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OBJECTIFS Cette rencontre a pour objectifs : De vous aider à réfléchir à l adéquation de votre offre vis-à-vis de la demande D identifier des pistes pour vous différencier De vous donner quelques clés pour construire une offre adaptée et la commercialiser

Au sommaire 1 ère Partie : Le marché des séminaires 2 ème Partie : Création / mise en adéquation offre séminaire 3 ème Partie : Commercialiser son offre séminaire

EXTRAIT 1 ère Partie : Le marché des séminaires

Un marché sensible Marché très impacté par la crise, particulièrement en 2009 Fragilité encore très marquée en 2010 Reprise constatée en 2011, mais marché très volatil et pression forte sur les prix Selon le Baromètre de l Observatoire du Tourisme d Affaires Bedouk Meetings & Events Media Coach Omnium présenté sur le salon Bedouk chaque année, les dépenses des entreprises sur le secteur représentaient 8,91 milliards d euros (+1,2%) en 2011. Tendances similaires constatées par l Etude Bedouk/ANAé (réalisée par Cabinet V.Charpenet-Bouchard) 2,2 milliards d euros de chiffres d affaires estimés pour le Marché des Agences Evénementielles, 2011 renouant avec le niveau d activité de 2008

Un marché sensible Une activité encore sensibilisée en 2012, se situant légèrement en dessous de celle enregistrée en 2011 Les acteurs comptent sur un rééquilibrage grâce à une + forte activité sur le 2 e semestre. Le manque de visibilité & le climat anxiogène persistent

Le séminaire, un format privilégié Organisé par la plupart des entreprises, le Séminaire est le type de réunion professionnelle le plus répandu

Les critères de choix prioritaires Localisation / Accès (en lien avec objectifs stratégiques et opérationnels/ intérêt spécifique) Capacité et disponibilité, en particulier pour les séminaires résidentiels (préférence pour unité de lieu réunion/hébergement) Rapport Qualité/Prix (prestation de qualité, bons équipements, prix compétitifs, avec un maximum de prestations comprises) Le cadre (en particulier s il n y a pas de programme en dehors de la réunion) Réactivité et compétitivité lors des demandes de devis, gage du professionnalisme La restauration (qualité et capacité adaptation au programme)

EXTRAIT 2 ème Partie : Création / mise en adéquation offre séminaire

Par où commencer? S assurer d être en capacité de délivrer ou de mettre en œuvre les mesures pour délivrer des prestations à la hauteur des exigences du secteur dont les règles d or sont : Professionnalisme, Efficacité/réactivité, Flexibilité Créativité

Par où commencer? Assurer que votre produit/votre offre sont adaptés au marché et répondent au niveau d exigence des clients En s appuyant sur les tendances présentées plus tôt En rafraichissant régulièrement vos connaissance du marché (de nombreuses sources disponibles, études, conférences/salons, articles sur les tendances, tendances des demandes de devis etc ) En suivant et en analysant l offre de la concurrence (veille concurrentielle locale/ produits similaires région ou régions similaires) En analysant votre taux de concrétisation (nombre demandes de devis vs/concrétisation business) En motivant les remontées d informations de la part des clients et en mesurant le taux de satisfaction de vos clients (suivi demandes devis, entretien clôture manifestation, formulaires satisfaction, commentaires internet/e-reputation )

ADN des offres séminaires des chaînes hôtelières Depuis de nombreuses années les groupes hôteliers internationaux sont à l écoute des évolutions des besoins spécifiques des organisateurs de réunions Ils disposent donc d engagements stricts et solides sur lesquels ils peuvent s appuyer & communiquer

ADN des offres séminaires des chaînes hôtelières Les standards spécifiques & programmes marketing qu elles mettent en avant s appuient sur les avantages suivants : Prise en compte des demandes et besoin des clients (avant, pendant et après l événement) Rapidité, qualité et flexibilité de réponse Personne dédiée & assistance technique Equipement/installation des salles (nouvelles technologie/télécommunications & projection, WIFI gratuit, confort, dispositions, sièges, nappage, sous-mains, blocs papier, stylos, bouteille d eau )

ADN des offres séminaires des chaînes hôtelières Avantages exclusifs pour l organisateur (nuit offerte pour l organisateur au repérage, gratuité animateur de la réunion ) Restauration & pauses adaptées Accès aux services spécifiques de l établissement pour les participants (spas, business center ) Et vous que proposez-vous?

Définir un positionnement Après avoir répondu aux questions comme : Qui : qui sommes-nous (typologie lieu/équipement) Quoi : quelle est notre activité? (prestations principales) Pour qui : quel est notre public? (groupes affaires/entreprises, typologie, zone géographique) Quel besoin : quelles sont les exigences spécifiques de nos clients? (A affiner en fonction de la cible spécifique visée selon nos capacités) Contre qui : avec qui sommes-nous en concurrence? Il est impératif d identifier les atouts «différenciants» : En quoi sommes-nous différents : qu'est-ce qui nous différencie des concurrents? Quel bénéfice (de préférence unique) apporte-t-on au client?

Forfaits incontournables Journée d étude (ou journée de travail) Séminaire résidentiel ou semirésidentiel en sachant qu à présent de nombreux établissements pratiquant le Yield Management, la déforfaitisation est de plus en plus répandue ; les tarifs forfaitaires sont toutefois indispensables à titre de prix d appel

Proposer des offres promotionnelles bon prétexte/produit d appel à diffuser via son site internet, e-newsletter propre ou partenaires Prévoir d indiquer dans le descriptif : Nom de l établissement Argumentaire vente du lieu (atouts différenciants) Descriptif de l offre (ce qu elle comprend et ne comprend pas, type de réduction, valeur ajoutée pour le client en cas de prix, privilégier si possible un prix HT, suppléments etc ) Conditions d application de l offre «offre soumise à conditions» (Dates de validité, cible spécifique, mode de réservation, contact/coordonnées propres ou partenaire selon les accords de diffusion, référence de l offre à rappeler pour bénéficier de l offre ) 17

EXTRAIT 3 ème Partie : Commercialiser son offre séminaire

Méthodes de commercialisation Les méthodes dites «traditionnelles» sont incontournables sur ce marché où l humain a toute sa légitimité Prospection/téléprospection vers les entreprises locales/zone primaire et marché émetteurs Gestion relation clients/ GRC (gestion base de données et exploitation pour actions commerciales ciblées et planifiées) Mailing/E-mailing Sales Blitz

Méthodes de commercialisation Salons & workshops professionnels (présence individuelle ou collective / représentation régionale, Atout France En France, Bedouk MC&IT Paris Fév, Heavent Meetings Sud Cannes Mars, Meedex, Paris Avril, Réunir Paris Sept, Heavent/Séminaires expo Paris. Nov et aussi de nombreux événements régionaux Séminaires Business Rhône-Alpes à Lyon, MICE Place Nord à Lille ) Partenariat avec apporteurs d affaires (Meeting Planners, bureaux représentations, mutualisation prospection ) Outils de communication dynamiques

Améliorer sa visibilité sur Internet (conseils spécifiques développés pendant la conférence) Optimisation site internet / contenu Référencement naturel, payant Guides incontournables/moteurs de recherche Sites internet/services apporteurs d affaires

Conclusion/ Les top priorités Rester à l écoute du marché Jouer la carte de ses atouts différenciants (équipements/thématiques..) Structurer son approche commerciale interne & externe Mettre en place des offres claires, compétitives et originales (commercialisation et gestion des demandes) Disposer d un site internet opérationnel, présentant des avantages, facile d utilisation et bien référencé Développer sa communication et son réseau d apport d affaires Mettre en place un plan d actions avec rétroplanning et suivi des retours des actions