COMMENT GERER UNE FIN DE CONTRAT? A ce jour, la production de signalements de fin de contrats de travail n'est pas obligatoire. Vous devez impérativement consulter le tableau de bord de la DSN récupérer l AER en retour du signalement et la remettre au salarié. Si l AER n apparaît pas, cela signifie que la qualité de vos données antérieures n est pas suffisante pour la produire et que vous devez, en conséquence, utiliser l ancienne procédure. S il s agit de contrats de travail commençant et se terminant le même mois, les procédures actuellement en place dans votre entreprise concernant les relations avec Pôle emploi sont pour le moment maintenues et ne sont pas remplacées par la DSN. Une étude ouverte au niveau du Ministère du travail rendra ultérieurement des conclusions. En cas de refus de remise de l AER au salarié lors de son départ, il sera impossible d'indemniser le salarié! L AER reste le document officiel à remettre au salarié lors du départ. L expérimentation sur la production d un document allégé par le logiciel de paie qui avait été envisagée est actuellement suspendue. Une étude ouverte au niveau du Ministère du travail rendra ultérieurement ses conclusions sur les suites à donner. Concernant les entreprises intérimaires, nous vous précisons qu il convient, le temps que les vérifications mises en place par Pôle emploi soient menées, de poursuivre la production du relevé mensuel de mission en complément de la production de la DSN. Les fins de contrat dans la production Source : Guide de démarrage de la Phase 3 DSN-Info.fr La saisie d'un évènement, tel que l'enregistrement d'une Fin de contrat dans le module DSN est accessible depuis la fiche Activité du salarié. Si une date de Fin d'activité a été renseignée, la date de dernier jour travaillé et payé doit être précisée. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 1/9
Et depuis la Gestion des variables : Cliquez sur le bouton Attest. Emp. puis sélectionnez DSN fin de contrat - Phase 2 ou Phase 3. Ouverture de la fenêtre de Signalement Fin de contrat. Après avoir refermé cette fenêtre, la déclaration est enregistrée dans le module DSN. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 2/9
Vous pourrez y accéder de nouveau depuis la fonction Tableau de bord DSN qui se trouve dans le menu Traitements - DSN. Attention, pour pouvoir établir une DSN fin de contrat, 12 DSN mensuelles doivent être produites au préalable. Si vous cliquez sur Non, seule la date de fin de contrat sera reprise dans la DSN mensuelle. Les fins de contrat dans la DSN Dès lors qu'une date de Fin de période d'activité, avec un motif de fin de contrat, est enregistrée pour un salarié dans la production, une DSN pour Fin de contrat doit être transmise. Ce classement regroupe les déclarations Fin de contrat des salariés tous établissements confondus. Compléter/modifier une fin de contrat Pour accéder à la déclaration Fin de contrat, cliquez sur l'icône. Double cliquez sur la ligne interactive qui apparaît, ou cliquez sur cet icône pour accéder à la déclaration. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 3/9
La déclaration apparaît alors à l'écran. Les informations déclarées sur l entreprise, l établissement et l employé sont les mêmes que pour la déclaration mensuelle. Si le salarié utilise un Numéro Technique Temporaire, il n est pas possible de faire un Signalement de fin de contrat. Attention : Elle peut être envoyée uniquement avant la date d échéance (le 5 ou le 15 midi selon votre cas). Onglet Signalétique Les informations relatives au Signalement et à l onglet Organisme seront reprises de la DSN mensuelle. Onglet Organisme Reprend les informations des organismes de retraite et de prévoyance ainsi que les informations relatives à l Assurance Chômage. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 4/9
Onglet Fin de Contrat Les informations renseignées dans cet onglet sont reprises de la production, en fonction des éléments déclarés au préalable dans la DSN fin de contrat depuis la fiche Activité du salarié. Vous pouvez au besoin compléter les informations relatives à la Transaction en cours, au Motif de la rupture, à la Portabilité contrat de prévoyance, au Statut particulier du salarié et au Dernier jour travaillé et payé au salaire habituel. Le choix du motif de la rupture du contrat, détermine les dates spécifiques à renseigner (notification de la rupture, engagement de la procédure de licenciement, signature de la convention de rupture). - Motif de la rupture : correspond au motif détaillé de fin de contrat. Pour connaître les codes motifs de rupture acceptés en fonction de la nature du contrat, reportez-vous à la page 181 du Cahier des charges - Phase 3. Les motifs suivants ne donnent pas lieu à transmission des données à Pôle Emploi : 998 - transfert du contrat de travail sans rupture du contrat vers un autre établissement n'effectuant pas encore de DSN. 999 - fin de relation avec l employeur (autres que contrat de travail, convention ou mandat). - Date de notification de la rupture de contrat : correspond soit à la date d envoi en LRAR de la lettre de licenciement ou de la date d envoi (ou remise en mains propres) de la lettre de démission. Il peut s agir également de la date de notification de la fin de la période d essai par l employeur. Cette date doit être inférieure ou égale à la date de fin de contrat de travail. Elle est conditionnée en fonction du motif de la rupture du contrat. - Date d engagement de la procédure de licenciement : Cette date est conditionnée en fonction des codes motifs licenciement individuel, économique elle doit être inférieure ou égale à la date de fin de contrat de travail. - Date de signature de la convention de rupture : après un délai de rétractation de 15 jours, fait démarrer la demande. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 5/9
Onglet Préavis de fin de contrat de travail Cliquez ensuite sur l'onglet Préavis de fin de contrat, afin de pouvoir indiquer les conditions de réalisation du préavis. Cet écran permet de gérer les informations relatives au préavis de fin de contrat. Cliquez sur l icône pour ajouter un préavis. A l'aide du bouton de sélection, précisez le Type réalisation et paiement du préavis, puis indiquez les dates de début et fin de préavis. Onglet Risques Phase 3 : - Ajout de l onglet Risques. Reprend les informations renseignées dans la DSN Mensuelle et dans l activité du Salarié. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 6/9
Déclaration des versements Dans l arborescence, cliquez sur Versement pour accéder aux informations de Rémunération, Prime et Revenu Brut. Les informations des onglets Rémunération, Prime, Revenu Brut sont identiques à celles de la DSN mensuelle. Transmettre le signalement de fin de contrat Le signalement de fin de contrat doit être transmis dans les 5 jours suivant la prise de connaissance de l évènement. Une fois l'évènement saisi, celui-ci doit être généré puis transmis par le biais de la fonction Générer les DSN (menu Traitements - DSN). Pour vous guider dans la procédure de génération des déclarations, vous pouvez vous référer au paragraphe Générer vos déclarations. La déclaration annule - Fin de contrat Une déclaration Fin de contrat peut faire l'objet d'une annulation. Si la déclaration Fin de contrat a été transmise puis acceptée, il est tout à fait possible de produire une Déclaration annule. Cliquez sur l'icône de déclaration Fin de contrat pour obtenir la ligne interactive : ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 7/9
La création d'une Déclaration annule se fait par l'icône Annuler la déclaration. Validez ensuite le message de confirmation qui apparaît. La déclaration ainsi créée, apparaît afin de pouvoir renseigner les informations relatives à l'annulation de la Fin de contrat transmise précédemment. Déclaration annule et remplace Dès lors qu'une déclaration est acceptée, celle-ci peut faire l'objet d'une déclaration annule et remplace. Pour créer une déclaration Annule et remplace, cliquez sur le bouton : Un message de confirmation propose la création d'une déclaration annule et remplace. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 8/9
La déclaration reprend les informations sur l'entreprise, l'etablissement, le Salarié, le Contrat et le Versement. Zoom sur les fonctionnalités Dans l'écran Tableau de bord DSN, double cliquez sur la déclaration Fin de contrat acceptée, signalée par l'icône, afin d'obtenir la ligne ci-dessous : Diverses options sont à votre disposition : Modifier la déclaration. Supprimer la déclaration. Annuler la déclaration. Annuler et remplacer la déclaration. Modifier l état de la déclaration. Imprimer la synthèse de la déclaration. ACD Groupe Comment gérer une fin de contrat Page 9/9