Demande de devis valant lettre de consultation et descriptif technique dans le cadre d un appel public à la concurrence, pour la refonte du logiciel de création des newsletters et invitations électroniques Type de procédure : Marché passé selon une procédure adaptée, conformément à l ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005 et à l article 10 du décret 2005-1742 du 30 décembre 2005. Date limite de réception des offres : lundi 10 avril 2017 PRÉAMBULE Le Jeu de Paume est une association subventionnée par l État, ministère de la Culture et de la Communication, et développe selon l objet déterminé dans ses statuts, la promotion de l image contemporaine et sa diffusion. Dans le cadre de ses activités, le Jeu de Paume produit des newsletters, outils de communication qui permettent de relayer ses activités. Le Jeu de Paume diffuse, tous les mois, une newsletter générale auprès de plus de 11 000 abonnés et de nombreuses newsletters dédiées à des contacts spécifiques (presse, abonnés, enseignants ). Le Jeu de Paume produit également des invitations électroniques pour les vernissages de ses expositions (presse et grand public) et pour les soirées d ouverture de ses cycles de cinéma. Ces invitations permettent à nos contacts de confirmer leur présence en ligne et de recevoir un fichier PDF avec code barre personnalisé qui est scanné à l entrée. Chacun de ces trois modèles (presse, vernissage public et cinéma) est développé séparément pour répondre aux besoins spécifiques à chaque vernissage (suivi des confirmations de présence pour les journalistes ; gestion, au cas par cas, des confirmations aux soirées d ouverture des cycles de cinéma en raison du nombre de places restreintes de l auditorium). Le présent cahier des charges a pour objet de définir les modalités de refonte de ces newsletters et invitations électroniques dans le cadre d un appel à propositions. 1
ARTICLE 1 Objet de la mission du prestataire et besoins du Jeu de Paume Site codé en «ASP» hébergé sous «IIS», sur serveur dédié, le système actuel de création et d envoi des newsletters et invitations n est plus compatible avec les besoins du Jeu de Paume. Des améliorations fonctionnelles sont donc nécessaires pour optimiser les performances d un nouveau logiciel qui doit être adapté aux dernières technologies de développement, avec des solutions sur mesure répondant aux besoins définis dans le présent cahier des charges. Les finalités de cette refonte sont destinées à améliorer la gestion de la création et de l envoi des newsletters et invitations électroniques du Jeu de Paume. L ergonomie des emailings et newsletters sera optimisée pour tous les types de supports y compris mobiles. Pour les envois, le nouveau logiciel devra permettre l intégration de fichiers Excel.csv, extraits de la base de contacts Artpromac du Jeu de Paume, construite avec Filemaker. Le nouveau logiciel sera hébergé chez un prestataire qui sera chargé de l envoi des newsletters et des invitations électroniques. Toute proposition répondant au présent appel d offre pourra donc s accompagner, ou non, d une proposition pour l hébergement et la gestion des envois des newsletters. Le développeur devra assurer la maintenance de son développement. Après livraison du logiciel, une période de test de 6 mois est nécessaire pour vérifier le fonctionnement de toutes les options, notamment lors de l'envoi des invitations électroniques. Durant cette période, les bugs liés au développement devront pouvoir être corrigés. Le développeur s engage à fournir au Jeu de Paume une documentation explicative du fonctionnement de la plateforme. ARTICLE 1.1 : Fonctionnalités attendues A / NEWSLETTERS Le Jeu de Paume dispose de plusieurs modèles de newsletters adaptés aux différents types de communication. L objet de la présente refonte est de développer un seul modèle de newsletter qui offrira une plus grande souplesse dans l organisation des contenus. Ce modèle sera développé à partir d un gabarit fourni par un graphiste. Les modèles actuels se caractérisent par une grande hiérarchisation des contenus organisés en «articles» (pour les activités principales) suivis de «news» (pour les activités secondaires). La refonte devra permettre l alternance des articles et des news qui ellesmêmes pourront être alternativement en colonne et en ligne. 2
L intégration de GIF animés et de vidéos est nécessaire. Le système actuel permet, uniquement l intégration de JPG sans liens intégrés, ce qui est très réducteur. Par ailleurs des liens devront pouvoir être intégrés dans le logo de l en-tête, dans les images et dans les titres des articles et des news. Une alerte mail est nécessaire lors d une désinscription afin que celle-ci soit traitée manuellement dans notre base de contacts. Structure : 1 / En-tête : logo (prévoir l intégration d un lien) + nom de la newsletter. Ces éléments seront facultatifs. 3 / Articles : fichiers jpeg avec lien intégré ou gif ou vidéo + légende ; titre / sous-titre, texte et mentions ; liens automatisés «en savoir plus», «Billetterie» ; intégration d un PDF. 4 / News : fichiers jpeg avec lien intégré ou gif ou vidéo + lien Web + légende ; titre / soustitre, texte et mentions ; liens automatisés «en savoir plus», «Billetterie» ; intégration d un PDF. Disposées en colonnes ou en ligne (de façon alternée si nécessaire), les news permettent de communiquer, de façon concise, sur des activités plus ponctuelles (visites, colloques, rencontres, cours...) 5 / Agenda : lien vers la page du site Internet du Jeu de Paume 6 / Pied de page avec intégration d une image jpg (mention des mécènes) 7 / réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram ). Les modèles d une newsletter et d un gabarit actuels figurent, à titre d exemple, dans la partie ANNEXES (page 8 et 9) NOUVEAUX BESOINS ATTENDUS POUR LA GESTION DES NEWSLETTERS > Programmer une date d envoi distincte de la date de validation. > Valider l ensemble de la newsletter et non seulement article par article. > Intégration de liens dans les images, de vidéos, de gif animés. 3
B / INVITATIONS Le Jeu de Paume dispose de plusieurs modèles d invitations électroniques : vernissage des expositions, vernissage presse et ouverture des cycles de cinéma. Ces modèles sont générés à partir de gabarits fournis par le graphiste qui a développé le site Internet du Jeu de Paume (voir modèles pages 10 et 11). Il ne font pas l objet d une refonte graphique. > INVITATION VERNISSAGE EXPOSITIONS Invitation pour deux personnes Structure 1 / Envoi d un premier mail avec l invitation contenant un fichier JPEG avec lien intégré (visuel de l invitation), deux liens, «OUI» et «NON», une zone texte et des mentions fixes (cf modèle page 10). 2 / Les liens pointent vers une page Internet à partir de laquelle le contact reçoit confirmation de son choix. 3 / Le contact reçoit un second mail dont l envoi est automatisé et qui comporte un message + un fichier joint au format PDF (avec le nom et prénom et un code barre) à présenter à l entrée du vernissage (cf modèle page 11). La possibilité de relance aux personnes n ayant pas répondu est nécessaire. Il faut donc pouvoir extraire, de la liste initiale, les contacts qui ont répondu (réponses positives et négatives). > INVITATION VERNISSAGE PRESSE Invitation pour une personne Structure 1 / Envoi d un premier mail avec l invitation (structure identique au vernissage des expositions : voir modèles pages 10 et 11). 2 / Les liens pointent vers une page Internet à partir de laquelle le contact reçoit confirmation de son choix. 3 / Le contact reçoit un second mail dont l envoi est automatisé et qui comporte un message + un fichier joint au format PDF (avec le nom et prénom et un code barre) à présenter à l entrée du vernissage. Pour ce modèle, le Jeu de Paume doit pouvoir obtenir, en temps réel, la liste des personnes ayant répondu «OUI» et celle des personnes ayant répondu «NON» avec extraction des listes sous Excel. 4
La possibilité de relance aux personnes n ayant pas répondu est nécessaire. Il faut donc pouvoir extraire, de la liste initiale, les contacts qui ont répondu (réponses positives et négatives). Envoi personnalisé à une ou quelques personnes pour des contacts de «dernière» minute. Envoi d une alerte dans le Google calendar > INVITATION CINÉMA Invitation pour une ou deux personnes, au choix. Structure 1 / Envoi d un premier mail avec l invitation (structure identique au vernissage des expositions : voir modèles pages 10 et 11). 2 / Les liens pointent vers une page Internet à partir de laquelle le contact reçoit confirmation de son choix. À ce stade, les personnes qui répondent «OUI» doivent pouvoir choisir de réserver une ou deux places. 3 / L envoi du PDF doit être généré par l équipe du service Cinéma. En effet, la salle de projection ne pouvant accueillir que 87 personnes, il est nécessaire de contrôler les réponses, afin de respecter la jauge. Trois options doivent être possibles : Envoi du PDF (avec mention une ou deux personnes en fonction de l option choisie, le nom et prénom et un code barre) à présenter à l entrée du vernissage. Envoi d un message qui informe que le contact est sur liste d attente. Envoi d un message qui informe que les réservations sont complètes (réponses négatives). 5
Comme pour la presse, pour ce modèle, il est nécessaire d avoir, en temps réel, la liste des personnes ayant répondu «OUI» et celle des personnes ayant répondu «NON» avec extraction des listes sous Excel. Des relances aux personnes n ayant pas répondu sont nécessaires. Pour l ensemble des invitations, lors de la tenue de l événement, une interface doit permettre le contrôle de l accès à l entrée, lors du scan du code-barre de chaque invitation. À l issue de l événement, les statistiques d accès doivent permettre de connaître l identité des personnes venues, avec extraction d un fichier Excel. ARTICLE 2 Planning, délais et validation Date limite de réception des offres : 10/04/2017 Entre le 10/04/2017 et le 20/04/2017 (sous réserve de modification) : sélection des dossiers et audition éventuelle des candidats sélectionnés. Date prévisionnelle d annonce du choix du candidat retenu : 20/04/2017 ARTICLE 3 : Prix et calendrier de règlement Dans le cadre de cet appel à proposition, le prestataire s engage à soumettre au Jeu de Paume un prix forfaitaire ferme et définitif TTC pour le développement de l interface de création des newsletters et des invitations. Le paiement aura lieu selon le calendrier suivant : 1/3 à la signature du contrat entre les deux parties. Le solde à la remise de l outil après une phase de tests destinée à s assurer du bon fonctionnement de l outil. Les factures originales sont établies au nom du service communication du Jeu de Paume et envoyées à l'adresse ci-après : Jeu de Paume, 1 place de la Concorde, 75008 Paris. 6
ARTICLE 4 Loi applicable Le contrat est régi par la loi française. Dès survenance d un quelconque différend concernant l interprétation ou l exécution du présent contrat, les Parties s engagent à tenter de le résoudre amiablement. À défaut de parvenir à un accord, les litiges seront portés devant le tribunal de commerce de Paris. ARTICLE 5 Procédure de consultation et de sélection Il est précisé que la présente procédure n a pas pour objet d attribuer un marché public. Le prestataire doit fournir une offre conforme au cahier des charges présentant notamment et impérativement : - une note présentant l'activité commerciale de sa structure, - une note d intention de réponse à l objet du présent appel à proposition, - la proposition de prix, - un mémoire présentant les références du candidat dans le domaine similaire à celui concerné par le présent appel d offre accompagné des produits et prix pratiqués, - les garanties professionnelles (licences, qualifications professionnelles) et financières (bilans et comptes d exploitation des 3 dernières années) du candidat, - Un extrait K-bis, - Le n de TVA intra communautaire, - le formulaire cerfa NOTI 2 valant attestations sociales et fiscales de l entreprise. Les candidatures doivent être adressées par courrier à l adresse ci-dessous : JEU DE PAUME À l attention de Maurice Lecomte Membriles 1 place de la concorde 75008 Paris Les candidatures peuvent également être adressées par mail à l adresse mauricelecomte@jeudepaume.org Les candidats peuvent obtenir des informations complémentaires auprès de : Maurice Lecomte Membriles mail : mauricelecomte@jeudepaume.org Langue(s) pouvant être utilisée(s) pour les candidatures : français ou anglais. Les offres des candidats seront analysées sur la base des critères suivants : - pertinence de l offre proposée au sein du Jeu de Paume, - montant de la commande. Une phase de négociation pourra ensuite être éventuellement menée avec les candidats ayant présenté les meilleures offres. À cette occasion, les candidats présélectionnés pourront être amenés à compléter leur offre. Le Jeu de Paume se réserve également la possibilité d'inviter les candidats à effectuer une présentation orale de leur offre. 7
ANNEXES Les 2 modèles de newsletter sont communiqués à titre indicatif. Le graphisme pour un nouveau modèle tenant compte des spécificités définies ci-dessus est créé conjointement à cet appel d offre MODÈLE ACTUEL D UNE NEWSLETTER, avec News en ligne. 8
GABARIT ACTUEL D UNE NEWSLETTER, avec news en colonne 9
MODÈLE INVITATION ÉLECTRONIQUE 10
MODÈLE PDF CONFIRMATION INVITATION ÉLECTRONIQUE, avec code barre intégré 11