Document de formation Français HGC Online Portail - clients 2015
Prémisse Le portail clients HGC Online est constitué des éléments suivants : Catalogue d articles Webshop Communication - Envoyer une demande Archive - documents : - Factures - Postes ouverts - Avoirs Gestion d utilisateurs (seulement MASTER-User) Gestion clients (seulement collaborateurs SERVICE EXTERIEUR) Document : Auteur : Formation HGC Online portail clients A. Ferrara Date : le 5 janvier 2015 Version : 1.2 Dernière modification : 13/02/2015 10:04:00 27.05.2015 2/61
Table des matières 1. Connexion 5 1.1 Le login 5 1.1.1 ID utilisateur / mot de passe 5 1.1.2 Bienvenu au HGC Webshop 5 1.2 Mon premier login 6 1.2.1 Utiliser le mot de passe initial 6 1.2.2 Enregistrer son propre mot de passe 8 1.2.3 Accepter les CG 9 1.3 Enregistrement on-line utilisateur 10 1.3.1 Ouvrir l enregistrement on-line 10 1.3.2 Le formulaire on-line 11 1.3.3 Confirmation de login 12 1.4 Erreurs login 13 1.4.1 Saisie erronée du login 13 1.4.2 Login erroné 13 1.4.3 Utilisateur bloqué 14 2. Gestion des utilisateurs (MASTER) 15 2.1 Gestion des utilisateurs 15 2.1.1 Synthèse 15 2.1.2 Saisir un utilisateur 16 2.1.3 Autoriser des utilisateurs auto-enregistrés 19 2.1.4 Attribuer/gérer autorisations 21 2.1.5 Le courrier au client avec le mot de passe initial 24 2.1.6 Envoyer un mail avec les indications de login à l utilisateur 26 2.1.7 Bloquer un utilisateur / activer des utilisateurs bloqués 27 2.1.8 Effacer un utilisateur 28 3. Webshop 29 3.1 La recherche d articles 29 3.1.1 Le catalogue 29 3.1.2 La fonction de recherche / recherche exacte 31 3.1.3 Le filtre pour les caractéristiques des articles 32 3.2 Vérifier la disponibilité 33 3.2.1 Affichage du statut 33 3.2.2 Informations détaillées concernant l affichage de la disponibilité 34 3.2.3 Afficher les emplacements 34 3.3 Déposer l article dans le panier d achat 35 3.3.1 Sélectionner différents articles 35 27.05.2015 3/61
3.3.2 Sélectionner plusieurs articles 35 3.3.3 Déposer des articles dans le panier d achat multi 36 3.3.4 Message statut 36 3.4 Ajouter des articles aux favoris personnels 37 3.4.1 Ajouter un seul article 37 3.4.2 Ajouter plusieurs articles 37 3.5 Le panier d achat 38 3.5.1 Aperçu du panier 38 3.5.2 Gérer plusieurs paniers d achat 39 3.5.3 Ouvrir le panier d achat 42 3.5.4 Ajouter des articles du panier d achat aux favoris personnels 42 3.5.5 Supprimer des postes dans le panier d achat 43 3.5.6 Modifier les dates de livraison 43 3.5.7 Exporter le panier d achat en format PDF 46 3.5.8 Ouvrir le panier d achat dans l aperçu avant impression 47 3.5.9 Terminer la commande 48 3.5.10 Autres fonctions : Enregistrer dans un modèle de commande 50 3.5.11 Autres fonctions : Importer/exporter un article 51 3.5.12 Autres fonctions : créer une demande 54 3.5.13 Autres fonctions : Offres 55 3.6 Gérer les favoris 56 3.6.1 Favoris personnels 56 3.6.2 Afficher tous les favoris 57 3.6.3 Topseller personnels 57 3.6.4 Tous les Topseller pour le numéro de client 57 3.6.5 Travailler avec des modèles de commande 58 3.7 Aperçu - documents 60 3.7.1 Filtre de documents 60 3.7.2 Postes de document 61 3.7.3 Flux de documents 61 27.05.2015 4/61
1. Connexion 1.1 Le login 1.1.1 ID utilisateur / mot de passe INDICATION : L identifiant utilisateur ne correspond pas à votre numéro de client. L identifiant utilisateur est un numéro unique, généré par le système et sert d identification pour l utilisateur connecté. 1.1.2 Bienvenu au HGC Webshop Le Webshop est à votre disposition dès que la connexion est établie. 27.05.2015 5/61
1.2 Mon premier login 1.2.1 Utiliser le mot de passe initial Lors du premier login, utilisez l identifiant utilisateur et le mot de passe initial qui vous ont été attribués. => Le courrier au client (page 25) 27.05.2015 6/61
Le système reconnaît le mot de passe initial. Vous êtes invité à enregistrer un nouveau mot de passe : 27.05.2015 7/61
1.2.2 Enregistrer son propre mot de passe Pour choisir le mot de passe, il faut observer les conventions suivantes : Au moins 4 caractères Au moins 1 courrier 27.05.2015 8/61
1.2.3 Accepter les CG En acceptant les CG, vous êtes activé comme utilisateur et l inscription est terminée. 27.05.2015 9/61
1.3 Enregistrement on-line utilisateur 1.3.1 Ouvrir l enregistrement on-line Dans la fenêtre de connexion, on peut ouvrir le formulaire on-line via le lien Enregistrement. 27.05.2015 10/61
1.3.2 Le formulaire on-line Pour l enregistrement, il faut remplir les champs obligatoires. Via le bouton, vos indications sont enregistrées. 27.05.2015 11/61
1.3.3 Confirmation de login Votre enregistrement on-line doit être confirmé par votre responsable Webshop (MASTER- User). => Voir chapitre 2.1.3 Autoriser des utilisateurs auto-enregistrés 27.05.2015 12/61
1.4 Erreurs login 1.4.1 Saisie erronée du login Au cas où la saisie de l identifiant utilisateur ou du mot de passe serait erronée, vérifiez vos indications login. Vous trouverez d autres informations sous : => voir chapitre 1.2.1 Utiliser le mot de passe initial 1.4.2 Login erroné Au cas où votre accès au Webshop aurait été bloqué en raison de plusieurs tentatives de login erronées, adressez-vous à votre responsable Webshop (MASTER-User). => voir chapitre 2.1.7 Bloquer un utilisateur / activer des utilisateurs bloqués 27.05.2015 13/61
1.4.3 Utilisateur bloqué Si votre identification d utilisateur est bloquée, contactez votre responsable Webshop (MASTER-User). Voir 2.1.7 Bloquer un utilisateur / activer des utilisateurs bloqués 27.05.2015 14/61
2. Gestion des utilisateurs (MASTER) 2.1 Gestion des utilisateurs Via le menu Service, vous ouvrez la gestion des utilisateurs La gestion des utilisateurs est à votre disposition. 2.1.1 Synthèse Tous les utilisateurs Webshop enregistrés figurent sur une liste dans la gestion des utilisateurs. 27.05.2015 15/61
2.1.2 Saisir un utilisateur Pour saisir un nouvel utilisateur, utilisez le registre. Le masque de saisie s affiche à l écran. Observez les *Champs obligatoires nécessaires. L alias L alias correspond au nom d utilisateur ; dans le Webshop, il est toujours affiché en haut de l écran. 27.05.2015 16/61
Lors du login, l alias peut être utilisé comme identifiant utilisateur : INDICATION : Ce sont les autorisations de l utilisateur Master qui sont reprises pour l utilisateur saisi. -> Voir 2.1.4 Attribuer/gérer autorisations Pour chaque utilisateur saisi, le système génère automatiquement un mot de passe initial. 27.05.2015 17/61
Via le registre, vous retournez à la gestion des utilisateurs. L utilisateur saisi est affiché dans la liste des utilisateurs. 27.05.2015 18/61
2.1.3 Autoriser des utilisateurs auto-enregistrés L utilisateur peut effectuer l enregistrement Webshop via online. => Voir chapitre 1.3.1 Ouvrir l enregistrement on-line L autorisation d un utilisateur auto-enregistré se fait par l expédition du mot de passe initial via le courrier au client. Liste des utilisateurs Webshop enregistrés : L utilisateur auto-enregistré peut être sélectionné via le filtre : Liste des utilisateurs filtrés : 27.05.2015 19/61
L utilisateur auto-enregistré est autorisé suite à l expédition du courrier au client via l icône. => Voir chapitre,2.1.6 Envoyer un mail avec les indications de login à l utilisateur, L envoi est confirmé. 27.05.2015 20/61
2.1.4 Attribuer/gérer autorisations INDICATION : Lors de la saisie d un utilisateur, ce sont les autorisations de l utilisateur master qui sont reprises. Ouvrez l utilisateur dans le mode de traitement : 27.05.2015 21/61
Le système ouvre un nouveau registre avec les données d utilisateur. Utilisez l onglet Autorisations pour gérer les possibilités d accès d utilisateur. Via l activation ou la désactivation des autorisations, vous pouvez gérer les accès des utilisateurs. 27.05.2015 22/61
Les réglages doivent être enregistrés. L utilisateur est affiché dans la liste d utilisateurs. 27.05.2015 23/61
2.1.5 Le courrier au client avec le mot de passe initial Le mot de passe initial généré par le système figure dans le courrier au client. Pour ouvrir le courrier au client, cliquez sur l icône Afficher le courrier au client. 27.05.2015 24/61
Le courrier au client 27.05.2015 25/61
2.1.6 Envoyer un mail avec les indications de login à l utilisateur Via la gestion des utilisateurs, vous avez la possibilité d envoyer les indications de login à l utilisateur sous forme d un e-mail. A cet effet, utilisez l icône Envoyer le courrier au client. INDICATION : L icône ne s affiche pas s il n y a pas d adresse e-mail dans les données d utilisateur. L envoi du courrier est confirmé à l écran. 27.05.2015 26/61
2.1.7 Bloquer un utilisateur / activer des utilisateurs bloqués L utilisateur est ouvert via l icône Traiter. Vous trouverez les causes possibles pour un utilisateur bloqué au chapitre 1.4 Erreurs login Le flagg Bloqué est mis pour bloquer l utilisateur. est enlevé pour activer l utilisateur. La modification doit être enregistrée. 27.05.2015 27/61
La modification est confirmée. 2.1.8 Effacer un utilisateur Un utilisateur peut être effacé de la liste des utilisateurs via l icône Effacer 27.05.2015 28/61
Strukturbaum Document de formation HGC Online Portail clients HG COMMERCIALE 3. Webshop 3.1 La recherche d articles Pour la sélection d un article, vous disposez des possibilités de recherche suivantes : Arborescence (catalogue) Synthèse d images (catalogue) Fonction de recherche 3.1.1 Le catalogue Via des catégories structurées, le catalogue offre une sélection d articles suivie. La sélection d article peut être effectuée via l arborescence côté gauche de la fenêtre ou à droite via la synthèse d images. 27.05.2015 29/61
Bilderübersicht Document de formation HGC Online Portail clients HG COMMERCIALE La navigation La profondeur de la sélection est affichée dans l arborescence et sur le chemin de navigation. Pour retourner aux niveaux supérieurs, utilisez l arborescence ou les liens sur le chemin de navigation. 27.05.2015 30/61
3.1.2 La fonction de recherche / recherche exacte La fonction de recherche La recherche d article peut être lancée dans la fenêtre de recherche. Le tri : Le résultat des recherches s affiche sous forme de liste ; en mode standard, l ordre est déterminé par la pertinence. Via la sélection, le tri peut être modifié : La recherche exacte Le résultat de recherche peut être restreint via l activation de Recherche exacte : 27.05.2015 31/61
3.1.3 Le filtre pour les caractéristiques des articles Les caractéristiques des articles (par exemple le fabricant, le poids brut, les dimensions etc.) s affichent à droite de la fenêtre. Elles peuvent être sélectionnées afin de restreindre encore plus la sélection d article. 27.05.2015 32/61
3.2 Vérifier la disponibilité La disponibilité est vérifiée en fonction de l unité de quantité de prix des différents articles. Par exemple : CHF/kg, CHF/M2, CHF/unité, CHF/Pal. Liste des unités de quantité : - TS (mille) - KG (kilogramme) - TO (tonne) - SH (Sheet) - BL (feuille) - PAL (palette) - M1 (mètre courant) - M2 (mètre au carré) 3.2.1 Affichage du statut Le Webshop évalue la disponibilité dans le magasin du point de vente qui vous a été attribué. Le statut s affiche via la couleur-symbole. La signification des couleurs : Couleur : Type de livr.: Enlèvement Type de livr.: Livraison Ne pas prêt à l enlèvement dans Ne peut être livré au sein du centre de profit le point de vente sélectionné Seulement partiellement prêt à l enlèvement Ne peut être livré que partiellement au sein du centre de profit Prêt à l enlèvement Livrable 27.05.2015 33/61
3.2.2 Informations détaillées concernant l affichage de la disponibilité En pointant le curseur de la souris sur le symbole de statut, le système affiche les informations détaillées concernant la disponibilité. 3.2.3 Afficher les emplacements En cliquant sur le symbole de statut, vous obtenez les informations sur les autres emplacements de l article. Disponibilités sur d autres emplacement : ou 27.05.2015 34/61
3.3 Déposer l article dans le panier d achat 3.3.1 Sélectionner différents articles Pour déposer un article dans le panier d achat, cliquez sur le symbole Panier d achat. 3.3.2 Sélectionner plusieurs articles Vous avez la possibilité de marquer plusieurs articles à la fois et les déposer dans le panier d achat. A cet effet, utilisez le symbole Panier d achat dans la barre de titres. 27.05.2015 35/61
3.3.3 Déposer des articles dans le panier d achat multi Dès que vous avez activé le panier d achat multi et créé plusieurs paniers à marchandises, vous obtenez la possibilité de sélection correspondante avant l ajout de l article. Déterminez le panier d achat : 3.3.4 Message statut La sélection est confirmée via ce message : et dans les postes, le symbole Panier d achat est marqué en couleur. 27.05.2015 36/61
3.4 Ajouter des articles aux favoris personnels Vous trouverez des informations plus détaillées à ce sujet au chapitre 3.6 Gérer les favoris. 3.4.1 Ajouter un seul article Via le symbole à droite de la fenêtre, l article peut être ajouté aux favoris personnels. Vous obtenez confirmation: 3.4.2 Ajouter plusieurs articles Vous avez la possibilité de marquer plusieurs articles à la fois et de les ajouter aux favoris personnels. A cet effet, utilisez le symbole Favoris sur la barre de titres. 27.05.2015 37/61
3.5 Le panier d achat 3.5.1 Aperçu du panier Vous pouvez vous faire afficher le panier dans la fenêtre Aperçu du panier sans être obligé de quitter la recherche de produits ou le catalogue. L aperçu du panier s affiche via un clic sur le symbole en haut de la fenêtre. Le panier d achat : Vous trouverez des informations plus détaillées pour ouvrir le panier au chapitre 3.5.3 Ouvrir le panier d achat. 27.05.2015 38/61
3.5.2 Gérer plusieurs paniers d achat Sous condition que l autorisation pour le panier d achat multi soit activée dans vos réglages d utilisateur, vous avez la possibilité de gérer votre commande via plusieurs paniers d achat. En cliquant sur le symbole en haut de l écran, on peut ouvrir la gestion des paniers d achat dans une nouvelle fenêtre, ce qui permet de gérer les différents paniers d achat sans être obligé de quitter le catalogue. 27.05.2015 39/61
Ajouter un nouveau panier d achat Cliquez sur le symbole pour ajouter un nouveau panier d achat. 27.05.2015 40/61
Créer un nouveau panier d achat Vous avez la possibilité d attribuer un nom au panier d achat et d enregistrer votre propre numéro de commande qui figurera sur les documents suivants. Vous pouvez activer le panier d achat en double-cliquant sur le bouton. Le panier d achat activé s affiche dans l en-tête. 27.05.2015 41/61
3.5.3 Ouvrir le panier d achat En haut de l écran se trouve le symbole Panier d achat ouvre le panier d achat.. Un clic sur le symbole Le panier d achat s affiche : 3.5.4 Ajouter des articles du panier d achat aux favoris personnels De façon analogue au catalogue, on peut également ajouter des articles aux favoris personnels via le symbole Favoris à droite de la fenêtre (un article seul) ou via la barre de titres (pour un choix multiple). Ajouter un seul article 27.05.2015 42/61
Ajouter une sélection d articles multiple 3.5.5 Supprimer des postes dans le panier d achat Les articles peuvent être supprimés un à un via le symbole Favoris plusieurs articles via le symbole dans la barre de titre. à droite de la fenêtre, Supprimer un seul article: Supprimer plusieurs articles : 3.5.6 Modifier les dates de livraison En mode standard, le système propose le type de livraison Enlèvement. Si vous souhaiter choisir un autre type de livraison, l adresse peut être enregistré dans l en-tête de la commande via. 27.05.2015 43/61
Modifier le type de livraison On peut choisir entre les types de livraison suivants : Enlèvement le Livraison immédiate Livraison le (le système propose la date en 2 jours) Livraison complète selon accord sous... 27.05.2015 44/61
Modifier l adresse de livraison Vous pouvez sélectionner une adresse de livraison parmi les adresses disponibles ou saisir une nouvelle adresse de livraison. INDICATION: En raison du répertoire des lieux qui a été enregistré, l ordre des champs est obligatoire. 27.05.2015 45/61
Enregistrer un propre numéro de chantier Dans la fenêtre Informations supplémentaires, vous avez la possibilité d attribuer à votre propre usage un propre numéro de chantier au panier d achat. 3.5.7 Exporter le panier d achat en format PDF Pour archiver la commande, le panier d achat peut être exporté en format PDF. 27.05.2015 46/61
3.5.8 Ouvrir le panier d achat dans l aperçu avant impression Prévision 27.05.2015 47/61
3.5.9 Terminer la commande Cliquer sur le bouton pour terminer l achat. Via le bouton, la commande est préparée pour le transfert. Confirmez la commande pour donner l ordre. 27.05.2015 48/61
La confirmation de réception de la commande s affiche à l écran. 27.05.2015 49/61
3.5.10 Autres fonctions : Enregistrer dans un modèle de commande Vous avez la possibilité d enregistrer tout le panier d achat - ou individuellement les articles - dans un modèle de commande. Choisissez, si vous souhaitez reprendre tous ou seulement les articles marqués dans le modèle de commande : Attribuer un nouveau nom au modèle de commande ou sélectionnez un modèle existant. Le processus est confirmé. => Chapitre 3.6.5 Travailler avec des modèles de commande. 27.05.2015 50/61
3.5.11 Autres fonctions : Importer/exporter un article Pour des fins d échange de données, les articles qui se trouvent dans le panier d achat peuvent être exportés vers un fichier. Exporter un article Dans la sélection Autres fonctions, utilisez la possibilité Download : Déterminez le format requis : UGS = Interface remise Format : Fichier de texte CSV = Comma-separeted values Format : Fichier de texte (peut également être utilisé pour Excel) Plus d informations concernant l interface UGS: www.sykasoft.de/ugs.htm 27.05.2015 51/61
Importer un article Les articles transférés dans un fichier (fichier UGS ou CSV) peuvent être importés dans le panier d achat. > Voir Exporter article Utilisez la possibilité Upload dans la sélection Autres fonctions 27.05.2015 52/61
Ouvrer l emplacement du fichier. Sélectionner le fichier souhaité. Importez le fichier sélectionné : 27.05.2015 53/61
Les articles importés sont examinés quant à leur actualité et leur disponibilité et les prix sont également déterminés. La quantité doit être contrôlée, vu qu elle est fixée à 1 en mode standard. 3.5.12 Autres fonctions : créer une demande Si vous souhaitez recevoir une offre, vous pouvez placer une demande. 27.05.2015 54/61
La confirmation de la demande s affiche : 3.5.13 Autres fonctions : Offres Vous retrouvez la réponse à la demande sou forme d offre: 27.05.2015 55/61
3.6 Gérer les favoris Via le menu FAVORIS, vous ouvrez le domaine Favoris ou Topseller. 3.6.1 Favoris personnels Les articles désignés par vous comme favoris dans le catalogue (chapitre 3.4 Ajouter des articles aux favoris personnels ) ou dans le panier d achat (chapitre 3.5.4 Ajouter des articles du panier d achat aux favoris personnels ) peuvent être gérés dans le menu Afficher favoris personnels. Déposer l article dans le panier d achat Les articles figurant dans les favoris personnels peuvent être déposés dans le panier d achat via le symbole. => Voir chapitre 3.3 Déposer l article dans le panier d achat Supprimer des articles dans les favoris personnels Pour supprimer des articles dans les favoris personnels, cliquez sur le symbole Effacer. => Voir chapitre 3.5.5 Supprimer des postes dans le panier d achat 27.05.2015 56/61
3.6.2 Afficher tous les favoris Tous les articles favorisés de votre entreprise s affichent dans cette synthèse. Déposer des articles dans le panier d achat Les articles peuvent être déposés dans le panier d achat via le symbole. => Voir chapitre 3.3 Déposer l article dans le panier d achat 3.6.3 Topseller personnels Les articles les plus commandés par vous au Webshop figurent sur la liste Topseller personnels. Déposer un article dans le panier d achat Les articles peuvent être déposés dans le panier d achat via le symbole. => Voir chapitre 3.3 Déposer l article dans le panier d achat 3.6.4 Tous les Topseller pour le numéro de client Dans Tous les Topseller pour n client, une liste rassemble les articles les plus commandés par votre entreprise au Webshop. Déposer un article dans le panier d achat Les articles peuvent être déposés dans le panier d achat via le symbole. => Voir chapitre 3.3 Déposer l article dans le panier d achat 27.05.2015 57/61
3.6.5 Travailler avec des modèles de commande Voir chapitre 3.5.10 Autres fonctions : Enregistrer dans un modèle de commande Ouvrir un modèle de commande Via le menu FAVORIS, vous accéder aux modèles de commande : Sélectionnez le modèle souhaité : 27.05.2015 58/61
Filtrer dans le modèle de commande Les articles peuvent être filtrés dans le modèle de commande via les champs de recherche : Déposer un article dans le panier d achat Les articles peuvent être déposés dans le panier d achat via le symbole. 27.05.2015 59/61
3.7 Aperçu - documents Dans le menu DOCUMENTS, vous trouvez l historique de document de toutes les commandes, même de celles qui ne sont pas passées par le Webshop. 3.7.1 Filtre de documents Le filtre de documents est à votre disposition pour tous les types de document : 27.05.2015 60/61
3.7.2 Postes de document Pour tous les types de document, vous trouverez des indications détaillées (date de livraison prévue, numéro de document, date de livraison initiale dans les postes de document. 3.7.3 Flux de documents Dans le flux de documents, vous trouverez tout le processus de commande avec son historique de document correspondant, de la demande jusqu à l établissement de la facture. 27.05.2015 61/61