Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles West and Central African Council for Agricultural Research and Development APPEL A MANIFESTATION D INTERET ------------------------ RECRUTEMENT D UN CONSULTANT INDIVIDUEL POUR LA CONCEPTION ET LA REALISATION D UN OUTIL DE GESTION DES BONS D ACHAT INTERNE (BAI) ------------------------ Ouverture de l appel : 21 Novembre 2013 Clôture de l appel : 14 Février 2014 --------------- AMI N 74.2013 1. Le Conseil Ouest et Centre Africain pour la Recherche et le Développement Agricoles (CORAF/WECARD) est une Association Internationale déclarée à but non lucratif qui regroupe les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole de 22 pays d Afrique de l Ouest et du Centre. Sa vision est de parvenir à une réduction durable de la pauvreté et de l insécurité alimentaire en Afrique de l Ouest et du Centre par une augmentation de la croissance économique induite par l agriculture et une amélioration durable des principaux aspects du système de recherche agricole. De cette vision découle une mission qui est de contribuer à des améliorations durables de la productivité, de la compétitivité et des marchés agricoles en Afrique de l Ouest et du Centre par la satisfaction des demandes principales adressées au système de recherche de la sous-région par les groupes cibles. 2. En vue de mieux assurer son mandat et de mieux rendre compte aux parties prenantes, le CORAF/WECARD décide d adapter son environnement de coopération technique et financière à travers des mises à jour de son espace de travail et d exécution des procédures administratives, financières et comptables. Le CORAF/
WECARD se propose de mettre en place un outil informatisé de gestion des bons d achats internes permettant le suivi des projets. 3. L objectif général de la mission est de proposer une solution informatique sécurisée, centralisée et modulaire, favorisant une meilleure gestion des procédures administratives et financières de l institution afin de produire des états fiables, à jour et en temps réel et faciliter les prises de décision. 4. La consultation vise à analyser l existant, concevoir et développer un logiciel de gestion des bons d achat interne (BAI). Après installation, les différents responsables devront être formés à son utilisation. Les tâches sont détaillées dans les termes de référence ci-dessous. 5. Le Directeur Exécutif du CORAF/WECARD invite les consultants nationaux ou internationaux à manifester leur intérêt à fournir les prestations décrites. 6. Les consultants nationaux ou internationaux intéressés par cet avis doivent fournir des informations indiquant qu ils sont qualifiés pour exécuter lesdites prestations (brochures, références concernant l exécution de contrats analogues, CV, expérience dans le domaine similaire, expérience dans des conditions semblables etc.). 7. La durée de réalisation de cette consultance est de quatre vingt dix (90) jours répartis sur trois (03) mois à partir de la signature du contrat. 8. Les consultants seront sélectionnés en accord avec les procédures définies dans les Directives: «Sélection et Emploi de Consultants dans le cadre des prêts BIRD, des crédits de AID et les subventions par les Emprunteurs de la Banque mondiale», datée de janvier 2011. 9. Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires au sujet des documents de référence auprès du Gestionnaire de l Information et de la Communication du CORAF/WECARD, Dr Anatole Koné (anatole.kone@coraf.org) et aux heures suivantes 9h30 à 13h et de 15h à 17h GMT. Pour plus d informations vous trouverez en annexe les termes de référence de la mission. 10. Les manifestations d intérêt doivent être soumises par e-mail à l adresse proposals@coraf.org et adressées au Directeur Exécutif du CORAF/WECARD, 7 Avenue Bourguiba, Dakar, et envoyées au plus tard le 05 Décembre 2013 à 17h00 GMT. Dr Harold ROY-MACAULEY Directeur Exécutif du CORAF/WECARD
TERMES DE REFERENCES POUR LA CONCEPTION ET LA REALISATION D UN OUTIL DE GESTION DES BONS D ACHAT INTERNE (BAI) Contexte Organisation sous régionale créée le 15 mars 1987, le CORAF/WECARD regroupe actuellement les Systèmes Nationaux de Recherche Agricole (SNRA) de 21 pays de l'afrique de l'ouest et du Centre. C est un instrument de coopération sous régionale en matière de recherche et de développement agricole dont le mandat est de mettre en œuvre la politique de recherche agricole régionale définie par les autorités politiques de l'afrique de l'ouest et du Centre. Pour permettre à cet effet de mieux assurer son mandat et de mieux rendre compte aux parties prenantes, le CORAF/WECARD décide d adapter son environnement de coopération technique et financière à travers des mises à jour de son espace de travail et d exécution des procédures administratives, financières et comptables. Le CORAF/ WECARD se propose de mettre en place un outil informatisé de gestion de bons d achats internes. Cet outil doit permettre le suivi physique et financier du projet en automatisant toutes les étapes de la procédure d exécution des activités administratives et financières. Une importance particulière est accordée au renforcement de l institution en outil de gestion performant afin d assurer la pérennité et la durabilité de l information créée. A terme, un système de contrôle permettant de suivre, d évaluer, et de revoir les performances des différentes activités sera ainsi disponible. Objectif général L objectif général est de proposer une solution informatique sécurisée, centralisée et modulaire, favorisant une meilleure gestion des procédures administratives et financières de l institution afin de produire des états fiables, à jour et en temps réel et faciliter les prises de décision.
Objectifs spécifiques Développer un logiciel de gestion de bons d achat interne (BAI), déclencheur de plusieurs actions liées aux activités de l institution ; Former les différents responsables à l utilisation du logiciel; Installer le logiciel au niveau de l institution; Résultats attendus L émission des BAI est automatisée ; Différentes procédures sont informatisées : gestion des bons de commandes, gestion des transferts de fonds, gestion des missions ; L application informatique capable d enregistrer et d analyser les données des activités pour produire des états fiables est élaborée ; Les responsables formés à l utilisation du logiciel ; Le logiciel développé est installé et opérationnel. Présentation des fonctions du système Le logiciel devra également tenir compte des aspects suivants : La gestion des accès (saisie, consultation, recherche, éditions des états) selon les profils des utilisateurs qui seront identifiés lors de l étude détaillée; Paramétrage de l application afin d y ajouter des fonctionnalités ; L automatisation des procédures de sauvegarde et de restauration de données. Le logiciel doit comprendre au minimum les modules suivants : 1. Module des bons d achat internes (BAI) Il s agit du déclencheur de toute procédure financière de l institution. La procédure sera la suivante : - Un bon d achat interne (BAI) est émis en remplissant les différents champs. Les bons d achat interne pré-numérotés et auto-carbonés sont établis en deux exemplaires pour chaque bon.
- Les deux exemplaires du BAI sont visés par le chef du service demandeur. - L'original du BAI est transmis au DAF. - Le DAF vérifie que la dépense est prévue au budget et vise le BAI. - L original du BAI visé est retourné au service administratif pour préparation de l action voulue. - Les souches sont conservées après visa du demandeur et signature du DAF. 2. Module de bons de commandes Le bon de commande est rempli à partir du BAI en inscrivant quelques éléments. Le total général de la commande en chiffres et en lettres. - Le bon de commande (BC) accompagne le BAI et est transmis pour signature à deux entités (DAF, DE). - Après signature du BC le service administratif établit la commande auprès du fournisseur en trois exemplaires. Le premier exemplaire est envoyé au fournisseur. Le deuxième exemplaire accompagné de l original du BAI est conservé au service administratif en attendant la livraison et le dernier exemplaire reste à la souche du carnet. 3. Module de gestion des missions Le chargé de mission remplit et signe une fiche de demande de mission. La fiche donne les renseignements sur la mission. Après autorisation de la mission par le DE, le chargé de mission fait établir l ordre de mission signé par le DE et déclenche la procédure d organisation du déplacement (plan de vol, commande et achat du billet d avion, frais de mission). 4. Module de gestion des transferts de fonds Il s agit de la consignation des informations relatives au transfert de fonds effectué. Il permet le contrôle des transferts (par catégorie, composante, activité, etc.) avec un rappel automatique et une alerte automatisée dès action accomplie.
5. Module concernant les différents états financiers à générer par le système Le système doit permettre de générer des états. Ces derniers doivent être éditables et exportables sous EXCEL. 6. Module de gestion de la sécurité et des droits d accès Afin de garantir la sécurité des données, une tâche planifiée sera programmée lors de la mise en place du système pour permettre la sauvegarde périodique de la base de données. En cas de problème la base de données pourra être restaurée à partir de la dernière copie de sauvegarde au moyen des outils fournis avec le système de gestion de la base de données. Par ailleurs, le système devra offrir un module de gestion des utilisateurs et de leurs droits d accès. L administrateur a la possibilité de définir les profils d utilisateurs et groupes d utilisateurs. A chaque profil est associée la liste des fonctions du menu le concernant avec la mention du type d accès. L administrateur définit également les utilisateurs de l application avec pour chacun un profil auquel il appartient, un identifiant et un mot de passe. L administrateur aura la possibilité de supprimer le mot de passe ou de le modifier encas de besoin. Chaque utilisateur accède à l application à travers un login et un mot de passe et a les droits et les fonctions attribués à son profil. Un utilisateur de l application a la possibilité de modifier son propre mot de passe. Environnement technique La solution doit être compatible avec le système du CORAF/WECARD. Tous les logiciels de base nécessaires au bon fonctionnement de la solution proposée doivent être intégrés. Il s'agit notamment des systèmes d'exploitation serveur, des systèmes de gestion de base de données ainsi que des serveurs d'applications et des serveurs web, nécessaires à la solution. Des infrastructures physiques doivent être également prises en compte selon le besoin (imprimante, etc.).
Description des tâches Les différentes tâches ci-dessous seront effectuées en collaboration avec le comité de validation du CORAF/WECARD (DAF, responsables comptables, TIC et BD) : Recenser de manière exhaustive, les besoins et contraintes fonctionnels et organisationnels ; Faire une analyse du système ; Elaborer un dossier de spécifications fonctionnelles et techniques du système cible ; Développer le logiciel de gestion ; Faire une démonstration du logiciel ; Assurer le test de l application développée pour s assurer de son fonctionnement ; Finaliser le logiciel en tenant compte des constats faits lors du pré-test et des critiques utilisateurs ; Installer le logiciel ; Elaborer un guide administrateur du logiciel ; Elaborer un guide d utilisation du logiciel ; Accompagner le CORAF/WECARD dans le déploiement de la solution proposée et le démarrage en production ; Faire le transfert de compétences aux agents désignés pour le paramétrage, l'administration et l'exploitation de la solution proposée ; Former les utilisateurs à l utilisation de l outil informatique ; Assurer la maintenance et l amélioration du logiciel pendant une période de 6 mois après l installation. Livrables Au terme de la mission, le consultant doit fournir : une version finale du logiciel et l ensemble des codes sources dont le CORAF/WECARD est propriétaire ; le dossier de spécifications fonctionnelles et techniques détaillées de la solution ;
le dossier de spécifications détaillées des adaptations et des interfaces nécessaires pour la prise en charge des spécificités du logiciel ; les manuels utilisateurs et supports de formation ; les guides d'installation, d'exploitation et de paramétrage ; Un rapport définitif. Toutes les documentations doivent être fournies en versions papier et numérique. Profil du Consultant Le soumissionnaire devra justifier d une solide expérience vérifiable dans le domaine de l analyse et de la conception - réalisation d outils informatiques de gestion administrative et comptable ; Une bonne connaissance du domaine de la gestion financière et comptable, et/ou des procédures de gestion administrative serait un plus ; Des références similaires au présent appel devront être fournies pour permettre d évaluer les qualités et expériences des soumissionnaires. Durée de la mission La durée de la prestation, c est à-dire conception et réalisation, sera de trois (03) mois à partir de la date de notification du contrat, jusqu'à la livraison de la version opérationnelle et exploitable du logiciel. La phase de la formation à l utilisation et à l exploitation de l outil commencera dès la finalisation de la version finale et s étendra sur une durée de deux semaines maximum.