LES 5S, UNE MÉTHODE D ORGANISATION DES POSTES DE TRAVAIL La méthode 5S, applicable à tout espace de travail (y compris dans les bureaux), constitue une forme de standardisation par gestion visuelle. Elle fait en sorte qu un employé puisse avoir quotidiennement à portée de la main l information, les outils et le matériel requis pour effectuer sa tâche à son poste de travail, lui permettant ainsi de travailler efficacement et de façon sécuritaire. L objectif consiste à instaurer des espaces de travail efficaces qui s expliquent et s autoréglementent par eux-mêmes en tout temps à l aide de procédures et d instructions visuelles. Les 5S correspondent à la première lettre de chacune des cinq étapes de la méthode : 1. Sélectionner : trier tous les objets au poste de travail et ne conserver que ce qui est utile au quotidien. Ce qui n'est utilisé qu'à l'occasion ou qui n ajoute aucune valeur devrait être rangé plus loin, en dehors de la zone de travail, alors que ce qui reste (c est-à-dire ce qui n a pas servi durant la dernière année et qui ne sera pas utilisé à court terme) devrait être éliminé. Utilisation Jamais Rarement À l occasion Souvent Toujours Décision à prendre À éliminer de l aire de travail À mettre à l extérieur de l aire de travail À mettre dans l aire de travail À garder près des opérations À garder à portée de la main 2. Situer : déterminer un emplacement, c est-à-dire réserver une place, pour chaque chose (outil, document, etc.) à l'intérieur du poste de travail de façon à pouvoir trouver ce qu il faut au moment opportun en facilitant l accès et l utilisation. Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place. En désignant des emplacements, un espace vide ne constitue plus qu un simple trou où l on peut ranger n importe quel objet qui traîne sur le plancher. 1
3. Scintiller : nettoyer, peinturer et s'attaquer aux sources de saleté (plutôt que de nettoyer de manière répétitive, y aurait-il une méthode de travail plus efficace? Ou pourrait-on modifier les outils de manière à garder le poste de travail propre?). Il est important de déterminer les causes principales de ses problèmes de malpropreté afin de prendre les mesures nécessaires pour éliminer le problème à la source. Une approche efficace en vue de trouver les vraies causes aux problèmes est la technique des «5 pourquoi». PROBLÈME Il y a une tache d huile sur le plancher. Parce que la machine laisse échapper de l huile. Parce que les joints d étanchéité sont usés. Parce que les joints achetés sont de moins bonne qualité. Parce que les prix obtenus sont concurrentiels. Parce que le responsable des achats est évalué selon les coûts épargnés à court terme. SOLUTION Enlever l huile. Réparer la machine. Remplacer les joints. Changer les spécifications. Modifier la politique d achat. Changer la politique d évaluation. 4. Standardiser : désigner les emplacements et les objets en instaurant des méthodes de travail standards respectées par tous ceux qui travaillent à un même poste de travail et des contrôles visuels afin de pouvoir mesurer la performance des processus. Par exemple, tous les outils d un poste de travail pourraient être d une même couleur (une tache de peinture ou un ruban adhésif de couleur suffisent) : bleu à un poste, jaune ou rouge à un autre. Notez bien qu avec les 5S, les outils sont attitrés aux postes de travail et non aux employés. 5. Suivre : Mettre de la rigueur dans le système de manière à ce que les 5S s intègrent à la culture de l entreprise. Assurer le suivi afin que tout demeure propre et ordonné en dressant une liste de vérification par processus de manière à exécuter des audits de façon périodique (voir la partie concernant la Feuille d audit à la fin du document). Une bonne façon de procéder pour implanter les 5S consiste à commencer par un seul poste de travail, idéalement avec un employé volontaire et motivé. Ce poste pourra ensuite servir de modèle pour tous les autres. 2
Voici maintenant, en gros, les étapes permettant d implanter facilement et rapidement les 5S: 1. Faire un grand ménage et éliminer tout ce qui n a aucune utilité (produits et matières premières défectueux ou invendables et matériel d emballage inutilisable, par exemple). 2. Isoler dans un coin ou désigner clairement à l aide d autocollants rouges par exemple les objets qui ne sont que peu ou pas utilisés (par exemple ceux n ayant pas servi au cours de la dernière année). Il s agit ensuite d attendre quelques jours pour laisser le temps à l équipe de retirer de ce coin les objets susceptibles de servir à court terme (un à deux mois) ou d enlever les autocollants rouges qui y sont apposés. Après cette période de réflexion, tout ce qui est encore dans le coin ou qui porte encore un autocollant rouge devrait être éliminé. 3. Séparer ce qui est utilisé quotidiennement de ce qui est utilisé à l occasion seulement. Les objets utilisés quotidiennement devraient être à portée de la main à chaque poste de travail (quitte à devoir acheter quelques outils additionnels s il le faut pour compléter le tout), alors que ce qui n est utilisé qu occasionnellement devrait être placé un peu plus loin, à un endroit connu de tous, de manière à ne pas nuire aux opérations. À titre d exemple, il est possible de garder à un poste de travail servant aux expéditions seulement un stock minimum de matériel d emballage (cartons, ruban adhésif, etc.), le reste du matériel d emballage pouvant être stocké plus loin. Une fois les trois premières étapes terminées, vous aurez alors réussi à mettre en œuvre le premier «S» (sélectionner). 4. Pour mettre en pratique le deuxième «S» (situer), il suffit de prendre le temps de désigner une place pour chaque chose à l intérieur de chaque poste de travail, alors que pour le troisième «S» (scintiller), il s agit simplement de procéder à un nettoyage et de réfléchir à des moyens qui permettrait de réduire les sources de saleté. 5. En ce qui concerne le quatrième «S» (standardiser), il consiste habituellement en la rédaction de procédures et d instructions de travail pour les tâches plus complexes ou susceptibles de générer des erreurs. Dans certains cas, de petits outils visuels peuvent suffire (par exemple un tableau indiquant à quels endroits entreposer les différents produits) de pair avec l identification visuelle des objets aux postes de travail (par exemple, les outils d un poste de travail peuvent être désignés à l aide d une couleur précise et les contours des objets peuvent être dessinés de manière à ce que tous sachent facilement à quel endroit va chaque objet). 6. Quant au dernier «S», soit le cinquième (suivre), c est généralement le plus difficile à mettre en pratique puisqu il s agit, une fois que les quatre premiers «S» ont été appliqués, de maintenir les lieux de travail propres et en ordre. Pour ce faire, il est essentiel que les employés réservent un peu de temps à la fin de chaque jour pour ranger les outils à leur place et, possiblement, un peu plus de temps à la fin de la semaine pour effectuer le ménage de leur poste de travail. En plus de réserver du temps, il est tout aussi essentiel de mener des audits de façon régulière afin de s assurer que le personnel respecte la mise en application des 5S tout en démontrant l importance que cela revêt pour l entreprise. Le ministère de l Économie, de l Innovation et des Exportations offre une brève formation de trois heures sur le sujet. Informez-vous auprès de la direction régionale du Ministère de votre région. 3
FEUILLE D AUDIT Articles inutiles Propreté du plancher Accumulation Classement ÉLÉMENTS À ÉVALUER 1 er S SÉLECTIONNER Tout objet inutile est enlevé du lieu de travail. Seuls les outils et les produits nécessaires sont conservés. Les planchers et les allées ne sont pas encombrés d objets inutiles. Il n y a pas d accumulation de matières désuètes dont on ne sait plus quoi faire ou qui sont en trop grande quantité. Il s agit de trouver la juste quantité de matières. Les supports et étagères sont bien rangés. L employé trouve rapidement la marchandise, les pièces de rechange, les fournitures et l information dont il a besoin. (0 = très faible, 2 e S SITUER ÉLÉMENTS À ÉVALUER (0 = très faible, Usine virtuelle Contrôle de processus Rôles et responsabilités Procédures standards Les outils sont placés dans un endroit stratégique. La désignation de l outil et de son emplacement est précise et visible. La désignation des outils et de la machinerie est précise. Les aide-mémoire (check list) et les procédures opérationnelles sont très faciles à comprendre et sont tenus à jour. Un responsable a été nommé pour chacun des secteurs ou départements. Des procédures ont été déterminées et elles sont affichées et connues des employés : calendrier de production, rejets, standards de qualité, etc. Après utilisation, les outils sont remis à la place qui leur a été assignée. 4
Accès au matériel d urgence Propreté Nettoyage préventif Nettoyer c est inspecter ÉLÉMENTS À ÉVALUER 3 e S SCINTILLER Les boyaux d incendie, le matériel d urgence et les panneaux électriques sont facilement accessibles et placés dans des endroits visibles. Les planchers sont propres (sans débris ni poussières, etc.). Il n y a pas de communiqués ni de mémos désuets affichés sur les tableaux. L équipement ne produit pas de particules ni de fuites. Les employés nettoient l équipement et l aire de travail selon le programme établi. Ils peuvent ainsi détecter les déficiences dans le processus et réduire les risques en matière de santé et sécurité. (0 = très faible, Tableaux de communication Poste de travail Exécution du travail Environnement visuel et minisystèmes 4 e S STANDARDISER ÉLÉMENTS À ÉVALUER (0 = très faible, Les tableaux de communication sont standardisés au sein de l organisation. Tout employé formé peut utiliser le poste de travail d un collègue et y être efficace. Les procédures de travail sont les mêmes pour tous. Les méthodes de travail sont standardisées, communiquées et comprises par tout le personnel. Le poste de travail est aménagé de manière visuelle. Ainsi, toutes les réponses aux questions suivantes sont vite trouvées : qui, quoi, où, combien, comment, quand? Les codes, les contenants, les couleurs, etc. sont standardisés partout au sein de l organisation. 5
Habitudes de travail Audits Amélioration Personnes responsables 5 e S SUIVRE OU SOUTENIR ÉLÉMENTS À ÉVALUER (0 = très faible, Les employés ont pris l habitude de maintenir leur environnement de travail propre et bien rangé quotidiennement. La direction est responsable des 5S. Un suivi périodique du maintien des 5S est réalisé. Les résultats sont publiés et révisés visuellement. On cible les possibilités et on met en place des actions d amélioration constantes. Les réunions sont réalisées selon l horaire et les stations visuelles sont utilisées pour gérer l équipe. Total : Évaluation 0 à 25 : processus débutant 26 à 50 : processus amorcé 51 à 75 : processus en développement 76 à 100 : processus en rodage 6