WINDSURF LERY POSES ASSOCIATION Compte rendu de notre réunion du 09 août 2015 Présents: Justine, Roger,Patrick, Jean Michel, François, Norrédine, Gérard Absent : Alain 1 Organisation ou pas d'un événement pour la journée du 23 août (journée du vent organisée par les trois lacs) Accord du bureau pour organiser des événements lors de cette journée. Préparation : Envoyer le logo modifié ( Action : François ) qui figurera sur les Newletters Organisation d un barbecue Chacun apporte quelque chose à partager ( nourriture / boisson ), les finances actuelles ne permettant pas d engager une participation de la WLPA ( 140 en caisse ) Horaire de 11h à 17h Envoi d une Newsletter ( via le Forum Action François / via le site WLPA Action Gérard ) Texte à définir rapidement pour la présentation de la journée sur les médias ( Justine / François ) Gérard fera un copier / coller sur WLPA. 2 Organisation d'une compétition avec le club de Cergy pontoise Projet d organiser une journée compétition en Octobre, pilotage et responsabilité assurés par la base de Cergy Le bureau adopte la proposition. 1
Définir la date de l événement (Octobre) Son organisation (pour avoir une idée plus précise de la manière dont s organise une telle journée et comment nous allons contribuer à son animation ( Action Norrédine) Organiser la communication dés que nous aurons des précisions afin de mobiliser des bénévoles et des compétiteurs ( Action Justine ) 3 Exploitation de la webcam, protocole avec la base, gestion des pannes et entretien La commande est passée. Le matériel tarde à arriver ( un mois de retard ) il manque un support pour la fixation. Par ailleurs le poteau de 6 m n est toujours pas posé Relance à faire auprès de Mr Tarcher ou son remplaçant pour avoir une date prévisionnelle et pouvoir avancer la préparation ( action Alain ) Convention à préparer pour avoir un droit à l image pour l implantation sur les sites WLPA et les conditions de maintien opérationnel de la webcam- idem à celle établie pour la station météo (action J Michel) 4 Exploitation du local mis à notre disposition par les trois lacs ainsi que l'assurance Récupérer la convention des plongeurs pour faire un copier coller et adapter à la WLPA Finaliser l accord pour, soit : ( action Alain ) - une mise à disposition de la cabane à titre gracieux assurance comprise - bénéficier de l assurance de la base et contribuer à hauteur de 20 à 30 maxi 2
Mettre en forme la convention et la faire adopter par la base (Action J Michel ) Faire réaliser des jeux de clefs pour les remettre aux membres du bureau ( 7 jeux ) (Action Roger ) Approvisionner un cadenas à code et 2 crochets pour fermeture sommaire de la porte pendant l absence du responsable du bureau tout en permettant aux membres de pouvoir utiliser la cabane - (Action Roger ) Réaliser et apposer un gros sticker sur la cabane pour afficher : Windsurf Lery Poses Association (Action François) Afficher les coordonnées pour joindre la WLPA et les modalités à suivre pour adhérer ( Action Gérard ) Faire des photocopies des bulletins d adhésions pour en mettre à disposition dans la cabane (action J Michel) Le local servira principalement : A se changer A stocker du matériel de dépannage / des stickers / des bulletins d adhésion / un nécessaire de pharmacie 5 Demande de subvention ou pas auprès de la région département mairie Accord du bureau (Action François ) 6 Entretien et dépannage de la station météo ainsi que la gestion des espaces verts autour de station météo Revoir les décisions de Juin et pousser pour que l élagage et le nettoyage soit bien fait en Automne ( Action Alain ) Refaire une revue avec Mr Tarcher pour préciser les modalités d intervention et maitriser les aléas ( Action J Michel ) 3
7 R D V avec le successeur de Mr Ranger Nous avons convenu avec Mme Petit d un R D V en Septembre Piloter préparation de l entrevue ( Action Alain ) 8 Entrée de Justine dans le bureau Accord du bureau Régularisation à faire en AG Les statuts sont à amender pour définir ce cas et définir une durée de mandat des élus actuellement élus à vie??? ( proposition, à priori 3 ans ) Proposer une modification des statuts à la prochaine AG ( Action Gérard ) 9 Adhésions / Finances Il est convenu d uniformiser le logo sur les sites et de favoriser les connections entre ceux-ci liens hypertexte sur le logo ( Action François / Justine / Gérard ) Faire une demande de devis pour 50 stikers (Action François / Gérard) Lancer une commande de ces stickers et les vendre ( 2,5 ) ( Action Bureau ) L adhésion pourra être prise à partir du 1 er septembre de chaque année Elle couvrira le reste de l année courante et son échéance sera à la fin de l année suivante. Une campagne est à lancer sur tous les médias à partir de maintenant, pour inciter les membres à ré adhérer. Le prix reste inchangé pour l instant ( 5 ) 4
Mode opératoire : Nouveau membre Ancien -Etablir un bulletin - Rien -Envoyer 5 et remettre le bulletin - Envoyer 5 au trésorier Patrick (*) au trésorier (*) Info Patrick vers Gérard Enregistrement ( Secrétaire) Envoi du justificatif de paiement (Secrétaire) Mise à disposition de la carte de membre dans la cabane Retrait de sa carte par le membre à la première occasion (*) Utiliser chèque / virement / espèces Regarder possibilité d utiliser Paybal ( Etude à faire Roger / Patrick ) 10 Entrée base Renégocier l entrée base ( Action François ) Objectif diviser le cout par 2 - Combiner entrée base et adhésion pour 20 5