 Arborescences Une arborescence est une représentation organisationnelle adoptant la forme d un arbre, qui établit une hiérarchie entre les éléments qui la composent, de façon que toute information, sauf la première, procède d une seule autre, mais peut en engendrer plusieurs. Vous trouvez dans l outil de référence les arborescences pour les éléments du plan comptable soient pour les; fonds organisations comptes programmes 5.2.1 Informations additionnelles Lorsque vous sélectionnez un des éléments du plan comptable vous obtenez les attributs de l élément sélectionné. (Ex. bloc Attributs fig. 5.5). Il y a trois options disponibles : minimiser l arbre, rechercher un élément et imprimer l arborescence d un élément. (Ex. bloc d options fig. 5.6). fig. 5.5 Attributs du fonds fig.5.6 - Bloc d options pour l élément programme 5.2.2 Imprimer l arborescence d un élément du FOAP Vous pouvez imprimer tous les éléments en format HTML ou télécharger en MS Excel. Guide de l utilisateur Page 21 de 37
6. Accès au système Ce chapitre est divisé en cinq sections. La première section explique la procédure à suivre pour obtenir un compte d accès au système Fusion. La deuxième section vous explique les rôles des utilisateurs du système financier et les cours de formation que l utilisateur doit suivre pour acquérir les compétences nécessaires pour exécuter les tâches de chacun des rôles. La troisième vous montre, étape par étape, la méthode à suivre pour ouvrir et fermer une session du système Banner. La quatrième section vous montre, étape par étape, la méthode à suivre pour ouvrir et fermer une session du système Fast. La cinquième section explique comment modifier le mot de passe. 6.1 Comment obtenir un compte d accès au système Fusion Pour utiliser le système Fusion, il faut remplir la demande d accès au système financier informatisé Fusion que vous trouverez à l adresse internet suivante : à déterminer Vous devez soumettre le formulaire par courriel et en imprimer une copie complétée. Vous devez retourner la demande dûment remplie, signée et approuvée par une personne autorisée, tel qu un doyen ou un directeur. Envoyez le formulaire à l adresse suivante : Systèmes et formation Pavillon Tabaret Pièce 033 INTRA L agente des systèmes reçoit la demande, s assure que toutes les informations sont complétées, l approuve et procède à l ouverture d un compte Fusion une fois que l utilisateur reçoit la formation appropriée. S il manque des renseignements, la demande est retournée à qui de droit pour apporter les modifications nécessaires. Lorsqu un employé quitte son poste, la personne autorisée de la faculté / département / service a la responsabilité d aviser l agente des systèmes afin de fermer le compte. 6.2 Rôles d un utilisateur et cours de formation pour le système financier En construction Guide de l utilisateur Page 22 de 37
6.3 Comment ouvrir et fermer une session de Banner 6.3.1 Ouvrir une session du système Banner 1. Ouvrez une session Windows Internet Explorer. 2. Pointez votre fureteur à l adresse suivante: https://www. à déterminer. 3. Le système affiche la fenêtre de Logon de Banner. 4. Entrez votre code d utilisateur dans la boîte de dialogue Username et votre mot de passe dans la boîte de dialogue Password, (le mot de passe est masqué par des astérisques). Il est important de noter qu il faut tenir compte des majuscules et minuscules dans les deux boîtes de dialogue (situation dite case sensitive). 5. Cliquez sur le bouton de commande Connect. 6. Vous obtenez le menu principal du système Banner. 6.3.2 Fermer une session du système Banner 1. Cliquez sur l icône pour fermer une session de Banner. 2. Cliquez sur le bouton de commande Yes. Guide de l utilisateur Page 23 de 37
3. Fermez la session Windows Internet Explorer, cliquez sur le au coin supérieur droit de la fenêtre. 6.4 Comment ouvrir et fermer une session de Fast 6.4.1 Ouvrir une session du système Fast 1. Ouvrez une session Windows Internet Explorer. 2. Pointez votre fureteur à l adresse suivante: https://www. à déterminer. 3. Le système affiche la fenêtre de Sign In to Fast. Guide de l utilisateur Page 24 de 37
4. Entrez votre code d utilisateur dans la boîte de dialogue User Name et votre mot de passe dans la boîte de dialogue Password, (le mot de passe est masqué par des astérisques). Il est important de noter qu il faut tenir compte des majuscules et minuscules dans les deux boîtes de dialogue (situation dite case sensitive). 5. Cliquez sur le bouton de commande Sign In. 6. Vous obtenez le menu principal du système Fast. 6.4.2 Fermer une session du système Fast 1. Fermez la session Windows Internet Explorer. 2. Cliquez sur le au coin supérieur droit de la fenêtre. 6.5 Mot de passe En construction Guide de l utilisateur Page 25 de 37
7 Banner (Internet Native Banner) 7.1 Menu principal Le menu principal affiche les modules de SCT Banner dont vous avez accès, les menus, les formulaires, les tâches et les flux rapides. Le menu principal est la porte d entrée pour naviguer dans le système. 7.1.1 Éléments du menu principal Figure 7.1 Menu principal de SCT Banner La figure 7.1 illustre le menu principal et ces éléments soient le menu hiérarchique, la barre de menus, la barre d outils, le champ Go To. la barre d aide/d état et mes liens. Le tableau suivant donne les descriptions des éléments. Élément barre de menu barre d outils champ Go To menu hiérarchique mes liens barre d aide/d état Description. Options pour naviguer dans SCT Banner Icônes correspondant aux raccourcis permettant d exécuter les fonctions à partir du menu principal. Ce champ permet d accéder à un formulaire, une tâche lorsque l on connaît en partie l abréviation du nom, la description ou le type. Modules que l utilisateur peut accéder. Permet d accéder aux formulaires à partir du menu arborescent. Modification du mot de passe Indique le champ où est situé le curseur et peut aussi afficher les messages d erreurs et de traitement. Guide de l utilisateur Page 26 de 37
7.2 Formulaire Un formulaire est un document en ligne où vous pouvez entrer des données ou interroger les informations dans la base de données. Les formulaires ont des boîtes de dialogue, des messages d alerte, un bloc clé, des blocs et des fenêtres d information. 7.2.1 Éléments d un formulaire Figure 7.2 Formulaire La figure 7.2 illustre un formulaire. Plusieurs éléments constituent un formulaire soit la barre de titre, l icône de recherche, le bloc clé, le bloc d information, les champs, des listes déroulantes, des onglets, des boutons radios, des cases à cocher. Le tableau suivant donne la description des éléments d un formulaire. Élément barre de titre bloc clé bloc d information Description. Affiche le nom du formulaire, le nom d identification de sept caractères, le numéro de version du logiciel. Contient les informations de base qui déterminent ce qui est entré ou affiché sur le reste du formulaire. Affiche les données saisies dans le bloc clé ou la zone de saisie de l information. Guide de l utilisateur Page 27 de 37
7.2.2 Types de formulaires Il y a deux catégories de formulaires : Les formulaires de conception Les formulaires au jour le jour Les formulaires de conception sont utilisés lors de l implémentation et la création des règles normalement utilisés par les administrateurs. Il y a trois types de formulaire de conception, règle, validation, contrôle. Les formulaires au jour le jour sont utilisés pour faire l entrée ou l interrogation des données. Il y a cinq types de formulaire au jour le jour recherche, application, requête, maintenance, assistant. 7.2.3 Règles d affectation des noms des formulaires Tous les formulaires portent un nom et un nom abrégé de sept caractères. Nous pouvons interpréter les noms abrégés selon les règles d affectation. Le premier caractère identifie module tel que : F = Finances G = Général P = Ressources humaines/paye N = Contrôle de poste Le deuxième caractère identifie l application pour chaque module tel que : Finances o A = Accounts Payable o G = General Ledger o P = Purchasing o T Table de validation Ressources humaines/paye o P = General Person o E = Employé o D= Benefits/Deductions Le troisième caractère identifie le type de formulaire tel que: A = application (formulaire pour saisir, modifier et rechercher des données) I = interrogation M= maintenance Les quatrième, cinquième, sixième et septième caractères sont des codes uniques qui identifient le formulaire. Exemples: ***PERS = personne ***VEND = Vendor Exemples: Nom et nom abrégé Employee **PEAEMPL Invoice /Credit Memo** FAAINVE 7.2.4 Préférences Affichage nom abrégé Employee Jobs** NBAJOBS Invoice/Credit Memo Query** FAIINVE Guide de l utilisateur Page 28 de 37