Gestion du personnel avec SP-EXPERT Découvrez la nouvelle version 15 1
Interflex Vue d ensemble de nos prestations Solutions de sécurité Gestion du personnel Contrôle d accès Identification biométrique Saisie des heures de travail Gestion du temps Solutions hors ligne Poste de contrôle de sécurité Planification du personnel Prévision de la demande Vidéosurveillance Gestion des visiteurs Analyse de la productivité Optimisation automatique de la planification Saisie mobile des données Libre-service des employés Optimisation du workflow Contrôle de gestion 2 Interflex SP-EXPERT version 15
À propos d Interflex Interflex depuis 1976, votre partenaire compétent pour les solutions de sécurité et de gestion du personnel La compétence d un leader Développement et conception de solutions matérielles et logicielles, tous secteurs confondus, distribution et maintenance des systèmes par un vaste réseau de vente et de service : Interflex propose tout d un seul fournisseur. Des années d expérience garantissent des standards de qualité élevés. Au-delà de l intégration de solutions sur mesure, Interflex offre une plus-value importante grâce à des prestations de conseil compétentes et suivies. Interflex : synonyme de qualité élevée Que votre entreprise compte 50 ou 100 000 employés : en tant que fournisseur de matériels et logiciels certifiés ISO 9001, nous sommes entièrement à votre disposition et prêts à relever vos défis. Une entreprise européenne sur cinq du Top 500 est déjà équipée d un système Interflex. Conseil et assistance optimales Que ce soit pour des conseils en organisation, la conception de projets, l assistance technique ou la formation : la qualité de nos prestations témoigne de notre engagement permanent auprès de nos clients. Nous sommes présents dans de nombreux pays européens et certainement non loin de chez vous. Table des matières Nos prestations 2 À propos d Interflex 3 SP-EXPERT version 15 : polyvalence et efficacité 4 Gestion centrale des données 6 Évaluation des besoins 7 Planification du personnel 8 Saisie des heures de travail et gestion du temps 11 Contrôle de gestion 13 3
SP-EXPERT version 15 vue d ensemble SP-EXPERT version 15 : polyvalence et efficacité Le contrôle de gestion pertinent avec des outils de planification et d évaluation performants fournit une analyse claire des écarts, élément essentiel pour réussir la gestion prévisionnelle des ressources humaines. Rapports Stratégie d entreprise Progiciels de gestion intégrés Contrôle de gestion Saisie des heures de travail et gestion du temps La planification stratégique des effectifs s appuie sur la saisie des heures de travail et la gestion des horaires flexibles. Elle vous permet d exploiter au mieux la ressource que représente le temps de travail et de contribuer pleinement à la satisfaction des employés. Libre-service des employés Applications mobiles Rapports 4 Interflex SP-EXPERT version 15
Les calculs de besoins et les pronostics vous aident à prévoir avec précision vos besoins en personnel pour l avenir. Structures d activités et de quantités Progiciels de gestion intégrés Évaluation des besoins Version 15 Planification du personnel Rapports Libre-service des employés Optimisation automatique de la planifiication Stratégie d entreprise La planification du personnel vous permet de réaliser vos objectifs entrepreneuriaux avec efficacité tout en tenant compte des intérêts de vos employés. 5
Gestion centrale des données SP-EXPERT Votre «Single Point of Truth» Le point de départ pour l évaluation des besoins et la planification du personnel est une base de données qui reflète l organisation de votre entreprise. SP-EXPERT est en mesure de représenter l architecture multi-entité d une entreprise avec ses différentes unités organisationnelles. Le concept d utilisateur du système SP-EXPERT comprend la journalisation systématique des modifications de données personnelles. Les nouvelles interfaces de la version 15 offrent des possibilités d évaluation optimisées et une meilleure traçabilité des modifications apportées aux données de base et aux données de transaction. Avantages de la gestion centralisée des données dans SP-EXPERT : absence de redondances grâce à l installation et à la maintenance centrales des données modélisation personnalisée des unités organisationnelles (structure, langue, etc.) concept d attribution de droits d accès spécifique à l entreprise documentation complète : qui a modifié quel contenu et quand? traitement et évaluation simplifiés des données de base et de transaction Version 15 Site A Site B Site C Site D Langue A Langue B Langue C Langue D Secteur A Secteur B Secteur C Secteur D Concept de droits A Concept de droits B Concept de droits C Concept de droits D 6 Interflex SP-EXPERT version 15
Évaluation des besoins Détermination des besoins pour une planification efficace Une évaluation des besoins optimisée est indispensable pour exploiter au maximum la productivité. Elle est à la base d une planification efficace du personnel et assure une répartition parfaite de la charge de travail ainsi qu une diminution des coûts (par la réduction des heures supplémentaires, du travail supplémentaire et des temps morts, par ex.). Évaluation des besoins oui, mais comment? Le système ERP fournit, par ex., le plan de production, l entrée des commandes SP-EXPERT calcule les besoins Planification du personnel ERP Équipe du matin Équipe de l après-midi Connexion à des systèmes (ERP) qui fournissent les données pour l évaluation des besoins Pronostics SP-EXPERT calcule les besoins Planification du personnel Pronostics personnalisés et automatisés à l aide de divers indices (par ex. météo, calendrier, données historiques, événements particuliers) Comment l évaluation des besoins est-elle réalisée? Le calcul des besoins s effectue à partir de différents indicateurs. Nos experts vous conseillent pour déterminer les indicateurs spécifiques de votre secteur d activité, tels que les horaires de vol, les taux d occupation de lits ou des chiffres de vente. 7
Planification du personnel Planification efficace avec optimisation automatique Les exigences posées à une planification du personnel soucieuse des besoins et respectueuse des intérêts des employés ne cessent de croître. Ceci fait augmenter continuellement la complexité des tâches de planification. SP-EXPERT vous aide à prendre en compte cette multitude de facteurs avec les algorithmes les plus récentes pour la création automatique de propositions de planification. Les avantages de l optimisation en bref : Économie des coûts en évitant les sous-effectifs et les sureffectifs Satisfaction des employés et prestation de travail par la prise en compte des besoins des intérêts des employés du temps de travail disponible Gain de temps grâce à la réalisation automatique du plan de services durée de planification plus courte pas de post-traitement Amélioration de la qualité des plannings du personnel grâce à la prise en compte automatique d un grand nombre d exigences 8 Interflex SP-EXPERT version 15
Planification du personnel Gain de temps et optimisation des processus avec le libre-service des employés Le libre-service des employés (ESS) permet aux employés et à leurs supérieurs de traiter eux-mêmes des demandes d autorisation dans le cadre de la gestion du temps et de la planification du personnel. Participation des employés plate-forme d informations saisie des heures de travail échange d affectations planification des congés disponibilités maintenance des données Workflow électronique processus d approbation bourses d échanges réglementation des remplacements intégration de messagerie électronique Satisfaction des employés Processus rapides et transparents Moins d administration 9
Planification du personnel Maîtrisez les problèmes de personnel avec SP-EXPERT Flexpool Le module Flexpool a été conçu pour remédier aux goulets d étranglement récurrents en matière de personnel (congés, maladie, travail en plus par ex.). Il vous permet de pallier aux pics de besoins avec votre propre personnel avant d avoir recours à des ressources externes. Voici comment le module est utilisé : Exemple Flexpool d employés internes Flexpool Un service met à disposition des employés comme «suppléants». Un autre service envoie une demande pour solliciter du personnel. A B C D Chirurgie Urgences Équipe de Service l aprèsmidi d astreinte Exemple Flexpool de prestataires externes Prestataire A Flexpool Prestataire B Un service en sous-effectif demande du personnel à un prestataire. Service A Service B Service C NOUVEAU! Groupes multiplans Exemple Groupes multiplans Un employé peut être affecté à différents groupes de planification. A C Chirurgie Équipe de l après-midi 10 Interflex SP-EXPERT version 15
Saisie des heures de travail et gestion du temps Modèles d horaires de travail flexibles : utilisation efficace du temps de travail Grâce à la saisie des heures de travail et la gestion du temps avec SP-EXPERT, vous profitez des avantages de modèles d horaires de travail flexibles basés sur des comptes de temps de travail. Vous atténuez facilement les variations saisonnières des besoins, vous introduisez des temps de travail orientés client et vous augmentez la satisfaction des employés en tenant compte de leur souhaits. Optimisation des processus exploitation de tous les potentiels de la planification du personnel contrôle des données de planification grâce à l évaluation automatique des affectations réelles représentation en temps réel des erreurs de badgeage et des badgeages hors de la période de planification Optimisation des coûts éviter les temps soumis à majoration réduire les heures supplémentaires éviter les temps morts Connexion aux systèmes de gestion du temps matériel de gestion du temps d Interflex libre-service des employés sur ordinateur importation de badgeages de systèmes tiers à l aide d interfaces standard (SAP-HRPDC par ex.) matériel de gestion du temps d autres fabricants Connexion flexible aux systèmes de gestion du temps : Terminal de gestion du temps d Interflex Libre-service des employés ESS Interface SAP Matériel de gestion du temps d autres fabricants 11
Saisie des heures de travail et gestion du temps Saisie mobile des heures de travail avec SP-EXPERT L application evayo Mobile pour smartphones et tablettes développée par Interflex contribue à optimiser les processus de gestion du temps tout en offrant un maximum de convivialité. Outre le badgeage des heures de travail, les employés peuvent, lorsqu ils sont en déplacement, consulter leurs comptes, leurs derniers badgeages et le tableau de présence des collègues. Gestion du temps mobile : Saisie des heures de travail à tout moment et à tout endroit L application evayo Mobile permet aux employés d enregistrer leurs heures de travail de manière flexible et indépendamment du lieu. Ceci est particulièrement utile pour les personnes travaillant en dehors du siège de l entreprise, par ex. en déplacement ou sur des chantiers. Utilisation conviviale Après l authentification par mot de passe et nom d utilisateur ou numéro personnel, les employés accèdent, sur leur smartphone, à une interface conviviale avec des touches de fonction telles que Entrée, Sortie, Déplacement, etc. Tableau à lampes Le tableau à lampes indique d un seul coup d œil si des collègues ou des supérieurs sont présents ou absents. Gestion du temps centrale : rapidement et en toute sécurité Grâce à une interface reliant le système de gestion du temps à la comptabilité des salaires, les données de temps enregistrées sont retransmises au service du personnel de manière à assurer le décompte détaillé pour chaque employé. 12 Interflex SP-EXPERT version 15
Contrôle de gestion Tenez la gestion du temps bien en main avec SP-EXPERT Le module de création de rapports se distingue par son concept d utilisation innovateur, associé à la possibilité de réaliser des évaluations sur le champ. Les modifications apportées au plan sont affichées immédiatement. Cet instrument de contrôle convient aussi bien au personnel de direction, qu aux délégués du personnel et aux responsables de la planification qui sont aidés par les nombreuses vues du plan de services. Le contrôle de gestion en ligne de SP-EXPERT vous permet de voir clair dans votre gestion du temps : rétrospectivement évaluations, développement et évolutions actuellement évaluations, développement et évolutions vue d ensemble des soldes de comptes contrôle du budget contrôle des coûts en anticipant vue d ensemble des soldes de comptes pronostics des besoins comptes de temps de travail annuel planification du budget 13
Contrôle de gestion Profitez des nouveaux rapports dans SP-EXPERT Ce que vous proposent les nouveaux outils de rapports de SP-EXPERT : Présences Absences diffusion ou archivage automatique à l aide de règles prédéfinies composition individuelle des indices souhaités combinaison de données de base d employés, de types de salaire et de données de plan de services évaluations de la qualité de la planification représentation en barres dans la vue journalière besoins et effectifs sous forme de diagramme comparaison de plusieurs versions du plan Congés Formation Congés exceptionnels 0 5 10 15 20 25 16 11 6 1-4 2/2011 2/2012 2/2013 2/2014 Entrées Départs 14 Interflex SP-EXPERT version 15
Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG Zettachring 16 70567 Stuttgart (Allemagne) Téléphone : +49 711 1322-0 Télécopie : +49 711 1322-111 E-mail : Interflex.info@allegion.com Responsabilité pour le prospectus : toutes les indications correspondent au niveau des connaissances au moment de la mise sous presse et sont sans garantie. Sous réserve de modifications. Les schémas et les représentations sont protégés par des droits d auteur. La reproduction, même d extraits, n est admise qu avec l autorisation de la société Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG. 15
Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG propose des solutions complètes pour l administration du personnel avec gestion du temps et planification des effectifs ainsi que des solutions de sécurité innovatrices sur mesure avec contrôle d accès, surveillance vidéo, postes de sécurité et gestion des visiteurs. Plusieurs milliers d installations permettant de gérer 4,5 millions d employés, caractérisent Interflex comme un des fournisseurs de pointe au niveau international. Interflex a été fondée en 1976 et appartient au groupe Allegion depuis 2013. Plus d informations sur www.interflex.fr. À propos d Allegion Allegion (NYSE: ALLE) est un fournisseur de solutions de sécurité innovatrices pour les utilisateurs privés et les entreprises. Avec une gamme de plus de 25 marques, Allegion commercialise ses produits dans 120 pays du monde entier. Plus de 8000 employés réalisent un chiffre d affaires de 2 Mrd de dollars US. Allegion comprend les marques leaders CISA, Interflex, LCN, Schlage et Von Duprin. Plus d informations sur www.allegion.com. 2015 Allegion Interflex SP-EXPERT version 15, 03/2015 interflex.fr allegion.com 16 Interflex SP-EXPERT version 15