NOTE JURIDIQUE BULLETIN DE PAIE Dernière mise à jour le 19 juillet 2012 BULLETIN DE PAIE A l occasion de chaque paie, l'employeur doit remettre au salarié un bulletin de paie (art. L. 3243-2 CT). L'employeur n'est toutefois pas tenu de remettre au salarié le bulletin de paie en mains propres, sauf disposition conventionnelle contraire. En conséquence, le bulletin de paie peut être envoyé par la poste, envoyé sous forme électronique ou remis par tout autre moyen. A défaut de convention contraire, le salaire est quérable et non portable, c'est-à-dire que l'employeur doit le tenir à la disposition du salarié. Le bulletin de paie doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, mais n'est soumis à aucune forme particulière. Le défaut par l employeur de remise du bulletin de paie ou d'indication des mentions obligatoires est passible d'une amende de 450 (art. R. 3246-2 CT). La non-remise du bulletin de paie, le non-respect de l obligation de conserver les doubles des bulletins ou la mention sur le bulletin de paie d un nombre d heures de travail inférieur à celui réellement effectué sont constitutifs du délit de dissimulation d emploi salarié passible de sanctions pénales. Afin de réduire le nombre de données figurant sur le bulletin de paie, une harmonisation de la définition des assiettes des cotisations d assurances sociales, de retraite complémentaire et de chômage est prévue au plus tard au 1 er janvier 2013. TEXTES DE REFERENCE : Circulaire du 30 juin 2005 Décret n 2005-239 du 14 mars 2005 Ordonnance n 2004-602 du 24 juin 2004 Décret n 2000-70 du 28 janvier 2000 Circulaire DRT n 98/9 du 2 novembre 1998 Circulaire DRT n 18/88 du 13 décembre 1988 Circulaire DRT n 17/88 du 24 août 1988 19 juillet 2012 1
Sommaire I. Mentions obligatoires (art. R. 3243-1 CT)... 3 A. Mentions relatives à l'employeur et au salarié... 3 1. Mentions concernant l'employeur... 3 2. Mentions concernant le salarié... 3 B. Mentions relatives au travail... 3 C. Mentions relatives à la rémunération... 4 D. Mentions relatives aux cotisations sociales... 4 1. Cotisations salariales... 4 a. Indication de la nature et du montant... 4 b. Regroupement de cotisations... 4 2. Cotisations patronales... 5 a. Indication de la nature, du montant et du taux... 5 b. Regroupement des cotisations et contributions patronales... 6 3. Nature et montant des sommes non soumises à cotisations... 6 E. Mentions interdites... 6 II. Documents annexes au bulletin de paie... 6 A. Fiche annexe relative aux heures de délégation... 6 B. Fiche annexe relative au repos compensateur et à la durée du travail... 7 1. Repos compensateur... 7 2. Durée du travail... 7 C. Fiche annexe relative aux droits à participation et intéressement... 8 1. Participation... 8 2. Intéressement... 8 III. Bulletin de paie dématérialisé... 8 IV. Conservation et prescription... 9 A. Délai de conservation... 9 B. Délai de prescription... 9 V. Sanctions...10 A. Sanctions pénales...10 1. Défaut de remise du bulletin de paie et irrégularités... 10 2. Défaut de conservation des bulletins de paie... 10 3. Obstacles au contrôle... 10 B. Sanctions civiles...10 19 juillet 2012 2
I. Mentions obligatoires (art. R. 3243-1 CT) A. Mentions relatives à l'employeur et au salarié 1. Mentions concernant l'employeur - nom et adresse de l'employeur ainsi que, le cas échéant, désignation de l'établissement dont dépend le salarié ; - référence de l'organisme auquel l'employeur verse les cotisations de sécurité sociale ; - numéro sous lequel les cotisations sont versées ; - code APE : 7820Z pour les ETT ; - intitulé de la convention collective de branche applicable : accords nationaux du travail temporaire applicable aux salariés permanents et aux salariés temporaires ; - nom et adresse du garant financier et référence aux articles L. 1251-49 et suivants du Code du travail (art. R. 1251-15 CT). 2. Mentions concernant le salarié - nom du salarié ; - emploi occupé ; - position dans la classification conventionnelle : niveau ou coefficient. Cette obligation n'existe que pour les salariés permanents. Pour les salariés temporaires, un courrier du ministère du Travail précise que «dans le cas particulier des intérimaires, le dispositif conventionnel de branche ne comportant pas de dispositions sur les classifications, compte tenu de la nature même de l'activité des salariés concernés, l'obligation de porter la mention de la position ne peut pas, juridiquement, être satisfaite». - mention en caractères apparents incitant le salarié à conserver le bulletin sans limitation de durée (art. R. 3243-5 CT) : «Dans votre intérêt et pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée». B. Mentions relatives au travail - la période et le nombre d heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le ou les taux appliqués aux heures correspondantes : la nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d un forfait annuel en heures ou en jours ; l indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n est pas la durée du travail. - l'indemnité compensatrice correspondant au droit à la contrepartie obligatoire en repos pour les salariés temporaires lorsque la durée de leur mission ne leur permet pas l acquisition de droits suffisants ou la prise de repos ; - l indemnité compensatrice de jours de réduction du temps de travail ; - les éléments de calcul (nombre d'heures indemnisées et taux applicable) et le montant des allocations en cas de chômage partiel (art. R. 5122-17 CT) ou chômage intempéries ; - pour les salariés permanents, les dates de congé et le montant de l indemnité correspondante en période de congé. 19 juillet 2012 3
C. Mentions relatives à la rémunération - montant de la rémunération brute : il s'agit du montant sur lequel sont calculées les cotisations sociales salariales et patronales ; - nature et montant des accessoires de salaire soumis à charges sociales : toutes les sommes versées aux salariés, dont l exclusion de l assiette n est pas expressément prévue par un texte, sont soumises aux cotisations sociales. Toute somme ou avantage soumis à cotisations doit figurer sur le bulletin de paie quelle que soit son appellation (gratification, prime, indemnité, allocation, avantages en nature ou prestation ) : prime d'équipe, prime de fin d'année, ICCP, IFM, avantages en nature et avantages servis par le CE - nature et montant de diverses déductions : déductions sur la rémunération brute : retenue pour absences non rémunérées, déduction des indemnités journalières en cas de maintien du salaire par l employeur... déductions sur la rémunération nette : acomptes, avances, saisie et cession sur rémunération, participation salariale à l'achat de titres-restaurant... - montant de la rémunération nette : il s agit de la somme réellement reçue par le salarié ; - date de paiement du salaire ; - montant de la prise en charge des frais de transports publics ou des frais de transports personnels. D. Mentions relatives aux cotisations sociales 1. Cotisations salariales a. Indication de la nature et du montant La nature et le montant des retenues effectuées au titre des cotisations salariales doivent figurer sur le bulletin de paie (art. R. 3243-1 8 CT). Sont concernées : - cotisations de sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, vieillesse, décès) ; - assurance chômage ; - retraite complémentaire (Arrco, Agirc, AGFF mais aussi CET et Apec pour les cadres) ; - retraite supplémentaire et prévoyance : il s agit notamment du régime de prévoyance obligatoire pour les salariés temporaires ; - CSG et CRDS. b. Regroupement de cotisations Le regroupement des retenues relatives aux cotisations et aux contributions salariales est autorisé dès lors que ces prélèvements sont appliqués à une même assiette et destinés à un même organisme collecteur (art. R. 3243-2 CT). Cette mesure de simplification permet de calculer le prélèvement en appliquant un taux cumulé. 19 juillet 2012 4
Les regroupements par assiette et par collecteur pouvant être opérés sont : - Sécurité sociale (maladie, maternité, invalidité, décès et vieillesse) : ces cotisations, collectées par l Urssaf, qui font l objet de deux assiettes distinctes pour le risque vieillesse, peuvent être regroupées en 2 lignes, une pour les cotisations plafonnées et une pour les cotisations déplafonnées (et donc une seule ligne lorsque le salaire est inférieur au plafond). - Assurance chômage : Pôle emploi recouvrant les cotisations d assurance chômage et d AGS, ces 2 prélèvements peuvent figurer sur une même ligne. - Retraite complémentaire : il est possible de regrouper les cotisations collectées par l Arrco et par l Agirc. Tout dépendra du cas de figure selon que le salarié est cadre ou non-cadre 1. - CSG/CRDS : il est possible de les regrouper sur une seule ligne en additionnant leur taux. Il est toutefois préférable d établir 2 lignes : l une regroupant la CSG et la CRDS non déductibles et l autre isolant la CSG déductible. Le salarié peut ainsi avoir tous les éléments lui permettant de faire la différence entre le net à payer et le net imposable. En cas d option pour le regroupement des cotisations et contributions salariales, le bulletin de paie est présenté avec des titres précisant l objet de ces prélèvements. Cette possibilité de regroupement des cotisations doit s accompagner d une information détaillée du salarié sur les différentes cotisations et contributions précomptées sur sa rémunération brute. Le taux, le montant ainsi que la composition de chacun de ces prélèvements sont communiqués au salarié au moins une fois par an ou lorsque prend fin le contrat de travail, soit sur le bulletin de paie, soit sur un document annexé (art. R. 3243-2 CT). 2. Cotisations patronales a. Indication de la nature, du montant et du taux La nature, le montant et le taux des cotisations patronales assises sur la rémunération brute doivent être indiqués au salarié soit sur le bulletin de paie soit sur un récapitulatif annuel (art. R. 3243-3 CT). Ce récapitulatif peut être remis en fin d année, par exemple en même temps que le dernier bulletin de paie de l année ou en début d année suivante, ou encore, en cas de départ de l entreprise en cours d année, lors du départ du salarié. Le bulletin de paie ou le récapitulatif annuel doivent mentionner les cotisations patronales : - de sécurité sociale, - d assurance chômage, - la contribution solidarité autonomie, - de retraite complémentaire Arrco ou Agirc (y compris l AGFF, et la CET et l Apec pour les cadres), - de retraite supplémentaire s il en existe dans l entreprise, - de prévoyance. 1 Pour un salarié non-cadre, les cotisations Arrco et AGFF peuvent être regroupées soit sur une seule ligne si la rémunération du salarié n excède pas le plafond de la sécurité sociale, soit sur 2 lignes dans le cas contraire. Pour un salarié cadre, 3 ou 4 lignes peuvent être distinguées en fonction de la rémunération du salarié (Arrco sur tranche A, Agirc sur tranche B, Agirc sur tranche C et CET). 19 juillet 2012 5
S y ajoutent des taxes et contributions obligatoires dues par les seuls employeurs : - taxe d apprentissage, - participation à l effort de construction, - participation à la formation professionnelle continue, - contributions au Fnal, - versement transport, - taxe prévoyance, - fonds de garantie des salaires, - préoccupations sociales intérimaires, - fonds professionnel pour l emploi. b. Regroupement des cotisations et contributions patronales Lorsque ces cotisations sont mentionnées sur le bulletin de paie, elles peuvent être regroupées dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités de communication au salarié que celles prévues pour les cotisations et contributions salariales (art. R. 3243-3 al. 2 CT cf. D. 1.). 3. Nature et montant des sommes non soumises à cotisations Il s'agit notamment des remboursements de frais et de la prise en charge des frais de transport domicile-lieu de travail. E. Mentions interdites Le bulletin de paie ne doit pas comporter de mention relative (art. R. 3243-4 CT) : - à l exercice du droit de grève : il convient d indiquer sur le bulletin de paie le montant des retenues pour heures de grève en utilisant une expression neutre telle que «Absence non rémunérée» (Circulaire du 24 août 1988). - aux heures de délégation : aucune mention du bulletin de paie ne doit permettre de distinguer les heures travaillées et les heures de délégation. lorsque ces heures sont prises sur l'horaire normal de travail, elles sont intégrées dans la durée du travail et donnent lieu à maintien de salaire. lorsque ces heures sont prises en dehors de l'horaire de travail, il convient de comptabiliser ces heures sans préciser leur origine exacte et de les inclure dans une rubrique générale «Autres heures». En tout état de cause, la nature et le montant de la rémunération de l activité de représentation doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie. II. Documents annexes au bulletin de paie A. Fiche annexe relative aux heures de délégation L'employeur doit obligatoirement établir une fiche annexe au bulletin de paie, dès lors que les représentants du personnel utilisent leur crédit d'heures. Cette fiche mentionne la nature et le montant des heures rémunérées (art. R. 3243-4 CT). 19 juillet 2012 6
La fiche annexe doit comporter : - le décompte des heures de délégation - le montant de la rémunération de ces heures : la mention «Maintien du salaire» pour les heures prise sur l horaire légal ou conventionnel de travail, uniquement le montant de la rémunération lorsque ces heures sont prises en dehors de cet horaire (Circulaire du 13 décembre 1988). La fiche annexe n est obligatoire que si le représentant du personnel a utilisé au cours du mois écoulé tout ou partie de son crédit d heures. Dans les entreprises qui utilisent une codification chiffrée pour transcrire les mentions du bulletin de paie, le recours à la fiche annexe n est pas nécessaire lorsque la codification chiffrée n est connue que de l entreprise et du salarié et qu une fiche expliquant cette codification a été remise au salarié (Circulaire du 24 août 1988). B. Fiche annexe relative au repos compensateur et à la durée du travail 1. Repos compensateur A défaut de précision conventionnelle, les salariés sont informés de leurs droits à repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos par un document annexé au bulletin de paie (art. D. 3171-11 CT). Ce document doit indiquer : - le nombre d'heures de repos porté au crédit du salarié, - une mention notifiant l'ouverture du droit au repos, dès que ce nombre atteint 7 heures, et rappelant l obligation de le prendre dans un délai maximal de 2 mois après son ouverture. A noter toutefois que, pour les salariés temporaires, le temps de repos compensateur acquis et non effectivement pris est payé sous forme d indemnité compensatrice (Accord d interprétation du 18 janvier 1984). 2. Durée du travail Lorsque les salariés d un atelier, d un service ou d une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié (art. D. 3171-12 CT). Ce document précise : - les mentions relatives au repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos (cf. 1.), - le cumul des heures supplémentaires effectuées depuis le début de l'année, - le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement acquises, - le nombre d'heures de repos compensateur de remplacement effectivement prises au cours du mois. 19 juillet 2012 7
C. Fiche annexe relative aux droits à participation et intéressement 1. Participation Lors de chaque répartition de la participation, chaque salarié est informé des sommes en valeur qu il détient au titre de la participation par la remise d une fiche distincte du bulletin de paie (art. D. 3323-16 CT). Cette fiche indique : - le montant total de la réserve spéciale de participation, - le montant des droits attribués au salarié, - la retenue opérée au titre de la CSG et de la CRDS, - le cas échéant, l organisme auquel est confiée la gestion de ces droits, - la date à partir de laquelle ces droits sont négociables ou exigibles, - les cas dans lesquels ces droits peuvent être exceptionnellement liquidés ou transférés avant l expiration du délai, - les modalités d affectation par défaut au Perco des sommes attribuées au titre de la participation. Cette fiche comporte, en annexe, une note sur les règles de calcul et de répartition prévues par l accord de participation. La remise de cette fiche distincte peut être effectuée par voie électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données et à condition que le salarié soit d accord. 2. Intéressement La somme attribuée à un salarié en application de l accord d intéressement fait l objet d une fiche distincte du bulletin de paie (art. D. 3313-9 CT). Cette fiche indique : - le montant global de l intéressement, - le montant moyen perçu par les bénéficiaires, - les droits attribués à l intéressé, - la retenue opérée au titre de la CSG et de la CRDS. Cette fiche comporte, en annexe, une note rappelant les règles essentielles de calcul et de répartition prévues par l accord d intéressement. La remise de cette fiche distincte peut être effectuée par voie électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données et à condition que le salarié soit d accord. III. Bulletin de paie dématérialisé Le bulletin de paie n est soumis à aucune condition de forme. Se présentant généralement sous forme de fiche imprimée ou manuscrite, il peut être délivré sous forme électronique, sous réserve que : - le salarié ait donné son accord, - sa remise s effectue dans des conditions garantissant l intégrité des données (art. L. 3243-2 CT). Le format utilisé pour établir les bulletins de paie sous format électronique doit donc être non modifiable pour garantir leur intangibilité. Un procédé de signature électronique permettant l identification de l employeur paraît également nécessaire. 19 juillet 2012 8
Pour mettre en place le bulletin de paie dématérialisé, nous vous conseillons : - de recueillir l accord individuel de chaque salarié et de ne l appliquer qu à ceux qui y ont consenti : il n est pas possible de généraliser la remise électronique à l ensemble des salariés, sauf accord de la totalité des salariés ; - de prévoir un envoi avec accusé de réception afin que la date de réception du bulletin par le salarié puisse être établie et éviter les contentieux sur ce point. IV. Conservation et prescription A. Délai de conservation L employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous format électronique pendant 5 ans (art. L. 3243-4 CT). Les entreprises peuvent déroger à l obligation de conserver un double des bulletins sous format papier en stockant les données qu ils comportent sur un autre support, notamment informatique (art. L. 3243-5 CT). Ce support doit offrir des garanties de contrôle équivalentes à la conservation des bulletins de paie (art. L. 8113-6 CT). Il doit permettre d obtenir, sans difficulté d utilisation et de compréhension et sans risque d altération, toutes les mentions obligatoires. Il doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé dans le même délai que les doubles des bulletins de paie (art. D. 8113-2 CT). Les entreprises délivrant des bulletins sous forme électronique sont invitées à se doter d un «coffrefort» électronique (logiciel sécurisé) pour assurer la conservation des bulletins de paie. Les doubles des bulletins de paie doivent être conservés dans les entreprises ainsi que dans les établissements distincts comportant un représentant de l'employeur ayant le pouvoir de recruter du personnel (Circulaire du 2 novembre 1998). B. Délai de prescription Le Code du travail et le Code de la sécurité sociale prescrivent de conserver les doubles des bulletins de paie et les bulletins remis sous forme électronique pendant 5 ans. En effet, la prescription en matière de salaire est de 5 ans. Il faut donc pouvoir produire les éléments de salaire sur cette période en cas de contentieux avec un salarié ou un ancien salarié (cf. note «Délai de conservation des documents»). En pratique, les doubles des bulletins de paie doivent être conservés plus longtemps pour les raisons suivantes : - ils doivent être conservés 6 ans en application de la législation fiscale ; - ils doivent être conservés au moins pendant 10 ans, car ce sont des documents comptables (art. L. 123-22 C. Com.) ; - les caisses de retraite peuvent demander aux employeurs de délivrer à leurs salariés ou anciens salariés les certificats ou attestations leur permettant de déterminer et de justifier leurs droits à retraite. 19 juillet 2012 9
V. Sanctions A. Sanctions pénales 1. Défaut de remise du bulletin de paie et irrégularités Le défaut de remise du bulletin de paie ou la délivrance d un bulletin de paie irrégulier est passible de l amende prévue pour les contraventions de 3 ème classe, soit 450 maximum (art. R. 3246-2 CT). Cette peine peut être prononcée autant de fois qu il y a de bulletins manquants ou irréguliers (Cass. crim. 6 octobre 1955 n 297 et 17 décembre 1985 n 85-92.315). En revanche, la délivrance d un bulletin de paie irrégulier constitue une contravention unique, même si plusieurs irrégularités sont constatées (Cass. crim. 8 juin 1971, n 91-873.70). Les mêmes sanctions s appliquent en cas d infraction aux dispositions concernant le mode de paiement, la périodicité, la date et le lieu de paiement des salaires. En outre, le délit de dissimulation d'emploi salarié est caractérisé lorsque l'employeur se soustrait intentionnellement à son obligation de délivrance du bulletin de paie (art. L. 8221-5 CT). Il en est de même en cas de remise d un bulletin de paie mentionnant un nombre d heures de travail inférieur à celui réellement effectué. 2. Défaut de conservation des bulletins de paie L employeur qui contrevient à l obligation de conserver les bulletins de paie pendant 5 ans est puni de l amende prévue pour les contraventions de 3 ème classe, soit 450 maximum (art. R. 3246-2 CT). 3. Obstacles au contrôle La non-présentation des doubles des bulletins de paie peut être constitutive du délit d'obstacle à la mission de l'inspecteur du travail puni d un emprisonnement d un an et d une amende de 3 750 (art. L. 8114-1 CT). Cette même infraction est punie de 6 mois de prison et d une amende de 7 500 lorsque la demande est faite par des agents des organismes de sécurité sociale (art. L. 243-12 et L. 243-12-1 CSS). B. Sanctions civiles La non-remise ou la remise d un bulletin de paie irrégulier peut entraîner le versement de dommagesintérêts au salarié. Le conseil de prud'hommes peut ordonner la délivrance du bulletin de paie, le cas échéant sous peine d'astreinte (art. R. 1454-14 CT). Il peut également ordonner la rectification du bulletin de paie irrégulier. Ces règles valent même si le salarié a accepté le bulletin de paie sans contestations ni réserves. 19 juillet 2012 10