Manuel des procédures Dernière MAJ : 20/06/2012

Manuel des procédures Dernière MAJ : 20/06/2012 36 rue de Paris BP 162 97464 Saint-Denis Cedex Tél. : 0 262 90 78 52 Fax : 0 262 90 78 53 Association Territoriale Siret : 317 194 777 00031 Code APE : 8559B

Sommaire Dates de mise à jour Objectif du manuel des procédures 3 Bureau du 23/02/2010 C.A. du 15/06/2011 Bureau du 23/02/2010 C.A. du 20/06/2012 Bureau du 25/10/2010 Bureau du 23/02/2010 Règles de mise à jour du manuel des procédures 4 Procédure de trésorerie 5 Procédure des frais généraux o Cas général 6-7 o Notes de frais salariés 8 o Note de frais des instances 9 Procédure des frais de formation o Cas général 10-11 o Base de remboursement des stagiaires 12 o Formations avec IFOI (en projet) Procédure de suivi budgétaire o Plan de formation territorial 13 Procédure salaires et charges sociales 14-15 Procédure d heures supplémentaires et récupération 16 Assurance auto-mission 17 Tenue des registres (en projet) Appel des cotisations (en projet) Suivi des avances sur billet d avion (en projet) Annexes : o Sommaire 18 o Note de frais salarié 18-19 o Note de frais des instances 20-21 o Fiche navette de paye 22-23 Manuel des procédures 2/25 Mis à jour par le Bureau du 25/10/10

Objectif du manuel des procédures Le présent document vise à décrire les procédures comptables et financières applicables à Formiris la Réunion. L écriture des procédures permet notamment : de mettre en place le contrôle interne dans le respect des règles décrites par le manuel de gestion de la fédération Formiris, de s assurer du respect du principe de séparation des «tâches», de porter à la connaissance des salariés et des administrateurs les règles administratives et procédures, de relire et mettre à jour régulièrement le manuel des procédures, de gérer l association en toute transparence. Manuel des procédures 3/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Règles de mise à jour du manuel des procédures Le trésorier est responsable de la mise à jour (ou complément) du manuel des procédures. Les procédures sont écrites en lien avec la direction de l Association Territoriale. L expertise des Services Nationaux peut être sollicitée. Annuellement, au moment de l arrêté des comptes, le trésorier doit rendre compte au conseil d administration des procédures actualisées ou ajoutées. L ensemble des membres du bureau dispose sur simple demande du manuel des procédures mis à jour. Toute modification apportée aux procédures doit être portée à la connaissance du président. Tout ajout de nouvelle procédure doit être validé par le bureau. Manuel des procédures 4/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Procédure de trésorerie 1 Placement des excédents de trésorerie Les excédents de trésorerie sont placés exclusivement sur des Sicav monétaires. Le support de placement est le suivant : compte livret et livret A. Le solde de trésorerie non placé ne peut être supérieur à 50 000 ni inférieur à 10 000. Les opérations de placement sont effectuées par le trésorier par virement électronique. Et il en rend compte au président. 2 Signature des ordres de paiement a) Les virements : à retravailler en fonction des possibilités de la banque. b) Les chèques : tout chèque doit être signé par deux personnes (président, trésorier, ou 1 er vice-président). 3 Chéquiers a) Stockage des chéquiers : Les chéquiers sont rangés sous clé dans un petit coffre. Le trésorier et la secrétaire disposent de la clé. b) Commande de chéquiers : Le président et le trésorier ont pouvoir pour commander les chéquiers. 4 Caisse Pour payer les dépenses courantes inférieures à un montant de 10, la secrétaire. dispose de liquide. Le montant maximum en caisse ne peut pas excéder 50. Lorsque le solde en caisse est à 10, cette dernière doit être réalimentée. 5 Contrôles a) Caisse : Une fois par an (au 31 août), la secrétaire contrôle la cohérence entre l inventaire physique de la caisse et le solde comptable. L inventaire comptable de caisse est signé par la direction. Manuel des procédures 5/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

b) Rapprochement bancaire : Une fois par mois, la secrétaire effectue le rapprochement bancaire (rapprochement du solde comptable avec les relevés de banque). Ces rapprochements sont transmis aux services fédéraux pour visa. L AT FORMIRIS LA REUNION possède deux comptes : Crédit Agricole et Société Générale. Manuel des procédures 6/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Procédure de frais généraux ~ Cas général ~ 1 Définition Sont appelés frais généraux, les dépenses courantes de fonctionnement de l association hors masse salariale et dépenses de formation (voir également la procédure «note de frais» des salariés et des instances). 2 Engagement de frais généraux Les dépenses de frais généraux sont engagées sous la responsabilité du directeur dans la limite du budget voté au début d exercice. Toute commande fera l objet d un bon écrit et signé, par le directeur dans la limite de 150, au delà par le trésorier et/ou président. Tout achat supérieur à 500 devra être soumis à l accord du bureau. 3 Validation des factures (bon à payer) - L ensemble des factures est adressé au siège social de Formiris la Réunion. - A réception, la secrétaire indique sur les factures la date de réception et un n de chrono. Si la facture concerne une livraison, la secrétaire. joint le bon de livraison à la facture. Le bon de commande est également joint à la facture. - Au moins 2 fois par mois, la secrétaire présente au trésorier et au président les factures reçues pour validation. - Le trésorier et le président donnent leur accord de paiement en signant sur l original des factures. - Une fois le bon à payer reçu, la secrétaire saisit les factures en comptabilité. Elle indique la date de saisie. 4 Paiement des factures - Deux fois par mois (selon calendrier), et sauf urgence, la secrétaire prépare le paiement (chèque ou virement). - Les factures mises en paiement sont rangées dans un parapheur avec le chèque en attente de signature ou l ordre de virement. - Après avoir contrôlé la cohérence entre, le bon de commande, la facture (ou note de frais) et le paiement ; le bon à payer, le trésorier et président signent les chèques ou virements. Manuel des procédures 7/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

- Pour les factures payées par chèque, la secrétaire indique sur la facture le n et la date du chèque. - Pour les factures payées par virement, la secrétaire indique «VIR» et la date du virement. - la secrétaire se charge de l envoi des chèques aux bénéficiaires. Pour les paiements par virements, la secrétaire envoie aux bénéficiaires un décompte de paiement édité par le logiciel comptable. 5 Classement des factures Les factures sont rangées dans un classeur par nom de fournisseurs. Manuel des procédures 8/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Procédure de frais généraux ~ Note de frais salarié ~ 1 Autorisation préalable de mission (ordre de mission) Tout déplacement hors du lieu de travail habituel (siège de Formiris) doit faire l objet d une autorisation écrite préalable du directeur. Pour le directeur de l association, compte tenu de ses responsabilités, seuls les déplacements hors du territoire nécessitent une autorisation préalable écrite du président. 2 Remboursement a) Base de remboursement : - indemnité km : 0,30 du km (trajet pris en comptes : A/R lieu de travail à lieu de mission). - Dans le cadre des réunions fédérales, les frais non pris en charge par les SN sont à la charge du salarié de l association, sauf accord préalable du bureau. La commande des billets d avion devra être effectuée par la secrétaire auprès d Air Austral conformément à l accord conclu avec l AT REUNION. b) Modalités : - Une fois par mois le salarié récapitule les frais qu il a engagés pour le compte de l association dans le cadre de sa mission (voir modèle en annexe). - La demande de remboursement est soumise à la validation du supérieur hiérarchique du demandeur. - Une fois validée, la note de frais est transmise à la secrétaire pour saisie et paiement. c) Paiement des notes de frais : Procédure identique à celle des frais généraux. Manuel des procédures 9/25 Mis à jour par le CA du 15/06/11

Procédure de frais généraux ~ Note de frais des instances ~ 1 Définition des instances Sont concernés par cette procédure, les frais de déplacement pour des convocations à l une des instances suivantes : - Réunion de travail des élus, - CTPF, - Bureau, CA, - Représentation de l AT auprès des autres instances 2 Base de remboursement - indemnité km : 0,30 du km (trajet pris en compte A/R domicile / lieu de réunion). - repas : sur justificatif dans la limite de 20. - hôtel : néant. Sauf empêchement exceptionnel de rejoindre son domicile. Le bureau sera saisi de la question. Dans le cadre des réunions fédérales, les frais non pris en charge par les SN sont à la charge du représentant de l association, sauf accord préalable du bureau. - Dans le cadre des réunions fédérales, les frais non pris en charge par les SN sont à la charge du salarié de l association, sauf accord préalable du bureau. La commande des billets d avion devra être effectuée par la secrétaire auprès d Air Austral conformément à l accord conclu avec l AT REUNION. 3 Modalités Lors de chaque réunion, la secrétaire prépare et distribue des feuilles de remboursement (voir modèle en annexe). En fin de réunion, les participants désirant se faire rembourser des frais remplissent la feuille de frais, la signent et la remettent au directeur ou au président. La secrétaire vérifie le respect des règles de prise en charge ainsi que l émargement du demandeur sur la feuille de présence. La note de frais est soumise à la validation du trésorier et du président. 4 Modalités de paiement Voir procédure frais généraux. Manuel des procédures 10/25 Mis à jour par le CA du 15/06/11

Procédure de frais de formation ~ Cas général ~ 1 Définition Les frais de formation regroupent les frais pédagogiques et les frais annexes. 2 Engagement des frais de formation Les Demandes de Départ en Formation (DDF) sont éditées par la secrétaire et signées par le directeur ou le président. Les contrats de prestations de formation (CPF) sont saisis dans Eneris par la secrétaire. Cette dernière édite les CPF et les transmet pour signature au directeur ou au président. Les contrats sont envoyés aux organismes de formation pour signature. 3 Commande de billets d avion pour formation en métropole Les commandes de billets d avion sont effectuées par la secrétaire auprès d Air Austral. Le billet doit être pris en classe «économique». La commande doit être validée par le président. Le directeur contrôle la commande avant la validation du président. Pour permettre la validation, la secrétaire prépare une liste avec les informations suivantes : bénéficiaire de la formation date et lieu de la formation. 4 Validation (bon à payer) et règlement des factures L ensemble des factures est adressé au siège social de Formiris la Réunion. A réception, la secrétaire indique sur les factures la date de réception et un n de chrono. Les factures et les feuilles d émargements et, le cas échéant, les justificatifs des frais annexes (billets d avion) sont saisis dans le système d application. Ce dernier vérifie la cohérence entre le CPF, les feuilles d émargements et le montant facturé et calcule le montant des frais annexes à payer. Enfin, il édite les bons à payer, (frais pédagogiques et frais annexes). Deux fois par mois, la secrétaire transmet les factures et les bons à payer au trésorier. Le trésorier et le président donnent leur accord de paiement en signant les factures bonnes à payer (BAP) sur les factures. Une fois le bon à payer reçu la secrétaire transfère les écritures comptables générées par Eneris en comptabilité. Manuel des procédures 11/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

5 Règlement des factures et des frais annexes 2 fois par mois, (selon calendrier la secrétaire prépare le virement. Une fois le virement préparé, la secrétaire joint à ce dernier les factures et les frais annexes (avec les bons à payer). L ordre de virement est signé par le trésorier et président. Le versement se fera aux OGEC et sera accompagné d un courrier électronique nominatif à destination de l établissement qui transmettra à l intéressé. 6 Classement des factures Les factures «formation» sont rangées dans un classeur par nom d organisme de formation. Manuel des procédures 12/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Base de remboursement des stagiaires 1 Pour les formations sur l Ile de la Réunion - Indemnité km : 0,15 du km (trajet pris en compte A/R lieu de travail / lieu de la formation) avec une franchise de 60 km (par unité de formation). Le calcul se fait par unité de formation. Si trajet A/R par unité de formation est égal à 60 km : pas de remboursement. Si trajet A/R par unité de formation est égal à 80 km : le calcul de remboursement est basé sur 20 km (80-60). Montant des indemnités kilométriques : (((Nb km (lieu de formation lieu ETB) X 2) X Nb j. de formation - 60 km)) X 0,15 ))). Tout montant inférieur à 10 ne sera pas remboursé. 2 Pour les formations en métropole - Si la formation est imputable sur le budget PFC mis en œuvre par les SN ; l AT complète les remboursements des SN sur la base forfaitaire de 30 par jour de formation plus un jour pour le transport. - Si la formation est imputable sur le budget du plan territorial (y compris sur le CRE) ; l AT prend en charge les frais d hébergement sur la base forfaitaire de 70 par jour de formation plus un jour pour le transport. Les frais de déplacement en avion sont pris en charge directement par l AT. 3 Suivi des frais annexes - Afin de faciliter les simulations des frais annexes en fonction des règles étudiées par le CA, la secrétaire récapitule sur un fichier Excel les déplacements de l ensemble des stagiaires y compris ceux n ayant pas donné lieu à remboursement. - L émargement attestera de la présence du stagiaire pour effectuer le remboursement. Il se fera sur base de 2 demi-journées. Manuel des procédures 13/25 Mis à jour par le C.A. du 20/06/2012

Procédure de suivi budgétaire du plan de formation territorial 1 Objectifs L objectif de la procédure est de : - suivre le budget au plus près de sa réalisation et ainsi permettre une prise de décision du conseil d administration ou du bureau, - valider l affectation budgétaire des formations. 2 Mise à jour la secrétaire met les tableaux à jour dès réception des accords de financements complémentaires (accord signé du directeur) selon les modalités suivantes : a) CRE : - Si budget disponible : accord du directeur. - Si budget insuffisant : accord du bureau ou à défaut du président et du trésorier. b) Axes territoriaux : (demande d accompagnement individuelle ou demande collective) Pour les accords de financements complémentaires, après chaque bureau ou C.A., la secrétaire met à jour Eneris et le tableau de suivi au vu du relevé de décisions. Sur ce relevé, le directeur indique le montant financé et son imputation budgétaire. Documents utilisés : demande d accompagnement pour les demandes individuelles, le DRUF (demande de référencement d une unité de formation) pour les demandes collectives des établissements. c) Budget : la secrétaire inscrit les modifications du budget en cours d exercice dans le tableau de suivi et dans Eneris au vu du procès-verbal du conseil d administration ou du bureau. 3 Informations mensuelles En début de mois (avant le 10) pour le mois précédent (d octobre à juin), la secrétaire compare le tableau de suivi avec «la liste des rubriques budgétaires» (Eneris) et le transmet à au comptable des services nationaux pour validation. Une fois par mois, la secrétaire imprime et archive ces documents. Lors du bilan mensuel, le directeur transmet au président et au trésorier le suivi du budget Manuel des procédures 14/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Procédure des salaires et charges sociales 1 Mouvement du personnel et avenant - Tout mouvement de personnel (embauche ) doit faire l objet d un accord du conseil d administration. - Tout avenant au contrat de travail (augmentation de salaire, modification des conditions de travail, modification de la durée du temps de travail, etc.) doit faire l objet d un accord du bureau. 2 Préparation des fiches de paie - La réalisation des fiches de paie est assurée par les SN. Pour ce faire, l AT transmet les contrats de travail et les avenants aux services de la fédération. - Mensuellement et au plus tard le 20 de chaque mois, la secrétaire transmet aux services fédéraux les éléments variables du salaire par le biais d une fiche navette (voir modèle en annexe). Cette fiche contient les informations suivantes : heures supplémentaires, absences, CP, maladie, primes exceptionnelles, etc. La fiche navette de la secrétaire comptable doit être signée par le directeur ou à défaut par le président, celle du directeur par le président ou à défaut par le trésorier. - Une fois préparés au plus tard le 30 du mois, les bulletins de salaire sont envoyés en 3 exemplaires : Un exemplaire à chaque salarié, Un exemplaire au président (par mail), Un exemplaire à l association pour archivage. 3 Paiement des salaires Les salaires sont payés par virement préparé par les services de la fédération. L ordre de virement est signé par le trésorier et le président. Manuel des procédures 15/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

4 Calcul et déclaration des charges sociales A réception des bordereaux de paiement des organismes sociaux la secrétaire faxe ou scanne les documents et les transmet au service RH de la fédération. Ce dernier prépare les bordereaux de règlement ou selon le cas saisit les informations sur «Net entreprise». Les caisses suivantes sont gérées par Net entreprise : - CGSS, - Pôle emploi, - Capimmec, - CARR, - CRP. Les déclarations non établies par le biais d internet seront payées par chèque à la date d échéance. Manuel des procédures 16/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Procédure des heures supplémentaires et de récupération 1 Heures supplémentaires Toutes les heures supplémentaires seront effectuées sur demande écrite du directeur pour la secrétaire-comptable ou du président pour le directeur (voir à ne pas dépasser 2 h par jour). 2 Récupération Les propositions de récupération ou de rémunération seront soumises à autorisation dans un délai de 8 jours minimum au responsable hiérarchique. Veillez à ce que les informations soient retranscrites sur la fiche navette du mois courant. Manuel des procédures 17/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Assurance auto-mission 1 Couverture Dans le cadre de la fédération, les salariés ainsi que les administrateurs de l ensemble des structures de Formiris bénéficient d une couverture des dommages causés ou subis par les véhicules personnels de ces derniers. La garantie ne s exerce que dans le cadre d une «mission» Formiris. 2 Procédure de suivi des kilomètres A réception des demandes de remboursement de frais kilométriques, la secrétaire met à jour un tableau du suivi des km. Au 31/08, ce tableau est transmis au responsable du service comptabilité de la fédération. Ce dernier indiquera à l assureur le nombre de km parcourus durant l exercice. 3 Déclaration d accident En cas de sinistre, l administrateur ou le salarié établit un «constat amiable» en indiquant le nom de la compagnie «Allianz délégation océan indien» ainsi que le n de contrat : 2011017723. Il transmet à la secrétaire un exemplaire du document ainsi que son ordre de mission. La secrétaire transmet à la déclaration d accident et la convocation ou l ordre de mission. Le responsable du service comptabilité déclare auprès du courtier «Gras-Savoye océan indien» le sinistre. Manuel des procédures 18/25 Validé par le Bureau du 25/10/10

Annexes Manuel des procédures 19/25 Validés par le Bureau du 23/02/10

Sommaire de l annexe - Note de frais salarié 16 - Note de frais de réunion des instances 17-18 - Fiche navette de paye 19-20 Manuel des procédures 20/25 Validés par le Bureau du 23/02/10

Manuel des procédures 21/25 Mis à jour par le CA du 15/06/11

Manuel des procédures 22/25 Mis à jour par le CA du 15/06/11

REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REUNION - REGLES GENERALES Justificatifs : - En cas de remboursement à l'intéressé, la production des originaux des justificatifs est obligatoire. - En cas de remboursement à l'organisme mandant, joindre les copies des justificatifs. - Lors de la première demande de remboursement, joindre un RIB, RICE ou RIP. Déplacements : - Le déplacement voiture est pris en charge pour les trajets aller/retour entre le domicile et le lieu de la réunion, le forfait de remboursement est de 0,30 du km. - Le remboursement du billet d avion est fait sur la base du tarif "classe économique" ou "intermédiaire". Hébergement & repas : - Pas de remboursement de frais d'hôtel sur le territoire. - Le plafond de remboursement de la nuit d'hôtel (petit déjeuner inclus) est fixé 95 pour les réunions fédérales. - Les repas sont remboursés dans la limite de 20 sur le territoire et 23 pour les réunions fédérales. Les frais non justifiés ne seront pas remboursés. Les justificatifs originaux doivent être fournis dans un délai maximum de 30 jours à dater de la réunion. En cas de dépassement des normes ci-dessus, les frais supplémentaires restent à la charge de l'intéressé ou de l'organisme mandant sauf accord préalable du bureau. Manuel des procédures 23/25 Mis à jour par le CA du 15/06/11

Manuel des procédures 24/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10

Manuel des procédures 25/25 Mis à jour par le Bureau du 23/02/10