Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Agenda Zimbra SOMMAIRE. Connexion à l'agenda Zimbra. Pré-requis. Ecran de connexion à l'agenda Zimbra. Calendrier. Présentation du calendrier. Créer un nouveau rendez-vous.. Simple.. Détaillé, sur la journée, avec des répétitions. Partage et propriétés du calendrier.. Partage du calendrier.. Propriétés du calendrier. Connecter un calendrier partagé.5 Créer un calendrier personnalisé.6 Ajouter un calendrier «ressources».6. Cas d une salle de réunion.6. Cas d un véhicule de fonction.6. Cas d un projet.7 Synchronisation d un agenda distant.8 Vue de divers calendriers.9 Suppression d un calendrier.0 Astuces.0. Copier un évènement d un autre calendrier. Préférences. Général. Calendrier. Partage. Méthode pour exporter un agenda «Google».5 Importer/Exporter.6 Méthode pour importer son agenda Zimbra dans un iphone /ipad.7 Raccourcis
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Connexion à l'agenda Zimbra. Pré-requis Afin de se connecter à l'agenda Zimbra, vous devez utiliser un navigateur web. Il existe deux méthodes permettant d accéder à votre agenda : Guichet numérique Mes essentiels / Agenda http://agenda.univ-angers.fr. Ecran de connexion à l'agenda Zimbra Afin d accéder à votre agenda, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : Cliquez ensuite sur Connexion.
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Calendrier. Présentation du calendrier 5 5 Présentation des différents calendriers Calendrier : permet de visualiser rapidement et d accéder d un clic au calendrier Onglets d exploration : permet d accéder à tous les outils qui composent l'agenda (calendrier, tâches, préférences) Barre d'onglets de travail Agenda Le calendrier ici présenté s affiche en mode semaine ouvrée, c'est-à-dire sans le samedi ni le dimanche. 6 A tout moment, il est possible de modifier le mode d affichage de l agenda à l aide du bouton Affichage comme indiqué en 6.
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Créer un nouveau rendez-vous... Simple Sélectionnez la date correspondante avec la souris et glissez-la jusqu à l heure voulue. La fenêtre suivante s affiche, renseignez-la afin de préciser votre évènement.
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0... Détaillé, sur la journée, avec des répétitions Vous pouvez apporter plus de détail sur un évènement : - En création (Bouton «plus de détail» ou Onglet «Nouveau») - En modification (Double Clic ou Clic droit «Ouvrir»). Dans l écran ci-dessous, nous modifions l évènement récemment créé. Détail sur ce rendez vous : - Sujet de l évènement. - Endroit de l évènement. - Afficher comme : Etat à afficher en cas de consultation de votre agenda (Occupé, Libre, A confirmer, Hors du bureau). - Marquer comme : Type de l évènement (Public ou Privé). - Calendrier : Calendrier d appartenance de l évènement. Heure : - Journée entière : Pour mettre votre rendez-vous sur la journée, il suffit de cocher la case correspondante. - Début : Heure de début de l évènement. - Fin : Heure de fin de l évènement. - Répéter : Pour programmer des rendez-vous à répétition, qu il est ensuite possible de personnaliser (chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, personnalisée). - Rappel : Pour déclencher une alerte avant le début de l évènement. Message complémentaire pouvant être indiqué (facultatif). La barre d onglet de travail permet : - Enregistrer : Enregistrer l évènement (Envoyer le message en cas de participants). - Fermer : Fermer l évènement (annuler les modifications). - Imprimer : Imprimer l évènement. - Envoyer une pièce jointe. - Vérifier l orthographe 5
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Une fois l évènement validé, le passage avec la souris sur celui-ci permet d en voir le détail.. Partage et propriétés du calendrier... Partage du calendrier Faire un clic droit sur votre calendrier et sélectionnez «Partager le calendrier». 5 6
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Utilisateurs et groupes internes - Utilisateur présent dans l annuaire de l Université d Angers. - Permet d attribuer des rôles «différents» à chacun des utilisateurs pouvant accéder à votre annuaire. Invités - Utilisateur non présent dans l annuaire de l Université d Angers. - Un mot de passe doit être saisi pour cet utilisateur. - L accès limité à la vision des évènements. Public - Votre agenda est visible de tout le monde. Adresse mail : - En fonction du choix, l utilisateur doit être présent ou non dans l annuaire de l Université d Angers. - Plusieurs utilisateurs peuvent être saisis (le séparateur est le point virgule). Ils auront le même rôle (voir la modification des rôles au paragraphe..). - Une saisie automatique (après chaque lettre saisie) permet de visualiser les adresses de messagerie déjà présentes. 5 Choisir le rôle : - Aucune : L utilisateur sait que vous avez des évènements. - Visionneur : L utilisateur peut visionner vos évènements. - Gestionnaire : L utilisateur peut gérer vos évènements. - Admin : L utilisateur peut gérer votre agenda (le partager ). Autoriser l utilisateur à consulter vos évènements privés. Envoyer ou non un message d information à l utilisateur. Possibilité d ajouter un commentaire à ce message. Attention : avec la version actuelle de Zimbra, privilégiez l option indiquée pour éviter de recevoir un message d erreur! Quelque soit l option choisie, aucun e-mail ne sera envoyé. Remarque : Cette opération peut être refaite pour ajouter des partages sur votre agenda.... Propriété du calendrier Faire un clic droit sur votre calendrier et sélectionnez «Editer propriétés». 7 6 8 9 7
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 6 7 8 Modifier la couleur de votre calendrier Exclure les rapports des disponibilités sur votre agenda. - Lorsqu un utilisateur voudra vous inviter à un évènement, celui-ci ne pourra pas vérifier la présence d un évènement déjà présent dans votre agenda. Liste des utilisateurs en partage sur votre agenda. - Possibilité de Modifier, Retirer ou de Renvoyer un message à l utilisateur. 9 Ajouter un nouvel utilisateur dans le partage de votre agenda (chapitre..). Connecter un calendrier partagé Vous pouvez consulter les calendriers des autres utilisateurs si ceux-ci vous ont invité à partager leur agenda. En général, un message vous a été envoyé par cet utilisateur vous autorisant à partager son agenda. Il suffit pour cela de connecter ces agendas au votre, afin qu ils apparaissent dans la liste de vos calendriers. Faire un clic droit sur l onglet «Préférences «puis sélectionnez sur le menu à gauche «Partage». prenom.nom prenom.nom Indiquer l adresse de messagerie de l utilisateur qui partage son agenda avec vous. Une saisie automatique (après chaque lettre saisie) permet de visualiser les adresses de messagerie déjà présentes. Chemin d accès du calendrier (/Calendar affiché automatiquement). Rôle que l utilisateur à décidé de vous attribuer par rapport à son calendrier. Cliquer sur le lien en bleu : Accepter Une fois la connexion au calendrier validée, lorsque vous cliquez sur l onglet «Calendrier», celui-ci apparaît dans la liste des calendriers disponibles. 5 prenom.nom Remarque : si vous ne souhaitez plus voir apparaitre les évènements d un agenda, il suffit de cliquer sur le carré situé à sa gauche comme indiqué en 5. A tout moment, il sera possible de cocher à nouveau cette case. 8
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.5 Créer un calendrier personnalisé Faire un clic droit sur calendriers et sélectionnez «Nouveau calendrier». 6 7 8 9 6 7 8 9 Indiquer le nom de votre calendrier personnalisé. Indiquer la couleur de ce calendrier (et de ses évènements). Exclure les rapports des disponibilités sur votre agenda. - Lors qu un utilisateur voudra vous inviter à un évènement, celui-ci ne pourra pas vérifier la présence d un évènement déjà présent dans votre agenda. Permettre la synchronisation de votre calendrier avec un autre calendrier distant..6. Ajouter un calendrier «ressources».6.. Cas d une salle de réunion Après avoir reçu un message dans le style de celui qui suit, il va être possible d ajouter dans la liste des calendriers, une ressource «salle» et d en d accepter le partage. Dans le menu Préférences, positionnez-vous dans l onglet Partage. Saisissez en la ressource «salle» ci-dessus puis cliquez en sur Rechercher des partages. 9
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Vous observerez par la suite en la ressource citée auparavant., dans la liste des partages non encore acceptés, A ce moment là, lorsque vous cliquerez en sur Accepter, la ressource «salle» apparaîtra sur la gauche parmi les calendriers déjà existants quand vous reviendrez sur l onglet Calendrier..6. Cas d un véhicule de fonction Le principe qui consiste à disposer d une ressource de type «matériel» est identique à celui d une ressource «salle». Cela s avère utile pour la gestion d un véhicule de fonction. Quand on souhaite l utiliser, on visualise les créneaux sur lesquels il est déjà retenu avant de programmer une nouvelle réservation..6. Cas d un projet Le principe qui consiste à disposer d une ressource de type «projet» est identique à celui d une ressource «salle». Cela permet, par exemple, de visualiser l ensemble des réunions du CA prévues dans l année..7 Synchronisation d un agenda distant - Vous avez la possibilité de synchroniser un emploi du temps géré sur Celcat avec l agenda Zimbra. Pour plus d informations, vous pouvez vous rendre sur le Guichet numérique Mes essentiels / Emplois du temps en cliquant sur l Aide ics Zimbra proposée en 5 ci-dessous. 5 Il est également possible d'ajouter un autre lien ICS que celui de Celcat..8 Vue de divers calendriers Vous pouvez sélectionner les rendez-vous des calendriers que vous voulez afficher, en cochant juste ceux qui vous intéressent. prenom.nom prenom.nom 0
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.9 Suppression d un calendrier Pour supprimer un calendrier, faire un clic droit sur le calendrier et sélectionner Supprimer. Seuls les calendriers «personnalisés» peuvent être supprimés..0 Astuces.0. Copier un évènement d un autre calendrier. Préférences La partie Préférences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra et pour cela il se présente sous forme d onglets correspondant à chaque fonction que nous venons de voir en détail. Il est possible de copier un évènement d un autre calendrier «partagé» dans son propre calendrier. Touche «Shift» + «évènement à copier» vers son calendrier. Préférences : - Permet d accéder aux différents menus personnalisables (Général, Calendrier, Partage, Importer/Exporter, Raccourcis, Zimlets). Fenêtre de mise à jour des préférences.
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Général - Options de connexion : Langue, Fuseau horaire, etc. - Recherche : Fonctions évoluées dans la barre d outils de recherche. - Autres : Affichage des cases pour faciliter la sélection des objets et des listes.. Calendrier - Affichage par défaut : vue semaine de 7 jours, affichage jour, affichage semaine ouvrée, vue mensuelle, vue programmée. - Afficher les rappels : de minute avant à 60 minutes avant, voire jamais. Partage - Afficher les dossiers partagés avec moi (accepté ou non) - Afficher les dossiers partagés par moi - Permettre le partage de calendriers (idem.). Méthode pour exporter un agenda «Google» - Se connecter sous Google agenda - Cliquer sur l icône en situé en à côté de l'encadré de gauche "Mes agendas" puis sélectionner en "Paramètres". - Cliquer en sur le lien "Exporter les agendas".
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 - Enregistrer le fichier proposé (exemple : prenom.nom@univ-angers.fr.ical.zip). prenom.nom - Dézipper ce fichier, en sélectionnant l option surlignée ci-dessous, afin d'obtenir un fichier ".ics" (exemple : prenom.nom@univ-angers.fr.ics). Exemple de fichier obtenu :.5 Importer/Exporter - Importer/Exporter : exporter les calendriers au format.ics
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Importer : - Fichier : emplacement où se trouve un fichier.ics : cliquer en sur Parcourir pour le récupérer. - Destination : permet de récupérer un fichier au format.ics, et de le charger dans le calendrier de destination : cliquer en sur Importer. Après quelques instants, voici le message obtenu. Exporter : - Type : Objet à exporter (ici Calendrier) - Permet d exporter le calendrier au format.ics.6 Méthode pour importer son agenda Zimbra dans un iphone /ipad Allez dans «Réglages» puis sur «Mails, Contacts, Calendrier» comme indiqué en 5 ci-dessous. Dans la partie Comptes cliquez en 6 sur «Ajouter un compte» puis en 7 sur «Autre» : 6 7 5
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Cliquez ensuite comme indiqué en ci-dessous en sur «Ajouter un compte CalDav». Une nouvelle fenêtre apparaît. Saisir les informations concernant la connexion à Zimbra comme dans l exemple ci-dessous : Cliquez ensuite en sur «suivant» et cochez «Calendrier» puis cliquer sur Enregistrez. 5
Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.7 Raccourcis - Dans l onglet «Préférences», si vous cliquez sur la gauche le champ «raccourcis», vous pourrez visualiser la liste des raccourcis clavier Zimbra. 6