Date d entrée en vigueur : 7 juin 2013 Remplace/amende : s. o. Origine : Ressources humaines Numéro de référence : HR-39 Remarque : Le masculin est utilisé pour faciliter la lecture. 1. Les présentes directives (les «Directives») sont d abord approuvées par le conseil d administration. À la suite de cette approbation initiale, toute modification est approuvée par le recteur et communiquée annuellement au comité des ressources humaines. 2. Objet Salaires Contrats de travail Les Directives fournissent un cadre permettant d assurer la gouvernance et la gestion efficaces des salaires et des contrats de travail des postes visés. Bien que le salaire soit une composante essentielle de la rémunération globale, d autres éléments sont aussi très importants : régime de retraite, avantages sociaux, congés, avantages indirects et conditions de travail. Celles-ci comportent également divers aspects : valeur intrinsèque de l emploi, possibilités d avancement et de collaboration avec pairs et autres collègues, environnement physique, occasions d épanouissement personnel et de développement professionnel ainsi que perspective de contribuer à une organisation dynamique et stimulante. 3. Objectifs attirer et retenir les meilleurs talents; assurer l équité interne au regard de la rémunération; offrir une rémunération juste, concurrentielle et équitable en tenant compte des fonctions, des compétences et des responsabilités liées aux postes; favoriser l épanouissement personnel et le développement professionnel des employés dans les postes qu ils occupent ainsi que l optimisation de leur apport à la communauté universitaire; assurer une mise en œuvre juste et cohérente des Directives, selon les moyens et les ressources dont dispose l Université.
Page 2 de 14 Les Directives visent en outre à rémunérer les employés selon leur rendement. Il ne s agit donc pas d assurer une progression automatique dans les échelles salariales, mais plutôt d accorder des augmentations salariales en fonction du rendement et du développement des employés dans leurs postes. Les gestionnaires peuvent ainsi récompenser le rendement et le développement soutenus chez les employés. 4. Portée Les Directives s appliquent aux gestionnaires et aux autres employés embauchés en vertu de contrats de travail ou d autres modalités de travail non régis par une convention collective ou une autre entente (le «Groupe»). Les Directives ne s appliquent pas aux membres de la haute direction, terme défini dans la politique Rémunération et évaluation des membres de la haute direction. Elles ne s appliquent pas non plus aux membres de la haute direction (enseignement et recherche), terme défini dans les Directives de rémunération et d'évaluation des membres de la haute direction (enseignement et recherche). Les Directives entrent en vigueur le 7 juin 2013 et s appliquent à tous les cas de nouvelle embauche, de renouvellement de contrat, de mutation de membres actuels du personnel à des postes nouveaux ou existants, et de promotion au sein du Groupe. 5. Échelles salariales L Université a établi des échelles salariales pour ses gestionnaires et autres employés. Lorsque les postes sont évalués selon le processus d évaluation des emplois de l Université, les échelles salariales reflètent celles qui sont déjà établies dans les conventions collectives ou autres ententes. (La liste des échelles salariales par groupe et catégorie de salaire est présentée à l annexe 1.) L application des échelles salariales suppose que les employés satisfont aux exigences minimales de leur poste. Les échelles salariales comportent :
Page 3 de 14 o un salaire minimum, à savoir le salaire le plus bas que l Université verse aux titulaires des postes de la catégorie visée; o un salaire maximum, à savoir le salaire le plus élevé que l Université verse aux titulaires des postes de cette catégorie. Les échelles salariales sont revues annuellement. Les rajustements salariaux de base, le cas échéant, entrent normalement en vigueur le 1 er juin. Aux fins des Directives, un «rajustement salarial de base» correspond au montant par lequel les salaires minimum et maximum de l échelle visée sont rajustés. Cette notion diffère de celle de l augmentation au rendement, laquelle s applique au salaire de l employé à l intérieur de l échelle salariale de sa catégorie d emploi, et non à l échelle salariale elle-même. Un nouvel employé qui entre en fonction le 1 er mars ou ultérieurement n est pas admissible, l année de son embauche, à l augmentation de l échelle salariale du 1 er juin, sauf si son salaire se situe en deçà du minimum de l échelle salariale rajustée. Dans un tel cas, le salaire de l employé est rajusté au minimum de l échelle salariale. Augmentation au rendement La progression dans l échelle salariale découle des augmentations accordées à l employé contre un rendement satisfaisant de sa part dans le poste qu il occupe. L augmentation au rendement reconnaît la valeur accrue de l employé pour l Université compte tenu de son expérience additionnelle, de son développement professionnel et de sa contribution dans le cadre du poste. Il revient au Service des ressources humaines de communiquer annuellement aux gestionnaires les augmentations au rendement annuelles accordées, le cas échéant, en fonction des budgets approuvés. Une personne occupant un poste au sein du Groupe depuis le 1 er décembre précédent est admissible à une augmentation au rendement à compter du 1 er juin.
Page 4 de 14 Une personne occupant un poste au sein du Groupe depuis une date ultérieure au 1 er décembre précédent, mais antérieure au 1 er mars, est admissible, à compter du 1 er juin, à une augmentation au rendement calculée au prorata. Une personne embauchée après le 1 er mars n est pas admissible à une augmentation au rendement au 1 er juin de l année de son embauche. Elle devient admissible à une augmentation au rendement le 1 er juin de l année suivante. Processus d attribution des augmentations au rendement Chaque année, le Service des ressources humaines fournit aux gestionnaires une liste des employés admissibles à une augmentation au rendement. L évaluation annuelle du rendement tient compte des buts et des objectifs précis convenus entre la personne et son gestionnaire. Les employés admissibles se voient accorder une augmentation au rendement si leur gestionnaire juge que leur rendement au cours de l année a été satisfaisant. Cette augmentation doit également recevoir l approbation du vice-recteur dont relèvent les employés ou du recteur. Le montant de l augmentation au rendement peut varier en fonction du degré auquel le rendement est jugé satisfaisant. Les personnes dont le rendement a été jugé insuffisant au cours de l année ne se voient pas accorder d augmentation au rendement. Aux fins de l attribution d augmentations au rendement, le gestionnaire doit : o évaluer le rendement de tous les employés admissibles dont il est responsable; o selon les résultats de ces évaluations, recommander à son gestionnaire une augmentation au rendement totale ou partielle ou nulle pour chacun des employés admissibles de son unité; o transmettre les décisions relatives aux augmentations au rendement de tous les employés admissibles au vice-recteur associé aux ressources humaines;
Page 5 de 14 o confirmer par écrit, après vérification par le Service des ressources humaines, la décision rendue au regard de l augmentation au rendement à tous les employés admissibles; o rencontrer les employés qui ne se voient pas accorder d augmentation au rendement ou qui reçoivent moins que l augmentation au rendement totale afin de les informer de la décision rendue et des raisons qui la motivent. Cette décision doit également être confirmée par écrit. Si elle est attribuable à un rendement médiocre, le gestionnaire élabore, avec l employé et le Service des ressources humaines, un plan d amélioration du rendement. 6. Promotion ou relèvement de la classification d un poste Promotion Une personne est promue lorsqu elle est nommée à un poste appartenant à une catégorie d emplois dont l échelle salariale est supérieure à celle de son poste précédent. Une modification au titre ou au secteur d un poste, ou une modification des responsabilités qui n en change pas sensiblement la valeur, n est pas considérée en soi comme une promotion. Changement de classification La classification d un poste peut être changée si les tâches qui lui sont rattachées évoluent considérablement ou que la structure organisationnelle est modifiée au point que l échelle salariale pour ce poste augmente ou diminue. Il incombe au gestionnaire de demander une révision de la description du poste au Service des ressources humaines. Rajustement salarial Lorsqu une personne obtient une promotion ou qu un poste est reclassé dans une catégorie d emplois supérieure, le vice-recteur associé aux ressources humaines, en consultation avec le gestionnaire, révise le salaire de la personne et formule une recommandation au vice-recteur dont il relève ou au recteur.
Page 6 de 14 La révision du salaire comprend un examen des compétences et de l expérience de la personne à la lumière des exigences nouvelles ou révisées du poste. Le salaire ne peut être inférieur au minimum de l échelle salariale établie pour le poste. 7. Mutation à un poste à une échelle salariale inférieure ou abaissement de l échelle salariale d un poste À l initiative de l Université Si, en réponse aux besoins de l Université, une personne est mutée à un poste à échelle salariale inférieure ou que des changements apportés à ses fonctions entraînent l abaissement de l échelle salariale de son poste, son salaire n est pas réduit. Toutefois, si le salaire de la personne dépasse le maximum de l échelle salariale du nouveau poste, il demeure inchangé jusqu à ce que le maximum de l échelle salariale atteigne ce niveau. À l initiative de l employé Dans le cas d une mutation volontaire vers un poste à échelle salariale inférieure motivée par des raisons personnelles ou professionnelles, le salaire de la personne n est pas réduit, sauf s il dépasse le maximum de l échelle salariale du nouveau poste. Dans un tel cas, le salaire de la personne est réduit au maximum de l échelle salariale du nouveau poste. 8. Salaire de début des nouveaux employés L expérience pertinente et l équité interne sont deux facteurs dont il faut tenir compte au moment d établir des salaires de début. Le salaire de début d un nouvel employé qui répond aux critères minimaux de compétence et d expérience se situe normalement au minimum de l échelle salariale pour ce poste.
Page 7 de 14 Le salaire de début d une personne possédant l ensemble des compétences et de l expérience exigés peut être fixé entre le plancher et le plafond salariaux de la catégorie d emplois. Le salaire de début ne peut être fixé à une valeur supérieure au plafond salarial de la catégorie d emplois que sur consultation et approbation préalables du vice-recteur associé aux ressources humaines ainsi que du vice-recteur dont relève le poste ou du recteur. Après consultation du gestionnaire, le vice-recteur associé aux ressources humaines recommande un salaire de début au vice-recteur dont relève le poste ou au recteur. Aucun engagement au regard des salaires n est formulé sans l approbation préalable du vice-recteur associé aux ressources humaines ainsi que du vice-recteur dont relève le poste ou du recteur. 9. Salaires supérieurs au maximum de l échelle salariale Les personnes dont le salaire est égal ou supérieur au maximum de l échelle salariale de leur poste ont droit au rajustement salarial de base du 1 er juin, le cas échéant, mais ne sont pas admissibles aux augmentations au rendement. Après consultation du vice-recteur associé aux ressources humaines ainsi que du vicerecteur dont relève le poste ou du recteur, on peut accorder à une personne l équivalent de la valeur d une augmentation au rendement sous forme de paiement forfaitaire. 10. Rajustement salarial extraordinaire En raison d une conjoncture ou d enjeux particuliers, il peut être nécessaire de déroger aux consignes sur l établissement du salaire de début d un nouvel employé ou sur le rajustement salarial d un employé actuel pour assurer la compétitivité de la rémunération offerte. À l occasion, l Université peut devoir verser davantage que le salaire établi pour attirer des candidats ou maintenir en poste des employés en raison de pressions du marché ou en réponse à certaines circonstances internes. Il revient au vice-recteur associé aux
Page 8 de 14 ressources humaines ainsi qu au vice-recteur dont relève le poste ou au recteur d évaluer ces situations. 11. Affectation temporaire à une catégorie d emplois supérieure Lorsqu un employé accepte une affectation temporaire dans un autre poste d un échelon supérieur, il a droit pendant cette période à une allocation représentant normalement de 5 à 10 % de son salaire (ou de 5 à 10 % du minimum de la nouvelle échelle). Au terme de l affectation, le titulaire retrouve son salaire de base normal. Le pourcentage précis du salaire auquel correspond l allocation est établi en consultation avec le vice-recteur associé aux ressources humaines ainsi que le vice-recteur dont relève le poste ou le recteur. 12. Contrats de travail Les gestionnaires communiquent avec le Service des ressources humaines avant d engager toute discussion au sujet de nouvelles embauches, du renouvellement de contrats de travail, de mutations d employés à des postes nouveaux, existants ou intérimaires, et de promotions au sein du Groupe. Les contrats de travail initiaux pour les postes au sein du Groupe sont normalement d une durée déterminée, tandis que les renouvellements sont normalement d une durée indéterminée, sous réserve de l approbation du vice-recteur dont relèvent les postes ou du recteur, en consultation avec le vice-recteur associé aux ressources humaines. Aucun contrat de travail n est signé sans consultation préalable du Service des ressources humaines. Tous les contrats de travail sont rédigés et approuvés par le Service des ressources humaines et respectent le modèle établi par l Université Concordia. Tous les contrats de travail portent deux signatures, outre celle de l employé : celle du gestionnaire et celle du vice-recteur dont relève le poste ou du recteur. Renouvellement de contrat de travail pour un même poste
Page 9 de 14 Lorsqu un contrat de travail est renouvelé pour un même poste sans changement appréciable aux responsabilités, le salaire et les conditions d emploi demeurent les mêmes, sous réserve des dispositions de révision de salaire prévues au contrat et dans les Directives. Renouvellement de contrat de travail pour un poste dont les responsabilités ont changé de façon appréciable Lorsqu un contrat de travail est renouvelé pour un poste dont la portée et les responsabilités ont changé de façon appréciable avec le temps, des modifications au salaire et aux autres conditions d emploi peuvent être envisagées. Dans un tel cas, aucune modification aux conditions salariales ou d emploi ne peut être apportée sans consultation préalable du Service des ressources humaines et approbation du vice-recteur dont relève le poste ou du recteur. 13. Allocation de perfectionnement professionnel L allocation de perfectionnement professionnel permet aux membres de la haute direction (administration générale) de rester à jour dans leur domaine d expertise en participant à des congrès, en s abonnant à des publications, en achetant un ordinateur ou en engageant d autres dépenses similaires. Le vice-recteur associé (VRA) 1 sera remboursé pour des dépenses liées à son développement professionnel à concurrence d un montant ne pouvant normalement dépasser 5 000 $ par année. Le vice-recteur associé (VRA) 2 sera remboursé pour des dépenses liées à son développement professionnel à concurrence d un montant ne pouvant normalement dépasser 2 500 $ par année. 14..Évaluation annuelle Le rendement de chaque employé est évalué annuellement par son gestionnaire. Les gestionnaires évaluent le rendement et le développement professionnel de leurs employés en fonction de buts et d objectifs établis. Si les résultats sont jugés moins que
Page 10 de 14 satisfaisants, le gestionnaire en discute avec l employé. Le gestionnaire soumet la question à son supérieur, qui décide des mesures à prendre en consultation avec le vice-recteur associé aux ressources humaines. 15. Indemnité de départ Il revient au comité des ressources humaines d établir les dispositions en matière d indemnité de départ qui s appliquent au Groupe en tenant compte des normes sectorielles. Dans le cas de la cessation d emploi d un vice-recteur associé ou de tout autre membre du Groupe qui relève directement d un vice-recteur, il revient au vice-recteur d examiner la situation avec le recteur, processus qui est consigné de manière appropriée. Tout règlement dont le montant excède les dispositions relatives aux indemnités de départ établies par le comité des ressources humaines doit être soumis à l approbation du recteur. 16. Vacances annuelles Les personnes visées par les Directives ont droit à des vacances annuelles de 22 jours en plus des jours chômés à l Université et des jours fériés. Un maximum de 10 jours peut être reporté d une année à l autre, et ce, pour deux années consécutives. Les vacances accumulées qui ne sont pas prises au cours de la troisième année sont perdues. 17. Avantages sociaux et autres Ces avantages ne sont pas monnayables. Des renseignements supplémentaires sur les régimes d avantages sociaux figurent sur le site Web du Service des ressources humaines. Pour être couvert par le régime d assurance collective, l employé doit travailler au moins 35 heures par semaine.
Page 11 de 14 Retraite (à compter de la date d embauche) Retraite après avoir atteint 35 % du MGAP ou 700 heures Soins de santé et de la vue Niveau VRA Contrats d au moins 5 ans ou à durée indéterminée Contrats d au moins 3 ans et de moins de 5 ans Contrats de moins de 3 ans O O N N s. o. Retraite à l embauche s. o. Retraite à l embauche O O O O O Soins de santé seulement (soins de la vue exclus) Assurance dentaire O O O N Partage des coûts (yeur : employeur) (yé : employé) 9,6 % yeur 4,5 % yé Puis 6 % yé, une fois le MGAP atteint 9,6 % yeur 4,5 % yé Puis 6 % yé, une fois le MGAP atteint 50 % yeur 50 % yé Voir remarque *** 50 % yeur 50 % yé Congé de maladie payé Invalidité de longue durée Assurance vie de base Assurance vie facultative Assurance vie facultative des personnes à charge O 4 mois, puis ILD O 4 mois, puis ILD 17 semaines 17 semaines Voir remarque ** O O N N 100 % yeur O O N N O O N N 100 % yeur 100 % yé O O N N 100 % yé
Page 12 de 14 MAM facultative O O N N 100 % yé REÉR collectif O O N N 100 % yé Avantages pendant la O O N N Voir remarque * retraite Frais de scolarité exonération des frais de scolarité pour les cours crédités (employé, conjoint, enfants à charge) O O O O Conformément à la politique des RH *Avantages pendant la retraite : La couverture de l assurance dentaire prend fin à la retraite. Assurance-vie de base payée à 100 % par l employeur Assurance maladie en fonction de l âge, comme suit : o Moins de 65 ans payée à 50 % par l employeur et à 50 % par l employé o 65 ans et plus payée à 85 % par l employeur et à 15 % par l employé **Congé de maladie o Si une personne bénéficie de la couverture ILD, le congé de maladie est alors d une durée de 4 mois, ce qui correspond à la période d attente des prestations d ILD. o En l absence de couverture ILD, le congé de maladie est de 17 semaines. ***À compter de 65 ans, le partage des coûts se rapproche davantage de la répartition suivante : 85 % employeur, 15 % employé (selon la prime de la RAMQ).
PORTÉE Page 13 de 14 ANNEXE 1 Liste des échelles salariales par groupe et catégorie de salaire Dernière mise à jour : 1 juin 2015 Ces échelles salariales s appliquent aux gestionnaires et aux autres employés embauchés en vertu de contrats de travail ou d autres modalités de travail non régis par une convention collective ou une autre entente. Date d entrée en vigueur des échelles salariales : 1 er juin 2012 L inclusion dans les groupes indiqués est établie par le vice-recteur associé aux ressources humaines, en consultation avec le vice-recteur dont relève le poste ou le recteur ainsi que le vice-recteur aux relations institutionnelles et secrétaire général. Groupe : vice-recteurs associés et postes similaires Catégorie** Minimum Maximum 1 $147,676 $199,859 2 $124,043 $178,365 **La répartition en deux catégories vise à tenir compte des écarts de complexité entre les postes. Groupe : directeurs généraux et postes similaires Catégorie Minimum Maximum $114,633 $164,785 Groupe : directeurs et postes similaires*** Catégorie Minimum Maximum 1 $120,187 $139,451 2 $111,284 $129,120 3 $103,041 $119,557 4 $95,408 $110,701
Page 14 de 14 5 $88,341 $102,501 6 $81,796 $94,908 7 $75,739 $87,878 7A (rajustement du $76,481 $88,730 Comité d équité salariale) 8 $69,218 $80,312 8A (rajustement du $69,921 $81,127 Comité d équité salariale) 9 $63,797 $74,022 10 $59,070 $68,537 11 $54,235 $62,928 12 $50,214 $58,262 13 $46,494 $53,945 14 $43,049 $49,951 ***Les salaires des directeurs suivent les échelles salariales prévues dans le contrat de travail des employés-cadres de l Université. Autres postes : Les postes (autres que ceux qui sont énoncés plus haut) qui ne relèvent pas d une convention collective ou d une autre entente, voient leur description de poste évaluée conformément au processus d évaluation des emplois de l Université, et sont rémunérés en fonction des échelles salariales accordées aux employés des groupes dont ils sont exclus.