Appel à candidatures Audit de l organisation, de la planification et du pilotage des systèmes d information Version 0.6 20 mars 2015 Statut Validé
1 Introduction 1.1 Présentation de l Agence universitaire de la Francophonie L AUF : un réseau international d institutions d enseignement supérieur L Agence universitaire de la Francophonie regroupe près de 800 institutions d enseignement supérieur et de recherche de langue française du monde entier. Fondée en 1961, elle est devenue une des plus importantes associations d universités au monde. Implantation : une présence sur les cinq continents L AUF dispose d un réseau de 68 représentations dans le monde, réparties dans 40 pays. Son siège est installé à Montréal (Canada), ses services centraux se répartissent entre Montréal et Paris (France). Dix bureaux régionaux pilotent les interventions de l AUF sur le terrain : en Afrique centrale et des Grands Lacs, en Afrique de l Ouest, dans les Amériques, en Asie-Pacifique, dans la Caraïbe, en Europe centrale et orientale, en Europe de l Ouest, au Maghreb, au Moyen-Orient et dans l océan Indien. Sa mission : solidarité, excellence et développement Créée pour instituer entre les universités de langue française un lien de coopération permettant d intensifier leurs échanges, l AUF est aujourd hui un acteur majeur du développement de la communauté scientifique internationale francophone. Dans le respect de la diversité des cultures et des langues, elle fédère la coopération entre ses établissements membres et met son expertise au service des établissements de la francophonie universitaire. Son rayonnement : la multiplication des partenariats En plus de relations soutenues avec les États et gouvernements membres de la Francophonie, l AUF participe à des projets d envergure réunissant un grand nombre de partenaires financiers, dont l Agence Française de Développement (AFD), l Organisation internationale de la Francophonie (OIF) et les autres opérateurs de la Francophonie (Association internationale des maires francophones, TV5Monde, Université Senghor). L AUF collabore à un nombre important de projets financés par l Union européenne et conclut annuellement de nombreux contrats, notamment avec les ambassades de France. Elle développe également des relations de partenariat avec plusieurs organisations internationales (Institut de la Banque mondiale, UNESCO ), des associations nationales ou internationales et des entreprises du secteur privé qui ont un intérêt de coopération universitaire. Plus d informations disponibles sur le site institutionnel : www.auf.org
1.2 Présentation du pôle informatique de l'auf Le pôle informatique, initialement direction des ressources informatiques, a été créé en 2004. En 2008, à l occasion de la réforme administrative de l'auf, il a été renommé en administration des ressources informatiques (ARI). Le rôle de l ARI est d assurer le développement cohérent des moyens informatiques, réseaux, télécommunications, systèmes d'information, infrastructures et de veiller à la disponibilité des ressources matérielles et logicielles. L ARI est le garant de la sécurité des réseaux et veille au respect des chartes de "bon usage des ressources informatiques, électroniques et numériques" et de "bon usage des ressources téléphoniques". L ARI participe à l élaboration stratégique et à la mise en œuvre de la politique informatique de l'auf, avec comme objectifs : développer, mettre en œuvre et maintenir les infrastructures nécessaires au fonctionnement de l'auf (réseaux, serveurs et services associés ), développer des systèmes d information adaptés aux objectifs actuels de l'auf et conçus de façon à pouvoir supporter ses objectifs futurs, coordonner le déploiement technique des nouvelles structures (CNF ) en intégrant la dimension de développement durable, soutenir les usagers dans l appropriation des outils informatiques. Dans les services centraux, l ARI est composée de 15 agents sous la responsabilité hiérarchique de l administrateur des ressources informatiques. L ARI est organisée selon 4 domaines : une coordination des infrastructures techniques, une coordination des systèmes d informations, une coordination des espaces numériques durables, un responsable de la sécurité des systèmes d information. Dans les régions, l ARI dispose du réseau des techniciens (une trentaine d agents) pour la réalisation de ses missions. Chaque région dispose d un responsable technique régional (RTR), qui sous l autorité hiérarchique du directeur de bureau et l autorité fonctionnelle de l administrateur des ressources informatiques, assure la coordination des responsables techniques locaux basés dans les implantations de la région. Plus d informations disponibles sur le site institutionnel : www.auf.org/auf/organigramme/
2 Objet de cet appel à candidatures 2.1 Contexte L Agence universitaire de la Francophonie souhaite confier une mission d audit de ses systèmes d'information à une société externe et indépendante 2.2 Politique d achat Conformément à la politique d achat de l'auf, le présent appel à candidatures a pour objectifs : de présenter une expression des besoins de l Agence (AUF), d obtenir un échantillonnage d offres de prestataires de services. L AUF pourra dès lors présélectionner une ou plusieurs propositions en se basant sur l évaluation des réponses obtenues afin d'établir un contrat. 2.3 Conditions de participation Livrables de la soumission En réponse au présent document, la proposition «dossier de candidature» doit comprendre : une présentation de la société et de sa compréhension du présent mandat, une description des moyens humains techniques, méthodologiques qui seront mis en œuvre, une présentation des auditeurs (CV, références) qui réaliseront la mission, une description des divers livrables proposés. Envoyer une confirmation de participation et le dossier de candidature par courriel au plus tard le 10 avril 2015 à l attention de : Monsieur Victor Bruneau. Seules les entreprises retenues au stade des candidatures pourront présenter une offre avant le 8 mai 2015 (24h00 UTC). Il leur sera demandé : un plan d audit détaillé avec une proposition d échéancier, une description précise et détaillée de la proposition financière, ainsi que tous les frais annexes. 2.4 Contact et ressources À votre disposition pour toutes questions concernant le présent appel à candidatures : M. Victor BRUNEAU Administrateur des ressources informatiques victor.bruneau@auf.org +1 514 343 6630 poste 3728
3 Objet de la mission d audit 3.1 Contexte Le fonctionnement du pôle informatique évolue continuellement pour répondre au mieux aux besoins de l organisation. Au cours des dernières années, on notera en particulier la mise en place des mesures suivantes : un cadre de gouvernance (comité de pilotage de SI, plan stratégique à 10 ans, cadres techniques), une démarche formelle de gestion de projet formelle (cadre de méthodologie de projets, liste annuelle de projets prioritaires), une assistance à maîtrise d ouvrage (avec des procédures d appel d offres pour les gros projets), un socle d interopérabilité (via l entrepôt de données en particulier) et d une démarche de rationalisation et d urbanisation (stratégie de mise en place de grosses briques logicielles), une rationalisation des infrastructures techniques, un plan de continuité informatique. Pour autant, on constate encore : des projets prioritaires non effectués ou en retard, des budgets alloués non consommés, une infrastructure technique multi-sites trop coûteuse à maintenir, un mode de fonctionnement du pôle informatique encore trop dans le «faire», et pas suffisamment dans le «faire-faire», une organisation actuelle du réseau de techniciens de moins en moins adaptée aux exigences d efficacité et de réactivité de l'auf. Une nouvelle étape doit désormais être franchie afin de : réorganiser le service informatique pour concentrer les ressources internes sur le pilotage stratégique et l assistance à maîtrise d ouvrage, externaliser la réalisation des projets, et faire évoluer le pôle informatique vers une direction des systèmes d'information, axer notre gestion de projet informatique vers la maîtrise des coûts, des délais, des ressources et des risques. faire évoluer notre infrastructure globale pour augmenter son agilité et réduire sa maintenance (infrastructure unifiée dans un CLOUD?). réorganiser le réseau des techniciens, en adéquation avec la nouvelle infrastructure technique.
3.2 Périmètre de la mission d audit L objet de cette mission est d effectuer un«audit de l organisation, de la planification et du pilotage des systèmes d information». Pour structurer cet audit, l Agence universitaire de la Francophonie a défini cinq grandes thématiques. Au sein de chaque thématique, l'auf a identifié des sujets spécifiques qui devront être nécessairement traités. Thématiques et points spécifiques : 1/ Rôle et positionnement de l informatique dans l organisation Relation avec la direction générale, les pôles, les régions dans une organisation déconcentrée Responsabilités des fonctions informatique et métiers lors des projets Évolution vers une direction des systèmes d information 2/ La planification stratégique Alignement stratégique, gouvernance d entreprise Processus de planification Faisabilité de la planification 2015/2016 en regard des ressources de l'auf 3/ Budget et suivi des coûts informatiques Processus de budgétisation Adéquation du budget informatique en regard des besoins Méthodologie de gestion de projet axé objectif, coût, ressources, échéancier 4/ Mesure et suivi de la performance informatique Adéquation des résultats obtenus en regard des moyens engagés Indicateurs de performance Tableau de bord pour la fonction informatique 5/ Organisation et structure de la fonction informatique Adéquation des ressources en regard des besoins Organisation de la fonction informatique en central Organisation de la fonction informatique en région Articulation entre le central et le régional Profil de poste et niveau de compétence des équipes 3.3 Conditions d exécution de la mission d audit Le recteur, la secrétaire générale et les vice-recteurs de l'auf seront rencontrés préalablement au début de la mission. L auditeur interrogera les personnes qu il juge utile après accord de la direction de l'auf. L auditeur se déplacera sur le site de Montréal, il rencontrera les personnels des sites distants par visioconférence. L auditeur accomplira sa mission en toute indépendance. L auditeur devra avoir impérativement une expérience personnelle concrète et réelle : des fonctions d audits de SI et de schémas directeurs informatiques ; des spécificités SI dans un contexte d organisation internationale multi-sites, de
logiciels libres, de gestion de projets agile. La mission ne devra pas excéder trois mois. Le rapport final et sa présentation orale devront avoir été livrés dans les quinze jours suivants. 3.4 Livrables de la mission d audit Il est attendu de la mission d audit : Un rapport final incluant présentant au minimum : La liste des personnes rencontrées. Un diagnostic du service informatique. Une analyse pour chacune des thématiques citées avec : un état des lieux, incluant les forces et les faiblesses ; des éléments de réponses aux points spécifiques soulevés ; une analyse des risques ; des recommandations. Une proposition de plan d actions avec : pour chaque action, les avantages, inconvénients, contraintes humaines budgétaires, organisationnelles ou techniques ; une priorisation des actions ; un estimé des coûts de mise en place ; un échéancier. Une présentation orale du rapport d audit.