FICHES METHODES ACCESS

FICHES METHODES ACCESS Novembre 2002 Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux

SOMMAIRE Création d une table 1 Présentation des formulaires 4 Principales étapes pour créer un formulaire 6 Sous-formulaire : comment saisir simultanément des enregistrements dans 2 tables liées._ 8 Principales étapes pour créer une liste modifiable 12 Créer une liste de recherche d un enregistrement en en-tête de formulaire 14 Actualiser une liste après ajout d un enregistrement 16 Actualiser une liste dans un sous-formulaire en Access 2000 20 Masques de saisie 21 Test de cohérence d un enregistrement avant son ajout/modification 22 Tester la cohérence des enregistrements et appliquer la mise a jour et la suppression en cascade 23 Comment définir le contenu d une liste depuis une autre liste? 27 Principales étapes pour créer une requête a l aide du module graphique d Access. 28 Les 3 types de jointure pour une requête 30 Principales étapes pour créer un état 32 Formulaires de paramétrage pour ouvrir un état sous certaines conditions 33 Eviter d ouvrir un état sans enregistrement 35 Afficher les critères de sélection sur l état 36 Comment créer une macro 38 Compacter une base de données 39 Séparation des données et des traitements : tables attachées et lien odbc 40 Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux

CREATION D UNE TABLE 1 - Qu est-ce qu une table? Une table est un ensemble d'informations homogènes. Elle se présente sous forme de tableau où chaque colonne correspond à un champ et chaque ligne à un enregistrement. Un (ou plusieurs) champ sert à identifier et à retrouver rapidement chaque enregistrement, c'est la clé primaire. Access n'accepte pas deux enregistrements différents ayant la même valeur de clé primaire (doublon), le choix de la clé est donc très important il est dicté par le modèle. 2 - Création de la table Dans la fenêtre Base de données choisir l'onglet table puis le bouton Nouveau... Vous avez le choix entre poursuivre avec l'aide de l'assistant ou créer manuellement la table. Plaçons nous dans ce dernier cas. 3 - Les champs Pour définir un champ il faut préciser son nom, son type, sa description et ses propriétés. Nom de champ Les noms des champs doivent être suffisamment clairs pour identifier les données, il est cependant conseillé de définir des noms brefs, faciles à mémoriser et à taper (éviter, si possible, le caractère espace). Type de champ (Voir fiche d aide en ligne «Choix du type de données d un champ»,...) Texte Caractère (<250) Numérique Nombres entiers ou décimaux Date / heure Dates / heures Monétaire Valeurs monétaires Compteur Incrément automatique à chaque nouvel enregistrement Ou i/ Non Valeur booléenne Mémo Caractère (<64000) Liaison OLE Objets OLE, graphiques Description des champs Pour faciliter la maintenance de la table on peut décrire chaque champ. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 1

4 - Propriétés des champs (variables selon le type de données) : Taille Limite la taille d'un champ texte ou la fourchette de valeurs d'un champ numérique. Format (Voir fiche d aide en ligne «Propriété format»,...) Permet d'afficher l'information selon la présentation choisie (majuscule, dates en chiffres ou en lettres,..) Masque de saisie (Voir fiche d aide en ligne «Propriété masque de saisie»,...) Contrôle intervenant au moment de la saisie, il peut être créé avec l'aide du générateur de masque de saisie. Décimales Nombres de chiffres après la virgule, pour champs numériques et monétaires. Légende Texte remplaçant le nom du champ dans les formulaires ou les états. Valeur par défaut Valeur qui apparaît automatiquement dans le champ à chaque nouvel enregistrement, cette valeur peut être modifiée lors de la saisie. Valide si Condition qui doit être satisfaite pour qu'access accepte la valeur saisie dans le champ. Message si erreur Message qui s'affiche si la propriété Valide si, n'est pas satisfaite. Null interdit Si la propriété est Oui, la saisie de ce champ est obligatoire. Chaîne vide autorisée (Voir fiche d aide en ligne «Propriété chaîne vide autorisée»,...) Si la propriété est Oui, on peut saisir des guillemets doubles et ainsi faire la différence entre information non connue et information absente. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 2

Indexé L utilisation d un index accélère les opérations de consultation, mais ralentit celles de mises à jour car il y a création de l index. 5 - Clé primaire (Voir fiche d aide en ligne «Clés primaires»,...) Lorsque la liste des champs est terminée ne pas oublier de définir la clé primaire : - cliquer sur le premier champ de la clé puis éventuellement sur les autres avec la touche Ctrl enfoncée, - cliquer sur le bouton «clé» ( ) ou choisir les commandes Edition puis Clé primaire. Attention, Si vous n'avez pas créé de clé primaire le système peut en créer une, de type compteur, lors de la sauvegarde de la table. 6 - Sauvegarde, nom de table Le nom de la table est donné lors du premier enregistrement à l'aide des commandes Fichier puis Enregistrer ou Fichier puis Enregistrer sous. 7 - Modification de la structure Pour modifier la structure d'une table, dans la fenêtre Base de données choisir l'onglet «table» puis le bouton «Modifier». Tous les objets associés à la table doivent être fermés. Attention : avant toute modification de structure de la table, mesurez les conséquences sur les données existantes. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 3

Présentation des formulaires 1 - Qu'est-ce qu'un formulaire? 1) Formulaire dépendant Un formulaire dépendant permet de saisir, modifier, enregistrer les informations d une table de la base de données. Dans une application, on crée donc autant de formulaires dépendants qu il y a de tables dans la base. Exemple de formulaire dépendant : 2) Formulaire indépendant Si le formulaire ne sert pas à saisir les données dans une table, il est alors indépendant. En général, on trouve 2 types de formulaires indépendants : - les formulaires de menu - les formulaires de paramétrage Exemple de formulaire de menu : Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 4

Exemple de formulaire de paramétrage : 2 - Modes de visualisation pour les formulaires dépendants Il existe 3 modes d affichage pour créer, modifier, ou supprimer un enregistrement : Le mode «simple» : le formulaire n affiche qu un enregistrement à la fois Le mode «continu» : le formulaire affiche les enregistrements de la table en continu Le mode «feuille de données» : le formulaire affiche les enregistrements de la table sous forme de tableau. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 5

Principales étapes pour créer un formulaire 1 Règles de base Dans une application, il y a autant de formulaires dépendants que de tables. On crée généralement des formulaires indépendants : pour gérer des menus, pour filtrer les informations affichées par un état (formulaire de paramétrage) Des sous formulaires peuvent être utilisés dans le cas d une relation 1 (formulaire père) à plusieurs (formulaire fils). Les 2 formulaires doivent avoir une clé commune. 2 - Spécifier le type de formulaire Le formulaire sert-il à saisir/modifier/supprimer les enregistrements d une table? Si oui, il faut : o créer un formulaire dépendant o spécifier le nom de la table liée dans la propriété «source» du formulaire. Sinon : il faut créer un formulaire indépendant (propriété «source» vide) 3 - Choisir le mode d affichage du formulaire Simple continu feuille de données. Cf. «fiche présentation formulaire» 4 - Spécifier les principales propriétés Ex : «Affichage par défaut», «Afficher sélecteur», «Boutons de déplacement» 5 - Choisir la structure du formulaire Choix de la gestion des sections : que met-on en en-tête de page, en pied-de-page, dans la section détail NB : ce qui est placé dans la section détail se répétera pour chaque enregistrement de la table liée. 6 - Placer les contrôles (exemples de contrôles : liste, zone de texte, case à cocher ) On placera dans la zone détail du formulaire autant de contrôles qu il y a de champs dans la table liée. Les contrôles qui font le lien avec un champ de la table sont dits «dépendants». Pour chaque contrôle, on définira : la propriété «source contrôle» : le nom du champ de la table à saisir le type de contrôle approprié (en fonction du champ lié) : o case à cocher pour les champs oui/non o zone de texte pour les champs en format texte Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 6

o liste de choix pour une clé étrangère Points à vérifier : 1) à chaque champ de la table liée doit correspondre un contrôle dépendant. Il n existe que 2 exceptions : - le numéro automatique si son affichage n est pas utile à l utilisateur - la clé étrangère dans le cas d un sous formulaire (elle est renseignée automatiquement par Access). 2) on ne pourra mettre une liste de choix que pour les champs qui sont une clé étrangère. 7 - Nommer les contrôles Suivre une logique. Exemple, usage de l ENITA : Zone de texte «nom» = zt_nom Liste modifiable «service» = lm_service 8 - Spécifier les propriétés annexes des contrôles Propriétés de format : «couleur texte», «Police», «Taille caractère» Ordre d enchaînement des contrôles sur appui de la touche TAB : propriété «Index tabulation» 9 - Choisir quels seront les événements sur lesquels des actions particulières seront déclenchées On peut intercepter à ce niveau les événements associés au formulaire ( Ex : «Sur activation», «Sur fermeture» ) ou à un contrôle particulier (ex : «Sur réception Focus», «Après MAJ» ). 10 - Programmer le code ou la macro correspondant et l affecter à l événement voulu 11 - Mise en forme du formulaire Couleur, taille Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 7

Sous-formulaire : comment saisir simultanément des enregistrements dans 2 tables liées. 1 - UTILISATION D UN SOUS-FORMULAIRE On utilise les sous-formulaires quand on veut afficher/saisir les données qui proviennent de 2 tables différentes (mais qui ont un champ en commun) sur le même écran de saisie. Si on prend le modèle suivant : Commandes N_commande Date_commande N_vendeur No_client Payée Livrée Lignes_commandes No_ligne N_commande Ref_produit Quantite Il est possible de saisir sur le même écran de saisie les commandes et les enregistrements du détail de la commande. Il faudra pour cela créer 2 formulaires (1 formulaire par table) et insérer au sein du formulaire «commandes» le formulaire «détail_commande» (qui deviendra alors sous-formulaire). Ce qui donne par exemple : Le formulaire père (ex : commande) et le sous-formulaire (ex : détail_commande) sont liés par Access de sorte que le sous-formulaire n affiche que les enregistrements en rapport avec celui affiché sur le formulaire père. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 8

Dans l exemple : en plaçant le formulaire détails_commande dans le formulaire commande, Access n affiche que les lignes de commande correspondant à la commande en cours. 2 - CONDITIONS D UTILISATION D UN SOUS-FORMULAIRE Pour créer un sous-formulaire, il faut absolument que les conditions suivantes soient remplies : - les 2 tables liées aux 2 formulaires doivent avoir un champ commun (dans l exemple : N_commande). Ce champ est défini en tant que clé primaire dans une table et en clé étrangère dans l autre table. - les enregistrements de la table qui contient la clé primaire seront toujours affichés dans le formulaire père. - les enregistrements de la table qui contient la clé étrangère seront toujours affichés dans le formulaire fils. - autrement formulé, il faut qu on ait toujours les cardinalités suivantes : o à un enregistrement du formulaire père correspondra de 0 à n enregistrements dans le formulaire fils o à un enregistrement du formulaire fils correspondra 1 et 1 seul enregistrement dans le formulaire père Formulaire père 1 1 Formulaire fils n 1 Ensuite, il faut bien sûr s assurer que le mode de saisie retenu soit cohérent pour l utilisateur. 3 COMMENT INTERPRETER UN MCD POUR CREER DES SOUS- FORMULAIRES La lecture du MCD permet de repérer automatiquement les possibilités de création de sous formulaire. On distinguera en effet les cas suivants : 1 ) Association avec 2 cardinalités maxi = n NB : on s intéresse ici uniquement aux cardinalités maximum. On aura donc le même résultat avec une association qui a des cardinalités 1,n 1,n ou 0,n 1,n. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 9

Entite_A Association_C 0,n 0,n ENTITE_B La table générée par l association pourra être placée en sous-formulaire dans Entité_A ou en sous-formulaire dans Entité_B. 1 ère solution 2 ème solution Table A Table B Table A Table B Table C Table C 2 ) Association avec 1 cardinalité maxi = 1,n ou 0,n et 1 autre cardinalité 1,1 Exemple : Association_C Entite_A ENTITE_B 0,n 1,1 Dans ce cas, on peut créer la structure de formulaire suivante : Table A Table B NB : dans le cas suivant, on ne créera pas de sous-formulaire car un enregistrement de la table B ne sera pas nécessairement relié à un enregistrement de la table A (cf cardinalité minimale 0). Il faut donc pouvoir le saisir de façon indépendante.=> on créera donc un formulaire principal pour la table B. Entite_A Association_C 0,n 0,1 Entite_B 4 CREATION ET MISE EN PLACE D UN FORMULAIRE AVEC SOUS- FORMULAIRE 1 ) il faut créer 2 formulaires (1 pour chaque table) de façon indépendante (cf. fiche création de formulaire). 2 ) on insère dans le formulaire père le formulaire qui va devenir sous-formulaire (par un glisser-déplacer) Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 10

3 ) On indique comment se fait la liaison entre les 2 formulaires à l aide des 2 propriétés suivantes : - champ père : nom de la clé primaire - champ fils : nom de la clé étrangère - NB : en général, la clé primaire et la clé étrangère portent le même nom (dans l exemple : N_commande). En général, le sous-formulaire est créé en mode feuille de données ou continu. Enfin, il est possible de placer plusieurs sous-formulaires dans le même formulaire ou créer plusieurs niveaux de sous-formulaires (1 formulaire qui contient un sous-formulaire qui contient lui-même un sous-sous-formulaire). Si cela ne pose pas de difficulté technique, cela nécessite en revanche une lourdeur au niveau de l ergonomie. Il ne faut donc point en abuser. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 11

Principales étapes pour créer une liste modifiable A quoi sert une liste modifiable? Une zone de liste modifiable permet à l utilisateur de sélectionner une information. L information choisie peut, ensuite être stockée dans un champ d une table (contrôle dépendant) ou directement utilisée sans être stockée (contrôle indépendant). Exemple de liste dépendante : une liste qui permet de choisir le nom de la commune pour remplir le champ «ville» d une table. Nb : dans une liste on peut afficher plusieurs lignes qui contiennent chacune plusieurs colonnes. (Ex de liste avec 3 colonnes : code_ville, nom_ville, nb_habitants). Cependant, seule 1 information (1 seule colonne) est gérée par la liste : les autres ne sont présentes qu à titre d affichage. Il est de plus possible de cacher la colonne qui contient l information gérée : fréquemment, on stocke l information «code» (non affichée dans la liste) et on affiche l information «libellé» qui est plus claire pour l utilisateur. Quand utiliser une liste modifiable? - pour accélérer la rapidité de saisie. - pour normaliser la saisie (on force l utilisateur à choisir parmi les données proposées). - Pour assurer la cohérence de la BDD. Tout champ lié à une clé étrangère peut donner lieu à une saisie au travers d une liste. Méthode à suivre 1 - Mettre en place le contrôle de type zone de liste modifiable. Utiliser la boite à outils, assistant contrôle inactif, choisir le bouton «zone de liste modifiable». 2 Choisir si l information sélectionnée dans la liste alimente le champ de la table liée au formulaire Propriété : Source contrôle Si la liste est dépendante, indiquer le nom du champ de la table associée que vous voulez remplir. Si la liste est indépendante la propriété reste vide. 3 - Construire la liste des informations affichées ou cachées que l utilisateur sélectionnera 1) Choisir où prendre les informations à afficher : propriété «Origine source» Il y a 2 possibilités pour remplir une liste : 1- renseigner directement au niveau des propriétés la liste des valeurs en «dur» (choisir dans ce cas «liste valeurs») 2- renvoyer dans la liste le résultat d un requête (choisir dans ce cas «table / requête») Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 12

2) Remplir la liste : propriété «Contenu» - Si les données proviennent d une table ou d une requête, on a deux possibilités :. indiquer le nom de la table ou de la requête, la liste affichera les premières colonnes à partir de la gauche de la table ou de la requête,. indiquer une commande SQL du type «SELECT ch1,ch2,ch3.. FROM table1,table2.. WHERE condition1 AND/OR condition2...», utiliser le générateur d expression pour composer cette commande. - Si les données proviennent d une liste de valeurs, indiquer la liste de valeurs séparées par des points virgules. 3) Choisir le nombre de colonnes affichées et cachées : propriété «Nombre colonnes» Indiquer le nombre total de colonnes affichées et cachées. 4) Propriété : Largeurs colonnes Une colonne sera cachée si sa largeur est nulle, l information qu elle contient pourra cependant être stockée dans une table ou utilisée directement. Indiquer en cm les largeurs des colonnes en les séparant par des points virgules. 4 - Choisir l information affichée par la liste, après sélection. Après sélection, la liste affiche toujours l information contenue dans la première colonne, à partir de la gauche, dont la largeur est non nulle. 5 Choisir l information à retenir et à utiliser. Après sélection, le contrôle liste contient une et une seule information qui correspond à l information située dans la colonne liée. Toutes les autres informations ne son pas gardées en mémoire. Propriété : Colonne liée Indiquer le numéro de la colonne qui sera retenue après sélection Résumé : une liste contient 3 éléments distincts : 1 ) le contenu affiché dans la liste (propriété contenu) 2 ) la valeur qui sera gérée par la liste (propriété colonne liée). Une seule valeur est gérée, les autres ne sont présentes qu à l affichage. 3 ) le champ lié de la table (propriété «source contrôle») L erreur la plus fréquemment commise est d oublier de renseigner la propriété «source contrôle» dans le cas d une liste dépendante. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 13

Créer une liste de recherche d un enregistrement en en-tête de formulaire Par défaut, les enregistrements sont stockés dans la table selon l ordre de saisie. Quand on a rentré beaucoup de données, il devient par conséquent nécessaire de pouvoir atteindre un enregistrement donné très rapidement pour pouvoir le modifier. Au lieu d utiliser les boutons de déplacement, il faut alors créer une liste qui permette d atteindre directement l enregistrement choisi. Exemple : lm_cde zt_no METHODE 1 ) Afficher l en-tête du formulaire (menu «affichage en-tête/pied de formulaire») 2 ) Créer une liste indépendante (on ne spécifiera rien dans la propriété «source contrôle»). La liste ne remplit en effet aucun champ de la table. 3 ) Donner un nom à la liste (lm_ ) 4 ) paramétrer le contenu de la liste en mettant en colonne liée le champ qui servira à la recherche (en général la clé primaire : ici, no_cde). 5 ) sur l événement «Après Mise à Jour» de la liste, associer la macro suivante : Action Arguments de l action Valeur à écrire Atteindre contrôle Nom_contrôle Nom du contrôle qui contient la clé primaire (ici, zt_no) Trouver enregistrement Rechercher =nom_liste (ici =[lm_cde]) L action «trouver enregistrement» permet d atteindre l enregistrement dont le contrôle en cours a la même valeur que celle précisée dans l argument «rechercher». Il est donc nécessaire, avant d effectuer un l action «trouver enregistrement», de placer le curseur sur le contrôle voulu (ici la zone de texte zt_no). Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 14

Attention : si vous oubliez le signe «=» dans l argument rechercher, la macro ne fonctionnera pas. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 15

Actualiser une liste après ajout d un enregistrement Sur un formulaire, le contenu de chacune des listes est chargé par Access à l ouverture du formulaire. Ainsi, si le contenu d une liste évolue pendant que le formulaire reste ouvert (exemple : on ajoute ou supprime un enregistrement à la table lue par la liste), il n est pas rafraîchi automatiquement. Par défaut, l utilisateur ne peut pas voir les dernières mises à jour de données sans fermer et rouvrir le formulaire. Exemple : Je suis sur le formulaire qui permet de saisir des individus (table individu). La liste «organisme employeur» permet de saisir le champ code_organisme de la table individu et affiche le contenu de la table «organismes» (code_organisme, libellé organisme). Le bouton «nouvel organisme» permet d ajouter un organisme qui n existe pas encore. Sur clic de ce bouton, le formulaire organisme s ouvre et l utilisateur peut ajouter un nouvel enregistrement. Problème : de retour sur le formulaire individu, l organisme qui vient d être entré n apparaît pas car la liste n a pas été rafraîchie.. Solution : Le déclenchement d une macro appropriée va résoudre le problème Il faut donc, pour actualiser cette liste, décider : 1- quelle action doit être réalisée => quelle action de macro? 2- quand elle doit l être => quel événement? 1 ) l action pour rafraîchir le contenu d une liste est : «actualiser» (en précisant le nom de la liste). 2 ) L événement à intercepter doit permettre une actualisation de la liste après la mise à jour, l ajout ou la suppression dans la table «organismes». Difficulté : Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 16

Cette modification peut se faire de plusieurs façons : accès au formulaire «organisme» par clic sur le bouton ajout, par clic direct sur le formulaire «organisme» s il est déjà ouvert Le choix de l évènement est donc délicat, il doit convenir dans tous les cas. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 17

2 cas sont à distinguer : La liste et le bouton permettant d ajouter un élément à la liste sont dans le même formulaire Evénement à gérer Explications «Sur réception focus» de la Se déclenche dès que le focus arrive sur la liste. liste Quand on clique sur le bouton, la liste perd le focus (qui est envoyé sur le bouton) et le retour sur la liste déclenche l événement «sur réception focus». La liste est dans un sous-formulaire et le bouton ajout se situe dans le formulaire principal. Evénement à gérer Explications «Sur entrée» du contrôle sous-formulaire dans le formulaire principal Se déclenche dès que le focus arrive sur le sous-formulaire. Quand on clique sur le bouton dans le formulaire principal, le focus quitte le sous-formulaire. Quand on revient, le sousformulaire reçoit donc de nouveau le focus. Acces gère 2 focus : 1 pour le formulaire principal (ex : focus1) et 1 pour le sousformulaire (ex : focus2). Quand on clique sur le bouton ajout du formulaire principal, le focus1 passe du contrôle sousformulaire au bouton. Par contre, le focus2 reste sur la liste. Après l ajout, quand on revient dans le sous-formulaire, le focus1 passe du bouton au contrôle sous-formulaire. Le focus2 n a quant à lui pas quitté la liste. Ce qui explique que l on ne peut pas gérer l événement «sur réception focus» de la liste dans ce cas. Nb : pour gérer l événement «Sur entrée» du contrôle sous-formulaire, se placer en mode création dans le formulaire principal et cliquer sur le sous-formulaire (cf. ci-dessous). Synthèse : Cas à gérer Evénement Action Liste + bouton dans le même Sur réception focus de la liste Actualiser formulaire Liste dans le sous-formulaire «Sur entrée» du contrôle Actualiser Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 18

et bouton dans le formulaire principal sous-formulaire dans le formulaire principal Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 19

Actualiser une liste dans un sous-formulaire en Access 2000 Dans access97, il suffit de créer une macro «Actualiser» Dans Access2000, la macro «actualiser» ne marche pas pour les contrôles placés à l intérieur d un sous-formulaire. Il faut donc le faire en code. (utiliser le générateur de code sur l événement). On a les 2 cas suivants : La liste et le bouton permettant d ajouter un élément à la liste sont dans le même formulaire Evénement à gérer «Sur réception focus» de la liste Nom_liste.requery Code à écrire La liste est dans un sous-formulaire et le bouton ajout se situe dans le formulaire principal. Evénement à gérer «Sur entrée» du sousformulaire Code à écrire Forms!nom_formulaire!nom_du_SF.form!Nom_liste.requery Dans ce dernier cas, il faut mettre le chemin complet pour accéder à la liste qui se trouve dans le sous-formulaire (d où le «.form»). Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 20

Masques de saisie On peut proposer des masques de saisie pour faciliter l'entrée de données et pour contrôler les valeurs que les utilisateurs peuvent taper dans un contrôle de zone de texte. Par exemple, vous pouvez créer un masque de saisie pour un champ Téléphone qui vous montre exactement comment taper un nouveau numéro: - - - -. Exemple de masque pour saisir un numéro de téléphone. Les masques de saisie permettent d apporter de l ergonomie à l application et guident l utilisateur dans la saisie. Pour appliquer un masque de saisie, il faut paramétrer la propriété «masque de saisie» du contrôle. Vous pouvez définir un masque de saisie en utilisant les caractères suivants : Caractère Description 0 Chiffre (0 à 9, entrée obligatoire, signes plus (+) et moins (-) non acceptés). 9 Chiffre ou espace (entrée facultative, signes plus et moins non acceptés). # Chiffre ou espace (entrée facultative, positions vierges converties en espaces en mode édition, mais les espaces sont effacés lors de la sauvegarde des données, signes plus et moins acceptés). L Lettre (A à Z, entrée obligatoire).? Lettre (A à Z, entrée facultative). A Lettre ou chiffre (entrée obligatoire). a Lettre ou chiffre (entrée facultative). & Caractère quelconque ou espace (entrée obligatoire). C Caractère quelconque ou espace (entrée facultative).., : ; - / Séparateur de décimales, de milliers, de date et d'heure (le caractère effectivement utilisé dépend des paramètres de la boîte de dialogue Propriétés pour Paramètres régionaux du Panneau de configuration Windows). < Convertit tous les caractères en minuscules. > Convertit tous les caractères en majuscules.! Permet un remplissage du masque de saisie à partir de la droite et non de gauche à droite, lorsque les caractères situés à gauche du masque de saisie sont facultatifs. Les caractères tapés dans le masque le remplissent toujours de la gauche vers la droite. Le point d'exclamation peut être placé n'importe où dans le masque de saisie. \ Affiche le caractère qui suit sous sa forme ASCII littérale (par exemple, \A s'affiche sous la forme A). Exemple de masque pour un numéro de téléphone : 00\.00\.00\.00\.00\. Exemple de masque pour une date : 00/00/00 Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 21

Test de cohérence d un enregistrement avant son ajout/modification Il peut être parfois utile de tester la cohérence d un enregistrement avant de valider son insertion ou sa mise à jour dans une table. Principe : avant d ajouter ou de modifier un enregistrement, on teste la cohérence de la saisie et on ne procède à l écriture de l enregistrement dans la table que si la cohérence est respectée. On doit donc procéder à un test avant l écriture de l enregistrement dans la table. Pour cela, on gère l événement «avant MAJ du formulaire» qui se déclenche juste avant qu ACCESS ne valide l ajout ou la modification d un enregistrement dans la table. Si la cohérence n est pas respectée (condition de macro non remplie), on annule l événement de mise à jour (action annuler événement). Exemple de test : Condition CpteDom("libelle_race";"t_race";"libelle_race = forms!f_race!zt_libelle_race")>=1 Action AnnulerEvénement BoîteMsg Dans l exemple ci-dessus, si le libellé saisi existe déjà dans la table, on annule l insertion du nouvel enregistrement. Nb : la condition testée dépend bien évidemment du contexte de l application. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 22

Tester la cohérence des enregistrements et appliquer la mise a jour et la suppression en cascade Exposé du problème. Dans une Base de données, il faut pouvoir ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements sans que la cohérence de la base de données soit altérée. Soient les tables clients et commandes suivantes : Clients Commandes Code_ client Nom No_cde Date_cde Code_client C1 Dupont 1 01/05/2001 C1 C2 Durand 2 01/01/2002 C2 C3 Martin 3 21/02/2002 C1 C4 Louis 4 13/03/2002 C4 1 er type d incohérence : en cas d ajout de données non valides. Si dans la table commande, j ajoute une commande N 5 avec le code_client «C6», je crée une incohérence car le client C6 n existe pas dans la table clients. 2 ème type d incohérence : en cas de modifications ou de suppressions de données sans répercussions dans les tables liées. Exemple : je modifie le code du client Dupont. Je change donc le code C1 en C10. Si je ne mets pas à jour la table commande, les commandes N 1 et 3 ne sont plus valides car elles sont enregistrées pour un code_client qui n existe plus. On a le même problème si on supprime par exemple le client «Durand». Dans ce cas, la commande N 2 est incohérente. Solutions à apporter. 1 ) Pour éviter les incohérences dans le cas d ajouts de données non valides a) la première solution consiste à tester la saisie au niveau du formulaire. Dans notre exemple, on s assurera sur le formulaire commandes qu on ne peut saisir qu un code_client qui existe dans la table clients (par l emploi d une liste fermée par exemple). Inconvénients de cette solution : le test n est placé que sur le formulaire commande. Si l utilisateur modifie directement la table, il n y a aucun contrôle de saisie. b) lier le test de cohérence au niveau des tables Il existe dans Access des procédures automatiques pour tester la cohérence des enregistrements entre 2 tables. Ces procédures s activent en allant dans le menu «Outils / Relations». Etapes à suivre : - placer les tables dans le menu «Outils / relations» - créer les relations entre les tables - double-cliquer sur la relation et activer l option «Appliquer l intégrité référentielle». Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 23

Exemple : NB : pour appliquer l intégrité référentielle il faut : 1- que les 2 champs soient du même type de données (on ne peut pas lier un champ texte avec un champ numérique). Rappel : l équivalent d un champ «numéro auto» est un champ numérique de type entier long. 2- Qu il n existe pas dans les 2 tables des données qui soient incohérentes (ex : une commande avec un code_client qui n existe pas dans la table clients). 2 ) Pour répercuter les modifications ou suppressions dans les tables liées. Quand on supprime ou modifie un enregistrement, il faut vérifier que les enregistrements liés restent cohérents. 2 solutions sont possibles pour assurer cette cohérence : a) empêcher la suppression d un enregistrement s il existe des enregistrements liés Exemple : si l utilisateur veut supprimer le client C1, on teste auparavant s il existe des commandes passées par C1. Dans ce cas, on interdit la suppression de C1 et on demande à l utilisateur d aller supprimer toutes ses commandes avant de le supprimer. Avantages : c est l utilisateur qui décide quoi supprimer Inconvénients : la suppression d un enregistrement peut être très lourde car l utilisateur est obligé de supprimer lui-même tous les enregistrements liés. b) Avant de supprimer un enregistrement : on supprime tous les enregistrements liés dans les tables. 1- Par l écritures de macros appropriées Avant de supprimer un client, on cherche s il existe des commandes liées (par une requête sélection). Dans ce cas, on supprime les commandes liées avant de supprimer le client (par une requête de suppression). Avantages : avant la suppression d un enregistrement, on peut montrer à l utilisateur la liste de tous les enregistrements liés qui vont être supprimés et lui demander ainsi de confirmer son choix. Inconvénients : il faut programmer soi-même toutes les suppressions ou modifications dans les tables liées. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 24

2- automatiquement Dans l écran Outils/relations, quand on a appliqué l intégrité référentielle (cf. ci-dessus), on peut ensuite appliquer la mise à jour et la suppression en cascade. Dans ce cas, Access crée lui-même des procédures de suppressions des enregistrements liés. Exemple : Ces procédures de mise à jour particulières sont appelées des «triggers». Access associent ces procédures aux événements «Sur Ajout» et «Sur mise à jour» de la table. (ces événements ne sont pas accessibles à l utilisateur). Quelque soit l endroit où la modification ou la suppression est effectuée (dans un formulaire de saisie ou directement dans la table), les répercussions dans les tables liées se font toujours. NB : La modification / suppression en cascade n est toujours activée que d un côté de la relation : du côté de la table qui contient la clé étrangère. Dans le cas des tables clients et commandes, c est la mise à jour ou suppression d un client qui entraînera la modification ou suppression en cascade des commandes (et non l inverse). NB2 : Les modifications ou suppressions en cascade s activent entre 2 tables : il faut donc le faire pour toutes les tables du modèle. Ex : si on supprime un client, il faut supprimer toutes les commandes correspondantes mais également toutes les lignes commandes. Pour cela, il faut activer la mise à jour en cascade sur la relation entre clients et commandes et sur la relation entre commandes et lignes_commandes. Avantages : toutes les suppressions et modifications dans les tables liées se font automatiquement. Inconvénients : En cas de suppression ou modification en cascade, ACCESS ne propose que le message suivant à l utilisateur : S il va trop vite ou qu il ne comprend pas bien le sens du message, il peut ainsi effacer tous les enregistrements liés sans s en rendre compte. Comme ces procédures sont gérées automatiquement par Access, il n y a pas de possibilité de proposer un autre message à l utilisateur. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 25

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Comment définir le contenu d une liste depuis une autre liste? La première liste permet de choisir un client, la deuxième affiche les commandes du client sélectionné. Soit un formulaire F1 indépendant contenant deux listes lm_client et lm_cde, elles aussi indépendantes. Les listes peuvent être définies à partir d une table ou d une requête par contre la requête définissant lm_cde doit intégrer un critère de sélection permettant de choisir le client Remarque : si l utilisateur modifie le choix du client, la liste commande doit afficher les commandes correspondantes. Pour cela, il faut actualiser la liste. : faire une macro «actualiser» sur l événement réception focus, par exemple, de la liste lm_cde. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 27

Principales étapes pour créer une requête a l aide du module graphique d Access. Préalable : bien connaître le modèle et comprendre précisément la question. Dessiner le tableau de résultat attendu peut grandement aider. 1 - Spécifier la (ou les) table(s) intervenant dans la requête = Ecrire le FROM Ce sont les tables contenant la liste des informations à traiter : les champs que l on désire afficher les champs sur lesquels des calculs donneront les informations à afficher les champs servant de critères de tri les champs servant de critères de restriction sur les lignes (WHERE) ou les groupes (HAVING) des jointures nécessaires pour relier les tables (jointure classique ou jointure gauche ou droite) 2 - Spécifier les jointures entre les tables ainsi que le type (classique, gauche ou droite) Voir fiche Jointure. Etablir la jointure entre la clé primaire d une table et la clé secondaire d une autre table par un «glisser-déplacer», puis spécifier le type de jointure : Jointure classique : Seuls les éléments communs des 2 tables sont affichés Jointure gauche ou droite : Tous les éléments d une table sont affichés même si ils n ont pas de correspondance dans l autre table NB : par défaut, les jointures sont classiques. Pour créer une jointure gauche ou droite, double-cliquez sur la jointure. 3 - Spécifier le type de la requête Sélection Ajout Suppression Création de table Mise à jour Analyse croisée. 4 - Placer les champs à obtenir dans la requête = Ecrire le SELECT A ce niveau, éviter de placer 2 fois le même champ (ex : champ qui se trouve dans 2 tables et qui sert de jointure). 5 - Spécifier les champs calculés et écrire la formule correspondante Ces formules peuvent faire appel à des fonctions mathématiques ou logiques (condition, date,.). NB : le SI en Access s écrit VRAIFAUX(condition ;action si vrai ; action si faux) Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 28

6 - Effectuer éventuellement un regroupement = Ecrire le GROUP BY Menu «Affichage > Opérations». Quand on crée un regroupement (GROUP BY), il faut s assurer de la cohérence du groupe créé avec le niveau d affichage souhaité. Tous les champs doivent être dans le regroupement ou dans une fonction d agrégation (SUM, MIN, MAX, COUNT ). Choisir pour chaque champ le niveau de regroupement («Regroupement», «Somme», «Moyenne», «Min» ) (cf. ligne opération dans Access) Les champs contenants des informations plus détaillées et ne servant pas à des agrégations ne doivent pas apparaître dans la requête. 7 - Spécifier les critères de restriction voulus sur chaque champ A ce niveau, on peut mettre un critère «en dur» ou faire référence à un contrôle d un formulaire (préférable en général). restriction sur des lignes d une table = WHERE restriction sur l affichage des groupes (en général sur des fonctions d agrégation) = HAVING Dans Access, on placera les critères dans la (les) ligne(s) «critères». Tous les critères placés sur la même lignes sont combinés avec des «ET». Des critères placés sur 2 lignes différentes seront interprétés avec des «OU». 8 - Spécifier éventuellement les ordres de tri Croissant ou décroissant. 9 - Donner un libellé pour les entêtes de colonnes Pour un affichage compréhensible dans le tableau résultat de la requête. C est en particulier indispensable pour rappeler le sens des champs calculés, ou regroupés. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 29

Les 3 types de jointure pour une requête Lorsque l on veut afficher des enregistrements provenant de 2 tables différentes qui ont un champ commun, on a souvent recours à une jointure. Le résultat d une jointure n affiche les enregistrements des 2 tables que si les valeurs des champs joints remplissent une condition spécifiée. On distingue 3 types de jointure : - la jointure naturelle - la jointure gauche - la jointure droite La plus couramment utilisée est la jointure naturelle qui ne sélectionne les enregistrements des deux tables que si les valeurs des champs joints sont égales. Exemple : soit le modèle suivant : VIN Code vin Libelle Millésime Couleur A5 A35 N A8 0,1 Obtenir 1,n MEDAILLE Code médaille Libellé médaille A5 A35 VIN Code vin Code médaille Libelle Millésime Couleur char(5) char(5) char(35) numeric char(8) <pk> <fk> FK_VIN_OBTENIR_MEDAILLE Code médaille Libellé médaille MEDAILLE char(5) <pk> char(35) Les tables VIN et MEDAILLE contiennent les enregistrements suivants : Code Nom vin Millési Code Code Libellé VIN me médaille médaille V1 Château de Jayle 1996 OR AR Argent V2 Château de Jayle 1997 BZ BZ Bronze V3 Château Doistac 1996 OR Or V4 Château Doistac 1997 BZ V5 Clos d Astourne 1996 AR 1) Le résultat de la jointure naturelle ne fournit que les enregistrements pour lesquels les champs joints sont égaux (ici : le champ joint est le code médaille). On aura donc : Code VIN Nom vin Millésime Libellé médaille V1 Château de Jayle 1996 Or V2 Château de Jayle 1997 Bronze V4 Château Doistac 1997 Bronze V5 Clos d Astourne 1996 Argent Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 30

Le château V3 n apparaît pas dans la requête car le contenu du champ joint (Code médaille = NULL) ne se trouve pas la table médaille. Dans ACCESS, la jointure par défaut est la jointure naturelle, elle est utilisée lors de la création de requête de sélection. 2) Le résultat de la jointure gauche fournit tous les enregistrements de la 1 ère table (côté gauche de l'opération), même si le champ joint de la table située à droite ne contient pas de valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de droite ne sont combinés à ceux de la table de gauche que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes. Le résultat pour notre exemple est : Code VIN Nom vin Millésime Libellé médaille V1 Château de Jayle 1996 Or V2 Château de Jayle 1997 Bronze V3 Château Doistac 1996 V4 Château Doistac 1997 Bronze V5 Clos d Astourne 1996 Argent Dans ACCESS, une jointure gauche est signalée par une ligne de jointure en forme de flèche vers la droite. Pour créer une jointure gauche, il suffit de double-cliquer sur le trait symbolisant l association. 3) Le résultat de la jointure droite fournit tous les enregistrements de la 2 ème table (côté droit de l'opération), même si le champ joint de la table située à gauche ne contient pas de valeurs correspondantes. Les enregistrements de la table de gauche ne sont combinés à ceux de la table de droite que si les champs joints comportent des valeurs correspondantes. Dans ACCESS, une jointure droite est signalée par une ligne de jointure en forme de flèche vers la gauche. Pour créer une jointure droite, il suffit de double-cliquer sur le trait symbolisant l association. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 31

Principales étapes pour créer un état 1 - Représenter l état sur une feuille de papier 2 - Analyser ce document : Faire l inventaire des informations présentes ou utilisées pour en déduire les tables concernées et donc la requête correspondante Examiner les résultats calculés et les classer en : - calculs «simples» portant sur les données d un seul enregistrement (autant de résultats que d enregistrements) => à placer dans la requête - calculs de regroupement, dans ce cas, repérer le critère de regroupement, s il y a plusieurs critères de regroupement, repérer leur enchaînement => à placer dans l état 3 - Construire la requête en plaçant tous les champs utilisés dans l état, sans les calculs de regroupement. On peut y inclure les calculs «simples» portant sur chaque ligne de la requête. 4 - Construire l état : Attacher l état à la source de données (requête ou table) Définir les sections - en- tête de page => menu Affichage / En-tête pied de page - en- tête d état => menu Affichage / En-tête pied de rapport - détail - pied d état - pied de page - définir les sections de regroupement en les plaçant selon l enchaînement des critères repérés. (groupes et sous-groupes) => menu Affichage / trier et regrouper (placer les clés primaires dans l ordre hiérarchique des groupes et sous-groupes). Mettre en place les contrôles - indépendants, - dépendants, - calculés (attention : les champs calculés ne peuvent faire appel qu à des champs placés dans la requête ou à des contrôles placés dans la même section! ). A ce niveau, la même formule aura un sens différent en fonction de la section dans laquelle elle sera appliquée. Mettre en forme l état Remarque : ne pas attendre d avoir fini la construction de l état pour le sauvegarder et le tester!! Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 32

Formulaires de paramétrage pour ouvrir un état sous certaines conditions Bien souvent, l ouverture d un état se fait après avoir spécifié certaines conditions : contraintes sur une période, sur un service donné, sur un matériel donné... La solution la plus couramment utilisée consiste à créer un formulaire de paramétrage qui va contenir les conditions. Par exemple : je désire sortir un état en fonction d une période et d un service particulier. Je vais donc créer un formulaire de paramétrage pour demander à l utilisateur de rentrer la période et le service voulus. NB : comme c est un formulaire de paramétrage, il n y aura aucune table ou requête source (formulaire indépendant). Il est donc inutile de garder les boutons de déplacement sur enregistrements (mettre la propriété à Non dans le formulaire). L utilisateur a ainsi la possibilité de saisir les dates de la période voulue ainsi que le service. Une fois ces choix effectués, il ne lui reste plus qu à imprimer ou afficher l état en cliquant sur un bouton. C est au moment où on va ouvrir l état que l on va appliquer les conditions choisies. Pour que l état prenne en compte ce filtre, il faut spécifier les conditions dans l argument «Condition Where» de la macro associée à l événement Sur_Clic du bouton Afficher Etat. Lors de l ouverture de l état, Access exécutera la requête associée à l état en y ajoutant la condition where spécifiée au niveau de la macro. L argument condition where attend donc la syntaxe suivante : «nom d un champ de la requête» = «valeur du contrôle du formulaire de paramétrage» Nb : les conditions peuvent être combinées Dans l exemple ci-dessus, condition where : [service]=[formulaires]![formulaire de paramétrage]![zl_service] and [date] entre [Formulaires]![formulaire de paramétrage]![zt_date_debut] et [Formulaires]![formulaire de paramétrage]![zt_date_fin] Erreur à éviter : mettre le nom d un contrôle de l état dans la condition where. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 33

Ex : Condition where : Etats!nom_état!zt_service = Formulaires![formulaire de paramétrage]![zl_service] L argument «condition where» porte en effet sur la requête. Lorsqu Access exécute la requête, l état n est pas encore formaté et on ne peut donc pas lire les données qu il contient. Avantage de placer le critère dans l argument «condition where» de la macro «ouvrir état» : la requête n est pas spécifique à un état et peut donc être réutilisée. Inconvénient : le texte de l argument «condition where» est limité à 256 caractères. Si on a une condition trop longue (qui dépasse 256 caractères), on sera donc obligé de placer le critère directement dans la requête). Dans ce cas, la requête ne peut pas être réutilisée car elle dépend du formulaire de paramétrage. Exemple : Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 34

Eviter d ouvrir un état sans enregistrement Lorsqu on ouvre un état avec certains critères (saisis par exemple sur un formulaire de paramétrage), on peut obtenir un résultat qui ne contient aucune donnée lorsqu aucun enregistrement ne répond aux critères saisis par l utilisateur. Dans ce cas, ACCESS ouvre l état et n affiche aucune donnée, ce qui est assez déroutant pour l utilisateur. Pour éviter ce problème, on peut annuler l ouverture de l état et afficher un message à l utilisateur. Solution : Sur l événement «Sur aucune donnée» de l état on associera une macro qui contient les 2 actions suivantes : Action 1 : Boîte message (message = «il n existe aucune donnée correspondant aux critères saisis») Action 2 : Arrêt toutes macros Nb : l action 2 permet d annuler la macro d ouverture de l état. Celui-ci n est donc pas affiché. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 35

Afficher les critères de sélection sur l état Bien souvent, l ouverture d un état se fait après avoir spécifié certaines conditions : contraintes sur une période, sur un client donné, sur une commande particulière... Un état peut être imprimé et consulté plusieurs jours après son édition. Il faut donc savoir à tout moment quels sont les critères qui ont été utilisés. Pour cela, il est nécessaire de placer sur l état les critères qui ont été utilisés pour son édition. 2 cas sont alors possibles : 1 ) le ou les critères de sélection peuvent être affichés directement à partir du formulaire de paramétrage. Exemple : soit le formulaire de paramétrage et l état suivants : Pour recopier les critères de sélection sur l état, il suffit de créer l en-tête suivante (le formulaire de paramétrage doit bien sûr rester ouvert) : Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 36

Autre exemple : soit le formulaire de paramétrage suivant : La liste affiche le nom du client mais la colonne liée est le code_client. pour afficher le nom du client sur l état, il suffit de placer une zone de texte avec la source contrôle suivante : «= formulaires![f_choix_client]![lm_clients].colonne(1)» NB : les colonnes d une liste sont indicées à partir de 0. 2 ) le ou les critères ne peuvent pas être affichés directement à partir du formulaire de paramétrage Exemple : soit le formulaire de paramétrage suivant : Pour afficher le nom du client sur l état, il est nécessaire de le rechercher à partir du code_client saisi sur le formulaire de paramétrage. Dans l en-tête d état, on placera donc une zone de texte avec la source contrôle suivante : «=rechdom(«nom» ; «clients» ; «code_client=formulaires![f_choix_client]![zt_clients]») Par cette instruction, on recherche le contenu du champ «nom», dans la table «clients», pour l enregistrement pour lequel le code_client est égal à la valeur saisie sur le formulaire de paramétrage. Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 37

Comment créer une macro 1 Création de la macro Si la macro appartient à un groupe de macro, dans la colonne nom de macro, indiquer son nom. Si la macro est conditionnelle (elle déclenche ses différentes actions à partir de différentes conditions), utiliser la colonne condition pour définir ces dernières. Une condition n est écrite qu une fois, si elle s accompagne de plusieurs actions, indiquer trois petits points ( ), dans la colonne condition, pour la rappeler. Dans la colonne action, choisir la ou les actions souhaitées, en les plaçant dans l ordre de leur exécution. Pour chacune, indiquer les arguments correspondants. 2 Comment exécuter la macro? La plupart du temps une macro est exécutée à partir d un événement. Repérer le ou les événements qui devront déclencher l exécution de la macro, y associer cette dernière en indiquant son nom dans la fenêtre de propriété. Si la macro est appelée depuis une autre macro, utiliser l action ExécuterMacro. Si la macro est appelée depuis du code en visual basic utiliser la commande : DoCmd.RunMacro «nom de macro». Auteur : J. Steffe Enita de Bordeaux 38