APPEL D OFFRE : AUDIT ORGANISATIONNEL ET FINANCIER DE LA DIVISION DE L HYGIENE ET DE L ASSAINISSEMENT DU MILIEU TERMES DE REFERENCE 1) Contexte et justification L inscription du Togo dans le round 2 du Fonds Mondial pour l Assainissement (GSF) est le fruit d un processus qui a commencé en 2007. Ce processus s est poursuivi avec la réalisation d une étude sur l état des lieux de l Hygiène-Assainissement en 2009. Cette étude a permis au Conseil de Concertation pour l Approvisionnement en eau et l assainissement (WSSCC) de réunir les critères qui ont qualifié le Togo au round 2 et pour l élaboration et la validation du programme Pays de 2014 à 2018. Suite à l approbation du document Pays, l UNICEF Togo a été identifié comme Agence d exécution du programme pour une durée de 3 ans. L UNICEF travaillera en étroite collaboration avec la Division de l hygiène et de l Assainissement du Milieu (DHAM) du Ministère de la Santé pendant les trois années d exécution et va lui transférer le rôle d agence d exécution pour les deux ans restant. Les ONG/Associations seront responsables de la mise en œuvre du programme sur le terrain. En Septembre 2013, un contrat est signé entre l UNICEF et le Bureau des Nations Unies pour les Services d Appui aux Projets (UNOPS) pour 3 ans et devrait permettre à l UNICEF de démarrer la mise en œuvre du programme avec un accent particulier sur le renforcement des capacités institutionnelles de la DHAM. L objectif principal du programme est d accroître l utilisation des latrines pour les populations rurales des régions des Savanes, de la Kara et de 04 districts de la région des Plateaux (Wawa, Amou, Danyi et Moyen Mono). Spécifiquement, il s agit de: Permettre à 1.206.000 personnes de vivre dans des communautés ayant mi-fin à la Défécation à l Air Libre ; Permettre à 964.800 personnes d utiliser des toilettes améliorées ; Permettre à 251.250 personnes de se laver les mains au savon ou à la cendre. En 2009, le Ministère de la santé a réalisé une étude organisationnelle qui a révélé des insuffisances de ses services et a fait des recommandations de réorganisation. La DHAM est une structure du ministère de la Santé qui a pour mission de contribuer au développement et à la lutte contre la pauvreté par la promotion de l accès pérenne aux services de base d hygiène et d assainissement pour les populations démunies, afin d améliorer leur santé, leur environnement et leurs conditions de vie en milieu rural, urbain et périurbain. Malgré les efforts qu elle déploie depuis un certain nombre d années pour la mise en œuvre de sa mission, cette division demeure exposée à des difficultés. 1
La présente mission d audit institutionnel et financier a pour but de collecter toutes les informations utiles sur la Division de l Hygiène et de l Assainissement et sur la Direction Administrative et Financière avec lesquelles l UNICEF entretient des relations de partenariat, et de les analyser en vue de relever les forces, les faiblesses et de faire des recommandations de renforcement de capacités pour l exécution du programme après les 03 ans d exécution par l UNICEF. Le budget total des deux dernières années de gestion du présent programme s élève à 2.000.000 USD. L audit devra tenir compte des modifications prévues dans l organigramme du Ministère de la Santé suite aux recommandations de 2009/10 qui sont en train d être mises en place. 2) Objectifs Conduire un audit organisationnel et financier de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière au Ministère de la Santé 3) Résultats attendus Les résultats attendus de l audit sont : Un diagnostic approfondi de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé au plan structurel et organisationnel est réalisé ; Un audit financier comprenant une analyse des procédures et mécanismes de gestion de la DHAM et de la DAF est réalisé ; Un plan d action opérationnel est proposé pour améliorer l efficacité et l efficience de la DHAM et de la DAF du Ministère de la Santé. 4) Tâches A) Dans un premier temps, l audit devra établir un diagnostic complet de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé en réalisant une analyse approfondie qui passera par : Analyse de la cohérence entre la mission de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et son système organisationnel ainsi que la cohérence entre la mission de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé et son système organisationnel Analyser l organigramme de la Division de l Hygiène et de l Assainissement ainsi que celui de la Direction Administrative et Financière en tenant compte des modifications prévues ; Décrire et apprécier l organisation des actions liées à la promotion des latrines dans les communautés au niveau central et au niveau des régions et préfectures L offre de services de la Division de l Hygiène et de l Assainissement Analyser le niveau d appropriation institutionnel de l Assainissement Total Piloté par la Communauté et l offre de services pour la promotion des latrines familiales 2
Vérifier conformément a sa mission, la satisfaction des populations et des partenaires de la Division de l Hygiène et de l Assainissement Gestion financière de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Sante Analyser le budget annuel (Etat) de la Division de l Hygiène et de l Assainissement par rapport aux objectifs de sa mission (qualitatif et quantitatif) Analyser la structure des fonds mobilisés par rapport aux différentes sources de financement ( OMS, Plan Togo, UNICEF, BorneFonden et autres) de la Division de l Hygiène et de l Assainissement Analyser aussi bien pour la DAHM que pour la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé la structure des dépenses pour les exercices budgétaires 2012 et 2013 et les procédures en place pour les autoriser Examiner les systèmes comptables et de contrôle de la gestion financière de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé Ressources humaines de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Sante Dresser un bilan global des compétences du personnel de la Division de l Hygiène et de l Assainissement et de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé Faire le bilan des ressources humaines en place au niveau national et dans les services déconcentrés Faire un bref rappel des procédures de recrutement du ministère de la Santé Apprécier le système de supervision, encadrement et suivi de la performance du personnel au niveau de la Division de l hygiène et de l Assainissement ainsi qu au niveau de la Direction Administrative et Financière du Ministère de la Santé Ressources matérielles et logistiques de la Division de l Hygiène et de l Assainissement Evaluer l adéquation des locaux et de l environnement général de la DHAM et de ses services déconcentrés conformément à sa mission pour un travail efficace des différentes équipes en place Evaluer les moyens logistiques de la DHAM et de ses services déconcentrés Evaluer les équipements et conditions générales d hygiène et de salubrité des services A partir des analyses réalisées, l audit développera des recommandations en vue d améliorer les performances de la DHAM et de la DAF. B) Dans un second temps, à partir du diagnostic établi et des recommandations proposées, l audit développera un plan d action opérationnel qui devra permettre de renforcer les capacités de la DAF et de la DHAM pour la gestion future du Fonds Mondial pour l Assainissement 3
5) Déroulement de la mission Phase documentaire : Le ministère de la Santé, la Division de l Hygiène et de l Assainissement et la Direction Administrative et Financière mettront à disposition les documents indispensables pour l audit (Rapports d activités, registres, outils comptables, contrats, base de données, outils de suivi, rapports d évaluation, notes de service, états financiers, etc..), les contacts et autres informations utiles. La DHAM mettra à la disposition du consultant, pour la période de la mission un local à usage de bureau. Visites de Terrain : Le bureau d audit fera des visites de terrain pour apprécier les services déconcentrés de la DHAM en termes d organisation, d équipement et de gestion financière 6) Durée et lieu de la mission La durée maximale de l étude est de 45 jrs. L intervention se déroulera selon un chronogramme détaillé qui sera proposé par le cabinet d audit. L audit se déroulera à Lomé et dans les régions (Savanes, Kara et Plateaux). 7) Produits à livrer Un plan de travail définissant de façon détaillée la méthodologie, le chronogramme des activités ainsi que le plan schématique du rapport de l audit sera soumis à l appréciation du Ministère de la Santé et de l UNICEF. Les rapports à remettre sont les suivants : un rapport intérimaire sera présenté au Ministère de la Santé avant les restitutions et les validations. Un projet de rapport final dressant l ensemble des aspects et tâches de la mission confiée au consultant. Un atelier de restitution pour partager les points de vue des différents acteurs et proposer les modifications nécessaires au rapport final. Le rapport final. Ce rapport qui prendra en compte les observations des différentes étapes sera soumis en version électronique et en six exemplaires à l UNICEF et ventilé et de la manière suivante : - Deux exemplaires au Ministère de la Santé ; - Deux exemplaires à l UNICEF ; - Un exemplaire à la DHAM; - Un exemplaire à l UNOPS. 8) Compétences du cabinet d audit Les principales compétences requises sont : 4
- Expérience confirmée en matière d audit organisationnel et financier; - Au moins un membre de l équipe d audit ayant des compétences avérées dans le domaine de l hygiène et de l assainissement; - Maitrise du français 9) Offre technique et financière L offre technique doit comprendre les éléments suivants : 1. Une présentation du cabinet et l expérience acquise dans le domaine de l audit organisationnel et financier ; 2. Les CV détaillés et signés des personnes-ressources clés qui conduiront cet exercice. Ces CV devront mentionner les diplômes, les expériences, et les compétences ; 3. Une note méthodologique qui présente de façon claire, précise et concise les modalités de gestion et d organisation de cet exercice, la démarche/approche, les outils et les tâches à entreprendre pour faire l état des lieux, pour la collecte et l analyse des informations. 4. Un planning des activités avec un échéancier. Les offres seront évaluées sur la base des annotations décrites ci-après. N Critères d évaluation Points attribués 1 2 3 4 Description de l organisation envisagée (l organisation, la méthodologie proposée, le chronogramme et la bonne compréhension du dossier d appel d offres participeront principalement à la notation) Moyens humains proposés (avec description précise des postes, des attributions, des responsabilités et des profils) pour les deux phases : Audit institutionnel ; Audit financier. Références de l entreprise (notamment dans le domaine similaire au présent projet) joindre les attestations de bonne fin d exécution. Qualité du dossier de soumission (elle sera jugée sur la clarté et la facilité à retrouver les pièces) Total offre technique 100 points La commission appréciera d abord les offres techniques sur la base d un barème prenant en compte l appréciation des documents définis à la clause 10.1 des CCAG et de la présentation du dossier. Toute note inférieure à 70/100 en offre technique sera éliminatoire. La commission comparera ensuite toutes les offres substantiellement conformes et le montant corrigé du marché pour déterminer l offre évaluée la mieux disante. 5
Seules les offres reconnues conformes, seront évaluées et comparées par la commission. Une pondération sera ensuite faite suivant le barème de notation ci-après : Barème de notation L offre financière qui est économiquement la moins disante avec les meilleures conditions commerciales, reçoit 40 points. Les autres offres financières reçoivent une note déterminée par la formule suivante : 30 x OFI / OF, où OFI représente le montant de l'offre financière la moins disante et OF représente le montant de l'offre financière concernée. La note financière Ni est déterminée comme suit : pour l'offre d'un soumissionnaire (x), dont l'offre est (OF), la note (Ni) est calculée comme suit : Ni = 30 x OFI/OF. La note technique est pondérée à 70%. La note totale du fournisseur est donc la somme de la note technique et de Ni. L UNICEF attribuera le marché au soumissionnaire dont l offre est la mieux disante. NB : L UNICEF peut, en fonction des besoins, revoir les critères d attribution du marché en l adaptant avec le contexte. L offre financière doit comprendre les éléments suivants : Le budget détaillé proposé pour la réalisation de l audit devra inclure les honoraires des consultants ainsi que d autres frais liés à l audit qui seront présentés dans des lignes budgétaires séparées. Le budget qui sera proposé par le cabinet de consultation dans l offre financière sera apprécié par l UNICEF. Les honoraires payés aux consultant(e)s seront analysés sur la base des barèmes de rémunérations fixés par le système des Nations Unies. Les Consultant(e)s devront justifier d une assurance, pour la période couverte par le contrat. Soumission des candidatures : Les offres (technique et financière) doivent être transmises au plus tard, le vendredi 04 juillet 2014 avec la mention Audit organisationnel et financier de la Division de l Hygiène et de l Assainissement du Milieu UNICEF par email à tgorecruitment@unicef.org, lome@unicef.org Suite à un problème technique, nous prions tous les candidats qui avaient déjà postulé de réenvoyer leurs candidatures SVP. 6