Le portail Chorus Pro La connexion au portail Chorus Pro La réception et le traitement d'une facture en mode Portail (mode manuel)
A compter du 1er janvier 2017, les collectivités et établissements publics seront dans l obligation d accepter les factures électroniques. Cela implique de respecter deux échéances : 30 Octobre 2016 : la structure doit être paramétrée dans Chorus Pro afin que l ensemble des fournisseurs puissent disposer de «l annuaire des structures publiques» 1er Janvier 2017 : les utilisateurs doivent être en mesure de gérer les factures électroniques Cette présentation aujourd'hui a pour objet de vous présenter les manipulations à effectuer pour le respect de ces deux échéances
1)Le paramétrage dans Chorus Pro
La connexion au portail Chorus Pro Mi septembre, un batch généraliste a permis d'habiliter l'ensemble des personnes qui avaient une habilitation à HELIOS au portail Chorus pro. A partir de cette date, vous deviez vous connecter au portail Chorus pro afin de réaliser/vérifier quelques paramètres sur ce portail. Il vous était demandé de réaliser cette vérification avant le 30 octobre mais il est encore possible de le faire après cette date. Pourquoi le date du 30 Octobre? Date à laquelle l'aife (Agence pour l'informatique Financière de l'etat) s'était engagée à mettre à disposition des fournisseurs un annuaire des structures publiques (et de leurs exigences vis à vis de Chorus Pro). Pour autant, même si vous réalisez vos paramètres après le 30 octobre, vos données seront prises en compte car l'annuaire sera mise à jour de façon quotidienne
La connexion au portail Chorus Pro : comment se connecter? Via le portail de la Gestion Publique (PIGP)
La connexion au portail Chorus Pro : comment se connecter?
La connexion au portail Chorus Pro : Vérifier les informations de «Mon compte» A la première connexion, l'écran «Mon compte» s 'affiche automatiquement avec validation demandée
La connexion au portail Chorus Pro : Vérifier l'exhaustivité des structures présentes Pour une commune par exemple, il faut vérifier que l'ensemble des budgets sont bien présents : budget principal + budget(s) annexe(s) + budget(s) rattaché(s) + AF éventuelle Via «Mon compte» puis «Mes Rattachements aux structures»
La connexion au portail Chorus Pro : Vérifier le libellé des structures
La connexion au portail Chorus Pro : Les autres paramétrages Si la collectivité ne souhaite pas exiger la présence sur les factures d'un numéro d'engagement et/ou d'un code service, les paramétrages sur Chorus pro s'arrêtent là La modalité de base de réception correspond à une réception des factures sans aucun critère particulier. Par défaut, il y a au moins 1 service pour la facturation intra sphère publique (il ne faut ni le supprimer ni le modifier)
La connexion au portail Chorus Pro : Les autres paramétrages Si à contrario la collectivité souhaite exiger la présence sur les factures d'un numéro d'engagement et/ou d'un code service, il lui faudra paramétrer Chorus pro en conséquence Chorus Pro permet d'activer des options pour la gestion de la réception des factures : le code service : indication du service destinataire de la facture au sein de l'entité, la référence d engagement : référence au marché ou à la commande. Ces possibilités offertes par la solution peuvent présenter un intérêt pour les collectivités les plus importantes. A noter que ces paramètres peuvent être rendus facultatifs ou obligatoires et se combiner. Ils pourront être modifiés à tout moment. Attention toutefois à ne pas modifier trop souvent ces paramètres et d'en informer suffisamment en amont les fournisseurs pour mise à jour de leurs bases clients. Ces options peuvent également être intégrées dans votre logiciel comptable. À ce titre votre éditeur vous indiquera les possibilités qui s'offrent à vous dans ce domaine.
La connexion au portail Chorus Pro : Les autres paramétrages Si la collectivité souhaite ajouter des services, cliquez sur «ajouter des services» dans les paramètres
La connexion au portail Chorus Pro : Les autres paramétrages Si la collectivité souhaite rendre obligatoire le numéro d'engagement, elle cochera les zones dédiées dans Chorus Pro L'utilisation de la référence d'engagement suppose que le logiciel de la collectivité intègre un module de gestion des commandes. La zone numéro d engagement peut être rendue obligatoire ou non à la saisie de la facture, soit pour la fiche structure complète, soit uniquement pour certains codes service. Si la saisie du numéro d engagement est obligatoire : l entité publique doit systématiquement communiquer aux fournisseurs cette référence Chorus Pro contrôle que la zone est remplie, il ne contrôle pas la cohérence de la zone. S'il a été décidé de rendre obligatoire, sur les factures dématérialisées, la mention d un code service et/ou d un numéro de bon de commande, les ordonnateurs devront en informer leurs fournisseurs, en communiquant ces valeurs sur le bon de commande par exemple.
Les questions les plus fréquemment posées lors des paramétrages
Il me manque des structures : comment les retrouver? S'il manque une ou des structures, cliquez sur «Demander un rattachement» Privilégier alors une recherche à partir du SIRET
Quels onglets doivent être présents? Vérifiez la présence des espaces «factures émises», «mon compte», «factures reçues», «sollicitations émises» et, si vous êtes gestionnaire, «activités du gestionnaire» Cliquez sur «mon Compte»
Comment retrouver le gestionnaire principal? Pour vérifier qui est «Gestionnaire Principal»
Comment retrouver le gestionnaire principal? Puis bas de la page «Consultation d'une structure» il y a «Utilisateurs rattachés à la structure»
Comment modifier le gestionnaire principal? On peut modifier le «gestionnaire principal» : * Cas 1 : si le gestionnaire principal est encore dans la collectivité et souhaite conserver son accès, il se connecte et transfère sa qualité de «gestionnaire principal» à une autre personne Le gestionnaire va supprimer le rattachement à la structure et choisir le nouveau gestionnaire principal : le gestionnaire deviendra un utilisateur simple. Il doit se rendre dans l'onglet «Mon Compte» puis au bloc «Mes rattachements aux structures» Une page de confirmation s'affiche
Comment modifier le gestionnaire principal? La page cidessous s'ouvre Chorus Pro liste alors les structures pour lesquelles l utilisateur est gestionnaire principal, ce dernier peut choisir entre : Désigner un même gestionnaire principal pour toutes ses structures Désigner un gestionnaire principal différent pour chaque structure Dans ces 2 cas, il peut effectuer une recherche en cliquant sur l icône «loupe». La page de recherche d un utilisateur s'ouvre Cliquer sur le bouton «OK» afin de confirmer ce choix.
Comment modifier le gestionnaire principal? * Cas 2 : si le gestionnaire principal est encore dans la collectivité mais ne souhaite pas conserver son accès à Chrorus Dans l onglet «Mon compte», cliquer sur le bouton «Désactiver mon compte». Un message de confirmation s affiche alors pour informer l utilisateur : Qu il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours Qu il doit désigner un nouveau gestionnaire principal pour toutes les structures dont il est gestionnaire principal
Comment modifier le gestionnaire principal? * Cas 3 : si le gestionnaire principal n'est plus dans la collectivité Il faut saisir une «Sollicitation» en indiquant : Le numéro de SIRET de la structure concernée, ainsi que sa raison sociale L identifiant de connexion du Gestionnaire Principal actuel, ainsi que son nom et prénom L identifiant de connexion du Gestionnaire Principal cible, ainsi que son nom et prénom
Quels sont les différents profils sur Chorus? Principe : le profil détermine ce que peut faire un utilisateur sur la fiche structure Le gestionnaire principal est unique par structure, il peut : Paramétrer les espaces, structures et services Gérer les comptes utilisateurs et valider les rattachements Définir des gestionnaires secondaires Consulter l ensemble des objets sur lesquels il est habilité (factures, sollicitations...) Le gestionnaire secondaire a les mêmes habilitations que le gestionnaire principal, sauf pour : Créer de nouveaux gestionnaires secondaires Transférer le rôle de gestionnaire principal Les autres utilisateurs ont accès aux espaces sur lesquels les gestionnaires les ont habilités. En fonction, l utilisateur pourra : Saisir des factures, des sollicitations Gérer son compte utilisateur et faire des demandes de rattachement à des services/structures...
2)L'accès aux factures via Chorus pro à compter du 1er janvier 2017 (accès en mode portail via le PIGP)
L'écran d'accueil et l'accès aux factures Après votre identification sur le PIGP, vous arriverez sur la page d'accueil, vous y trouverez les informations sur les derniers événements, et autres actualités. Vous accéderez aux factures reçues via la barre de menu :
Les factures reçues En cliquant sur l'espace «Factures reçues», vous arrivez directement sur l'écran de synthèse des factures à traiter (Mise à disposition). Vous pouvez cliquer sur le numéro de la facture pour la consulter, d'autres actions sont également disponibles (téléchargement)
La consultation d'une facture sur Chorus Pro Après avoir cliqué sur le n de la facture, vous accédez à un écran de visualisation de facture qui comprend 6 blocs : Le destinataire (y compris le service, le cas échéant) Le fournisseur Le cadre de facturation Les références (y compris le n d'engagement, le cas échéant) Le récapitulatif TVA Les montants totaux En dessous, vous pouvez consulter ou télécharger les pièces jointes En bas, vous pouvez consulter la PJ à valeur probante, la télécharger, traiter la facture, suivre le cycle de vie...
Le téléchargement d'une ou d'un lot de factures De l'écran de synthèse, vous pouvez télécharger une ou plusieurs factures, et choisir le format.
Le téléchargement d'une ou d'un lot de factures Les options de téléchargement (option qui s'ouvre automatiquement après avoir cliqué sur Télécharger) : Soit format pivot avec PJ complémentaires Soit Format PDF avec/sans PJ complémentaires Si vous optez pour le format pivot, vous obtenez en plus de la facture originale, le flux pivot. En cas de téléchargement de plusieurs factures, un seul flux pivot pour l'ensemble des factures sera joint.
Le téléchargement d'une ou d'un lot de factures Si vous ne téléchargez que la facture pdf seule : Vous obtiendrez un fichier pdf nommé «telechargement» Si vous téléchargez un lot de factures avec/sans le flux pivot : Vous obtiendrez un fichier zippé nommé «telechargement» avec à l'intérieur une enveloppe par facture contenant la facture en pdf. L'enveloppe et la facture sont nommées en reprenant le SIRET de la facture et le n de celleci
La recherche de factures Chorus Pro permet de rechercher des factures (qui sont conservées 10 ans) selon de multiples critères
Le tableau de bord des factures reçues Le tableau de bord vous permet de suivre les statuts des factures reçues par la ou les structures auxquelles vous êtes rattachées, notamment pour contrôler les factures suspendues,. En cliquant sur le chiffre de la colonne souhaitée, vous basculez sur le moteur de recherche avec le filtre «Etat courant» complété de ce statut.
Le suivi de traitement de la facture Lorsque vous consultez une facture sur Cpro, vous avez accès à son suivi
Le suivi de traitement de la facture Vous pouvez ainsi voir les différents états de la facture de sa création ou transmission par le fournisseur à sa mise en paiement et les différents intervenants.
Le traitement d'une facture Lorsque vous consultez une facture sur Cpro, vous avez accès à son traitement, ce qui vous permettra notamment de suspendre ou rejeter une facture. Attention, pour les collectivités gérées sous Hélios, les statuts «Mise à dispo comptable» et «Mise en paiement» sont gérés par Hélios, les statuts «Mandatée» et «Service fait» ne sont pas obligatoires.
Les factures entre entités publiques Les collectivités locales et les établissements publics ne sont pas concernés par Chorus Pro uniquement comme «récepteurs» de factures mais aussi comme «émetteurs». En effet, l'obligation d'émettre une facture au format électronique s'appliquera pour les collectivités locales dès le 1er janvier 2017 dès lors qu'elles émettront une facture à l'encontre d'une autre entité publique (prestations de services...). Le support de cette dématérialisation sera le PESFactureASAP (pour le PES Titre) L émission de documents de facturation par les entités raccordées à Hélios s appuiera sur : l envoi d un flux PESFactureASAP à Hélios en PJ d'un PES Titre (Le schéma retenu ouvre la possibilité aux ordonnateurs de joindre une pièce justificative complémentaire au format PDF); l envoi dématérialisé à Chorus Pro, par le comptable assignataire de la collectivité, après prise en charge du titre S'agissant des factures émises par ORMC, la solution PES Facture ASAP au format xml ne peut s'appliquer. La solution retenue est de porter une facture PDF sur les articles «personnes publiques», PDF qui sera déposé sur Chorus Pro à la prise en compte du rôle chez le comptable