Règlement de trésorerie
Table des matières 1. GÉNÉRALITÉS... 4 1.1. BUTS ET DOMAINE D APPLICATION... 4 1.2. BASES LÉGALES... 4 1.3. DÉFINITIONS... 4 1.4. INFORMATIONS CONFIDENTIELLES ET ÉVOLUTIVES... 5 1.5. PRINCIPES DE LA GESTION DE TRÉSORERIE... 5 1.6. PRINCIPES DU CASH MANAGEMENT... 5 1.7. PRINCIPES DE LA GESTION DE FORTUNE... 6 1.7.1. Placement à long terme de fonds de tiers... 6 1.7.2. Instruments à disposition de l EPFL pour la mise en œuvre de la stratégie de placement... 6 1.7.3. Gestion du risque... 6 1.7.4. Limites de placement... 6 1.8. CONFIDENTIALITÉ ET CONFLITS D INTÉRÊT... 7 2. DEVOIRS, COMPÉTENCES ET RESPONSABILITÉS... 7 2.1. FONCTIONS INTERNES... 7 2.1.1. Vice président Planification et logistique... 7 2.1.2. Comité de placement... 8 2.1.3. Chef du service financier... 8 2.1.4. Trésorier... 8 2.2. FONCTIONS EXTERNES... 9 2.2.1. Gestionnaire de fortune... 9 2.2.2. Banque dépositaire... 9 2.2.3. Expert en placement indépendant... 10 3. CASH MANAGEMENT... 10 3.1. PLACEMENTS SUR LE MARCHÉ MONÉTAIRE... 10 3.2. GESTION DES DEVISES (FX MANAGEMENT)... 10 3.3. COMPÉTENCES FINANCIÈRES... 10 4. GESTION DE FORTUNE... 11 4.1. ALLOCATION STRATÉGIQUE... 11 4.2. CLASSES D ACTIFS... 11 4.2.1. Liquidités... 11 4.2.2. Obligations... 11 4.2.3. Actions... 12 14.06.2010 Page 2 de 20
4.2.4. Placements alternatifs... 12 4.2.5. Placements immobiliers... 13 4.3. PRÊT DE TITRES (SECURITIES LENDING)... 13 4.4. GESTIONNAIRE DE FORTUNE... 13 4.4.1. Sélection... 13 4.4.2. Spécifications du mandat de gestion... 14 4.4.3. Surveillance... 14 4.4.4. Evaluation du gestionnaire de fortune... 15 4.4.5. Réduction ou résiliation d un mandat de gestion de fortune... 15 5. REPORTING... 15 6. DISPOSITIONS FINALES... 16 ANNEXES... 17 ANNEXE 1 : RÉSERVE POUR RISQUE DE FLUCTUATION DE VALEUR... 17 ANNEXE 2 : RÉSULTAT DES PLACEMENTS... 20 14.06.2010 Page 3 de 20
La Direction de l EPFL arrête : 1. GÉNÉRALITÉS 1.1. BUTS ET DOMAINE D APPLICATION Le manuel relatif à la gestion de trésorerie a pour vocation de : Préciser les règles de gestion des activités de trésorerie tant du point de vue stratégique qu opérationnel, en particulier celle de la gestion des risques financiers (monnaies étrangères FX et placements) ; Préciser les rôles, responsabilités et compétences de chacun des acteurs ; Décrire les processus opérationnels principaux de trésorerie ainsi que les étapes clé ; Constituer une base du SCI de ce processus. Le chef du service financier est responsable de la mise à jour périodique (au minimum tous les deux ans) du présent règlement ou quand les circonstances l exigent. 1.2. BASES LÉGALES Loi sur le domaine des EPF du 4 octobre 1991 (RS 414.110) Ordonnance sur le domaine des EPF, art. 19 (RS 414.110.3) Convention de trésorerie conclue entre AFF et CEPF du 29 novembre 2007. Cette convention précise entre autres que les fonds dits «budgétaires» (contribution budgétaire de la Confédération) et «secondaires» (moyens provenant d offices de la Confédération) sont à placer auprès de l AFF alors que les fonds de tiers (sources de financement privées) peuvent être placés sur les marchés monétaire et/ou des capitaux. Directives de placement du domaine des EPF des 23/24 septembre 2008 1.3. DÉFINITIONS Moyens financiers. Tous les actifs financiers (liquidités, placements à court terme, dépôts, portefeuilles titres) dont l EPFL est propriétaire. Moyens budgétaires. Financement de la Confédération. Fonds secondaires. Moyens obtenus sur base compétitive auprès d organes de la Confédération ou auprès d organes dans lesquels la Confédération participe financièrement (FNS, CTI, offices de la Confédération, projets cadre de la Commission européenne). Fonds de tiers. Tous les moyens qui ne sont ni des moyens budgétaires ni des fonds secondaires. Seuls les fonds de tiers peuvent être placés sur le marché des capitaux. Gestion de trésorerie. Elle comprend toutes les activités de planification, de mise en œuvre et de contrôle des moyens financiers. Elle regroupe le cash management et la gestion de fortune. Cash management. Ensemble des activités garantissant la capacité de paiement) ainsi que la gestion des liquidités en francs suisses et en devises. Gestion de fortune (asset management). Ensemble des activités de planification, d investissement (optimum entre rendement et risque), surveillance des moyens financiers investis sur le marché des capitaux au delà d un an. Rebalancing. Par rebalancing (= rééquilibrage), on entend l adaptation de la structure de placement actuelle à la structure visée par la stratégie de placement. La part des placements dont la pondération 14.06.2010 Page 4 de 20
est supérieure (inférieure) à la valeur cible doit être réduite (augmentée) en fonction de cette valeur. Ce rééquilibrage peut se faire par l investissement de nouvelles ressources ou par le redéploiement des placements existants. 1.4. INFORMATIONS CONFIDENTIELLES ET ÉVOLUTIVES L Annexe au Règlement de trésorerie («Annexe») est un document séparé du présent règlement qui détaille des informations confidentielles ou évolutives telles que (liste non exhaustive) : liste des banques autorisées allocation stratégique des placements gestion des devises compétences financières en matière de gestion de trésorerie Ces informations sont mises à jour périodiquement et validées par le Vice président planification et logistique. 1.5. PRINCIPES DE LA GESTION DE TRÉSORERIE 1. La gestion des moyens financiers de l EPFL est conforme aux dispositions de la Convention de Trésorerie ainsi que des Directives de placement du CEPF. 2. Les normes comptables du Domaine des EPF sont applicables au reporting externe. Si celles ci ne décrivent pas l état de fait, le service financier définira des règles conformes aux normes IPSAS. 3. Les moyens financiers doivent être gérés de telle façon que : a. les engagements puissent être honorés en tout temps à leur échéance ; b. la capacité à prendre des risques définie dans la politique de placement soit respectée en tout temps et ne soit pas dépassée ; c. dans le cadre de politique de placement, soit visé un rendement à long terme aussi élevé que possible. d. soient évités des effets négatifs sur l image de l EPFL. 4. Les moyens financiers de l EPFL doivent servir avant tout au paiement de dépenses engagées dans le cadre de la formation et de la recherche et non à l atteinte de résultats financiers. 1.6. PRINCIPES DU CASH MANAGEMENT 1. Le cash management comprend la mise à disposition des moyens garantissant la capacité de paiement, la gestion des liquidités à court terme (en mettant l accent sur des aspects de risque et de rendement) ainsi que la gestion des devises. 2. Les liquidités à court terme comprennent les moyens financiers suivants : caisse, comptes bancaires et postaux (en CHF et en devises), placements à court terme (< 1 an). 3. Les liquidités à court terme sont à placer de telle façon qu un rendement conforme au marché puisse être atteint, tout en respectant les principes de liquidité et de sécurité (répartition des risques). 4. Fait partie intégrante du cash management la gestion du crédit, à savoir la fixation des conditions de paiement, la gestion de l encaissement et du contentieux. 5. La séparation ainsi que le suivi des fonds secondaires et de tiers est effectuée par le trésorier. Elle a pour but la conformité des exigences découlant de la convention de trésorerie. 14.06.2010 Page 5 de 20
1.7. PRINCIPES DE LA GESTION DE FORTUNE La gestion à long terme des fonds de tiers est effectuée conformément aux principes de la gestion de fortune et de l allocation stratégique définie au point 4.1. 1.7.1. PLACEMENT À LONG TERME DE FONDS DE TIERS Ces placements : 1. interviennent principalement dans des titres liquides, facilement négociables et de qualité élevée ; 2. sont répartis sur plusieurs catégories de placement, marchés, devises, branches et secteurs d activité ; 3. doivent générer un rendement conforme aux possibilités du marché. 1.7.2. INSTRUMENTS À DISPOSITION DE L EPFL POUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE DE PLACEMENT Ces instruments sont les suivants : 1. une organisation de gestion de fortune et une règlementation des compétences qui garantissent un processus de décision efficient et fonctionnant selon le principe des quatre yeux ; 2. un concept d information permettant de mettre à disposition des différents organes les informations pertinentes ; 3. des instruments de planification et de surveillance dont font notamment partie le plan de liquidités ainsi que des analyses périodiques sur les résultats des placements et sur l état de l allocation stratégique ; 4. un calcul périodique du résultat des placements (voir annexe 2). 1.7.3. GESTION DU RISQUE Les principes de gestion du risque sont les suivants (voir annexe 1) : 1. Le risque inhérent aux classes d actifs qui composent un portefeuille donné doit pouvoir être calculé sur la base de données historiques. 2. Sur la base de portefeuilles optimisés (couple rendement risque), un risque maximum est calculé avec un niveau de confiance égal ou supérieur à 95%. 3. Une réserve pour risque de fluctuation de valeur est constituée à hauteur du risque maximum, ce qui définit la capacité à prendre des risques. 1.7.4. LIMITES DE PLACEMENT Les limites de placement maximales par classe d actif sont à respecter en tout temps. Elles concernent uniquement les fonds de tiers placés à long terme. Classes d actifs Minimum Maximum Placements marché monétaire 0% 100% Obligations CHF 0% 80% Obligations en monnaies étrangères 0% 30% 14.06.2010 Page 6 de 20
Actions Suisse 0% 15% Actions Monde 0% 20% Actions total 0% 30% Placements alternatifs 0% 10% Placements immobiliers indirects 0% 10% 1.8. CONFIDENTIALITÉ ET CONFLITS D INTÉRÊT 1. Toutes les personnes impliquées dans la gestion de la trésorerie sont soumises au devoir de confidentialité. 2. Il est interdit aux personnes impliquées dan la gestion de trésorerie d accepter toutes formes de rétrocessions et autres avantages financiers. 2. DEVOIRS, COMPÉTENCES ET RESPONSABILITÉS 2.1. FONCTIONS INTERNES 2.1.1. VICE PRÉSIDENT PLANIFICATION ET LOGISTIQUE Dans le cadre des compétences définies à l art. 9 de l ordonnance sur l organisation de l EPFL, le Vice président planification et logistique a, dans le cadre du présent règlement, les devoirs, compétences et responsabilités cidessous. Il peut déléguer tout ou partie de ces attributions au délégué à la planification et aux finances et règle la délégation dans un document séparé. 1. Il propose à la direction la composition du comité de placement. 2. Il préside le comité de placement. 3. Il informe périodiquement le Président de l évolution des moyens financiers, des résultats obtenus par les gestionnaires de fortune, d événements particuliers et le cas échéant des mesures prévues. 14.06.2010 Page 7 de 20
2.1.2. COMITÉ DE PLACEMENT Le comité de placement a, dans le cadre de la gestion de la trésorerie, les devoirs, compétences et responsabilités suivants : 1. Il définit l allocation stratégique et est responsable de sa mise en œuvre. 2. Il définit la valeur de la réserve pour risque de fluctuation de valeur. 3. Il surveille le respect de l allocation stratégique. 4. Il décide des banques partenaires, des gestionnaires de fortune et d autres partenaires externes (év. conseiller externe et centrale de dépôt) avec lesquels l EPFL entendu travailler et en informe la direction. 5. A l aide de mandats de gestion clairement définis (voir point 4.4.2), il règle l activité des gestionnaires de fortune et décide de l attribution des moyens et des bandes tactiques. 6. Il décide de la possibilité de pratiquer le prêt de titres (securities lending) et de l ampleur. 7. Il surveille l activité des gestionnaires de fortune, leur performance et décide, le cas échéant, de mesures correctives. 8. L organisation, la composition et les tâches du comité de placement sont définies dans un document séparé. 2.1.3. CHEF DU SERVICE FINANCIER Le chef du service financier a, dans le cadre de la gestion de la trésorerie, les devoirs, compétences et responsabilités suivants : 1. Il est responsable de la planification des liquidités, du contrôle de liquidité et de son optimisation. 2. Il est détermine, selon les principes énoncés dans le présent règlement et selon les instructions du Viceprésident planification et logistique, la part des fonds gérés à court terme et celle gérée à long terme par les gestionnaires de fortune. 3. Il documente l évolution des bandes d allocations tactiques et l activité des gestionnaires de fortune et commente d éventuels écarts entre rendement du portefeuille et rendement attendu (benchmark). 4. Il prépare les séances du comité de placement et gère les activités de secrétariat. 5. Il détermine l exposition en devises résultant des activités opérationnelles et opère les couvertures selon les principes définis au point 3.2. 6. Il est l interlocuteur du/des gestionnaire s de fortune et de la centrale de dépôt des titres. 7. Il soumet au Vice président planification et logistique les éventuelles propositions de modification de l allocation stratégique conforme à la stratégie de placement. 8. Il surveille l évolution de la réserve pour risque de fluctuation de valeur en fonction des principes énoncés dans le présent règlement. 9. Il prépare le reporting du comité de placement. 10. Il peut déléguer certaines activités au trésorier. 2.1.4. TRÉSORIER 14.06.2010 Page 8 de 20
Le trésorier soutient le chef du service financier dans les activités décrites au point 2.1.3. En outre, Il assume les responsabilités suivantes : 1. Il analyse l évolution de la trésorerie. 2. Il prépare une situation de trésorerie hebdomadaire ainsi qu un plan de trésorerie à court terme roulant à 3 mois. 3. Il optimise les liquidités en fonction des engagements nets et des opportunités du marché. 4. Il analyse des caractéristiques et de la structure des liquidités et des équivalents de liquidités et propose le cas échéant des mesures correctives. 5. Il suit l utilisation des lignes de crédit non utilisées (si applicable). 6. Il établit le plan de trésorerie annuel. 2.2. FONCTIONS EXTERNES L EPFL peut mandater un expert externe indépendant pour : l aider dans la mise en œuvre de sa stratégie de placement ; la surveillance du processus de placement la gestion de fortune selon les principes définis à l art. 4 al. 3 des Directives de placement du CEPF. 2.2.1. GESTIONNAIRE DE FORTUNE 1. Le gestionnaire de fortune est responsable de la gestion des fonds en fonction de mandats de gestion clairement définis. 2. Le gestionnaire de fortune établit trimestriellement à l attention du chef du service financier un reporting sur l évolution des fonds sous gestion. Au besoin, il apporte oralement des compléments d information au comité de placement. 3. Les dispositions détaillées réglant les activités du gestionnaire de fortune sont définies au point 4.4. 2.2.2. BANQUE DÉPOSITAIRE 1. La banque dépositaire des titres (global custodian) est principalement responsable des activités suivantes : a. du dépôt des titres, du déroulement des activités découlant des achats et ventes de titres entre l EPFL et le gestionnaire de fortune ; b. des activités de securities lending (prêt de titres) en apportant une attention particulière au risque de contrepartie ainsi généré ; c. de la tenue d une comptabilité des placements selon les standards de la profession et selon les directives reçues du chef du service financier ; d. de l établissement et de la présentation de toutes les informations définies aux points 4.4.3 et 0 nécessaires au controlling des placements, notamment le calcul du rendement atteint par les gestionnaire s et par classes d actifs (avec comparaison de l indice concerné). 2. Les dispositions contractuelles ainsi que les responsabilités sont réglées dans un mandat séparé. 3. En cas de renonciation à l engagement d une banque dépositaire, les gestionnaires de fortune devraient reprendre ces activités. 14.06.2010 Page 9 de 20
2.2.3. EXPERT EN PLACEMENT INDÉPENDANT L expert en placement indépendant peut être mandaté pour des tâches de soutien dans la surveillance des activités de placement des gestionnaires de fortune ainsi que pour des tâches de vérification de l utilité et de la conformité des dispositions du mandat des gestionnaires de fortune. Les tâches et responsabilités sont clairement définies dans le mandat. 3. CASH MANAGEMENT 3.1. PLACEMENTS SUR LE MARCHÉ MONÉTAIRE 1. Les moyens budgétaires et les fonds secondaires doivent être placés auprès de l Administration fédérale des finances (voir Convention de trésorerie). Les autres moyens de tiers peuvent être également placés auprès de l Administration fédérale des finances ou sur le marché monétaire. La liste exhaustive des banques avec lesquelles de telles opérations sont autorisées sont présentées dans l Annexe. 2. Les liquidités à court terme doivent être placées aux meilleures conditions de rendement. Seule la part réservée aux transactions opérationnelles peut être détenue aux conditions usuelles des comptes courants. 3. Les principes suivants s appliquent également pour les placements en CHF et en devises : a. L échéance de placement la plus lointaine ne doit pas excéder 12 mois. b. Les liquidités sont placées aux meilleures conditions du marché disponibles au moment de la transaction. Pour les montants supérieurs à CHF 10 mio (ou valeur équivalente en devises) et dont la durée est supérieure à 1 mois, les offres concurrentes sont mentionnées. c. Les contrats (oraux) sont dûment documentés (contrepartie, montant, terme, intérêt, monnaie). 3.2. GESTION DES DEVISES (FX MANAGEMENT) 1. Le but de la gestion des devises consiste à minimiser les risques de change. La pratique du «market timing» est interdite. Les devises sont détenues pour des paiements futurs. Par ailleurs, les principes cidessous s appliquent : a. L EPFL détient des comptes en USD et EUR. Des comptes dans d autres devises peuvent être ouverts au besoin. b. Les flux entrants ou sortants connus sont à couvrir de façon adaptée aux circonstances et au marché. c. La couverture est effectuée au moyen de contrats à terme ou au à l aide d instruments basés sur les options permettant de couvrir entièrement le risque de change. d. Les opérations d une contre valeur égale ou supérieur à 500'000 CHF doivent être couvertes. 2. Pour permettre au service financier d effectuer ces couvertures dans de bonnes conditions, elles doivent lui être communiquées sans délai. 3.3. COMPÉTENCES FINANCIÈRES Les compétences financières applicables au cash management sont présentées dans un document séparé. 14.06.2010 Page 10 de 20
4. GESTION DE FORTUNE 4.1. ALLOCATION STRATÉGIQUE 1. La définition de l allocation stratégique est effectuée au moyen des caractéristiques de rendement et de risque à long terme des différentes classes d actifs. Ces caractéristiques sont recalculées régulièrement. 2. L allocation stratégique est périodique et doit être revue si les circonstances l exigent. 4.2. CLASSES D ACTIFS 4.2.1. LIQUIDITÉS 1. Eu égard au risque de contrepartie et au principe de répartition des risques, on veillera à effectuer des placements à court terme auprès de plusieurs établissements. 2. En cas de placement sur le marché monétaire, la contrepartie doit détenir un rating d au minimum A (Standard & Poor s) ou de A2 (Moody s). En cas de baisse du rating en dessous des valeurs seuil fixées, la position doit être liquidée dès l échéance du contrat. 4.2.2. OBLIGATIONS 1. Obligations en CHF a. Qualité et négociabilité. Les placements en obligations doivent être effectués dans des emprunts cotés d organismes publics, de sociétés privées ou de banques présentant une solvabilité élevée. Les exigences de solvabilité sont fixées conformément aux habitudes du marché. b. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active. c. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2). d. Les titres sont à vendre dans le délai d un mois si les exigences de rating ne sont plus atteintes. Dans le cadre de placements collectifs, on peut déroger à ces prescriptions. 2. Obligations en monnaies étrangères a. Qualité et négociabilité. Les placements en obligations doivent être effectués dans des emprunts cotés d organismes publics, de sociétés privées ou de banques présentant une solvabilité élevée. Les exigences de solvabilité sont fixées conformément aux habitudes du marché. b. Les titres sont à vendre dans le délai d un mois si les exigences de rating ne sont plus atteintes. Dans le cadre de placements collectifs, on peut déroger à ces prescriptions. c. Négociabilité. Les investissements ne peuvent se faire que dans des titres cotés. d. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active. e. Monnaies étrangères. Sont autorisées toutes les monnaies étrangères représentées dans l indice de référence. 14.06.2010 Page 11 de 20
f. Couverture du risque de change. Les monnaies étrangères doivent être couvertes en tout temps. G. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2). 4.2.3. ACTIONS 1. Actions (de sociétés) suisses a. Diversification. Le spectre de placement correspond à celui de l indice de référence. Une attention particulière doit être apportée à la diversification des branches. Un biais dans le style de placement (small caps vs large caps) est à éviter. b. Négociabilité. Les placements doivent s effectuer dans des titres cotés en bourse seulement. c. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active. d. Forme de placement. Les placements peuvent être effectués dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (selon art. 56 OPP2). 2. Actions Monde (y c. marchés émergents) a. Diversification. Le spectre de placement correspond à celui de l indice de référence. Une attention particulière doit être apportée à la diversification des pays et des branches. Un biais dans le style de placement (small caps vs large caps) est à éviter. b. Négociabilité. Les placements doivent s effectuer dans des titres cotés en bourse seulement. c. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active. d. Couverture de risque de change. Elles sont admises. e. Forme de placement. Les placements peuvent s effectuer dans des titres individuels ou dans des placements collectifs (au sens de l art. 56 OPP2). 4.2.4. PLACEMENTS ALTERNATIFS 1. Private equity Les placements en private equity ne sont pas admis. 2. Hedge funds a. Diversification. On vise une diversification appropriée des styles de placement, notamment en raison de la liquidité restreinte des placements, de leur transparence insuffisante et des risques difficilement identifiables. b. Négociabilité. On vise une bonne négociabilité. c. Style de gestion. Le portefeuille est géré de façon active. d. Couverture de risque de change. Elles sont admises. e. Forme de placement. Seuls les placements dans des placements collectifs (au sens de l art. 56 OPP2) sont admis. 3. Matières premières (commodities) a. Diversification. On vise une diversification appropriée des marchés de matières premières. b. Négociabilité. On vise une bonne négociabilité. Des produits structurés tels que des certificats et des effets (notes) doivent être négociables sur un marché secondaire. 14.06.2010 Page 12 de 20
c. Style de gestion. Le portefeuille peut être géré de façon indicielle ou active. d. Monnaies. Les placements peuvent s effectuer en CHF ou en monnaies étrangères. Les couvertures de change sont admises. e. Forme de placement. Seuls les placements dans des placements collectifs (au sens de l art. 56 OPP2) sont admis. 4.2.5. PLACEMENTS IMMOBILIERS 1. Les placements immobiliers interviennent exclusivement sous forme de placements collectifs. En font notamment partie : a. les parts de fonds immobiliers cotés en bourse ; b. les titres de participation de sociétés immobilières 2. Les critères à appliquer dans le choix des placements collectifs sont notamment : a. qualité du management b. qualité et degré d entretien des bâtiments c. degré d endettement d. principes d évaluation e. coûts d administration f. diversification géographique g. diversification du type de bâtiments h. rendement et aspects de risque i. liquidité des parts 4.3. PRÊT DE TITRES (SECURITIES LENDING) 1. En matière de prêt de titres, les dispositions suivantes doivent être respectées : art. 55 chi 1 LPCC (RS 951.31), art. 76 OPCC (RS 951.311) et art. 1 OPC FINMA (RS 951.312). 2. Le prêt de titres doit intervenir exclusivement sur base contractuelle et être effectué par la banque dépositaire. 4.4. GESTIONNAIRE DE FORTUNE 4.4.1. SÉLECTION 1. Les gestionnaires de fortune doivent être indépendants de l EPFL ou le mandat qui leur est confié ne doit pas les entraîner dans un conflit d intérêt. 2. Les gestionnaires de fortune doivent être des banques ou des gestionnaires indépendants et remplir les critères suivants : a. être en mesure d exercer le mandat de façon professionnelle et avec succès en apportant la preuve de la capacité et de l expertise ; b. apporter la preuve de la performance avérée de mandats similaires sur une durée d au moins 5 ans ; c. nommer des personnes dédiées au mandat et montrant un intérêt pour les activités de l EPFL ; d. être en mesure d expliquer clairement le processus d investissement (style de gestion, qualité et expérience des gestionnaires responsables du dossier, adéquation de l organisation). 14.06.2010 Page 13 de 20
e. être en mesure de collaborer sans friction avec la banque dépositaire ; f. coûts de gestion conformes au marché. 4.4.2. SPÉCIFICATIONS DU MANDAT DE GESTION Le mandat au gestionnaire de fortune doit mentionner en particulier les points suivants : volume de départ objectifs du mandat benchmarks risque maximum autorisé placements autorisés utilisation d instruments dérivés gestionnaire responsable et remplaçant contenu et temporalité du reporting responsabilité de la banque et remboursement éventuel coûts de gestion rétrocessions prêt de titres début et fin (en tout temps) du mandat respect des dispositions de la charte de l ASIP 1 4.4.3. SURVEILLANCE Le controlling des placements permet de surveiller l activité des gestionnaires de façon permanente. Les informations principales suivantes sont mises à disposition par la banque dépositaire : le rendement obtenu en comparaison de l objectif le risque lié au rendement en comparaison du benchmark la structure de placement en comparaison de l allocation stratégique le respect du style de gestion le volume des transactions l utilisation d instruments dérivés thèmes spécifiques selon besoin. 1 Association Suisse des Institutions de Prévoyance 14.06.2010 Page 14 de 20
4.4.4. EVALUATION DU GESTIONNAIRE DE FORTUNE 1. L évaluation de la performance des gestionnaires de fortune : a. permet prioritairement de comparer le rendement et le risque obtenus par rapport aux objectifs définis ainsi que par rapport à d autres mandats similaires ; b. intervient trimestriellement en présentant des chiffres mensuels ; c. est effectuée à plus long terme (trois ans et plus). 2. L évaluation débute dès la mise en vigueur du mandat de gestion de fortune. Une discussion relative à la performance a lieu au moins une fois par an. 4.4.5. RÉDUCTION OU RÉSILIATION D UN MANDAT DE GESTION DE FORTUNE Une réduction ou une résiliation d un mandat de gestion de fortune intervient : immédiatement à la suite d une violation importante des directives de placement ; quand des changements organisationnels importants chez le gestionnaire de fortune mettent en doute la poursuite de la bonne exécution du mandat ; suite à des performances insuffisantes et répétées. 5. REPORTING Les placements et leur gestion doivent être surveillés de façon permanente pour permettre aux différents organes de disposer d informations pertinentes. Quand? Qui? Destinataire Contenu Mensuellement Global Custodian ou gestionnaire de fortune SF Rendement (par mandat/classe d actif/pour la fortune globale) Comparaison indicielle (benchmark) Extrait de compte et transactions Mensuellement SF Comité de placement Rapport de monitoring : Respect des bandes d allocation tactiques Respect des dispositions contractuelles des gestionnaires de fortune Commentaire succinct Trimestriellement Global Custodian ou gestionnaire de fortune SF Rendement (par mandat/classe d actif/pour la fortune globale) Comparaison des benchmarks Analyses structurelles Instruments dérivés Extrait de compte et 14.06.2010 Page 15 de 20
transactions Trimestriellement (mensuellement si nécessaire) Gestionnaire de fortune SF Rapport sur l activité de placement Justification de l utilisation d instruments dérivés Justification de l utilisation de placements collectifs Justification d écart de performance Trimestriellement SF Comité de placement Rapport de controlling : Evaluation de l activité de placement Evaluation instruments dérivés Evaluation placements collectifs Evaluation rendement Propositions de mesures Semestriellement Vice président planification et logistique Président EPFL Etat du portefeuille : Evolution des moyens financiers Résultats des gestionnaires de fortune Evénements particuliers Développement de la réserve pour risque de fluctuation de valeur. Annuellement Président EPFL CEPF Orientation sur l évolution de l activité de placement et de la performance. 6. DISPOSITIONS FINALES Le présent règlement remplace la version précédente du 16.03.2009 et est approuvé par la direction de l EPFL lors de sa séance du 14.06.2010. Il entre en vigueur le même jour. 14.06.2010 Page 16 de 20
ANNEXES ANNEXE 1 : RÉSERVE POUR RISQUE DE FLUCTUATION DE VALEUR 1. But La réserve pour risque de fluctuation de valeur absorbe les pertes de valeur du portefeuille titres. Elle est fonction de capacité de prise de risque de l EPFL. Son montant est définit en fonction du montant investi et du risque inhérent du portefeuille. 2. Résultat positif sur placements Un résultat positif est tout d abord alloué à la réserve pour risque de fluctuation de valeur jusqu à concurrence de l objectif fixé. Une fois l objectif atteint, le résultat positif peut être versé en fonds libres pour utilisation ou capitalisation. Perspective externe Moyens de tiers investis sur le marché des capitaux > CHF 140 mio Perspective interne Fonds de tiers CHF 130 mio Investis Fonds libres (pour utilisation dans l année ou capitalisation) Rés. pour risque de fluctuation de valeur (objectif CHF 10 mio) Revenus des placements (par ex. 5 mio) Allocation à la réserve, puis aux fonds libres Remarque : les montants figurent ci dessus à titre d exemple. 14.06.2010 Page 17 de 20
3. Résultat négatif sur placements Variante 1 Un résultat négatif du portefeuille titres est compensé par le résultat sur placement. Aucun versement n est effectué dans les fonds libres. Perspective externe Moyens de tiers investis sur le marché des capitaux > CHF 140 mio Perspective interne Fonds de tiers CHF 130 mio Investis Fonds libres (pour utilisation dans l année ou capitalisation) Rés. pour risque de fluctuation de valeur (objectif CHF 10 mio) Perte sur placements (par ex. 2 mio) Couverture de la perte sur placements (par. ex. 2 mio) Remarque : les montants figurent ci dessus à titre d exemple. 14.06.2010 Page 18 de 20
Variante 2 Un résultat négatif du portefeuille titres est compensé par le résultat sur placement. Si la Direction le décide exceptionnellement et pour une fois seulement, la réserve pour risque de fluctuation de valeur peut aussi allouer aux fonds libres une attribution minimale. Ainsi, la réserve pour risque de fluctuation de valeur est d autant plus mise à contribution. L atteinte de l objectif prendra également plus de temps. Perspective externe Moyens de tiers investis sur le marché des capitaux > CHF 140 mio Perspective interne Fonds de tiers CHF 130 mio Investis Fonds libres (pour utilisation dans l année ou capitalisation) Perte sur placements (par. ex. 2 mio) Rés. pour risque de fluctuation de valeur (objectif CHF 10 mio) Couverture de la perte sur placements et de l allocation au fonds libres. (2 + 2 = 4 mio) Allocation en fonds libres (2 mio) Remarque : les montants figurent ci dessus à titre d exemple. 14.06.2010 Page 19 de 20
ANNEXE 2 : RÉSULTAT DES PLACEMENTS Le résultat des placements d une période donnée est calculé de la façon suivante : Variation de valeur du portefeuille + Intérêts / coupons + Dividendes./. Frais de gestion externes./. Frais de gestion interne (trésorerie) 14.06.2010 Page 20 de 20