AJOUT D UN PRODUIT DANS LE MAGASIN L écran multioccurence des produits permet deux opérations différentes : la consultation et la création des produits qui se retrouvent dans les magasins. Pour consulter un produit existant, vous devez cliquer sur le bouton «Critère de recherche» dans le champ «Produit» et cliquer sur le bouton «Exécuter la recherche», inscrire le numéro du produit. Pour visualiser le contenu de ce dernier, vous devez cliquer sur le bouton. L ajout d un produit au magasin 1
Pour créer un nouveau produit, vous devez cliquer sur le bouton. Note : Les champs identifiés en jaune sont obligatoires, les champs identifiés en gris sont générés par le système ou non applicables à la saisie et les champs identifiés en blanc sont optionnels. Fichier maître : Ce champ pourra éventuellement servir à faire des regroupements de produits. Magasin : Vous devez inscrire la lettre de votre magasin. Vous pouvez obtenir la liste des valeurs en cliquant sur les trois points. Loc. principale : Ce champ indique l emplacement de votre produit dans le magasin. Vous déterminerez cet emplacement un peu plus tard dans l onglet «Localisation». Code de produit : Lorsque vous enregistrez avec la disquette, le système génère un numéro pour ce produit en fonction des informations entrées dans les champs catégories, classes, sous-classes. L ajout d un produit au magasin 2
Réappro. : Si vous voulez que le système se charge du réapprovisionnement automatique de votre produit par le biais de la requête de réapprovisionnement assisté, vous devez cocher cette case. Le système produit par le biais de ce traitement un document d achat lorsque les quantités en inventaire descendent en dessous de la quantité minimum inscrite dans le produit. Description : Inscrire une description abrégée du produit. Cette description ne doit pas excéder 60 caractères. Description longue : Il s agit d une description complémentaire, on ne doit pas répéter la description courte. (Maximum de 300 caractères) N.B. Au moment de produire le document d achat qui sera expédié au fournisseur, le système imprime sur le bon de commande la description courte (60 caractères) suivie de la description longue (300 caractères). Début : Inscrire la date d entrée en vigueur de ce produit. Fin : Ce champ permet de rendre un produit inactif, vous devez inscrire la date de fin de ce produit. Format d inventaire : Inscrire le format de sortie du produit. (Ex. À l unité). L onglet «Format toléré» permettra d identifier un ou plusieurs formats d achats et, au besoin, d autoriser la sortie sous ce(s) même(s) format(s). Catégorie d achat : Associe le produit à une catégorie d achat pour un usage ultérieur dans les recherches et les consultations. Catégorie : En appuyant sur les trois points catégorie pour ce produit., vous devez choisir une Classe : En appuyant sur les trois points pour ce produit., vous devez choisir une classe Sous-classe : En appuyant sur les trois points sous-classe pour ce produit., vous devez choisir une Mots clés : Vous pouvez inscrire un synonyme ou un mot semblable dans le but de faciliter une recherche de produits par nom. Quantité minimum : Indiquer la quantité minimum pour un produit que le système retiendra lors de l opération de réapprovisionnement assisté. Le système produit à ce moment un document d achat pour renflouer les quantités de ce produit. Quantité maximum : Cette limite fixe un plafond et permet d éviter de commander une trop grande quantité d un produit. L ajout d un produit au magasin 3
Onglet «Format toléré» : Vous devez inscrire les différents formats qui pourront être utilisés lors de la production des documents d achats (Format d achat) et lors de la production des réquisitions d inventaire (Format de sortie). Vous devez cocher la case «Actif» pour rendre ce format opérationnel. Onglet «Entité externe» : Vous devez inscrire une ou plusieurs entités externes chez qui vous pouvez commander ce produit. Nous vous suggérons d identifier une entité externe comme prioritaire. Au moment du réapprovisionnement assisté, cela fera en sorte d initier le document d achat avec ce fournisseur comme entité externe et d éviter ainsi de devoir choisir manuellement dans la liste celui avec qui on souhaite transiger. Vous devez cocher la case. L entité externe devrait fournir un numéro de catalogue spécifique pour ce produit. Vous devez l inscrire dans la case «Numéro catalogue». Lorsqu une entente contractuelle est négociée avec le fournisseur, il est impératif que le numéro de catalogue figurant ici dans «l entité externe» soit identique à ce qui se retrouve dans l onglet «article de l entente contractuelle» pour que lors du réapprovisionnement assisté de votre magasin, le système récupère les prix négociés dans ces ententes contractuelles. «Vous devez donc porter une attention particulière à la saisie du numéro de catalogue». L ajout d un produit au magasin 4
Onglet «Ententes contractuelles» : Si un produit est sous entente avec une entité externe, le numéro de l entente sera affiché automatiquement. Le numéro de l entente s affiche automatiquement lorsque le système retrouve parmi les ententes négociées avec les fournisseurs identifiés à l onglet «Entité Externe», le numéro de catalogue spécifié sous ce même onglet. Onglet «Localisation» : Dans la case localisation, vous devez sélectionner l emplacement de votre produit dans le magasin (rangée, tablette) et cocher la case «Principal» s il s agit de l endroit d entreposage principal de votre produit. Pour chaque produit, il devrait y avoir une location principale. Bouton imputée. : Vous devez inscrire le compte comptable où la dépense sera N.B. La préséance d imputation pour la dépense va comme suit : 1- le compte identifié dans le produit 2- le compte identifié dans l usage d imputation du fichier maître 3- le compte identifié dans l usage d imputation de l intervenant 4- le compte identifié dans l usage d imputation du magasin L ajout d un produit au magasin 5
Bouton apparaîtra. : En cliquant sur le bouton «Ajustement» l écran ci-dessous En cliquant sur la petite flèche au bout de la case «Type» vous pourrez choisir le type d ajustement d inventaire que vous désirez faire. Il y a quatre types d ajustement : L ajout d un produit au magasin 6
Ajustement «entrée» : Lors d un réapprovisionnement assisté, les quantités et le prix moyen s ajustent automatiquement. Cependant, il peut arriver que l on rencontre une situation où les quantités doivent être ajustées. Ce type d ajustement permet, par exemple, d entrer en inventaire des items achetés par commande d achat dans SOFE. Vous devez entrer la localisation de votre produit, inscrire la quantité reçue et le prix unitaire. Ensuite, cliquez sur le bouton «Exécuter» pour mettre à jour votre ajustement. Ajustement «localisation» : Ce type d ajustement permet de relocaliser un item dans votre magasin Vous devez entrer la localisation d origine (actuelle), la localisation destination (nouvelle) de votre produit et inscrire la quantité à déplacer. Ensuite, cliquez sur le bouton pour mettre à jour votre ajustement. L ajout d un produit au magasin 7
Ajustement «prix moyen» : Ce type d ajustement permet de modifier le prix moyen de votre produit. Pour modifier ce prix, vous devez entrer le nouveau prix et ensuite, cliquer sur le bouton pour mettre à jour votre ajustement. Ajustement «sortie» : Ce type d ajustement permet de sortir de l inventaire un produit défectueux ou désuet. Vous devez inscrire la localisation de sortie et inscrire la quantité à sortir. Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton (L item sera sorti au prix moyen) pour mettre à jour votre ajustement. L ajout d un produit au magasin 8