GUIDE D UTILISATION
TABLE DES MATIERES I. DISPOSITIONS LEGALES 1. LICENCE D UTILISATION DU LOGICIEL 2. RESTRICTIONS DE REPRODUCTION 3. DROITS D UTILISATION 4. DÉCLARATION À LA C.N.I.L. 4 4 4 4 5 II. COMPTABILITE 6 PRINCIPES COMPTABLES 6 III. L APPLICATION LANCEMENT DE L APPLICATION LE MENU GENERAL DE L APPLICATION LE PLAN COMPTABLE LES ECRITURES DEPOT DE CHEQUES CAISSES : DEPOT OU RETRAIT D ESPECES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES IMMOBIILISATIONS EDITIONS : IMPRESSION DE LA COMPTABILITE OUTILS PLANS COMPTABLES FORFAIT KILOMETRIQUE CLÔTURE VOIR UNE ARCHIVE COMPTE INVITÉ MOT DE PASSE 7 7 7 8 10 11 12 13 13 13 14 14 14 14 14 15 15
I. DISPOSITIONS LEGALES 1. LICENCE D UTILISATION DU LOGICIEL La licence est un droit d'utilisation nominatif, le logiciel restant la propriété exclusive de RMIngénierie / Groupe CEGEDIM. Le détenteur de la licence est autorisé à utiliser le logiciel dans le cadre de son activité personnelle ou professionnelle. La cession du logiciel à un tiers ou l'inclusion du logiciel dans la cession de son activité est formellement interdite. La présente licence est accordée à la condition expresse que RMIngénierie, conserve le droit de l'origine ainsi que de toutes les copies qui auront été faites, sous quelque forme ou sur quelque support que se présentent cet original et ces copies. 2. RESTRICTIONS DE REPRODUCTION Le logiciel et la documentation qui l'accompagne sont protégés par les droits d'auteurs (loi du 3 Juillet 1985). Toute reproduction non autorisée du logiciel, y compris sa modification, sa fusion ou son inclusion dans un autre, ou de la documentation qui l'accompagne est strictement interdite. Macomptaliberale.com est une marque déposée COPYRIGHT 2012, 2012 RMIngénierie. 3. DROITS D UTILISATION Le présent document constitue un acte juridique et un accord entre vous, l'utilisateur et la société RMIngénierie. Vous vous engagez à respecter les termes de cet accord, qui comprend la licence d'exploitation du logiciel et la garantie limitée. Nous vous rappelons que conformément à l'article 19 de la loi du 6 janvier 1978, vous devez soumettre votre dossier au Comité National Informatique et Libertés (C.N.I.L.), concernant la détention de fichiers informatiques. Cette déclaration ne retardera pas votre projet mais engage votre responsabilité quant à la conformité de celui-ci aux exigences légales. RMIngénierie dégage sa responsabilité sur les préjudices causés par le non-respect des conditions d'application du contrat de maintenance. 4 Macomptaliberale.com
4. DECLARATION A LA C.N.I.L. Toute constitution de fichier nominatif doit faire l objet d une déclaration auprès de la Commission Nationale de l Informatique et des Libertés (C.N.I.L.). Vous pouvez vous connecter au site de la C.N.I.L. pour remplir votre télé-déclaration simplifiée. Pour tout renseignement, ou notice explicative, adressez-vous à : Commission Nationale de l Informatique et des Libertés 8, Rue Vivienne CS 30223 75083 PARIS Cedex 02 Téléphone : 01.53.73.22.22 Permanence téléphonique de 10h00 à 12h00 et de 14h00 à 16h00 Macomptaliberale.com 5
PRINCIPES COMPTABLES II. COMPTABILITÉ La comptabilité permet d enregistrer les recettes et les dépenses effectuées par le cabinet, de déterminer le résultat et de procéder aux différentes éditions comptables. La comptabilité doit être fidèle à la réalité, tous les mouvements réalisés doivent être saisis. Elle s appuie sur une liste de comptes et de journaux appelée plan comptable. Le logiciel vous propose différents plans comptables fournis par les centres de gestion. Vous devez choisir celui correspondant le mieux à votre activité et le personnaliser en fonction de vos besoins. A chaque fin d exercice, vous devez procéder à la clôture afin de ne pas pouvoir modifier les écritures et permettre à votre comptabilité de servir de preuve en cas de litige particulier. Les modifications donneront lieu à une écriture de régularisation des soldes d ouvertures. L exercice comptable correspond à la période de saisie, le plus souvent, l année civile. Les immobilisations font l objet d un tableau d amortissement servant à réaliser les dotations annuelles. Les fiches d immobilisations du logiciel permettent d effectuer toutes ces opérations. Afin de comparer les écritures enregistrées par votre banque et les écritures saisies en comptabilité, vous pouvez réaliser les rapprochements à l aide des relevés bancaires. Si vous avez des doutes dans la conception d une écriture ou dans le choix d un compte, votre comptable ou votre centre de gestion vous renseignera. Ce logiciel permet de réaliser votre comptabilité en toute simplicité, se référant néanmoins aux dispositions légales de la tenue des comptes. 6 Macomptaliberale.com
ACCES A L APPLICATION III. L APPLICATION Lancez votre navigateur Internet et saisissez l adresse : macomptaliberale.com Saisissez l identifiant et le mot de passe qui vous ont été fournis autorisant l'accès à l'application puis validez. L ACCUEIL DE L APPLICATION Cet écran affiche les soldes de vos journaux, les graphiques des mouvements comptables et autres informations générales. Macomptaliberale.com 7
LE PLAN COMPTABLE Le plan comptable est l'ensemble des règles d'évaluation et de tenue des comptes qui constitue la norme de la comptabilité. Il est constitué d une liste de comptes et de journaux. Différents plans comptables, fournis par les centres de gestion, vous sont proposés via le bouton Outils/Plans comptables. Vous devez choisir celui correspondant le mieux à votre activité. En cas de doute contactez votre Association de Gestion Agréée ou votre comptable pour vous aider. Vous pouvez personnaliser le plan comptable sélectionné en fonction de vos besoins via le bouton. Les journaux Les journaux rassemblent les écritures comptables selon leur mode de paiement. Lors de la sélection du Plan comptable, des journaux sont créés : Compte Bancaire (BAN) comptabilise les virements, prélèvements, dépenses. Si vous disposez de plusieurs comptes bancaires, il est recommandé de créer un Journal de banque par compte. Chèques en caisse (CHQ), utilisé comme Journal d attente, enregistre les règlements effectués par chèques jusqu à la date de leur dépôt en banque. Carte bleue (CB), utilisé comme Journal d attente, enregistre les recettes effectuées par CB jusqu à la date réelle de passage en banque. Espèces (ESP) enregistre les règlements et dépenses effectués en espèces. Opérations Diverses (OD) recueille les écritures sans mouvement de trésorerie. 8 Macomptaliberale.com
Adaptation du plan comptable Les journaux et comptes proposés par le Plan comptable peuvent nécessiter des adaptations particulières à votre situation. Les boutons suivants situés à droite de la liste des journaux et des comptes permettent : d ajouter un journal/compte : saisissez les renseignements demandés et validez. Un journal est associé à un compte, vous devez donc sélectionner le compte via le glossaire. Si celui-ci n existe pas vous devez le créer. Cochez «Journal de caisse» s il s agit d un «journal d attente». Pour un journal de banque vous ne devez pas cocher cette case. de modifier les informations. Pour modifier le numéro ou la clé du compte, cliquez sur. de supprimer un journal/compte. La suppression ne peut se faire que si aucune écriture n est passée sur ce journal/compte. Macomptaliberale.com 9
LES ECRITURES Visualisez les écritures saisies en comptabilité via l onglet. Depuis cet écran, vous pouvez : Ajouter une écriture Modifier une écriture Supprimer une écriture Saisie d écriture Les informations à saisir sont le journal, la date, le libellé, le compte de l opération comptable, le libellé de l écriture et le montant dans Recettes ou Dépenses. Dans la zone compte, la saisie est semi-automatique. En fonction du type de compte, le positionnement en Recettes ou Dépenses est automatique. Si l écriture comptable comporte plusieurs lignes, cliquez sur pour ajouter une ligne d écriture supplémentaire et saisissez les informations correspondantes à cette nouvelle ligne. Lorsque vous quittez la fenêtre de saisie d écriture, vous êtes repositionné sur la liste des écritures. Suivant les critères d affichage, l écriture saisie peut ne pas apparaître. Informations supplémentaires : Pièce : vous pouvez inscrire tout code d identification interne du document (N de facture par exemple). Cela permet de retrouver le document se rapportant à l écriture. Num. chèque : pour les paiements effectués par chèque, vous pouvez noter son numéro et préciser la date à laquelle celui-ci doit être déposé en banque dans A déposer le. 10 Macomptaliberale.com
Les masques Les masques rendent la saisie des écritures courantes plus simple et rapide. Des masques peuvent déjà être présent selon le plan comptable que vous avez sélectionné. Pour utiliser un masque, positionnez-vous sur l onglet contenant le masque et cliquez sur le bouton correspondant à l écriture à saisir. Saisissez le montant dans la colonne Recettes ou Dépenses. Vous pouvez changer le Journal et modifier ou compléter le Libellé de l écriture et/ou de la ligne. Pour les dépenses récurrentes (ex : loyer), vous pouvez créer des masques périodiques avec ou non un montant fixe. Un assistant vous guide lors de la création ou modification de masque. Cliquez sur le bouton correspondant à l action désirée situé à droite des masques sur l écran de saisie d écriture. DEPOTS de chèques L enregistrement d un dépôt de chèques en banque, permet d imprimer le bordereau de remise et de passer les écritures de virements. Si vous utilisez le journal d attente CB, vous devez effectuer un dépôt pour valider le passage des paiements en banque. Pour cela, vous devez procéder de la façon suivante : cliquez sur l onglet sélectionnez le Journal de caisse sur lequel les règlements ont été enregistrés et le Journal de banque sur lequel sera enregistré le dépôt. dépointez les écriture à déposer ultérieurement. saisissez la date du dépôt validez le dépôt Les écritures de virement sont enregistrées par l intermédiaire du compte Virements internes. Macomptaliberale.com 11
CAISSES : dépôt ou retrait d espèces L écran Caisses accessible via le Menu général permet d enregistrer les dépôts et les retraits d espèces. Si vous disposez de plusieurs journaux de banque, vous devez sélectionner celui à créditer ou débiter. Après avoir saisi le montant, cliquez sur ce bouton pour effectuer un dépôt d espèce sur le journal de banque. Après avoir saisi le montant, cliquez sur ce bouton pour effectuer un retrait d espèce sur le journal de banque. Indiquez la période pour laquelle vous souhaitez visualiser l état de caisse et cliquez sur ce bouton. Les écritures de virement sont enregistrées par l intermédiaire du compte Virements internes. L état de caisse permet de visualiser l historique des mouvements pour la période définie ainsi que les soldes du journal. 12 Macomptaliberale.com
RAPPROCHEMENTS BANCAIRES Le rapprochement bancaire, accessible via consiste à vérifier que toutes les écritures figurant sur le relevé de banque sont passées en comptabilité. Pour effectuer un rapprochement : saisissez la date du relevé pointez les écritures qui figurent sur votre relevé de banque. Saisissez les écritures absentes. validez le rapprochement. IMMOBILISATIONS Depuis l écran Immobilisations, accessible via le menu général, vous répertoriez les biens achetés et gérez les amortissements. Pour créer une fiche d immobilisation vous devez saisir les renseignements sur le bien à amortir. Le tableau d amortissement annuel est calculé automatiquement lors de la validation de la création de la fiche. Ce bouton permet de passer les écritures de dotation annuelle. EDITIONS : IMPRESSION DE LA COMPTABILITE Les éditions des différents documents comptables sont accessibles via l onglet. Les boutons 2035 et OG31 permettent d imprimer les déclarations sur les formulaires CERFA. La zone «Export» vous permet d envoyer vos données comptables à votre centre de gestion ou comptable. Macomptaliberale.com 13
OUTILS PLANS COMPTABLES Le plan comptable est l'ensemble des règles d'évaluation et de tenue des comptes qui constitue la norme de la comptabilité. Il est constitué d une liste de comptes et de journaux. Différents plans comptables, fournis par les centres de gestion sont proposés depuis Outils/Plans comptables. Vous devez choisir celui correspondant le mieux à votre activité. En cas de doute contactez votre Association de Gestion Agréée ou votre comptable pour vous aider. FORFAIT KILOMETRIQUE Le calcul du forfait kilométrique s effectue depuis Outils / Forfait kilométrique. CLOTURE La clôture d exercice consiste à archiver les écritures antérieures à la date de clôture et à passer automatiquement les écritures de reprise des soldes. Elle intervient lorsque les éditions comptables sont terminées et lorsque la comptabilité est correcte. Une comptabilité clôturée ne peut plus être modifiée mais reste consultable. La clôture d exercice est accessible depuis Outils / Clôture. Laissez-vous guider par l assistant de Clôture d exercice. Les comptabilités archivées sont accessibles depuis Outils / Voir une archive. VOIR UNE ARCHIVE Après avoir effectué une clôture, vous pouvez visualiser l année clôturée depuis Outils / Voir une archive. 14 Macomptaliberale.com
COMPTE INVITE La création d un compte invité permet de donner un accès temporaire par exemple à votre comptable ou centre de gestion. Cette création s effectue depuis Outils/Compte invité en cliquant sur «Activer le compte invité». Une fenêtre contenant le login de connexion apparaît, indiquez un mot de passe et la date de fin de validité du compte. Si vous ne souhaitez pas que votre comptabilité soit modifiable cochez la case «Uniquement en consultation» puis validez. Si vous souhaitez supprimer le compte invité, depuis Outils/ Compte invité cliquez sur «désactiver le compte invité». MOT DE PASSE La modification de votre mot de passe s effectue depuis Outils/Mot de passe. Macomptaliberale.com 15
CONTACTS Assistance Logiciel Du lundi au vendredi de 8h à 19h Téléphone : 05.65.76.03.31 - Fax : 05.65.76.03.11 E-mail : medical.support@rminformatique.com Service Commercial Du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 14h à 18h Téléphone : 05.65.76.03.33 - Fax : 05.65.76.03.09 E-mail : cial@rminformatique.com Documentation mise à jour le 10/09/2012 16 Macomptaliberale.com