Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic

Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic émise par le Conseil de gestion du gouvernement En vigueur : le 1 er avril 2011

Table des matières 1. INTRODUCTION...3 2. OBJET, CHAMP D APPLICATION ET PORTÉE...3 3. PRINCIPES...4 4. EXIGENCES...5 5. ANNEXE : LIGNES DIRECTRICES APPLICABLES À L ÉLABORATION DES RÈGLES RELATIVES AUX DÉPENSES...8 Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 2

1. INTRODUCTION Le gouvernement de l Ontario est résolu à protéger l intérêt des contribuables et à renforcer la responsabilisation des organismes qui reçoivent des fonds publics. Le Conseil de gestion du gouvernement a donné la présente directive sous le régime de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic (partie IV Demandes de remboursement de dépenses : dépenses autorisées), ci-après appelée la «Loi». Les exigences énoncées dans le présent document accroissent le niveau de responsabilisation et de transparence auquel sont assujettis les organismes désignés du secteur parapublic 1, d où une plus grande harmonisation avec les normes élevées que doivent respecter les ministères et organismes du gouvernement de l Ontario. 2. OBJET, CHAMP D APPLICATION ET PORTÉE La présente directive a pour objet d énoncer l exigence que doivent respecter les organismes désignés du secteur parapublic concernant l établissement de règles relatives aux dépenses remboursées à même les fonds publics 2. Les règles relatives aux dépenses s appliquent aux personnes associées à un organisme qui présentent une demande de remboursement de dépenses, notamment les personnes suivantes : - délégués, - membres du conseil, - représentants élus (p. ex., conseillers scolaires), - employés, - experts-conseils et entrepreneurs qu engage l organisme pour lui fournir des services de conseil ou d autres services. Remarque : Dans la présente directive, le terme «chef de la direction» renvoie au chef des opérations d un organisme désigné du secteur parapublic. La présente directive sert aussi de ligne directrice dont peuvent s inspirer tous les autres organismes financés par des fonds publics 3. Cela signifie que ces organismes peuvent tenir compte de la présente directive lors de la mise au point ou de l examen de leurs propres politiques et pratiques en matière de dépenses. 1 «organisme désigné du secteur parapublic» S entend au sens de l article 1 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic 2 «fonds publics» S entend au sens de l article 1 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic 3 «organisme financé par des fonds publics» S entend au sens de l article 1 de la Loi de 2010 sur la responsabilisation du secteur parapublic Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 3

Les organismes désignés du secteur parapublic doivent se conformer à la présente directive. 4 De plus, tout accord de financement que conclut un organisme désigné du secteur parapublic avec un ministère ou un organisme du gouvernement de l Ontario est réputé inclure les exigences énoncées dans la présente directive. 5 Si un accord traite de questions abordées dans la présente directive, celle-ci prévaut sur les conditions pertinentes de l accord en cas de conflit ou d incompatibilité entre l accord et la directive 6. La présente directive n a pas préséance sur une convention collective qu un organisme a conclue avec un agent de négociation qui représente ses employés. Lorsqu ils élaborent leurs propres règles relatives aux dépenses, les organismes désignés du secteur parapublic assujettis à la présente directive sont invités à consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. 3. PRINCIPES Les quatre grands principes ci-dessous constituent la clé de voûte de la présente directive. A) Responsabilisation Les organismes doivent rendre compte des fonds publics utilisés pour rembourser des frais de déplacement, de repas et d accueil. Toutes les dépenses engagées appuient les objectifs de fonctionnement de l organisme. B) Transparence Les organismes assurent la transparence de leurs activités auprès de l ensemble des parties intéressées. Les règles applicables aux dépenses engagées et remboursées en matière de déplacement, de repas et d accueil sont claires, faciles à comprendre et disponibles au grand public. C) Optimisation des ressources L argent des contribuables est dépensé de façon prudente et responsable. Les projets de déplacement, de repas, d hébergement et d accueil sont indispensables et raisonnables dans un juste souci de santé et de sécurité. D) Équité Les dépenses dûment autorisées et engagées pour faciliter la conduite des affaires d un organisme sont remboursées. 4 Tel que prévu au paragraphe 10 (5) de la Loi 5 Tel que prévu à l article 19 de la Loi 6 Tel que prévu au paragraphe 21 (1) de la Loi Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 4

4. EXIGENCES Chaque organisme doit établir des règles applicables à toutes les personnes qui y sont associées en ce qui concerne les frais de déplacement, de repas et d accueil. Les exigences suivantes doivent figurer dans les règles relatives aux dépenses de chaque organisme. Consulter l annexe à la présente directive pour un complément d information. L annexe vise à aider les organismes désignés du secteur parapublic lors du processus d élaboration des règles relatives aux dépenses. 4.1 Cadre de responsabilisation Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre un cadre de responsabilisation pour, d une part, assurer la gestion appropriée des dépenses et, d autre part, faire en sorte que toutes les parties intéressées comprennent le processus d autorisation des dépenses. 4.2 Affichage Les règles relatives aux dépenses doivent être affichées sur le site Web de l organisme afin que le public puisse en prendre connaissance. Elles doivent être également disponibles dans des formats accessibles. 4.3 Boissons alcooliques Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre des lignes directrices sur les modalités de présentation d une demande de remboursement de dépenses de boissons alcooliques et de remboursement de dépenses de ce genre. Ces règles devraient traiter expressément du processus d obtention d une autorisation relativement à la consommation de boissons alcooliques et de l autorisation d une demande de remboursement à cet égard. 4.4 Accueil Pour l application de la présente directive, le terme «frais d accueil» s entend des dépenses associées à la fourniture d aliments et de boissons, à l hébergement, au transport et à d autres commodités qui sont remboursées à même les fonds publics et qu engagent des personnes qui n exécutent pas un travail pour les entités suivantes : les organismes désignés du secteur parapublic (c est-à-dire les organismes assujettis à la présente directive), les ministères, organismes et entités publiques du gouvernement de l Ontario assujettis à Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario (qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux). Les règles relatives aux dépenses doivent préciser que les activités qui concernent uniquement les personnes associées aux organismes énumérés ci-dessus ne sont pas considérées comme des activités d accueil et que les dépenses qui s y rapportent ne peuvent pas être remboursées. Cela veut dire que les dépenses associées à des activités organisées exclusivement pour le profit de personnes visées par la présente directive ou la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario ne constituent pas des dépenses autorisées. Mentionnons, par exemple, les activités sociales pour le Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 5

bureau, les célébrations entourant le départ à la retraite d un employé et les repas organisés lors de certaines fêtes. 4.5 Pièces justificatives Les règles relatives aux dépenses doivent exiger l adoption de bonnes pratiques en matière de tenue de dossiers pour faciliter les opérations de vérification. 4.6 Experts-conseils et autres entrepreneurs Les règles relatives aux dépenses doivent indiquer les modalités de présentation d une demande de remboursement de dépenses par un expert-conseil ou un entrepreneur et de remboursement de dépenses de ce genre. Elles doivent préciser la nature de toute dépense autorisée. Les règles relatives aux dépenses ou le contrat que conclut un organisme avec un expert-conseil ou un entrepreneur ne doivent jamais prévoir que les frais d accueil, frais accessoires ou frais de repas qu engage cette personne sont considérés comme des dépenses autorisées. Les dépenses autorisées ne peuvent être réclamées et remboursées que si le contrat le prévoit expressément. 4.7 Obligations de l auteur d une demande de remboursement (demandeur) Les règles relatives aux dépenses doivent prévoir que le demandeur est tenu de respecter les obligations suivantes : - obtenir toutes les autorisations nécessaires avant d engager une dépense; - présenter l original du reçu détaillé avec toute demande de remboursement; - présenter sa demande de remboursement dans le délai précisé dans les règles de l organisme; - s il ne peut obtenir les renseignements ci-dessus ou que ceux-ci ne sont pas disponibles, fournir la raison par écrit pour que le responsable de l autorisation dispose d éléments d information suffisants pour prendre une décision; - rembourser tout paiement excédentaire, qui est considéré comme une créance de l organisme; - dans le cas de son départ définitif de l organisme, présenter toutes ses demandes de remboursement de dépenses avant son départ. 4.8 Obligations du responsable de l autorisation Les règles relatives aux dépenses doivent interdire au responsable de l autorisation d autoriser sa propre demande de remboursement de dépenses. Elles doivent préciser que les dépenses d un groupe ne peuvent être réclamées que par l employé présent qui occupe le poste le plus important une personne ne peut pas demander le remboursement des dépenses qu a engagées le responsable de l autorisation de ses dépenses (c.-à-d. que le cadre qui relève du chef de la direction ne peut pas présenter une demande de remboursement de dépenses qui inclut le repas du chef de la direction, même si les deux personnes ont assisté à ce repas, car le chef de la direction se trouverait alors à autoriser ses propres dépenses). Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 6

Les règles relatives aux dépenses doivent prévoir que le responsable de l autorisation est tenu de respecter les obligations suivantes : - autoriser uniquement les dépenses nécessaires qui ont été engagées dans la conduite des affaires de l organisme; - autoriser uniquement les demandes de remboursement accompagnées de toutes les pièces justificatives pertinentes. Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 7

5. ANNEXE : LIGNES DIRECTRICES APPLICABLES À L ÉLABORATION DES RÈGLES RELATIVES AUX DÉPENSES La présente annexe vise à fournir des lignes directrices dont peuvent s inspirer les organismes désignés du secteur parapublic lors de l élaboration des règles relatives aux dépenses exigées conformément à la présente directive (voir la section 4). Les renseignements ci-dessous illustrent certains éléments de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. Vous êtes invités à les prendre en considération. A. Cadre de responsabilisation Les règles relatives aux dépenses doivent comprendre un cadre de responsabilisation pour, d une part, assurer la gestion appropriée des dépenses et, d autre part, faire en sorte que toutes les parties intéressées comprennent le processus d autorisation des dépenses (voir la section 4.1). Le chef de la direction peut établir d autres règles relatives aux dépenses. Toute règle supplémentaire devrait être compatible avec les règles énoncées dans la présente directive et nécessaire pour répondre à des besoins opérationnels précis. Les règles supplémentaires ne doivent pas remplacer une règle qu exige la présente directive. Si le pouvoir d autorisation est conféré à un gestionnaire, un superviseur ou un gestionnaire de contrats, le chef de la direction peut l attribuer à un cadre hiérarchique plus important. Il faudrait aussi tenir compte des modalités d identification du niveau d autorisation et de délégation éventuelle du pouvoir d autorisation. Si on décide de ne pas identifier le niveau d autorisation particulier à l égard d une exigence (p. ex., obligation d autorisation préalable), cela voudrait dire que l organisme peut déterminer lui-même le niveau d autorisation approprié et consentir à la délégation du pouvoir d autorisation. Pouvoir discrétionnaire de la direction Pour l application de la présente directive et des règles relatives aux dépenses, le «pouvoir discrétionnaire de la direction» consiste en la responsabilité administrative de prendre des décisions et de faire des choix avec un certain degré de souplesse, dans le respect de la présente directive et des règles. Toutes les décisions prises en application des règles relatives aux dépenses devraient donc l être avec le plus grand soin. Il faut exercer le pouvoir discrétionnaire en suivant les règles applicables aux pièces justificatives afin que les raisons sous-tendant une décision figurent dans le dossier de demande de remboursement d une dépense. Le responsable de l autorisation rend compte de ses décisions. Celles-ci devraient répondre aux conditions suivantes : résulter d un jugement sûr et d une bonne connaissance de la situation; être prises dans les circonstances appropriées; être conformes aux principes et exigences obligatoires énoncés dans la présente directive et les règles relatives aux dépenses. Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 8

Si une situation exige l exercice d un pouvoir discrétionnaire, le responsable de l autorisation devrait s assurer que la demande répond aux exigences suivantes : elle peut résister à l examen minutieux des vérificateurs et du public elle est assortie d une explication appropriée et des pièces justificatives pertinentes elle est juste et équitable elle est raisonnable elle est appropriée. Il incombe au responsable de l autorisation et au demandeur de prendre les mesures appropriées pour satisfaire au critère de «demande juste et équitable». Pour un complément d information sur le cadre de responsabilisation visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. B. Déplacement L élaboration des règles relatives aux frais de déplacement doit tenir compte des éléments d information ci-dessous. Les mesures suivantes sont recommandées : Tous les déplacements doivent être préalablement autorisés par le responsable de l autorisation approprié désigné dans les règles relatives aux dépenses. Différents responsables pourraient être chargés d autoriser les déplacements en fonction de la destination : o destinations en Ontario o destinations en Amérique du Nord o destinations hors Amérique du Nord. Les déplacements internationaux (c.-à-d. à l extérieur de l Amérique du Nord) doivent être approuvés par le responsable de l autorisation le plus important, car ce sont ordinairement les déplacements les plus coûteux. Lors de la conception du cadre de responsabilisation, on doit tenir compte de la délégation éventuelle du pouvoir d autorisation (section A ci-dessus). On doit tenir compte des cas où des déplacements fréquents sont indispensables (ils font partie des tâches habituelles) ou épisodiques (en fonction des besoins). Les règles devraient aborder le mode de transport (avion, train, voiture particulière). Le mode de transport retenu devrait être celui qui est le plus pratique et le plus économique, conformément aux principes définis dans la présente directive. Le transport en classe économique doit constituer la norme. Toute autre option (classe affaires ou première classe à bord du train) doit être approuvée par le responsable de l autorisation approprié. La décision devrait être fonction des circonstances pertinentes (hébergement, durée du déplacement, santé et sécurité, etc.). Pour un complément d information sur les règles relatives aux déplacements et aux autorisations de déplacement visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 9

frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. Hébergement Il faudrait également établir des règles relatives aux dépenses d hébergement. On recommande que le niveau de «chambre standard» constitue la norme en cas d hébergement de nuit, conformément au principe d optimisation des ressources. Pour un complément d information sur les règles relatives à l hébergement visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. C. Repas L élaboration des règles relatives aux frais de repas doit tenir compte des éléments d information suivants. On recommande l établissement de règles applicables, d une part, aux modalités de présentation d une demande de remboursement de frais de repas et de remboursement de dépenses de ce genre et, d autre part, au montant maximal des indemnités à cet égard. Pour un complément d information sur les règles relatives aux repas visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. D. Boissons alcooliques L élaboration de règles relatives aux demandes de remboursement des dépenses de boissons alcooliques et au remboursement de dépenses de ce genre (voir section 4.3) doit tenir compte des éléments d information ci-dessous. Les règles relatives aux boissons alcooliques devraient comporter des précisions en ce qui concerne ce qui suit : - les modalités de présentation d une demande de remboursement de dépenses de boissons alcooliques et de remboursement de dépenses de ce genre; - les personnes pouvant réclamer et se faire rembourser des dépenses de boissons alcooliques; - le processus d obtention de l autorisation applicable à des dépenses de boissons alcooliques; - le processus d autorisation des demandes de remboursement. À titre de comparaison, les règles applicables aux ministères interdisent les demandes de remboursement de dépenses de boissons alcooliques figurant sur une demande de remboursement de frais de repas ou de déplacement et le remboursement de dépenses de ce genre. Cela veut dire que la personne qui travaille pour un ministère et qui a un repas Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 10

d affaires avec un collègue ministériel ne peut pas demander le remboursement de dépenses de boissons alcooliques. Les règles applicables aux ministères autorisent le remboursement des dépenses liées au service de boissons alcooliques dans le cadre d une activité d accueil. Toutefois, un processus rigoureux d autorisation a été mis au point afin d établir le bien-fondé véritable de la dépense et de la demande (voir section E de la présente annexe). Pour un complément d information sur les règles relatives au service de boissons alcooliques visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. E. Accueil L établissement de règles relatives aux dépenses des activités d accueil doit tenir compte des éléments d information ci-dessous (voir section 4.4). Les règles doivent comprendre les renseignements ci-dessous. Pour l application de la présente directive, le terme «frais d accueil» s entend des dépenses associées à fourniture d aliments et de boissons, à l hébergement, au transport et à d autres commodités qui sont remboursées à même les fonds publics et qu engagent des personnes qui n exécutent pas un travail pour les entités suivantes : les organismes désignés du secteur parapublic (c est-à-dire les organismes assujettis à la présente directive), les ministères, organismes et entités publiques du gouvernement de l Ontario assujettis à Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario (qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux). Les activités qui concernent uniquement les personnes associées aux organismes énumérés ci-dessus ne sont pas considérées comme des activités d accueil et les dépenses qui s y rapportent ne peuvent pas être remboursées. Cela veut dire que les dépenses associées à des activités organisées exclusivement pour le profit de personnes visées par la présente directive ou la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario ne constituent pas des dépenses autorisées. Mentionnons, par exemple, les activités sociales pour le bureau, les célébrations entourant le départ à la retraite d un employé et les repas organisés lors de certaines fêtes. Service de boissons alcooliques On recommande ce qui suit : Le service de boissons alcooliques doit être autorisé par un responsable de l autorisation important. Il faut aussi tenir compte du processus d obtention de l autorisation (c.-à-d. obtention d une autorisation préalable par écrit, formulaire à remplir Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 11

pour assurer l uniformité, nature des renseignements figurant dans la demande motivée, etc.). Le service de boissons alcooliques doit se faire de façon responsable (p. ex., il faut toujours servir des aliments avec l alcool). Il faut privilégier les vins, bières et spiritueux produits en Ontario. Pour un complément d information sur les règles relatives aux activités d accueil visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. F. Dépenses des experts-conseils et d autres entrepreneurs L élaboration de règles relatives aux dépenses des experts-conseils et des entrepreneurs doit se faire en fonction des éléments d information ci-dessous (voir section 4.6). Les règles relatives aux dépenses ou le contrat que conclut un organisme avec un expertconseil ou un entrepreneur ne doivent jamais prévoir que les frais d accueil, frais accessoires ou frais de repas qu engage cette personne sont considérés comme des dépenses autorisées. En conséquence, les experts-conseils et autres entrepreneurs ne peuvent pas réclamer et se faire rembourser les dépenses suivantes : - repas, collations et boissons - pourboires - service de buanderie ou de nettoyage à sec - service de pressage - garde des personnes à charge - gestion du domicile - appels téléphoniques personnels. Consulter la directive sur l approvisionnement applicable au secteur parapublic pour un complément d information sur l approvisionnement et les contrats. Les dépenses autorisées ne peuvent être réclamées et remboursées que si le contrat le prévoit expressément. Pour un complément d information sur les règles relatives aux experts-conseils et aux entrepreneurs visant les ministères, prière de consulter la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d accueil applicable à la fonction publique de l Ontario, qui figure sur le site Web du ministère des Services gouvernementaux. Directive applicable aux dépenses du secteur parapublic 1 er avril 2011 12