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Hermes.Net Agenda Page 2 43 Sommaire 1. Introduction... 3 2. L administration des agendas et commerciaux... 4 2.1 Configuration des plannings... 4 2.1.1 Onglet General... 4 2.1.2 Onglet Appointment type... 5 2.1.3 Onglet Appointment place... 5 2.2 Configuration des commerciaux... 6 2.2.1 2.2.2 Onglet General... 6 Onglet Planning... 6 2.3 Configuration des carnets d adresses.... 7 2.3.1 2.3.2 Principe... 7 Application Contacts management... 8 2.4 Remarques sur l utilisation des plannings et carnets d adresses.... 10 3. L objet agenda de l interface designer... 11 3.1 «L objet calendar»... 11 3.1.1 3.1.2 Propriétés spécifiques «agenda»... 12 Génération et test d un script contenant l objet «agenda»... 13 3.2 Exemple de réalisation... 13 3.2.1 Page d accueil du script.... 13 3.2.2 3.2.3 Page RDV... 14 Exécution dans le WorkSpace agent... 15 3.3 Interactions Script Barre CTI - CRM... 18 4. Interface Agenda agent... 19 4.1 Présentation de l interface... 19 4.1.1 4.1.2 Mode de représentation.... 19 Sélection de la date affichée.... 20 4.1.3 4.1.4 Bandeau d informations sur l affichage.... 21 Bandeau d informations sur le rendez-vous à prendre.... 21 4.1.5 4.1.6 Zone de saisie d un rendez vous.... 22 Zone de sélection des panneaux de configuration.... 23 4.2 Prendre un rendez-vous... 24 4.2.1 4.2.2 Prés requis à l ajout d un rendez-vous.... 24 Prendre un rendez-vous.... 25 4.2.3 Modifier un rendez-vous... 26 4.2.4 Codes couleurs utilisés.... 27 4.2.5 Les paramètres du rendez-vous.... 28 4.2.6 Cas particulier des rendez-vous périodiques.... 29 4.3 Affichage du planning d un commercial.... 32 4.4 Panneau de sélection d un commercial... 33 4.4.1 Filtrer les commerciaux... 33 4.4.2 Information sur les rendez-vous des commerciaux.... 34 4.4.3 Information sur le commercial.... 35 4.4.4 Affichage multi-planning.... 35 4.5 Recherche de plages horaires disponibles... 37 4.6 Historique des actions.... 39 4.7 Informations temps réel.... 39 5. Interface Agenda commercial... 40 5.1 Accès à l interface... 40 5.2 Présentation de l interface... 41 5.3 Informations temps réel.... 41 6. URLs de lancement et paramètres d url... 42 6.1 Lancement de l agenda en mode agent.... 42 6.2 Lancement de l agenda en mode commercial.... 43

Hermes.Net Agenda Page 3 43 1. Introduction La prise de rendez-vous d Hermes.Net vous permet d ajouter à vos scripts les fonctionnalités d agenda. L agent, ainsi que le commercial a accès à une interface client léger, permettant de prendre des rendez-vous, ou de positionner des indisponibilités (partie accès commercial). Les paramètres disponibles pour un rendez-vous sont : Objet du rendez-vous Commentaires Emplacement du rendez-vous (configuré dans l Admin) La périodicité (ponctuelle, quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) Le type de rendez-vous (configuré dans l Admin) La disponibilité durant le rendez-vous. L agent a accès aux plannings des commerciaux, peut rechercher une disponibilité, peut afficher les quotas, durées et nombre de rendez-vous par commerciaux. La prise de rendez-vous est directement reliée au carnet d adresse utilisé dans la campagne en cours, et permet donc de gérer un mini CRM. Le document suivant est formé de 3 grandes parties : - La première montrera comment configurer un agenda dans l administration. - La deuxième permettra de configurer l objet agenda de l interface designer et de comprendre les interactions avec le script et le WorkSpace agent. - La troisième décrira l interface agenda. - La quatrième s intéressera à l interface de consultation.

Hermes.Net Agenda Page 4 43 2. L administration des agendas et commerciaux La configuration de la prise de rendez-vous est accessible dans l administration via le menu Agenda & CRM. 2.1 Configuration des plannings 2.1.1 Onglet General L onglet Général vous permet de configurer les différents plannings des commerciaux. Un planning est un agenda commun à plusieurs personnes. Un planning contient : - La description du planning. - Les plages horaires journalières ouvrées des rendez-vous possible. - Les jours de la semaine où les rendez-vous sont possibles. - Les jours fériés et/ou fermés pour le planning en cours. (voir manuel administration : Holiday plan ). Note : Il est à noter que des modifications sur les plannings durant la phase de production peuvent avoir des conséquences étranges. Par exemple un rendez-vous pris sur une journée qui devient non travaillée, ou un rendez-vous pris dans une plage horaire qui n est plus disponible après la modification du planning. Nous reparlerons de ces états plus bas dans l interface agent.

Hermes.Net Agenda Page 5 43 2.1.2 Onglet Appointment type L onglet Appointment type permet de spécifier des types de rendez vous sur ce planning. L agent pourra dans son interface choisir parmi les valeurs spécifiées dans cette interface. 2.1.3 Onglet Appointment place L onglet Appointment place permet de spécifier les différents lieux possibles pour le rendez-vous. L agent aura accès à ces choix dans son interface et pourra, soit choisir parmi l une de ces valeurs, soit, saisir une autre adresse.

Hermes.Net Agenda Page 6 43 2.2 Configuration des commerciaux 2.2.1 Onglet General L onglet Général vous permet de configurer les paramètres spécifiques aux commerciaux : - Web access : le login et le password seront nécessaire au commercial pour consulter son agenda depuis un accès distant. (voir annexe). - Personal data : Permet de saisir l état civil du commercial, son email (nécessaire pour l avertir de modification de rendez-vous.), son téléphone, etc. Ces informations seront visibles par l agent. La couleur sélectionnée est la couleur qui apparaitra dans l interface agent pour ce commercial. 2.2.2 Onglet Planning L onglet Assignment and Area permet d associer un commercial à un, ou des plannings. Pour chacun des plannings sur lequel il est affecté, il est possible de spécifier une région (saisie de code postaux réduits ex : 75, ou complet ex : 75017). La configuration de l agenda dans l interface designer permettra de lancer la prise de rendezvous sur une région prédéfinie. De cette façon, seuls les commerciaux correspondant aux critères passés seront affichés. De la même façon, nous y reviendrons plus bas, il est possible de lancer l agenda pour un commercial donné, via son nom ou via son id. La partie Quotas permet de spécifier le nombre de rendez-vous maximum que le commercial souhaite prendre pour une semaine et par mois. Ces deux informations se retrouveront dans l interface agent, et lui permettront de choisir le commercial étant le plus loin de ses quotas.

Hermes.Net Agenda Page 7 43 2.3 Configuration des carnets d adresses. 2.3.1 Principe Les carnets d adresses d Hermes.Net sont utilisés pour regrouper les personnes ayant eues un lien avec le centre d appel. Que ce soit, via un email, un appel entrant, un appel sortant, ou un rendezvous pris. La solution Hermes.Net permettant de regrouper au sein d une même administration plusieurs sociétés et/ou plusieurs sites, il est utile de pouvoir séparer les carnets d adresses pour chacune de ces entités. Lorsque les carnets d adresses sont associés aux différentes campagnes, pour chaque contact reçus ou émis, il est possible d enrichir ce carnet avec les différentes coordonnées du contact. L agent, dans son interface, peut : ajouter, modifier, rechercher ou supprimer une entrée. La gestion du carnet d adresse peut etre lancé via l administration en cliquant sur le bouton Launch contact management. Cette application de gestion est utilisable depuis la prise de rendez-vous pour sélectionner, ajouter ou modifier un contact. Un rendez-vous ne peut pas etre pris sans qu un contact soit sélectionné.

Hermes.Net Agenda Page 8 43 2.3.2 Application Contacts management Cette application permet de rechercher, ajouter, modifier un contact. Soit par l un des 4 paramètres par défaut, soit par la première lettre de son nom. Pour chacune des 4 parties il est possible de spécifier une «wildcard» (*). Par exemple, rechercher «Pa*» dans la zone Nom permet d obtenir tout les contacts commençants par Pa. Ou bien rechercher «*ier» permet d obtenir les contacts dont le nom se finit par «ier». Lorsque plusieurs contacts correspondent à la recherche leurs noms sont affichés dans la zone résultat. Par exemple une recherche sur R peut donner : Lorsque le nombre de contacts trouvés est supérieur à 100, un message indique le nombre exact de résultats et seuls les 100 premiers sont affichés.

Hermes.Net Agenda Page 9 43 En cliquant sur le nom du contact trouvé, sa carte de visite apparait. Lorsque l application est lancée via l interface agent, il est possible de mettre à jour le contact du rendez-vous en cliquant, soit sur l icône de gauche, soit sur le menu haut «Update Cur. App.» Pour éditer et/ou modifier le contact, cliquer sur l icône ce droite, l écran suivant apparait : Il est alors possible de supprimer ou modifier la fiche.

Hermes.Net Agenda Page 10 43 2.4 Remarques sur l utilisation des plannings et carnets d adresses. Les plannings et carnets d adresses crées dans la partie «Agenda et CRM» de l administration peuvent être affectés à tout types de campagnes : Inbound, Outbound, email, chat. Pour cela, dans chacun des panneaux de configuration des campagnes, il est possible de choisir l agenda et le carnet d adresse. Note : Il est à noter que sans carnet d adresse l utilisation d un agenda est impossible.

Hermes.Net Agenda Page 11 43 3. L objet agenda de l interface designer 3.1 «L objet calendar» L objet «calendar» fait partie de la liste des objets disponibles dans l interface designer d Hermes.Net V4. Il peut être placé sur tous types de scriptes, et nécessite très peu de paramètres. Les paramètres spécifiques sont décrits ci-dessous. Pour les autres paramètres standard, reportezvous à la documentation «Hermes.Net - Interface designer V4». Une fois l objet «calendar» placé dans une page du script, l écran est le suivant : L interface affiche une représentation le l agenda, panneau «params» ouvert.

Hermes.Net Agenda Page 12 43 3.1.1 Propriétés spécifiques «agenda» Behavior Sales Men list : Optionnel. Permet d ouvrir l agenda avec une liste de commerciaux réduite. Une liste de nom de commerciaux peut etre entrée (séparateur ;), une variable globale scripteur peut etre saisie (comme sur l exemple), un nom unique de commercial peut etre saisi. ID S.m list : Optionnel. Idem Sales men list, mais les noms sont remplacés par les ids des commerciaux Area : Optionnel. Permet d ouvrir l agenda avec une liste de commerciaux réduite correspondant à la zone géographique recherchée. Par exemple : 75 ;78400 ;92. Cette liste peut etre contenue dans une variable globale scripteur. Date / Time : Optionnel. Permet d ouvrir l agenda sur une date et heure précise. Le format utilisé est : yyyymmddhhmm. Peut etre passé dans une variable globale scripteur. Add Appointm. : Non cochée, cette propriété interdit l agent d ajouter un/des rendez-vous. Move Appointm. : Non cochée, cette propriété interdit l agent de déplacer un/des rendez-vous existants. Edit Appointm. : Non cochée, cette propriété interdit l agent de modifier un rendez-vous existant. Del. Appointm. : Non cochée, cette propriété interdit l agent de supprimer un rendez-vous existant. Data Subject : Optionnel. Permet d ouvrir l agenda et de pré-remplir le sujet du rendez-vous. Comment : Optionnel. Permet d ouvrir l agenda et de préremplir les commentaires du rendez-vous. Actions Appoint. Add : Cet événement est déclenché lorsque l agent ajoute un rendez-vous. Appoint. Upd : Cet événement est déclenché lorsque l agent modifie ou déplace un rendez-vous. Appoint. Del : Cet événement est déclenché lorsque l agent supprime un rendez-vous. Note : pour connaitre les informations recues par ces 3 actions, reportez-vous à la note technique Gestion des actions agenda.

Hermes.Net Agenda Page 13 43 3.1.2 Génération et test d un script contenant l objet «agenda» L agenda ne peut pas etre testé dans un script écran, en effet, de nombreux parametres sont nécessaires comme le montre le chapitre 4. Lors de la génération, lorsque la page contenant l agenda est affichée, l agenda est remplacée par l erreur suivante : Ceci est normal et n implique en rien que l agenda ne fonctionnera pas coté agent. 3.2 Exemple de réalisation 3.2.1 Page d accueil du script. La première page du script de test permet de choisir sur quel critère lancer l agenda. Les critères sélectionnés seront passés à l agenda via deux variables globales :

Hermes.Net Agenda Page 14 43 La variable $SALES sera utilisée pour la propriété «Sales men list» et la variable $AREA pour la propriété «Area». La première zone : «Aucun filtre», va lancer la page RDV contenant l agenda sans aucun critère (tous les commerciaux du planning seront affichés). La deuxième zone va permettre de filtrer sur un commercial et de lancer la page RDV, la troisième permet de spécifier une liste de codes postaux, les commerciaux répondant à ces codes postaux seront disponibles dans l agenda. Sur chacun des boutons de cette page, une action est exécutée. Les actions effectuées les opérations suivantes : initialisation des variables $SALES et $AREA avec le contenu du combo et de la liste, et lancement de la page RDV. 3.2.2 Page RDV La page RDV contient l objet «Agenda, les propriétés modifiées sont «sales men list» avec $SALES, et «Area» avec $AREA. Sur les trois événements associés à l agenda, on a crée 3 actions qui affiche en rouge les trois voyants du bas de la page en cas de création, de modification ou de suppression de rendez-vous.

Hermes.Net Agenda Page 15 43 3.2.3 Exécution dans le WorkSpace agent. Pour réaliser le test j ai crée une campagne en émission associée à mon script de démo et à un carnet d adresse de test. Une fois l appel recu le WorkSpace agent affiche le script. L écran de CRM du WorkSpace c est positionné sur le contact dont le numéro de téléphone correspond à celui de l appelé.

Hermes.Net Agenda Page 16 43 Pour le premier test, je clique sur le bouton «Ouvrir l agenda de tout les commerciaux». L écran suivant apparait : J obtiens l agenda du premier commercial de la liste : Commercial 1 Jean. Le nom du contact pour le rendez-vous actuel est affiché. Si je clique sur l onglet «Sales Men» je vérifie que la liste des commerciaux est complète :

Hermes.Net Agenda Page 17 43 Si je retourne sur la page d accueil, et que je clique sur le bouton «Ouvrir l agenda de ce commercial» en ayant sélectionné «Maurice», j obtiens l écran suivant : C est bien l agenda du commercial «Maurice» qui est affiché et la liste des commerciaux ne contient que son nom. Si je recommence l opération en cliquant sur «Ouvrir l agenda des commerciaux correspondants» en ayant sélectionné 75,et 78, j obtiens l écran suivant : L agenda du premier commercial est bien affiché, et seul, 2 commerciaux apparaissent dans la liste. Ces deux commerciaux sont capables de prendre des rendez-vous dans le 75 ou le 78.

Hermes.Net Agenda Page 18 43 Si sur cet agenda je prends un rendez-vous, je déclenche l action «Appt Add» que j ai configurée dans mon script, et la zone ADD de la page RDV s affiche en rouge : 3.3 Interactions Script Barre CTI - CRM

Hermes.Net Agenda Page 19 43 4. Interface Agenda agent L interface Agenda, bien qu étant accessible par la même adresse, se présente différemment que l on soit agent ou commercial. Cette partie décrit l interface agenda Agent. 4.1 Présentation de l interface 4.1.1 Mode de représentation. Jour, Semaine, Mois. Il n est pas possible d ajouter un rendez-vous en représentation Mois.

Hermes.Net Agenda Page 20 43 4.1.2 Sélection de la date affichée. Cette zone permet d effectuer des sélections de dates en fonction du mode de représentation choisit. 1 Affiche le calendrier. L affichage des rendez-vous est synchronisé avec le choix de la date dans le calendrier. 2 & 3 Permet de faire défiler la représentation actuelle. En mode jour, les jours sont incrémentés ou décrémentés, en mode semaine, les semaines, et en mode mois les mois. 4 Lorsque ce bouton est allumé en orange, cela signifie que la date du jour ne fait pas partie de la représentation actuelle. En cliquant sur ce bouton, l agenda se recentre sur la date du jour. 5 Affiche le bornage actuel. Note : en plaçant le pointeur de souris sur cette zone et en utilisant la molette de la souris, il est possible de faire défiler les périodes.

Hermes.Net Agenda Page 21 43 4.1.3 Bandeau d informations sur l affichage. Ce bandeau à plusieurs fonctions dépendantes du type d affichage. La partie gauche s illumine en orange lorsque des échanges sont en cours entre le client et le serveur. 1 En mode représentation Jour : Affichage du jour représenté. 2 En mode représentation Semaine : Par défaut l affichage en mode semaine débute par le Dimanche et finit par le samedi. Il est possible de modifier cette représentation et cliquant sur la date lorsque le curseur se transforme en flèche ouest-est (zone jaune ci-dessus). Il est donc possible de faire débuter la semaine le jour voulu. En cliquant sous la date (zone jaune ci-dessus) la représentation passe en mode jour sur le jour cliqué. 2 En mode représentation Mois : Seule la partie jaune ci-dessus est cliquable en mode représentation mensuelle. Le clique à le même effet qu en représentation semaine. 4.1.4 Bandeau d informations sur le rendez-vous à prendre. Ce bandeau permet d informer l utilisateur des personnes concernées par le rendez-vous qui va être pris. Attention, ces informations ne concernent pas les rendez-vous déjà pris. Lorsque le système n a détecté aucun contact courant ou aucun commercial, un icône d avertissement est affiché,. Il est impossible de prendre un rendez-vous si cet icône est visible.

Hermes.Net Agenda Page 22 43 4.1.5 Zone de saisie d un rendez vous. 1 - Représentation Jour et Semaine. L heure de début d affichage de cette zone correspond à l heure définit dans l administration. Elle est arrondie à l heure précédente. Idem pour l heure de fin, avec un arrondi à l heure suivante. Exemple : l administrateur a fixé une heure de début sur le planning à 08:30, et une heure de fin à 18:45. Zone de début. Zone de fin. Par défaut le défilement vertical de la zone de rendez-vous se décale automatiquement de façon à ne laisser apparaitre que la partie ou les rendez-vous sont possibles. Affichage par défaut. La plage horaire de prise de rendez-vous est identique en représentation Jour et Semaine.

Hermes.Net Agenda Page 23 43 2 - Représentation Mois. L affichage se fait par rangée de semaine. La première colonne affiche le numéro de la semaine, les colonnes suivantes les jours de la semaine. Sur cette représentation il n est pas possible d ajouter un rendez-vous, il est juste possible de les visualiser. En cliquant sur l entête d une journée, l affichage bascule sur le mode Jour avec le jour sélectionné. 4.1.6 Zone de sélection des panneaux de configuration. 6 panneaux sont disponibles. Certains permettent le paramétrage du rendez-vous : «Params» «Sales Men» «Contacts» D autres sont des panneaux d informations «Planning» «Historic» Et le dernier un panneau de recherche de disponibilité. «Search»

Hermes.Net Agenda Page 24 43 4.2 Prendre un rendez-vous 4.2.1 Prés requis à l ajout d un rendez-vous. Pour pouvoir prendre un rendez-vous, il faut : - Avoir un contact d affiché dans le bandeau d information (voir 4.1.4) - Avoir sélectionné un commercial. Mais tel qu est présenté l interface, cela est impossible. - Avoir les droits d ajout de rendez-vous. Ces droits sont définissables via l interface designer (voir 3.1.1) - Que l emplacement soit disponible. (non réservé par une indisponibilité ou un autre rendez-vous) - Qu un autre agent ne vienne pas d insérer lui aussi un rendez-vous au même endroit. (dans ce cas, vous serez alerté par un message à l écran). Note : lorsque d autres agents travaillent sur le même planning, les rendez vous s ajoutent automatiquement à l écran. Messages d informations ou d erreur lorsque les prés requis ne sont pas respectés. 1 lorsqu aucun contact n est sélectionné. Si vous essayez de cliquer sur la zone de prise de rendez-vous lorsqu aucun contact n est sélectionné, le popup suivant sera affiché durant 5 secondes. Durant ces 5 secondes vous pouvez cliquer sur la zone grisée et ainsi, afficher l écran de recherche d un contact. 2 Un agent à pris un rendez-vous au même moment que vous, sur le même planning, et avec le même commercial. 3 Si l agent n a pas les droits d ajout, alors il ne pourra cliquer sur la zone de prise de rendez-vous.

Hermes.Net Agenda Page 25 43 4.2.2 Prendre un rendez-vous. Pour placer un rendez-vous, cliquer sur une période disponible et, tout en maintenant la souris appuyée, régler la durée du rendez-vous. Etape 1, cliquez sur la cellule du début de rendez-vous. Etape 2, agrandissez la taille du rendez-vous jusqu à la période choisie. Etape 3, une fois la durée désirée atteinte, relâchez la souris et cliquez sur la zone tracée. Etape 4, le rendez-vous est pris.

Hermes.Net Agenda Page 26 43 4.2.3 Modifier un rendez-vous Une fois que le rendez-vous est pris (et sur les autres rendez-vous de l agenda, si vous en avez les droits), il est possible de le déplacer, de modifier sa durée, ou même de le supprimer. Déplacer un rendez-vous : cliquez sur le rendez-vous, et, tout en gardant la souris appuyée, déplacez le sur le planning. Lorsque le nouvel emplacement est choisi, relâchez la souris. Lors du déplacement d un rendez-vous, la zone d origine est affichée, vous permettant de pouvoir retrouver cet emplacement facilement. Déplacement impossible : lorsque vous essayez de déplacer un rendez-vous vers un emplacement impossible, lorsque vous relâchez la souris, le rendez-vous reprend sa place initiale. Dans l exemple suivant, le déplacement est impossible. Modification de durée : cliquez sur le bas du rendez-vous, puis, tout en gardant la souris appuyée, modifiez la durée. Lorsque la nouvelle durée est choisie, relâchez la souris. Un indicateur vert vous indique la durée d origine.

Hermes.Net Agenda Page 27 43 4.2.4 Codes couleurs utilisés. Pour différencier les plannings de chaque commerciaux, nous utilisons des couleurs qui leurs sont attribuées dans l administration (voir 2.2.1). Les couleurs disponibles sont les suivantes : L exemple suivant utilise la couleur du commercial 1 : # cc0066. L agenda utilise cette valeur de base pour afficher les différents types de rendez-vous. Ensuite l agenda utilise des dégradés de la couleur d origine pour afficher : 1 - Les indisponibilités ajoutées par le commercial lui-même. 2 - Les rendez-vous déjà pris (ceux que d autres agents ont ajoutés) 3 - Les rendez-vous en cours de création (ceux que l agent ajoute) 4 - Les zones traçage de rendez-vous. 5 - Les zones d origine lors de déplacement de rendez-vous. 6 - Les rendez-vous qui ont étés pris à une heure qui n est ne fait plus partie de la plage horaire du planning.

Hermes.Net Agenda Page 28 43 4.2.5 Les paramètres du rendez-vous. Lorsqu un rendez-vous est sélectionné (l icône s affiche au dessus du rendez-vous), il est possible de cliquer sur l onglet «Params» pour configurer les paramètres de ce dernier. Le panneau suivant apparait sur la droite de l écran : Affichage des informations de date et heure du rendez-vous. La croix rouge permet de refermer le panneau. ----------------------------------------------------------- Permet de saisir : L objet du rendez-vous (par défaut : Nouveau Rdv). Un commentaire associé à ce rendezvous. Le lieu du rendez-vous. Les choix possibles sont : - Les lieux saisis dans l administration. - Une autre adresse. - Les adresses disponibles du contact sélectionné. ----------------------------------------------------------- Permet de choisir la périodicité du rendezvous : - Ponctuel : le rendez vous n est jamais répété. - Chaque jour : le rendez-vous est répété tout les X jours jusqu à une certaine date. - Chaque semaine : le rendez-vous est répété toutes les X semaines. Par défaut le même jour que le rendezvous placé, mais aussi les jours cochés. La répétition s applique jusqu à la date choisie.

Hermes.Net Agenda Page 29 43 - Chaque mois : Le rendez-vous est répété tous les X mois. En sélectionnant Numéro du jour, le rendez-vous sera répété tous les 16 du mois par exemple si le rendez-vous placé tombe un 16. En sélectionnant Jour de la semaine, le rendez-vous sera répété le même jour de la semaine et la même semaine que le rendez-vous placé. ----------------------------------------------------------- Permet de spécifier si le commercial souhaite être averti par email un certain temps avant le rendez-vous. ----------------------------------------------------------- Permet de spécifier la disponibilité du commercial durant ce rendez-vous. Permet de définir le type de rendez-vous. Les valeurs disponibles sont celles saisies dans l admin. Affichage du commercial choisit. Cliquer sur le bouton Save pour enregistrer les modifications. ----------------------------------------------------------- 4.2.6 Cas particulier des rendez-vous périodiques. Lorsque qu un rendez-vous est périodique une icône apparait dans le bas de la zone. Les paramètres de périodicité d un rendez-vous ne sont pas modifiables. Lorsque qu un rendez-vous périodique est sélectionné, la zone «Periodicity» est en lecture seule.

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Hermes.Net Agenda Page 31 43 Ajout d un rendez-vous périodique. Lorsque l agent décide d ajouter un rendez-vous périodique, le système analyse la demande et retourne un message d alerte si certain rendez-vous n ont pas pu être placés. Le message a cette forme : Le message indique que certains rendez-vous n ont pu être enregistrés pour les raisons indiquées. Suppression d un rendez-vous périodique. Lorsque l agent décide de supprimer un rendez-vous périodique, un message de confirmation lui demande qu elle période du rendez-vous doit-etre supprimée. Il peut : - Supprimer seulement le rendez-vous sélectionné. - Supprimer tous les rendez-vous de la série. - Supprimer uniquement les rendez-vous antérieurs au rendez-vous sélectionné. - Supprimer uniquement les rendez-vous postérieur au rendez-vous sélectionné.

Hermes.Net Agenda Page 32 43 4.3 Affichage du planning d un commercial. Cliquer sur l onglet «planning» pour connaitre l agenda du commercial sélectionné. Le panneau de droite affiche les rendez-vous du commercial pour la période sélectionnée. Cliquer sur le bouton «refresh» pour actualiser les informations.

Hermes.Net Agenda Page 33 43 4.4 Panneau de sélection d un commercial Cliquer sur l onglet «Sales men» pour afficher les informations sur les commerciaux : 4.4.1 Filtrer les commerciaux Il est possible de filtrer la liste des commerciaux sur leurs noms ou leurs codes postaux. La liste des commerciaux est filtrée en temps réel à chaque saisie d un nouveau caractère.

Hermes.Net Agenda Page 34 43 4.4.2 Information sur les rendez-vous des commerciaux. La liste des commerciaux contient deux colonnes permettant d afficher deux informations dépendantes du choix de la liste déroulante «Display». 1 Les quotas : En choisissant cette option, et ne cliquant sur le bouton «Refresh» l agent peut connaitre l état des quotas hebdomadaires et mensuels. Lorsque les quotas sont atteints les résultats s affichent en verts, sinon en rouge. 1 Les rendez-vous et durées : En choisissant cette option, et ne cliquant sur le bouton «Refresh» l agent peut connaitre le nombre de rendez-vous et la durée totale de ces derniers. Nota : les marqueurs noirs en haut des colonnes permettent de trier les colonnes par ordre croissant ou décroissant.

Hermes.Net Agenda Page 35 43 4.4.3 Information sur le commercial. Il peut être utile à l agent de connaitre les informations concernant un commercial. Pour cela il peut cliquer sur l onglet «Info» situé en bas du panneau. Dans ce cas, la fenetre suivante apparait. 4.4.4 Affichage multi-planning. Pour avoir une vision globale des rendez-vous des commerciaux sur une période donnée, l agent peut cliquer sur l onglet «View All». Dans ce cas, la représentation passe en mode semaine et affiche les rendez-vous de tous les commerciaux sélectionnés. Chaque rendez-vous d un commercial est représenté par une bande de largeur proportionnelle au nombre de commerciaux sélectionné.

Hermes.Net Agenda Page 36 43 Note : pour revenir à l affichage standard il suffit de sélectionner à nouveau un commercial ou de changer de mode de représentation.

Hermes.Net Agenda Page 37 43 4.5 Recherche de plages horaires disponibles. Cliquer sur cet onglet pour afficher le panneau suivant : Cet écran va vous permettre de rechercher, soit des commerciaux ayant une disponibilité d une durée minimum à partir d une date donnée, soit un commercial disponible à une heure précise à partir d une certaine date. Pour le point 1, on pourrait traduire par cette phrase : Rechercher les commerciaux qui ont une disponibilité d au moins 15 minutes à partir du 20 février 2009. Pour le point 2, on pourrait traduire par cette phrase : Rechercher les commerciaux qui sont disponibles à 8h30 à partir du 20 février 2009.

Hermes.Net Agenda Page 38 43 En cliquant sur «SEARCH 1 ou 2 «on obtient le volet de résultats suivant : En cliquant sur une ligne du tableau de résultat, l agenda se place directement sur le jour et à l heure de la disponibilité.

Hermes.Net Agenda Page 39 43 4.6 Historique des actions. L onglet historique permet de connaitre l historique des actions faites par l utilisateur en cour, et celles faites par les autres agents. La couleur de fond de l événement correspond à la couleur du commercial concerné. Les messages sur fonds gris parviennent d autres agents. 4.7 Informations temps réel. L affichage des plannings est complètement temps réel. Ceci implique que les actions effectuées par d autres agents sur le même planning sont instantanément reportées sur les autres agendas.

Hermes.Net Agenda Page 40 43 5. Interface Agenda commercial L interface Agenda, bien qu étant accessible par la même adresse, se présente différemment que l on soit agent ou commercial. Cette partie décrit l interface agenda commercial. 5.1 Accès à l interface Pour accéder à l interface de gestion de son planning, le commercial devra utiliser le launcher Hermes.Net. Pour se connecter il utilisera le couple «Identifiant/mot de passe» que lui aura fournit l administrateur du site. Ces login sont crées dans l interface administration (voir 2.2.1). La station saisie dans cette interface par le commercial n a pas d influence.

Hermes.Net Agenda Page 41 43 Une fois connecté, le commercial pourra choisir via la liste déroulante, le planning qu il souhaite consulter. Cliquer ensuite sur le bouton valider. 5.2 Présentation de l interface L interface du commercial et l interface agent se distinguent par les onglets disponibles dans le bas de la zone de saisie. Commercial : Le bandeau bas du commercial lui permet de choisir entre : ajouter une indisponibilité ou un rendez-vous (choix effectué dans la liste déroulante). L onglet «Planning» est identique à celui de l agent. L onglet «Params» est identique à celui de l agent à une l exception prêt : il ne peut pas saisir de commentaires ni d adresse pour ses indisponibilités. L onglet «Contacts» est identique à celui de l agent hormis le fait qu il ne puisse pas rechercher de contact dans le WorkSpace agent. L onglet «Historic «est identique à celui de l agent. L onglet «Sales men» n existe plus en mode commercial. L onglet «Search» n existe plus en mode commercial. 5.3 Informations temps réel. L affichage des plannings est complètement temps réel. Ceci implique que les actions effectuées par les commerciaux sur leur planning sont instantanément transmis au planning agents.

Hermes.Net Agenda Page 42 43 6. URLs de lancement et paramètres d url Remarque : Cette partie s adresse à des utilisateurs avancés et qui ont besoin d intégrer l agenda dans une de leur application. En effet certains paramètres à passer ne sont pas disponibles dans les interfaces et il est nécessaire de consulter les bases de données de l admin Hermes.Net. L application Agenda se trouve dans le répertoire PlateformePublication d Hermes.Net Ex : http://10.0.6.11/hermes_net_v4/plateformepublication/agenda_v4/default.aspx Le reste de l url est composée comme suit : 6.1 Lancement de l agenda en mode agent. Culture_Info=xxxx& Langue de l interface (fr-fr, en-us, it-it, etc..) CultureHour=xxx& Format de l affichage des heures et dates (EN: format AM-PM, FR-FR : mode 0-24h) ID_PLANNING=x& Id du planning (consultable dans l interface d administration) Oid_User=xxxxxxxx& Id de l utilisateur (consultable en base de données) Oid_Company=xxxxxxxx& Id de la société (consultable en base de données) Ws_Admin=http://10.0.6.11/hermes_net_v4/admin/web_service& Web service de l administration Ws_Crm=http://10.0.6.11/hermes_net_v4/CRM/& Web service du module CRM Oid_Crm=x& Id du carnet d adresse (consultable en base de données) Oid_Network=&Oid_Network_Agent=& GUID_Contact=& GUID d un (consultable en base de données) Display_Type=W& Mode d affichage par défaut (D: jour, W : semaine, M : Month) CanAddAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanMoveOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanDeleteOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanEditOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false NAME_COMMERCIAL=& Filtrage des commerciaux sur leurs noms (séparateur;) CP_COMMERCIAL=& Filtrage des commerciaux sur leurs CP (séparateur;) ID_COMMERCIAL=& Filtrage des commerciaux sur leurs IDs (séparteur;) HANDLER_APT_ADD=AppointmentAdded& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est ajouté. HANDLER_APT_UPDATED=AppointmentUpdated& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est modifié. HANDLER_APT_REMOVED=AppointmentRemoved& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est supprimé.

Hermes.Net Agenda Page 43 43 HANDLER_GET_CONTACT= & Utile uniquement dans le WorkSpace agent. 6.2 Lancement de l agenda en mode commercial. Culture_Info=xxxx& Langue de l interface (fr-fr, en-us, it-it, etc..) CultureHour=xxx& Format de l affichage des heures et dates (EN : format AM-PM, FR-FR : mode 0-24h) ID_PLANNING=x& Id du planning (consultable dans l interface d administration) Oid_User=xxxxxxxx& Id de l utilisateur (consultable en base de données) Oid_Company=xxxxxxxx& Id de la société (consultable en base de données) Ws_Admin=http://10.0.6.11/hermes_net_v4/admin/web_service& Web service de l administration Ws_Crm=http://10.0.6.11/hermes_net_v4/CRM/& Web service du module CRM Oid_Crm=x& Id du carnet d adresse (consultable en base de données) Oid_Network=&Oid_Network_Agent=& Display_Type=W& Mode d affichage par défaut (D : jour, W : semaine, M : Month) CanAddAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanMoveOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanDeleteOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false CanEditOtherAppointment=true& Donne le droit d ajouter un rendez-vous sinon = false Is_Commercial=Y& HANDLER_APT_ADD=AppointmentAdded& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est ajouté. HANDLER_APT_UPDATED=AppointmentUpdated& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est modifié. HANDLER_APT_REMOVED=AppointmentRemoved& Fonction JavaScript à appeler lorsqu un rdv est supprimé.