PAS À PAS MODULE GESTION D HORAIRE «PRÉPARATION DES HORAIRES, GÉNÉRATION ET APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS» Introduction : Le pas-à-pas «Préparation des horaires et génération des feuilles de temps» s inscrit dans le cadre d un processus global qui vise à gérer des horaires de travail, produire des feuilles de temps pour le personnel et ultimement diriger le tout vers la paie. Un certain nombre de services à l université ont choisi d utiliser le module de gestion de temps pour la planification des horaires de travail et le paiement du travail effectué. Une des fonctionnalités de ce module est de permettre aux employés qui sont rattachés au plan de travail de donner leurs disponibilités par le biais de l intranet de l université où se retrouvent nos informations personnelles de paie. Le responsable de ce plan de travail produit par la suite les horaires et au terme du cycle de traitement va générer les feuilles de temps qui seront éventuellement rémunérées. Au cours de ce cycle de traitement, les employés touchés devront compléter leurs feuilles de temps déposées sur l intranet toutes les deux semaines afin d être rémunérées. Ces relevés de temps deviennent disponibles une fois généré par le responsable de l horaire de travail qui se charge de faire suivre un courriel aux employés ciblés pour les aviser. L employé va accéder à ses informations personnelles grâce à son CIP (Code d identification personnel et un mot de passe) Lorsqu elles sont complétées, les feuilles de temps sont soumises par la suite à l approbation du supérieur immédiat, et deviennent payables en fonction du calendrier de paie. Les feuilles de temps qui sont produites dans le module de gestion de temps servent à payer les heures réellement effectuées par les employés et en ce sens, elles diffèrent de celles utilisées dans le cadre de l horaire variable. Clientèle ciblée : Le module de gestion d horaire est déployé pour être utilisé par les départements de façon décentralisée. Il vise actuellement à doter les utilisateurs d un outil pour la gestion des horaires et la production de feuilles de temps sur le web. Les usagers ciblés actuellement sont les emplois étudiants et certains corps d emploi qui requiert une gestion particulière. Configuration : Un document technique regroupant tous les éléments de la gestion d horaire a été produit par la firme Exagon. Simplement communiquer avec le groupe de la Gestion des systèmes d informations (poste 63356) pour en obtenir un exemplaire. Objectif du présent pas-à-pas : Guider la préparation de l horaire de travail (Section 1), la production des feuilles de temps (Section 2) et enfin l approbation de ces feuilles de temps (Section 3). MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 1 -
SECTION 1 PRÉPARATION DE L HORAIRE DE TRAVAIL 1.1 Rattacher un employé à notre plan de travail : Afin d être en mesure de produire un horaire à un employé, ce dernier doit être rattaché à notre plan de travail. Le rattachement va aussi conditionner les UBR et postes comptables qui seront utilisés lors de la production de la paie. Le choix de rattachement devra être discuté avec une des ressources à la paie. L exemple ici-bas présente le rattachement à l affectation : L employé doit d abord disposer d un lien d emploi et d une affectation : o Pour faire créer un lien d emploi et/ou une affectation envoyer d abord au SRHF les renseignements suivants : nom et prénom adresse no de téléphone numéro d assurance sociale date de naissance o Le SRHF créera le lien d emploi et l affectation et au besoin nous informera du numéro de matricule. Pour rattacher un nouvel employé au plan de travail dans SOFE-RH : o Entrer au système - environnement de production de SOFE-RH, o Dans la section de menu appelé UdeS Décentralisé Horaires sélectionner «Regroupement d horaire»; o Dans le multioccurrence, sélectionnez votre regroupement d horaire; o puis cliquer sur le bouton Rattachement à droite; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 2 -
o Dans l écran qui se présente à vous, cliquer sur le bouton Rattac. aff. en bas de la page; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 3 -
o dans l écran de rattachement, on doit saisir les champs en jaune qui sont des champs obligatoires : employé : inscrire le matricule; lien d emploi : choisir «seesus occasionnel»; Affectation : Choisir celle qui est active en fonction des dates; Pour la date de début, on la fait correspondre avec le début d une semaine de paie; OPTIONNEL : Dans l onglet «Plan de travail» on peut saisir les initiales de l employé pour qu ils s affichent dans le plan de travail. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 4 -
1.2 Supprimer un employé de notre plan de travail : Il suffit simplement de venir inactiver son rattachement; On accède à notre regroupement d horaire; puis cliquer sur le bouton Rattachement à droite; dans le multioccurrence qui s affiche ont choisi l employé a inactiver et on clique sur le bouton Ouvrir en bas de la page pour accéder au rattachement; cliquer sur le bouton Action (coin supérieur droit) cliquer sur le bouton Inactiver. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 5 -
1.3 Préparer l horaire de travail du personnel : L affichage de l horaire de travail du personnel se fait en deux temps, il faut d abord générer la période sur laquelle on veut travailler et ensuite en commander l affichage sur le web d où seront gérées les cases horaires du personnel. Pour générer la période sur laquelle on veut travailler : On accède à notre regroupement d horaire; puis cliquer sur le bouton Plan de travail à droite; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 6 -
En cliquant sur le bouton générer le système nous demande d y inscrire une date de début pour la période qui sera générée ; (NOTE : le système va générer le nombre de jours que comporte notre regroupement d horaire. ) Lorsque la période est créée, on se positionne dessus et on clique sur le bouton ouvrir au bas de l écran; Le système nous dirige alors sur le web où il nous présente tous les employés rattachés au plan de travail avec des cases à remplir pour chaque jour de travail; La prochaine étape consiste donc à introduire pour chaque journée des quarts de travail pour indiquer le travail que l individu sera appelé à faire; On procède à cette saisie en cliquant dans la case de la journée et en choisissant et enregistrant le quart de travail approprié MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 7 -
Lorsque le quart est choisi, on l enregistre grâce au bouton de l écran. De la même façon, si on veut retirer un quart de travail on ouvre la case horaire en double cliquant dessus et grâce au bouton supprimer de l écran on retire cette case. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 8 -
NOTE : Pour les employés réguliers qui ont des horaires fixes, le système permet de créer des horaires types qui feront en sorte qu au fur et à mesure que seront générées les périodes de temps, l horaire de l employé s affichera dans le plan de travail sans qu aucune intervention du responsable ne soit nécessaire. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante, car elle évite beaucoup de saisie manuelle. Cette configuration a été testée avec un des services de l université qui travaille sur trois quarts de travail et qui comporte plusieurs situations particulières (En rotation, paiements de primes, etc ) 1.4 Publier l horaire de travail du personnel : Lorsque tous les ajouts ont été faits aux différents horaires du personnel on doit dans le plan de travail cliquer sur le bouton Publier afin de rendre disponible l horaire aux employés sur l intranet de l université dans la section où se retrouvent toutes les informations liées à la paie. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 9 -
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SECTION 2 GÉNÉRATION DES FEUILLES DE TEMPS 2.1 Génération des feuilles de temps par le pilote L étape 2 de notre cycle de traitement consiste à générer les feuilles de temps dès que la période de deux semaines est complétée. Ce sont les feuilles de temps qui seront porteuses du paiement qui sera effectué à notre personnel. Elles doivent donc cheminer dans leur cycle jusqu à ce qu elles atteignent le statut Officiel. Ce n est qu à ce moment qu elles seront sélectionnées pour être payées. En ce sens, une des étapes importantes de notre préparation aura été de faire correspondre les périodes de temps de notre regroupement d horaires avec le calendrier de paie de façon à maximiser l efficacité de l outil en regard des étapes préalables à la production de la paie. Avant de générer les feuilles de temps, on doit s assurer que notre plan de travail reflète bien le travail qui s est effectué par notre personnel, car les feuilles de temps seront générées à partir des quarts de travail qui y figure. Pour générer les feuilles de temps : On accède à notre regroupement d horaire; puis cliquer sur le bouton Période de temps à droite; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 11 -
dans l écran multioccurrence qui se présente à vous, sélectionner la période pour laquelle on veut générer les feuilles de temps (elle devrait dans l état avoir le statut «Subséquente» ), et cliquer sur le bouton Ouvrir au bas, Dans la nouvelle fenêtre, cliquer sur le bouton Action et ensuite Feuille de temps générée, puis confirmer; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 12 -
Recliquer le bouton Action, puis cliquer le bouton Ouverte, suivi de Confirmer; Ce n est qu à partir de cette étape que les employés peuvent consulter et compléter leur feuille de temps sur le web, Note : Dans la section Message aux employés, on peut mettre un message ou un commentaire qui sera joint aux feuilles de temps générées pour tous les employés et accessibles pour eux par leur page Web SOFE-employé. Il peut s agir par exemple d un message de rappel pour leur indiquer la date ultime à laquelle ils doivent compléter leur feuille de temps. 2.1 Feuilles de temps complétées par le pilote (Au besoin) Le cycle d évènement actuellement en place au niveau du module permet au responsable de la gestion d horaire (Pilote) de compléter lui-même au besoin les feuilles de temps du personnel qui est dans son plan de travail. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 13 -
Pour se faire, accéder à la période où se retrouvent les feuilles à compléter à l aide du bouton «Période de temps» Sélectionner la période concernée et cliquer sur le bouton ouvrir, MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 14 -
Ensuite, cliquer sur le bouton Feuille de temps pour ouvrir le multioccurence qui va présenter toutes les feuilles de temps qui ont été générées, À cette étape, on peut choisir de compléter toutes les feuilles de temps en une seule opération ou bien le faire individuellement. Pour compléter toutes les feuilles en une seule opération, elles doivent toutes être au même état qui est l état initial dans notre cas. On peut les sélectionner une à une en cochant la case de gauche ou en cochant dans la section du haut Tout sélectionner. On clique ensuite sur le bouton action pour y faire les deux opérations suivantes, «Modification Pilote» et «Compléter Pilote» de sorte que les feuilles devraient atteindre le statut «Compléter Pilote» et être prête à être approuver par le supérieur. NOTE IMPORTANTE : Ce n est que lorsque les feuilles ont atteint le statut «Officiel» que celles-ci chemineront vers la paie pour être payées. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 15 -
Après chaque étape le système demande de confirmer MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 16 -
SECTION 3 APPROBATION DES FEUILLES DE TEMPS L étape ultime de notre cycle de traitement consiste à officialiser les feuilles de temps dès que la période de deux semaines est complétée afin de ne pas occasionner de retard dans le paiement. Sous la rubrique Guide pas-à-pas (recueil) de la section SOFE du site des ressources humaines et financières, on retrouve un pas-à-pas qui guide le personnel pour compléter eux-mêmes leurs feuilles de temps. Si le personnel ne l a pas fait, nous venons de le voir ci-haut le responsable (pilote) peut se substituer à l employé pour effectuer cette opération. Le mercredi qui précède le dernier calcul de paie du jeudi semble la journée idéale pour vérifier que tout le personnel a bien complété sa feuille de temps. Sinon, le responsable de l horaire (pilote) devra se charger de cette étape. Pour approuver les feuilles de temps, simplement positionner le pointeur sur la période que nous souhaitons analyser et cliquer sur bouton Feuille de temps en bas de la page. Le système va ouvrir l écran sélection des feuilles de temps ou se retrouve l ensemble des feuilles de temps de notre personnel; MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 17 -
La colonne état de cette nouvelle fenêtre nous permet de valider le statut de toutes les feuilles de temps de l ensemble des employés qui se retrouvent dans notre plan de travail. On voit les feuilles de temps qui ont atteint la dernière étape du cycle de traitement (Officiel). On voit les feuilles de temps qui ont été complétées par notre personnel et qu il nous faut approuver (Complété) et finalement on voit les feuilles de temps qui sont demeurées à l état initial et sur lesquelles le responsable devra intervenir s il veut que son personnel soit payé (Initial). Dans l exemple ci-haut, nous allons compléter une feuille de temps (No 63548) qu un employé n a pas traitée. On doit d abord se positionner sur cet enregistrement et cliquer par la suite sur le bouton Ouvrir (au bas de la fenêtre) et ensuite sur le bouton Action : on a ainsi accès à «Modification pilote» qui autorise la personne responsable de la génération des feuilles de temps à compléter une feuille de temps que l employé aurait omis de faire. Le responsable confirme cette étape et par la suite clique sur le bouton Action à nouveau pour faire l étape Complété par le pilote qu il confirme aussi. S il est autorisé, le pilote pourra également par la même mécanique Approuver la feuille de temps. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 18 -
L objectif est d en arriver à une feuille de temps complétée, que cela soit par l employé lui-même ou de façon «complété pilote»; Par la suite, on passe en mode Approuver, puis Validation, et enfin Officiel; NOTE IMPORTANTE : Il faut que les feuilles de temps aient atteint l étape Officiel pour qu elles soient considérées dans le traitement de la paie des employés. Dès que la feuille de temps est à l état Officiel, les usagers décentralisés n ont plus à intervenir dans le processus de paiement. Le reste des opérations liées à la paie seront effectuées par le personnel du service des ressources humaines et financières. MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 19 -
SECTION INTERNE : RATTACHEMENT D UN INDIVIDU À UN HORAIRE VIA LE PROCESSUS DE CRÉATION DE L AFFECTITION Comme on a été en mesure de le voir dans la section 1 du présent document, le rattachement à un horaire peut se faire de façon manuelle (type de transaction : HORA) directement dans le regroupement d horaire par la personne responsable des horaires du service concerné. Le rattachement d horaire peut également être fait par le personnel du secteur des ressources humaines et financières dans le cadre de la création d une affectation (type de transaction : HORAA ). Les deux transactions mènent au même résultat final soit de rattacher l individu pour que les responsables de la gestion d horaire puissent lui bâtir un horaire dans leur plan de travail. Le processus de création de l affectation se découpe en plusieurs petites étapes qui se déclenchent au cours du déroulement du cycle de traitement. Parmi ces étapes se retrouve celle du rattachement de l horaire à l affectation. La création de l affectation peut déclencher jusqu à 5 transactions : - La transaction de création de l employé - Le dossier employé - Le lien d emploi - L affectation (qui inclut le rattachement d horaire) - La classification MODULE GESTION D HORAIRE Préparation de l horaire de travail - 20 -