1
Ouverture de Word Barre d outils Mise en page Tabulations Saisie d une lettre En-tête et pied de page Ajout au dictionnaire Fusion et publipostage : Lettre Fusion et publipostage : Enveloppe Fusion et publipostage : Etiquette Page 3 Page 4 Page 5 Page 6 Page 8 Page 10 Page 10 Page 12 Page 19 Page 27 2
Ouvrez Word. Par défaut, un document vierge au format A4 s ouvre, intitulé Document1.doc 3
Arial est ici la police de caractère, c est-à-dire Le style d écriture. 12 est la taille des caractères. Les caractères peuvent être écrits en gras (G), en italique (I ) et en souligné (S). Il suffit de cliquer sur l icône correspondante pour activer l option. Le texte peut être aligné sur la marge de gauche de la page, sur la marge de droite, ou alors centré sur la page. Le texte peut être également justifié. Ces boutons servent à insérer des puces et des numéros (pour une présentation de liste ou de paragraphes) Ces boutons servent à augmenter ou diminuer le retrait du texte par rapport à la marge. Ce bouton sert à encadrer du texte. Il faut d abord sélectionner le texte pour ensuite choisir les bordures. Le texte peut être surligné ou écrit en couleur. Il faut d abord sélectionner le texte pour ensuite appliquer l option choisie. Ce bouton permet de modifier l espacement entre 2 lignes. 4
Par défaut, à l ouverture de Word, un document A4 est proposé. Mais nous pouvons changer le format de la feuille. En cliquant sur Fichier Mise en page, une boite de dialogue s ouvre. Dans l onglet Marges, nous pouvons modifier la taille des marges de la feuille, la taille et la position de la reliure, l orientation de la page. Dans l onglet Papier, nous pouvons choisir le format de la page (A4, A5, A3, enveloppe ). Dans l onglet Disposition, nous pouvons choisir des entêtes et pieds de pages différents selon leur numérotation (paires ou impaires), et l alignement vertical de la page (aligné en haut, centré, aligné en bas ou justifié) 5
1 2 3 4 5 Word offre plusieurs types de tabulations selon leur alignement. Exemple 1 : Sans tabulation : le texte s aligne sur la marge de gauche. Exemple 2 : Tabulation gauche : le texte s aligne sur le taquet de tabulation gauche Exemple 3 : Tabulation centrée : le texte se centre par rapport au taquet de tabulation centré Exemple 4 : Tabulation droite : le texte s aligne à droite par rapport au taquet de tabulation droite Exemple 5 : Tabulation décimale : la virgule des chiffres s aligne sur le taquet de tabulation décimale Pour mettre en place ces taquets de tabulations : - Cliquer sur le bouton en haut à gauche des règles. - Choisir le type de tabulation que vous voulez (en cliquant successivement sur le bouton) - Cliquer dans la règle pour positionner le taquet de tabulation 6
Pour modifier une tabulation, cliquer sur Format Tabulations Dans la boite de dialogue, nous voyons les 4 tabulations que nous avons positionnées (sous Position) Sélectionner la tabulation que nous voulons modifier, puis appliquer les changements voulus : - Soit changer le type de tabulation (Gauche, Centré, Droite ) - Soit définir une position précise (taper 2,5 cm par exemple) - Soit supprimer la tabulation (en cliquant sur Effacer) Un document peut contenir plusieurs taquets de tabulation du même type. Pour enlever un taquet de tabulation, cliquer sur le taquet de tabulation (dans la règle) puis en restant cliqué avec la souris, le déplacer en dehors de la règle. 7
Nous allons maintenant taper une lettre. Mettre tout d abord en place les taquets de tabulations. Sélectionner des tabulations gauche et les positionner une sur la règle : la première à 2cm, puis la seconde à 3cm enfin la dernière à 9cm. Les taquets ne se positionnent pas exactement là où nous cliquons. Pour que les taquets soient exactement à 2, 3 et 9 cm, utiliser Format - Tabulations Taper la lettre en utilisant les différents alignements (à droite pour la date, puis ensuite taper le texte aligné àgauche). Utiliser les outils Surlignage, Couleur de police, Gras, Italique, Puces, ainsi que les différentes tabulations. Appuyer sur la touche Tabulation du clavier pour décaler le texte au premier taquet de tabulation, appuyer deux fois sur la touche Tabulation pour se positionner au deuxième taquet, etc Pour choisir les puces, faire Format Puces et numéros 8
Une fois la lettre tapée en ayant gardé l alignement à gauche, on s aperçoit que les mots en bout de ligne ne sont pas bien alignés. Pour obtenir une meilleure apparence, il faut que le texte soit justifié. Pour justifier le texte : - Sélectionner le texte - Cliquer sur le bouton «justifier» Nous pouvons également cliquer sur le bouton «justifier»avant de taper le texte, ainsi, tout le document est justifié. 9
Word permet d insérer une en-tête et un pied de page, qui seront identiques sur chacune des pages de votre document. Cliquer sur Affichage En-tête et pied de page Deux zones s affichent (en haut et en bas de page), ainsi qu une barre d outils spécifique. Nous allons écrire dans le pied de page. Cliquer dans la zone «Pied de page». Taper le texte comme sur le modèle. Pour faire le «Ô», utiliser Insertion Caractères spéciaux Avec la boite à outils «En-tête et pied de page», nous pouvons insérer des éléments relatifs au document (nom du fichier, numéro de la page ) Nous pouvons également atteindre la mise en page du document, positionner l en-tête et le pied de page par rapport au bord de la feuille 10
Le mot «CyberAtlantys»n est pas connu dans le dictionnaire, c est pourquoi il est souligné en rouge. Pour l ajouter au dictionnaire, cliquez sur le bouton droit de la souris et choisissez «ajoutez au dictionnaire». NB : pour retirer un mot du dictionnaire, faire : Outils Options Grammaire et orthographe, Choisir «dictionnaire personnel», puis sélectionner perso.dic dans la liste, cliquer sur Modifier 11
Lettre - Choix du document de base Une fois la lettre tapée, nous allons y insérer des adresses qui seront générées automatiquement d après une liste déjà établie : c est la fusion et le publipostage. Allez dans Outils Lettre et publipostage Fusion et publipostage L aide au publipostage s affiche sur la droite de l écran. Choisir ici «Lettres»pour le type de document, puis cliquer sur «suivante»en bas de l écran pour passer à l étape suivante. Nous allons utiliser le document actuel, mais nous pourrions utiliser un modèle de document, ou alors un document déjà existant. Passer à l étape suivante 12
Lettre - Sélection des destinataires Pour le choix des destinataires, nous utiliserons une liste déjà existante, mais nous pourrions utiliser les contacts Outlook si les champs correspondant à l adresse étaient renseignés (adresse, ville, code postal ), dans Outlook. Nous pourrions également créer une nouvelle liste. Cliquer sur Parcourir pour choisir le fichier adresses_publipostage.xls. Nous devons choisir ensuite dans quelle feuille du fichier se trouvent la liste des destinataires. Choisir la feuille Participants$ Ensuite, nous devons choisir les personnes auxquelles nous voulons adresser le document. Ici, nous choisissons d envoyer le courrier à toutes les personnes. Puis ok. Passez à l étape suivante 13
Lettre - Insertion des éléments 1/2 Nous allons insérer les éléments du bloc d adresse. Pour ceci, il faut d abord se positionner à l endroit où nous voulons les mettre. Pour pouvoir utiliser une enveloppe à fenêtre, il faut que l adresse soit à environ 5cm du haut de la feuille, et à 11cm du bord gauche. Attention à prendre en compte les marges de votre document. Donc ici, positionner le curseur à3cm du haut et à 8.5cm du bord (avec les tabulations). Cliquer sur «Autres éléments». Insérer un à un les éléments titre, prénom, nom, adresse1, adresse2, Code Postal et Ville, en les sélectionnant et en cliquant sur Insérer. Fermer la boite de dialogue 14
Lettre - Insertion des éléments 2/2 Les différents éléments de l adresse sont insérés. Il faut mettre en forme la disposition. Pour ceci, cliquer entre le titre et le prénom (le mot Prénom devient gris), appuyer sur la barre d espace. Faire de même pour le nom. Devant adresse1, adresse2 et Code Postal, sauter à la ligne (touche entrée). Mettre un espace entre Code Postal et Ville. Décaler avec la tabulation les lignes adresse 1 et 2 et code postal pour l aligner avec Titre. Voici ce qu on doit obtenir. Ensuite, en bas de la lettre, dans la formule de politesse, nousdevons insérer le «Titre». Enregistrer le document sous le nom «lettre à taper.doc» Passez à l étape suivante 15
Lettre - Aperçu Vous avez maintenant un aperçu votre document final (fusionné). Vous pouvez faire défiler les destinataires pour adapter la mise en page. Ici la mise en page n est pas bonne pour le destinataire 3. Soit vous agrandissez légèrement la marge de droite, soit vous supprimez une tabulation devant le code postal, et donc devant également titre, adresse 1 et 2. Vérifier ensuite la mise en page des autres destinataires, faites les corrections nécessaires. Vous pouvez encore modifier la liste des destinataires. Avant Après Passez à l étape suivante 16
Lettre - Fin de la fusion Nous pouvons maintenant imprimer notre fusion. Nous pouvons choisir d imprimer tous les enregistrements (destinataires), ou seulement certains, à condition d avoir repéré les numéros de ceux qu on veut. Choisir ensuite l imprimante sur laquelle nous voulons imprimer. Nous pouvons choisir de fusionner vers un nouveau document. On choisit de fusionner avec tous les enregistrements, puis cliquer sur OK. Un nouveau document s ouvre, avec autant de pages qu il y a de destinataires (ici 9). Fermer ce document sans l enregistrer. 17
Lettre - Ouverture Ouvrir de nouveau le document «lettre à taper.doc». A l ouverture, Word demande d exécuter la commande SQL, cliquer sur OUI pour rétablir les liaisons qui existent avec le fichier Excel (des destinataires). 18
Enveloppe - Choix du document de base 1/2 Allez dans Outils Lettre et publipostage Fusion et publipostage L aide au publipostage s affiche sur la droite de l écran. Choisir ici «enveloppe» pour le type de document, puis cliquer sur «suivante»en bas de l écran pour passer à l étape suivante. 19
Enveloppe Choix du document de base 2/2 Cliquez sur «Options d enveloppe»(à droite) pour choisir le modèle d enveloppe. Vous pouvez également choisir la méthode d alimentation en cliquant sur «Options d impression» Cliquer sur OK 20
Enveloppe Sélection des destinataires Pour le choix des destinataires, nous utiliserons une liste déjà existante, mais nous pourrions utiliser les contacts Outlook si les champs correspondant à l adresse étaient renseignés (adresse, ville, code postal ), dans Outlook. Nous pourrions également créer une nouvelle liste. Cliquer sur Parcourir pour choisir le fichier adresses_publipostage.xls. Nous devons choisir ensuite dans quelle feuille du fichier se trouvent la liste des destinataires. Choisir la feuille Participants$ Ensuite, nous devons choisir les personnes auxquelles nous voulons adresser le document. Ici, nous choisissons d envoyer le courrier à toutes les personnes. Passez à l étape suivante 21
Enveloppe - Insertion des éléments 1/3 Un cadre destiné àl adresse est prédéfini dans l enveloppe. Cliquer dedans pour y placer le curseur. 22
Enveloppe - Insertion des éléments 2/3 Cliquer sur «Autres éléments». Insérer un à un les éléments titre, prénom, nom, adresse1, adresse2, Code Postal et Ville, en les sélectionnant et en cliquant sur Insérer. Fermer la boite de dialogue 23
Enveloppe - Insertion des éléments 3/3 Les différents éléments de l adresse sont insérés. Il faut mettre en forme la disposition. Pour cela, cliquer entre le titre et le prénom (le mot Prénom devient gris), insérer un espace. Faire de même pour le nom. Devant adresse1, adresse2 et Code Postal, sauter à la ligne (touche entrée). Insérer un espace entre Code Postal et Ville. Enregistrer le document. Passez à l étape suivante 24
Enveloppe - Aperçu Vous avez maintenant un aperçu votre document final (fusionné). Vous pouvez faire défiler les destinataires pour adapter la mise en page. Vous pouvez encore modifier la liste des destinataires. Passez à l étape suivante 25
Enveloppe Fin de la fusion Nous pouvons maintenant imprimer notre fusion. Nous pouvons choisir d imprimer tous les enregistrements (destinataires), ou seulement certains, à condition d avoir repéré les numéros de ceux qu on veut. Choisir ensuite l imprimante sur laquelle nous voulons imprimer. Nous pouvons choisir de fusionner vers un nouveau document. On choisit de fusionner avec tous les enregistrements, puis cliquer sur OK. Un nouveau document s ouvre, avec autant d enveloppes qu il y a de destinataires. Fermer ce document sans l enregistrer. 26
Etiquettes Choix du document de base 1/2 Démarrer Word. Allez dans Outils Lettre et publipostage Fusion et publipostage L aide au publipostage s affiche sur la droite de l écran. Choisir ici «Etiquettes»pour le type de document, puis cliquer sur «suivante»en bas de l écran pour passer à l étape suivante. 27
Etiquettes Choix du document de base 2/2 Nous devons désormais choisir le format des étiquettes. Cliquer sur «options d étiquettes». Choisir le format d étiquettes dans la liste. Dans le cas où le format d étiquettes ne se trouve pas dans la liste, nous pouvons le créer, en cliquant sur «Nouvelle étiquette». Donner un nom de référence à la nouvelle étiquette, renseigner les dimensions demandées, puis valider Passer à l étape suivante. 28
Etiquettes - Sélection des destinataires Pour le choix des destinataires, nous choisissons d utiliser une liste déjà existante. Cliquer sur Parcourir pour choisir le fichier adresses_publipostage.xls Nous devons choisir ensuite dans quelle feuille du fichier se trouvent la liste des destinataires. Choisir la feuille Participants$ Ensuite, nous devons choisir les personnes auxquelles nous voulons adresser le document. Ici, nous choisissons d envoyer le courrier à toutes les personnes. Valider Passez à l étape suivante 29
Etiquettes - Insertion des éléments 1/2 Nous allons insérer les éléments du bloc d adresse. Pour ceci, il faut d abord se positionner à l endroit où nous voulons les mettre. Cliquer donc dans la première étiquette. Cliquer sur «Autres éléments». Insérer un à un les éléments titre, prénom, nom, adresse1, adresse2, Code Postal et Ville, en les sélectionnant et en cliquant sur Insérer. Fermer la boite de dialogue 30
Etiquettes - Insertion des éléments 2/2 Les différents éléments de l adresse sont insérés. Il faut mettre en forme la disposition. Pour cela, cliquer entre le titre et le prénom (le mot Prénom devient gris), insérer un espace. Faire de même pour le nom. Devant adresse1, adresse2 et Code Postal, sauter à la ligne (touche entrée). Mettre un espace entre Code Postal et Ville. Pour que toutes les étiquettes contiennent les champs, cliquer sur «Mise à jour de toutes les étiquettes». Voici ce que l on doit obtenir. Enregistrer le document. Passez àl étape suivante 31
Etiquettes - Aperçu Avant Après Vous avez maintenant un aperçu votre document final (fusionné). Vous pouvez encore modifier la liste des destinataires. Passez à l étape suivante 32
Etiquettes - Fin de la fusion Nous pouvons maintenant imprimer notre fusion. Nous pouvons choisir d imprimer tous les enregistrements (destinataires), ou seulement certains, à condition d avoir repéré les numéros de ceux qu on veut. Choisir ensuite l imprimante sur laquelle nous voulons imprimer. Nous pouvons choisir de fusionner vers un nouveau document. On choisit de fusionner avec tous les enregistrements, puis cliquer sur OK. Un nouveau document s ouvre, avec autant d étiquettes qu il y a de destinataires (ici 9). Fermer ce document sans l enregistrer. 33