Appel à projets 2016 «Citoyens Actifs de l Union européenne CitActUE» E Guide de l appel à projets Cet appel à projets a pour objectif de renforcer la participation des citoyens de la Région à la vie démocratique de l Union européenne, de sensibiliser les habitants à la construction européenne et au fonctionnement des institutions européennes, de promouvoir une identité européenne, de renforcer le sentiment d appartenance à l Union européenne et de développer une connaissance des droits des citoyens européens. Les dossiers seront instruits par la Mission Projets et Partenariats Méditerranéens du Pôle Europe et International. L adoption finale sera votée par la Commission Permanente de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur. L appel à projets 2016 «Citoyens Actifs de l Union européenne - CitActUE» s adresse aux établissements publics, aux collectivités locales de la région Provence-Alpes-Côte d'azur (communes, groupements de communes, etc.) ainsi qu aux associations ayant leur siège dans la région ou mettant en œuvre des projets d intérêt régional sur le territoire de la région Provence-Alpes-Côte d Azur, répondant aux conditions définies par le règlement joint en annexe 1. La version originale du dossier de candidature accompagnée de l ensemble des documents obligatoires doit être datée, tamponnée et signée soit par le demandeur / porteur du projet soit par le responsable légal de la collectivité ou de l association (ou son représentant dûment mandaté). L ensemble du dossier doit être retourné par courrier avant le 1er juillet 2016 à minuit ou avant 17 heures pour les dossiers remis en main propre au Service Subventions et Partenariats (cf. page 2 «Remarques et règles importantes» - OBLIGATION) à : CONSEIL REGIONAL PROVENCE-ALPES-COTE D AZUR Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées / Service Subventions et Partenariats Appel à projets «Citoyens Actifs de l Union européenne - CitActUE» 27, PLACE JULES GUESDE 13481 MARSEILLE - CEDEX 20 - Le récépissé de dépôt à la Région ou la date d envoi par la poste faisant foi, tout dossier déposé hors délai sera rejeté. - Les dossiers envoyés par courriel ou Fax ne seront pas retenus. - Tous les documents transmis par le demandeur doivent être établis sur papier à en-tête ou comporter le tampon de la collectivité ou de la structure. - Les documents manuscrits doivent être rédigés en script majuscule, sans rature et sans surcharge. Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 1
BENEFICAIRE / PORTEUR DE PROJET Le bénéficiaire/porteur de projet (établissements publics, collectivités locales de la région, associations) doit avoir son siège dans la région ou mettre en œuvre des projets d intérêt régional en Provence-Alpes-Côte d Azur. CONSTITTUTION DU DOSSIER DE CANDIDATURE Tous les documents doivent comporter une signature originale de la personne habilitée à engager la collectivité/structure. Les aides ne peuvent être accordées qu à des organismes en règle avec les obligations fiscales et sociales et la législation en vigueur. La demande de subvention concerne uniquement des actions spécifiques de fonctionnement et non une subvention d exploitation ou d investissement. Chaque dossier de subvention correspond à un projet. Il convient de produire également pour chaque dossier de candidature, les pièces suivantes : Pour les associations : Le dossier de candidature renseigné ; Une lettre de demande de subvention adressée au Président du Conseil Régional explicitant le projet et indiquant le montant de la subvention demandée. Cette lettre de demande de subvention doit être signée par la personne habilitée à engager le bénéficiaire (sur papier avec entête) ; La Charte sur le respect des valeurs de la République signée par la personne dûment habilitée à engager l association, sans rature ni modification ; Une attestation certifiant que l association a bénéficié de moins de 200 000 de subventions publiques sur les trois derniers exercices et spécifiant pour chaque année les montants par financeur et distinguant pour N-1 les aides attribuées des aides déjà versées Ou dans le cas où les subventions publiques perçues dépasseraient 200 000 sur les trois derniers exercices, un tableau récapitulant la totalité des subventions publiques dont a bénéficié l association sur les trois derniers exercices, spécifiant pour chaque année les montants par financeur, le fondement juridique des subventions, ainsi que le montant subventionnable, le montant subventionné et le taux d intensité de l aide et précisant les coûts admissibles ainsi que l objet de la subvention attribuée ; Le budget prévisionnel global de l exercice au titre duquel la subvention est sollicitée faisant ressortir l ensemble des financements publics et privés et des aides en nature dont l association bénéficie ; Une copie des statuts de l association déposés en préfecture ; Les documents justifiant de la déclaration de l association et ceux attestant des modifications statutaires intervenues ; Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 2
Le dernier rapport annuel d activités et les derniers comptes financiers (incluant les annexes) approuvés de l association. Si l association n est pas en capacité de fournir ces documents, joindre en lieu et place une lettre signée de la personne dûment habilitée à engager l organisme en expliquant les raisons ; La délibération relative au pouvoir de la personne dûment habilitée à engager l association, dans le cas où la lettre de demande de subvention n est pas signée par le Président ; Le descriptif du programme annuel d activités, le public concerné, les moyens mis en œuvre ; Tous les éléments de nature à faciliter la connaissance du porteur de projet ; Une attestation du porteur de projet selon laquelle il n'est pas assujetti et ne récupère pas la T.V.A ; Un relevé d'identité bancaire ou postal en conformité avec les statuts et déclarations de l association ; Un descriptif du projet en 4 pages minimum. Pour les collectivités ou organismes publics : Le dossier de candidature renseigné ; Une lettre de demande de subvention datée et signée par la personne dûment habilitée à engager l organisme précisant l objet de la demande et le montant sollicité accompagnée de la délibération de l'organe délibérant décidant de la réalisation du projet, prévoyant son financement et sollicitant l'aide régionale Ou dans le cas d une délégation par l assemblée à l exécutif sur la base des articles L.2122-22, L. 5211-10, L.3122-2 et L.4221-5 du CGCT, une décision datée et signée de l exécutif précisant l objet de la demande et le montant sollicité, accompagnée de la délibération de l'organe délibérant accordant délégation permanente à l exécutif pour demander des subventions ; Un relevé d'identité bancaire ou postal ; Une attestation du porteur de projet selon laquelle il n'est pas assujetti et ne récupère pas la T.V.A ; Un descriptif du projet en 4 pages minimum. DUREE D EXECUTION DU PROJET L action et les dépenses correspondantes devront être encourues entre le 01/07/2016 et le 30/06/2017. L accusé de réception du dossier ne préjuge pas de l octroi d une aide financière. PLAN DE FINANCEMENT Les aides financières sont apportées sur la base d un plan de financement précis. Ce plan de financement doit être respecté. L aide régionale apportée ne doit pas dépasser 60% du montant subventionnable et le montant total des aides publiques ne doit pas dépasser 80% des dépenses subventionnables. Le plan de financement (cf. page 3 du dossier de candidature) doit impérativement être daté, signé et tamponné par le demandeur ou le responsable de la collectivité ou de l association dûment mandaté. Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 3
CRITERES D ELIGIBILITE DES PROJETS Les projets éligibles devront s inscrire dans l un des trois volets suivants : Volet 1 : Actualité législative de l Union européenne et fonctionnement de ses institutions Volet 2 : Mémoire de la construction et de l intégration européenne Volet 3 : Droits fondamentaux et initiatives citoyennes pour l Europe Une attention particulière sera portée aux projets qui : - Impliquent des publics plus éloignés des préoccupations et questions européennes - Associent les médias locaux - Mobilisent et/ou sensibilisent les élus locaux et européens SELECTION DES PROJETS Les dossiers seront instruits par la Mission Projets et Partenariats Méditerranéens du Pôle Europe et International. L adoption finale sera votée par la Commission Permanente de la Région Provence-Alpes-Côte d'azur. Seuls les dossiers complets, accompagnés de toutes les pièces justificatives obligatoires citées dans le formulaire de demande de subvention, seront instruits. Les projets seront examinés au regard des critères suivants : - Leur cohérence avec les objectifs de l appel ; - Leur respect d un des volets proposés ; - Leurs publics cibles (éloignés des préoccupations européennes) ; - La part d innovation présente dans le projet (actions visibles, ludiques, pédagogiques, originales, transférables, etc.) ; - La synergie et la mutualisation des compétences entre les éventuels partenaires du projet ; - Le nombre de participants ; - La zone géographique (actions dans un ou plusieurs départements, un territoire isolé, etc.) ; - La présence d une stratégie de communication solide (partenariats avec des médias locaux) ; - La mobilisation et/ou sensibilisation des représentants locaux et européens. L irrecevabilité sera notifiée par écrit au demandeur. VERSEMENT DE LA SUBVENTION Les subventions accordées aux projets qui seront retenus dans le cadre de cet appel suivront les règles financières suivantes : Une avance de 60% après notification de la subvention ; Le versement du solde de 40% sur production : - d un rapport final de réalisation de l opération (cf. annexe 4) - d un rapport financier définitif (dépenses et recettes) (cf. annexe 3/3 bis) Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 4
- d un état des factures acquittées (cf. annexe 5) - d un détail des coûts des rémunérations (cf. annexe 6) (Ces documents doivent être tamponnés et signés par la personne habilitée). Les dépenses comme les charges financières, les charges exceptionnelles, les dotations aux amortissements et aux provisions et les emplois des contributions volontaires en nature ne sont pas éligibles et ne seront donc pas pris en compte dans le calcul du montant subventionnable. Le bénéficiaire de l aide devra se conformer strictement aux dispositions précisées dans la convention ou l arrêté attributif de subvention. Des contrôles administratifs et financiers pourront être mis en œuvre par le Conseil Régional Provence-Alpes- Côte d Azur. Dans le cas de recours à des partenaires extérieurs par le bénéficiaire/porteur de projets (cf. l article L. 1611-4 du CGCT) : - La Région autorise le bénéficiaire/porteur de projet à reverser une partie de la subvention allouée à des partenaires extérieurs pour réaliser la mission et pour un montant prévisionnel donné ; - Pour cela, une convention signée par le bénéficiaire/porteur de projet et les partenaires concernés doit être fournie avec le dossier de candidature de l appel à projets. La convention mettra en évidence l implication et les obligations de chaque partenaire, et, le cas échéant, les montants reversés à chacun pour réaliser leur part du projet. COMMUNICATION Le bénéficiaire s engage à faire mention des aides apportées par le Conseil Régional Provence-Alpes-Côte d Azur sur tout document de communications (brochures, invitations, panneaux, actions de presse, etc.), notamment par l apposition du logo de la Région (disponible sur le site http://www.regionpaca.fr/index.php?id=18918). Le bénéficiaire autorise la Région à réemployer, rediffuser, tous les outils de diffusion, de valorisation et autres livrables disponibles au grand public qui ont été élaborés dans le cadre de la mise en œuvre du projet (vidéos, enregistrements audio, etc.). Le bénéficiaire s engage à tenir informée Mme Agnès BONNET, chargée de mission «Citoyenneté européenne» au sein de la Mission Projets et Partenariats Méditerranéens du Conseil Régional Provence- Alpes-Côte d Azur (mail : abonnet@regionpaca.fr / tel : 04 88 73 78 59), aussi régulièrement que possible du déroulement des différentes phases d exécution du projet et à associer le Conseil régional aux diverses actions menées bénéficiant d un financement (les inaugurations, les événements grand public ou les tables-rondes par exemple). PIECES JUSTIFICATIVES FINALES ET MODALITES DE CONTROLE Un compte rendu financier final, un rapport d activités du projet, un état des factures acquittées et un état des coûts de personnel (modèles joints au dossier de candidature) devront être adressés à la Région (Mission Projets et Partenariats Méditerranéens) dans un délai de 3 mois après la date de fin du projet. Ces documents doivent être tamponnés et signés par la personne habilitée, en y précisant son nom et sa fonction. Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 5
Si un bénéficiaire constate un retard dans la réalisation du projet, il doit demander une prorogation du délai de fin du projet concerné. Pour cela, il devra adresser à la Région (Mission Projets et Partenariats Méditerranéens), par écrit et en courrier recommandé avec accusé de réception, une demande argumentée avant la fin du projet initialement prévue. La décision sera prise par la Région et en informera par écrit le porteur du projet. Dans le cas où la Région autorise le bénéficiaire à un reversement d une partie de la subvention allouée à un (des) partenaire(s) (cf. versement de l aide), le bénéficiaire devra : - fournir un document attestant la preuve du reversement au partenaire (montant, mode et date du règlement) signé par la personne habilitée - inscrire dans son rapport financier final, le(s) montant(s) des sommes reversées par partenaire dans «Autres charges compte 657 subvention de fonctionnement» - fournir une copie du rapport financier final de chaque partenaire (dépenses et recettes). Afin de permettre l exercice d un contrôle sur pièce, le bénéficiaire d une subvention régionale devra conserver les éléments relatifs à la subvention perçue (dossier, pièaces justificatives, etc.) pendant une durée de 10 ans à compter de la fin du délai de validité de la subvention concernée (cf. article 20-3 du règlement financier de la Région). DOCUMENTS ANNEXES Annexe 1 : Règlement de l appel à projets 2016 «Citoyens Actifs de l Union européenne - CitActUE» Annexe 2 : Charte sur le respect des valeurs de la République Annexe 3 / 3 Bis : Compte rendu financier final Annexe 4 : Rapport d activité final Annexe 5 : Etat des factures acquittées Annexe 6 : Détail des coûts de personnel Appel à projets 2015 pour le soutien de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur à la Citoyenneté européenne Page 6