NOUVEAU CONTRÔLE FISCAL

NOUVEAU CONTRÔLE FISCAL INFORMATISE : RETOURS D EXPERIENCE ET CONSEILS PRATIQUES Salons des Entrepreneurs de PARIS Le 5 février 2015 1

Plan de la présentation Plan de la présentation o Les nouvelles obligations légales et réglementaires o Le FEC en pratique : précisions apportées par l administration o FEC et archivage : propositions de la profession o Impacts sur la production comptable o Exemples d erreurs constatées lors de l analyse des FEC 2

LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES P C 3

Les nouvelles obligations Les nouvelles obligations légales et règlementaires 1. Le I de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales 2. L article A. 47A-1 du livre des procédures fiscales - Le fichier des écritures comptables (FEC) 3. Modalités de remise du FEC 4. Les sanctions applicables en cas de nonrespect de la nouvelle obligation P C 4

Articulation des textes CGI art. 54 Obligation LPF art. de présentation 13 des documents comptables et pièces justificatives LPF art. L 13 I vérification de comptabilité II présentation de la comptabilité analytique III présentation des comptes consolidés IV CFCI LPF art. L 47 A I obligation de présentation de la comptabilité sous forme dématérialisée : FEC II traitements demandés par le vérificateur dans le cadre d'un CFCI III contrôle inopiné : copie par les agents de l'administration des informations, données et traitements informatiques ainsi que de la documentation LPF art. A 47 A - I A-I Format et contenu du FEC P C 5

ARTICULATION AVEC LES AUTRES DISPOSITIFS Élargissement et modernisation du droit de communication (2 ème LFR 2014, art. 21) Droit de visite et de saisie Lutte contre les caisses enregistreuses et les logiciels «permissifs» P C 6

LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES 1. Le I de l article L. 47A du LPF P C 7

L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF Nature du dispositif : o Obligation de remise des écritures comptables sous forme dématérialisée en cours de contrôle Contribuable concerné : o En principe, tout contribuable, quel que soit son régime d'imposition dont la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés o Exceptions : Régime des bénéfices agricoles au forfait Auto-entrepreneur SCI soumises exclusivement aux revenus fonciers et qui ne comportent que des associés personnes physiques P C 8

L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF Ce qui change Avant le 01/01/2014 Après le 01/01/2014 La présentation sur support papier des livres comptables (journaux, grand-livre) était le régime de droit. La présentation du fichier des écritures comptables en lieu et place du papier était facultative et à la discrétion du contribuable. La présentation d une copie normalisée du fichier des écritures comptables devient le régime de droit. Pour le contribuable qui a l obligation de fournir ce fichier, la comptabilité «papier» n est plus recevable. P C

L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF Ce qui change Avant le 01/01/2014 Après le 01/01/2014 En cas de présentation volontaire de la copie des fichiers des écritures comptables, ces dernières devaient impérativement être restituées avant la mise en recouvrement. L emport des copies des fichiers des écritures comptables n est plus suivi de leur restitution mais de leur destruction avant la mise en recouvrement sans autre formalisme. P C

L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF Entrée en vigueur : o Tout contrôle pour lequel l avis de vérification est adressé après le 1 er janvier 2014 o S applique à l ensemble des exercices vérifiés par l administration fiscale Y compris exercices durant lesquels sont nés des déficits fiscaux imputés sur des exercices non prescrits (réouverture du droit de contrôle FEC) P C 11

L'ARTICLE L. 47 A-I DU LPF Contrôle des déficits reportables S agissant du contrôle des déficits antérieurs reportables, l administration est fondée à remettre en cause le déficit d un exercice présent lorsque ce déficit, reporté les années suivantes, a influencé les résultats d exercices présents. En cas d exercices déficitaires antérieurs au premier exercice clos visé par l avis de vérification, un FEC doit être produit dès lors que : o la comptabilité était tenue au moyen de systèmes informatisés. o la comptabilité est conservée sous cette même forme la date de vérification. P C 12

L'ARTICLE L. 47 A DU LPF Type de contrôle Opérations effectuées L. 47 A-I Contrôle classique : conformité de la comptabilité avec les déclarations fiscales Tris Classements calculs L. 47 A-II Contrôle approfondi Traitements informatiques P C 13

Après le FEC Contrôle fiscal classique Examen du FEC (L 47 A I) CFCI (L 47 A II) P C 14

LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES 2. L article A. 47A-I du LPF : le FEC (Fichier des écritures comptables) P C 15

L'ARTICLE A. 47 A-1 DU LPF Un format de fichier défini par arrêté Contenu : o Précise le type et le contenu du FEC o Norme établie en conformité avec le PCG et le code de commerce o Des informations comptables uniquement, hors comptabilité analytique 16

L'ARRÊTÉ A. 47 A-1 DU LPF Délai de mise en œuvre : o Pour tous les exercices vérifiés à compter du 1 er janvier 2014 o Deux mesures de tolérance établies par l administration fiscale Remise au plus tard lors de la deuxième visite sur place pour la seule année 2014 Format facultatif pour les exercices antérieurs à 2013 17

TOLÉRANCE APPLICABLE AUX EXERCICES 2011 ET 2012 Exercice clos en 2013 Exercices clos en 2012 et en 2011 (et exercices antérieurs en cas de déficit) FEC normé FEC normé Tout format 18

FORMAT DU FEC - SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES Succursales : o Succursales étrangères de sociétés françaises : La société française doit remettre un FEC conforme aux normes définies par l article A47A-1 du LPF contenant, sous une forme agrégée, les éléments relatifs à ses succursales étrangères avec des aménagements (plan comptable) P C 19

FORMAT DU FEC - SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES Succursales : o Succursales françaises de sociétés étrangères: Remise d un FEC avec des aménagements (plan comptable propre à l entreprise mais communication d une table de correspondance avec le PCG) P C 20

FORMAT DU FEC - SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES filiales : o filiales françaises de sociétés étrangères : elles sont tenues de remettre une copie du FEC lorsqu elles tiennent leur comptabilité au moyen d un système informatisé. Transcodage des écritures ne respectant pas les normes comptables françaises (par ex. écritures enregistrées Aux normes IFRS ou USGAAP) : tolérance prolongée aux exercices clos en 2014 (mais plus en 2015). Ecritures comptables en langues étrangères (sous réserve de l utilisation de l alphabet latin et de la fourniture de la table de correspondance) : tolérance prolongée aux exercices clos en 2014. 21

FORMAT DU FEC Information Nom du champ Type de champ 1. code journal de l écriture comptable JournalCode Alphanumérique 2. libellé journal de l écriture comptable JournalLib Alphanumérique 3. numéro sur une séquence continue de l écriture comptable EcritureNum Alphanumérique 4. date de comptabilisation de l écriture comptable EcritureDate Date 5. numéro de compte, dont les 3 premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du PCG CompteNum Alphanumérique 6. libellé de compte, conformément à la nomenclature du PCG CompteLib Alphanumérique 7. numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxNum Alphanumérique 8. libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé) CompAuxLib Alphanumérique 9. référence de la pièce justificative PieceRef Alphanumérique 10. date de la pièce justificative PieceDate Date 11. libellé de l écriture comptable EcritureLib Alphanumérique 12. montant au débit Debit Numérique 13.montant au crédit Credit Numérique 14. lettrage de l écriture comptable (à blanc si non utilisé) EcritureLet Alphanumérique 15. date de lettrage (à blanc si non utilisé) DateLet Date 16. date de validation de l écriture comptable ValidDate Date 17. montant en devise (à blanc si non utilisé) Montantdevise Numérique 18. identifiant de la devise (à blanc si non utilisé) Idevise Alphanumérique 22

FORMAT DU FEC - SPÉCIFICITÉS CATÉGORIELLES BA tenant une comptabilité de trésorerie : 3 champs supplémentaires Information Nom du champ Type de champ 19. La date de règlement DateRglt Date 20. Le mode de règlement ModeRglt Alphanumérique 21. La nature de l opération (à blanc si non utilisé) NatOp Alphanumérique BNC tenant une comptabilité de trésorerie : 4 champs supplémentaires Information Nom du champ Type de champ 19. La date de règlement DateRglt Date 20. Le mode de règlement ModeRglt Alphanumérique 21. La nature de l opération (à blanc si non utilisé) NatOp Alphanumérique 22. L identification du client (à blanc si non utilisé) IdClient Alphanumérique 23

comptabilités tenues par établissement La notice introduit un nouveau champ! o le code établissement pour pouvoir trier les écritures par établissement suppose d avoir préalablement prévu de saisir l information dans le logiciel 24

CONTENU DU FEC - COMPTABILITÉS AUXILIAIRES Elles doivent être intégrées au FEC Exception : la comptabilité analytique et les données de gestion! A défaut du respect de ces normes, l'obligation posée à l'article L 47 A-I du LPF n'est pas satisfaite. 25

LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES 3. Modalités pratiques de remise du FEC P C 26

REMISE DU FEC Sont remis : o Un fichier unique comprenant la totalité des écritures comptables du contribuable vérifié après opérations d'inventaire, hors écritures de centralisation et hors écritures de solde de comptes de charges et de produit o Si besoin est, un fichier descriptif apportant toutes les explications nécessaires à la bonne lecture du fichier par le vérificateur En 2014, le fichier pourra être remis au plus tard lors de la 2 ème visite sur place du vérificateur P C 27

REMISE DU FEC P C Modalités pratiques et support définis avec le vérificateur en fonction du contexte Cas particulier : le FEC scindé o Pour les fichiers présentant une très forte volumétrie o Présentation simultanée des différentes parties du FEC o Découpage par période (semestre / trimestre / mois) o Pour les entreprises relevant de la compétence de la DVNI Écritures centralisées / écritures détaillées 28

REMISE DU FEC Ce qui change Avant le 01/01/2014 Après le 01/01/2014 Le délai éventuel de 3 mois pour les opérations de contrôle prévu à l article L 52-I du LPF débutait dès la première intervention. Le même délai est suspendu tant que la copie du fichier des écritures comptables n a pas été produite. Le décompte de ce délai ne débute ainsi qu au jour de la remise effective des fichiers conformes aux normes définies à l article A. 47 A-1 du LPF. P C

LES NOUVELLES OBLIGATIONS LÉGALES ET RÈGLEMENTAIRES 4. Les sanctions applicables en cas de non-respect de la nouvelle obligation P C 30

SANCTIONS - L'ARTICLE 1729 D DU CGI Avant le 01/01/2014 Ce qui change Après le 01/01/2014 P C La présentation de la copie du fichier des écritures comptables n étant qu optionnelle, son défaut n était pas sanctionné L article 1729 D du CGI a été créé. Il prévoit (pour les avis de vérification adressés à compter du 10/08/2014) une amende de 5 000 ou 10% des droits (si plus élevé) en cas de défaut de remise de copie du fichier des écritures comptables et en cas de remise de fichiers nonconformes aux normes prévues à l article A. 47 A-1 du LPF (amende égale à 1500 pour les avis adressés à compter du 01/01/2014 et avant le 10/08/2014). Cette amende se cumule avec les éventuelles autres majorations réprimant des infractions différentes.

SANCTIONS - ALINÉA 2 DU L. 74 DU LPF Ce qui change Avant le 01/01/2014 Après le 01/01/2014 La présentation de la copie du fichier des écritures comptables n étant qu optionnelle, son défaut n était pas sanctionné. Le défaut de remise de copie du fichier des écritures comptables même en présence de la comptabilité sur support papier, expose le contribuable au rejet de sa comptabilité et à une taxation d office. P C

Modifié par Loi n 2012-1510 du 29 décembre 2012 - art. 14 : o Les bases d'imposition sont évaluées d'office lorsque le contrôle fiscal ne peut avoir lieu du fait du contribuable ou de tiers. o Ces dispositions s'appliquent en cas d'opposition à la mise en œuvre du contrôle dans les conditions prévues aux I et II de l'article L. 47 A. Nota : Ces dispositions s'appliquent aux contrôles pour lesquels l'avis de vérification est adressé après le 1 er janvier 2014. P C 33

La mise en œuvre de la procédure d'évaluation d'office prévue à l'article L. 74 du livre des procédures fiscales entraîne : o l application d'une majoration de 100 % aux droits rappelés ou aux créances de nature fiscale qui doivent être restituées à l État ; o Pas de de possibilité de saisir les commissions instituées par les articles 1650 à 1652 bis et 1653 A. P C 34

CE QUI NE CHANGE PAS Consultation des pièces comptables et sociales Le reste des constatations (conditions d exploitation de l entreprise), investigations (recoupements, droits de communication), consultation des pièces justificatives des écritures comptables (factures, contrats, ) ou sociales (PV d AG, statuts, ) continue de se faire comme par le passé. La consultation de pièces «papier» n a donc pas entièrement disparue. P C 35

! La conformité du FEC est purement formelle. Elle n est pas garante de la régularité de la comptabilité de l entreprise. l analyse du FEC par ALTO 2 peut cependant mettre en évidence le non respect des règles de tenue des comptabilités informatisées

Aucun rehaussement ne pourra être proposé directement du bureau!

REMISE DU FEC En principe, le FEC doit être remis le 1er jour du contrôle o o o Accusé de réception en main propre remis sur place signable par le DAF ou le responsable comptable Mais jusqu ici demande de mise en conformité adressée au contribuable Le contrôle de la conformité peut être réalisé par le vérificateur depuis son bureau remise possible sur le portail ESCALE et AR en main propre remis par le vérificateur lors de l intervention sur place 38

SANCTIONS 2015 PREMIERES AMENDES o Procédure de notification o Remise en main propre du PV d absence de conformité et envoi par courrier (en revanche pas de PV de conformité) o Pas de motivation du rejet dans le courrier de notification o Contentieux à venir? 39

LE FEC EN PRATIQUE: PRÉCISIONS APPORTÉES PAR L ADMINISTRATION 40

Modifications du CFCI en 2013 Evolution au 1 er janvier 2014 du CFCI o Art 14 de la Loi de Finances Rectificative 2012 du 29/12/2012 : Les vérifications fiscales débutant à compter du 01/01/2014 devront se faire à partir d une liste d écritures extraites de la comptabilité o Arrêté du 29/07/2013 modifiant l article A47 A-1 du livre des procédures fiscales : Contenu et format du fichier à remettre Que cela change t-il? o A partir du 01/01/2014, cela concerne tous les contrôles fiscaux quelque soit la taille de l entreprise o Cela s impose à tous les vérificateurs o Pour le format, la DGFiP a choisi de recueillir une liste des écritures et non pas tous les fichiers comptables : Il s agit donc d un extrait de comptabilité et non pas de l original 41

Les points clefs du FEC Le «Fichier des Ecritures Comptables» c est : o Un fichier unique, éventuellement par dérogation, scindé en divers fichiers selon la taille de l entreprise ou le volume de données (en accord avec le vérificateur) o Un fichier sans centralisation d écritures! o Intégrant les écritures d ouverture o Classer par ordre chronologique de validation Nouvelle information : la date de validation! 42

L avenir du contrôle fiscal L obligation du FEC montre l orientation de l Administration Fiscale : o Industrialisation des contrôles o Mise en œuvre de profils «d anomalies» o Gabarits d écritures o Profilage selon les métiers o Systématisation (et généralisation?) o Puis contrôles ciblés selon l analyse FEC Tris et sélections personnalisés 43

Notion de comptabilité informatisée NOTION DE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE o une comptabilité est dite «informatisée», dès lors qu elle est tenue, même partiellement, à l aide d une application informatique ou d un système informatisé (BOFiP-BIC-DECLA-30-10-20-40- 30-13/12/2013). o Peu importe qu il s agisse ou non d un progiciel, ou d un module d ERP, dédié à la comptabilité. L utilisation d un logiciel de bureautique (tableur, traitement de texte) suffit à la qualification d informatique. 44

Notion de comptabilité informatisée NOTION DE COMPTABILITÉ INFORMATISÉE o Jurisprudence seule compte la manière dont le contribuable utilise effectivement les fonctionnalités dont sont dotés ses équipements informatiques la seule circonstance qu il n y ait pas de transmission informatisée des données entre deux applications (notamment application de gestion ou de caisse ne suffit pas pour considérer que la comptabilité n est pas tenue au moyen de systèmes informatisés (CE 9 avril 2014 n 369929, min c/sté Gamboni Restauration ; CAA Marseille 1 er février 2013, n 09-03405 et 09-03918) 45

Utilisation de logiciels métiers UTILISATION DE LOGICIELS OU MODULES DE GESTION INDÉPENDANTS o Exemples (voir BOFiP-CF-IOR-60-40-20 65) Module métier de gestion des contrats d assurance émises : détail des cotisations d assurance émises Logiciel de gestion stocks : détail des mouvements de consommation sur stock Logiciels de gestion de caisse possibilité de ne fournir dans le FEC que les cumuls mensuels CELA NE DISPENSE PAS DE DONNER ULTÉRIEUREMENT LE DÉTAIL DES ÉCRITURES GÉNÉRÉES PAR CES MODULES MÉTIERS LORS D UNE DEMANDE DE TRAITEMENT CFCI (LPF ART. 47A-II) 46

Quelques cas particuliers BNC o Avec la nomenclature comptable utilisée Sociétés civiles o Si FEC quelle tenue de comptabilité? Associations o Si distinction possible en informatique des écritures entre secteur lucratif ou non FEC pour le seul secteur lucratif Tableaux Excel de préparation de saisie o Écritures reprises en détail Reprise de la banque o Totaux par périodes ou détail des écritures? 47

CHAMP 3 numéro d écriture o Classement par ordre de validation une nouveauté fiscale o Le droit comptable prévoit l enregistrement des écritures (et donc la numérotation) par ordre chronologique de saisie Cas d un système centralisateur avec plusieurs journaux auxiliaires : chaque journal peut comporter des numérotations indépendantes o Le FEC (fichier unique) peut comporter des écritures de nature différente présentant la même numérotation o L administration l admet si cela est expliqué dans un descriptif accompagnant la remise du fichier 48

CHAMP 3 numéro d écriture o PRINCIPE : les premiers numéros d écritures comptables sont constitués par les écritures d à nouveau o l administration s aligne sur la réglementation comptable mais admet l enregistrement en cours d exercice «en raison du fonctionnement propre de l entreprise» : les écritures de report à nouveau sont alors numérotées en fonction de leur ordre d enregistrement comptable. elles comprennent le solde des postes d immobilisations et du poste des stocks (quid des comptes de tiers?) identifier les écritures d à nouveau par une information complémentaire contenue dans le FEC (à expliciter dans le descriptif) ou les fournir dans un fichier à part (tolérance 2014) 49

CHAMP 4 date de comptabilisation o celle de saisie si l'événement et son enregistrement ont lieu le même jour o si décalage : retenir la date de l'événement comptable sinon, celle de la pièce justificative ou encore date du dernier jour du mois, en cas de centralisation mensuelle o si le logiciel ne dispose pas d'un mode brouillard, alors date de comptabilisation = celle de validation de l'écriture 50

CHAMPS 6 et 8 Libellés de comptes (généraux et auxiliaires) o «Le respect des normes comptables françaises élaborées par le normalisateur comptable français (Autorité des normes comptables) et du plan de comptes y afférent est indispensable. les données figurant dans le fichier des écritures comptables doivent obligatoirement respecter les normes comptables et la nomenclature du plan de comptes français» o La tolérance 2014 n est a priori pas reconduite 51

CHAMPS 6 et 8 référence et date des pièces justificatives o La référence des pièces justificatives doit figurer dans les enregistrements comptables (PCG, art. 420-2) Mais certaines écritures peuvent ne pas avoir de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d à nouveau cf. BOI-CF-IOR-60-40-20 n 190) dans le cas des écritures pour lesquelles il n existe pas de référence de pièce (cas des écritures d à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli par une valeur conventionnelle définie par l entreprise (à préciser dans le descriptif) 52

CHAMPS 9 et 10 référence et date des pièces justificatives o La référence des pièces justificative doit figurer dans les enregistrements comptables (PCG, art. 420-2) Mais certaines écritures peuvent ne pas avoir de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d à nouveau cf. BOI-CF-IOR-60-40-20 n 190) dans le cas des écritures pour lesquelles il n existe pas de référence de pièce (cas des écritures d à nouveau), ce champ doit néanmoins être rempli par une valeur conventionnelle définie par l entreprise (à préciser dans le descriptif) 53

CHAMP 9 Référence de la pièce o Bonnes pratiques Facture fournisseur : numéro de facture Facture client : numéro de facture Note de débit : numéro de note de débit Note de crédit : numéro de note de crédit Chèque : numéro du chèque Virement : VRT Prélèvement : PLVT OD : type d OD ex : Paie Mai 2015 ; Reprise de provision OD de clôture : ODC date d arrêté comptable ex : ODC 31/12/2014. + Numéro 54

CHAMP 10 date des pièces justificatives o La date de la pièce justificative correspond à la date figurant sur les pièces justificatives reçues ou émises ou à défaut à la date à laquelle le justificatif est enregistré en comptabilité dans le cas des écritures pour lesquelles il n existe pas de référence de pièce (par exemple, dans le cas des écritures d à nouveau), ce champ «date» doit néanmoins être rempli par une date conventionnelle définie par l entreprise. (à préciser dans le descriptif) 55

CHAMP 10 date de la pièce o date de la pièce comptable (date de facture fournisseurs, date de facture client, date d opération bancaire (date du chèque figurant sur le chèque, date du virement correspondant à la date d envoi du virement, date du prélèvement figurant sur la facture) o Que faire si on ne dispose pas de date : Cas des OD : mettre la date de fin de mois concerné si c est une OD mensuel ou trimestriel ; ou la date Cas des flux bancaires (quand on n a pas de pièce comme l ordre de virement, où la copie du chèque) : date d opération figurant sur le relevé bancaire Cas des OD de clôture : mettre la date de l arrêté comptable concerné 56

CHAMPS 2,6, 8, 11 Libellés o Qu indiquer? Facture fournisseurs : Nom du Fournisseurs + mois et année prestation (si applicable) ou descriptif de l achat + Facture n Facture Client : Nom du Client + mois et année prestation (si applicable) ou descriptif de la vente + Facture n Note de débit : Nom du client + descriptif de la prestation/achat + n note de débit Note de crédit : Nom du client + descriptif de la prestation/achat + n note de crédit Chèque : Rglt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc..) + n du chèque Virement : Virt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc..) Prélèvement : Plvt + Nom du fournisseurs/organisme payé + Numéro factures payées ou description de ce qui est payé (indication du mois, trimestre et année payée ; régul + année ; etc..) OD : description de l OD et mois année concernée (si applicable) ex : URSSAF Paie avril 2015 OD de clôture : description de l ODC et année concernée Reprise provision FNP 2013 57

CHAMP 16 date de validation o Confère un caractère définitif aux écritures comptables Procédure informatique interdisant toute modification postérieure de l écriture ou suppression de l'enregistrement (PCG art. 420-5 et BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 n 80 et 120) Une comptabilité établie à l'aide d'un logiciel permettant de modifier à posteriori, malgré la validation, les écritures initiales n a aucun caractère probant (CAA Marseille 13 avril 2012, n 09MA01619). o Question : périodicité de la validation? 58

CHAMP 16 date de validation o Règles du PCG et du Code de commerce : o Enregistrement des écritures dans le livre-journal au jour le jour (C. com art. R 123-174, al. 1 et PCG art. 420-4) o système informatique muni de la fonction «brouillard» : les écritures deviennent définitive à la date de validation, soit au plus tard au moment de la déclaration fiscale o Système centralisateur : Centralisation mensuelle des enregistrements dans le livrejournal des totaux des opérations figurant dans les journaux auxiliaires (C. com. art. R. 123-176 ; PCG, art. 410-7 et art. 420-4) Dérogation pour les commerçants placés sous le régime réel simplifié d imposition (centralisation tous les 3 mois : C. com. art. R. 123-204). La centralisation suppose la validation des écritures (qui dit enregistrement définitif (PCG art. 420-5) dit validation, sans quoi pas d écriture comptable probante) 59

CHAMP 16 date de validation o En pratique : Validation au plus tard lors de la LF (15 mai si exercice coïncide avec l année civile) Clôture des comptes : possibilité de passer des écritures jusqu à l AG (pas plus de 2 exercices ouverts en même temps) si de nouvelles écritures : LF rectificative et nouveau FEC Toutefois, si le TVA calculée à partir des écritures comptables (débits ou utilisation des fonctions du logiciel), validation au moment de la CA 3 (sinon TVA sur encaissement calculée à partir des relevés de banque extra comptablement possibilité de maintenir le brouillard système informatique muni de la fonction «brouillard» : les écritures deviennent définitive à la date de validation ( soit au plus tard lors de l établissement de la liasse fiscale) 60

Quelques difficultés pratiques comptabilité en anglais (fréquent chez les filiales de groupes étrangers) o Le FEC doit être établi en français mais tolérance pour les seuls exercices antérieurs à l exercice clos en 2014 comptes établis en normes étrangères o Pour les seuls exercices antérieurs à l exercice clos en 2014, un «transcodage» est possible à condition de retranscrire ligne à ligne en normes françaises les écritures comptables un compte étranger correspond à un seul et unique compte français et réciproquement 61

Quelques difficultés pratiques seules sont visées les classes 1 à 7 o cas des comptes de classe 8 et 9 : certaines entreprises les utilisent de telle façon que les FEC (et balances) ne sont plus équilibrées sans ces comptes 62

ARCHIVAGE 63

Un archivage durable Pour respecter les différents délais de prescription (5, 6 ou 10 ans) : o Choisir un format lisible sur cette durée et indépendant du logiciel qui a produit l archive o Une solution donnant toute garantie : un format normé pour une conservation pérenne 64

La solution complète Dès la clôture de l exercice, génération de l archive de l ensemble des fichiers Déposer l archive chez un Tiers-Archiveur qui garantira son contrôle et son intégrité dans le temps. 65

IMPACT SUR L ORGANISATION COMPTABLE DE L ENTREPRISE 66

ORGANISATION COMPTABLE Qualité des saisies: o Libellés, références de pièces guide de saisie 67

IMPACT SUR LES MISSIONS l expert-comptable 68

La mission de l EC En cas de mission de présentation o Tenue de la compta par l expert-comptable Le FEC doit être réalisé par l expert-comptable o Tenue par le client et révision par le cabinet C est à l entreprise de réaliser le FEC Si l entreprise ne sait pas le générer, l EC pourrait proposer une mission complémentaire de confection du FEC Mission et devoir de conseil o S il ne réalise pas le FEC, l EC doit rappeler à son client les obligations fiscales o L EC peut conseiller les modalités de génération du FEC ou contrôler le FEC 69

IMPACT SUR LES MISSIONS Le commissaire aux comptes 70

La mission du CAC La mission du CAC est fortement impactée par le FEC. L auditeur légal devra penser à : o Vérifier la prise de connaissance du SI de l entité auditée Analyse différente selon qu il s agit d un progiciel intégré ou d un logiciel comptable o Analyser le risque fiscal : amende et risque de rejet de comptabilité o Vérifier le respect des obligations comptables en vertu du plan comptable, du doit fiscal et du droit commercial 71

La mission du CAC Points de vigilance particuliers (1/2): o Gestion des AN (attention aux ERP) o Unicité du FEC (ou demande d accord au vérificateur) o Pas de centralisations o Pour les groupes ou filiales d entreprises étrangères: Respect des normes comptables françaises Libelles et comptes en langue française Conservation de la comptabilité analytique 72

La mission du CAC Points de vigilance particuliers (2/2) : o Gestion des dates Date de comptabilisation Date de validation Date de la facture Date du lettrage o Archivage des fichiers comptables : Les fichiers comptables Les pièces justificatives et traitement s informatiques 73

ANALYSE DES FEC Quelques exemples d erreurs 74

Analyse des FEC Exemples d erreurs constatées o Génération de FEC «bricolés» avec divers outils Décalages de ligne entrainant une incohérence générale du FEC o Problèmes de format: Le nom du fichier est incorrect. Il doit respecter la syntaxe SIREN][FEC][DATECLOTURE].txt Les formats de dates ou plus globalement de champs ne sont pas respectés Les champs obligatoires ne sont pas renseignés 75

Analyse des FEC Exemples d erreurs constatées o Incohérences de fonds Les balances reconstituées par journaux à partir du FEC ne sont pas équilibrées (voire la balance générale) Les journaux ne sont pas équilibrés par mois Le plan comptable utilisé n est pas conforme Les champs libellés sont vides ou renseignés par des caractères ou chiffres «ésotériques» Il n est pas fait mention d une référence de pièce pour la majorité des écritures Il existe des trous de séquence dans les numérotations des écritures Les dates sont incohérentes entre elles : par exemple une date de pièce plus récente que la date de comptabilisation ou bien les dates de pièces sont très antérieures ou très postérieures à l exercice considéré. 76

VOS QUESTIONS 77