Les 7 points-clés en comptabilité, fiscalité et paie pour être Livre blanc Mars 2011 Editions Tissot Mars 2011 1/13
Vous êtes comptable d entreprise, chef d entreprise, en charge de la gestion des ressources humaines : il est important pour vous de maîtriser les bases des différents domaines que sont la comptabilité, la paie et la fiscalité. De la décision d investissement au paiement de la TVA en passant par la collecte des informations nécessaires pour un bulletin de paie, les missions qui vous incombent sont diverses et variées : cette diversité, bien qu enrichissante et professionnellement stimulante, est difficile à maîtriser dans ses moindres détails. A travers ce livre blanc c est une présentation de l essentiel de ces matières que vous trouverez. Vous pourrez ainsi effectuer vos travaux dans les meilleures conditions et être le maillon indéfectible de la relation entre votre entreprise et votre expertcomptable. Editions Tissot Mars 2011 2/13
Sommaire 1. Fiscalité, social, comptabilité : des délais à respecter 2. Tenir une comptabilité : tout comptabiliser mais uniquement ce qu il faut! 3. Des principes de bases : comment distinguer une immobilisation d une charge? Quel impact? Crédit-bail, location, acquisition quelles différences? 4. Établir une déclaration de TVA : que déclarer? 5. Impôt sur les sociétés : bases et modes de calcul 6. Établir une paie : quelles informations indispensables et pourquoi? 7. Rémunérer un cadre : à quoi faire attention? Editions Tissot Mars 2011 3/13
Fiscalité, social, comptabilité : des délais à respecter La bonne gestion d une entreprise suppose, dans un premier temps, une bonne connaissance et une bonne maîtrise des dates imposées, en comptabilité, en fiscalité et en paie. Les dates imposées vont varier en fonction de la matière mais aussi en fonction de la nature juridique de l entreprise (entreprise individuelle, SARL, SAS ), de seuils comptables atteints ou non (total du bilan, chiffre d affaires ), du nombre de salariés, ou même de l option faite pour un délai de déclaration différent de celui défini par l administration fiscale (sous réserve qu elle le permette!). Comptabilité L obligation de délai imposée en comptabilité concerne les comptes annuels. Ainsi, toute entreprise a obligation d arrêter une fois dans l année sa comptabilité pour «résumer» l activité de la période écoulée. Cet arrêté des comptes intervient en général tous les 12 mois. On note quelques exceptions bien entendu : - en début d activité d une entreprise (création), ce délai peut être moindre selon la date de création de l activité ou, à l inverse, il peut être étendu, sans pouvoir dépasser un total de 24 mois ; - en cours d activité, une entreprise peut choisir de réduire son exercice comptable ou de l allonger (dans la limite de 18 mois). S il s agit d une entreprise individuelle, un simple courrier aux impôts suffira ; s il s agit d une société, les formalités juridiques (assemblée générale extraordinaire) devront être faites ; - en fin d activité, l exercice comptable peut se trouver inférieur à 12 mois en fonction de la date de cessation. À compter de cette date de fin d exercice, l entreprise dispose de 3 mois pour envoyer ses comptes annuels à l administration fiscale. Ce délai est prolongé d 1 mois pour les exercices arrêtés au 31 décembre. La fin de ces 3 mois constitue le début d un nouveau délai pour les sociétés : elles ont alors de nouveau 3 mois pour tenir l assemblée générale et 1 mois supplémentaire pour déposer les comptes auprès du greffe du tribunal de commerce. Exemples : - pour un exercice arrêté au 31/01/2011, dépôt des comptes au 30/04/2011, assemblée générale au plus tard le 31/07/2011, dépôt au greffe au maximum au 31/08/2011 ; - pour un exercice arrêté au 31/12/2010, dépôt des comptes au 30/04/2011, assemblée générale au plus tard le 31/07/2011, dépôt au greffe au maximum au 31/08/2011. Fiscalité Les impôts sont nombreux et variés, et associés à différents délais. Nous reprendrons cidessous les délais attachés aux principaux que sont la TVA et l impôt sur les sociétés. Editions Tissot Mars 2011 4/13
TVA Jour maximal d envoi de la déclaration de TVA Entreprise individuelle : 16 ou 19 Société à responsabilité limitée unipersonnelle : 19 ou 21 Société à responsabilité limitée : 21 Société anonyme : 24 Cadence de déclaration de la TVA Trimestrielle pour les entreprises relevant du régime réel simplifié Mensuelle pour les entreprises relevant du régime normal ou ayant opté pour celui-ci Critères d application des régimes L entreprise relève du régime réel simplifié lorsque son chiffre d affaires HT est compris entre : - 76.300 et 763.000 pour les activités d'achat-revente, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement ; - 27.000 et 230.000 pour les activités de prestation de services ou non commerciales. Lorsque ces chiffres d affaires sont respectivement inférieurs à 76.300 ou 27.000, l entreprise peut choisir le régime de la franchise de base et s exonérer de la gestion de la TVA (raisonnement en TTC). Au-dessus des chiffres de 763.000 et 230.000 HT, l entreprise est forcément soumise au régime réel normal (déclarations mensuelles). Impôt sur les sociétés L impôt sur les sociétés est payé par l entreprise au fur et à mesure de l année : - 4 acomptes sont payés pour le 15 du dernier mois du trimestre (mars, juin, septembre et décembre) ; - le solde est réglé 3 mois et demi après la clôture de l exercice (exemple : 15 avril 2011 pour une clôture au 31 décembre 2010). Social Les délais de production en social dépendent principalement du nombre de salariés. Concernant la paie, ils sont communs à tous : les bulletins de paie doivent être établis tous les mois. Une exception existe pour les VRP pour lesquels la remise est obligatoire tous les 3 mois. Concernant les charges sociales, elles doivent être établies avant le 15 du mois qui suit chaque trimestre pour les entreprises de 9 salariés au plus. Au-delà de 9 salariés, les déclarations seront mensuelles. Si les salariés ne sont pas payés en fin de mois mais sur le début du mois suivant (décalage de paie), l entreprise sera soumise à un régime spécifique en fonction de sa taille (jusqu à 49 salariés ou au-delà) et en fonction de la date de paiement des salaires (avant ou après le 10). Editions Tissot Mars 2011 5/13
Tenir une comptabilité : tout comptabiliser mais uniquement ce qu il faut! Le principe premier de la comptabilité est la séparation des exercices comptables. Ainsi, la comptabilité de l exercice doit intégrer tous les produits et toutes les charges rattachés à la période qu il couvre et uniquement ceux-ci. Il y a donc deux notions à prendre en compte pour finaliser la tenue comptable de la période. Rattacher tous les produits et toutes les charges concernant la période Arrivé à la date de clôture de l exercice, sauf dans les cas de ventes à paiement immédiat, il est souvent impossible d avoir facturé aux clients tout ce qui a été réalisé pour eux pendant l exercice. Il convient donc de comptabiliser des Factures à établir (FAE) qui représentent les travaux, ventes ou prestations effectués pour les clients pendant l exercice mais qui ne seront facturés qu à l issue de celui-ci. Exemple : mon entreprise de plomberie clôture le 31 décembre. Le 30 décembre 2010, je suis intervenu en urgence chez un particulier pour réparer son chauffe-eau. La réparation lui sera facturée 350 HT en janvier lorsque ma secrétaire sera revenue de congé et pourra établir la facture. Dans ma comptabilité de l année 2010, cette facture n apparaîtra pas mais une écriture comptable sera tout de même comptabilisée pour intégrer ces 350 HT à mon chiffre d affaires 2010 car l intervention a bien eu lieu en 2010. Le principe est le même pour les charges (achats). Par exemple, la facture de téléphone qui couvre décembre et janvier n arrivera qu à fin janvier 2011. Dans ma comptabilité 2010, je prendrai en compte la moitié de celle-ci. Dans les faits, si la facture n a pas encore été reçue lorsque la comptabilité est arrêtée, une estimation sera faite sur la base de la facture qui couvrait les deux mois précédents. Ne rattacher que les produits et charges concernant la période Cette comptabilisation ne doit pas amener à inclure des charges et produits qui ne concerneraient pas l exercice. Le travail est donc également fait «à l inverse». Exemple : le 30/12/2010 j ai facturé un acompte de 150 HT pour le changement d un chauffe-eau suite à acceptation du devis. La facture d acompte sera comptabilisée en 2010 puisqu elle date de 2010. Toutefois, le temps de travail qui y sera consacré n interviendra qu en 2011. Je vais donc comptabiliser une écriture qui permettra «d annuler» pour 2010 ce chiffre d affaires de 150 HT et de le reporter sur 2011. Editions Tissot Mars 2011 6/13
Des principes de bases : comment distinguer une immobilisation d une charge? Quel impact? Crédit-bail, location, acquisition quelles différences? La comptabilité d une entreprise, c est la traduction de toutes les opérations qui ont lieu dans l année et de leur impact sur l année ou sur les années à venir. Le choix fait au moment d un investissement peut avoir un impact déterminant sur l établissement des comptes annuels. Immobilisations et charges : distinctions et impacts L achat est considéré comme une charge utilisée dans l exercice, donc le prix d achat HT sera déduit du résultat de l entreprise l année où l achat est effectué. L immobilisation va être considérée comme un investissement plus durable et viendra diminuer le résultat de l entreprise sur plusieurs années, en fonction de son usure réelle ou en fonction d une usure moyenne constatée et admise par l administration fiscale. Certains biens pourraient appartenir aux deux catégories ; une limite de prix a donc été fixée par l Administration. Tout bien d une valeur inférieure à 500 HT peut être considéré comme une charge, et ce, même si son utilisation va dépasser le cadre de l exercice comptable. Exemples : - une imprimante achetée 350 HT le 1 er janvier 2010 pourra être comptabilisée en charge et déduite du résultat de l année 2010 ; - un ordinateur acheté 600 HT le 1 er janvier 2010 ne sera déduit du résultat que pour un tiers de ce montant (amortissement de 200 ) puis d un tiers en 2011 et d un tiers en 2012. Acquisition, location, crédit-bail quelles différences? Une entreprise qui a besoin d un bien particulier (ex. : voiture) a plusieurs recours : - si elle l achète, elle devra le financer ou emprunter ; le bien figurera à l actif de son bilan (patrimoine) et des amortissements seront passés tous les ans pour venir en moins du résultat (cf. ci-dessus) ; - si elle le loue, elle n aura pas besoin d emprunter mais n en sera jamais propriétaire ; le montant du loyer viendra en moins du résultat ; à la fin du contrat, la question se reposera d acheter un autre bien, de le louer ou de conclure un contrat de crédit-bail ; - si elle opte pour un crédit-bail, elle n aura pas besoin d emprunter, paiera un loyer qui viendra en moins du résultat mais pourra acheter le bien à la fin du contrat ; pour cela elle paiera la valeur de rachat qui aura été définie en début de contrat. Lorsqu elle achètera le bien, il appartiendra à son patrimoine et elle pourra l amortir (en tenant compte du fait qu il s agit d un bien d occasion car déjà utilisé auparavant). Editions Tissot Mars 2011 7/13
Établir une déclaration de TVA : que déclarer? Chiffre d affaires Si vous êtes prestataire de service, vous devez déterminer le montant des ventes que vous avez encaissées au cours de la période concernée. Si vous êtes dans le négoce (ventes d objets), vous devez déclarer le chiffre d affaires facturé, même si vous ne l avez pas encore encaissé. Si vous avez deux activités dans votre entreprise, vous devez séparer les activités et calculer le chiffre d affaires de chacune d elles en fonction des règles détaillées ci-dessous. Chiffre d affaires encaissé par un prestataire de services Le chiffre d affaires encaissé c est : chiffre d affaires réalisé sur la période + chiffre d affaires qu il restait à encaisser des périodes antérieures chiffre d affaires restant à encaisser en fin de période. Attention à bien additionner du chiffre d affaires HT et donc à ramener les chiffres d affaires TTC à des montants HT (cas des clients qui restent à encaisser)! Le plus important : bien séparer dans toutes les opérations les chiffres d affaires par taux de TVA : 19,60 %, 5,5 %, 2,10 %, et non soumis à TVA. Prendre le montant TTC et le diviser par (1 + taux TVA) pour obtenir le montant HT. Exemple : vous avez une entreprise d infographie et avez réalisé un chiffre d affaires sur mars 2010 de 3.500 HT. La totalité de votre chiffre d affaires est soumise à 19,6 %. Au 28 février 2010, il vous restait 550 TTC de client à encaisser. Au 31 mars 2010, il vous reste 1.020 TTC à encaisser. Montant HT restant à encaisser au 28/02/2010 : 550 / 1,196 = 459,87 Montant HT restant à encaisser au 31/03/2010 : 1.020 / 1,196 = 852,84 Montant de chiffre d affaires à déclarer : 3.500 + 459,87 852,84 = 3.107,03, soit 3.107,03 * 19,6 % = 608,98 de TVA collectée. Chiffre d affaires facturé dans le négoce C est la somme des montants HT qui ont été portés sur les factures pendant la période concernée (mois ou trimestre). TVA déductible Il s agit de récupérer la TVA que vous avez déjà versée au Trésor public par l intermédiaire de vos fournisseurs. Le principe est le même que pour le chiffre d affaires : - s il s agit d un achat de biens (pas d un service), vous devez totaliser les montants de TVA des factures datées de la période concernée (mois ou trimestre) ; - s il s agit d un achat de prestation (honoraire, service ), vous ne devez prendre en compte la TVA facturée que si vous avez réglé la facture pendant la période concernée. Editions Tissot Mars 2011 8/13
Impôt sur les sociétés : bases et modes de calcul L impôt sur les sociétés (IS) est calculé sur le résultat fiscal de la société. Son montant exact est donc connu une fois que la comptabilité de l exercice a été arrêtée. Toutefois, dans l attente de ce montant exact, l entreprise doit verser des acomptes qui sont calculés sur la base des chiffres connus. Chaque acompte est calculé en appliquant ¼ du taux de l IS dû pour un exercice de 12 mois. Une dispense de versement d acomptes est accordée lorsque le montant de l IS calculé pour 12 mois est inférieur à 3.000. Sur un exercice de 12 mois, l entreprise est redevable de 15 % d IS sur la partie de son résultat qui n excède pas 38.120 et de 33,33 % sur la quote-part qui dépasse cette somme. Si l exercice est inférieur ou supérieur à la durée de 12 mois, le montant de 38.120 est proratisé (exemple : pour un exercice de 10 mois, le résultat fiscal soumis au taux de 15 % sera de 38.120 / 12 * 10 = 31.767. Les acomptes sont donc payés comme suit (avec N = exercice fiscal en cours) : Acompte n 1 Jusqu à 38.120 : résultat fiscal N-2 * (15 % / 4). Au-delà : 38.120 * (15 % / 4) + (résultat fiscal N-2 38.120 ) * (15 % / 4). Acompte n 2 Jusqu à 38.120 : résultat fiscal N-1 * (15 % / 2) acompte n 1. Au-delà : 38.120 * (15 % / 2) + (résultat fiscal N-1 38.120 ) * (15 / 2) acompte n 1 Acompte n 3 Jusqu à 38.120 : résultat fiscal N-1 * (15 % / 4*3). Au-delà : 38.120 * (15 % / 4*3) + (résultat fiscal N-1 38.120 ) * (15 % / 4*3). Acompte n 4 Jusqu à 38.120 : résultat fiscal N-1 * 15 %. Au-delà : 38.120 * 15 % + (résultat fiscal N-1 38.120 ) * 15 %. La liquidation (solde) de l IS sera payée comme suit : Jusqu à 38.120 : résultat fiscal N * 15 % - somme des 4 acomptes. Au-delà : 38.120 * 15 % + (résultat fiscal N 38.120 ) * 15 % - somme des 4 acomptes. Editions Tissot Mars 2011 9/13
Établir une paie : quelles informations indispensables et pourquoi? L établissement d une fiche de paie standard oblige à la connaissance d un minimum d informations sur le salarié. Ces informations viennent compléter toutes celles issues du Code du travail et, éventuellement, de la convention collective et des accords d entreprise, établissement qui peuvent s imposer à l entreprise. Outre les coordonnées de l entreprise (dont le numéro SIRET, le numéro URSSAF et l URSSAF de rattachement), sont nécessaires les coordonnées du salarié (dont le numéro de Sécurité sociale). Les éléments relatifs à son poste sont toujours indispensables : intitulé, date d entrée dans l entreprise, classement conventionnel. Ceux-ci permettront de vérifier que la rémunération horaire est bien conforme. Pour pouvoir déterminer le salaire brut dû, le nombre d heures pour lequel la personne a été embauchée doit être connu. Si le salarié a réalisé des heures supplémentaires, leur décompte devra être fourni semaine par semaine (ou au sein de chaque période lorsque le temps de travail est décompté sur une période plus large que la semaine) pour pouvoir déterminer le taux de majoration auquel ces heures sont soumises (0 %, 25 % ou 50 %). Ceci permettra également de s assurer que les limites légales du temps de travail ont bien été respectées au niveau de chaque journée (10 h) et au niveau de chaque semaine (48 h ou 44 h en moyenne sur 12 semaines). Le principe est le même pour les salariés à temps partiel, avec les heures complémentaires faites. Celles-ci devront respecter les contraintes légales (10 % du temps de travail ou jusqu à 1/3 si la convention collective le prévoit) et seront payées en fonction (non majorées jusqu à 10 %, + 25 % au-delà). En cas d absence dans le mois (entrée ou sortie en cours de mois, maladie, congé sans solde ), la répartition exacte de ce nombre d heures à l intérieur de la semaine (ou du mois) vient compléter ces informations. Seule cette répartition permettra un calcul exact du nombre d heures d absence et du taux horaire réel. Le montant des indemnités journalières perçues devra être transmis dès connaissance pour un calcul correct du maintien de salaire s il a lieu. Lorsque le salarié prend des congés payés, la date exacte de début et celle de fin devront être connues. La connaissance du caractère «classique» (congés payés légaux) ou «exceptionnel» (événements familiaux, RTT ) permettra un correct décompte des jours. Le contrat de travail peut également prévoir des dispositions spécifiques en termes d indemnisation, de mutuelle, de contrats complémentaires (retraite, prévoyance). Ces informations devront être listées et suivies pour l établissement des paies. Enfin, en cas de départ de l entreprise, le contexte exact (licenciement, motif du licenciement, démission, rupture conventionnelle ) devra être fourni pour un calcul précis des indemnités dues (congés payés, rupture, préavis ). Editions Tissot Mars 2011 10/13
Rémunérer un cadre : à quoi faire attention? L établissement du bulletin de paie est soumis aux mêmes exigences d informations que celles décrites précédemment. À celles-ci s en ajoutent d autres, dont certaines étroitement liées au statut de cadre. Il conviendra de s assurer du mode de rémunération qui peut être différent d un taux horaire et être forfaitaire, en fonction d un nombre d heures ou de jours. Ceci aura un impact sur la présentation du bulletin de paie mais aussi sur le décompte des absences. La conformité de la rémunération du cadre à la convention collective ou à un autre accord devra être vérifiée en tenant compte de ce critère. Il est en effet régulier d avoir des rémunérations minimales différentes selon que le salarié est rémunéré à l heure ou de façon forfaitaire. Le niveau de salaire du cadre déterminera par ailleurs son assujettissement à la GMP (Garantie minimale de points) concernant ses cotisations retraite. Cette GMP génère dans les faits une tranche B fictive sur laquelle des cotisations tranche B complémentaires sont appelées. Le cadre est ainsi assuré d obtenir un minimum de retraite cadre tranche B, quel que soit son niveau de rémunération. La législation sociale impose également pour les cadres un taux minimal de prévoyance de 1,5 %, à la charge de l employeur et couvrant le risque décès. En sus de cette obligation, la convention collective, un accord d établissement ou le contrat de travail du salarié cadre prévoient souvent l adhésion à un régime de prévoyance complémentaire permettant de couvrir les risques d incapacité temporaire et définitive et celui d invalidité. Il faudra veiller à la correcte articulation de ces taux de prévoyance pour éviter le paiement en double d une cotisation mais surtout l absence de couverture d un risque qui serait obligatoire. La question du maintien de salaire en cas d absence maladie sera regardée avec attention car souvent variable en fonction du statut cadre ou non-cadre. De même pour toutes les indemnités de départ (retraite, licenciement ). Enfin, l attention sera portée sur tous les contrats complémentaires (retraite, mutuelle ) qui sont souvent mis en œuvre au profit des cadres avant d être étendus à l intégralité des salariés. Editions Tissot Mars 2011 11/13
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Editions Tissot Mars 2011 13/13