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Formation Import et Profils 2
Introduction Ergonomie Sommaire Données initiales Imports Elèves et Emplois du temps Gestion des profils Intégration d authentification 3
Introduction 4
Educ-Horus Le premier logiciel orienté Vie Scolaire : 100 % web 100 % compatible ENT Un logiciel qui a fait ses preuves Collèges et lycées Commercialisé depuis 2003 En direct ou dans le cadre de généralisations 5
Educ-Horus : fondements Décharger les établissements des problèmes techniques (installations de serveurs, mises à jour, sauvegardes, etc.) tout en offrant un niveau de fonctionnalités au moins équivalent aux logiciels classiques de type client lourd et en s intégrant dans les architectures ENT 6
Educ-Horus : mise en œuvre Un logiciel web sécurisé : https : certificats de dernière génération Protection par login et mot de passe, avec délégation possible au socle ENT Un logiciel conçu pour monter en charge : Multi-établissements nativement Architecture redondée, haute disponibilité Performance des accès 7
600 000 utilisateurs En ligne 8
Ergonomie 9
Educ-Horus «standard» Barre d applications Utilisateur connecté Recherche d élève Barre des fonctionnalités Barre des écrans Champ de saisie Bouton d action Notification messages ou journal Lien permettant l ouverture d une boîte de dialogue 10
Educ-Horus «intégré» Déport des applications et fonctionnalités 11
Boîtes de dialogue Un clic sur un lien déclenche l ouverture d une boîte de dialogue de détails et modifications Toujours vérifier la confirmation ou le message d erreur Sauf indication contraire, les actions ne sont effectives qu après validation explicite 12
Blocage de «popup» En cas de non affichage d une fenêtre (d impression en général), vérifiez que le navigateur ne fait pas de blocage et changer le paramètre pour «toujours autoriser les popups» venant du site Educ-Horus 13
Editions et Impressions Les éditions et impressions sortent au format PDF Nécessité d avoir un plugin dans le navigateur web permettant de lire ce format : Adobe reader Foxit reader Etc. 14
Installation d adobe reader http://www.adobe.fr 15
Données initiales 16
Les données initiales Educ-Horus tire ses données de différentes sources : SIECLE ou Libellule : données des élèves et parents Logiciel d emplois du temps : les enseignants, les matières, les salles de cours, les groupes, les cours Annuaire fédérateur : dans le cadre des ENT, mise à jour des adresses, etc. 17
Données élèves et parents Proviennent de SIECLE ou LIBELLULE Contiennent tout ce qui est nécessaire à la vie scolaire Ne pas faire de création ou de modification directement Educ-Horus sauf circonstance exceptionnelle, mais réimporter 18
Données d emplois du temps La gestion des élèves et particulièrement des absences et cahiers de texte s appuie directement sur les emplois du temps Il est essentiel d avoir les données les plus justes possibles en amont pour la justesse en aval : Reporter les modifications ponctuelles dans Educ- Horus (cf. sur les absences) Réimporter en cas de changements structurels (rôle de l adjoint de direction) 19
Données de l annuaire fédérateur Dans les ENT, l annuaire fédérateur permet de mettre à jour automatiquement certaines données régulièrement : adresses et téléphone fixe des parents par exemple Mais cette annuaire ne contenant pas l exhaustivité des informations nécessaire il ne peut se substituer complétement à l import des données de SIECLE 20
Imports Elèves et Emplois du temps 21
Principes Educ-Horus permet d importer les élèves et emplois du temps : En début d année pour initialiser les données de base du logiciel Autant de fois qu on le souhaite ensuite : Imports cumulatifs : pas de perte de données Application des emplois du temps à J+1 Différents formats de fichiers supportés Déclenchement à la demande ou la nuit suivante 22
Ecran principal Faire apparaître la boîte de dialogue d import Redéclencher l import (ne pas utiliser, sauf en cas de problème technique) Cliquer pour déclencher immédiatement l import Une date indique la bonne réalisation de l import Les données concernées par l import 23
Import : actions préalables Les classes sont conservées dans Educ-Horus d une année sur l autre Pour éviter toute confusion au moment de l import, il faut d abord supprimer les classes qui n existent plus dans l établissement : en administrateur : Divisions > Classes 24
Boîte de dialogue Source des données d emploi du temps Recrée tous les cours au lieu de simplement changer ceux qui ont été modifiés depuis le dernier import. A utiliser par exemple en cas de problèmes de définition des alternances Dans le cas d 12Temps, choisir le même séparateur que pour les remontées STS et SIECLE 25
Données d emplois du temps Indispensables pour initialiser le logiciel Educ-Horus peut être approvisionné à partir de : EDT d Index Education : Le format natif crypté n est géré que pour le projet Toutatice en Bretagne Dans les autres cas, il faut générer des fichiers PDF 12Temps d OMT : Générer les fichiers DBF : Fichier > Import/Export Parents Profs UD VS 26
Elèves dans les groupes Pour l exhaustivité des données dans Educ- Horus il est important d y connaître la répartition des élèves dans les groupes 3 possibilités : Groupes définis dans le logiciel d emploi du temps (a priori le plus pratique) Groupes définis dans SIECLE Groupes définis dans Educ-Horus : Divisions > Groupes en administrateur 27
Données provenant d EDT 28
EDT : opérations préalables Les emplois du temps générés avec EDT ne sont pas importables «en l état», il faut réaliser certaines opérations préalables depuis l onglet Emploi du temps, menu Editer : «Transformer les cours complexes en cours simples et indépendants» «Générer les groupes pour PRONOTE» Travailler éventuellement sur une copie du fichier d Emplois du temps! 29
EDT : Cours complexes Les cours complexes correspondent à des alignements de cours : Par exemple : LV2 avec 3 groupes et 3 enseignants La transformation en «cours simples et indépendants» permet de distinguer les séances Par exemple : AGL2, ALL2, ESP2, chacune avec un enseignant et un groupe 30
EDT : groupes Par défaut, EDT gère des classes et partitions de classes Les partitions ne sont pas exploitables par EducHorus Il faut donc : Générer des groupes à partir des partitions : Onglet «Emploi du temps», menu «Editer > Générer les groupes pour PRONOTE» Vérifier l intelligibilité des noms de groupes générés : onglet «Groupe» 31
EDT : groupes Vérifier et corriger éventuellement les noms de groupes On peut visualiser les parties comprises dans un groupe 32
EDT : jusqu à la version 2009 Générer des fichiers DBF dans un répertoire Fichier > Import/Export > Exporter vers PRONOTE 33
EDT > 2009 : cas de Toutatice Fichier > IMPORTS/EXPORTS : Vers les socles ENT Choisir «ENT Toutatice Rennes» Enregistrer le fichier XML 34
EDT > 2009 : hors Bretagne On génère des fichiers PDF qui seront interprétés par Educ-Horus : Emplois du temps Elèves dans les groupes (optionnel) Règlages «fins» à effectuer : Importants pour la bonne interprétation par Educ-Horus (espace suffisant entre les colonnes) Effectuer les réglages AVANT les autres opérations EDT afin d enregistrer le fichier et de conserver ces réglages les fois suivantes 35
EDT : PDF des cours EDT : onglet Emploi du temps > Cours : menu Fichier > Imprimer Sélectionner «Tout» Décocher «Protégé» Sélectionner «A3» 36
EDT : PDF, onglet Contenu Ces 7 colonnes plus Alt Alternances, soit : Durée Jour et heure Fréquence Professeur Matière Classe Salle Alternances Cocher cette case Taper dans l ordre : 20 30 20 70 100 50 30-20 37
EDT : PDF, onglet Mise en page Sélectionner «Paysage» Décocher tous les «En-tête et pied de page» Vérifier la cohérence en cliquant sur «Aperçu» Puis générer le PDF en cliquant sur «Générer» 38
EDT : PDF, vérification La colonne classe ne doit contenir que des noms de classes ou de groupes (entre [ ]). Si des noms sont entre < > : il s agit de parties, ce n est pas bon! L espace entre les colonnes doit être suffisant, les libellés ne doivent pas être tronqués 39
EDT : PDF des groupes EDT : Onglet Emploi du Temps > Eleves : menu Fichier > Imprimer 40
EDT : PDF des groupes Choisir les options indiquées 41
EDT : PDF des groupes Nom Prénom Né(e) le Classe Groupes 50 30 20 20 155 42
EDT : PDF groupes, vérification L espace entre les colonnes doit être suffisant, les libellés ne doivent pas être tronqués 43
Données provenant d 12Temps 44
12Temps : génération des fichiers Emplois du temps : Fichier > Import/Export parents profs UD VS Fichiers UDTCOURS.DBF et UDTREGR.DBF Elèves dans les groupes : Fichier XML ELEGROUPES destiné à l origine à SIECLE Les fichiers sont générés dans le répertoire d installation d 12Temps (C:\12Temps) ou dans le répertoire réseau des données : vérifier la date système des fichiers 45
Données provenant de SIECLE 46
SIECLE : Données des élèves Base Elèves > Importation / Export > Exportation XML Générer les 4 fichiers (ou version zip) : Structures.xml Nomenclature.xml ElevesAvecAdresses.xml ResponsablesAvecAdresses.xml Attention à choisir la bonne année scolaire! 47
Données provenant de Libellule 48
Libellule : Etablissements agricoles Réaliser un export CSV de données en choisissant si possible le ; en séparateur Ne pas encadrer les champs par un caractère " Attention à ne pas choisir de champ dont les enregistrement comporteraient des retours à la ligne Le fichier doit être enregistré avec le codage Latin-1 ou ISO-8859-1 (utiliser LibreOffice Calc pour vérifier et convertir) 49
Libellule : Champs nécessaires Educ-Horus requiert au moins les champs : Id_propre_a_libellule Resp1_Nom Resp2_Nom Nom Resp1_Prenom Resp2_Prenom Prenom Resp1_Adresse_1 Resp2_Adresse_1 Date_de_naissance Resp1_Adresse_2 Resp2_Adresse_2 Code_Division Resp1_Commune Resp2_Commune Regime Resp1_Code_Postal Resp2_Code_Postal Eleve_Adresse_1 Resp1_num_du_tel Resp2_num_du_tel Eleve_Adresse_2 Eleve_Commune Eleve_Code_Postal INA 50
Les étapes d import 51
Obligatoire lors du premier import Import : étape 1 Obligatoire lors du premier import, sauf si synchronisation avec l annuaire ActiveDirectory Attention, cette coche provoque la suppression de la répartition des élèves dans les groupes dans Educ-Horus au début de l import 52
Import : étape 2 Versions compressées ou non des fichiers SIECLE 53
Import : étape 3 Mettre les classes en correspondance. Mise en correspondance des groupes utile seulement si la répartition des élèves dans les groupes est effectuée dans SIECLE 54
Cocher les alternances pour chaque semaine de l année scolaire. Autrement dit : un type d alternance doit être coché pour toutes les semaines pour lesquelles il s applique. Import : étape 4 Le sélecteur permet d appliquer un cochage/décochage sur un certain nombre de cases. Par exemple ½ permet d appliquer le cochage ou le décochage sur une case sur 2. 55
Import : étape 5 A modifier seulement si un premier import a conduit a des horaires erronés dans Educ- Horus. Il faut alors mettre les vrais horaires attendus en face de ces horaires erronés. 56
Import : étape 6 Faire correspondre les enseignants avec ceux qui sont déjà présents dans Educ-Horus. ATTENTION : dans le cas d un remplacement, ne rien mettre en face du nouvel enseignant. En effet, le faire correspondre avec l enseignant remplacé revidenrait à lui faire reprendre toutes les données de celui-ci, y compris les données personnelles (messagerie ). En résumé : ne faire correspondre que des homonymes qui sont bien les mêmes personnes physiques. 57
L écran final indique la bonne prise en compte de l import. Celui-ci sera déclenché automatiquement la prochaine heure ou la prochaine nuit (selon la plate-forme). On peut aussi forcer son déclenchement en cliquant sur «Import non réalisé» dans la liste 58
Cités scolaires 59
Gestion des cités scolaires Si on veut gérer plusieurs établissements (ou unité administratif) dans Educ-Horus, il faut : Fusionner les emplois du temps des différents établissements en un seul avant de faire l export Réaliser un premier import avec les données élèves et parents d un des établissements, puis importer les donnée du ou des autres établissements. 60
Gestion des profils 61
Les profils Educ-Horus Educ-Horus gère les catégories suivantes d utilisateurs : Administrateur Direction CPE Surveillant Personnel 62
Standard ou intégré Dans le cas d Educ-Horus «standard» : tous les comptes, login et mots de passe sont gérés dans Educ-Horus En revanche, si Educ-Horus est intégré dans un socle ou un autre ENT alors la gestion des comptes est réalisée dans ce dernier et devient sans objet dans Educ-Horus 63
Gestion des enseignants Profils > Professeurs Les comptes enseignants : Sont créés automatiquement après import de l emploi du temps Login : 1 ère lettre prénom + nom Si l authentification est gérée par Educ-Horus : mot de passe égal au login par défaut et changement à la première connexion 64
Gestion des enseignants Pour vérifier les affectation de services aux professeurs Interdire l accès et la visibilité dans les listes Interdire la messagerie et la visibilité dans la liste de destinataires possibles Cliquer pour voir les services ou modifier nom et prénom Ecraser et valider en bas de l écran en cas d oubli Pour fusionner d éventuels doublons (plusieurs identifiants pour une même personne physique) 65
Gestion des CPE et surveillants Profils > CPE / Surveillants Particularité : les CPE et surveillants ont des classes affectées : ce sont les seules qu ils peuvent voir ensuite dans l interface 66
Gestion des élèves Extranet > Elèves Les comptes élèves : Sont créés automatiquement après import Login : 1 ère lettre du prénom + nom Mot de passe : généré aléatoirement 67
Gestion des élèves Le mot de passe n est plus visible dès lors qu il a été modifié par l élève Impression des logins et mots de passe basée sur le modèle créé dans Extranet > Courriers 68
Gestion des parents Extranet > Parents Les comptes parents : Ne sont pas créés automatiquement Nécessite une création «par cochage» pour chaque classe : possibilité de créer un compte par parent, où un par adresse Impression selon le modèle défini dans Extranet > Courriers 69
Gestion des tuteurs Extranet > Tuteurs Personnes autre que les parents auxquelles on propose une interface de consultation des données élèves On peut affecter le suivi de plusieurs élèves à un même tuteur Exemples : Tuteurs de stage en entreprise Coach sportif Foyer d hébergement 70
Gestion des autres profils Tous les autres profils sont gérés sous forme de listes dans le menu Profils Un clic sur une coche ou une croix permet de basculer de l un vers l autre Un clic sur un utilisateur permet de le modifier La suppression n est possible que si l utilisateur n a pas de données affectées, il faut sinon le désactiver 71
Gestion des autres profils 72
Gestion des droits Profils > Menus ou Extranet > Menus Cocher/Décocher les autorisations par profil et valider en bas de page La colonne accès spécifique permet de donner des droits à certaines personnes en plus des droits déjà attribués à leur profil Remarque : tous les écrans d administration sont délégables aux autres profils 73
Groupes d utilisateurs Profils > Groupes de messagerie Les groupes créés sont utilisables ensuite par tous les utilisateurs : Pour la messagerie Pour les blogs Etc. 74
Intégration d authentification 75
Imports > IACA IACA Permet d intégrer des logins et mots de passe gérés par une autre application (ex : IACA) dans Educ-Horus Décocher la case «Mon Profil > Mot de passe» dans les écrans de gestion des droits si l on souhaite que ce mot de passe demeure (c est-à-dire si l on souhaite empêcher l utilisateur de le modifier) 76
Elyco / ENTMIP / Eole Import > Elyco / ENTMIP / Eole Permet d inclure dans Educ-Horus les clés de jointure nécessaire pour réaliser une authentification unique avec certains types d ENT 77
Fin