Pilotage de l automatisation d und laboratoire

Pilotage de l automatisation d und laboratoire C. Zumbo C.H.de la Dracénie 7 Du projet à la réalitr alité 1

ACNBH Agrément FMC N 100 168 39 ème Colloque National des Biologistes des Hôpitaux Lille, 4 au 8 oct 2010 DECLARATION D INTERET DANS LE CADRE DE MISSIONS DE FORMATION REALISEES POUR L ACNBH M. ZUMBO Christian Exerçant au CH de la Dracénie (83300) déclare sur l honneur ne pas avoir d'intérêt, direct ou indirect (financier) avec les entreprises pharmaceutiques, du diagnostic ou d éditions en relation avec le sujet présenté.

Pilotage de l automatisation d und laboratoire Du projet à la réalitr alité 3

Préambule 35 000 entrées es urgences Activité polyvalente : médecine, obstétrique trique chirurgie, oncologie, long séjours psychiatrie C. H. de la DRACENIE 450 lits 4

Le laboratoire Polyvalent 14 millions B redondés s (!!!!) 5 % envois extérieurs Consultations externes 5

Le laboratoire Dépôt de délivrance produits sanguins : 3500 Poches / an ; Hygiène : environnement, HACCP, RABC ; Conventions : Hôpitaux Hyères et Brignoles : échanges / liaisons non informatisées ; Laboratoires privés 6

Ce fut aussi il y a 4 mois 15 Juin 2010 7

PREALABLE : Constat 2004 Y A-T-IL UN CHOIX A FAIRE? QUEL CHOIX FAIRE? 8

Y a t il un choix à faire (1) 10 % Contraintes augmentent +++++ Activité augmente ( garde et dépôt ), Personnel n augmente pas!!! Accréditation en perspective : o Dégager du personnel dédié, o Dégager pour tout le personnel du temps, qualité9 9

Y a t il un choix à faire (2) Nécessité d accroître : Consolidation Intégration Diminuer les coûts Passer au coût patient Dégager une marge d augmentation de la productivité 10 10

Nous voilà convaincus qu il faut réorganiser et mettre le laboratoire en stabilité au niveau du parc automate (Avant l accréditation???) QUEL CHOIX FAIRE? 11

Choix d une robotisation (1) Îlot ou chaîne? choix automate? Sérothèque, Chaine à processus complet (entrée sortie)? Ce choix n est pas simple, ni unique Doit être adapté aux objectifs poursuivis 12 12

Choix d une robotisation (2) Doit répondre à une analyse des besoins, Trouve sa complétude associée à une prescription connectée médicale 13 13

Choix d une robotisation (3) Organisation des urgences Activité en garde Activité Week-end Personnel 14

Quels outils pour envisager ce projet et son suivi? Utiliser les indicateurs déjà mis en place au laboratoire 15

Définition d un indicateur Un indicateur est une variable qui décrit un élément de situation ou une évolution d un point de vue quantitatif. C est un outil d aide à la décision, dont l utilisation s inscrit dans une démarche qui répond à un objectif et se situe dans un contexte donné. L indicateur n a d intérêt que par les choix qu il aide à faire dans ce cadre. 16

Parcours d un examen de biologie INDICATEURS 17

Parcours d un examen de biologie T R A C A B I INDICATEURS T R A C A B I L I T E L I T E 18

Processus supports 19

20

21

22

Au commencement (2001) était. L INDICATEUR Quel indicateur? L Indice de Complexité du Processus Analytique.. ICPA Avec ICPA, il sait tout!!! 23

I.C.P.A. Description de la procédure : L'ambition de cet indicateur est de valoriser les différentes étapes du processus analytique, il prend en compte plusieurs Items représentant 3 phases: Phase pré-analytique (/55) Saisie de l'analyse 1 Centrifugation 0-10 - 15 0-10 Phase analytique (/20) 2 Autre (Aliquot Sérothèque Centrifugation itératif) 0-10 0-10 0-10 Phase post-analytique (/25) Complexité de l'analyse Commentaire Edition 0-10 - 20 0-10 - 15 0-10 Il sera inséré dans le paramétrage des analyses du nouveau Système Informatique du Laboratoire pour être exploité en terme de statistiques. La plage de l'indicateur s'étend de 0 à 100. 24

Un indicateur DETAILS DE L'INDICE: (pour les colonnes à 3 choix) La saisie de l'analyse est: - Automatisée si le bon correspondant est passé au scan /prescription connectée: 0 - Manuelle partielle si une analyse rajoutée littéralement sur le bon est saisie: 10 - Manuelle totale : 15 La phase analytique: - Est automatisée (RUN): 0 - Nécessite une préparation préalable: 10 - Ne peut être faite que manuellement ou en utilisant plusieurs techniques: 20 Le commentaire: - Pas de commentaire: 0 - Est pré-existant en //: 10 - Est créé: 15 25

I.C.P.A. Exemples: La valeur de l'icpa pour une Saisie de l'analyse 1 Centrifugation 2 Centrifugation 0 0 0 La valeur de l'icpa pour un numération est de 0: Autre (Aliquot Sérothèque itératif) 0 Complexité de l'analyse 0 0 Commentaire Edition 0 0 sodium est de 10. Saisie de l'analyse 1 Centrifugation 2 Centrifugation 0 10 0 La valeur de l'icpa pour une Autre (Aliquot Sérothèque itératif) 0 Complexité de l'analyse 0 0 Commentaire Edition 0 0 charge virale VIH est de 80. Saisie de l'analyse 1 Centrifugation 2 Centrifugation 15 10 10 Autre (Aliquot Sérothèque itératif) 10 10 Complexité de l'analyse 0 26 Commentaire Edition 15 10

L ICPA CHOIX Type chaîne 2005 R o bo tisati Pr é e o n d u tp a na l y os t tique Description de la procédure : L'ambition de cet indicateur est de valoriser les différentes étapes du processus analytique, il prend en compte plusieurs Items représentant 3 phases: Phase pré-analytique (/55) Saisie de l'analyse 1 Centrifugation 0-10 - 15 0-10 Phase analytique (/20) 2 Autre (Aliquot Sérothèque Centrifugation itératif) 0-10 0-10 0-10 Phase post-analytique (/25) Complexité de l'analyse Commentaire Edition 0-10 - 20 0-10 - 15 0-10 Commentaires ou du Il sera inséré dans le paramétrage des analyses du nouveau Système Informatique o Modification des bons en terme de statistiques. La plageconclusions Laboratoire pour être exploité de l'indicateur demandes sérologie s'étend de 0 à 100. o Prescription connectée automatisées CHOIX S.I.L 2003 CHOIX Prescription connectée 2004 27

L objectif affirmé : Une réflexion systématique sur la continuité du processus analytique. Un credo : Tenter de maîtriser l augmentation d activité en diminuant la «charge de travail».. 28 28

BIOCHIMIE HEMATOLOGIE SEROLOGIE ENVOIS EXTERIEURS TOTAL B ICPA B/ ICP A B ICPA B/ ICPA B ICPA B/ ICP A B ICPA B/ ICP A 2004 6661355 3406970 1,96 2677530 740750 3,61 730720 397585 1,84 740332 267085 2,77 2,04 2005 7036312 3484815 2,02 2838685 774055 3,67 733725 400350 1,83 738681 263500 2,8 2,1 2006 7019852 3422645 2,05 2796570 776500 3,6 575215 459110 1,25 640274 266790 1,74 2,16 2007 7549433 3625512 2,08 2910440 842460 3,45 582065 465480 1,25 686069 269424 2,55 2,25 2008 8899782 3972065 2,24 3044822 1144830 2,65 585596 443315 1,32 658665 197360 3,33 2,29 2009 7652833 4069930 1,88 3103516 1164665 2,66 1064652 568950 1,87 856134 246060 3,48 2,47 29

Qu espérer d une chaîne? Permettre d augmenter l activité en baissant l ICPA Contrôler la charge de travail 30 30

Le laboratoire 3,2 15 1 1,5 1,5 0,6 ETP biologistes ETP techniciens Cadre de santé Secrétaire Aide laboratoire ASH 31

Le laboratoire : techniciens 7h30-8H 8H-10h 10h-12h 12h -15h 15h-18h 18h 8h Semaine 4 7 8 9 2 1 Samedi 3 3 3 1 1 1 Dimanche et Jours fériés 2 2 2 1 1 1 32

Qu espérer d une chaîne? Diminuer la charge de travail pour un technicien seul Absorber les augmentations d activité des Week-ends à personnel limité 33 33

Puis vint (2003) L indicateur temps Nous utilisons l EDRA Evaluation Délai de Rendu des Analyses (Analyses ciblées ) Temps entre saisie labo et confirmation technique (mise à disposition ) 34

EDRA / Mois Analyse Jan 07 Fév 07 Mars 07 Avr 07 Mai 07 Juin 07 Juil 07 Août 07 Sep 07 Oct 07 Nov 07 Dé 07 Moye nne Globules Rouges 27,78 32,66 27,5 28,2 25,86 25,22 26,19 26,6 26,41 29,28 25,68 27,51 27,41 Troponine I 57 50,95 53,52 54,55 57,13 57,86 56,79 55,78 57,35 53,58 54,42 58 55,58 Gazométrie 12,12 14,08 13,82 12,93 13,2 13,97 14,12 13,16 14,02 14,44 12,74 14,42 13,58 Sodium 50,71 48,46 49,51 47,38 52,76 51,56 49,25 54,46 49,63 52,11 49,9 51,79 50,63 70 60 50 GlobulesRouges 40 Troponine I PH 30 Sodium 20 10 0 Jan 07 Fév 07 Mars 07 Avr 07 Mai 07 Juin 07 Juil 07 Août 07 Sep 07 Oct 07 Nov 07 Déc 07 35

EDRA / Jours Analyse Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim Moyenne Globules Rouges 32,01 29,4 25,16 27,36 27,38 24,06 23,15 26,93 Troponine I 58,27 56,23 54,45 55,67 56,4 54,26 54,64 55,7 Gazométrie 13,95 13,37 12,78 13,54 12,71 13,94 15,8 13,73 Sodium 57,61 48,52 49,55 51,25 51,15 46,96 45,75 50,11 70 60 50 GlobulesRouges 40 Troponine I PH 30 Sodium 20 10 0 Lun Mar Mer Jeu Ven Sam Dim 36

EDRA / Heures 0h Analyse Globules Rouges 14,55 46,02 Troponine I PH 10,21 Sodium 32,32 1h 13,62 45,39 16,43 31,19 2h 12,51 41,81 10,09 29,94 3h 13,75 41,94 10,48 30,17 4h 14,17 40,38 7,88 31,89 5h 15,78 42,49 11,78 32,43 6h 17,06 46,82 14,36 32,13 7h 17,26 47,89 14,32 37,14 8h 23,23 60,49 18,39 48,07 9h 34,77 69,15 18,19 59,38 h 10 44,53 68,02 18,31 67,4 h 11 37,52 58,86 14,89 56,85 h 12 34,55 54,97 13,3 49,35 h 13 42,14 55,45 9,57 62,84 h h h 14 15 16 22,19 19,8 19,56 56,41 51,67 52,19 10,69 8,2 8,99 42,86 36,69 41,56 h h h 17 18 19 19,44 18,49 17,88 52,33 49,4 53,87 7,51 8,7 8,52 37,83 37,32 36,59 h 20 15,84 45,95 9,87 36,02 h 21 16,46 52,35 7,46 34,73 h 22 15,62 48,09 8,24 33,02 h 23 16,04 48,33 8,59 35,06 Gazométrie 80 70 60 Globules Rouges 50 Troponine I 40 PH 30 Sodium 20 10 0 0h 2h 4h 6h 8h h 10 2h 4h 6h 8h 1 1 07/10/2010//CZUMBO 1 1 SNBH/LILLE h 20 h 22 37 ne yen o M 21,53 51,26 11,46 40,53

EDRA / An Analyse 2004 2005 2006 2007 Moyenne Globules Rouges 35,9 34,48 26,88 27,37 31,16 Troponine I 56,77 53,97 54,3 55,71 55,19 PH 17,53 15,95 15,29 13,61 15,59 Sodium 55,86 54,35 50,66 50,65 52,88 60-1 -5 50 40 GlobulesRouges Troponine I 30-8 PH Sodium 20-4 10 0 2004 2005 2006 2007 38

Qu espérer d une chaîne? Diminuer le temps de rendu moyen Améliorer fortement les délais de rendu au pic du matin (1h 30 ) Réduire l amplitude de la journée de travail 39 39

Temps de Rendu par Heures Temps de Rendu Moyen Actuel = 40min 80 Simulé = 28min TAT Actuel TAT Simulé 70 Au pic, Temps de Rendu Actuel = 71min Simulé = 32min 60 TAT (min) 50 40 30 20 10 0 0h 1h 2h 3h 4h 5h 6h 7h 8h 9h 10h 11h 12h 13h 14h 15h 16h 17h 18h 19h 20h 21h 22h 23h Heure 40

Temps de Rendu par Tests Temps de Rendu Inférieur en moyenne 60 de 30% TAT Simulé TAT Actuel 50 TAT (min) 40 30 20 10 0 id Ac e iq u r eu um la ci C Ch ol r e st ole NT NP B o Pr C e t iv c a Re ium d So e ib r L T4 SNBH/LILLE 07/10/2010//CZUMBO in e ote r P ig l Tr yc s de i r e ine n o op r T I H TS 41

Nombre de Tubes Les analyses réalisées sur les automates de Biochimie, d Hormonologie et d Immunonéphélémétrie, infectieux utilise(ro)nt le même tube Les tubes ne sont jamais séquestrés Possibilité sérothéquage tube primaire 42

Qu espérer d une chaîne? Une diminution du nombre de tubes à prélever estimé à -20 % soit pour nous 10000 tubes (temps infirmier, non-conformités, étiquettes ) Favoriser l épargne sanguine 43 43

L informatique Du laboratoire SIL : GLIMS de MIPS 06/2003 Serveur résultats Cyberlab 06/2003 Serveur prescription Cyberlab 02/2004 44

L informatique Du laboratoire Intranet GBEA : Helqua 12/1999 Bluekangoo 04/2007 Plate forme de communication ENOVACOM (cryptage / décryptage) Prestataires extérieurs (Cerba, Biomnis, EFS) 45

Une chaîne c est aussi Une informatique middleware nouvelle 46

Qu espérer du middleware? Une meilleure validation technique, Une repasse intelligente, Tests sensibles précédés (conditionnés) des index sériques, Démarche progressive, 47 47

Qu espérer du middleware? Une réduction des examens inutiles, Une réduction et une optimisation des coûts, Une aide à la mise en œuvre des recommandations de bonnes pratiques, 48 48

COMMENT METTRE EN ŒUVRE CE PROJET??? 49 49

Pourquoi une robotisation au laboratoire du C.H.DRACENIE? Réunion direction 08/06/2006 50

Préambule 28 000 entrées urgences Activité polyvalente : médecine, obstétrique chirurgie, oncologie, long séjour psychiatrie C. H. de la DRACENIE 450 lits 51

une nécessité une opportunité une chance un espoir 52

Problématique première Des automates de chimie à renouveler Une activité qui croit et se dérégule La nuit Les dimanches et jours fériés La volonté d améliorer la prestation En termes de délais De réduction des coûts De traçabilité et de qualité pré et post analytiques Une augmentation de personnel technique utopique La perte d un technicien qualité Un technicien seul 14 h /24 h Pas lié mais à ne pas oublier microbiologie et BK hors normes 53

Quel type de robotisation? Îlot pré analytique : Tri entrée,centrifuge, aliquote prépare des portoirs pour mettre manuellement sur les automates Chaîne robotisée : Tri entrée/ sortie, centrifuge, distribue automatiquement sur automates, 54

Pourquoi une chaîne (1)? Permet une réponse globale à nos besoins : Consolidation de l activité en garde Réponse à l augmentation actuelle Réponse aux activités nouvelles ( UHCD, Réa, gériatrie aigue?,. Maîtrise des pics dans l activité de routine Absorber avec du personnel en effectif réduit l activité des samedi dimanche et jours fériés 55

Pourquoi une chaîne (2)? Accéder a des fonctionnalités nouvelles Maîtrise des demandes en fonction des paramètres automates( hémolyse, linéarité,..) ou des consensus( thyroïdes, lipides, marqueurs cardiaques,..)rapport IGAS Mai2006 Validation technique optimisée et automatisée Faciliter la mise aux normes EN15189 Réduire le nombre de tubes prélevés 30 % ( Épargne sanguine patient+ temps infirmier ) 56

Pourquoi une chaîne (3)? Améliorer nos prestations en termes de délais de réponse Diminuer notre parc automate et par la même maîtriser l investissement (protéines,immunologie ) en lien avec réseau laboratoires varois Envisager réponse à appel offre ( Structures de soins ) 57

Limites du projet Sur l axe chaîne-chimie-immunochimie Intégrer : Début 2007 immun analyses (AO MAD report de fin 2005) Infectieux Marqueurs tumoraux Fin 2007 renouvellement prévu automate de coagulation 58

09/2006 12/2008 Fin 2006 : Préparation cahier charges 2007 :Dialogue compétitif /visites 2008 : 1er semestre préparation travaux 2ième semestre Travaux 59

Où en est on 18 mois après Résultats Architecturaux EDRA Personnel Objectifs 60

Ou en est on 18 mois après Résultats Architecturaux EDRA Personnel Objectifs 61

AV AN T BACTERIOLOGIE SURVEILLANTE BACTERIOLOGIE CHEF DE LABO BUREAU MEDICAL CHEF DE GARDE LABO BIOCHIMIE IMMUNOANALYSES PRELEVEMENTS ACCUEIL PRELEVEMENTS LAVERIE ANALYSE DEPOT SANG HEMATOLOGIE HEMOSTASE SEROLOGIE MAGASIN STOCKAGE DETENTE

ES AP R SURVEILLANTE CHEF DE LABO BUREAU MEDICAL CHEF DE GARDE LABO BACTERIOLOGIE PRELEVEMENTS PRELEVEMENTS BACTERIOLOGIE LAVERIE ANALYSE DEPOT SANG Gaz du Sang DIMENSION VISTA 500 SYSMEX CA-7000 SYSMEX CA-1500 MAGASIN Fluid Eco ADVIA CENTAUR XP Hématologie Electrophorèses. BIOCHIMIE IMMUNOANALYSES DETENTE HEMATOLOGIE HEMOSTASE

Contraintes Longueur travaux (Coût) Opérations tiroirs Rester productif Bruit, poussière Stress du personnel 64

Bénéfices Espaces fonctionnels Mise en conformité Confinement mycobactéries Accès labo contrôlé Métrologie Réceptions des prélèvements Décloisonnement des postes travail 65

Ou en est on 18 mois après Résultats Architecturaux EDRA Personnel Objectifs 66

EDRA 2010 Plusieurs temps, Mise en place anciens automates RXL sur chaine, Changements automates par VISTA sur chaine, Mise en place coagulation sur chaîne, 67

EDRA / Mois 0 Données :01/01/2008 17/09/2010 68

EDRA / Jours semaine Lun Mar Analyse Mer Jeu Moye Ven Sam Dim nne Sodium 39,1 37,95 40,82 37,75 36,97 35,83 33,28 37,39 Troponine I 41,67 39,83 39,45 39,27 39,7 37,57 36,75 39,18 PH 9 8,77 8,92 7,82 7,63 8,42 10,3 8,69 Globules Rouges 22,5 17,47 19,08 17,6 19,2 17,28 16,92 18,58 INR 51,12 45,78 50,98 48,67 48,37 43,27 41,78 47,14 Données :01/08/2010 17/09/2010 69

EDRA / Heures SNBH/LILLE Données : 01/08/2010-11/09/2010 07/10/2010//CZUMBO 70

Ou en est on 18 mois après Résultats Architecturaux EDRA Personnel Objectifs 71

Personnel (1) Les marques sont prises, pas de volonté de revenir en arrière, +++ pour gardes et week-ends, Mise en place d un référent qualité à temps plein en cours de masterisation ( mai 2009 ) Dégager 4x1heure par jour de 14h à 15 h dédiés qualité ( 01/10/2010 ) 72

Personnel (2 ) Décloisonnement postes travail Hémostase Sérologie/ électrophorèse Homogénéité des pratiques (.) Robotisation des tâches sans valeurs ajoutées 73

Ou en est on 18 mois après Résultats Architecturaux EDRA Personnel Objectifs 74

Objectifs (1 ) Temps exclusif et reconnu pour la démarche qualité OK EDRA OK Epargne sanguine OK Sérothèque tube primaire Prévu Fin 03/2011 Confirmation automatisée OK Règles : alerte et repasses OK à poursuivre 75

Objectifs (2 ) Conditionner tests sensibles avec les indices sériques Pas opérationnel Date..Consolidation et Intégration OK Back-up avec autocréation dans le SIL OK Liaison avec prescription connectée : -Renseignements cliniques -Rajouts analyses par le prescripteur sur tube /chaîne Prévu le 15 /10/2010. OK En cours 76

Objectifs (3 ) Amélioration organisation Amélioration productivité OK Gaz du sang EDRA passe de 14 à 8 OK Réalisation électrophorèses, protéines et immunofixation pour CH Hyères et Brignoles Absorption sur 15 jours activité de trois laboratoires privés ICPA Intégration automatisation de la centrifugation en 2010 Vie et mort d un indicateur 77!!!

Besoins nouveaux Outils de pilotage directs de la chaîne Meilleure «coordination ChaîneSGL» pour la maitrise automatisée des délais d utilisation en préanalytique et post-analytique Indicateurs de performance 78

Que manque t il? L articulation avec : la prescription connectée médicale 79

Un processus cyclique complet 80

Prélèvement... Programmé 81

Prélèvement immédiat 82

Qu espérer d une liaison chaîne prescription connectée? Relance directe tests complémentaires à partir des Unités de soins (URGENCES +++) Prescription plus «juste» 83 83

Pour vos questions.!! 7 Du projet à la réalité 84