ORIGINAL : English CLEARANCE : COSMIC TOP SECRET DATE VALIDATED : 01 December 2016 VALIDATED BY : C. J. Rose ORGANIZATION : NSPA HEADQUARTERS, Chief of Staff Executive Office POSITION No. : A-1 TITLE : Chief of Staff GRADE : A-6 JOB CODE : A12 DUTY LOCATION : Capellen, LUX SUMMARY The Chief of Staff is responsible to the General Manager for the overall coordination of NSPA headquarters operations and staff functions, and will deputize for the General Manager as directed. He/she coordinates the actions of the General Manager's and his/her own staff including planning, internal control, quality management, and corporate communications; and is responsible for direction of the General and Administrative Support functions including base support and security in Capellen, Luxembourg. The position ensures that the Agency operates effectively in support of the Organization's aims by working with the General Manager to develop clear Agency objectives and priorities. As a key member of the NSPA Executive Management Board (EMB), which sets the direction of the Agency and monitors performance across all business areas, he/she participates in the corporate management and direction of the NSPA, through full membership of the relevant boards and contributes to the development of strategies, policies, and directives. RESPONSIBILITIES Under the direction of the General Manager, the incumbent will perform duties such as the following: Planning Aspects Formulating NSPA's resource-related policy, plans, strategy and direction to be approved by the General Manager and the Agency Supervisory Board (ASB). Planning and monitoring the resource-related activities of the Agency related to organisation, establishment, personnel management, information systems, general administration, physical infrastructure and the application of NATO security policies and practices. Promulgating in accordance with NSPO ASB Policy, basic principles, NSPA Regulations (NRs) and procedures relative to his/her functional areas of responsibility, and monitoring their correct implementation. Providing management guidance to the Human Resources (HR) Executive and Chief Information Officer (CIO). Operational Aspects Fulfilling, on behalf of the General Manager, such responsibilities as may be delegated to him/her. A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
Maintaining liaison with NATO Headquarters, operational commands, NATO Agencies [including cochairing the NATO Communication and Information Agency (NCIA)-NSPA Partnering Board] and the authorities of NATO Support and Procurement Organization (NSPO) member nations with regard to NSPA resources, and with the ASB through the NSPO Chairman's Office (CHO). Working with the Directorates to monitor and coordinate when necessary, the implementation of the General Manager's decisions within the Agency. Fulfilling, on behalf of the General Manager, such disciplinary and administrative responsibilities as may be delegated to him/her in accordance with the NATO Civilian Personnel Regulations (CPR). Ensuring effective and timely resolution of personnel issues including complaints, investigations and, in coordination with the Human Resources Executive, the preparation for NATO Administrative Tribunal hearings. Preparing and presenting briefings, as required. Managerial/Administrative Aspects Coordinating common headquarters activities across the Agency's business units and support divisions. Ensuring the smooth operation of the General Manager's staff. Chairing the NSPA Resource Board in order to ensure the coordination and oversight of the Agency resource policy and planning. Providing timely advice and insight to the General Manager on the control of Agency operations and relations with customer nations, performing and directing investigations and recommending solutions in cases of dispute with customer nations. Supervising the preparation of meetings chaired by the General Manager, chairing these in the absence of the General Manager, ensuring timely distribution of minutes, and maintaining oversight of follow-up actions (particularly as regards the EMB). Coordinating the staffing within the Agency of NSPO ASB and Subordinate Committees' meeting agendas and related documents and monitoring execution of follow-up actions. Acting as first reporting officer/supervisor for senior General Manager's and COS's staff. Representing NSPA on boards and panels at NATO HQ as required. In accordance with NATO policy, conducting duty travel, as required in support of NAC-approved operations and missions, on a case-by-case basis, by traveling to associated theatre/mission locations, especially where NSPA personnel are/will be serving. Performing other managerial functions as required in peacetime and any official functions assigned in times of crisis or war. In the event of crisis or war the incumbent will, subject to the agreement of his/her national authorities, remain in the service of the Agency. ESSENTIAL QUALIFICATIONS General Qualifications Masters level qualification in business, management, public administration or other relevant discipline. At least 10 years of senior leadership experience in general and operational logistics in a national environment and desirably in a multinational environment. Wide experience in a senior NATO, national appointment or private-sector organization involving leadership and management of logistics, finance and shared resources areas. This should include: Knowledge and understanding of operational logistics in national and multinational environments. Knowledge and understanding of resource management including the planning for and allocation of resources in a matrix managed organization as well as the career development of staff. A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
Knowledge of and experience with state-of-the-art project management processes, procedures and tools. Knowledge and understanding of state-of-the-art organizational strategic planning capabilities. Knowledge of corporate communications management. Knowledge and experience involving the development, management, acquisition and/or implementation of major logistics programmes. Demonstrated ability to work as an integral member of an executive level management team charged with developing and implementing strategic programmes. Proven experience of managing time and work effectively under pressure, while producing high-quality products under short-notice deadlines. Proven experience of mitigating risk by developing resourceful and effective solutions to complex problems (including HR). Proven ability to set and implement performance goals and expectations with relevant metrics, and to redirect and improve performance where needed. Knowledge of NATO responsibilities and organization. Proven ability to effectively communicate orally and in writing, with excellent presentational skills. Specific Qualifications A proven record of successful achievement of corporate objectives in direct line management of a large and diverse organization in a defence-related environment. Exemplary diplomacy, tact, discretion and interpersonal relations. LANGUAGE QUALIFICATIONS NATO's two official languages are English and French. The work of this post is mainly conducted in English, therefore fluency in that language is essential and working knowledge of French is desirable. DESIRABLE QUALIFICATIONS A defence or civil service senior staff college qualification is highly desirable. PERSONAL CHARACTERISTICS Ability to develop excellent working relations with the General Manager, the EMB and Agency staff in a complex, dynamic and multicultural organisation and the ability to generate consensus on a broad range of challenging subjects among peers and colleagues. Personal integrity coupled with a positive "can-do" attitude and spirit of cooperation. Strong mix of passion and motivation for the job and its mission. Highly effective communication skills across internal/external customers and stakeholders. Keen emotional intelligence and self-control in demanding complex situations. All NSPA personnel are expected to conduct themselves in accordance with the current NATO Code of Conduct agreed by the North Atlantic Council (NAC), and thus display the core values of integrity, impartiality, loyalty, accountability, and professionalism. ADDITIONAL INFORMATION Travel to or work in locations outside of NATO area by seconded staff will be in accordance with national policy. A-1 NATO UNCLASSIFIED FILE 2016
ORIGINAL : Anglais HABILITATION : COSMIC TRÈS SECRET DATE DE VALIDATION : 1 er décembre 2016 VALIDÉ PAR : C. J. Rose ORGANISATION : QUARTIER GÉNÉRAL DE LA NSPA, Bureau exécutif du chef d'état-major POSTE N o : A-1 TITRE : Chef d'état-major GRADE : A-6 CODE POSTE : A12 LIEU D'AFFECTATION : Capellen, LUX RÉSUMÉ Responsable envers le directeur général, le chef d'état-major est chargé de la coordination générale du fonctionnement et des fonctions exercées par le personnel du quartier général de la NSPA et il (elle) assure, conformément aux instructions reçues, le remplacement du directeur général. Il (elle) coordonne les activités du staff du directeur général et du personnel de son propre bureau, notamment la planification, le contrôle interne, la gestion de la qualité et la communication d'entreprise ; il (elle) est chargé(e) de diriger les fonctions de soutien général et administratif, et notamment du soutien et de la sécurité du site de Capellen, au Luxembourg. Le rôle de ce poste est de veiller à ce que l'agence fonctionne efficacement en vue de soutenir les buts de l'organisation en travaillant avec le directeur général à l'élaboration de priorités et d'objectifs clairs pour la NSPA. En tant que membre essentiel du Comité de gestion exécutive (EMB) de la NSPA, qui fixe les orientations de l'agence et suit les résultats dans tous les domaines d'activité, il (elle) participe au management d'entreprise et à la direction de la NSPA, en sa qualité de membre à part entière des comités compétents, et contribue à l'élaboration de stratégies, politiques générales et directives. RESPONSABILITÉS Sous la direction du directeur général, le (la) titulaire exerce des fonctions telles que celles énumérées ciaprès : Planification formuler la politique générale, les plans, la stratégie et les orientations de la NSPA en matière de ressources, à faire approuver par le directeur général et par le Comité de surveillance d'agence (ASB) ; planifier et suivre les activités de l'agence liées aux ressources et relevant des domaines de l'organisation, des effectifs, de la gestion du personnel, des systèmes d'information, de l'administration générale, de l'infrastructure matérielle, et l'application des politiques et pratiques de sécurité de l'otan ; promulguer, conformément à la politique générale définie par l'asb de l'organisation OTAN de soutien et d'acquisition (NSPO), les principes de base, et les procédures et règlements de la NSPA relatifs aux domaines fonctionnels relevant de sa compétence, et veiller à leur bonne exécution ; fournir des orientations en matière de gestion au responsable exécutif des ressources humaines et au responsable des systèmes d'information (CIO) ; Opérations exercer, au nom du directeur général, les fonctions susceptibles de lui être déléguées ; A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016 A-1-new_NSPA
assurer la liaison avec le siège de l'otan, les commandements opérationnels, les agences de l'otan [notamment la co-présidence du Comité de partenariat NSPA-NCIA (Agence OTAN d'information et de communication)] et les autorités des États membres de la NSPO en ce qui concerne les ressources de la NSPA, ainsi qu'avec l'asb par l'intermédiaire du bureau du président de la NSPO ; travailler avec les directions au suivi et à la coordination, si nécessaire, de la mise en œuvre des décisions du directeur général au sein de l'agence ; exercer, au nom du directeur général, les fonctions disciplinaires et administratives susceptibles de lui être déléguées, conformément au règlement du personnel civil de l'otan (RPC) ; veiller à résoudre, de manière efficace et en temps utile, les questions touchant au personnel, et notamment aux réclamations, aux enquêtes et, en coordination avec le responsable exécutif des ressources humaines, à la préparation des audiences du tribunal administratif de l'otan ; préparer et présenter des exposés selon les besoins ; Gestion et administration assurer la coordination des activités communes du quartier général pour l'ensemble des unités opérationnelles et des divisions de soutien de l'agence ; veiller à ce que le staff du directeur général exécute bien ses fonctions ; présider le Comité des ressources de la NSPA afin de veiller à la coordination et à la supervision de la planification et de la politique générale des ressources de l'agence ; fournir, en temps utile, des avis et des conseils au directeur général pour ce qui concerne le contrôle des activités de l'agence et les relations avec les pays clients, effectuer et diriger des recherches et recommander des solutions en cas de litige avec des pays clients ; superviser la préparation des réunions que préside le directeur général, en assurer la présidence en l'absence de ce dernier, veiller à ce que les comptes rendus soient diffusés en temps utile et assurer la supervision des mesures de suivi [en particulier pour ce qui concerne le Comité de gestion exécutive (EMB)] ; assurer la coordination au sein de l'agence des ordres du jour des réunions des comités subordonnés et du Comité de surveillance d'agence de la NSPO ainsi que des documents connexes et contrôler l'exécution des mesures de suivi ; faire fonction de premier responsable de la notation / superviseur des cadres de son staff et de celui du directeur général ; représenter la NSPA dans des comités et commissions au siège de l'otan, en cas de besoin ; conformément à la politique générale de l'otan, effectuer des déplacements de service selon les besoins et au cas par cas, en appui d'opérations et de missions approuvées par le Conseil de l'atlantique Nord, en se rendant sur les théâtres ou lieux de mission correspondants, surtout lorsque du personnel de la NSPA y est ou y sera en service ; exercer d'autres fonctions de gestion selon les besoins en temps de paix et toutes fonctions officielles qui lui sont confiées en période de crise ou en temps de guerre. En cas de crise ou de guerre, le (la) titulaire restera au service de l'agence, sous réserve de l'accord de ses autorités nationales. QUALIFICATIONS ESSENTIELLES Qualifications générales Qualification de niveau master en administration des affaires, gestion, administration publique ou dans une autre discipline en rapport avec les fonctions à exercer. Au moins 10 ans d'expérience de fonctions de direction de haut niveau dans les domaines de la logistique générale et opérationnelle acquise dans un environnement national et, ce serait souhaitable, dans un environnement multinational. Vaste expérience acquise à un poste de haut niveau à l'otan ou dans un organisme du secteur public ou du secteur privé, et portant sur le commandement et la gestion dans les domaines de la logistique, des finances et de la mutualisation des ressources ; ce qui inclut les qualifications suivantes : connaissance et compréhension de la logistique opérationnelle en milieux national et international ; connaissance et compréhension de la gestion des ressources, et notamment de leur planification et de leur affectation dans une organisation matricielle, ainsi que de l'évolution des carrières du personnel ; A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016
connaissance et expérience des processus, procédures et outils modernes de gestion de projets ; connaissance et compréhension des capacités modernes de planification stratégique organisationnelle ; connaissance de la gestion de la communication d'entreprise. Connaissances et expérience en matière d'élaboration, de gestion, d'acquisition et/ou de mise en œuvre de grands programmes logistiques. Aptitude confirmée à travailler en tant que membre à part entière d'une équipe de cadres de gestion chargés d'élaborer et de mettre en œuvre des programmes stratégiques. Expérience confirmée de la gestion du temps et de la capacité à travailler efficacement sous pression tout en fournissant des prestations de grande qualité dans de brefs délais. Expérience confirmée de l'aptitude à atténuer les risques en mettant au point des solutions ingénieuses et efficaces aux problèmes complexes (y compris en ce qui concerne les ressources humaines). Aptitude confirmée à déterminer et à atteindre les résultats visés et attendus, avec des indicateurs pertinents, et à réorienter et améliorer les performances le cas échéant. Connaissance des responsabilités de l'otan et de son organisation. Aptitude confirmée à communiquer efficacement oralement et par écrit, et excellentes compétences en matière de présentation. Qualifications particulières Succès attestés dans la réalisation d'objectifs d'entreprise, dans le cadre de l'exercice de fonctions hiérarchiques directes au sein d'un organisme de grande taille et menant des activités diverses dans le domaine de la défense. Sens de la diplomatie, tact, discrétion et sens des relations humaines exemplaires. CONNAISSANCES LINGUISTIQUES Les deux langues officielles de l'otan sont l'anglais et le français. La langue de travail à ce poste étant principalement l'anglais, il est essentiel d'avoir une bonne maîtrise de cette langue et une connaissance pratique du français est souhaitable. QUALIFICATIONS SOUHAITABLES Un diplôme d'une école supérieure de guerre ou d'une haute école d'administration publique est fortement souhaitable. QUALITÉS PERSONNELLES Aptitude à mettre en place d'excellentes relations professionnelles avec le directeur général, le Comité de gestion exécutive (EMB) et le personnel de l'agence au sein d'une organisation complexe, dynamique et multiculturelle, et aptitude à créer le consensus sur une large gamme de sujets difficiles parmi ses pairs et ses collègues de travail. Intégrité personnelle, doublée d'une attitude positive et volontaire et d'un esprit de coopération. Combinaison efficace de passion et de motivation pour le poste et sa mission. Aptitude à communiquer très efficacement avec l'ensemble des clients et parties prenantes internes et externes. Vive intelligence émotionnelle et maîtrise de soi dans les situations complexes éprouvantes. Il est attendu de tous les membres du personnel de la NSPA qu'ils se comportent conformément au texte en vigueur du Code de conduite de l'otan adopté par le Conseil de l'atlantique Nord et qu'en conséquence, ils incarnent les valeurs fondamentales que sont l'intégrité, l'impartialité, la loyauté, le sens des responsabilités et le professionnalisme. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Les déplacements des personnels détachés vers des lieux situés en dehors de la zone de l'otan et leur travail dans ces lieux sont soumis aux politiques générales nationales. A-1 NATO SANS CLASSIFICATION DOSSIER 2016