CAHIER DES CHARGES Campagne de publicité sur l'europe en Bourgogne Région Bourgogne Marché de service Marché de prestations intellectuelles Procédure adaptée (article 28 du code des marchés publics) Le présent cahier des charges a pour objectifs de définir les éléments nécessaires à la conception graphique d une campagne d information et de sensibilisation par voie d'affichage et autres supports sur la thématique de l'europe en Bourgogne. Date limite de remise des offres : Le vendredi 8 octobre 2010 à 16 h 00 Union Européenne CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-1 - Union Européenne
I - Identifiants Les différents intervenants sont : La personne publique, maître d ouvrage : Etat, Préfecture de la région Bourgogne Le pouvoir adjudicateur : Monsieur le Préfet de la région Bourgogne Le comptable public assignataire : Le titulaire du marché : Mme La Directrice régionale des Finances Publiques de la régio bourgogne et du département de la Côte d Or Le prestataire de service qui conclut le marché avec la personne publique CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-2 -
II - Contenu du marché : L'objet du marché est de réaliser une campagne d'affichage à dimension régionale sur la thématique de l'europe en Bourgogne. Cette campagne doit contribuer à combler le déficit de notoriété sur l action de l Europe dans notre région. Pour lire le détail de l enquète de 2008, suivre le lien suivant : http://www.projetsdeurope.gouv.fr/actu-news.php?id_article=5315&lang=fr Les achats d espaces publicitaires ont fait l objet d une attribution au terme d une procédure distincte d appel d offres. Le présent marché comprend un seul lot pour la réalisation de slogans et de messages puis conception graphique des visuels, l impression des affiches, et la fourniture de la déclinaison des visuels sur différents supports.. 1 ) - Description de la prestation attendue Contexte Dans le cadre des politiques de cohésion et de développement rural menées par l Union européenne, la Bourgogne s est vu attribuer 635 millions d euros pour la réalisation de projets dans les quatre départements bourguignons, et plus particulièrement pour renforcer la compétitivité et l attractivité des territoires. Ces fonds européens alloués pour la période 2007-2013 visent notamment à soutenir l emploi et à accompagner la création d entreprise (fonds social européen FSE), à soutenir l innovation, le déploiement des nouvelles technologies ou le développement des filières des énergies renouvelables (fonds européen au développement régional FEDER) à accompagner l agriculture et le développement des territoires ruraux (fonds européen agricole de développement rural FEADER). A ce jour, ce sont 296 millions d euros qui ont été engagés dans différents projets, soit 47% de l enveloppe financière. L action de l Europe reste peu connue du grand public. L engagement de l Europe au niveau régional souffre encore de l image qui s attache aux institutions européennes. Géographiquement distantes, elles sont perçues comme technocratiques et éloignées des préoccupations quotidiennes des citoyens. Par ailleurs, la mobilisation de ces crédits constitue véritablement un levier important pour l attractivité de la région et pour se préparer aux mutations économiques. Ils doivent faire l objet d une information renforcée auprès d éventuels porteurs de projets. Un comité de pilotage, composé des différents services gestionnaires de fonds européens en Bourgogne (Préfecture de région Bourgogne, Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l Emploi, Direction Régionale de l Alimentation, de l Agriculture et de la Forêt, Conseil régional de Bourgogne) et placé sous l autorité du département Europe au sein du secrétariat général aux affaires régionales, a été chargé de mettre en œuvre des actions de communication pour porter à la connaissance du plus grand nombre l engagement de l Europe dans la région. Parmi les principales réalisations menées depuis 2007 : La création d un portail d information sur les programmes européens (www.europe-bourgogne.fr) sur lequel peuvent être consultés une carte des projets aidés par l Europe, des actualités et les dispositifs d aides. Le site internet constitue le vecteur principal d information. La publication dans cinq supports régionaux d insertions presse. Pour 2011, le comité de pilotage souhaite la réalisation d une campagne d affichage au format 120 x 176 couvrant l ensemble du territoire de la région, complétée d une campagne concomitante de diffusion de cartes postales gratuites, une insertion sur le site internet régional, et la réalisation de supports mobiles d intérieur et d extérieur CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-3 -
(Event flag ou kakémono flottant) pour agrémenter les stands des services dans les foires et salons, et permettre une animation autour des affiches dans les locaux accueillant les services gestionnaires de fonds européens en région Bourgogne. Commande Réalisation conceptuelle, graphique et rédactionnelle d un visuel (texte+image) valorisant l engagement de l Europe dans la région Bourgogne, déclinable : principalement sur affiches au format 120 x 176 et 80 x 120 quadri recto, (fourniture des affiches imprimées, prêtes à diffusion) sur cartes postale 10,5 x15 quadri recto-verso (fourniture de fichiers pour impression par un prestataire déjà retenu). pour mise en ligne sur le site (www.europe-bourgogne.fr) (mise à disposition des fichiers utiles) sur supports mobiles d affichage d intérieur au format 120 x 176 de type Roll up ou kakémono sur pied caméléon, pour animer les foires, séminaires ou salons auxquels les services gestionnaires peuvent participer. (fourniture des fichiers et d un jeu de supports mobiles déclinant les visuels de la campagne retenus). sur supports mobiles d affichage extérieur, de type Event flag ou kakémono flottant, d une hauteur de 2,70 m (Fourniture des fichiers et d'un jeude supports pour animer 11 sites) Cibles Principale : le grand public La campagne d affichage et de diffusion de cartes postales s adresse principalement au grand public adulte, sans distinction de cibles plus précises. C est à la connaissance de l ensemble du grand public que l engagement de l Europe en région doit être porté : un message direct, pédagogique et accessible doit donc être privilégié. Secondaire : les porteurs de projet Les porteurs de projets sont considérés comme indirectement concernés par les campagnes destinées au grand-public, ils ne doivent donc pas être oubliés et informés de la possibilité d un complément de renseignements sur le site internet dédié. Cette cible est particulièrement visée par la diffusion des cartes postales gratuites. Objectifs de communication Pour une meilleure indication, les objectifs sont illustrés du sens qu il convient de donner au message (en italique) et présenté par ordre d importance : Valoriser l engagement de l Europe en Bourgogne : l Europe acteur de votre région Illustrer le caractère concret de l intervention de l Europe au niveau régional : Des réalisations concrètes qui vous concernent Créer un lien de proximité entre l Europe et le grand public : Des préoccupations proches des vôtres Promouvoir les différents fonds européens auprès des porteurs de projet potentiels : Un site internet à votre disposition Les visuels proposés devront couvrir le champ des trois outils d intervention mis en oeuvre en Bourgogne (FEDER, FEADER et FSE). CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-4 -
Directives Un message qui permet d articuler les différents types de supports évoqués précédemment, principalement les affiches et les cartes postales, entre eux, doit être privilégié. De fait, les déclinaisons sur les différents supports ne devront pas obligatoirement être identiques mais devront se répondre. La conception de l ensemble des visuels peut, mais sans caractère obligatoire, faire écho à la charte graphique nationale l Europe s engage ; la présence des logos des partenaires et la mention du site internet sont impératives. Pour information, la charte graphique nationale est consultable à l'adresse suivante : http://www.projetsdeurope.gouv.fr/actu-news.php?id_article=4313&lang=fr NB : Quelques campagnes d affichage ont pu être réalisées dans différentes région de France (cf leur site internet) et peuvent servir d exemple sur l application de cette charte graphique. La tonalité générale du message doit demeurer institutionnelle et sobre. Un message un peu décalé, qui vise l impact, n est pourtant pas exclu. Le message s inscrira dans un registre émotionnel et chaleureux destiné à favoriser la proximité et permettant au grand-public de s identifier. En réponse à l appel d offres, deux pistes créatives au minimum (description de la stratégie poursuivie et esquisses visuelles donnant à voir ou rough ) devront être proposées. Elles servent à illustrer les propositions et la capacité créatrice du prestataire, lors de l ouverture des plis de l appel d offres. Le commanditaire ne s engage pas sur la réalisation effective de l une des pistes proposées par le prestataire retenu. Le visuel définitif sera le fruit d une étroite collaboration entre le prestataire retenu et les membres du comité de pilotage autour du projet. La première réunion du comité de pilotage de l action sera l occasion d un briefing complet pour le prestataire retenu, qui produira une première esquisse concrétisant le fruit de cette réunion. Réalisation des affiches : Le prestataire retenu se chargera de la conception graphique ainsi que de l impression des affiches au meilleur prix. Les affiches seront livrées en 6 points chez les afficheurs retenus par ailleurs dans le cadre d un plan médias. Le nombre d affiches à réaliser peut varier en fonction de la disponibilité des espaces publicitaires à la date de la réservation des espaces : POINTS DE LIVRAISON DÉPARTEMENT FORMAT FORMAT TOTAL 120 X 176 80 X 120 Point 1 :? 120-120 Point 2 : 21 10-10 Point 3 : 30 265-265 Point 4 : 93 45 85 130 Point 5 : 52 20-20 Point 6 : 39 55-55 Total : 515 85 600 (*) (*) Les afficheurs souhaitent disposer d un nombre plus important d affiches (de l ordre de 10 %) pour faire face à une éventuelle maintenance. Déclinaison des visuels sur cartes postales Pour la carte postale, la conception comprend la réalisation du visuel figurant au recto et au verso (texte + image). L impression et la diffusion des cartes postales seront confiées à un prestataire déjà retenu par aillleurs. CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-5 -
Déclinaison des visuels sur supports évènementiels Le prestataire fournira : un jeu des visuels de la campagne monté sur supports mobiles d affichage d intérieur au format 120 x 176 de type Roll up ou kakémono sur pied caméléon, pour animer les foires, séminaires ou salons auxquels les services gestionnaires peuvent participer... 11 jeux des visuels (correspondant à 11 lieux d animation) de la campagne monté sur supports mobiles d affichage extérieur, de type Event flag ou kakémono flottant, d une hauteur de 2,70 m Les supports doivent concilier le côté pratique (facilement démontable et une bonne tenue en exposition), la légèreté et la robustesse, la facilité de transport (avec housse) et la réutilisation pour d autres campagnes de communication (changement des visuels). Fournitures de fichiers pour la déclinaison sur d autres suports : Le prestataire fournira les visuels de la campagne d affichage sous forme de fichiers haute définition pour une exploitation ultérieure sur le site internet Europe-bourgogne.fr et la déclinaison envisagée au format cartes postales (impression et diffusion par un prestataire déjà retenu par ailleurs). 2 ) - Méthodes de travail Le prestataire disposera d un interlocuteur décisionnel en la personne de M. ROCHE-BRUYN, Secrétaire Général pour les Affaires Régionales, d un interlocuteur relationnel en la personne de M. Rémi BARRIER, chargé de Communication sur les fonds européens au SGAR, et d un comité de pilotage composé de représentants des différents services gestionnaires de fonds européens en Bourgogne (Préfecture de la région Bourgogne, DIRECCTE, DRAAF, Conseil Régional de Bourgogne), placé sous l autorité de Mme Marie-Hélène GRAVIER, Chargée de Mission, chef du Département Europe au sein du SGAR. A chaque étape de la conception des visuels, le Comité de Pilotage sera consulté pour validation. le bon à tirer sera délivré par le préfet de régon après un consensus partenarial. Il fournira aussi une liste de projets susceptibles d illustrer la campagne d affichage, et prendra les contacts nécessaires à recueillir l autorisation du porteur de projet. La réalisation de la prestation peut nécessiter plusieurs réunions du comité de pilotage avec la participation du prestataire, mais aussi plusieurs productions de supports concrétisant le fruit de ces réunions. Le prix de la prestation, doit s entendre tout compris, que ce soit des frais d achat de matériels, de photos, de réalisation des affiches et des frais de livraison au prestataire retenu pour la diffusion, des frais de réalisation des différentes déclinaisons prévues au présent cahier des charges ainsi que les frais de déplacements de ses collaborateurs pour participer aux différentes réunion du comité de pilotage. Aucun frais supplémentaire ne sera pris en compte, sauf demande expresse de prestation supplémentaire de la part du pouvoir adjudicateur, qui ferait alors l objet d un avenant. 3 ) - Calendrier prévisionnel : Le calendrier de travail est donné à titre indicatif. Il sera défini en commun par le comité de pilotage CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-6 -
et le prestataire retenu, et devra s adapter aux contraintes liées aux achats d espaces publicitaires, notamment fourniture des affiches aux annonceurs environ un mois avant la date prévue.. date de la campagne d affichage : 1ère quinzaine d avril 2011 L acte d engagement précisera les modalités de déroulement de la prestation (calendrier, étapes de travail, coûts détaillés, livrables, etc ). La prestation sera terminée avec la réalisation matérielle de la campagne d affichage et de ses déclinaisons ainsi définies. 4 ) - Clauses environnementales Le prestataire et ses sous-traitants veilleront à ce que les prestations qu ils effectuent respectent les prescriptions législatives et réglementaires en vigueur en matière d environnement, de sécurité et de santé des personnes, et de préservation du voisinage. Ils doivent être en mesure d en justifier, en cours d exécution du marché et pendant la période de garantie des prestations, sur simple demande du représentant du pouvoir adjudicateur. Ainsi, le prestataire retenu s attachera à confier la prestation d impression des visuels à un imprimeur certifié IMPRIM VERT (ou équivalent...), qui privilégiera l impression des affiches sur du papier recyclé ou produit à partir de bois issu de forêts gérées durablement (certification PEFC ou FSC par exemple), en utilisant des encres à base végétale, une bonne gestion des déchets dangereux, la sécurisation de stockage des liquides dangereux, la non utilisation des produits toxiques et la sensibilisation environnementale auprès de la clientèle Les imprimeurs ne pouvant pas justifier de cette certification, devront exposer les mesures qu ils mettent en oeuvre pour limiter l impact de leur activité sur l environnement et protéger leurs collaborateurs. Le prestataire s engage aussi à privilégier les transports collectifs peu producteurs de gaz à effet de serre. 5 ) - Droit à l image et propriété intellectuelle Chaque proposition de visuel devra être illustrée par des photos ou/et des images dans le respect des droits de la propriété intellectuelle et des droits à l image (à justifier auprès du commanditaire avec si nécessaire, cession de droits), En ce qui concerne les obligations relatives au droit à l'image des personnes, le prestataire devra veiller au minimum à obtenir l'accord des personnes identifiables sur les éléments suivants : le type de supports (affiches, cartes postales, site internet www.europe-bourgogne.fr) sur lesquels les images peuvent être exploitées l'étendue géographique de l'autorisation (régionale, nationale, mondiale) la durée de l'autorisation (au minimum un an) pour les mineurs l'accord d'un parent Ils devront apporter à la demande du pouvoir adjudicateur tous les documents de nature à contrôler le respect de ces obligations. CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-7 -
III - Documents à consulter : Les documents stratégiques de gestion des fonds européens en Bourgogne dans leur partie diagnostic territorial accesssibles sur le site internet de l Europe en Bourgogne (http://www.europebourgogne.fr/engagement-europe/programmes-2007-2013.htm) : Programme Opérationnel FEDER 2007-2013, Programme Opérationnel FSE 2007-2013, Plan de développement rural hexagonal du FEADER 2007-2013, la charte graphique nationale l'europe s'engage : http://www.projetsdeurope.gouv.fr/actu-news.php?id_article=4313&lang=fr la lettre d'information trimestrielle Europe en Bourgogne : http://www.europe-bourgogne.fr/newsletter.htm l enquète de notoriété nationale sur l Europe réalisée en 2008 : http://www.projetsdeurope.gouv.fr/actu-news.php?id_article=5315&lang=fr d une façon générale, le site internet de l Europe en Bourgogne à l adresse : www.europe-bourgogne.eu Tout autre document utile au prestataire retenu, pourra être commmuniqué sur simple demande auprès du commanditaire de la prestation. CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-8 -
IV - Présentation et remise des offres : Le prestataire répondant à l appel d offres présentera une proposition chiffrée HT et TTC. Le dossier de présentation (en deux exemplaires papier + une version électronique) comportera au minimum : la description de la prestation proposée, comportant notamment plusieurs idées de slogan générique pour regrouper les différents visuels de la campagne, les thématiques porteuses qu il préconise de retenir pour la campagne et à décliner sur les différents visuels, des esquisses de visuels permettant d illustrer les pistes créatives. des éléments commerciaux détaillés justifiant le prix demandé pour les différentes prestations attendues, un calendrier prévisionnel de réalisation en tenant compte de la date prévue pour la campagne d affichage et des échéances intermédiaires définies en accord avec le comité de pilotage. une présentation de l équipe qui travaillera effectivement sur le projet, si sa proposition est retenue : o Identité, qualifications, et implication (en temps à passer sur le projet) des intervenants prévus o Dans le cas où le candidat souhaite recourir à la sous-traitance, les sous-traitants prévus seront également présentés une courte présentation de la société (et des sous-traitants) comportant quelques références d expériences antérieures en lien avec l objet du présent marché, et les modalités de mise en œuvre des clauses environnementales précisées plus haut.. et aussi les documents usuels à toute réponse à un marché public : o Extrait Kbis d immatriculation au registre du commerce et des sociétés, o DC4 Lettre de candidature o DC5 déclaration du candidat o DC6 déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé, o Attestation de situation régulière au regard des obligations de déclarations sociale et fiscale. Modalités financières : Le paiement d acomptes est envisageable à réception de livrables, le solde ne pouvant intervenir qu après service fait, c est à dire à la mise en œuvre effective de la campagne sur les supports d affichage bourguignons. Le bénéfice du statut de mandataire non payeur n est pas exclu pour le prestataire retenu. CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-9 -
V - Procédure de sélection : L'Etat est le commanditaire de la présente commande; il est représenté par le Préfet de la Région Bourgogne via son Secrétariat Général pour les Affaires Régionales (S.G.A.R.) Département Europe L'ensemble des propositions reçues fera l'objet d'une sélection par une commission composée de représentants de services de l'etat et du Conseil Régional de Bourgogne, gestionnaires de fonds européens en Bourgogne. Cette commission auditionnera tout ou partie des candidats avant de faire son choix. La sélection des prestataires se fera sur la base des critères suivants: Compréhension et traduction des besoins de l'acheteur (10 %) Créativité et pertinence des propositions (40 %) Références de l entreprise et adéquation des moyens humains et techniques affectés à la réalisation de la commande (15 %) Prix et détail financier de la proposition (25 %) Mise en oeuvre des clauses environnementales (10 %) Le respect des délais prévus est impératif. CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-10 -
VI - Conditions d envoi ou de remise des offres : Les candidats doivent transmettre leur offre avant le vendredi 8 octobre 2010 à 16 h 00 Le dossier de candidature sera déposé en 2 exemplaires papier et une version numérique (clé USB ou CD) adressé : Le dépôt des offres est accepté par tous moyens : - Par courrier (la date de réception courrier et faisant foi) en 2 exemplaires papier à l adresse suivante : Préfecture de la région Bourgogne Secrétariat Général pour les Affaires Régionales Département Europe A l attention de M. Rémi BARRIER 53, rue de la Préfecture - 21041 DIJON Cedex - Par porteur (il sera alors délivré une attestation de dépôt de dossier) en 2 exemplaires papier à l adresse suivante : Préfecture de la région Bourgogne Secrétariat Général pour les Affaires Régionales Département Europe A l attention de M. Rémi BARRIER Caserne Vaillant Bâtiment 008 1 er étage Bureau 37 22, avenue Garibaldi - 21000 DIJON - Par messagerie électronique (il sera alors délivré un récépissé explicite de bonne réception du dépôt de dossier) à l adresse suivante : remi.barrier@bourgogne.pref.gouv.fr Contact pour toutes informations complémentaires : M. Rémi BARRIER Chargé de Communication sur les fonds européens Préfecture de la région Bourgogne Secrétariat Général pour les Affaire Régionales - Département Europe tel : 03 80 44 67 55 remi.barrier@bourgogne.pref.gouv.fr CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-11 -
A N N E X E 1 Visuel de la campagne de publicité dans la presse quotidienne régionale pour la journée du 9 mai 2009 CdC 2ème appel d'offres - Lot 1.doc dernière impression : DD/08/YYYY 15:49:00 A8/P8-12 -