UN/CEFACT Processus simples, transparents et efficaces Pour le commerce global

UN/CEFACT Processus simples, transparents et efficaces Pour le commerce global SPÉCIFICATIONS DE CONDITIONS D'AFFAIRES (BRS) Domaine d'affaires : Comptabilité dans la chaîne d'approvisionnements Processus d'affaires : De la marque de comptabilité dans le processus d'ordre à la marque de comptabilité dans le processus de paiement Identification de document : CEFACT/Forum/2006/TBG/ Titre : Comptabilité dans le processus de chaîne d'approvisionnements Commerce international d'un/cefact et groupe de processus d'affaires : TBG12 Localisation des documents : http://www.unece.org/... Version : 1.0 Dégagement :

Date de l'approbation de TBG :

Notation d'histoire de changement de document Date de changement Version Paragraphe changé Sommaire des changements 15.01.2006 0.1 Approuvé par GT4 EDIFICAS 02.2006 1.0 Modifications rédactionnelles TBG1-TBG12 approuvé

Spécifications de conditions d'affaires Table des matières 1. Préambule...5 2. Références...5 3. Objectif...5 4. Portée...7 5. Conditions d'affaires...10 5.1. Vues de conditions d'affaires...8 5.1.1 Ordre au rapport de processus de paiement avec la comptabilité...8 5.1.2 Les associés passent commande au rapport de processus de paiement avec des comptes 8 5.2. Élaboration de processus d'affaires - ordre au paiement...9 5.2.1. Cas d'utilisation : De la marque de comptabilité dans l'ordre à la marque de comptabilité dans le paiement...9 5.2.3 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la confirmation d'ordre...13 5.2.4 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans le conseil d'expédition..15 5.2.5 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture normale...17 5.2.6 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture de facturation d'individu...20 5.2.7 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture incorrecte...23 5.2.8 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture incorrecte de facturation d'individu... Erreur! Signet non défini. 5.2.9 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans le conseil de remise... Erreur! Signet non défini. 5.3. Définition modèle de l'information - marque de comptabilité (diagramme de classe)...29

1. Preamble The purpose of this document is to define the Accounting Token usage to link the supply chain process with the globally bookkeeping processes. The Accounting Token is part of the accounting entry model to be submitted by TBG12 to UN/CEFACT Forum process with the goal of developing a UN/CEFACT ebxml standard message using the UN/CEFACT Modelling Methodology (UMM) approach and Unified Modelling Language to describe and detail the accounting business processes. The Accounting Token contains the minimum set of accounting elements optionally appended on each e-document during the course of a supply chain transaction. It is the cornerstone toward automated production of entry in the accounting books of the partners to the transaction. So far only core business tasks, most often in large entities, did benefit of productivity increase due to EDI. The new e-business practice provides new opportunities to improve the competitiveness of companies, in particular Small and Medium Enterprises (SME). The recognized role devoted to accounting is to provide a true and fair view of the activities of an entity. To achieve this goal accounting needs to record, the sooner the better, the financial value of any event affecting the situation of the entity. From accounting perspective, the supply chain is a succession of events to be recorded into accounts to track financial flows corresponding to events influencing the economic value of the entity. The commercial supply chain is a perfectly modelled choreography upon which accounting can build the bookkeeping mechanisms related to the succession of business e- documents. 2. References UN/CEFACT Modelling Methodology (CE- FACT/TMG/N090R10, November 2001 UN/CEFACT ebxml Core Components Technical Specifications version 2.01 ISO 1500-5 UN/CEFACT Business Requirements Specification version 1.5 (CEFACT/ICG/005) Unified Modelling Language (UML version 1.4) TBG1 - BRS Cross Industry Supply Chain Remittance Advice Process - CEFACT/Forum/2006/.. Revision 1.1 TBG1- BRS Cross Industry Supply Chain - Invoice Process - CEFACT/Forum/2006/ Revision 1.1 TBG1 - BRS Steel industry - Invoice Process - CE- FACT/Forum/2006/.. Préambule Le but de ce document est de définir l'utilisation du Jeton comptable pour lier le processus de chaîne d'approvisionnements avec le processus de comptabilité. Le Jeton comptable fait partie du modèle d'entrée de comptabilité à soumettre par TBG12 au Forum UN/CEFACT avec le but de développer un message standard ebxml UN/CEFACT en utilisant l'approche méthodologique de l'un/cefact (UMM) et le langage unifié de modélisation (UML) pour décrire et détailler les processus d'affaires de comptabilité. Le Jeton comptable contient l'ensemble minimum d'éléments comptables apposés sur option sur chaque e- document d'une transaction de chaîne d'approvisionnements. C'est la pierre angulaire facilitant la production automatisée des écritures dans les livres comptables des partenaires à la transaction. Jusqu'ici seulement le cœur des affaires, le plus souvent dans les grandes entités, ont bénéficié de l'augmentation de productivité due à l'edi. La nouvelle pratique en matière d'e-business fournit de nouvelles occasions d'améliorer la compétitivité des compagnies, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME). Le rôle identifié consacré à la comptabilité est de fournir «une vue vraie et juste» des activités d'une entité. Pour atteindre ce but la comptabilité doit enregistrer, le plus tôt possible, la valeur financière de n'importe quel événement affectant la situation de l'entité. Sur un plan comptable, la chaîne d'approvisionnements est une succession d'événements à enregistrer dans les comptes pour traquer les flux financiers correspondant aux événements influençant la valeur économique de l'entité. La chaîne d'approvisionnements commerciale est une chorégraphie parfaitement modelisée sur laquelle la comptabilité peut établir les mécanismes comptables liés à la succession des e-documents d'affaires. 2. Références UN/CEFACT Modelling Methodology (CE- FACT/TMG/N090R10, November 2001 UN/CEFACT ebxml Core Components Technical Specifications version 2.01 ISO 1500-5 UN/CEFACT Business Requirements Specification version 1.5 (CEFACT/ICG/005) Unified Modelling Language (UML version 1.4) TBG1 - BRS Cross Industry Supply Chain Remittance Advice Process - CEFACT/Forum/2006/.. Revision 1.1 TBG1- BRS Cross Industry Supply Chain - Invoice Process - CEFACT/Forum/2006/ Revision 1.1 TBG1 - BRS Steel industry - Invoice Process - CE- FACT/Forum/2006/..

3. Objective The objective of this document is to standardize the Accounting Token as a container of the accounting elements as information entity to attach to Business processes in the Business transactions that enable software agents to automate creation of accounting entry at each side of the business partnership. The Accounting Token is a Business Information Entity (BIE) that is (re)-useable by each transaction of a business scenario on provision that opening toward accounts identification is requested on the one side, and restored on the other side. 4. Scope Software integration is expensive; in a recent past, some evaluated the costs up to 40 percent of the IT budget of an enterprise. Accounting is a pivotal application for integration of in and out financial value of goods / services flows. Accounting Token intends to reduce accounting integration costs in particular for small and medium businesses. The process in the supply chain that is used to exchange documents between the partners, the supplier and the customer, so far only describes progress in a transaction for the supply of goods or services ordered, delivered, received, consumed, invoiced, paid etc. It does not directly liaise with accounting. The succession of these controlled events combined with the availability of related account(s) identifier(s) makes possible accounts ubiquity and timely accounting. Ubiquity means that journals, ledgers, Accounts Payable, Accounts Receivable, etc. can be accessible from any interested party, and can rapidly and automatically reflect the flows. Customers and suppliers are both involved and the process could be expanded to other actors on provision accounts must be addressed. Each document of the supply chain describes the current step in the course of the trade transaction up to completion. The Accounting Token defines the successive accounting accounts to use at the same successive steps of the supply chain. The document information combined with the Accounting Token elements are necessary and sufficient to derive: - the related classical accounting double entry; - the related cost accounting entry, job, work, site, department, etc. - the related budget accounting entry 3. Objectif L'objectif de ce document est de normaliser le Jeton comptable comme "container" des éléments de comptabilité nécessaires pour attacher les processus d'affaires dans les transactions commerciales ou industrielles afin de permettre à des sociétés de logiciels d'automatiser la génération d'écriture comptable pour chacun des partenaires associés. Le Jeton comptable est une Business Information Entity (BIE) qui est (ré)-utilisable pour chaque transaction d'un scénario d'affaires en vue d'ouvrir l'identification de comptes comptables demandée par l'une des parties à l'échange. 4. Portée L'intégration informatique est coûteuse ; dans un passé récent, certains ont évalué les coûts jusqu'à 40 % du budget informatique d'une entreprise. La comptabilité est une application pivot pour l'intégration de la valeur financière des flux de services/marchandises. Le Jeton comptable prévoit de réduire les coûts d'intégration de la comptabilité en particulier pour les petites et moyennes entreprises. Le processus connu concernant la chaîne d'approvisionnements qui est utilisée pour échanger des documents entre les partenaires, fournisseur et client, décrit seulement l'évolution d'une transaction pour la fourniture de marchandises ou de services, étapes couvertes par la commande, la livraison, la réception, la facturation, le paiement, etc. Il ne communique pas directement avec la comptabilité. La succession de ces événements combinés avec la disponibilité des comptes comptables rend possible l'ubiquité des comptes et la tenue d'une comptabilité en temps réel. L'ubiquité signifie que des journaux, grands livres, comptes à payer, comptes à recevoir, etc., peut être accessible de n'importe quel partie intéressée, et peut rapidement et automatiquement refléter les flux. Des clients et les fournisseurs sont impliqués et le processus pourrait être élargi à d'autres acteurs. Chaque document de la chaîne d'approvisionnements décrit l'étape courante au cours de la transaction commerciale jusqu'à son achèvement. Le Jeton comptable définit les comptes de comptabilité à utiliser successivement dans la chaîne d'approvisionnements. L'information de document combinée avec les éléments du Jeton comptable sont nécessaires et suffisantes pour obtenir : - la comptabilité classique relative en partie double ; - la comptabilité analytique, le métier concerné, le travail réalisé, l'emplacement géographique, le département concerné, etc.. - l'imputation au budget. 5. Business requirements 5. Conditions d'affaires

5.1 Business requirements views 5.1.1 Order to Payment Process relationship with Accounting 5.1 Vues de conditions d'affaires 5.1.1 Processus de commande jusqu'au paiement en relation avec la comptabilité ORDER ORDER CONFIRM DESPATCH INVOICE PAYMENT ORDER ORDER CONFIRM DESPATCH INVOICE PAYMENT Accounting Integration Backbone Accounting Integration Backbone ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT ACCOUNT 5.1.2 Partners Order to Payment Process relationship with Accounts 5.1.2 Processus de commande jusqu'au paiement en relation avec les comptes SUPPLIER ACCOUNTING SUPPLIER ACCOUNTING COMMIT STOCK OUT RECEIV ABLE PAYMENT COMMIT STOCK OUT RECEIV ABLE PAYMENT QUOTE ORDER ORDER CONFIRM DESPATCH INVOICE PAYMENT QUOTE ORDER ORDER CONFIRM DESPATCH INVOICE PAYMENT ORDER TO PAYMENT PROCESS ORDER TO PAYMENT PROCESS COMMIT STOCK IN PAYABLE PAYMENT COMMIT STOCK IN PAYABLE PAYMENT CUSTOMER ACCOUNTING CUSTOMER ACCOUNTING Accounting is concerned at several steps in the Order to payment process of the supply chain. The Accounting Token must be useable by the entity itself as well as by a third party which should be in charge to generate accounting entries (accounting firm, accounting services provider). La comptabilité est concernée par plusieurs étapes depuis la commande jusqu'au processus de paiement dans la chaîne d'approvisionnements. Le Jeton comptable doit être utilisable par l'entité elle-même aussi bien que par une tierce partie qui devrait être en charge pour générer des écritures en comptabilité (cabinet comptable d'expertise comptable, fournisseur de services de comptabilité).

5.2 Business process elaboration Order to payment Scope The process describes how customer and supplier can provide Accounting Token elements to enable automated generation of accounting entry from the e-document that is used at each step in the supply chain. Principles From the earliest step, which is the Order from the customer, and the Order Confirmation of the supplier, the Accounting Token is encapsulated in each business documents. The Order Confirmation is the required starting point of the Order process for the generation of the accounting entry, coherent with generally admitted accounting principles (GAAP). Thus, an Order Change must always be followed by an Order Confirmation to allow the correct generation of the accounting entry reflecting the confirmed Order Change. 5.2.1. Use case: From Accounting Token into Order to Accounting Token into Payment 5.2 Élaboration de processus d'affaires - ordre au paiement Portée Le processus décrit comment le client et le fournisseur peuvent fournir les éléments du Jeton comptable afin de permettre la génération automatisée de l'écriture comptable issue de l'e-document qui est produit à chaque étape de la chaîne d'approvisionnements. Principes De la première étape, qui est la commande du client et la confirmation de commande du fournisseur, le Jeton comptable est encapsulée dans chaque document commercial. La confirmation de commande est le point de départ exigé du procédé de commande pour la génération de l'écriture comptable, en cohérence avec les règles comptables généralement admises (GAAP). Ainsi, un changement de commande doit toujours être suivi d'une confirmation de commande pour permettre la génération correcte de l'écriture comptable reflétant le changement confirmé de la commande. 5.2.1. Cas d'utilisation : De la marque de comptabilité dans l'ordre à la marque de comptabilité dans le paiement The use case shows when accounting and which accounts may be concerned at both trading partners Element Identification The elements below make up the Business Information Entity representing the Accounting Token. The BIE is repeated as many times as requested by the accounting procedure applied in the entity e.g. general account, sub account, cost accounting account, budget account, or account directly related to a specific amount on a Les cas d'utilisation montrent quand la comptabilité et quels comptes peuvent être concernée par les deux partenaires commerciaux Identification d'élément Les éléments ci-dessous composent la BIE représentant le Jeton comptable. La BIE est répétée plusieurs fois comme le demande la procédure comptable notamment dans le compte général d'entité par exemple, le compte secondaire, le compte de comptabilité analytique, le compte de budget, ou le compte

document (e.g. insurance cost amount, additional invoice amount, transport amount, etc.) 5.2.2 Use case description Accounting Token into the Order directement lié à un document spécifique du document (par exemple le montant de l'assurance, un montant additionnel, le montant du transport, etc.) 5.2.2 du cas d'affaires Jeton comptable de la Commande Business process name Identifier Actors Accounting Token into the Order From Order Process to Payment Process Customer Nom de processus d'affaires Identifiant Acteurs Jeton comptable de la Commande Du processus de commande au processus de paiement Client To provide at the ordering process the Accounting Token information of the customer needed to support accounting entries generation during the entire supply chain process. Pour fournir au processus de commande l'information Jeton comptable du client nécessaire pour la création d'écritures comptables tout au long du processus de la chaîne d'approvisionnements. Precondition Parties agreed to provide the Accounting Token information in order to allow automatic accounting entries processing during the supply chain. Condition préalable Les parties ont accepté de fournir les informations du Jeton comptable afin de permettre la création d'écritures automatiques au cours du traitement de la chaîne d'approvisionnements. Postconditions The next step in the sequence to be considered for accounting entry generation must be order confirmation. Post conditions La prochaine étape à considérer pour la génération d'écritures comptables doit être «confirmation de la commande». Scenario When particular requirements apply, (e.g. public accounting principles) accounting entry might occur to record commitment into out of balance accounts and / or budgetary accounts; in this case, the organization in place will validate the entries at receipt of order confirmation Scénario Quand les conditions particulières s'appliquent, l'écriture comptable (par exemple les principes comptables publics) pourrait se déclencher pour enregistrer l'engagement dans les «comptes hors bilan» et/ou les comptes budgétaires ; dans ce cas, l'organisation en place validera les entrées à la réception de la «confirmation de commande» Remarks Considering the current general practice, SME s do not record commitment. Implementing accounting entries from this step onward should translate a better view of the reality in the accounts. Remarques Vu la pratique générale courante, les PME n'enregistrent généralement pas l'engagement. Mettre en application des écritures comptables pour cette étape devrait traduire une meilleure vue de la réalité dans les comptes.

5.2.3 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la confirmation d'ordre Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Marque de comptabilité dans la confirmation d'ordre Du processus d'ordre au processus de paiement Fournisseur Pour reproduire à la confirmation d'ordre l'information symbolique de comptabilité du client. Pour fournir à la confirmation d'ordre que l'information symbolique de comptabilité du fournisseur a dû soutenir la génération d'entrées de comptabilité pendant le processus entier de chaîne d'approvisionnements. Condition préalable Poteauconditions Scénario Remarques La marque de la comptabilité de client était incluse dans le message d'ordre Les parties ont accepté de fournir les informations symboliques de comptabilité afin de permettre les entrées automatiques de comptabilité traitant pendant la chaîne d'approvisionnements. L'entrée de comptabilité se produit probablement pour enregistrer l'engagement dans «hors des soldes» et/ou des comptes budgétaires La valeur de chaque ligne d'article et toute la valeur de la confirmation d'ordre sont calculées sur la confirmation d'ordre. Vu la pratique générale courante, les PME n'enregistrent pas l'engagement. Mettre en application des entrées de comptabilité de cette étape en avant devrait traduire une meilleure vue de la réalité dans les comptes.

Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Condition préalable Poteauconditions Scénario Remarques Marque de comptabilité dans la confirmation d'ordre Du processus d'ordre au processus de paiement Client Le client reçoit la confirmation d'ordre comprenant la marque de comptabilité pour permettre la génération de l'entrée de comptabilité (entrées). La marque de la comptabilité de client était incluse dans l'ordre. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur la confirmation d'ordre. Outil de logiciel de génération d'entrée de comptabilité L'entrée de comptabilité se produit probablement pour enregistrer l'engagement dans «hors des soldes» et/ou des comptes budgétaires La valeur de chaque ligne d'article et toute la valeur de la confirmation d'ordre sont calculées sur la confirmation d'ordre. Reproduisez sans changement, la marque de comptabilité de l'ordre sur la confirmation d'ordre Vu la pratique générale courante, les PME n'enregistrent pas l'engagement. Mettre en application des entrées de comptabilité de cette étape en avant devrait traduire une meilleure vue de la réalité dans les comptes.

5.2.4 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans le conseil d'expédition Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Condition préalable Marque de comptabilité dans le conseil d'expédition Du processus d'ordre au processus de paiement Fournisseur Le fournisseur confirme des quantités d'expédition de marchandises commandées. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur le conseil d'expédition. Pour fournir au conseil d'expédition les informations symboliques de comptabilité du fournisseur. La sortie courante est enregistrée. La marque de la comptabilité de client était incluse dans l'ordre Poteauconditions Scénario a) Sortie courante à enregistrer avec contre-parties «facture à préparer». b) Au cas où l'engagement était enregistré «hors des soldes» et/ou des comptes budgétaires étaient enregistrés, l'accomplissement [complet ou partiel] de l'engagement est agi en renversant [totalement ou partiellement] l'entrée originale ; Remarques La valeur de chaque ligne d'article et toute la valeur sont calculées.

Condition préalable Marque de comptabilité dans le conseil d'expédition Du processus d'ordre au processus de paiement Client Le client reçoit le conseil d'expédition comprenant la marque de comptabilité pour permettre la génération de l'entrée de comptabilité (entrées). L'apport courant est enregistré. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur le conseil d'expédition Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Poteauconditions Scénario a) Apport courant à enregistrer avec contre-parties «facture à recevoir». b) Au cas où l'engagement était enregistré «hors des soldes» et/ou des comptes budgétaires étaient enregistrés, l'accomplissement [complet ou partiel] de l'engagement est agi en renversant [totalement ou partiellement] l'entrée originale ; Remarques La valeur de chaque ligne d'article et toute la valeur sont calculées.

5.2.5 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture normale Condition préalable Marque de comptabilité dans la facture normale Du processus d'ordre au processus de paiement Fournisseur Le fournisseur affiche la facture sur la base des quantités d'expédition de marchandises commandées. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur la facture La marque de la comptabilité du fournisseur est incluse dans la facture Le compte à recevoir individuel est enregistré La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement de l'ordre. Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Poteauconditions Scénario La facture peut être produite par le fournisseur ou par un fournisseur de services de comptabilité sur la base des conseils d'expédition avec des valeurs calculées. «Facturez pour produire» pour être équilibré avec le compte à recevoir individuel.

Remarques

Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Condition préalable Marque de comptabilité dans la facture normale Du processus d'ordre au processus de paiement Client Le client reçoit la facture sur la base des quantités d'expédition de marchandises commandées. Le compte à payer individuel est enregistré La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur la facture Poteauconditions Scénario La facture peut être produite par le fournisseur ou par un fournisseur de services de comptabilité sur la base des conseils d'expédition avec des valeurs calculées. «Facturez pour recevoir» pour être équilibré avec le compte à payer individuel. Remarques

5.2.6 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture de facturation d'individu Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Condition préalable Marque de comptabilité dans la facture de facturation d'individu Du processus d'ordre au processus de paiement Client Le client produit la facture correspondant aux quantités reçues des marchandises commandées. La marque de la comptabilité du fournisseur est reproduite sans changement sur la facture La marque de la comptabilité de client est incluse dans la facture Le compte à payer individuel est enregistré La marque de la comptabilité du fournisseur est reproduite sans changement sur le conseil d'expédition. Poteauconditions Scénario La facture peut être produite par le client ou par un fournisseur de services de comptabilité sur la base des marchandises reçues.

«Facturez pour recevoir» pour être équilibré avec le compte à payer individuel. Remarques

Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Condition préalable Marque de comptabilité dans la facture de facturation d'individu Du processus d'ordre au processus de paiement Fournisseur Le fournisseur reçoit la facture correspondant aux quantités reçues des marchandises commandées. Le compte à recevoir individuel est enregistré La marque de la comptabilité du fournisseur est reproduite sans changement sur la facture Poteauconditions Scénario La facture peut être produite par le client ou par un fournisseur de services de comptabilité sur la base des marchandises reçues «Facturez pour produire» pour être équilibré avec le compte à recevoir individuel. Remarques

5.2.7 Employez la description de cas - marque de comptabilité dans la facture incorrecte Condition préalable Marque de comptabilité dans la facture incorrecte Du processus d'ordre au processus de paiement Fournisseur Un conflit sur la facture est résolu par la création d'une note de crédit. L'émetteur de la facture contestée doit produire la note de crédit. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement sur la note de crédit La marque de la comptabilité du fournisseur est incluse dans la note de crédit ; Le compte à recevoir individuel est mis à jour. La marque de la comptabilité de client est reproduite sans changement de l'ordre. Nom de processus d'affaires Marque Acteurs Poteauconditions Scénario L'émetteur de la facture contestée (fournisseur ou le fournisseur de services de comptabilité) produit une note de crédit sur la base de la résolution du conflit sur la facture précédemment produite. Remarques

Business process name Identifier Actors Pre-condition Accounting Token into the Incorrect Invoice From Order Process to Payment Process Customer A dispute on invoice is resolved by the creation of a credit note. The customer receives credit note on basis of the despatch quantities of ordered goods. Individual account payable is recorded Customer s Accounting Token is reproduced without change on Credit Note Postconditions Scenario The issuer of the disputed invoice (supplier or the accounting services provider) produces a credit note on basis of the resolution of dispute on invoice previously produced. Remarks

5.2.8 Use case description Accounting Token into the incorrect Self billing invoice Business process name Identifier Actors Pre-condition Accounting Token into the Incorrect Self Billing Invoice From Order Process to Payment Process Customer A dispute on self billing invoice is resolved by the creation of a debit note. The issuer of the disputed invoice must produce the debit note. Supplier s Accounting Token is reproduced without change on Debit Note Customer s Accounting Token is included into Debit Note; Individual account payable is updated Supplier s Accounting Token is reproduced without change on Debit Note Postconditions Scenario The issuer of the disputed self billing invoice (customer or the accounting services provider) produces a debit note on basis of the resolution of dispute on self billing invoice previously produced. Remarks

Business process name Identifier Actors Pre-condition Accounting Token into the Incorrect Self Billing Invoice From Order Process to Payment Process Supplier A dispute on self billing invoice is resolved by the creation of a debit note. The issuer of the disputed invoice must produce the debit note. Supplier s Accounting Token is reproduced without change on Debit Note Individual account receivable is updated Supplier s Accounting Token is reproduced without change from the Order. Postconditions Scenario The issuer of the disputed invoice (supplier or the accounting services provider) produces a credit note on basis of the resolution of dispute on invoice previously produced. Remarks

5.2.9 Use case description Accounting Token into the Remittance Advice Business process name Identifier Actors Pre-condition Postconditions Scenario Accounting Token into the Remittance Advice From Order Process to Payment Process Customer The customer provides to the supplier the invoice identifiers for which a global payment order is simultaneously transmitted to the customer s bank. Customer s Accounting Token is included into Remittance Advice. Supplier s Accounting Token is reproduced without change on the Remittance Advice. The payment in progress is recorded Supplier s Accounting Token is reproduced without change from the Invoice Amount recorded in individual Account Payable preferably matching the detail of invoices paid. The counterpart must be Payment in Progress (which will be balanced at receipt of the bank statement of account. Remarks.

Business process name Identifier Actors Accounting Token into the Remittance Advice From Order Process to Payment Process Supplier The supplier receives notice of the invoice identifiers for which the customer transmits simultaneously a global payment order his bank. The payment in progress is recorded Pre-condition Postconditions Scenario Supplier s Accounting Token is reproduced without change on the Remittance Advice. Amount recorded in individual Receivable Account Payable preferably matching the detail of invoices paid. The counterpart must be Payment in Progress (which will be balanced at receipt of the bank statement of account. Remarks.

1.1. Information model definition Accounting Token (Class diagram) Accounting Token Accounting Token Is represented by the ACC Accounting Account. Details Business Information Entity Accounting Account Details : A specific account for recording debits and credits to general accounting, cost accounting or budget accounting M u l t. Business term R e l. A t t Type 1 Accounting Account Identifier BIE Name The unique identifier for the accounting account

0.. 1 0.. 1 0.. 1 Identification Accounting Account Set Trigger Accounting Account type Accounting Account Amount Identification. in a process. A t t. A t t. A t t. Code The code specifying the set trigger for the accounting account to be used in response to a specific, or set of, events. Code The code specifying the type of account such as general (main), secondary, cost accounting, budget account in a process. Code The code specifying the amount related to the specific general (main), secondary, cost accounting, budget account in a process.