Cartographie des risques du circuit du médicament

Journée ATELIERS Conférence des pharmaciens des EDS de Bretagne 21 juin 2012 Cartographie des risques du circuit du médicament CH René Pleven DINAN 645 lits 20 UF 2.5 ETP pharmacien dont le responsable management Q PEC médicamenteuse (2012) - COMITE QUALITE DE LA PRISE EN CHARGE MEDICAMENTEUSE (2012) - CELLULE QUALITE (2000)

Comité «qualité de la PEC médicamenteuse m» Responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse : C. LE BOURLAIS Responsable de la gestion des risques liés aux soins Directrice Qualité DSI Responsable Qualité & GDR 3 Médecins 1 Pharmacien Cadre de la pharmacie 3 Cadres de santé + Cadres supérieurs IDE référente systèmes d information Président de CME Directeur de l établissement (invité)

Cartographie des risques du circuit du médicament Politique médicamentm : L application de la politique qualité se traduit par: Développement de l étude des risques a priori encourus par les patients à toutes les étapes de la PEC médicamenteuse (cartographie des risques) et mise en place des mesures de prévention des risques issues de cette étude

Cartographie des risques du circuit du médicament Outil Inter Diag Médicaments : Prise en charge médicamenteuse ANAP Agence nationale d appui à la performance

Outil Inter Diag Médicaments : Prise en charge médicamenteuse (ANAP) 3 thématiques majeures réparties en 7 axes qui regroupent 20 sous-thèmes 1- Contexte et politique de sécurisation dans l unité de soins (organisation, protocole, prévention ) 2- Sécurisation de la PEC médicamenteuse (de l entrée à la sortie du patient, de la prescription à l administration du médicament ) 3- Sécurisation du stockage intra unité des médicaments (armoire des médts,, qualité du stockage, délivrance globale )

THEMATIQUES 0. Risque structurel de l unité de soins - Organisation médicale et soignante (A) - Modalités d hospitalisation (B) 1. Politique de sécurisation de l unité de soins - Prévention (C D E) - Pilotage (F G) 2. Sécurisation de la prise en charge médicamenteuse - Entrée et sortie du patient (H I J) - Prescription / Dispensation (K L M) - Préparation et administration (N O P) 3. Sécurisation du stock intra-unité - Organisation de l armoire (Q R S) - Gestion de l armoire (T U V)

L outil ANAP

Outil Inter Diag Médicaments : Prise en charge médicamenteuse (ANAP) 2 synthèses sous forme de scores et de graphes consolidés automatiquement qui objectivent les points forts de la sécurisation et les leviers d amélioration potentiels et comparaison à un panel d EDS des chantiers de l ANAP Aucune pondération entre les différents critères

Outil Inter Diag Médicaments : Prise en charge médicamenteuse L intention est : (ANAP) d éveiller l intérêt des acteurs sur le sujet essentiel de la sécurisation de la PEC medt plus que de produire des indicateurs scientifiquement rigoureux L intérêt est : De cibler des axes prioritaires d amélioration du processus D engager les équipes dans des plans d action concrets

Synthèse sous forme de scores

Un service un radar : Synthèse sous forme de graphe

Synthèse sous forme de graphe

18 services auto-évalués en 2.5 mois Cardiologie Pôle Médecine Pneumologie (4B), Gastro-entérologie et d addictologie (4A) Médecine Polyvalente (6A, 6B) Hôpital de Semaine (HDS) Unité de diagnostic et orientation (UDO) Pôle Femme-Enfant Gynécologie obstétrique Pôle Gériatrique Médecine Gériatrique SSR A SSR B USLD EHPAD du Jardin Anglais EHPAD du Centre de Cure Médical (CCM) Pôle Urgences/Anesthésie- Surveillance Continue/ Bloc UHTCD USC -11 réunion par unité de soins (cadre, médecin, IDE, pharmacien, stagiaire qualité) : 1h - Remplissage instantanné du fichier -160 questions -Réponses OUI / NON / NC

Cartographie des risques du circuit du médicament PRINCIPAUX RESULTATS CH René Pleven DINAN C. LE BOURLAIS, pharmacien, responsable management Q PEC médicamenteuse C. JUCHAULT, stagiaire Qualité

1. Politique de sécurisation de l unité de soins Résultats : 100% 80% 60% 79% 60% 65% 69% 68% 63% 70% 85% 68% 83% 73% 80% 79% 78% 40% 20% 0% UDO M6B EHPAD - JA M6A EHPAD - CCM Médecine G M4B Pneumo M5 Cardio USLD SSR-B Gastro Gynéco SSR-A UHTCD Moyenne de l établissement : 73% dont : - Prévention : 70% (Moyenne nationale : 49%) - Pilotage : 79% (Moyenne nationale : 57%)

C. Protocoles & Procédures «PREVENTION» : POINTS FORTS : Sur Intranet : Protocole «Modalités de prise en charge de la douleur» Protocole «Modalités de suivi des patients sous AVK» Protocoles/Procédures : «Classeur Médicament» en cours

C. Protocoles & Procédures Classeur «Médicament» : - Procédures d organisation du circuit du médicament - Procédures d astreinte pharmacie - Procédure de gestion des transferts de patients inter services et inter établissement - Procédure de gestion des médicaments «à risques» - Procédure de gestion du traitement personnel patient - Procédures relatives à la gestion des erreurs médicamenteuses - Procédures «Bonnes Pratiques» : - Préparation, distribution, administration des médicaments (per os, injectables, ) - Découpe des blister de médicaments - Broyage des comprimés & Ouverture des gélules - Procédure d entretien des chariots de soins, armoires à pharmacie, piluliers, containers de transport Classeur «Protocoles» : Regroupe les protocoles médicamenteux - Protocoles en cours de rédaction / validation / diffusion : Protocole «Prémédications avant actes chirurgicaux» Protocole «Prémédications avant actes diagnostiques»

D. Information / Formation/ Formation POINTS FORTS : Bonne connaissance des horaires d ouverture et de fermeture de la pharmacie Livret thérapeutique actualisé et disponible dans les services Actions d amélioration : Sensibilisation des Infirmier(e)s sur certains médicaments (séances d'informations par les médecins et pharmaciens) Procédures à rédiger : «Accueil et/ou formation des nouveaux arrivants sur les spécificités de la prise en charge et les spécificités thérapeutiques / selon le service»

D. E. Information Retour / d expérience Formation POINTS FORTS : Fiche de déclaration des évènements indésirables (FSEI) à disposition connue de tous les soignants Actions d amélioration : Mettre en place des séances de sensibilisation aux erreurs médicamenteuses pour tous les IDE Poursuivre les REMED dans les services Charte de non punition en cours

F. D. Information Bon usage / Formation des médicaments Dynamique de la COMEDIMS Participation des médecins Suivi des décisions POINTS FORTS : Analyses/suivi régulier de la consommation médicamenteuses Par médecins, cadres des unités de soins Actions d amélioration : Définir des objectifs spécifiques pour améliorer certaines pratiques de prescriptions dans les services de soins Psychotropes, Relais IV/PO

2. Sécurisation de la PEC médicamenteuse Résultats : 100% 80% 65% 64% 62% 75% 69% 69% 70% 62% 72% 68% 67% 65% 74% 65% 60% 40% 20% 0% UDO M6B EHPAD - JA M6A EHPAD - CCM Médecine G M4B Pneumo M5 Cardio USLD SSR-B Gastro Gynéco SSR-A HDS UHTCD Moyenne de l établissement : 68% dont : - Entrée et sorties du patient : 82% (77% Moyenne nationale) - Prescription / dispensation : 54% (57% Moyenne nationale) - Préparation / administration : 70% (68% Moyenne nationale)

H. Entrée et sortie du patient POINTS FORTS : Sont indiqués dans le dossier : Les éventuels troubles de déglutition du patient Les allergies éventuelles des patients Le poids du patient La fonction rénale Les éventuelles modifications de traitement (arrêt ou substitution) sont expliquées au patient et/ou à la famille Lors de transfert, suivi des prescriptions médicamenteuses en même me temps que le patient Actions d amélioration : Procédure à rédiger : «Situations dans lesquelles l autonomie peut être laissée au patient pour la prise de ses médicaments»

I. Traitement personnel patient POINTS FORTS : Un document du classeur "Médicaments" décrit les règles de gestion du traitement personnel du patient Les médicaments personnels du patient sont isolés dès l'admission et stockés dans un emplacement spécifique du poste de soins RAS Actions d amélioration :

J. Préparation de la sortie du patient POINTS FORTS : En cas de transfert du patient vers des soins de suite, USLD ou EHPAD, son dossier médicamenteux l accompagne Actions d amélioration : Mise en place de programmes d éducation thérapeutique dans les services qui n en bénéficient pas «Durant son séjour, le patient et sa famille reçoivent, de l'équipe soignante ou de la pharmacie, des informations relatives au traitement médicamenteux»

K. Prescriptions POINTS FORTS : Les prescriptions médicamenteuses des patients sont informatisées en intégralité : sont conformes aux bonnes pratiques datées, lisibles, signées, dosages, posologie La prescription différencie clairement les formes injectables des d autres formes de médicaments Le support de prescription (papier / informatique) inclut les médicaments du traitement personnel Les prescripteurs s'astreignent à prescrire au livret thérapeutique Les prescripteurs sont informés des substitutions et des remplacements de traitement Les prescripteurs sont informés en cas de non administration de médicaments

K. Prescription Actions d amélioration : 1. Mettre à jour dans logiciel Pharma : - Modalités de dilution des médicaments injectables (nature et volume du véhicule pour les IDE 2. Informatiser toutes les prescriptions : - de chir-gynéco en post-op (Anesthésistes) - d UHTCD (urgentistes)

L. Analyses pharmaceutiques Résultats : 100% 80% 71% 60% 43% 40% 29% 20% 14% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% UDO M6B EHPAD - JA M6A EHPAD - CCM Médecine G M4B Pneumo M5 Cardio USLD SSR-B Gastro Gynéco SSR-A HDS UHTCD Pas (ou peu) de retour des analyses pharmaceutiques aux unités de soins

L. Analyses pharmaceutiques Actions d amélioration : Convenir entre le médecin responsable de l unité de soins et le pharmacien référent : des types d analyses pharmaceutiques (niveau 1, 2 ou 3) des modalités de transmission des avis pharmaceutiques des modalités de transmission des décisions du médecin par rapport à l'avis pharmaceutique de la participation hebdomadaire éventuelle du pharmacien à la visite du médecin dans l unité de soins Procédure «Modalités d analyses pharmaceutiques» INSTITUTIONNELLES

M. Délivrance nominative Actions d amélioration : Achat de nouveaux piluliers : Double identification (nom du patient et n de chambre) Dimensions adaptées Projet de ré étiquetage à l'unité des blisters médicaments «Sauf exception, les formes orales de médicaments sont en doses unitaires identifiables (industrielles ou reconditionnées / sur-conditionnées par la PUI)» Sensibiliser les soignants sur les pratiques de re-globalisation des médicaments délivrés nominativement

N. Préparation de l administration POINTS FORTS : La préparation et l'administration des médicaments est faite au vu de la prescription initiale, et non d'une retranscription Les infirmières de l unité de soins disposent d'une liste à jour et validée des équivalences et substitutions Actions d amélioration : Mettre en place un système de pancarte ou GILET JAUNE «ne pas déranger» pour identifier l IDE qui prépare les médicaments unité de soins pilote «Une consigne ou une règle prévoit que l'infirmière ne réponde plus au téléphone lorsqu'elle est en train de préparer des médicaments»

O. Administration POINTS FORTS : L'administration des médicaments est enregistrée sur le même support que celui utilisé pour la prescription Le moment de l'administration de chaque médicament est tracé Actions d amélioration : Sensibiliser les professionnels au contrôle de l identité du patient AU MOMENT de l administration Mise en place des bracelets d identification patients (en cours) Revoir l organisation de certains services pour l enregistrement de l'administration des médicaments enregistré à priori ou a posteriori pour certaines prises (ex: soir, coucher )

3. Sécurisation du stock intra-unité Résultats : 100% 80% 60% 40% 20% 0% 68% 63% 61% UDO M6B EHPAD - JA 76% 70% 76% 79% 84% 63% 65% 68% 66% 66% 55% M6A EHPAD - CCM Médecine G M4B Pneumo M5 Cardio USLD SSR-B Gastro Gynéco SSR-A UHTCD Moyenne de l établissement : 69% dont : - Organisation de l armoire : 67% (71% Moyenne nationale) - Gestion de l armoire : 70% (67% Moyenne nationale)

S. Contrôle de l armoire POINTS FORTS : Documents décrivant : l'entretien et les modalités de contrôle de l'armoire médicaments les règles d'emprunt et de prêt de médicaments entre unités Actions d amélioration : Régulariser le contrôle des péremptions 1 fois par trimestre Informer les soignants des modalités d élimination des médicaments non utilisés Projet de mise en place de sondes de surveillance des températures des réfrigérateurs des services avec enregistrement centralisé Justifié par pertes de produits pharmaceutiques en 2010 / 2011 (=16.600 euros)

CONCLUSION Elaboration d un programme d amélioration de la qualité TABLEAU DE BORD «Cartographie des risques liés au circuit du médicament» 2012 ETAT D AVANCEMENT DES ACTIONS