Soirée Management de Projet Comment accélérer les projets en professionnalisant les acteurs projets nouveaux rôles et responsabilités des maîtrises d ouvrage Paris Le 29 septembre 2005 www.afitep.fr Info@afitep.fr Soirée Management de Projet 1
Sommaire Chapitre I : L assistance à maîtrise d ouvrage : limites et perspectives Mode de fonctionnement Bonnes pratiques Mythes ou réalités : exemples Pistes de progrès Chapitre II : Les besoins des entreprises de services en management de projet Constats des professionnels Attentes des Dirigeants Chapitre III : La méthode AMP Définition Mise en œuvre Outillage Soirée Management de Projet 2
Rôle de la maîtrise d ouvrage : faire aboutir l ouvrage sur les projets de transformation Soirée Management de Projet 3
L assistance maîtrise d ouvrage (AMO) : mode de fonctionnement L AMO a un rôle de traducteur qui suppose maîtrise de la communication, connaissance métier, capacité de modélisation, Connaissance des contraintes utilisateurs, maîtrise des leviers de performance opérationnelle, connaissance des langages de la MOE. Utilisateurs : Personne physique ou morale qui va avoir usage de l ouvrage. «Les utilisateurs doivent avoir les deux pieds dans le projet». AMO Maîtrise d Ouvrage : Personne physique ou morale qui est «propriétaire» de l ouvrage. Il négocie les objectifs, l enveloppe budgétaire et les délais souhaités pour le projet. Maîtrise d Œuvre : Personne physique ou morale qui réalise tout ou partie de l ouvrage pour le compte du Maître d Ouvrage. Il assure la responsabilité globale de la qualité technique conformément aux normes de l Entreprise et à l état de l art, dans les délais et les coûts définis en accord avec la Maîtrise d Ouvrage. Soirée Management de Projet 4
L assistance maîtrise d ouvrage : bonnes pratiques 7 conseils pour réussir 1. Connaître les enjeux de l entreprise 2. Connaître les métiers impactés par le projet 3. Disposer d une expérience de maîtrise d œuvre Trucs et astuces Instaurer un dialogue MOA MOE Travailler en équipe participative projet sans parler de MOA MOE Former la maîtrise d ouvrage aux techniques du conseil Former des utilisateurs à la MOA 4. Maîtriser les méthodes de refonte des processus (BPR, Six Sigma, ) 5. Maîtriser les aspects organisationnels, informatiques et performance opérationnelle 6. Disposer d outils de modélisation (Processus, SI, données) 7. Savoir coordonner et fédérer les acteurs de maîtrise d ouvrage Pièges à éviter Inventer et penser à la place du MOA Définir le projet sans la MOE Laisser l AMO définir seul le projet Ne pas faire de MOA Soirée Management de Projet 5
Le folklore des projets : mythe ou réalité Mythe : Les utilisateurs ne peuvent pas vous dire ce qu ils veulent! Réalité : Les utilisateurs savent ce qu ils veulent, en termes de solutions techniques mais pas en termes de besoin Mythe : La maîtrise d ouvrage opérationnelle a besoin de maîtrise d ouvrage stratégique! Réalité : le maître d ouvrage est un individu qui a son propre filtre lié à son éducation, ses valeurs, Il ne joue pas toujours un rôle de sponsor actif. Soirée Management de Projet 6
Les pistes de progrès pour la fonction AMO La communication est une compétence à améliorer pour l AMO qui a un rôle de fédérateur des acteurs et de traducteur La professionnalisation de l AMO est un enjeu fort pour rentabiliser la GRH des acteurs et pérenniser l activité AMO Soirée Management de Projet 7
Le constat des entreprises de services «Les études sur l avenir des métiers positionnent les compétences en management de projet au cœur du métier au sens de la chaîne de valeur.» «La gestion de carrière des chefs de projet est un enjeu fort pour les DRH.» «La maîtrise d ouvrage n est pas reconnu comme un métier mais plutôt comme une activité temporaire.» «L assistance maîtrise d ouvrage fait appel à une multitude de méthodes de management mais ne repose pas sur une méthodologie spécifique.» «Les profils pour l assistance à maîtrise d ouvrage sont rares et chers. C est souvent une fonction externalisée sur les cabinets de conseil.» Soirée Management de Projet 8
Attentes des Dirigeants Diminuer les délais des projets Diminuer les budgets des projets Before After ROI TRI VAN $ Before After Step 4 changes implemented } Improvement A1 A2 A3 A4 A2 A1 A3 A4 Améliorer le rendement opérationnel des projets Good } Improvement } Remaining Gap Target Soirée Management de Projet 9
Attentes des Dirigeants Mobiliser les ressources disponibles Améliorer la formation des acteurs projets Diminuer les temps masqués Développer la professionnalisation Améliorer la communication entre les acteurs projet Intégrer la conduite du changement dans les projets Améliorer la prise de décision sur les projets Soirée Management de Projet 10
AMP Axelerae Méthodologie de professionnalisation de l assistance à maîtrise d ouvrage Soirée Management de Projet 11
AMP, une méthode fédératrice Notre Valeur Ajoutée AMP Communication Formation Coaching Conduite du changement Assistance Maîtrise d Ouvrage Etude Réalisation Déploiement Soirée Management de Projet 12
AMP, une méthode en 5 étapes «DMDCM» Définir les critères de Professionnalisation Mesurer l existant et la cible Définir le plan d action Communiquer le plan d action Mettre en oeuvre Soirée Management de Projet 13
AMP, qu est-ce que c est et qu est-ce que cela permet de faire? Un choix stratégique Une maîtrise des coûts de maîtrise d ouvrage Un maillage de compétences Une méthodologie de professionnalisation des acteurs Un système de mesure de la cohésion d équipe MANAGEMENT DE PROJET AMP FORMATION COMMUNICATION Soirée Management de Projet 14
AMP : un choix stratégique La professionnalisation des acteurs projet est un élément de la culture d entreprise et de la culture projet L AMP permet d investir à bon escient sur la formation des acteurs projets : apprentissage sur les projets L AMP s intègre dans la stratégie de Gestion des Ressources Humaines L AMP favorise la responsabilisation des acteurs L AMP permet de renforcer son cœur de métier en management de projet La logique de services impose des maîtrises d ouvrage fortes Soirée Management de Projet 15
AMP : une maîtrise des coûts de maîtrise d ouvrage Les coûts de maîtrise d ouvrage sont souvent directs et variables. Les budgets formation au management de projet sont souvent «dissociés» des projets Les budgets de communication interne/externe ne tiennent pas compte des projets La formation et la communication sont les parents pauvres du budget projet L AMP vise à réduire les coûts globaux de maîtrise d ouvrage en s appuyant sur la formation des acteurs (utilisateurs, MOE) à la maîtrise d ouvrage et en utilisant le levier de la communication. L AMP limite les recours à des prestataires externes en régie. Soirée Management de Projet 16
AMP : un maillage de compétences MANAGEMENT DE PROJET AMP FORMATION COMMUNICATION Bonnes pratiques Ateliers de perfectionnement Conditions de travail Outils Soirée Management de Projet 17
AMP : une méthodologie de professionnalisation Des moyens adaptés à chacun. Pilote de bout en bout Directeur du portefeuille de projets Chef de projet Responsable de chantier Responsable de livrables Soirée Management de Projet 18
AMP : un système de mesure de la cohésion d équipe Nombre d heures de formation spécifiques au projet Nombre d ateliers de perfectionnement en groupe Nombre d heures de coaching Taux d utilisation des bonnes pratiques Taux de partage des outils Soirée Management de Projet 19
AMP : mise en oeuvre Objectifs Méthodologie Livrables Améliorer la cohésion d équipe en apportant formation et communication Améliorer la performance de la maîtrise d ouvrage Permettre une réduction du délai et du budget du projet Définir les critères mesurables Définir les objectifs de l AMP Construire le plan d action Communiquer le plan d action Mettre en œuvre le plan d action Grille de mesure AMP Plan d action AMP Guide des bonnes pratiques Outils utilisés Grille de mesure AMP I1 I2 I3 I4 1000 0-1000 O1 O2 O3 O4 FME A 10 20 30 UCL X LCL Plan d action PLAN D ACTION What questions do you want to answer? Data Operational Definition and Procedures WhatMeasure type/ Data type How measured Related Sampling How/ conditions notes where How will you ensure What is your plan for consistency and stability? starting data collection? How will the data be displayed? Bonnes pratiques Conseils Trucs et astuces Pièges à éviter D B F A C E Other Soirée Management de Projet 20
AMP : actions standards Assistance Formation Communication Mise à disposition d une assistance MOA dotée d une forte capacité de formation, coaching et communication Mise en place d un plan de professionnalisation des acteurs projets Management de projet Analyse de processus Analyse de risques Ateliers de perfectionnement Plan de communication Mesure de satisfaction Optimisation du budget projet Outils utilisés Grille de mesure AMP I1 I2 I3 I4 1000 0-1000 O1 O2 O3 O4 FME A 10 20 30 UCL X LCL Plan d action PLAN D ACTION What questions do you want to answer? Data Operational Definition and Procedures WhatMeasure type/ Data type How measured Related Sampling How/ conditions notes where How will you ensure What is your plan for consistency and stability? starting data collection? How will the data be displayed? Bonnes pratiques Conseils Trucs et astuces Pièges à éviter D B F A C E Other Soirée Management de Projet 21
Prochaine Soirée Management de Projet Management de l innovation La capacité à innover, créer, inventer présentée comme un facteur principal de croissance et de création de valeur Paris Le 17 novembre 2005 www.afitep.fr Info@afitep.fr Soirée Management de Projet 22