Le guide pratique de l'employeur Vie du salarié Mise à jour Novembre 2014
Le Cabinet VALOXY vous rappelle les obligations de l employeur : LES FORMALITÉS LIÉES A L EMBAUCHE L Embauche Le Contrat à Durée Indéterminée Le Contrat à Durée Déterminée Le Contrat à Temps Partiel LA VIE DU CONTRAT Les absences : congés payés maladie Accident de Travail/Trajet Congé Maternité & Parental d Education Congé Paternité & Naissance Durée Légale & Maximale du Travail Les Heures Supplémentaires & Heures Complémentaires LES FORMALITES LIÉES A LA SORTIE Les Etapes à Suivre Les Cas de Rupture du CDI & du CDD A SAVOIR La Durée de Conservation des documents sociaux BOITE A OUTILS VALOXY La Fiche d Embauche La Fiche de Sortie Les Fiches de Pointage L Affichage Obligatoire Les Documents Obligatoires Les deux Types de Contrôle Le Document Unique d Evaluation des Risques Mise à jour Novembre 2014
Sommaire Les formalités liées à l embauche Les formalités... 2 Le contrat à durée déterminée (CDD)... 3 Le contrat à durée indéterminée (CDI)... 5 Le contrat de travail à temps partiel... 7 La vie du contrat Les congés payés... 9 La maladie... 11 Accident de travail Accident de trajet... 12 Le congé maternité... 13 Le congé paternité le congé naissance... 15 Le congé parental d éducation - travail à temps partiel... 17 Durée légale et durées maximales de travail... 18 Les heures supplémentaires... 19 Les heures complémentaires... 20 Les formalités liées à la sortie Les étapes à suivre... 22 La rupture du CDD... 23 La rupture du CDI... 24 A savoir Durée de conservation des documents sociaux par l employeur... 26 L affichage obligatoire et les documents obligatoires de l employeur... 27 Les deux types de contrôle... 29 Le document unique d évaluation des risques... 30 La fiche individuelle de prévention des expositions... 30 1
FORMALITÉS LIÉES A L EMBAUCHE Dans tous les cas, vous devez nous retourner avant le début du contrat la fiche d embauche que le Service Social vous aura transmise Préalablement à l embauche, il y a lieu de vérifier auprès de Pôle Emploi si votre futur salarié pourrait vous permettre d accéder à un contrat aidé 1 La Déclaration Préalable à l Embauche (dans tous les cas avant l embauche et au plus tôt dans les 8 jours avant l embauche) Vous pouvez effectuer vous-même ces formalités sur www.urssaf.fr espace employeur déclarer l embauche d un salarié. Le défaut de déclaration est susceptible d être sanctionné au titre du travail dissimulé. L employeur est en outre passible de l amende prévue pour les contraventions de 5ème classe : 1500 et 3000 en cas de récidive 5 Affiliation aux caisses de retraite et/ou de prévoyance, mutuelle et information du salarié Les conventions collectives peuvent recommander certaines caisses de retraite, de prévoyance et de mutuelle. 4 La Visite Médicale d Embauche Prendre rendez-vous auprès de votre service de médecine du travail avant l embauche du salarié et au plus tard avant la fin de la période d essai d»d essaid essai. Contravention de 5 ème classe : 1500 et 3000 en cas de récidive Pourquoi ne pas externaliser en demandant un devis? 2 Le Contrat de Travail! Nous tenons à vous rappeler que l employeur à des obligations de rédaction et de clauses concernant les contrats de travail. Confère fiche CDD & CDI. Des sanctions pénales (amende de 3750 au plus et, en cas de récidive, d une amende de 7500 au plus et d un emprisonnement de 6 mois) sont prévues en cas de non-respect de ces dispositions ; en outre, à défaut d écrit, le contrat est réputé conclu pour une durée indéterminée à temps complet 3 Inscrire le salarié sur le Registre Unique du Personnel Registre obligatoire Contravention de 4 ème classe : 750 à 3750 2
LE CONTRAT A DURÉE DÉTERMINÉE La forme Le Contrat à Durée Déterminée est obligatoirement écrit (et transmis dans les 2 jours ouvrables suivant l embauche au salarié sinon il est réputé à durée indéterminée en cas de contrôle). Il doit préciser le motif du recours au CDD, la durée de la période d essai (sinon elle est inopposable au salarié). De même, la loi impose qu il soit écrit pour certains types de contrats (temps partiel, contrat de travail temporaire, contrat d apprentissage, de professionnalisation, ). Le motif Le recours au CDD n est possible que pour l exécution d une tâche précise et temporaire, à savoir : Le remplacement d un salarié en cas d absence ou de suspension de son contrat de travail (ne résultant pas d un conflit) ; Pour le remplacement d un salarié en cas de passage provisoire à temps partiel ; En cas de départ définitif d un salarié précédant la suppression de son poste de travail (consultation du C.E. ou à défaut des délégués du personnel) ; En cas de remplacement d un salarié dans l attente de l entrée en service effective du salarié recruté par CDI appelé à le remplacer (dans la limite d une durée de 9 mois) ; En cas d accroissement temporaire d activité (suite à une augmentation temporaire de l activité ; pour l exécution d une tâche occasionnelle ; d une commande exceptionnelle à l exportation ou pour des travaux urgents liés à la sécurité) ; Ou en cas d emplois saisonniers (tâches qui se répètent chaque année à des dates à peu près fixes, en fonction des saisons ou des modes de vie collectifs). Le recours au CDD est également autorisé dans le cadre de la politique de l emploi, ainsi qu au titre des emplois pour lesquels il est d usage constant de ne pas recourir au CDI en raison de la nature de l activité exercée et du caractère par nature temporaire de ces emplois (concerne certains secteurs d activité définis par décret, convention ou accord collectif de travail étendu. Ex : Spectacle, Enseignement, Extra dans la restauration, ). La durée La durée maximale pour l exécution d une tâche précise et temporaire, renouvellement compris, est en principe de 18 mois. Elle peut être portée à 24 mois dans divers cas : travail à l étranger, en cas de commande exceptionnelle à l exportation 3
La période d essai La période d essai et son renouvellement ne se présument pas, elles doivent être écrites dans la lettre d engagement ou le contrat de travail. A défaut d usages ou de stipulations conventionnelles prévoyant des durées moindres, cette période ne peut excéder une durée : - D un jour par semaine, dans la limite de deux semaines, pour un contrat d une durée initiale de 6 mois ou moins ; - D un mois pour un contrat d une durée initiale de plus de 6 mois (il peut être utile de prévoir une durée légèrement supérieure à 6 mois). Le délai de carence La conclusion de CDD successifs avec le même salarié sans délai de carence n est possible que dans les cas suivants : remplacement, emplois saisonniers ou emplois d usage. De plus, à l issue du CDD conclu sur un poste donné, il n est possible de recourir à nouveau au CDD sur ce même poste qu après le respect d un délai de carence égal : - au tiers de la durée du CDD initial, renouvellement inclus, si cette durée est de 14 jours ou plus, - à la moitié de la durée du CDD initial, renouvellement inclus, si cette durée est inférieure à 14 jours. Le CDD conclu sans respecter le délai de carence est réputé être à durée indéterminée et peut donner lieu à des sanctions pénales. L indemnité de fin de contrat A l issue du contrat, le salarié percevra une indemnité de fin de contrat généralement égale à 10% des salaires perçus sauf dans les cas suivants : conclusion d un CDI immédiatement après le CDD, emploi saisonnier, emplois d usage, CDD conclus dans le cadre de la politique de l emploi, CDD conclu avec une jeune durant les vacances scolaires, refus du salarié d accepter le CDI proposé à l issue du CDD. Taxation des CDD courts : Depuis le 01/07/2013, les CDD de moins de 3 mois conclus pour surcroît d activité ou en tant que CDD d usage réservés à certains secteurs (comme le spectacle, l audiovisuel, déménagement, HCR ) subissent une augmentation des cotisations patronales chômage, à savoir : CDD surcroît moins d 1 mois CDD surcroît de 1 à 3 mois CDD d usage de moins de 3 mois 3% de majoration 1.5% de majoration 0.5% de majoration Cependant les CDD embauchés en CDI à l issue de leur contrat ne seront pas soumis à cette majoration. 4
LE CONTRAT A DURÉE INDÉTERMINÉE La forme Il peut-être verbal, néanmoins, de nombreuses conventions collectives prévoient qu il fasse l objet d un écrit. Le cabinet Valoxy vous conseille de faire un écrit car dans certains cas, des mentions obligatoires sont à faire paraître. D autre part, il permet de préciser certains points (mobilité, non-concurrence, temps partiel ). La période d essai La période d essai et son renouvellement ne se présument pas, ils doivent être prévus dans la lettre d engagement ou le contrat de travail. Durée : A l exception des durées plus longues fixées par les accords de branche conclus avant le 26/06/2008, la période d essai a une durée maximale fixée à : - 2 mois pour les ouvriers et les employés - 3 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens - 4 mois pour les cadres Prolongation : Toutes absences : congés payés pris par le salarié, congés sans solde et les arrêts consécutifs à la maladie ou à un accident de travail entrainent une prolongation au plus équivalente de la période d essai. Renouvellement : Il n est possible qu une seule fois si un accord de branche étendu et la lettre d engagement ou le contrat de travail le prévoit et en fixe les modalités. La durée de la période d essai, renouvellement compris, ne peut dépasser : - 4 mois pour les ouvriers et les employés - 6 mois pour les agents de maîtrise et les techniciens - 8 mois pour les cadres 5
Les clauses du contrat Le contrat de travail pourra comporter des clauses spécifiques : loyauté, confidentialité, exclusivité, non concurrence, etc Attention : La Clause de Non Concurrence doit obligatoirement donner lieu à une contrepartie financière. Exonération de cotisations chômage pour l embauche d un jeune de moins de 26 ans : Depuis le 1 er Juillet 2013, l embauche en CDI d un jeune de moins de 26 (après l expiration de la période d essai) donne lieu à une exonération temporaire de la contribution patronale (4 %) d assurance-chômage, à savoir : Entreprise de moins de 50 salariés Entreprise de 50 salariés et plus 4 mois d exonération 3 mois d exonération 6
LE CONTRAT DE TRAVAIL A TEMPS PARTIEL Définition Le salarié à temps partiel est celui dont la durée du travail mentionnée dans son contrat de travail est inférieure à la durée légale (35 heures par semaine) ou aux durées conventionnelles. Le travail à temps partiel est organisé dans le cadre de la semaine ou du mois. Principe Qu il soit à durée déterminée ou à durée indéterminée, le contrat de travail à temps partiel doit obligatoirement être écrit. Il doit comporter des mentions obligatoires (la durée du travail, sa répartition, la possibilité de faire effectuer des heures complémentaires et les limites des heures complémentaires ). Les heures complémentaires sont limitées à 10% de la durée prévue au contrat (ou jusqu à 1/3 si votre Convention Collective le prévoit). Il n est pas possible d augmenter temporairement la durée du travail par la signature d un avenant (sauf si votre Convention Collective prévoit un dispositif de «complément d heures par avenant»). Jusqu au 30/06/2014, aucune durée minimale n était fixée par la Loi. Seules certaines Conventions Collectives prévoyaient une durée minimale pour les salariés à temps partiel. N O U V E L L E S R E G L E S A C O M P T E R D U 0 1 / 0 7 / 2 0 1 4 Durée minimale de 24 heures par semaine (ou 104 heures par mois) Depuis le 01/07/2014, il n est plus possible d embaucher un salarié à temps partiel pour une durée inférieure à 24h/Semaine. Ainsi en l absence d accord de branche dérogeant à la durée minimale de 24 heures ou dans les cas dérogatoires cités ci-après, le salarié pourra demander à ce que cette durée lui soit appliquée. 3 exceptions sont cependant prévues: 1. Contrat conclu avec un étudiant de moins de 26 ans dans le cadre de ses études 7
2. Une durée inférieure qui serait demandée par le salarié pour lui permettre de faire face à des contraintes personnelles ou pour lui permettre de cumuler plusieurs activités afin d atteindre une durée globale d activité correspondant à un temps plein ou au moins égale à 24 heures par semaine. Attention : la demande du salarié doit être «écrite et motivée», elle ne peut pas résulter de la seule signature d un avenant. 3. Votre convention peut prévoir une durée minimale inférieure à 24h à conditions de prévoir certaines garanties quant à la mise en œuvre d horaires réguliers ou qui permettent au salarié de cumuler plusieurs activités afin d atteindre une durée globale d activité au moins égale à 24 heures. Les contrats de travail en cours au 1er juillet 2014 auront jusqu au 1er janvier 2016 (période transitoire) pour se mettre en conformité. D ici là, en l absence d accord de branche dérogeant à la durée minimale de 24 heures, si votre salarié à temps partiel demande à passer à 24h/Sem, vous ne pourrez refuser qu à la condition de justifier de l impossibilité de faire droit à sa demande compte tenu de l activité économique de l entreprise. Le complément d heures par avenant Les conventions collectives peuvent prévoir la possibilité de conclure un avenant au contrat de travail augmentant temporairement la durée du travail contractuelle. Cet avenant devra être signé par les parties, ce qui suppose l accord du salarié. La convention collective devra nécessairement déterminer : le nombre maximal d avenants pouvant être conclus, dans la limite de 8 par an et par salarié, en dehors des cas de remplacement d un salarié absent nommément désigné ; les modalités selon lesquelles les salariés pourront bénéficier prioritairement des compléments d heures. Elle pourra également prévoir la majoration salariale des heures effectuées dans le cadre de l avenant. A défaut, ces heures seront rémunérées au taux normal. Par contre, les heures complémentaires effectuées en sus de l horaire prévu par l avenant seront rémunérées directement avec une majoration de 25%. L employeur devra informer chaque année le comité d entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel du nombre de demandes de dérogation individuelle (nouvel article L. 3123-14-2, alinéa 2). 8
LES CONGÉS PAYÉS Cas général Ouverture du droit à Congés Payés Le droit au congé s apprécie sur une période de référence allant du 1 er Juin au 31 Mai de l année suivante. Ainsi, pour les congés 2015, elle va du 01/06/2014 au 31/05/2015. Depuis le 01/06/2012, l ouverture du droit est automatique, il n est plus nécessaire d avoir travaillé un minimum de 10 jours au cours de la période de référence. A noter : pour les professions relevant d une Caisse des Congés Payés, la période de référence va du 01/04 au 31/03 de l année suivante. Par dérogation, un accord collectif peut prévoir une période différente. Calcul de la durée des congés Soit en jours ouvrables (tous les jours de la semaine moins le repos hebdomadaire) ce qui correspond à 2.5 jours par mois soit 30 jours par an (ou 5 semaines). Soit en jours ouvrés (jours normalement travaillés dans l entreprise sur 5 jours) ce qui correspond à 2.08 jours par mois soit 25 jours par an (ou 5 semaines). De plus, certaines conventions collectives ou accord d entreprise ou d établissement peuvent prévoir des congés supplémentaires et des congés d ancienneté. Période de congés Période de référence 01/06/N 01/05/N+1 31/05/N+1 30/04/N+2 Période de prise des congés La période de prise des congés payés est fixée par la convention collective applicable à l établissement ou, à défaut, par l employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d entreprise (si tel est le cas). Elle comprend obligatoirement la période du 1 er Mai au 31 Octobre de chaque année et va généralement du 1 er Mai au 30 Avril de l année suivante. En règle générale, elle doit être portée à la connaissance du personnel au moins 2 mois avant son ouverture. 9
Prise des congés Le droit à congés doit s exercer chaque année. L ordre des départs est fixé par l employeur après avis, le cas échéant, des délégués du personnel. L ordre des départs est communiqué à chaque salarié un mois avant son départ et doit être affiché dans les locaux. Les dates de congés payés de vos salariés doivent être communiquées à VALOXY afin d être reportées sur leurs fiches de paie. Fractionnement des congés Sauf dérogation individuelle (pour les étrangers), la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables (ou 20 jours ouvrés). C est ce qu on appelle le congé principal. Il en résulte qu en principe la 5 ème semaine ne peut être accolée au congé principal. Sauf dérogation par accord individuel du salarié, convention collective ou accord collectif d établissement, 12 jours ouvrables de congé au moins doivent être pris en continu et pendant la période du 1 er Mai au 31 Octobre. La loi (ou les conventions collectives) prévoient des jours supplémentaires pour fractionnement lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de cette période est au moins égal à 3. Suppression du chômage partiel pour congés payés Depuis le 01/07/2013, le dispositif de chômage partiel qui consistait à indemniser un salarié n ayant pas acquis suffisamment de jours de congés pour couvrir la période de fermeture de l entreprise est supprimé. Par conséquent, sauf si la Convention Collective ou les accords d entreprises le prévoit, ces salariés ne bénéficient plus d une compensation financière. 10
LA MALADIE Obligations du salarié : - Prévenir l employeur de son absence le plus rapidement possible, le délai de prévenance est souvent fixé par les conventions collectives ou les usages à 48 heures (clause du contrat de travail) ; - Justifier de son état en faisant parvenir à l employeur un avis d arrêt de travail ; - Et tenir l employeur informé de l évolution de la maladie et lui transmettre les avis de prolongation. Indemnisation du salarié : Le salarié perçoit les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale (aussi appelées demiesjournées) qui lui sont versées après 3 jours de carence. Il pourra également percevoir un complément de salaire de la part de son employeur en fonction de son ancienneté et des dispositions de sa Convention Collective. Obligations de l employeur : - Remplir l attestation de salaire pour la CPAM : cette attestation est à remplir dès réception de l avis d arrêt du salarié. Cette attestation peut être effectuée soit par Valoxy, soit via le site net-entreprise soit dès fourniture du document papier par votre salarié ; - Effectuer les modalités nécessaires sur le bulletin de salaire : calcul de l absence, du maintien du salaire éventuel (voir dispositions de la convention collective ou à défaut selon la loi) et le traitement des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) ; La visite médicale de reprise du travail : A l issue de son arrêt de travail et des prolongations si tel est le cas et si l absence pour maladie a duré au moins 30 jours (ou en cas d absences répétées), l employeur doit dans les 8 jours suivant son retour, faire passer une visite médicale de reprise à son salarié auprès de la médecine du travail. Il faut savoir aussi qu un examen de pré reprise est désormais obligatoire lorsque le salarié est en arrêt de travail depuis plus de trois mois et que soit le salarié lui-même, son médecin traitant ou le médecin conseil de la sécurité sociale en fait la demande. 11
L Accident de Travail ACCIDENT DE TRAVAIL ACCIDENT DE TRAJET Définition : Un accident de travail est un accident survenu par le fait ou à l occasion du travail. L Accident de Trajet Définition : Un accident de trajet est un accident survenu au salarié pendant le trajet aller et retour entre d une part, le lieu du travail et, d autre part la résidence du salarié (qu elle soit principale, secondaire stable ou tout autre lieu où le salarié se rend habituellement pour des motifs d ordre familial) et le lieu où le salarié prend habituellement ses repas (lorsqu il est situé en dehors de l entreprise). Règles communes : Obligations du salarié : - Le salarié doit déclarer l accident à l employeur dans les 24 heures et fournir l avis d arrêt de travail. Indemnisation du salarié : Le salarié perçoit les Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale qui lui sont versées sans carence. Il pourra également percevoir un complément de son employeur en fonction de son ancienneté et des dispositions de sa Convention Collective. Obligations de l employeur : - L employeur doit établir la Déclaration d Accident de Travail (imprimé cerfa n 60-3682) dans les 48 heures (hors dimanche et jour férié) suivant le moment où il a été informé par LRAR et l adresser à la CPAM ou via internet (sites : net-entreprises, ameli) ; - Il doit également en cas d arrêt de travail, remplir l attestation de salaire prévue à cet effet pour la CPAM ; - Et comme pour toute absence, le mentionner sur le bulletin de salaire et faire les calculs appropriés (absence, maintien, IJSS). La visite médicale de reprise du travail : A l issue de son arrêt et des prolongations si tels est le cas et si l absence pour accident du travail a duré au moins 30 jours, l employeur doit dans les 8 jours suivant son retour, faire passer à son salarié une visite médicale de reprise auprès de la médecine du travail. Il faut savoir aussi qu un examen de pré reprise est désormais obligatoire lorsque le salarié est en arrêt de travail depuis plus de trois mois et que soit le salarié lui-même, son médecin traitant ou le médecin conseil de la sécurité sociale en fait la demande. 12
LE CONGÉ MATERNITÉ Le congé de maternité comprend un congé prénatal et un congé postnatal. La durée légale, récapitulée dans le tableau ci-après, varie en fonction du nombre d enfants vivant au foyer. Obligations de la salariée : - La déclaration de grossesse doit être déclarée à la CPAM ainsi qu à la CAF dans les quatorze premières semaines de la grossesse ; - Remettre à l employeur un certificat médical attestant de son état de grossesse qui précise la date présumée de son accouchement ou la date effective de celui-ci (ce certificat permet à la salariée de bénéficier d une protection légale contre le licenciement) ; - Elle doit également avertir l employeur des dates de début et de fin de congé maternité. Situation Familiale Naissance unique portant le nombre d enfants à : - 1 ou 2-3 ou plus Naissances multiples : - Jumeaux - Triplés ou plus Avant l accouchement Après l accouchement Total 6 semaines 10 semaines 16 sem. 8 semaines 1 18 semaines 1 26 sem. 12 semaines 2 22 semaines 2 34 sem. 24 semaines 2 22 semaines 2 46 sem. Pathologie de la mère + 2 semaines + 4 semaines Adoption : après l arrivée au foyer 10 semaines 18 semaines 22 semaines 22 semaines 1. La mère peut choisir d anticiper, dans la limite de 2 semaines, le point de départ du congé prénatal. Le congé postnatal est alors réduit d autant. 2. La mère peut choisir d anticiper, dans la limite de 4 semaines, le point de départ du congé prénatal. Le congé postnatal est alors réduit d autant. Cette faculté prévue en cas de naissance de jumeaux devrait pouvoir jouer pour la naissance de trois enfants ou plus. Droit d absence pour se rendre aux examens médicaux La salariée a le droit de s absenter pour se rendre aux examens médicaux prénataux (au nombre de 7) et postnataux obligatoires prévus par l assurance maladie. Ces absences sont considérées comme du temps de travail effectif, elles n ont donc pas de conséquence sur les congés payés et sur l ancienneté. De plus, elles ne doivent pas entraîner une baisse de rémunération. A savoir : le conjoint, la partenaire de Pacs ou le concubin salarié de la femme enceinte bénéficie d une autorisation d absence pour se rendre à 3 de ces examens médicaux. 13
Obligations de l employeur : - Idem que la maladie La visite médicale de reprise du travail : A l issue du congé de maternité, l employeur doit dans les 8 jours suivant son retour, faire passer une visite médicale de reprise à sa salariée auprès du Pôle Santé Travail. 14
LE CONGÉ PATERNITÉ CONGÉ NAISSANCE Le congé paternité et d accueil de l enfant Bénéficiaires : - Le père de l enfant, - Le conjoint de la mère de l enfant, - La personne vivant maritalement avec elle, - La personne liée avec elle par un PACS, Y compris dans le cadre d un couple homosexuel. A noter : les gérants de SARL et présidents de SAS peuvent également bénéficier de ce congé. Obligation du salarié : - Il doit avertir son employeur par écrit au moins un mois à l avance de la date à laquelle il entend prendre son congé en précisant la date de son retour. Obligations de l employeur : - Comme pour les arrêts maladie, congé maternité, etc l employeur doit remplir l attestation de salaire pour la CPAM ; - Il doit également calculer l absence à mettre sur le bulletin de salaire. Durée : Prise du congé : Autre droit : Le père salarié bénéficie d un congé de paternité de 11 jours consécutifs (du lundi au dimanche) pour une naissance unique et 18 jours en cas de naissances multiples. Ce congé doit être pris dans les 4 mois suivant la naissance. Un report est toutefois possible en cas d hospitalisation de l enfant ou de décès de la mère. La personne qui partage la vie de la mère pourra bénéficier d une suspension de son contrat de travail d au plus 10 semaines (sauf exception) en cas de décès de la mère au cours du congé maternité (code du travail, art. L 1225-28). Ce droit ne peut pas être exercé si le père de l enfant en fait lui-même usage. Le congé naissance Quant au congé naissance qui est d une durée de 3 jours (sauf clauses conventionnelles plus favorable), il doit être pris au moment de l évènement. 15
Les Congés pour raisons familiales La loi permet au salarié de s absenter ou de réduire son temps de travail pour faire face à certaines obligations familiales. Des dispositions conventionnelles peuvent être plus favorables. Motif Nombre de Jours Mariage du salarié 4 Naissance d un enfant 3 Décès conjoint partenaire (pacs) 2 Mariage d un enfant 1 Décès du père, mère, beau-père, 1 belle-mère, frère ou sœur Congé pour enfant malade : En cas de maladie ou d accident d un enfant de moins de 16 ans, le salarié a droit à 3 jours par an au maximum, 5 jours si l enfant à moins d un an ou si le salarié assume la charge d au moins 3 enfants. Congé de présence parentale : Tout salarié dont l enfant est victime d une maladie, d un handicap ou d un accident grave nécessitant une présence soutenue ou des soins contraignants pourra bénéficier de 310 jours ouvrés d absence autorisée à prendre à son gré pendant une période maximale de 3 ans. Ce congé est non rémunéré par l employeur mais le salarié peut percevoir l Allocation Journalière de Présence Parentale versée par la CAF. LE CONGÉ PARENTAL D ÉDUCATION 16
TRAVAIL A TEMPS PARTIEL Principes : Les salariés (homme ou femme) ont la possibilité de demander un congé parental ou de travailler à temps partiel à l occasion de la naissance ou de l arrivée au foyer d un enfant de moins de 16 ans. L employeur est tenu dans tous les cas de faire droit à cette demande. Ouverture des droits : Tout salarié ayant un an d ancienneté à la date de naissance de son enfant ou de l arrivée au foyer d un enfant de moins de 16 ans confié en vue de son adoption peut demander : Soit un congé parental d éducation ; Soit une réduction de son temps de travail, sans que celui-ci puisse être inférieur à 16 heures hebdomadaires (la répartition horaire devant se faire en accord avec l employeur, à défaut c est à celui-ci que revient la décision finale). Demande du salarié et durée : Le salarié informe son employeur du point de départ et de la durée du congé parental ou de la réduction du temps de travail par lettre recommandée avec accusé de réception 1 mois avant le congé. La durée du congé parental Pour un premier enfant : Il doit être pris dans le prolongement du congé maternité si c est la mère qui en fait la demande, ou du congé paternité si c est le père. Il est demandé pour une durée de six mois maximum et donne droit au complément libre choix d activité versé par la CAF. Il peut être prolongé jusqu aux trois ans de l enfant mais sans contrepartie financière. Pour les enfants nés ou adoptés depuis le 1 er Octobre 2014, une période supplémentaire de 6 mois est accordée pour le second parent (Cette disposition doit être validée par décret). Pour un deuxième, troisième enfant et plus : Le congé parental ainsi que le versement du complément libre choix d activité peuvent être demandés et payés jusqu aux trois ans de l enfant. La durée initiale du congé est de un an au plus ; 2 renouvellements sont possibles jusqu'aux 3 ans du dernier enfant. Le congé parental peut être demandé à tout moment avant les 3 ans de l enfant. Pour les enfants nés ou adoptés depuis le 1 er Octobre 2014, la période de 3 ans est maintenue mais 6 mois reviennent obligatoirement au second parent. Le premier parent a donc 2.5 ans de congé parental et non plus 3. De plus, le congé parental peut être pris par les 2 parents en même temps uniquement s ils réduisent leurs activités professionnelles tous les deux (Cette disposition doit être validée par décret). A l issue du congé ou de la période de travail à temps partiel, le salarié retrouve son emploi précédent ou un emploi similaire assorti d une rémunération équivalente. 17
DURÉE LÉGALE ET DURÉES MAXIMALES DE TRAVAIL La durée légale Principe de mensualisation - La durée légale du travail effectif est fixée à 35 heures par semaine soit 151,67 (heures et centièmes) par mois soit 1607 heures par an. Les Durées Maximales de travail sous réserve d une convention collective plus avantageuse Durée maximale à défaut de dérogation Salarié concerné Salarié âgé de plus de 18 ans Salarié mineur (pause obligatoire de 30 minutes après 4h30 de travail) Durée journalière maximale (C. Trav. 3121-34) 10 heures - 8 heures pour les moins de 18 ans - 7 heures pour les moins de 16 ans (pendant les vacances scolaires) Durée hebdomadaire ou annuelle maximale (C. Trav. 3121-35 &36) - 48 heures au cours d une même semaine - 44 heures en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives 35 heures Cadre au forfait annuel en heures Dispositions légales Dispositions légales Dispositions légales non Cadre au forfait annuel en jours applicables sauf pour le respect du repos quotidien de 11 heures. Attention toutefois à la 218 jours par an Jurisprudence qui revient aujourd hui sur ces dispositions. Nous vous conseillons de tenir à jour un décompte (signé par salarié) des heures effectuées par votre personnel par tout moyen en votre possession (carnet, fiche de pointage, pointeuse, etc ) car en cas de litige avec votre personnel, vous devrez fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires réalisés. Pour cela, nous mettons à votre disposition une fiche de pointage que vous trouverez en annexe (celle-ci pourra être adaptée à votre entreprise). Le contingent d heures supplémentaires Il est fixé par décret à 220 heures. Toutefois, celui-ci peut-être également défini par les conventions collectives, à défaut par accord d entreprise ou de branche. Il s applique à tous les salariés à l exception de ceux relevant d une convention individuelle de forfait annuel en heures ou en jours et des cadres dirigeants. 18
LES HEURES SUPPLÉMENTAIRES Sous réserve de dispositions particulières applicables à certains secteurs d activité Définition : Constituent des heures supplémentaires toutes les heures de travail effectuées audelà de la durée légale hebdomadaire (35 heures) ou d une durée considérée comme équivalente. Décompte : Il s effectue par semaine civile pour tous les salariés sauf en cas d un régime d aménagement de la durée du travail sur plusieurs semaines ou sur l année, des salariés au forfait annuel en heures, des travailleurs à domicile et des personnels roulants du transport routier. Jours Dates Heures effectuées Motif absences Lundi 8 Mardi 8 Mercredi 8 Jeudi 8 Vendredi 7 Samedi Dimanche Total 39 SOIT 4 HEURES SUPPLEMENTAIRES Lundi 10 Mardi 7 Mercredi 4 Jeudi 7 Vendredi 7 Samedi Dimanche Total 35 PAS D HEURES SUPPLEMENTAIRES MEME SI LUNDI 10 HEURES Paiement (selon dispositions légales et conventionnelles) : Les heures supplémentaires donnent lieu : - soit à une majoration de l heure de 25% (pour les heures allant de la 36 ème à la 43 ème heure) et de 50% (au-delà de la 43 ème heure (à défaut de dispositions conventionnelles spécifiques) ; - soit pour partie à un paiement majoré, pour partie à un repos ; - soit à un repos compensateur pour toute heure supplémentaire. 19
LES HEURES COMPLÉMENTAIRES (des contrats à temps partiel) Principe : L employeur a la possibilité de faire exécuter au salarié à temps partiel (horaire hebdomadaire inférieur à 35 heures), au moyen d heures complémentaires, un horaire supérieur à l horaire contractuel. Plafonds Double limite : Le nombre d heures complémentaires effectuées au cours de la même semaine ou d un même mois ne peut être supérieur à 1/10 de la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail prévue au contrat. Cette limite peut toutefois être portée au tiers de cette durée par convention ou accord collectif de branche étendu, convention ou accord d entreprise. Attention : Les heures complémentaires ne peuvent avoir pour effet de porter la durée du travail du salarié au niveau de la durée légale du travail soit 35 heures. Jours Dates Heures effectuées Motif absences Exemple d un salarié à 24 heures par semaine Les 2 heures seront payées au taux majoré (voir paragraphe ci-dessous) Lundi 6 Mardi 6 Mercredi Jeudi 6 Vendredi 6 Samedi Dimanche Total 24 Lundi 8 Mardi 6 Mercredi Jeudi 6 Vendredi 6 Samedi Dimanche Total 26 PAS D HEURES COMPLEMENTAIRES 24 heures normales + 2 hrs complémentaires 20
Paiement : Depuis le 1 er Janvier 2014, les heures complémentaires effectuées dans la limite du 10 ème sont rémunérées avec une majoration de 10%. Au-delà, c est une majoration de 25% qui s applique sauf dispositions conventionnelles prévoyant une majoration différente (au moins égale à 10%) : Heures complémentaires effectuées Jusqu au 10ème Au-delà du 10 ème Jusqu au 31/12/2013 Taux normal Majoration 25% * A partir du 01/01/2014 Majoration 10% Majoration 25% * *Rappel : votre CCN peut prévoir un taux de majoration différent (au moins égal à 10 %). Limites : En cas d utilisation régulière d heures complémentaires sur une période d au moins 12 semaines consécutives, ou pendant 12 semaines sur une période de 15 semaines, l employeur a l obligation de modifier le contrat de travail en ajoutant la différence entre l horaire fixé au contrat et l horaire réellement effectué. 21
FORMALITÉS LIÉES A LA FIN OU RUPTURE DU CONTRAT Quelle que soit la rupture du contrat, un certain formalisme (courrier, durée, indemnité...) entoure la procédure. Un recours envers les institutions compétentes étant toujours possible pour le salarié. Les documents à communiquer Les documents à fournir au salarié sont : Le Certificat de Travail ; L Attestation Pôle Emploi ; Le Solde de Tout Compte (info : il peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, au-delà il devient libératoire pour l employeur pour les sommes qui y sont mentionnées) ; Les documents de portabilité (le cas échéant). 22
RUPTURE DU CONTRAT Pour les C.D.D. La cessation de plein droit Le contrat cesse à l échéance du terme. Cette règle s applique aux contrats de date à date et aux contrats sans terme précis. Dans ce cas, à l échéance du contrat, le salarié a droit à une indemnité de fin de contrat (égale à 10 % de la rémunération totale brute due au salarié) sauf dans les cas suivants : - En cas d emploi saisonnier ou d emploi d usage ; - Pour l emploi d un jeune pendant les vacances scolaires ou universitaires ; - Pour les contrats conclus dans le cadre de la politique de l emploi ou pour assurer un complément de formation ; - En cas de refus du salarié d accepter la conclusion d un CDI ; - Par la poursuite de la relation contractuelle sous la forme d un CDI à l issue du CDD. La rupture anticipée du contrat Une fois la période d essai achevée, le CDD ne peut être rompu avant l arrivée du terme qu en cas d accord des parties, de faute grave, de force majeure ou si le salarié justifie d une embauche sous CDI. Accord des parties : la rupture par accord des parties doit faire l objet d un écrit et résulter d une volonté claire et non équivoque. Faute grave : la faute grave du salarié ou de l employeur permet à l autre partie de mettre fin au contrat de sa propre initiative. Force majeure : Elle s entend de la survenance d un évènement extérieur irrésistible ayant pour effet de rendre impossible (et non pas seulement difficile ou plus onéreuse) la poursuite dudit contrat. Exemple : le décès du salarié. Pour information, la force majeure n ouvre pas droit à l indemnité de fin de contrat. Embauche sous CDI : dans ce cas, le salarié doit, sauf accord des parties, respecter un préavis calculé à raison d un jour par semaine, compte tenu de la durée totale du contrat, renouvellement inclus pour les contrats à terme précis. Pour les contrats à terme imprécis, le préavis n excédera pas deux semaines. 23
Pour les C.D.I. La rupture de la période d essai L employeur qui souhaite mettre fin à la période d essai de son salarié doit respecter un délai de prévenance qui est fonction de la durée de présence déjà accomplie par le salarié : Durée de présence Délai de prévenance < à 8 jours 24 heures De 8 jours à < 1 mois 48 heures >ou= 1 mois 2 semaines >ou= 3 mois 1 mois Le salarié qui souhaite mettre fin à sa période d essai doit également respecter un délai de prévenance Durée de présence Délai de prévenance < à 8 jours 24 heures >ou= 8 jours 48 heures Attention : le délai de prévenance doit se situer à l intérieur de la période d essai. Il n a pas pour effet de la prolonger. La démission C est l acte par lequel le salarié fait connaître à l employeur sa décision (claire et non équivoque) de résilier son contrat de travail. Il est conseillé d obtenir un écrit. Mise à la retraite par l employeur La loi autorise la mise à la retraite d office des salariés âgés d au moins 70 ans. Elle peut être proposée à compter de 67 ans. En deçà de cet âge, la mise à la retraite est interdite. Départ volontaire à la retraite C est l acte par lequel le salarié quitte volontairement l entreprise pour bénéficier d une pension de retraite. La Rupture Conventionnelle homologuée C est le principe par lequel l employeur et le salarié, y compris le salarié protégé décident d un commun accord de la rupture du contrat de travail en signant une convention soumise à homologation administrative (DIRECCTE). 24
Le Licenciement Il peut-être économique, pour inaptitude, pour faute grave ou lourde. Cette partie fera l objet d un document dédié. 25
DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS SOCIAUX PAR L'EMPLOYEUR DOCUMENTS DUREE MINIMUM DE CONSERVATION en année PRECISIONS Notes de service sur la prise des congés payés et ponts, calendrier des congés payés Registre des accidents de travail bénins Fiches Médicales Déclaration des accidents du travail 1 1 2 3 A retourner à la fin de chaque année civile à la CRAM Fiches établies par le médecin du travail Documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chaque salarié 3 Mise à disposition pour l'inspection du travail et en cas de contrôle URSSAF Bordereau Récapitulatif de cotisations URSSAF DADS & Tableau récapitulatif annexé Déclaration Unique d'embauche Justificatif des frais remboursés 3 3 5 3 Document à produire en cas de contrôle URSSAF Document à produire en cas de contrôle URSSAF et de l'inspection du travail Documents à produire en cas de contrôle URSSAF Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié A produire en cas de contrôle de l'inspection du travail Certificat de travail 5 Contrat de travail Transaction Documents établis au moment de la résiliation, de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail Bulletin de paie Document unique d'évaluation des risques Notes de service portant prescriptions en matière Hygiène Sécurité Conditions Travail & discipline Règlement Intérieur 5 5 selon nature des sommes Entreprise : 5 ans Salarié : illimitée Illimitée Illimitée Illimitée Ce document doit être conservé pendant la durée du contrat puis 5 ans après sa fin A compter du départ du salarié 3 ans si salaires - 30 ans si indemnités (info concernant le solde de tout compte signé : le salarié ne peut le contester que pendant 6 mois) A mettre à jour quand modification importante et au moins une fois par an Règles : Litiges sur salaires Actions en matière d exécution ou de rupture du contrat Dommages & Intérêts 3 ans 2 ans 30 ans 26
L AFFICHAGE OBLIGATOIRE & LES DOCUMENTS OBLIGATOIRES DE L EMPLOYEUR L Affichage obligatoire : Nous vous rappelons que vous avez l obligation d afficher, sous peine d amende, un certain nombre d informations destiné aux salariés sur le lieu de travail. Certaines de ces informations doivent être affichées (à des emplacements accessibles aux salariés) de façon permanentes et d autres ont un caractère plus événementiel. Le non-respect de cette obligation en cas de contrôle de l Inspection du Travail est sanctionné par des contraventions. Affichages obligatoires dans toutes les entreprises : Coordonnées de l Inspection du travail Coordonnées de la Médecine du travail Consignes de sécurité et d incendie Convention ou accord collectif du travail, règlement intérieur Textes sur l égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes Horaires collectifs de travail et repos hebdomadaire Période de prise de congés payés Textes sur le harcèlement moral et sexuel** Texte sur la lutte contre la discrimination à l embauche** Interdiction de fumer Document unique d évaluation des risques professionnels Panneaux pour l affichage des communications syndicales ** Affichage ou information au personnel par «tout moyen» du contenu de ces textes. 27
Les documents obligatoires : Accusé de réception de la DUE Registre unique du personnel Carnet des travaux à domicile et registre de comptabilité relatif au travail à domicile Double des bulletins de paie Documents relatifs aux contrôles en matière d'hygiène Registre des délégués du personnel Procès-verbaux des réunions du CHSCT Documents permettant de comptabiliser le temps de travail Liste des chantiers et autres lieux de travail temporaires à tenir au siège de l'établissement Registre médical ou les Fiches d aptitude de la Médecine du Travail Document unique sur l'évaluation des risques dans l'entreprise Registre des accidents du travail bénins ou les Déclarations d Accident du Travail Justifications de l'inscription au registre du commerce ou des métiers Plan général de coordination et plan particulier de sécurité sur les chantiers du bâtiment ou de génie civil Liste des membres d'un groupement d'employeurs Contrat relatif à l'engagement de caution souscrit pour garantir les droits des salariés accumulés sur un compte épargne-temps 28
LES DEUX TYPES DE CONTRÔLE Exemple de vérification : Le contrôle inopiné de l Inspection du Travail Les Déclarations Unique d Embauche, les contrats de travail, les bulletins de salaires, les registres du personnel et médical, les affichages obligatoires, Son but est de vérifier l application des dispositions du Code du Travail, des lois et règlements non codifiées et des dispositions de la convention collective applicable dans votre société. L inspecteur ou le contrôleur peut notifier des avertissements, des observations, des procèsverbaux ainsi que des amendes forfaitaires. Le contrôle signifié de l URSSAF Son but est de vérifier l exactitude des cotisations versées, leurs calculs, les exonérations selon le cadre légal en recoupant les déclarations Urssaf Pôle Emploi déclarations fiscales et de la DGEFP Il peut être fait soit : Exemple de vérification : Contrôle des Lois Fillon et diverses exonérations, les frais déplacements et avantages en nature, les contrats aidés, les cotisations Sur pièces : demande d envoi de documents pour vérification dans leurs locaux Sur place : même demande mais dans vos locaux 29
LE DOCUMENT UNIQUE D ÉVALUATION DES RISQUES Obligatoire pour tout employeur Ce document consiste à identifier et classer les risques auxquels sont soumis les salariés au niveau de chaque poste de travail en vue de mettre en place des actions de prévention pertinentes et des méthodes de travail et de production garantissant un meilleur niveau de protection de la sécurité et de la santé au travail. Dans le cadre de la prévention des risques professionnels, l employeur à un devoir particulier de formation et d information des salariés. Ce document qui doit être mis à jour au moins une fois par an (et rapidement dans le cas d un changement important des conditions de travail ou d un aménagement de poste) pourra être mis à la disposition du CHSCT, du médecin du travail, du comité d entreprise ou à défaut des délégués du personnel et, sur demande, de l inspecteur du travail et des contrôleurs CRAM. L absence de document unique ou de sa mise à jour est passible d une amende de 1500 et de 450 en cas de non mise à disposition auprès des inspecteurs du travail. Pour rappel, tout manquement aux règles de santé et de sécurité peut entrainer des condamnations, des amendes surtout en cas d homicide, de blessures involontaires ou de mise en danger d autrui. La médecine du travail peut vous aider à mettre en place ce document. LA FICHE INDIVIDUELLE DE PREVENTION DES EXPOSITIONS Le compte personnel de pénibilité va permettre au salarié exposé à des risques professionnels d acquérir des points lui permettant d accéder à des actions de formation, un passage à temps partiel ou un départ anticipé en retraite (décrets publiés en 10/2014) : En 2015, 4 facteurs de pénibilité seront recensés : o Travail de nuit o Travail répétitif o Travail en milieu hyperbare o Travail en équipe successives alternées L employeur devra établir une fiche de prévention de la pénibilité pour chaque salarié exposé à un risque au-delà des seuils réglementaires. L exposition du salarié sera mesurée chaque année par l employeur et déclarer via la DADS (4 pts pour l exposition à 1 risque, 8 pts pour l exposition à plusieurs risques). Un N de téléphone dédié : le 3682 et un site internet : www.preventionpenibilite.fr Cette fiche contient les éléments suivants : les conditions habituelles d exposition, la période au cours de laquelle l exposition est survenue, et les mesures de prévention prises pour faire disparaître ou réduire les facteurs de risques. Cette fiche doit être mise à jour à l occasion de toute modification des conditions d exposition du salarié, et doit être communiquée au service de santé au travail. 30