DOCUMENTS COMMERCIAUX : MENTIONS OBLIGATOIRES 30/01/2014 Les entreprises doivent impérativement faire figurer, sur les documents commerciaux qu elles envoient aux tiers, certaines mentions à peine de sanctions qui peuvent s avérer lourdes. Les obligations en la matière diffèrent selon que l entreprise est une entreprise individuelle ou une société commerciale. Enfin, les mentions obligatoires sont fréquemment complétées par des mentions d usage utiles en pratique pour les tiers. I. PAPIERS ET DOCUMENTS CONCERNES II. MENTIONS OBLIGATOIRES III. MENTIONS FACULTATIVES IV. SANCTIONS 1/7
I. PAPIERS ET DOCUMENTS CONCERNES A. Documents concernés par les mentions obligatoires : les factures (*), notes de commande, tarifs et documents publicitaires, toutes correspondances et tous récépissés concernant l activité de l entreprise et signés par elle ou en son nom, ainsi que les actes et documents émanant d une société commerciale et destinés aux tiers. (*) S agissant des factures, des mentions particulières sont en outre prévues par l ordonnance n 86-1243 du 1er décembre 1986 (voir notre note d information «Les mentions obligatoires sur les factures»). B. Documents dispensés des mentions obligatoires : les enveloppes, les emballages, les étiquettes apposées sur les produits fabriqués ou commercialisés par l entreprise, les tickets de caisse remis par des établissements de vente au détail s ils ne tiennent pas lieu de facture acquittée. 2/7
II. MENTIONS OBLIGATOIRES A. Pour une entreprise individuelle L article R123-237 du Code de commerce prévoit les mentions obligatoires suivantes : numéro unique d identification SIREN ; mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée l entreprise (Exemple : 456 123 789 RCS Strasbourg) ; le lieu du siège social ; le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire. Ces mentions, sauf celle de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, doivent également être indiquées sur le site Internet de l entreprise individuelle (article R123-237 du Code de commerce). Enfin, les personnes physiques (cas des entreprises individuelles) dont l'activité est d'éditer un service de communication au public en ligne (cas du site Internet) sont tenues de mettre à disposition du public, dans un standard ouvert : leurs nom, prénoms, domicile et numéro de téléphone et, si elles sont assujetties aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers, le numéro de leur inscription (article 6 III-1 de la loi pour la confiance dans l économie numérique). L'EIRL doit utiliser une dénomination incorporant son nom, précédé ou suivi de la mention "Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée" ou le sigle "EIRL". B. Pour une société commerciale L article R123-237 du Code de commerce prévoit les mentions obligatoires suivantes : 3/7
numéro unique d identification SIREN (9 premiers chiffres) ; mention RCS suivie du nom de la ville d immatriculation ; le lieu du siège social ; le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant mandataire ; le cas échéant, la mention «société en liquidation» et le nom du ou des liquidateurs ; pour une société commerciale dont le siège est à l étranger : sa dénomination, sa forme juridique, le lieu de son siège social, le numéro d immatriculation dans l Etat du siège social, et le cas échéant, son état de liquidation ; pour une société bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique au sens des articles L127-1 et suivants du Code de commerce : la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification. L article R123-238 du Code de commerce prévoit aussi comme mentions obligatoires la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement et lisiblement : 1. Pour les sociétés en nom collectif, des mots «société en nom collectif» ou des initiales «SNC» ; 2. Pour les sociétés en commandite simple, des mots «société en commandite simple» ou des initiales «SCS» ; 3. Pour les sociétés à responsabilité limitée, des mots «société à responsabilité limitée» ou des initiales «SARL» et de l'énonciation du montant du capital social ; 4/7
4. Pour les sociétés par action : a) Selon le cas, des mots : «société anonyme» ou des initiales «SA». En outre, si la société anonyme est dotée d'un directoire et d'un conseil de surveillance, la forme sociale est indiquée par les mots : «société anonyme à directoire et conseil de surveillance» ; «société par actions simplifiées» ou des initiales «SAS» ; «société en commandite par action» ou des initiales «SCA» ; «société européenne» ou des initiales «SE» ; b) De l'énonciation du montant du capital social qui peut être arrondi à la valeur entière inférieure. Ces mentions obligatoires peuvent apparaître n importe où sur les documents commerciaux à partir du moment où elles revêtent un caractère lisible. En outre, toute personne immatriculée indique sur son site Internet (article R123-237 du Code de commerce) : la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ; le numéro unique d identification SIREN ; le lieu du siège social ; les mentions obligatoires prévues pour les sociétés commerciales dont le siège social est à l étranger, le cas échéant. A cette obligation générale s ajoute également celle pour les personnes morales dont l'activité est d'éditer un service de communication au public en ligne (cas du site Internet) de mettre à disposition 5/7
du public, dans un standard ouvert (article 6 III-1 de la loi pour la confiance dans l économie numérique) : leur dénomination ou leur raison sociale ; leur numéro de téléphone ; s'il s'agit d'entreprises assujetties aux formalités d'inscription au registre du commerce et des sociétés, le numéro de leur inscription, leur capital social, l'adresse de leur siège social ; le nom du directeur ou du codirecteur de la publication et, le cas échéant, celui du responsable de la rédaction au sens de l'article 93-2 de la loi n 82-652 du 29 juillet 1982 précitée ; le nom, la dénomination ou la raison sociale et l'adresse et le numéro de téléphone de l hébergeur. C. Pour un auto-entrepreneur En application de l'article R.123-237-1 du code de commerce, l'auto-entrepreneur doit indiquer sur ses documents : le numéro d'identification suivi immédiatement de l'énoncé suivant : "dispensé d'immatriculation en application de l'article L.123-1-1 du code de commerce" ; son adresse ; s'il est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu du siège social ainsi que son numéro unique d'identification. ATTENTION : les deux premiers points cités ci-dessus s'appliquent également dans le cas où l'auto-entrepreneur possède un site internet. Nota : quelques textes non évoqués dans la présente note prévoient des mentions spécifiques pour certaines activités réglementées. III. MENTIONS FACULTATIVES 6/7
numéro SIRET (numéro à 14 chiffres, les 9 premiers correspondants au numéro SIREN) identifiant chaque établissement de l entreprise ; code APE ; numéro d identification TVA intracommunautaire ; logo, nom commercial ou marques de l entreprise ; coordonnées bancaires ; de façon générale, toute mention jugée commercialement utile. IV. SANCTIONS Le défaut d indication des mentions prévues à l article R123-237 du Code de commerce est sanctionné par une peine d amende des contraventions de 4ème classe à savoir 750 euros. Il faut noter également qu en matière de contraventions, il y a autant de peine d amende que d infractions relevées. En revanche, le défaut du nom de la société accompagnée de la mention de son statut juridique et du montant du capital social, mentions prévues à l article R123-238 du Code de commerce, n est plus pénalement sanctionné. Mais, toute personne peut faire enjoindre judiciairement à une société de communiquer ces informations. CCI de Strasbourg et du Bas-Rhin 10, place Gutenberg 67 081 Strasbourg cedex 03 88 75 25 24 juridique@strasbourg.cci.fr http://www.strasbourg.cci.fr/ CCI de Colmar et du Centre-Alsace 1, place de la Gare - BP 40007 68 001 Colmar cedex 03 89 20 20 36 juridique@colmar.cci.fr http://www.colmar.cci.fr/ CCI Sud-Alsace Mulhouse 8, rue du 17 Novembre BP 1088 68 051 Mulhouse cedex 03 89 66 71 08 juridique@mulhouse.cci.fr http://www.mulhouse.cci.fr/ 7/7