Procès-verbal de la réunion du Conseil d administration de l Héritage de l Île Paton- Phase 1 tenue le 4 novembre 2015 à la salle de conférence au 4450 Promenade Paton, Laval, Québec Procès-verbal 4 novembre 2015 PRÉSENCES : M. Réal Lafontaine Président M. François Racine Vice-président M. Maurice Marchand Secrétaire M. Pierre Roy Administrateur M. Marc Audet Administrateur M. Claude Fournier Gestionnaire 1. Constat des présences et ouverture de la réunion L ouverture de la réunion se fait à 19h05 2. Ordre du jour 2015-11-78 Il est proposé par M. M. Marchand Appuyé par F. Racine D'adopter l'ordre du jour suivant : 2.1 Constat des présences 2.2 Adoption de l'ordre du jour 2.3 Résolution adoptant le procès-verbal du 8 octobre 2015 2.4 Affaires découlant du procès-verbal : contrat de déneigement 2.5 Adoption du procès-verbal de la réunion du 21 octobre, 2015 2.6 Affaires découlant du procès verbal 2.7 Rapport sur les finances 2.8 Condo 111 2.9 Changement des tuyaux d'eau des laveuses 2.10 Nettoyage des colonnes d'égout 2.11 Caméras de surveillance 2.12 Remplacement du parement aux penthouses 2.13 Travaux d'étanchéité 2.14 Travaux structurels aux stationnements 2.15 Spa et céramique de la piscine intérieure 2.16 Calfeutrage 2.17 Réparation à l'unité de condo 1411 2.18 Réclamation d'assurance 2.19 Changement de 3 fenêtres thermo (2 thermos 809, 1 thermo316 et un puits de lumière) 2.13 Ascenseurs Laval (Remplacement des optocoupleurs dans les 4 ascenseurs) 2.14 Facture TLA Page 1 sur 8
2.15 Facture Ébénisterie Crystal (689 $) 2.16 Remplacement de personnel (portier) secrétaire 2.17 Dossier R. Guimond 2.18 Peinture des portes donnant sur le corridor (1011, 1012, 1013, 1014) 2.19 Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de juin 2015 2.20 Varia 2.21 Confirmation de la date de la prochaine réunion du conseil 2.22 Levée de l'assemblée 3. Adoption du procès-verbal de la réunion du 8 octobre 2015 2015-11-79 Il est proposé par : F. Racine Et appuyé par : P. Roy Que le procès-verbal du 8 octobre 2015 soit adopté tel que rédigé. 4. Affaires découlant du procès-verbal du 8 octobre 2015 4.1 Contrat de déneigement Procès-verbal 4 novembre 2015 Le gestionnaire informe le Conseil que suite à une discussion avec Herbineige, ce dernier inclura dans son contrat la livraison de 10 voyages de sel à 150 $ le voyage, ce qui portera le montant du contrat à 7 300 $, plus taxes. 2015-11-80 Il est proposé par P. Roy Et appuyé par M. Marchand D accorder le contrat de déneigement pour la saison 2015-2016 à la firme Herbineige 5. Adoption du procès-verbal de la réunion du 21 octobre, 2015 2015-11-81 Il est proposé par F. Racine Et appuyé par P. Roy Que le procès-verbal de la réunion du 21 octobre soit adopté tel que rédigé Page 2 sur 8
6. Affaires découlant de l'ordre du jour 6.1 Rapport sur les finances Le gestionnaire informe le conseil que le rapport leur sera transmis mardi, le 10 novembre 2015. 6.2 Condo 111 Le gestionnaire informe le conseil qu'il a remis à l'ajusteur du copropriétaire les deux documents qu'il demandait soit les facture de Qualinet et de Gus. M. F. Racine suggère que nous donnions 1 mois additionnel à l'assureur pour nous transmettre une offre de remboursement avant de poursuivre les démarches juridiques contre le copropriétaire. Le conseil est d'accord avec cette suggestion. 6.3 Changement des tuyaux des laveuses Le gestionnaire soumet au conseil le coût pour le remplacement des tuyaux d'eau des laveuses. Pour le plombier le prix est de 39,96 $ par unité, à la condition que les laveuses et sécheuses soient déplacées avant qu'il n entre dans le condo. Tel que demandé par le conseil, le gestionnaire a demandé un prix pour deux déménageurs pour le déplacement des laveuses et sécheuses et le coût est de 90 $ / heure pour la firme Clan Panneton. 2015-11-82 Devant ces prix et la logistique nécessaire, le conseil révoque la résolution 2015-08-60 et fera plutôt la recommandation aux copropriétaires de changer les boyaux des laveuses aux 5 ans. M. Lafontaine informe le conseil que le syndicat d un autre édifice de condos sur l île Paton a offert de nous vendre le surplus de leurs détecteurs d'eau au coût approximatif de 3,00 $ l'unité, ce qui représenterait une alternative intéressante. Cette proposition reçoit l'approbation des membres du conseil. Le conseil convient de procéder à l achat de tes détecteurs d eau. 6.4 Nettoyage des colonnes d'égout Page 3 sur 8
Le gestionnaire informe le conseil que le nettoyage des colonnes d'égout débutera le 17 novembre 2015 et se poursuivra jusqu'au 9 décembre 2015, à raison de deux jours par semaine. 6.5 Caméras de surveillance et mandat de mise à jour du système vidéo surveillance Le gestionnaire informe le conseil que les deux caméras de surveillance situées à la piscine et dans l entrée principale ont été changées. Le gestionnaire soumet au conseil le contrat soumis par Sécurmax pour la mise à jour du système du logiciel Genetec Security Center 4.0 pour la somme de 7 330,14 $, plus taxes. Le conseil approuve la soumission de Securmax. 2015-11-83 Il est proposé par F. Racine Et appuyé par P. Roy D'accepter la soumission de Securmax. 6.6 Remplacement du parement aux penthouses 6.7 Travaux d'étanchéité M. Marchand demande des explications concernant le courriel reçu de M. Racine à l effet de prévoir un montant supplémentaire de 75 000 $ au budget pour refaire le joint d'étanchéité. Selon les vérifications effectuées par M. Marchand, le coût pour sceller les membranes entre la toiture et le mur se situe entre 25 $ et 45 $ le pied linéaire, contrairement au prix de 75 000 $ qui est bien supérieur. M.Marchand informe le conseil qu il a communiqué avec l entrepreneur qui n avait pas été retenu et que ce dernier lui a confirmé que dans son offre de service, il y avait scellement des membranes. Le conseil décide de mettre en suspend l'attribution du contrat. 6.8 Travaux structurels aux stationnements Le gestionnaire informe le conseil que suite à l'acceptation par le conseil d administration de la soumission de WSP pour la préparation des plans et devis, l'ingénieur est entré en communication avec lui pour l'informer que des membres de son personnel viendraient effectuer un relevé des besoins pertinents relatifs à cette réparation. Nous devrions être en mesure d aller en soumission avant la période des vacances de Noël. Le conseil conclut que le dossier suit son cours normal. 6.9 Spa et céramique de la piscine Page 4 sur 8
Le gestionnaire informe le conseil que les travailleurs sur place lui ont mentionné que le travail serait terminé le 9 novembre 2015. Le gestionnaire informe également le conseil qu il a fait la demande pour le changement de grandeur du Spa et attend la réponse de Trévi. La livraison du Spa est prévue pour le 16 novembre 2015. 6.10 Calfeutrage Le gestionnaire informe le conseil que le calfeutrage devrait être complété le vendredi 6 novembre 2015 selon l information qu il a reçue. M. F. Racine confirme qu'il a reçu la même information. Le gestionnaire mentionne au conseil que le lavage des vitres débutera dès que le calfeutrage sera complété, c est-à-dire dans la semaine du 9 novembre 2015. 6.11 Réparation à l'unité de condo 1411 Le gestionnaire informe le conseil qu on devait enlever toute la végétation ainsi que la terre afin de régler le problème des fourmis chez le copropriétaire de l unité 1411. L'entrepreneur a complété une partie du travail et a enlevé la terre et la végétation dans les deux bacs. Le conseil désire que le gestionnaire demande au surintendant d'enlever les détritus devant le condo du Dr. Archambault afin d'éviter de que l entrepreneur ne revienne pour le faire à un coût de 150 $ / heure. Il ne reste qu à remettre le gravier dans le fonds des bacs pour l'hiver. Au printemps 2016, nous remettrons de la terre dans ces bacs afin que les copropriétaires puissent replanter. 6.12 Réclamation d'assurance Le gestionnaire informe le conseil que l'ajusteur de la compagnie d'assurance lui a demandé le rapport de l'ingénieur concernant la réparation du filage électrique suite au court circuit d avril dernier. M. F. Racine doit communiquer avec la firme d'ingénieur et, sur réception du rapport, nous le ferons parvenir à l'ajusteur d'assurance qui ré-évaluera la réclamation. 6.13 Changement des trois fenêtres thermo (2 thermos 809, 1 thermo 316 et 1 puits de lumière) Le gestionnaire informe le conseil que la soumission reçue de Vitrerie Lessard reflète un montant de 7 270 $, plus taxes. M. F. Racine mentionne que selon son expérience Vitrerie Lessard charge toujours trop cher et demande au gestionnaire de lui faire parvenir la soumission de Lessard afin qu'il puisse demander une soumission à Vitreco. Le conseil attendra la deuxième soumission avant de prendre une décision. 6.13 Ascenseurs Laval (remplacement des optocoupleurs dans le 4 ascenseurs) Page 5 sur 8
Le gestionnaire demande au conseil d'approuver la soumission d Ascenseurs Laval pour le remplacement des optocoupleurs des 4 ascenseurs et ce, pour un montant de 12 780,64$, taxes incluses. M. F. Racine demande au gestionnaire de contacter M. Claude Prévost de la firme C.P.A.I afin d'obtenir son opinion sur la nécessité et l opportunité de changer les optocoupleurs. Sur réception de son opinion, le conseil prendra la décision. 6.14 Facture TLA Le conseil a reçu une facture de TLA au montant de 6 092,22 $, plus taxes, pour les heures supplémentaires effectuées pour la rénovation des corridors. M. R. Lafontaine et M.P.Roy ont rencontré certains membres du comité de décoration et, selon les discussions qu'il ont eues avec ceux-ci, ils concluent que la somme demandée est conforme au mandat qui avait été signé à l époque et que ces travaux ont été faits à la connaissance du conseil d administration de l époque qui les a approuvés implicitement.. Dans les circonstances, M. R. Lafontaine recommande au conseil d'approuver et de payer la facture. 2015-11-84 Il est proposé par : M. R. Lafontaine Et secondé par : M. P. Roy De payer la facture au montant de TLA 6 092,22 $, plus taxes. 6.15 Facture d Ébénisterie Crystal Le conseil a reçu une facture de 689,85 $ pour le développement des couleurs pour la rénovation des corridors. Suite à la rencontre avec les membres du comité de décoration, ceux-ci ont confirmé à M. Lafontaine que le travail avait effectivement été fait et ce avec l approbation implicite du conseil d administration. M. Lafontaine recommande au conseil de payer la facture. 2015-11-85 Il est proposé par : R. Lafontaine Et secondé par : P. Roy De payer la facture au montant de 689,85 $. 6.16 Remplacement du personnel M. Lafontaine informe les membres du conseil qu'il a reçu environ 85 candidatures pour le poste de préposé à l accueil. secrétaire et, compte tenue de ses vacances prochaines, il Page 6 sur 8
n aura pas le temps de les analyser. M.M.Marchand s offre pour effectuer telle analyse et faire progresser ce dossier. 6.17 Dossier R. Guimond Le gestionnaire informe le conseil qu'il a reçu un avis de la Commission des Normes du Travail concernant une réclamation de M. R. Guimond au montant de 1 500 $. La Commission des Normes du Travail nous informe qu'elle fera enquête concernant cette réclamation. Le conseil a décidé de coopérer à l'enquête et d'attendre les développements. 6.18 Peinture des portes donnant sur le corridor au 10 e étage (1011, 1012, 1013, 1014) Les copropriétaires de ces unités ont demandé à ce que leur porte d unité soit repeinte. 2015-11-86 Il est proposé par : M. Marchand Et secondé par : F. Racine Que le conseil suspende la décision de repeindre les portes tant que le plan de rénovation ne sera pas défini. 6.19 Procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de juin 2015 M. Lafontaine transmet au conseil le procès-verbal de l'assemblée générale annuelle 2015 tel que rédigé par Mme Fiset. Il estime que ce dernier n est pas conforme au déroulement de cette assemblée et qu il contient plusieurs erreurs. 2015-11-87 7. Varia Il est proposé par : R. Lafontaine Et secondé par : M. Marchand Que M. Lafontaine révise et corrige le procès-verbal et le présente au conseil à une prochaine assemblée du conseil d administration afin que le conseil présente un procèsverbal conforme à la prochaine assemblée générale annuelle pour ratification. 7.1 Party de Noël : Le conseil décide que le 5h à 7h aura lieu le 8 décembre 2015, dans le hall d'entrée de l'immeuble. M.Pierre Roy sera chargé de l organisation. Page 7 sur 8
7.2 Drains du garage : Le gestionnaire présente les deux soumissions pour le nettoyage des 24 drains du garage dont Qualivac pour la somme de 2 700 $, plus taxes et Sanivac pour la somme de 1 800 $, plus taxes. 2015-11-88 Il est proposé par : F. Racine Et secondé par : R. Lafontaine D accepter la soumission de Sanivac pour un montant de 1 800 $. 8. Confirmation de la date de la prochaine réunion La prochaine réunion du conseil aura lieu le 8 décembre 2015. 9. Levée de l'assemblée Les sujets à l'ordre du jour étant épuisés, l'assemblée est levée à 22h05. Page 8 sur 8