d o s s i e r d e partenariat

d o s s i e r d e partenariat

SOMMAIRE z edito Page 5 z l AFRAVIH Page 6 alliance francophone des acteurs de santé contre le vih et les hépatites z Conférence afravih 2016 Page z afravih 2014 montpellier Page 8 quelques chiffres z Programme préliminaire Page 10 z OFFRES DE Partenariat Page 12 z inscriptions Page 15 z destination bruxelles Page 16 z informations générales Page 1 z Conditions générales de vente Page 18

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edito Pour sa 8 ème édition en 2016, et après celle organisée en 2005, la Conférence Internationale Francophone VIH/Hépatites revient à Bruxelles. Bruxelles, capitale de l Europe, siège des institutions européennes, est fière et heureuse d accueillir l ensemble des acteurs francophones de santé contre le VIH et les hépatites. S inscrivant dans ce qui est maintenant une longue tradition, la 8 ème Conférence Internationale Francophone sur le VIH & les hépatites sera à nouveau ce carrefour d échanges scientifiques, ouvert à tous les acteurs, du Nord et du Sud, qui partagent une langue et des valeurs communes, réaffirmées au fil de nos rencontres : partage des connaissances scientifiques, pour permettre à chacun à travers les connaissances médicales, sociales et politiques sur ces infections virales chroniques de contribuer à des démarches stratégiques nouvelles et efficientes. partage des expériences pour améliorer les pratiques de soins, de prise en charge médicale et sociale quotidienne des patients, et tirer les leçons des expériences des acteurs pour une plus grande efficacité durable. partage d un engagement dans une cause commune qui fonde une communauté pour renforcer le respect de nos valeurs au regard de l identité des personnes, de leur liberté de choix de vie, et pour soutenir cet objectif indispensable aux politiques de lutte contre la maladie : zéro discrimination. Notre capacité à maitriser durablement l infection à VIH relève certes de l innovation scientifique mais surtout de notre capacité à faire évoluer l organisation politique et sociale de la santé au service de toutes les personnes atteintes. L innovation bouscule nos organisations en matière de prévention, de prise en charge et de suivi : de la Prep dont l efficacité est aujourd hui reconnue au Tasp, le contrôle des risques de contamination ou de réplication est possible, mais à quelles conditions? Ces stratégies seront au cœur de nos discussions. Elles sont applicables à d autres risques, d autres pandémies : hier nous avions un débat majeur pour l accès universel aux soins et à la prévention pour la maitrise du VIH qui a bouleversé nos regards Nord/Sud ; aujourd hui, le débat doit prendre en compte les hépatites, demain d autres virus émergents, inéluctables sur lesquels nous reconduirons nos solidarités. Nos engagements tracent là toujours la même voie : celle qui fait de la santé un bien universel nécessitant tout à la fois le partage des connaissances, des savoirs, et des moyens de lutte et la reconnaissance des droits des personnes. Notre ambition est que notre communauté francophone, professionnels de santé, décideurs, patients et citoyens, rassemblée à Bruxelles par l AFRAVIH, continue de tracer cette voie de partage et d équité. Le programme scientifique (en français) sur quatre jours comprendra 3 conférences plénières, une trentaine de sessions orales et de longs créneaux horaires dédiés aux discussions posters autour des quelques 400 communications affichées triées sur le volet. La 8 ème Conférence s efforcera d accueillir, comme les années précédentes, à travers sa politique de bourses, le plus grand nombre de soignants, chercheurs et représentants associatifs originaires surtout d Afrique Noire et du Maghreb pour qu ils puissent aussi faire entendre leur voix. Christine Katlama Présidente de l'afravih Stéphane De Wit Président de la 8ème Conférence Constance Delaugerre Faustin Kitétélé Co-Présidente de la 8e Conférence Co-Président de la 8e Conférence AFRAVIH 2016/ Page 5

afravih l alliance francophone des acteurs de santé contre le vih et les hépatites objectifs de l AFRAVIH Renforcer l action francophone internationale de lutte contre le VIH / sida et les hépatites par : la promotion et le soutien des actions de formation, le partage de l expertise scientifique, la promotion d actions et de recherche contre le VIH / sida et les hépatites, le développement des pratiques de santé publique, à travers un réseau francophone d acteurs de santé impliqués dans la lutte contre le VIH et les hépatites. Les actions de l AFRAVIH portent sur le développement des échanges entre les acteurs par : le renforcement des liens avec les associations et les organisations internationales (IAS, ONUSIDA, OMS ) engagées dans la lutte contre le VIH et les hépatites, le soutien et la participation à : -- des actions de formations/stages dans le cadre des réseaux Nord/Sud francophones, -- l organisation de modules de formations spécifiques destinées aux pays du sud francophones, dans le champ médical et psychosocial. Présidente Pr Christine Katlama, France Vice-présidents Dr Pierre Côté, Canada Pr Serge Eholié, Côte d Ivoire Secrétaire général Pr Gilles Brücker, France Secrétaire générale adjointe Dr Alexandra Calmy, Suisse Trésorier Pr Nathan Clumeck, Belgique Membres du Conseil d Administration Dr Vic Arendt, Luxembourg Pr Françoise Barré-Sinoussi, France Pr Stéphane De Wit, Belgique Pr Eric Delaporte, France Pr Jean-François Delfraissy, France Dr Bernard Elghozi, France M. Jean-Jacques Gattegno, France Pr Pierre-Marie Girard, France Pr Hakima Himmich, Maroc Pr Bernard Hirschel, Suisse Pr Sinata Koulla Shiro, Cameroun Dr Pagnaroat Men, Cambodge Pr Papa Salif Sow, Sénégal Pr Mark Wainberg, Canada AFRAVIH 2016 / Page 6

conférence afravih 2016 Président Pr Stéphane De Wit, Bruxelles, Belgique Co-Présidents Dr Constance Delaugerre, Paris, France Dr Faustin Kitétélé Ndolumingu, Kinshasa, RDC Comité de Programme Dr Isabelle Andrieux-Meyer, Windisch, Suisse Dr Ahidjo Ayouba, Montpellier, France Pr Marc Bourlière, Marseille, France Pr Gilles Brücker, Paris, France Pr André Cabié, Fort-de-France, France Dr Alexandra Calmy, Genève, Suisse Pr Nathan Clumeck, Bruxelles, Belgique Dr Dominique Costagliola, Paris, France Dr Pierre Côté, Montréal, Canada Pr François Dabis, Bordeaux, France Pr Stéphane De Wit, Bruxelles, Belgique Pr Eric Delaporte, Montpellier, France Dr Constance Delaugerre, Paris, France Pr Serge Eholié, Abidjan, Côte d Ivoire Pr Christine Katlama, Paris, France Dr Faustin Kitétélé Ndolumingu, Kinshasa, RDC Dr Karine Lacombe, Paris, France Dr Martine Peeters, Montpellier, France Dr Bruno Spire, Marseille, France Dr Bernard Taverne, Dakar, Sénégal Dr Réjean Thomas, Montréal, Canada Comité Scientifique Dr Avelin Aghokeng, Montpellier, France Dr Steve Ahuka-Mundeke, Kinshasa, RDC Dr Xavier Anglaret, Bordeaux, France Dr Vic Arendt, Luxembourg, Luxembourg Dr Joy Backory, Dakar, Sénégal Pr Françoise Barré-Sinoussi, Paris, France Pr Manuel Battegay, Bâle, Suisse Pr François-Xavier Blanc, Nantes, France Pr Steven Callens, Gand, Belgique Pr Bob Colebunders, Anvers, Belgique Dr Sandrine Musso, Marseille, France Dr Bernard Elghozi, Créteil, France Pr Pierre-Marie Girard, Paris, France Dr Eric Goemaere, Cape Town, Afrique du Sud Pr Hakima Himmich, Casablanca, Maroc Pr Bernard Hirschel, Genève, Suisse Pr Badreddine Kilani, Tunis, Tunisie Dr Charles Kouanfack, Yaoundé, Cameroun Pr Sinata Koulla Shiro, Yaoundé, Cameroun Dr Almoustapha Maiga, Bamako, Mali Dr Anne-Geneviève Marcelin, Paris, France Pr Nicolas Meda, Bobo-Dioulasso, Burkina Faso Pr Michel Moutchen, Liège, Belgique Dr Philippe Msellati, Abidjan, Côte d Ivoire Pr Cheik Tidiane Ndour, Dakar, Sénégal Dr Phimpha Paboriboune, Vientiane, Laos Pr Georges-Philippe Pageaux, Montpellier, France Dr Gilles Peytavin, Paris, France Dr Louis Pizarro, Paris, France Pr Stanislas Pol, Paris, France Dr Gilles Raguin, Paris, France Pr Fatiha Razik, Alger, Algérie Dr Françoise Renaud Théry, Genève, Suisse Pr Jacques Reynes, Montpellier, France Pr Jean-Pierre Routy, Montréal, Canada Pr Christine Rouzioux, Paris, France Dr Badara Samb, Genève, Suisse Pr Mariam Sylla, Bamako, Mali Pr Philippe Van de Perre, Montpellier, France Pr Guido Vanham, Anvers, Belgique Dr Linos Vandekerckhove, Gand, Belgique Pr Mark Wainberg, Montréal, Canada Pr Fabien Zoulim, Lyon, France AFRAVIH 2016/ Page

AFRAVIH 2014 MONTPELLIER QUELQUES CHIFFRES z 3 séances plénières (10 présentations), z 30 sessions de communications orales, z 16 symposiums associatifs, institutionnels et commerciaux et 3 cafés experts, z 25 exposants dont 14 stands associatifs et institutionnels et 11 stands commerciaux, z 4 discussions posters et 1 poster corner, z 3 films. 1 200 Résumés 42 Nationalités Les 3 pays les + représentés z France z Burkina Faso z Cameroun 1 300 participants 856 participants venus des pays du Nord France, Suisse, Belgique, Canada, Royaume-Uni, USA, Allemagne, Monaco, Luxembourg, Roumanie, Espagne, Italie, Hollande, Norvège. 399 participants venus d Afrique AFRAVIH 2016 / Page 8

154 boursiers venus de 24 pays Cameroun Côte d Ivoire Burkina Faso Sénégal Mali Maroc Togo Bénin République démocratique du Congo France Guinée République Centrafricaine Roumanie Tunisie Algérie Brésil Burundi Niger Belgique Cambodge Gabon Madagascar Tchad Vietnam AFRAVIH 2016/ Page 9

programme Synthèse des thèmes abordés En sessions plénières z Les dynamiques de l épidémie du VIH dans l espace francophone z Stratégies thérapeutiques : perspectives z VIH et agenda du développement à l horizon 2030 z Les ARV, outils de prévention z Adolescents et VIH z Rémission ou guérison? z Comorbidités ou polymorbidités? z Enjeux pour les HSH au Nord et au Sud z Dépister et guérir : le nouveau paradigme des hépatites virales z Le coût de la prise en charge VIH et hépatites au Nord et au Sud En sessions parallèles z Physiopathologie z Stratégies thérapeutiques z Résistance z Infections hors tuberculose z Tuberculose z Comorbidités non infectieuses / Cancers z Hépatites z Pharmacologie / Interactions médicamenteuses z Populations clés z Santé sexuelle et IST z Epidémiologie z Prévention z Prise en charge z Dépistage z Enfants et adolescents z Femmes et VIH z Systèmes de santé / Délégation des tâches z Coûts et financement / Propriété intellectuelle z L engagement communautaire z Stigmatisation et discrimination AFRAVIH 2016 / Page 10

PRÉLIMINAIRE Mercredi 20 avril 2016 Jeudi 21 avril 2016 Vendredi 22 avril 2016 Samedi 23 avril 2016 0:30 08:00 Café Experts Café Experts Café Experts 08:30 09:00 Session Plénière Session Plénière Sessions de Communications Orales (5) 09:30 10:00 Pause Café Pause Café Pause Café 10:30 11:00 Sessions de Communications Orales (5) Sessions de Communications Orales (5) Session Plénière 11:30 Accueil des participants 12:00 12:15 12:30 13:00 Satellite Institutionnel Satellite Institutionnel Visite des Posters Satellite Institutionnel Visite des Posters Cérémonie de Clôture 13:30 14:00 14:30 Satellite Institutionnel Discussion des Posters Discussion des Posters 15:00 15:30 16:00 Satellite Institutionnel Sessions de Communications Orales (5) Sessions de Communications Orales (5) 16:30 1:00 1:15 1:30 18:00 Cérémonie d'ouverture Satellite Institutionnel Satellite Institutionnel 18:30 18:45 19:00 19:30 Cocktail d'ouverture AFRAVIH 2016/ Page 11

partenariat La Conférence s adresse à la communauté des acteurs (professionnels, scientifiques, institutionnels, associatifs, industriels...) engagés dans la lutte contre le VIH et les hépatites et qui partagent une culture et une pratique commune : celle de la langue française. L industrie du médicament occupe une place importante au sein de cette communauté. Comme à Genève en 2012 et à Montpellier en 2014, sa présence et son soutien seront nécessaires à Bruxelles en 2016 pour continuer à accompagner les échanges et les partages, à renforcer les liens entre les pays du Nord et les pays du Sud et permettre à la Conférence la prise en charge d un maximum de boursiers. En marge du programme scientifique du mercredi au samedi, de nombreuses opportunités vous sont offertes de nous apporter votre soutien. Vos symposiums feront partie intégrante du programme et permettront d élargir les thèmes débattus durant la Conférence. En outre, l exposition et les autres éléments de partenariat vous offrent des médias supplémentaires et variés destinés à accroître votre présence et votre visibilité. Votre implication représente l un des facteurs essentiels du succès de la 8e Conférence Internationale Francophone sur le VIH et les Hépatites AFRAVIH 2016. Nous vous proposons 3 niveaux de Partenariat. CATÉGORIE CONTRIBUTION MINIMUM Partenaire Or 90 000 Partenaire Argent 60 000 Partenaire Bronze 50 000 Les priorités de choix sont attribuées à la catégorie de partenariat selon le principe du «premier arrivé, premier servi» à l intérieur d une catégorie. Pour l attribution des stands dans l exposition tous les partenaires seront traités en priorité. Le montant des inscriptions groupées n est pas pris en compte dans le calcul de la catégorie de partenariat. L opportunité d acheter des inscriptions groupées n est offerte qu aux partenaires ayant atteint par ailleurs le niveau Or, Argent ou Bronze. tableau de partenariat 4 formes distinctes de partenariat s offrent à vous : z, Cafés expert et soutien aux sessions orales, z Soutien au programme de bourses, z Marketing et publicités, z Exposition. Le budget correspondant à vos choix cumulés dans chacune de ces 4 catégories détermine votre niveau de partenariat (Bronze, Argent ou Or). Tous les tarifs mentionnés dans ce dossier sont hors taxe, à l exception des inscriptions. Bénéfices Partenaire Or Partenaire Argent Partenaire Bronze Partenaire général Priorité de choix : > Date, horaire et salle du symposium 1 er 2 ème 3 ème > Emplacement du stand 1 er 2 ème 3 ème Affiche du symposium dans le Centre des Congrès X X X Insertion mallette X X X X Logo sur le site internet et dans le programme final X X X X Logo sur les slides diffusées en inter sessions X X X Remerciement pendant la cérémonie d ouverture X X X Nom du partenaire dans la liste des exposants et courte description de la société dans le programme final X X X X Accès aux tarifs préférentiels inscriptions groupées X X X AFRAVIH 2016 / Page 12 * Une insertion mallette est offerte aux partenaires qui organisent un symposium.

SYMPOSIUMS 5 minutes : 55.000 HT Le jeudi et le vendredi de 12h15 à 13h30. 90 minutes : 60.000 HT Le mercredi de 12h30 à 14h00, de 14h00 à 15h30 ou de 15h30 à 1h00 et le jeudi et le vendredi de 1h15 à 18h45. Attribution des créneaux horaires Les plages horaires des symposiums sponsorisés seront allouées en fonction du niveau de partenariat et de la date de confirmation. Programme des symposiums Les symposiums sponsorisés sont organisés par le partenaire en collaboration avec l AFRAVIH. Le programme des symposiums, y compris le titre, les thèmes et les présentations doivent être soumis au secrétariat d organisation pour accord, l objectif visant l intégration cohérente des symposiums dans le programme. Une fois le programme du symposium approuvé, il ne peut être modifié sauf par accord écrit entre le partenaire et le secrétariat d organisation. affiches d annonce des symposiums Le partenaire peut disposer d affiches d annonce dans le lieu de la conférence uniquement le jour du symposium. Le format des affiches et leur mise en page doivent être soumis à l organisateur pour approbation avant réalisation. Le partenaire est responsable de la livraison des affiches du symposium sponsorisé à l organisateur le jour où les affiches seront affichés. L emplacement des affiches doit être approuvé par le secrétariat d organisation. Une insertion mallette est offerte aux partenaires qui organisent un symposium leur permettant de communiquer sur le programme de leur symposium. Inscription, hébergement et voyage des orateurs Toute personne, y compris les orateurs et les invités, qui souhaite assister aux conférences doit être inscrite à la Conférence. Le partenaire est responsable financièrement de l invitation et de l organisation du voyage des orateurs et modérateurs qui ont été spécifiquement invités au symposium du partenaire, même s ils sont également invités par l organisateur. Dans ce cas le partenaire est tenu de prendre en charge les frais d inscription, de voyage et d hébergement de l orateur. Salles et services pour les symposiums satellites Les symposiums sont fournis avec les installations et services ci-dessous : Aménagement en style théâtre, Equipement technique (pupitre sonorisé, ordinateur de diffusion, vidéoprojecteur, 2 micros tribune, assistance technique, 2 micros HF salle, 2 hôtesses), Publication du symposium dans le programme officiel, Affichage d affiches d annonce dans le centre de Conférence, Insertion d une invitation dans la mallette des congressistes (à fournir par le partenaire). AFRAVIH 2016/ Page 13

Café Experts 60 minutes : 30.000 HT Le jeudi, le vendredi et le samedi de h15 à 8h15. Rencontre d experts sur des thématiques ciblées. Les intervenants seront sélectionnés conjointement par l AFRAVIH et le partenaire. Salles et services pour le Café Experts Aménagement en style théâtre, Equipement technique (pupitre sonorisé, ordinateur de diffusion, vidéoprojecteur, 2 micros tribune, assistance technique, 1 micro HF salle, 1 hôtesse), Publication du Café Experts dans le programme officiel, Affichage d affiches d annonce dans le centre de Conférence, Insertion d une invitation dans la mallette des congressistes (à fournir par le partenaire), Capacité : 100 personnes (incluant une prestation petit-déjeuner). Soutien aux sessions orales 15.000 HT Les partenaires ont la possibilité de parrainer certaines des sessions orales de la Conférence. Ce soutien sera affiché dans le programme officiel de la conférence par la mention : «Avec le soutien de...» suivi du nom du partenaire. Le choix des thèmes, des orateurs ainsi que la sélection des résumés restent de l entière responsabilité du Comité Scientifique. SOUTIEN AU PROGRAMME DE BOURSES Afin de permettre principalement aux personnes travaillant dans les pays en développement de participer à cette Conférence, les organisateurs ont mis en place un programme de bourses ambitieux. Ces bourses sont réservées, d une part, aux personnes francophones travaillant dans un pays en développement comme professionnel de santé, comme chercheur ou comme acteur de lutte dans le domaine du VIH ou des Hépatites ; d autre part, aux personnes francophones travaillant dans un pays du Nord comme professionnel de santé, comme chercheur ou comme acteur de lutte dans le domaine du VIH ou des Hépatites et ne disposant pas de possibilité de prise en charge de leur participation. Seront retenus en priorité ceux qui auront une communication acceptée. La Conférence leur offre ainsi l opportunité de présenter, au sein du programme, leurs travaux lors des sessions orales ou posters parallèles. Le coût moyen d une bourse - 2000 HT - comprend le transport aérien, l inscription à la Conférence, 4 nuits d hôtel avec petits déjeuners, per diem. AFRAVIH 2016 / Page 14

AGORA posters 15.000 HT L agora Posters, située au centre de l exposition et de l espace posters, offre la possibilité aux auteurs sélectionnés par l AFRAVIH de présenter leurs travaux. D une surface de 50m², l espace sera doté d un équipement audiovisuel permettant d assister aux présentations. Augmentez votre visibilité en faisant apparaître votre logo sur l ensemble de l Agora avec la mention «avec le soutien de». Le nom du partenaire sera également mentionné dans le programme du congrès sur les sessions concernées. Possibilité de diffusion d un contenu par le partenaire sur l espace Agora (nous contacter). La sélection des posters et du contenu diffusé sur l espace Agora est effectuée par le Comité Scientifique. Matériel du conférencier Stylos officiels du congrès : 2.500 HT Le logo du partenaire apparaîtra sur les stylos officiels du congrès. Les stylos seront insérés dans chaque mallette. Le modèle des stylos est soumis à l approbation du secrétariat d organisation. Tout matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la Conférence. Blocs-notes officiels du congrès : 3.500 HT Le logo du partenaire apparaîtra sur les blocs-notes officiels du congrès. Les blocs-notes seront insérés dans chaque mallette. Le modèle des blocs-notes est soumis à l approbation du secrétariat d organisation. Tout matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la Conférence. Cordons des participants : 6.000 HT Le partenaire fournira les cordons de badge de la Conférence. Le logo de votre société apparaîtra sur les cordons de badge. Le modèle de cordon de badge doit être approuvé par l organisateur. Le matériel doit être fourni et livré directement par le partenaire sur le lieu de la Conférence. N hésitez pas à nous contacter pour toute demande de devis relative à la fabrication des cordons de badge incluant votre logo. AFRAVIH 2016/ Page 15

médias & communication Application officielle AFRAVIH 2016 : 12.000 HT Parrainage exclusif de l application officielle du congrès disponible pour les smartphones et tablettes utilisant les systèmes Apple, Android, Blackberry et Windows Phone. Contenu de l application : programme, résumés, plan du congrès, informations intervenants À l ouverture de l application, apparaîtra ce message : «Avec le soutien de + votre logo». Notifications Push via l application AFRAVIH : 1.500 HT Envoi d une notification push personnalisée aux congressistes ayant téléchargé l application AFRAVIH 2016. Ces notifications push peuvent être utilisées pour inviter les congressistes à venir sur votre stand, à se rendre à votre symposium ou café experts. 2 notifications au maximum par partenaire industriel. Les textes doivent être envoyés avant le congrès et validés préalablement par l AFRAVIH. Le nombre de caractères par notification est limité à 140 espaces compris. Wifi de la conférence : 5.000 HT Le Wifi est mis à la disposition de tous les participants dans les aires de repos de l espace d exposition. Le nom de votre société constitue le mot de passe pour accéder au wifi. Affichage du message Votre connexion Wifi vous est offerte par + votre logo dans le centre de congrès. Esp@ce Cyber : 5.000 HT Parrainage de l espace cyber situé au sein de l exposition. Doté d ordinateurs, il offre aux participants un accès Internet. Affichage de votre logo sur l espace cyber et l écran d accueil des ordinateurs. Possibilité de disposer d un kakémono avec votre publicité (réalisé par vos soins) sur l espace Cyber. Invitation par mailing : 2.000 HT Annoncez vos sessions, le lieu de votre stand dans l exposition ou toute autre information à tous les participants inscrits ayant accepté d être contacté par mailing. Le logo de votre société apparaîtra dans l Email. L Email sera préparé et envoyé par le secrétariat d organisation. Insertion mallette : 2.000 HT Votre document sera inséré dans chaque mallette et sera à portée de main de chacun à tout moment. Le contenu de la plaquette doit être approuvé par le secrétariat d organisation et produit et fourni par le partenaire. insertions publicitaires Le programme final (16x24 cm) sera disponible dans la mallette congrès distribuée à tous les participants (environ 1300). Le programme de poche (9x13 cm) est l accessoire indispensable qui se glisse derrière le badge du participant. Toujours à portée de main, il est le complément idéal du programme final pour savoir en un coup d œil QUOI, OÙ et QUAND! 2 ème de couverture dans le programme final : 2.500 HT 3 ème de couverture dans le programme final : 2.500 HT 4 ème de couverture dans le programme final : 3.000 HT Pleine page intérieure dans le programme final : 2.000 HT Pleine page dans le programme de poche : 1.500 HT AFRAVIH 2016 / Page 16

inscriptions Inscriptions conférence Les droits d inscription conférence donnent droit aux prestations suivantes : à l accès à tous les espaces publics de la Conférence (exposition, posters, conférences, symposiums) ; à la cérémonie et au cocktail d ouverture, au libre-service pendant les pauses café. Droits d inscription Jusqu au 28 fév. 2016 : 400 TTC * Du 29 février au 19 avril 2016 : 480 TTC * Du 19 avril et sur place : 600 TTC * Prix étudiant (présentation de justificatif) : 200 TTC * Les badges exposants donnent accès : à l espace d exposition ainsi qu au symposium de la société exposante (les autres sessions du programme sont exclues) à la cérémonie et au cocktail d ouverture, au libre-service pendant les pauses café. Prix exposant (badge sup.) : 100 TTC * A VOS AGENDAS Ouverture des inscriptions en ligne 15 septembre 2015 Date limite de soumission des résumés 15 décembre 2015 Ouverture de l appel à communications 15 septembre 2015 Date limite du tarif préférentiel d inscription 28 février 2016 Envoi du guide technique novembre 2015 Dates de la Conférence 20 23 avril 2016 hébergement Live! by GL Events a réservé des contingents de chambres à des tarifs préférentiels dans différents hôtels de Bruxelles pour les participants de la Conférence. Les chambres pourront être réservées en ligne à partir de septembre 2015. N hésitez pas à contacter notre département hébergement à l adresse suivante : contact@afravih2016.org * dont TVA 21% (taux applicable en Belgique) AFRAVIH 2016/ Page 1

EXPOSITION stands SURFACE NUE : 500 HT/M² Stand équipé : 650 HT/M² Surface nue sans aménagement ni mobilier, qui doit Stand composé de cloisons, de moquette, d une enseigne avec le obligatoirement être équipée par l exposant. nom de l exposant (modèle unique) et de certains équipements (intégration d un visuel). Le prix de location du stand nu donne droit aux prestations Le prix de location du stand agencé donne droit aux prestations suivantes à l exclusion de toute autre : suivantes à l exclusion de toute autre : l usage du stand pendant la durée de l exposition et les le stand équipé avec moquette, cloisons, rail de spots, enseigne, périodes de montage et de démontage, ensemble mobilier 1 table/3 chaises, coffret électrique 1kw ENTRANCE (le dépassement de la puissance attribuée entraînera une coupure du boîtier électrique. Pour les services de coordination du congrès pendant les périodes de toute commande de puissance électrique supplémentaire, celle-ci devra être effectuée à montage et de démontage des stands et pendant la durée de 38 réception du guide technique de l exposition), l exposition, 5,000 Premium booths 5,000 h 255 h 228 h 223 hsp 255cm max h 255 TECHNICAL CLEARANCE 39 le gardiennage des zones publiques de l exposition à l exclusion des l usage du stand pendant la durée de l exposition et les périodes de 40 33 exposants, 26 19 12montage et de démontage, surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des hsp >255cm h 228 h 22 h 223 h 223 h 223 h 556 h 256 h 55 hsp 220cm max 3 h 45 h 56 h 56 Clearance under truss 465 Clearance under truss 465 h 22 de coordination du congrès pendant les périodes un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains les services 4 42 de montage et de démontage des stands et pendant la durée de donnant accès aux sessions (cf. p.19), 5 l exposition, 43 35 28 6 l annonce de votre présence dans le programme, et sur le site web. 20 13 ENTRANCE 44 36 29 des zones publiques de l exposition à l exclusion des 21 14le gardiennage 45 3 30 surfaces des stands qui restent sous la responsabilité des exposants, 38 22 15 8 41 34 2 h 22 PAUSE CAFE Premium booths 5,000 h 255 h 22 5,000 h 228 h 223 66,005 h 255 TECHNICAL CLEARANCE 39 23 hsp >255cm h 228 12 4 AGORA POSTERS x 29 45 3 30 66,005 22 15 h 220 52,45 h 223 hsp >255cm so 186 it p 3 an 2 ne po a st ux er s h 220 AFRAVIH 2016 / Page 18 0M h 500 5M h 220 AFRAVIH 2016 plan 4 du 20/5/2015 ATTRIBUTION DES STANDS 10M 5M AFRAVIH 2016 plan 4 du 20/5/2015 h 500 AIR EXTRACTOR Linéaire de buffets so 20 it pa 40 nn po ea st ux er s Entrée de Entrée de l exposition l exposition h 345 h 220 10M h 345 0M h 400 h 220 5M 0M hsp 255cm max h 345 h 220 so 20 it pa 40 nn po ea st ux er s TECHNICAL CLEARANCE Stands 3x3m Stands 3x3m h 345 h 44 h 49 TECHNICAL CLEARANCE so 186 it p 3 an 2 ne po a st ux er s h 220 160 hsppanneaux >255cm= 320 posters Clearance under truss 465 h 400 Clearance under truss 465 Clearance under truss 465 h 500 h 354 h 220 Posters Stands 3x3m Stands 3x3m 160 panneaux = 320 posters Stands 3x3m Stands 3x3m Posters 4444 5 45 43 4343 45 3 13 6 42 44 4242 44 36 14 43 41 4141 43 35 15 8 42 40 4040 42 16 9 Linéaire41 de buffets 39 3939 41 38 343840 4038 33 39 39 38 3238 31 Entrée de Entrée de dede Entréel exposition l expositionentrée l exposition l exposition h 44 GSPublisherEngine 0.0.100.100 h 220 29,186 1 Posters 160 = Posters 320 posters 160 320 posters Posters hsppanneaux >220cm hsppanneaux 220cm =max 160 panneaux = 320 posters 160 panneaux = 320 posters Clearance under truss 465 h 500 TECHNICAL CLEARANCE GSPublisherEngine 0.0.100.100 52,45 2 TECHNICAL CLEARANCE h 220 3 h 354 66,005 4 h 345 Posters h 220 Linéaire de buffets hsp 220cm max h 56 Clearance under truss 465 h 49 5 h 22 6 h 500 h 400 h 55 9 1616 2323 42 15 22 8 43 Pause 1515 2222 43 3035 328 Pause café 30 20 16 2314 21 3030 33 café42 1414 23 2121 16 44 2936 3629 29 21 6 15 2213 20 2929 41 3636 1313 22 2020 15 45 283 3530 30 328 22 5 14 21 40 2828 3 3535 30 14 21 Pause 29 3623 4 Pause 13 20 39 29 36 Pause café PAUSE CAFE 13 café 20 28 35 3 café 38 2 34 28 35 2 22 3434 Pause 12 33 19 26 café 26 Pause POSTERS 1212 2626 3333 café1919 AGORAx 11 18 2 34 25 25 32 2 1111 1818 2525 34 3232 2 10 31 1 26 3324 24 1 12 19 1010 19 11 2424 33 3131 12 26 11 18 25 32 11 18 25 32 10 1 24 31 10 1 24 31 h 22 Clearance under truss 465 Clearance under truss 465 h 256 Clearance under truss 465 h 22 8 9 max h 223 41 8 h 220 h 45 16 23 99 15 22 88 149 21 9 138 20 86 6 5 5Pause 6 café 64 4 5 53 3 124 19 4 3 11 3 18 22 10 1 11 2 2 1 1 h 500 29,186 TECHNICAL TECHNICAL CLEARANCE TECHNICAL CLEARANCE CLEARANCE h 56 9 6 h 345 h 22 h 354 h 556 40 14 hsp 23 16 255cm h 49 h 255 h 223 h 44 Agora Agora Agora Posters PAUSE CAFE Posters Posters 50 m² 5050 m²m² Agora Posters Agora 33 26 19 12AGORA POSTERS 3 50 m² x Posters 45 Pause 50 m² 45 Pause 45 34 2 Pause Pause café 45 café 4 16 23 café 44 PAUSE CAFE 44 café h 223 h 228 13 21 h 228 Agora 38Pause Posters café 50 m² Pause 39 café 20 h 345 36 h 345 44 5 so 186 it p 3 an 2 ne po a st ux er s 28 h 22 5,000 h 255 35 h 22 Pause ENTRANCE entrée Pause Pause café café café Pause café Premium booths PAUSE CAFE 5,000 l annonce de votre présence dans le programme, et sur le site web. 2 IMPLANTATION préliminaire 42 Pause café Pause café43 hsp 220cm max 3 Clearance under truss 465 so 20 it pa 40 nn po ea st ux er s 34 16un nombre forfaitaire de badges exposants dont certains donnant 9 accès aux sessions (cf. p.19), h 55 h 56 52,45 Clearance under truss 465 29,186 h 256 19 h 45 h 56 h 22 26 h 223 AIR EXTRACTOR Pause 33 café Pause Pause 41 café café h 556 40 Pause café PAUSE CAFE h 223 AIR EXTRACTOR h 22 h 223 h 345 hsp 255cm max 10M La surface d exposition est allouée par l organisateur selon le principe du «premier arrivé, premier servi», en fonction de la date d envoi de votre réservation d espace et celle de la réception du paiement. Néanmoins, les exposants comptant parmi les partenaires principaux (niveau Or, Argent ou Bronze) auront la priorité sur tous les autres.

INSCRIPTIONs exposants L acquisition d un espace d exposition vous donne droit à la publication de votre nom dans le listing des exposants du programme final et sur le site internet de la Conférence ainsi qu aux prestations suivantes : Surface du stand Badges exposants* inclus Programme final remis 9 à 12 m 2 2 badges 1 exemplaire 12 à 18 m 2 3 badges 2 exemplaires 20 à 30 m 2 4 badges 3 exemplaires Badge exposant*** supplémentaire : 100 TTC * INSCRIPTIONS GROUPéES** TARIFS PRéFéRENTIELS Les partenaires Or, Argent et Bronze bénéficient de remises exceptionnelles sur les inscriptions groupées selon le niveau de partenariat. Ces remises sont applicables sur le premier tarif de 400 TTC pendant tout la durée des inscriptions. Attention, ces remises ne s appliquent pas aux inscriptions sur place, proposées à 600 TTC. Partenaire Or Partenaire Argent Partenaire Bronze 15 % 10 % 5 % 340 TTC * 360 TTC * 380 TTC * * dont TVA 21% (taux applicable en Belgique) ** Le montant des inscriptions groupées n est pas inclus dans le calcul du niveau de partenariat. *** Badge exposant : le badge exposant ne permet pas l accès aux sessions scientifiques. Les conditions d annulation des inscriptions s appliquent également aux inscriptions groupées. AFRAVIH 2016/ Page 19

FORMULAIRE DE réservation A compléter et à adresser à : Amaury LEFEBVRE AFRAVIH 2016 c.o./live! by GL events 59, quai Rambaud CS 80059 69285 Lyon cedex 02 France amaury.lefebvre@gl-events.com RAISON SOCIALE Tous les champs sont obligatoires. SIRET : TVA intracommunautaire : Adresse : Code postal : Ville : Pays : CONTACT Prénom : Nom : Fonction : Téléphone fixe : Portable : Mail : @ COORDONNEES DE FACTURATION SI DIFFERENTES Tous les champs sont obligatoires. Nom de la société SIRET : TVA intracommunautaire : Adresse : Code postal : Ville : Pays : MODES DE REGLEMENT : Virement bancaire / Nos références bancaires : Banque : SOCIÉTÉ GÉNÉRALE - Direction Lyon Entreprises - Tour Swiss Life, 1 Bld Vivier Merle, 69443 Lyon Cedex 03 FRANCE. Etablissement : 30003 - Guichet : 03640 N Compte : 00020301226 - Clé : 60 IBAN : FR6 3000 3036 4000 0203 0122 660 - SWIFT BIC : SOGEFRPP. Par carte bancaire : Merci de spécifier : VISA MASTER CARD AMEX N Date expiration (MM/AA) / CRYPTOGRAMME Par chèque à l ordre de : LIVE! by GL Events ADRESSE D ENVOI DU CHÈQUE : LIVE! by GL Events SERVICE EXPOSANTS 59 quai Rambaud CS 80059 69285 Lyon cedex 02. Veuillez préciser le nom de votre société ainsi que notre n de facture. J autorise le débit de mon compte bancaire pour le montant de Euros. AFRAVIH 2016 / Page 20 AFRAVIH 2016/ Page 20

I. SYMPOSIUMS, CAFES EXPERTS ET SOUTIEN AUX SESSIONS ORALES Prestation Quantité Prix HT Total HT : 5 min 55.000 : 90 min 60.000 Café experts 30.000 Soutien aux sessions orales 15.000 II. MARKETING ET PUBLICITES Prestation Quantité Prix HT Total HT A. Agora Posters 15.000 B. Blocs du congrès 3.500 B. Stylos du congrès 2.500 B. Cordons des participants 6.000 C. Application AFRAVIH 2016 12.000 C. Notification Push 1.500 C. Wifi de la conférence 5.000 C. Invitation par mailing 2.000 C. Insertion mallette 2.000 D. 2ème de couverture du programme final 2.500 D. 3ème de couverture du programme final 2.500 D. 4ème de couverture du programme final 3.000 D. Annonce pleine page intérieure dans le programme final 2.000 D. Annonce pleine page dans le programme de poche 1.500 III. EXPOSITION Stands N Surface Prix HT Total HT Stand nu m 2 ² 500 /m² Stand équipé m 2 ² 650 /m² IV. INSCRIPTIONS GROUPEES TARIFS PREFERENTIELS Prestation Quantité Prix HT Total HT Partenaire Or : inscription groupée avec remise de 15% 281 Partenaire Argent : inscription groupée avec remise de 10% 298 Partenaire Bronze : inscription groupée avec remise de 5% 314 TOTAL HT TVA 21% TOTAL TTC Acompte 50% ce jour, soit A joindre obligatoirement au bon de commande (chèque ou copie du virement) pour que le formulaire de réservation soit valide. Solde du au plus tard le 01 mars 2016 (voir page 20). Je soussigné(e) déclare avoir pris connaissance des règlements du congrès et des conditions générales de vente et en accepter sans réserve ni restriction toutes les clauses. Date, Nom, qualité du signataire : cachet de l entreprise : AFRAVIH 2016/ Page 21

destination bruxelles Capitale européenne, Bruxelles est un point central dans le monde décisionnaire d aujourd hui et possède un caractère universel et moderniste. En tant que capitale du Royaume de Belgique, Bruxelles est très bien desservie tant par la route que par les airs ou les voies ferroviaires. en voiture Pays voisin de la France, la Belgique, et plus particulièrement sa capitale, est très facilement accessible par la route. Il faudra compter à peine 3 heures pour rejoindre la capitale belge depuis Paris, via l A1 direction Lille puis l E19 vers Bruxelles. Il y a 660 places de parking dans les sous-sols du SQUARE. Vous pouvez y accéder par la place de la Justice et la rue des Sols, et puis continuer à pied vers le bâtiment SQUARE. en avion L aéroport international de Bruxelles est à 1 minutes à peine du centre-ville et du SQUARE. Une navette relie l aéroport à la Gare Centrale, qui se trouve à deux pas du SQUARE. Deux compagnies assurent les principales liaisons entre la France et Bruxelles (Air France et Brussels Airlines). Depuis Kinshasa, Brussels Airlines assure 1 liaison hebdomadaire jusqu à Bruxelles. Depuis Dakar, Brussels Airlines assure 1 liaison hebdomadaire vers Bruxelles. Depuis Casablanca, Brussels Airlines propose 1 liaison journalière vers Bruxelles. Depuis Yaoundé, Brussels Airlines propose 4 vols directs par semaine jusqu à Bruxelles. Depuis Bamako, Air France assure 1 liaison journalière jusqu à Paris. Depuis Tunis, Air France assure 3 vols directs par semaine jusqu à Paris. Depuis Alger, Air France assure 1 liaison journalière vers Paris. Depuis Rome, Brussels Airlines propose 1 liaison journalière vers Bruxelles. Depuis Genève, Air France propose 8 vols directs par jour jusqu à Paris. Depuis le Canada et les USA, Air France propose des liaisons journalières vers Paris. Des vols directs vers Bruxelles ont lieu à partir des principales grandes villes françaises. en train Bruxelles se trouve au centre du réseau rapide qui dessert l Europe du Nord. Le Thalys, au départ de la Gare du nord de Paris, ne met qu 1h30 à rejoindre la gare du Midi à Bruxelles. Le SQUARE se situe juste en face de la Gare Centrale, où l on peut rejoindre les lignes internationales à grande vitesse vers Londres, Paris, Amsterdam, Cologne ainsi que les lignes vers les autres villes belges. AFRAVIH 2016 / Page 22

informations Générales CONTACTS ORGANISATION AFRAVIH Hôpital Pitié-Salpêtrière Pavillon Laveran 4-83 Boulevard de l Hôpital 5013 Paris, FRANCE Tel : + 33 (0)1 42 16 02 10 Fax : + 33 (0)1 42 16 02 30 contact@afravih.org www.afravih.org SECRETARIAT D ORGANISATION Live! by GL Events 59 quai Rambaud CS 80059 69285 Lyon Cedex 02, FRANCE Tel : + 33 (0)4 8 1 62 9 contact@afravih2016.org RESPONSABLES PARTENARIATS Evelyne CORBERY Tel : + 33 (0)6 5 03 80 89 evelyne.corbery@afravih.org Amaury LEFEBVRE Tel : + 33 (0)4 8 1 62 85 amaury.lefebvre@gl-events.com LIEU DE LA CONFERENCE Le Square 22 Mont des Arts 1000 Bruxelles, BELGIQUE Tel : + 32 (0)2 515 13 22 Fax : + 32 (0)2 515 13 10 www.squarebrussels.com PLACE ROYALE i KONINGSPLEIN 1 R. RAVENSTEINSTR. N A R. DES SOLS STUIVERSSTR. P 3 MONT DES ARTS KUNSTBERG 2 1 4 entrée cube de verre Mont des Arts - Kunstberg 2 entrée terrasse Mont des Arts - Kunstberg 3 entrée RAVENSTEIN 2 rue Ravensteinstraat 4 entrée COUDENBERG 3 Coudenberg P PLACE DE LA JUSTICE GERECHTSPLEIN M BLD. DE L EMPEREUR KEIZERSLAAN M M APPROx SCALE 1CM:15M AFRAVIH 2016/ Page 23

conditions générales de vente 1. Organisation AFRAVIH Hôpital Pitié Salpêtrière Pavillon Laveran 4/83 Bd de l Hôpital 5013 Paris Commissariat général : Live! by GL Events 59, quai Rambaud - CS 80059-69002 Lyon - France Tél. : +33 (0)4 8 16 16 / Fax : +33 (0)4 8 16 25 contact@afravih2016.org En charge de la commercialisation de la manifestation au nom et/ou pour le compte de l AFRAVIH. On entend par candidat partenaire, toute entité ayant soumis sa candidature à l Organisation pour participer au Congrès. On entend par adhérent, tout partenaire dont l admission a été validée par l Organisation. 2. Lieu et date Le Square Brussels Meeting Center Le congrès se tiendra du mercredi 20 avril au samedi 23 avril 2016. 3. Admission Le bon de commande doit être adressé à : Live! by GL Events 59, quai Rambaud - CS 80059-69002 Lyon France par courrier, fax ou mail. Seules les demandes entièrement remplies et dûment signées, pourront être prises en considération. Les paiements sont à libeller à l ordre de AFRAVIH 2016 Live! by GL events Règlement de l exposition REGLEMENT GENERAL DES MANIFESTATIONS COMMERCIALES. Remarques Préliminaires : Le règlement général des manifestations commerciales de l Union Française des Métiers de l Evénement (UNIMEV) est applicable aux exposants sous réserve des dispositions complémentaires prévues dans le présent règlement. En outre, le cahier des charges Sécurité édité par le propriétaire ou la locataire principal des lieux, ainsi que le Guide de l exposant viennent compléter l ensemble des dispositions applicables à l adhérent. Pour tous les points non traités dans ces conditions générales de vente, veuillez vous référer au règlement général des manifestations commerciales disponible sur : http://www.unimev.fr/ files/unimev.fr/public/ressources/files/unimev_rgmc_version_francaise.pdf DATE ET DUREE - Article 1 L organisateur se réserve à tout moment le droit de modifier la date d ouverture ou la durée de la manifestation, comme de décider sa prolongation, son ajournement ou sa fermeture anticipée, sans que les adhérents puissent réclamer aucune indemnité. Si la manifestation n avait pas lieu, pour cas de force majeure ou cause indépendante de l organisateur, y compris les conséquences d incendie ou d explosion, provenant des locaux du Palais des Congrès ou de quelque origine que ce soit, les sommes versées par les adhérents de plein droit seront acquises à l organisateur. Constituent des cas de force majeure justifiant, à tout moment, l annulation ou le report de la manifestation, toutes situations nouvelles, sanitaires, climatiques, économiques, politiques ou sociales, à l échelon local, national, ou international, non raisonnablement prévisibles au moment de la communication de la manifestation auprès des exposants, indépendantes de la volonté de l organisateur, qui rendent impossible l exécution de la manifestation ou qui emportent des risques de troubles ou désordres susceptibles d affecter gravement l organisation et le bon déroulement de la manifestation ou la sécurité des biens et des personnes. CONDITIONS D ADMISSIONS CONTRÔLE ET ACCEPTATION DES ADHESIONS - Article 2 L organisateur se réserve le droit d apprécier la qualification des candidats partenaires. En outre, les adhésions sont reçues sous réserve d examen. L organisateur statue à toute époque sur les refus ou les admissions, conformément au chapitre 2 du Règlement Général des Manifestations Commerciales sans avoir à justifier les motifs de ses décisions. Le candidat partenaire se verra valider ou refuser sa demande d admission par retour écrit de la part de l Organisation. Le candidat partenaire refusé ne pourra arguer que son adhésion a été sollicitée par l organisateur. Il ne pourra non plus invoquer la correspondance échangée entre lui et l organisateur ou l encaissement du montant de l adhésion ou encore la publication de son nom sur une liste quelconque comme preuve de son admission. Le rejet de l admission ne pourra donner lieu au paiement d aucune indemnité autre que le remboursement des sommes versées à l organisateur à l exclusion des frais de dossier qui resteront acquis à l organisateur. Le droit résultant de l admission est personnel et incessible. L admission n emporte aucun droit d admissibilité pour une autre manifestation organisée par l organisateur. CLASSIFICATION - Article 3 L organisateur détermine les emplacements des stands. Il pourra, à tout moment, s il le juge nécessaire pour une cause quelconque notamment l affluence des adhésions, modifier l importance ou la situation dans les groupes des stands. Aucune réserve ne sera admise de la part des adhérents. Si la modification porte sur la superficie concédée, il y aura lieu seulement à une réduction proportionnelle du prix du stand. Si, par suite d un événement fortuit ou indépendant de sa volonté, l organisateur était empêché de livrer l emplacement concédé à un exposant, ce dernier n aurait droit à aucune autre indemnité qu au remboursement du prix de sa participation sous déduction des frais de dossier. Cependant, aucun remboursement ne serait dû si l adhérent avait été mis par l organisateur en possession d un autre emplacement. OBLIGATIONS DE L ADHERENT - Article 4 Toute adhésion, formalisée par la réception de formulaire de réservation de l organisateur signé, une fois admise, engage définitivement et irrévocablement son souscripteur qui est désormais redevable du montant total de la facture- Art. 03-02 du règlement général des manifestations commerciales. Le fait de désigner une adhésion entraîne l obligation d occuper le stand ou l emplacement attribué au moins 24 heures avant l ouverture de la manifestation et de le laisser installé jusqu à la clôture de la manifestation. Aucune demande de retrait d adhésion, pour quelque motif que ce soit, ne pourra être examinée. L acompte versé restera, en tout état de cause, définitivement acquis à l organisateur. La souscription de l adhésion comporte soumission aux dispositions du présent règlement et des règlements spéciaux notamment du Règlement de sécurité insérés dans la brochure guide de l exposant ainsi qu aux mesures d ordre et de police qui seraient prescrites tant par les autorités que par l Administration. Toute infraction au présent règlement ou aux règlements spéciaux pourra entraîner l exclusion immédiate, temporaire ou définitive de l adhérent, sans aucune indemnité ni remboursement des sommes versées et sans préjudice des poursuites qui pourraient être exercées contre lui. PAIEMENT - Article 5 Un acompte de 50 % du montant total du décompte d inscription doit être obligatoirement joint au bulletin de réservation. Le solde devra être réglé à réception de la facture et en tout état de cause au plus tard le 26 février 2016. A défaut de règlement aux échéances indiquées, l organisateur pourra considérer sans autre formalité l adhésion comme annulée. Dans ce cas, les conséquences financières définies à l article 6 seront applicables. Il n est pas accordé d escompte pour paiement anticipé. Toute somme non payée à l échéance prévue donne lieu, sans mise en demeure préalable, au paiement d intérêts de pénalités de retard au taux BCE majoré de 10 points. La TVA sera appliquée au taux en vigueur à la date de l encaissement dans le respect des articles 44 et 196 (Directive 2008/08/CE du 12/02/08) et des Art 259-1ou 259-2 et 283-1 du Code Général des Impôts. Toutefois, les exposants étrangers peuvent ensuite demander eux-mêmes directement par l intermédiaire d organismes agréés, le remboursement de la TVA dans les limites de la réglementation en vigueur. L organisateur ne pourra en aucun cas être sollicité pour assurer ces démarches. DEFAUT D OCCUPATION ANNULATION - Article 6 Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l adhérent ouvrira au profit de l organisateur une indemnité de résiliation égale à l intégralité du montant de la commande confirmée. Ainsi, le solde du montant de la facture reste en toute circonstance dû par l adhérent. Les stands ou emplacements qui n auront pas été occupés à 12 heures la veille de l ouverture de la manifestation pourront être attribués à un autre exposant, sans que l adhérent non installé puisse réclamer quelque dommage que ce soit ou le remboursement des sommes versées par lui. Toute demande d annulation doit être faite au siège social de Live! by GL Events et adressée par lettre recommandée avec accusé de réception. Le contrat de participation est définitif et irrévocable. Toute annulation du contrat ou réduction de la surface occupée par l adhérent ouvrira au profit de l organisateur une indemnité de résiliation égale à : - Pour toute commande confirmée et réceptionnée au plus tard le 1er décembre de l année précédent la date du congrès : 50% de la commande si l annulation ou la réduction de surface intervient dans les 45 jours calendaires suivant la date de signature du formulaire de réservation de l organisateur. Après ce délai, l intégralité du montant de la commande est due. - Pour toute commande confirmée et réceptionnée après le 1er décembre de l année précédent la date du congrès : l intégralité du montant de la commande confirmée est due. Le non règlement de l un des versements à l une des échéances stipulées, emporte déchéance du droit à exposer; l acompte versé demeurant irrévocablement acquis à l organisateur. INTERDICTION DE CESSION OU DE SOUS-LOCATION - Article La cession de tout ou partie de stand ou d emplacement est interdite. Le non respect de cette obligation pourra entraîner la fermeture immédiate du stand sans préjudice des dommages et intérêts qui pourraient être réclamés à l organisateur. Toutefois, avec l accord de l organisateur, plusieurs adhérents d une profession analogue ou complémentaire, pourront occuper un même stand en commun. Pour cela, il faudra que la demande en soit faite par un titulaire principal. «La demande de participation» que celui-ci présente devra énumérer exactement chacun des partenaires candidats à ce stand collectif, étant précisé que les renseignements demandés dans ce formulaire devront être fournis également pour chaque candidat. En outre, des frais de dossier seront facturés à chaque adhérent. L organisateur se réserve d agréer ou de refuser chacun de ces candidats. Le rejet de candidature de l un ou de plusieurs d entre eux ne saurait permettre aux autres d annuler la réservation de leur stand collectif. Le titulaire principal de ce stand sera, envers l organisateur, responsable personnellement et solidairement avec le ou les adhérents secondaires, du paiement des sommes diverses dues à quelque titre que ce soit à l organisateur ou à tout prestataire de services ou de matériel présenté par celui-ci. Il en sera de même pour le respect de toutes les obligations incombant aux adhérents. DÉCLARATION DES ARTICLES PRESENTÉS - Article 8 Les adhérents doivent obligatoirement déclarer la liste complète des produits qu ils désirent présenter. Ces produits devront être conformes à la nomenclature de la Manifestation. S ils sont agents industriels ou commerciaux, ils seront dans l obligation de mentionner également les noms et adresses des maisons dont ils se proposent d exposer les produits. L organisateur se réserve formellement le droit de faire enlever d office tout produit n étant pas indiqué sur le bulletin d adhésion ou de procéder à l expulsion de l adhérent n ayant pas été agréé dans les conditions précitées, sans préjudice de l application, à l égard du contractant des sanctions prévues par l article 4 du règlement de la manifestation. L adhérent ne peut faire de la publicité sous quelque forme que ce soit pour des firmes non-exposantes ou pour les produits de ces firmes qu à la condition d y avoir été expressément autorisé. A cet effet, il devra produire, à l occasion de l envoi à l organisateur de la réservation d espace, l attestation spécifique qui lui aura été adressée. MODIFICATION AU STAND, DÉGATS - Article 9 Au moment de la prise de possession du stand qui lui aura été attribué, l adhérent sera dans l obligation de faire constater les dégradations qui pourraient exister dans le ou les locaux mis à sa disposition. Cette réclamation devra être faite au Commissariat Général de la manifestation. Si le jour même de la prise de possession, passé ce délai, l adhérent n a pas fait constater de dégradations, toute réparation à effectuer lui sera facturée. Dans les stands, il est défendu d entailler ou de détériorer de quelque manière que ce soit, les cloisons, planchers ou plafonds et tout matériel fourni par l organisateur. L utilisation des parois, poteaux ou planchers des stands comme supports de poids ou d efforts mécaniques est formellement interdite ; toute infraction entraînerait la responsabilité pleine et entière de l exposant en cas de détérioration, de gêne pour les voisins ou accident, cela sans préjudice des sanctions prévues à l Article 4. De manière générale, l adhérent est responsable des dommages causés par leur installation aux matériels, bâtiments, ou au sol occupés par eux et doivent supporter les travaux de réfection. AFRAVIH 2016 / Page 24

ENSEIGNES, AFFICHES - Article 10 Il est interdit de placer des panneaux réclame ou des enseignes à l extérieur des stands en d autres points que ceux réservés à cet usage. En cas d infraction, l organisateur de la manifestation fera enlever, aux frais, risques et périls de l adhérent et sans aucune mise en demeure préalable, les éléments apposés au mépris du présent règlement. TRAVAUX SPECIAUX - Article 11 Les responsables des stands dont les installations nécessiteraient des travaux spéciaux (suppression de cloisons, calage de planchers, etc.) devront le déclarer en observation sur leur bulletin d adhésion en indiquant, autant que possible, leur importance. L organisateur ne supportera les frais d enlèvement de cloisons, ainsi que ceux de calage de planchers, à l exclusion des autres travaux qu à condition qu il en soit averti UN MOIS avant la date d ouverture de la manifestation. Au-delà de cette date, ces diverses modifications seront facturées aux exposants. MESURES DE SECURITE - Article 12 En ce qui concerne l installation des stands, les matériaux pouvant être utilisés et d une manière générale les mesures de sécurité à observer, les adhérents et leurs installations sont tenus de se conformer aux dispositions des articles R 123-1 à R 123-55 du code de la construction et de l habitat, de l arrêté du 25 juin 1980 et de l arrêté du 18 novembre 198, relatifs à la protection contre l incendie et la panique dans les établissements recevant du public, le Règlement général de sécurité de l établissement recevant la manifestation, ainsi que toutes autres dispositions légales ou réglementaires en vigueur au moment de la tenue de la manifestation. L autorisation d ouverture pourra être refusée pour les stands qui ne répondront pas aux prescriptions réglementaires de sécurité. Il est interdit de faire figurer dans les échantillons tous produits dont la fabrication, la mise en vente ou l exposition sont prohibées. La distribution de ballons-réclame est absolument interdite dans l enceinte de la manifestation. L organisateur décline toute responsabilité en cas de décision de fermeture d un stand, ordonnée par la Commission de sécurité pour inobservation des règlements en vigueur. PRODUITS INTERDITS - Article 13 Les matières explosives et en général tous les produits dangereux ou nuisibles ne sont pas admis. Le fonctionnement des appareils, l installation ou la distribution d objets susceptibles d apporter une gêne ou un danger pour les autres exposants, l organisateur ou pour les visiteurs sont interdits. PUBLICITE - Article 14 La distribution de prospectus ne peut être faite qu à l intérieur des stands. La réclame à haute voix ou à l aide micro est absolument interdite, sauf si dérogation de l organisation. La publicité des prix et la distribution d objets publicitaires sont soumis à la réglementation générale des arrêtés ministériels. Il est interdit de faire une publicité quelconque en faveur de produits autres que ceux désignés sur le bulletin de participation. Toute publicité, soit au moyen de mimes, clowns et autres genres d attractions, soit par utilisation d appareils sonores, est formellement interdite. Préalablement à l ouverture de la manifestation, les adhérents souhaitant diffuser sur leur stand ou emplacement des œuvres musicales par quelque moyen que ce soit (bande magnétiques, disques, radios, vidéogrammes, films, musiciens, chanteurs, etc.) devront obtenir auprès de la SACEM, l autorisation écrite légale que l organisateur pourra leur réclamer. LA VENTE à EMPORTER EST FORMELLEMENT INTERDITE -Article 15 Toute infraction aux présentes prescriptions entraînera la fermeture immédiate du stand et l expulsion du contrevenant, sans qu il puisse revendiquer le remboursement de tout ou partie des sommes versées pour sa participation, ni aucune autre indemnité. TENUE DES STANDS - Article 16 Seules les réceptions ponctuelles sont autorisées sur les stands à condition qu il n y ait pas débordement sur les stands voisins ou allées. Les stands doivent être tenus dans un état constant de propreté impeccable. Ils doivent rester garnis pendant la durée de la manifestation. Il est interdit de laisser les marchandises exposées recouvertes pendant les heures d ouverture. Nul ne peut être autorisé à se tenir hors des stands pour vendre ou faire de la réclame pour un objet exposé ou non. Nul ne peut effectuer une publicité publique de quelque nature qu elle soit, à l intérieur de la manifestation. MACHINES EN DEMONSTRATION - Article 18 Toutes les machines en démonstration doivent être pourvues d un dispositif de sécurité, notamment pour celles dont les organes mobiles peuvent être laissés sans surveillance d un préposé de l exposant, même si la barrière prévue par les règlements de sécurité a été établie. HEURES D OUVERTURE ET DE FERMETURE - Article 19 Les stands doivent rester ouverts tous les jours pendant les heures d ouverture de l exposition. MISE à DISPOSITION DES EMPLACEMENTS - Article 20 Les stands seront mis à la disposition des adhérents UN jour avant l ouverture de la manifestation. DOCUMENT CONTRACTUEL - Article 21 Seuls les documents rédigés en français, notamment en ce qui concerne le présent règlement font foi. Les traductions en langues étrangères ne sont qu indicatives. LIBERATION DES EMPLACEMENTS - Article 22 Tous les emplacements devront être remis en état aux frais de l adhérent et libéré avant la fin du démontage de l exposition. La responsabilité de l exposant reste engagée pour tous accidents ou réclamations pouvant résulter de la non-exécution ou de l exécution tardive de ces prescriptions. L organisateur pourra faire procéder à l enlèvement du matériel restant en place après le délai fixé, ainsi qu à la remise en état de l emplacement concédé, les frais engagés par ces opérations revenant dans tous les cas à l adhérent. ATTRIBUTION DE JURIDICTION - Article 23 En cas de contestation quant à l interprétation ou l exécution du présent accord, de conventions expresses entre parties, les Tribunaux de Lyon ou Paris sont seuls compétents, même en cas de pluralité de défenseurs. Les traites et acceptations de règlement n entraînent ni novation, ni dérogations à cette clause attributive de juridiction. La loi applicable aux présentes relations entre les parties est la loi française. PHOTOGRAPHIES - FILMS - BANDES SONS - Article 24 Les photographies, films vidéos, bandes sons réalisées par des professionnels dans l enceinte de la manifestation pourront être admis sur l autorisation écrite de l organisateur. Une épreuve ou une copie des supports devra être remise à l organisateur dans les 15 jours suivant la fermeture de la manifestation. Cette autorisation pourra être retirée à tout moment. La réalisation de films, bandes sons, photographies par les visiteurs pourra être interdite par l organisateur. La prise de vue de certains objets dans les stands peut être interdite à la demande et à la diligence des adhérents. L organisateur décline toute responsabilité quant à d éventuelles réclamations ou plaintes de quiconque relatives aux prises de vues même autorisées. L adhérent autorise l organisateur à utiliser toutes prises de vues représentant son stand, en ce compris toutes représentations de ses marques, logos, et produits effectués au cours de la manifestation pour sa propre promotion exclusivement et ce, quel qu en soit le support (site web compris). Cette autorisation, valable pour une durée de 5 ans, ne concerne que les utilisations dites de communication interne, brochures promotionnelles et dossier de presse de l organisateur. L adhérent renonce de ce chef à toute rémunération comme à tout droit d utilisation de la communication de l organisateur. Les éventuels commentaires ou légendes accompagnant la reproduction ou la représentation de prises de vues ne devront pas porter atteinte à sa réputation et/ou à son image. Article 25 1. Le déménagement est autorisé à compter de fermeture de la manifestation à partir de 14 heures 30. 2. Jusqu à déménagement complet des stands, il est fait obligation à tout adhérent de prévoir un responsable sur son stand afin d éviter pertes et vols. ASSURANCE - Article 1 Tout exposant est tenu de souscrire à ses frais auprès de l assureur de son choix une assurance Responsabilité Civile couvrant : 1. Les marchandises exposées, les agencements et les installations des stands et tout matériel dont il est le gardien incluant renonciation à tout recours de sa part ou de ses assureurs contre l organisateur et ses assureurs. 2. La responsabilité Civile de l Exposant à l égard des tiers. 3. Le risque locatif. Les organisateurs de stands collectifs ont l obligation de faire souscrire à chacun de leurs exposants une assurance couvrant les mêmes risques que ci-dessus. Tout adhérent, par le seul fait de sa participation, abandonne tout recours contre l organisateur en cas de perte, vol ou dommage quelconque au matériel défini ci-dessus. Il appartient à l adhérent de souscrire toute assurance qu il jugera nécessaire afin de couvrir toute éventuelle indisponibilité l empêchant de participer à la manifestation. Pendant la période de transport, l exposant qui désire être assuré pour son matériel doit souscrire l Assurance auprès de la Société de son choix. L adhérent s engage à produire, sous peine de non-confirmation de son admission, auprès de l organisateur une attestation d assurance couvrant les risques définis ci-dessus et incluant la renonciation à recours de sa part ou de ses assureurs contre l organisateur ou ses assureurs. AFRAVIH 2016/ Page 25

8 e CONFÉRENCE INTERNATIONALE FRANCOPHONE VIH/HEPATITES AFRAVIH 2016 20 AU 23 AVRIL 2016 LE SQUARE-BRUXELLES CONTACT LIVE! by GL Events 59 quai Rambaud CS 80059 69285 Lyon cedex 02 France Tel : + 33 (0)4 8 1 62 85 Email : contact@afravih2016.org