Guide utilisateur Sophia http://smarttelecom.sophia-services.fr Table des matières 1 Objectif... 2 2 Accès... 2 3 Espace utilisateur... 3 4 Gestion des appels... 4 1- Renvoi Immédiat... 4 2- Renvoi sur non réponse... 4 3- Renvoi sur non connexion... 5 4- Sonnerie Simultanée... 5 5 Poste... 6 1- Touches de Fonction... 6 2- Propriétés avancées... 8 6 Messagerie Vocale... 9 7 Journal d appels... 10 8 Contacts... 11 1- Contacts Personnels... 11 2- Contacts Communs... 12 http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 1/12
1. Objectif SOPHIA est une interface Web qui permet à chaque utilisateur d une solution de téléphonie IP de personnaliser le paramétrage de son téléphone (Selfcare utilisateur). Pré-requis Un micro-ordinateur et un accès à Internet. 2. Accès Se connecter Pour accéder à SOPHIA il faut ouvrir un navigateur Internet et taper l URL ci-dessous ou bien directement cliquer sur le lien : S identifier http://smarttelecom.sophia-services.fr/ Une fois connecté la page d accueil suivante s affiche : Veuillez renseigner ici votre numéro de poste (ou l adresse qui vous a été transmise) Le mot de passe vous a été transmis par votre administrateur ou par Smart Télécom A la validation, votre navigateur peut vous proposer d enregistrer les paramètres de connexion pour que vous n ayez plus à les ressaisir. Vous pouvez changer la langue de présentation de l inteface. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 2/12
3. Espace utilisateur Une fois identifié, l utilisateur arrive sur l écran suivant : Barre d outils : Enregistre les modifications Recharge les dernières valeurs enregistrées Groupe de fonctions : Sélectionne la catégorie de paramètres à modifier (écran affiché à droite) Ecran principal : Affiche la catégorie de paramètres à modifier. Peut être divisé en plusieurs parties. Les groupes de fonctions : Onglet «Voix» Fonction Description Gestion des appels Poste Messagerie vocale Journal d appels Paramètre les renvois d appels entrants et la sonnerie simultanée. Programme les touches de fonction et modifie le fonctionnement du poste téléphonique. Modifie le fonctionnement de la messagerie vocale (accès, notification, etc.) Accède à tous les journaux d appels (entrants, sortants et manqués). Onglet «Contacts» Fonction Description Personnels Les contacts personnels sont uniquement accessibles à l utilisateur du poste (numéros abrégés commençant par le chiffre «9»). Communs Dans les contacts communs sont listés les postes téléphoniques de l installation (numéros abrégés commençant par le chiffre «4»), ainsi que les contacts externes déclarés par l administrateur (numéros abrégés commençant par le chiffre «5») http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 3/12
4. Gestion des appels Ce menu permet de paramétrer les renvois d appels selon différentes règles : Renvoi Immédiat Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N défini. Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone Cocher la condition de temps «Quand» : 1- Soit «Toujours» : règle de renvoi permanent 2- Soit «De à» : règle de renvoi sur une plage horaire définie Attention! Veillez à saisir les horaires dans un format correct du type «hh:mn» Important! Veuillez enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton. Renvoi sur non réponse Lorsque cette fonction est activée, tous les appels entrants seront renvoyés vers le numéro défini si l utilisateur ne répond pas avant le délai indiqué. Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone ; 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone. Définir le délai de non-réponse à partir duquel le renvoi sera effectif: http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 4/12
Renvoi sur non connexion Lorsque cette fonction est activée, tous les appels entrants seront renvoyés vers le numéro défini si le poste est déconnecté ou non joignable suite à un problème technique (panne de courant par exemple). Cocher la destination souhaitée de l appel «Vers» : 1- Soit vers la boite vocale du téléphone ; 2- Soit vers un N de son choix : entrer le N de téléphone. Sonnerie Simultanée Cette fonction lorsqu elle est cochée, permet de faire sonner simultanément le poste principal de l utilisateur ainsi que son mobile (ou tout autre poste téléphonique). Renseigner le N vers lequel vous souhaitez une sonnerie simultanée «Vers le numéro». (Il est possible d indiquer ici plusieurs numéros qu il suffit de séparer par une virgule. Par ailleurs, si vous désirez faire sonner simultanément un poste de votre installation qui ne dispose pas de numéro de ligne téléphonique, indiquez à la place son adresse de login par exemple poste@ste.sewan.eu) Définir le délai à partir duquel vous souhaitez que s enclenche la sonnerie simultanée : Attention! Lorsque vous programmez une sonnerie simultanée vers un téléphone mobile, la messagerie vocale de ce dernier prendra l appel à votre place si vous ne répondez pas. Si vous voulez éviter ce fonctionnement, il vous faut programmer un renvoi sur non-réponse avec un délai inférieur à 20 secondes. Important! Veuillez enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 5/12
5. Poste Touches de Fonction Ce menu permet de paramétrer les touches de fonction en mode «Raccourci» ou «Supervision». En cliquant sur l onglet «Poste», vous accédez à une page qui vous permet de personnaliser les touches de fonction de votre téléphone IP. Le nombre de touches de fonction paramétrables dépend du modèle de poste utilise. Dans l exemple suivant, il s agit d un Aastra 6731i possédant 8 touches de fonctions paramétrables. Vous allez pouvoir associer à chacune des touches une fonction de supervision ou un raccourci vers un numéro de téléphone. Le choix de la fonction s effectue en cliquant sur le menu déroulant correspondant au N de touche que l on souhaite paramétrer. Pour information la touche de fonction numéro 1 correspond à la touche se trouvant en haut à gauche sur le poste, et la fonction N 8 sur la touche en bas à droite. Cliquez sur ce menu déroulant pour associer une fonction à la touche No 1. Touche No 1 Touche No 4 Touche No 8 Ici la touche No 8 est associée au raccourci «8» qui permet de faire une interception Poste Aastra 6731i SUPERVISION Ce mode active la touche de fonction et associe le N d un poste interne de l entreprise à la touche correspondante. Elle a pour intérêt : 1- De pouvoir appeler rapidement un collaborateur ; 2- De visualiser le statut du poste du collaborateur sélectionné par le biais d un indicateur lumineux (LED) ; a. LED clignotante la ligne du poste reçoit un appel ; b. LED allumée figée la ligne du poste est occupée. Lorsque l on choisit le mode «Supervision», un menu déroulant permet de choisir le poste de l installation que l on souhaite affecter à cette touche. La colonne «Label» correspond au nom associé au poste. Ce champ est renseigné automatiquement mais peut-être modifié au besoin. Le «Label» est affiché sur les postes possédant un afficheur LCD (Aastra 57i, Polycom, etc.) http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 6/12
L appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Fonction Choix de la fonction à associer à la touche sélectionnée. Numéro Choix du poste interne supervisée. Label Libellé associé à la touche. Seuls les postes avec afficheur LCD permettent de le voir (Aastra 57i, Polycom, etc.) RACCOURCI Ce mode active la touche de fonction et permet d attribuer à la touche correspondante le N de téléphone d un correspondant (fixe, mobile ou international) Elle a pour intérêt de pouvoir appeler rapidement un correspondant extérieur Comme illustré ci-dessous, lors de la configuration d un raccourci, vous pouvez spécifier un numéro libre qui sera associé à la touche de fonction sélectionnée (champ «Numéro»), ainsi qu un nom associé à ce N (champs «Label»). Par la suite, l appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré. Note : Il est possible d utiliser les codes de service dans les raccourcis (quelques exemples ci-après). Code Fonctionnalité *77 Masquer son numéro lors des appels sortants *78 Afficher son numéro lors des appels sortants *70 Activer/Désactiver le renvoi d appels immédiat *71 Activer le renvoi d appels immédiat *72 Désactiver le renvoi d appels immédiat *73 Programmation du renvoi d appels immédiat *74*No Activer/Désactiver le renvoi d appels immédiat vers No 8 Interception de la sonnerie générale 8* Interception de la sonnerie du groupe 8xyz Fonction Choix de la fonction. Numéro Numéro qui sera composé à l appui de la touche Interception de la sonnerie du poste xyz Label Libellé associé à la touche. Seuls les postes avec afficheur LCD permettent de le voir (Aastra 57i, Polycom, etc.) DESACTIVE ( ) Ce mode désactive la touche de fonction. Celle-ci est ensuite libre de toute programmation. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 7/12
Propriétés avancées Ce menu permet de définir des paramètres complémentaires du poste téléphonique. Le nombre et la nature des paramètres varient suivant le modèle de poste téléphonique utilisé. Pour accéder au détail des propriétés avancées, cliquez sur la petite flèche blanche situé à gauche de l intitulé «propriétés avancées» (ici sont affichées les propriétés pour un poste Aastra) : Le son HD force le poste à utiliser un «codec» de grande qualité qui augmente la qualité des communications. Ces fonctionnalités jouent sur l affichage des informations sur l écran LCD de votre poste téléphonique. Le choix de la sonnerie peut se faire directement sur le poste en passant par le menu de configuration. Attention! La suppression du signal de double appel vous empêchera de gérer plus d un appel à la fois. CODE VERROUILLAGE DU POSTE La fonction verrouillage/déverrouillage du poste s active depuis le poste. Par défaut le code de déverrouillage est «0000». La fonction «code de verrouillage» permet de modifier le code de verrouillage du poste. SON HD Le son HD couvre une bande de fréquence audio deux fois plus importante que la téléphonie VoIP. La qualité sonore est plus fidèle à la voix, proche de celle que vous pouvez obtenir dans une conversation de vive voix. Si le poste est équipé de la fonction «HD» (son Haute Définition), vous pouvez l activer en sélectionnant «Oui» dans le menu déroulant. Le son HD utilise une plus grande bande passante, ce qui nécessite plus de débit Internet. Si votre liaison est limitée en débit ou si celle-ci est partagée avec d autres services, le nombre maximal de communications simultanées sera réduit et la qualité. Important! Veuillez enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 8/12
6. Messagerie Vocale Ce menu permet de régler le fonctionnement de sa messagerie vocal. Envoi des messages vocaux par email Lorsque cette fonction est activée, une copie de chaque message laissé sur la messagerie vocale du poste sera envoyée par mail. Le mail contient un fichier joint au format audio qu il est possible d écouter sur son ordinateur. Pré-requis : L ordinateur doit être équipé d une carte son et de haut-parleurs. Pour activer la fonction : Cocher la case«envoyer une copie des messages à l adresse suivante» ; Entrer l adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez envoyez la copie du message. 1. 2. Gestion de l accès Code à 4 chiffres à saisir lors de l accès à la messagerie vocale. Facilite l accès à la messagerie vocale à partir d un numéro personnel. Sécurise l accès à la messagerie vocale. En saisissant un numéro dans «l accès direct aux messages» (votre numéro de portable par exemple), le système le reconnaitra lors de l appel de la messagerie et diffusera directement les messages déposés. La case à cocher «Toujours demander la code d accès» permet de sécuriser l accès à la messagerie vocale. Elle empêche, par exemple, de consulter directement vos messages vocaux à partir de votre poste téléphonique. Dans ce cas, le code d accès vous sera systématiquement demandé. Paramètres généraux Dans votre annonce de répondeur, vous pouvez diffuser : tapez «9» pour me joindre sur mon téléphone portable. Mode répondeur simple, utile lorsque l on part en vacances. Utilise dans ce cas, la messagerie instantanée de Communigate accessible par le logiciel «Pronto». http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 9/12
7. Journal d appels Ce menu permet de recenser l historique de l ensemble des appels sur ce compte. En cliquant sur le menu «Journal d appels», vous accédez à une page qui vous permet de visualiser l historique des appels suivants : Appels Reçus ; Appels Manqués (non répondus) ; Appels Emis. Pour chaque appel sont affichés : la date de l appel; la durée de l appel; le numéro et le nom de l appelant. Pour lister les appels concernés, il suffit de cliquer sur l onglet approprié. La requête des appels à afficher peut-être affinée en choisissant la période (mois des appels recherchés) et le nombre d appels à afficher par page. De la même façon il est possible de rechercher les appels par rapport à un nom ou à un N d appelant en les rentrant dans l espace «recherche» et en lançant la recherche en cliquant sur la loupe. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 10/12
8. Contacts Ce menu permet d accéder au module de gestion des contacts. En cliquant sur le menu «Contacts», vous accédez à 2 onglets : Contacts Personnels Contacts Communs Contacts Personnels Cet onglet permet de créer/modifier l annuaire de ses propres contacts. Ces contacts sont créés par l utilisateur et ne sont visibles que par lui. On accède à ces contacts par l intermédiaire de la touche annuaire du téléphone. La barre d outils permet les fonctions suivantes : Affiche les contacts en mode liste Edite la fiche contact pour modification Import/Export des fiches au format CSV Affiche le contact précédent ou suivant Ajoute un nouveau contact dans la liste Supprime le contact sélectionné AJOUTER UN CONTACT Le bouton «+» permet d ajouter un nouveau contact dans la liste. Cette liste est ensuite accessible directement à partir de l annuaire de votre poste téléphonique. Chaque contact peut se voir associer un ou deux numéros abrégés permettant de composer rapidement le numéro de téléphone fixe ou mobile. La saisie du nom est obligatoire Les numéros abrégés personnels débutent par le chiffre «9». Les numéros communs internes commencent par le «4» et les numéros communs externes par le «5». Les numéros abrégés doivent contenir au moins trois chiffres. Dans l exemple ci-dessus, il vous suffira de composer le «904» puis de décrocher votre téléphone pour appeler le 0134024404. http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 11/12
MODIFIER UN CONTACT Cette action permet d éditer la fiche du contact comme ci-dessus et de réaliser les modifications souhaitées. Contacts Communs L onglet Contacts Communs permet de visualiser l annuaire des contacts de l entreprise (interne et externes). Seul l administrateur peut créer et modifier des contacts supplémentaires. Ces contacts sont visibles par tous les collaborateurs. On accède à ces contacts par l intermédiaire de la touche annuaire du téléphone. Les numéros abrégés des contacts communs externes commencent par le chiffre «5». Les numéros abrégés des contacts communs internes commencent par le chiffre «4». http://smarttelecom.sophia-services.fr Guide Utilisateur 12/12