Questions - Réponses Plénière éditeurs 27/09/2011 En préambule Au 1 er janvier 2012, les employeurs de 10 salariés et plus seront dans l obligation d établir l attestation employeur d assurance chômage par voie dématérialisée et ce pour toute fin de contrat d un salarié intervenant à compter du 1 er janvier 2012 (décret no 2011-138 du 1 er février 2011). Pour cela chaque employeur devra soit utiliser un logiciel de paie soit saisir en ligne les données de l attestation employeur (sites : www.net-entreprises.fr ou www.pole-emploi.fr). Les employeurs de moins de 10 salariés ne sont pas soumis à l obligation de dématérialisation. Pour autant la transmission par voie dématérialisée simplifiant les démarches et permettant de prévenir la fraude, ils sont vivement invités à choisir ces moyens de transmission. Pour ceux qui n opteraient pas pour cette dématérialisation, l attestation employeur devra être établie sur le formulaire papier fourni par Pôle emploi (commande en ligne ou téléphonique). Les logiciels devront être prêts et homologués par Pole emploi au 1 er janvier 2012 au plus tard. D autre part au 1 er janvier 2012, tous les agréments délivrés sur la base d un ancien cahier des charges de l Unedic ou de Pôle emploi seront dénoncés. Cependant un délai de tolérance de trois mois supplémentaires est accordé pour les entreprises qui ne pourraient être prêtes au 1 er janvier 2012. Pôle emploi sera toutefois vigilant à ne pas prolonger ce délai..
DELAI Qu entend-on par le 1 er janvier 2012? La dématérialisation est obligatoire pour toutes les ruptures de contrats de travail postérieures au 31/12/2011. L AE peut-elle être envoyée avant la fin du contrat de travail? Il est possible de transmettre des AED (Attestations Employeurs Dématérialisées) avant la fin de contrat de travail effective. Cependant le dossier du demandeur d emploi ne pourra être traité qu après la fin du contrat. CHAMP D APPLICATION Interrogation sur les entreprises qui ne sont plus publiques (en auto-assurance) mais employant du personnel public? Le décret s applique également pour les entreprises du secteur public hors fonction d état et aucune réglementation ni dérogation ne s applique. Comment les entreprises publiques recevront elles leur AE une fois le dossier instruit par le conseiller Pôle-Emploi? y aura-t-il une possibilité d obtenir l information directement par voie dématérialisée? y a-t-il une garantie de Pôle-Emploi concernant l AE papier que l agent Pole emploi possède désormais toutes les données pour traiter le dossier du demandeur? L entreprise devra t-elle produire un autre document de paye où figureraient toutes les informations pour pouvoir calculer le droit du demandeur? La dématérialisation ne modifie en aucun cas la procédure d instruction de dossier du demandeur d emploi. Aucune information ne sera transmise en retour par voie dématérialisée si ce ne sont les comptes-rendus applicatifs générés à l issue des contrôles effectués sur les fichiers reçus et le PDF rematérialisant l AE à remettre à l ex salarié. Dans la phase de conception de l AED, un panel d entreprises publiques ont elles été associées du fait des spécificités? L AED n a pas pour objectif de s adapter aux cas particuliers de chaque entreprise car la réglementation appliquée est la même pour touts les entreprises publiques ou privées. Quels sont les cas pour lesquels le décret ne s applique pas? Ne sont pas visés par ce décret, les intérims, les intermittents du spectacle. Les marins pêcheurs, les fins de contrats de sécurisation professionnelle et les expatriés sont actuellement hors champ d application du dispositif
Les missions intermittentes : qu advient-il des attestations employeurs pour les missions dans différents secteurs d activités type HCR, loisirs, vacations hospitalière plusieurs contrats de travail apparaissaient sur la même AE? L entreprise devra délivrer désormais une AED par contrat de travail même si un salarié effectue 18 contrats de travail dans le même mois et ce, que l entreprise relève du secteur privé ou public puisque le droit est applicable à tous. Les entreprises de de 10 salariés : doivent elles dématérialiser ou utiliser la version papier? Certaines entreprises n ont pas Internet. Les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser le nouveau dispositif de dématérialisation. Elles en sont fortement invitées. Cependant si leur logiciel ne le permet pas elles devront soit utiliser le site www.pole-emploi.fr soit effectuer une commande d AE papier (commande téléphonique ou en ligne. Les entreprises nouvellement crées en attente de n de siret Si l entreprise n a pas encore de siret, l AE sera refusée comme elle l est déjà actuellement et le demandeur d emploi ne peut avoir une ouverture de droit. A noter que les délais de fourniture d un SIRET par l INSEE sont actuellement de deux jours Ces cas devraient être exceptionnels. COMMUNICATION Peut-il y avoir une note d information faite aux éditeurs pour la diffuser aux clients afin de les former au progiciel.? Pôle emploi va communiquer prochainement sur le site Pôle-emploii.fr via l espace employeur. Pas de date précise communiquée à ce jour par le service communication. Les éditeurs pourront orienter leurs clients vers cette information. Beaucoup d utilisateurs méconnaissent ce dispositif. Y a-t-il une document officiel à fournir aux entreprises afin d expliquer le décret et son application? Cf réponse précédente Pôle emploi envisage t-il de faire un mailing aux entreprises? Actuellement il n est pas prévu de transmettre une information nominative aux employeurs S il y a une erreur détectée sur la saisie de l AE, sous quelle forme se présente le retour? y a-t-il un exemple? Voir document présenté en séance et disponible sur Net entreprises.fr
Une communication est-elle prévue sur Pôle-emploi.fr? Une communication sera prochainement effectuée sur le site Pole emploi.fr. En attendant les principaux vecteurs d information sont les sites www.net-entreprises.fr e, Edificas et e- ventail. Pole emploi participe également à des clubs utilisateurs nationaux de certains éditeurs. Une communication est-elle prévue auprès des entreprises afin de les avertir qu une purge s effectuera une fois/an? Pôle-Emploi n a aucune obligation de conserver les données et la CNIL oblige Pôle-emploi à une conservation maximale de 3 mois. Chaque entreprise doit s assurer d avoir sauvegardé l AER. PROCEDURES INTERNES POLE-EMPLOI Quelle information/formation a été donnée aux agents Pôle-Emploi? L agent Pôle- Emploi a-t-il eu comme consigne de ne plus accepter les attestations non agrées? L agent Pôle-emploi a-t-il été informé de la manière dont l AE a été enrichie? Les agents sont systématiquement formés et informés des différentes évolutions concernant la gestion du dossier du demandeur d emploi. Si l agent fait une DPC (demande de pièce complémentaire), y a-t-il un dispositif de prévu auprès des éditeurs? Aucune information n est effectuée directement de l agence vers l éditeur. L AER (Attestation Employeur Rematérialisée) L AE remise au salarié n est pas le reflet exact de celle dématérialisée, pour le demandeur, quelle information est prise en compte? Exemple : si le salarié a eu 12 primes (hors primes mensuelles) alors que seulement 4 figurent sur l AER (cadre 7.2), le salarié peut se retourner contre l entreprise car les informations sont différentes entre l AER et l AED. L information qui prime est celle transmise au sein de l AE dématérialisée. Pour ces cas particuliers de multiprimes, Pole emploi va mettre en œuvre une solution afin que tous les éléments de l AER soient exhaustifs. Il est rappelé que toutes les données présentes au sein de l AED sont intégrées dans l applicatif métier utilisé par l agent pole emploi. Quel est le nom du fichier PDF rematérialisé? L entreprise pourra t-elle reconnaître facilement à quel salarié cela correspond? voir règles de nommage du pdf communiquées sur Net entreprises.fr
Peut-on fournir aux éditeurs un document explicatif de l AER? Une notice explicative est en cours d instruction et sera mise à disposition des employeurs sur Net Entreprises.fr et ultérieurement sur Pole emploi.fr L AER doit-elle être signée par l employeur? La signature scannée n a aucune valeur juridique. L employeur doit toujours la signer manuellement. HOMOLOGATION DU LOGICIEL DE PAYE Combien de temps prend l homologation du logiciel : Actuellement nous répondons à J+2 une fois le ou les cas reçus. Les éditeurs ayant été homologués en V08R10 devront ils de nouveau être homologués en version N4DS? Chaque logiciel primo déclarant doit être homologué. A chaque adaptation du logiciel sur une nouvelle norme il ne sera pas nécessaire d être de nouveau homologué. Cependant du fait des nombreuses évolutions entre la norme DADSU et la norme N4DS une nouvelle homologation sera demandée aux éditeurs dans ce contexte. Exemple un éditeur ayant été homologué en V08R10 devra de nouveau effectuer la phase d homologation avant de diffuser son logiciel en V01X06. Par contre un éditeur ayant été homologué en V01X05 n aura pas à effectuer la phase d homologation avant de diffuser son logiciel en V01X06. Quand pourra t on débuter la phase d homologation en version N4DS-V01X06? L ouverture du service «dématérialisation» en V01X06 s effectuera le 17 octobre sur les plateformes Pole emploi. La phase d homologation peut d ores et déjà être entamée cependant l homologation finale ne pourra intervenir avant le 17 octobre 2011. Y a-t-il une procédure particulière ou homologation particulière orientée SEH? Aucune homologation spécifique concernant l enveloppe SEH. En cas d évolutions ultérieures, une communication Pôle Emploi interviendra auprès des éditeurs. Quel logiciel doit être homologué pour les grands comptes? Si le grand compte est propriétaire de son logiciel, Pôle emploi homologue son logiciel, s il utilise un logiciel éditeur, Pôle emploi homologue le logiciel de l éditeur
NORME Combien de versions différentes de normes sont acceptées sur les plateformes Pole Emploi Pôle emploi accepte 4 normes en simultanée. Le 17 octobre les normes V08R09, V08R10, V01X04/X05 et V01X06 seront acceptées. Conseillez-vous de transmettre les déclarations dans la dernière version de la norme? Oui si possible et ceci afin de prendre en compte les nouvelles données pour l attestation employeur qui ont été intégrées à la version V01X06 (exemple salaire brut Assurance Chômage, Chômage sans rct, etc) Quelle norme va être acceptée par JDC à compter du 1/1/2012? Les modalités de déploiement de «Je Déclare» sont à convenir directement avec eux. TELETRANSMISSION Y a-t-il un engagement de la part de Pôle-emploi de délai de retour de l AE Le retour ARL doit se faire dans un délai inférieur à 1heure. Le retour du CRA et des pdf doit se faire dans un délai inférieur à 24 heures. A noter que des benchs et tests ont été effectués avec succès sur de gros volumes. Remarque éditeur : 24H de délai est un délai trop long Que se passe t-il si la ligne de télétransmission tombe en panne comme cela s est produit en août 2011 et que les informaticiens Pôle-emploi sont en congés? Le problème rencontré a été pris en charge par Pôle emploi. Nous étions cet été dans une phase d expérimentation et tout est actuellement mis en œuvre pour le respect des engagements comme ce qui existe pour les sociétés d intérim et le cinéma spectacle. Dans une phase de montée en charge les ressources vont être ajustées pour répondre au mieux aux déclarants. Aussi il est important que chaque éditeur transmette au plus tôt à Pôle emploi son planning mis à jour en y indiquant les principales échéances (homologation, formation, diffusion). Le fichier peut-il être multi entreprises? Y aura-t-il un fichier par entreprise? S20- S30? Un fichier peut contenir plusieurs déclarations AED. Une AED correspond à un couple S20/S30 unique et représente une Attestation Employeur.Les différentes AED peuvent concernées des entreprises et des salariés différents. Que doit faire l entreprise si elle s aperçoit après transmission correcte qu une correction doit être apportée sur une AE déjà transmise? Il faut dans ce cas transmettre une déclaration annule et remplace (nature 15, type 59) qui remplacera dans son intégralité l ancienne déclaration AED par la nouvelle.
OUTIL AUTO-CONTROLE L outil d auto-contrôle aura-t-il un problème de mise à jour d ici un an? Un outil par version de la norme sera disponible. Actuellement, il existe 3 outils pour les 3 versions de normes suivantes :V08R10, V01X04 et V01X05. Prochainement V01X06. Si un erratum parait sur une version de norme, nous mettons à jour l outil impacté. L outil de contrôle en mode réseau, peut-on l utiliser sur le serveur ou est-il installé par poste?qu en est-il si 2 personnes l utilisent en même temps? L outil a été conçu pour une utilisation en local. Il est possible de l ouvrir plusieurs fois sur un même poste. Cependant, l'outil peut être utilisé en mode réseau (via l'interface graphique ou via le mode silencieux) VOLUME DES FICHIERS Concernant les entreprise qui ont de gros volumes d AE sur une courte période, notamment vers avril. Faut-il qu elle prenne contact avec Pôle-emploi en amont afin de préparer l envoi de ces volumes? Le mode EDI (léger ou lourd) convient à la réception et aux traitements des volumes importants. Pour les entreprises ayant un gros volume important (supérieur à 1000 déclarations) sur une courte période, l EDI Léger peut convenir à condition que l entreprise découpe le lot de déclarations AED en plusieurs fichiers AED, contenant chacun environ entre 100 et 500 déclarations. Sinon, l EDI lourd est la solution, il faudra effectivement contacter Pôle-emploi pour mettre en place un lien réseau : délai de mise en œuvre 3 mois. Pour l EDI lourd, y a-t-il une limitation de flux d envoi d AE? La limitation est fixée à 1000 AE : le flux AED peut contenir plusieurs fichiers de déclarations AED, et dans chaque fichier, nous demandons à limiter le nombre de déclarations AED à 1000. Différence entre EDI lourd et EDI léger? L adhésion au mode EDI léger se fait de manière automatique via le portail net-entreprises, alors que pour l EDI Lourd, une intervention humaine est nécessaire pour mettre en place une ligne réseau. L EDI léger donne accès à un serveur SFTP afin que le déclarant dépose ses flux et vienne récupérer les comptes-rendus. Via l EDI lourd, le protocole d échange est PeSIT HS et c est la plateforme Pôle-emploi qui transmet les comptes-rendus vers le partenaire. Au delà de 1000 déclarations par jour, il est fortement conseillé d utiliser le mode EDI lourd. Pour env. 400ae/mois, la manipulation sera-t-elle toujours aussi facile pour les utilisateurs? L EDI Léger est le mode le plus approprié rendant la manipulation facile.
Différence entre Upload et EDI léger? L upload est essentiellement dédié aux entreprises ayant des volumes faibles, max 40-50 déclarations par jour. L utilisateur devra déposer manuellement ses fichiers de déclarations un à un. De plus, les comptes-rendus sont renvoyés par mail, il faudra par conséquent limiter le nombre de déclarations dans le fichier afin de limiter la taille du mail contenant les CRA et les AER, afin de pouvoir le recevoir. Le mode Upload donne la possibilité à l utilisateur de télécharger les AER depuis son espace personnalisé (accès via net-entreprises). Concernant la sécurisation des fichiers, les données sont-elles cryptées? Les données utilisées ne sont pas cryptées mais les lignes utilisées sont sécurisées.